All'utente individuato come amministratore viene inviata una e-mail con il link per eseguire il primo accesso ed una password provvisoria. La prima attività da eseguire è quindi cliccare sul link contenuto nella e-mail e procedere ad impostare una password specifica adottando alcuni accorgimenti, parte dei quali valgono in generale per tutte le applicazioni informatiche:

·         adottate password sufficientemente complesse, per lunghezza e presenza di numeri e simboli

·         non condividete la password con terzi e cambiatela frequentemente

·         non utilizzate la stessa password per accedere ad applicazioni diverse.

L'utente amministratore accede alle funzioni di amministrazione, selezionando il bottone <Area Amministrazione> dalla finestra di login.

In questo caso non rileva quale azienda viene selezionata:

Operando sulla sezione azienda è possibile vedere l'elenco delle azienda che fanno riferimento all'amministratore.

Nella finestra sono elencate le "Aziende" attive e per ognuna di esse è evidenziato:

·         il numero delle fatture emesse negli ultimi due anni

·         il numero di fatture non contabilizzate comprese nell'ultimo periodo chiuso.

Utenti PROFIS

Se siete utenti PROFIS, attivate la ditta su Sportello Fatture e Corrispettivi dalla Configurazione Servizi - Organizzazione/Ditte di PROFIS del menu SPORTELLO CLOUD , selezionando per essa anche l'applicazione FATTURE WEB.

In questo modo infatti l'azienda sarà creata automaticamente sia su Sportello che su FATTURE WEB.

FATTURE WEB azienda (che ha acquistato da SISTEMI FATTURE WEB)

Se avete acquistato FATTURE WEB direttamente da SISTEMI dovete creare le aziende direttamente da SPORTELLO CLOUD.

Con la voce utenti è possibile creare gli utenti azienda che accederanno a FattureWeb e definire i permessi di cui dispongono e in particolare a quali aziende possono avere accesso:

All'utente appena creato viene inviata una e-mail con il link per eseguire il primo accesso ed una password provvisoria.

La prima attività che l'utente deve eseguire è quindi cliccare sul link contenuto nella e-mail e procedere ad impostare una password specifica adottando alcuni accorgimenti, parte dei quali valgono in generale per tutte le applicazioni informatiche:

•         adottate password sufficientemente complesse, per lunghezza e presenza di numeri e simboli

•         non condividete la password con terzi e cambiatela frequentemente

•         non utilizzate la stessa password per accedere ad applicazioni diverse

Modificare l'utente azienda

Se l'utente ha l'esigenza di modificare l'utente con il quale accede a FattureWeb occorre richiedere all'utente amministratore la modifica.

Se siete utente amministratore procedete come da flusso di seguito riportato.

Una volta creato un utente è necessario definire quali attività può compiere.

Premendo sul bottone della colonna "Permessi Fatt." si apre la pagina che segue dalla quale è possibile gestire le attività dell'operatore:

Premendo sul bottone della colonna "Impostazioni" si accede a questa pagina con la quale definire quali voci del menu, l'operatore, è autorizzato a visualizzare:

Con la voce Associazioni si stabilisce a quale azienda ciascun utente può accedere:

A partire dal 01/01/2021 non sarà più possibile utilizzare in caricamento documenti codici IVA che presentano la natura generica (N2, N3 e N6).

Con questa funzione avete la possibilità di controllare e stampare i codici IVA:

·         di tutte le aziende o di una singola azienda

·         con natura generica (valida fino al 31/12/2020), con natura dettagliata o tutte le nature.

Potete inoltre intervenire direttamente sul codice IVA selezionato per impostare la natura corretta, senza accedere ad ogni singola ditta.

Nel flusso che segue vediamo come procedere:

Vengono di norma impostati da Sistemi con la creazione dell'istanza legata all'amministratore, e salvo casi particolari non devono essere modificati.

In particolare i riferimenti ai codici Utente ed all'IDS sono essenziali per il corretto funzionamento dell'integrazione SisLink tra FattureWeb e l'installazione PROFIS del Commercialista.

Con la creazione dell'Azienda vengono creati d'ufficio i codici IVA e i conti contabili ritenuti di più frequente utilizzo. Analizzate i dati forniti con FattureWeb, aggiungendo eventuali codici IVA e conti mancanti, ed eliminando o disattivando quelli non necessari.

Quando viene creata una nuova azienda in capo ad essa vengono già creati una serie di archivi.

In particolare vengono creati:

·         il Piano dei Conti, inteso come estratto del Piano dei Conti Standard Sistemi; vengono infatti riportati solo i conti ritenuti di più frequente utilizzo per l'emissione delle fatture;

·         i Codici IVA, intesi come un estratto della tabella dei Codici IVA Standard Sistemi; vengono infatti riportati solo i codici relativi al regime IVA normale.

In FattureWeb il Piano dei Conti ed i Codici IVA sono specifici di ciascuna azienda.

Copia archivi

FattureWeb mette comunque a disposizione una funzione con la quale copiare da un'azienda all'altra il Piano dei Conti, Codici IVA, Articoli e Formati di stampa personalizzati.

L'operazione deve essere eseguita dall'Utente Amministratore nell'ambito delle funzioni di Amministrazione.

È necessario definire:

·         l'azienda di origine da cui copiare gli archivi

·         la/le aziende di destinazione verso cui copiare

·         le entità da copiare.

Per definire le impostazioni dell'azienda cliccate sull'icona  presente sulla toolbar del servizio e quindi operate sulle voci del menu visualizzato.

Le voci sono visibili in base ai permessi assegnati dall'utente amministratore all'operatore.

Generali

In questa pagina sono definite le opzioni di carattere generale.

Consigliamo di adottare l'impostazione come da immagine che segue:

Dati Azienda

In questa pagina potete gestire i dati anagrafici dell'azienda. Questi dati vengono utilizzati per essere riportati sulle fatture.

Vengono riportati i dati desunti dall'anagrafica di SPORTELLO.cloud.

Stabile organizzazione

Se state configurando una azienda estera con Stabile Organizzazione in Italia, dovete definire i dati della sede estera:

Logo

Oltre ai dati anagrafici è possibile richiamare un file contenente un logo da esporre nelle fatture (PDF o stampante).

Parametri documenti

Tramite questa pagina potete definire le modalità di gestione della fatturazione.

Le diverse opzioni sono raggruppate in base all'ambito di utilizzo.

Parametri Generali

·         Gestione Articoli: selezionate questa opzione per gestire la codifica degli articoli da riportare in fattura, si tratta di dati proposti che l'operatore potrà variare:

o   una descrizione

o   un conto di contabilità generale

o   un codice IVA

o   un prezzo

o   uno sconto.

·         Ritenute d'acconto: selezionate questa opzione per gestire sulle fatture il calcolo della ritenuta d'acconto e le sue modalità. Il bottone <Aggiungi Ritenuta> consente di aggiungere nuove modalità di applicazione della ritenuta.

·         Contributo Previdenziale: selezionate questa opzione per gestire in fattura se ed in che misura deve essere calcolato un contributo previdenziale. Il bottone <Aggiungi Contributo> vi consente di aggiungere nuovi contributi. Per ogni contributo dovete indicare la descrizione che identifica il contributo, l'aliquota contributo, la quota imponibile, il tipo contributo, se sull'importo del contributo deve essere applicata la Ritenuta d'acconto e potete anche definire se in stampa deve essere riportata la descrizione del tipo contributo o, se avete optato per un formato personalizzato, la descrizione indicata sul formato. Potete inoltre indicare il conto da utilizzare per la contabilizzazione delle righe calcolate sul documento:

o   conto automatico: selezionate conto automatico se volete contabilizzare l'importo del contributo sul conto definito nei conti automatici del Piano dei conti "Conto contributi previdenziali";

o   conto specifico: se selezionate questa opzione potete indicare nel successivo campo "Conto contabile" il conto da utilizzare;

o   conto prestazione: selezionate questa opzione se volete contabilizzare l'importo del contributo sullo stesso conto indicato in fatture per la prestazione sulla quale è stato calcolato.

·         Doppia Cassa Previdenza: selezionate questa opzione per gestire in fattura sulla stessa riga imponibile l'applicazione di un secondo contributo previdenziale.

·         Gestione Enasarco/Enpam/INPS: selezionate questa opzione per attivare la gestione del contributo previdenziale a carico del percipiente (Enasarco/Enpam/INPS). Il bottone <Aggiungi contributo> vi consente di aggiungere nuovi contributi. Per ogni contributo dovete definire una descrizione che identifichi il contributo, la % del contributo carico percipiente e la % di quota imponibile. È inoltre necessario definire il tipo cassa. Questa informazione assolve due compiti:

o   definisce la descrizione con cui il contributo viene esposto sulla videata di caricamento della fattura

o   definisce il tipo cassa con cui il contributo viene riportato nella fattura secondo le specifiche della fattura elettronica.

 FattureWeb non esegue calcoli relativi a minimali o massimali, che devono essere gestiti esternamente e quindi riportati sul sistema modificando l'importo del contributo calcolato in fattura.

·         Contribuente forfait soggetto ritenuta d'acconto: selezionate questa opzione se desiderate di valorizzare sul file XML la sezione dei dati ritenuta anche se questa non viene applicata sul documento. La compilazione della sezione viene richiesta da alcune PA per poter identificare questi soggetti come professionista e poter quindi adempiere in modo corretto gli obblighi del sostituto di imposta.

·         Gestione causale documento: selezionate questa opzione per definire una "causale" da proporre su ogni documento emesso e che potrà essere riportata nel campo 2.1.1.11 - <Causale>. della fattura elettronica.

·         IVA PER cassa: selezionate questa opzione se l'azienda applica il regime dell'IVA per cassa.

·         Gestione dati spese sanitarie per invio al sistema TS: selezionate questa opzione se l'azienda è tenuta all'adempimento, in questo caso sugli articoli e sui documenti sarà attivata la gestione dei dati necessari.

·         Nota per opposizione: Indicate la dicitura da stampare sulla copia di cortesia nel caso di "opposizione alla trasmissione" in sostituzione di quella proposta "Dati trasmessi senza indicazione del codice fiscale dell'assistito ai sensi dell'art. 2, DM 19/10/2020".

·         Trasferisci date di competenza: selezionate questa opzione se desiderate trasferire con la contabilizzazione massiva anche le "date di competenza" indicate sulle righe del documento negli "Altri dati gestionali".

Parametri Documento

·         Gestione scorporo IVA sul documento: selezionate questa opzione se intendete emettere documenti con importi comprensivi di IVA.

·         Decimali Quantità: indicate il numero di cifre decimali da gestire sulle quantità in registrazione del documento.

·         Decimali Prezzo: indicate il numero di cifre decimali che intendete gestire sui prezzi in anagrafica articoli, articoli per cliente ed in registrazione del documento.

·         Bollo in fattura: selezionate questa opzione se intendete attivare l'addebito automatico delle spese di bollo per le fattura emesse in esenzione di imposta.

o   Limite Addebito Spese di Bollo in Fattura: indica l'importo che deve essere raggiunto dall'imponibile esente IVA per far scattare l'addebito del bollo. Viene proposto 77,47, che è il limite ad oggi previsto (gennaio 2018).

o   Importo Bollo: indicate l'importo del bollo da addebitare. Viene proposto 2, che è l'importo ad oggi previsto (gennaio 2018).
 Per chiarimenti sulle modalità di addebito automatico delle spese bollo si rimanda alla scheda "Addebito spese di bollo in fattura".

o   Sottrai importo Bollo su Note credito: selezionate questa opzione se desiderate che l'importo del bollo venga sottratto nel caso di Note credito.

o   Esente applicazione imposta di bollo: selezionate questa opzione se le operazioni, seppur formalmente rientranti nel campo applicativo dell’imposta di bollo, non devono essere assoggettate all’imposta per via di specifiche disposizioni normative. Il dato viene proposto in emissione documento.

o   Tipo dato esenzione: indicate il tipo dato esenzione (es.: NB2) che deve essere riportato sulla fattura elettronica nel blocco 2.2.1.16 <AltriDatiGestionali>. Il dato viene proposto in emissione documento.

o    Opzioni visibili solo se attiva l'opzione "Bollo in fattura".

·         Codice IVA proritario: con questa opzione potete definire la sequenza con la quale proporre il codice IVA in fattura. Potete scegliere:

o   Cliente: se desiderate che in prima istanza venga proposto il codice IVA memorizzato in anagrafica cliente, se non presente verrà proposto quello memorizzato sull'articolo.

o   Articolo: se desiderate che in prima istanza venga proposto il codice IVA dall'articolo, se non presente verrà proposto quello memorizzato in anagrafica cliente.

·         Data proposta in creazione fatture: con questa opzione potete definire quale data proporre in registrazione del documento:

o   Nessuna proposta: dovrete indicare la data di emissione per ogni documento.

o   Data di sistema

o   Data ultima fattura

o   Non operando alcuna scelta in registrazione documento sarà proposta la data di sistema.

·         Riporta numero di telefono in DdT: selezionate questa opzione per visualizzare ed eventualmente modificare nella testata del DdT il numero di telefono memorizzato nella tabella "Luoghi di consegna" dell'anagrafica cliente. Il numero indicato viene anche stampato sul DdT.

·         Riporta estremi DdT come riga di commento: selezionate questa opzione se desiderate che in fase di trasformazione del DdT in fattura venga automaticamente aggiunta una riga di commento con i riferimenti del DdT.

·         Riporta estremi proforma e avviso di parcella come riga di commento: selezionate questa opzione se desiderate se desiderate che in fase di trasformazione delle fatture proforma o avvisi di parcella in fattura venga automaticamente aggiunta una riga di commento con i riferimenti del documento di origine.

·         Ricalcola scadenze in duplica documento: con questa opzione potete definire il criterio con il quale devono essere determinate le scadenze nei documenti creati con la funzione "Duplica". Avete a disposizione le seguenti opzioni:

o   Sempre: selezionate questa opzione se volete che le scadenze del nuovo documento sia ricalcolate in base alle condizioni impostate sul cliente o sul documento, se non presenti sul cliente.

o   Usa condizioni del cliente: selezionate questa opzione se desiderate ricalcolare le scadenze in base alle condizioni di pagamento impostate sul cliente. Se il cliente non prevede condizioni di pagamento, le scadenze saranno azzerate.

o   Mai: selezionate questa opzione se non volete eseguire il ricalcolo delle scadenze.

·         Totale documento al netto dello sconto finanziario: con questa opzione potete definire se sulla fattura elettronica il totale documento deve essere esposto al netto o al lordo dello sconto finanziario indicato nella testata del documento.

·         Tipo fattura generato da DdT: scegliete il tipo documento da utilizzare per la generazione della fattura da DdT (fattura oppure fattura differita).

Parametri stampa e invio mail

·         FormatoFattura: per definire il layout da utilizzare nelle fatture. FattureWeb presenta una serie di formati di stampa predefiniti. È però possibile:

o   creare dei formati personalizzati agendo con il bottone <Crea Nuovo>

o   importare ed esportare formati personalizzati.
Per la personalizzazione dei formati fate riferimento alla scheda Definire il layout delle fattura.

·         Colore formato fattura: selezionate il colore con cui stampare i seguenti elementi della fattura:

o   Estremi documento

o   Titolo colonne

o   Dati azienda

per i formati non personalizzati.

·         Riporta in stampa fattura i dati dell'azienda anche in presenza del logo: questa opzione vi consente di definire se in stampa della fattura/nota credito deve essere stampato solo il logo, se presente, o anche i dati dell'Azienda. L'opzione agisce solo sui formati standard.

·         Riporta in stampa DdT i dati dell'azienda anche in presenza del logo: questa opzione vi consente di definire se in stampa del DdT deve essere stampato solo il logo, se presente, o anche i dati dell'azienda.

·         Riporta in stampa DdT gli importi di riga: selezionate l'opzione per stampare sui DdT anche le colonne Prezzo, Sconto, Importo, IVA.

·         Riporta in stampa DdT il totale netto merce: selezionate questa opzione per riportare in stampa anche il valore del totale netto merce. L'opzione è attiva solo se avrete attivato anche l'opzione "Riporta in stampa DdT gli importi di riga".

·         Formato proforma e avviso di parcella: per definire il layout da utilizzare nelle fatture. FattureWeb presenta una serie di formati di stampa predefiniti. È però possibile creare dei formati personalizzati agendo con il bottone <Crea Nuovo>. Per la personalizzazione dei formati fate riferimento alla scheda Definire il layout delle fattura.

·         Colore formato proforma e avviso di parcella: selezionate il colore con cui stampare i seguenti elementi della fattura:

o   Estremi documento

o   Titolo colonne

o   Dati azienda

per i formati non personalizzati.

·         Riporta in stampa proforma e avviso di parcella i dati dell'azienda anche in presenza del logo: questa opzione vi consente di definire se in stampa di proforma/avvisi di parcella deve essere stampato solo il logo, se presente, o anche i dati dell'azienda. L'opzione agisce solo sui formati standard.

·         Riporta in stampa proforma e avviso di parcella i dati pagamento: selezionate questa opzione se desiderate riportare in stampa di Proforma e Avvisi di parcella i dati pagamento (tipo pagamento, intestatario, IBAN).

·         Invia Documenti in Ccn al mittente: selezionate questa opzione per inviare in copia conoscenza riservata al mittente le e-mail inviate ai clienti, in modo che possa averne copia anche nella sua casella di posta.

Parametri Fattura Elettronica

·         Numero Progressivo Invio: indicate il numero progressivo invio che verrà assegnato nel relativo tag della fattura elettronica (1.1.2 <Progressivo Invio>).

·         Nota per fattura a soggetti con partita IVA italiana/privati/soggetti esteri con fattura elettronica: indicate una nota esplicativa che definisca la valenza del documento che sarà riportata sul pdf consegnato al cliente. Le presenti note vengono stampate solo per le fatture elettroniche. L'annotazione viene stampata sia sui formati di stampa standard che sui personalizzati; per questi è necessario rendere la relativa variabile di stampa visibile sul formato.
Le note proposte sono le seguenti:

o   soggetto con partita IVA italiana: "Documento non valido ai fini fiscali ai sensi art. 21 DPR 633/72. L'originale è disponibile all'indirizzo PEC o codice SDI fornito";

o   soggetto privato: "Copia della fattura elettronica disponibile nell'area riservata dell'Agenzia delle Entrate";

o   soggetto estero: "Documento non valido ai fini fiscali ai sensi art. 21 DPR 633/72. L'originale è disponibile all'indirizzo PEC o codice SDI fornito".

·         Nota per imposta di bollo: indicate una nota esplicativa relativa all'assolvimento dell'imposta di bollo che sarà riportata sul pdf consegnato al cliente. L'annotazione viene stampata sia sui formati di stampa standard che sui personalizzati. La dicitura standard proposta è "Imposta bollo assolta ai sensi del DM 17/06/2014".

·         Inserisci PDF fattura come allegato: selezionate questa opzione se desiderate inserire nel file XML della fattura elettronica la copia analogica in formato PDF.

·         Riporta Ragione Sociale nei dati anagrafici della ditta persona fisica: selezionate questa opzione se desiderate che sul file XML venga riportata la ragione sociale (tag 1.2.1.3.1 <Denominazione>); se non selezionata sul file XML saranno riportati il nome e cognome indicati nei Dati Azienda (tag 1.2.1.3.2 <Nome> e 1.2.1.3.3 <Cognome>).

·         Riporta Ragione Sociale nei dati anagrafici del cliente persona fisica (no cessione a privato): selezionate questa opzione se desiderate che sul file XML venga riportata la ragione sociale (tag 1.2.1.3.1 <Denominazione>); se non selezionata sul file XML saranno riportati il nome e cognome indicati nei Dati Azienda ( tag 1.2.1.3.2 <Nome> e 1.2.1.3.3 <Cognome>). Nel caso di cessione a privato i tag valorizzati sono sempre il Nome ed il Cognome.

·         Riporta dati pagamento in fattura elettronica: selezionate questa opzione se desiderate che le scadenze del documento vengano riportate sul file della fattura elettronica. La scelta qui definita viene proposta sul documento dove sarà possibile modificarla.

·         Visualizza XML in formato ASSOSOFTWARE: selezionate questa opzione se desiderate visualizzare il file xml della fattura elettronica con il formato ASSOSOFTWARE, che consente una rappresentazione tabellare della fatture, analoga a quella tipicamente adottata sui moduli cartacei.

·         Riporta codice destinatario per cessioni a Soggetto privato: selezionate questa opzione se sui documenti emessi nei confronti di titolari di Partita IVA, ma identificati come soggetto privato desiderate riportare il codice destinatario memorizzato sull'anagrafica. Se l'opzione non viene selezionata sul file XML verrà riportato il codice "0000000" e non dovrete digitarlo in caricamento documento.

·         Inversione contabile: indicate dove deve essere riportata la dicitura "inversione contabile" come previsto dalla normativa per le operazioni non soggette ad IVA ai sensi degli artt. da 7 a 7-septies del d.P.R. n. 633/72 (n2.1). La dicitura può essere riportata nel blocco 2.2.1.16 <AltriDatiGestionali> o nel tag 2.2.2.8 <RiferimentoNormativo>

Codici IVA

Con la creazione dell'Azienda vengono creati d'ufficio i codici IVA corrispondenti ai codici IVA Standard Sistemi ritenuti di più frequente utilizzo. Tutti i codici vengono proposti come attivi. Togliete la spunta dalla colonna "Attivo" per disattivare i codici che non interessano, in modo da alleggerire le ricerche.

Aggiungete i codici IVA relativi a casistiche mancanti. Nel caso di aziende integrate con commercialisti utenti delle procedure Sistemi, vi consigliamo di creare i codici IVA con lo stesso codice IVA Standard Sistemi previsti in PROFIS.

Piano dei Conti

Con la creazione dell'Azienda vengono creati d'ufficio i conti corrispondenti al Piano dei Conti Standard Sistemi, ritenuti di più frequente utilizzo. Tutti i codici vengono proposti come attivi. Togliete la spunta dalla colonna "Attivo" per disattivare i conti che non interessano, in modo da alleggerire le ricerche.

Aggiungete i codici conto relativi alle casistiche mancanti. Nel caso di aziende integrate con commercialisti utenti delle procedure Sistemi, vi consigliamo di creare i conti con lo stesso codice previsti sul Piano dei Conti di studio.

Tipi Pagamento

Elenca i tipi pagamento disponibili, per ognuno è riportato il codice della corrispondente "modalità di pagamento" come previsto dalle specifiche della fattura elettronica.

Attraverso la spunta della colonna "Attivo" potete definire quali codici visualizzare o non visualizzare nelle ricerche.

Condizioni di pagamento

Con la creazione dell'Azienda vengono create d'ufficio alcune condizioni di pagamento ritenute più frequenti.

Ad ogni condizione di pagamento sono associate le scadenze che definiscono il numero di mesi/giorni da aggiungere alla data documento per determinare la data scadenza.

Per definire una condizione di pagamento premete sul pulsante "Aggiungi condizione di pagamento".

Indicate una descrizione e aggiungete le scadenze da calcolare per la condizione di pagamento:

Ogni scadenza definisce il numero di mesi e/o giorni da aggiungere alla data documento per determinare la data della singola scadenza.

Se nell'elenco delle scadenze non sono presenti le regole di calcolo che volete applicare, potete procedere con la creazione di una nuova scadenza.

·         Mesi: indicate il numero di mesi da aggiungere alla data documento per determinare la data scadenza.

·         Giorni: indicate il numero di giorni da aggiungere alla data documento per determinare la data scadenza.

·         Fine Mese: indicate se la data della scadenza calcolata deve essere posticipata alla fine del mese.

Potete indicare sia mesi che giorni in una stessa scadenza.

Esempio - 1 mese + 5 giorni. Il calcolo della data scadenza sarà eseguito come segue: Data documento: 15/01/2020 → Data scadenza calcolata: 20/02/2020

Dati proposti cliente

In questa pagina potete definire una serie di dati già precompilati da proporre durante la creazione di una nuova anagrafica cliente, evitando così di doverli digitare ogni volta.

I dati che potete memorizzare sono i seguenti:

·         Conto cliente

·         Conto ricavo

·         Codice IVA

·         Condizioni

·         Pagamento

·         Cassa/Banca Azienda

·         Addebito spese bolli

Registri IVA

In questa pagina devono essere definiti i registri IVA Vendite cui riferire le fatture.

Per ogni registro deve essere definito il regime fiscale da impostare sulle Fatture elettroniche.

I registri IVA sono identificati da un codice numerico di 3 caratteri (NNN).

Nel caso di Azienda con più attività IVA utilizzare la convenzione di codifica A.NNN dove:

·         A = Numero progressivo dell'attività in PROFIS

·         NNN = Numero del registro IVA Vendite in PROFIS.

Circa l'attività, considerate che se non viene indicata, per cui si utilizza direttamente la codifica NNN, ai fini della contabilizzazione tale registro sarà considerato riferito all'attività 1 di PROFIS.

Quindi è possibile dire che per le aziende con una sola attività è possibile omettere il codice attività dalla codifica dei registri.

Per ogni registro IVA è possibile specificare se esso può accogliere fatture ordinarie e/o fatture elettroniche.

In sede di emissione sarà verificata la coerenza del registro con il tipo di fattura da emettere per il cliente.

È possibile stabilire quale registro deve essere considerato di default ed essere proposto in caricamento.

Inoltre è possibile definire se il numero registro deve essere riportato come appendice al numero documento (opzione Nascondi N. Registro non attiva) o se si intende assegnare un'Appendice digitata.

Il numero documento può quindi essere assegnato come segue:

·         Nascondi N. Registro non attivo: il numero assegnato al documento sarà N. documento / N. registro (es.: 1/001).

·         Nascondi N. Registro attivo e Appendice non indicata: il numero assegnato al documento non prevedrà alcuna appendice (es.: 1).

·         Nascondi N. Registro attivo e Appendice indicata: il numero assegnato al documento sarà N. documento + Appendice (es.: 1/FTE).

 L'appendice digitata può essere indicata solo se si attiva l'opzione "Nascondi N. Registro"; eventuali caratteri separatori (/, -, ecc.) devono essere digitati all'interno del campo appendice.

Numerazione documenti

Nell'ambito di un registro IVA FattureWeb gestisce sempre la numerazione unica di fatture e note credito.

Cliccando sul simbolo "modifica"  avete la possibilità di modificare sul registro IVA l'ultimo numero documento assegnato e ripristinare così, nel caso in cui siano stati commessi errori di digitazione numero documento durante l'emissione, la numerazione corretta.

 Per recuperare eventuali "buchi di numerazione" potete indicare "0" o comunque un numero inferiore all'ultimo utilizzato: quando emettete il documento la procedura vi propone il primo numero libero a partire da quello indicato.

Tipi Documento Fattura

Elenca i tipi documento disponibili, per ognuno è riportato il codice della corrispondente "Sigla" come previsto dalle specifiche della fattura elettronica.

Attraverso la spunta della colonna "Attivo" potete definire quali tipi documento visualizzare nella ricerca documenti in caricamento.

Potete inoltre il tipo documento "prioritario" che sarà proposto di default.

Numerazione DdT

In questa pagina devono essere definite le serie di numerazione cui devono essere riferiti i DdT.

Per maggiori dettagli consultate la scheda specifica Configurazioni preliminari alla creazione di un DdT.

Dati di accompagnamento

Nelle pagine "Codici Porto", "Codici Causale Trasporto", "Codici Aspetto beni" e "Codici Modalità di trasporto" devono essere definiti i dati di accompagnamento da utilizzare in emissione DdT.

Per maggiori dettagli consultate la scheda specifica Configurazioni preliminari alla creazione di un DdT.

Numerazione proforma e avvisi

In questa pagina devono essere definite le serie di numerazione cui devono essere riferiti i documenti proforma e/o gli avvisi di parcella.

Per maggiori dettagli consultate la scheda specifica Configurazioni preliminari alla creazione di una fattura proforma o avviso di parcella.

Modello e-mail

In questa pagina è possibile personalizzare il testo delle mail previste per:

·         copia di cortesia

·         avvisi di parcella/proforma

·         sollecito

·         secondo sollecito

·         sollecito grave.

In ogni modello mail si alternano parti di testo fisse e non modificabili a parti di testo variabili che potete modificare secondo le vostre esigenze.

Le sezioni di testo disponibili sono le seguenti:

·         Oggetto (non modificabile): evidenzia il contenuto della e-mail.

·         Introduzione (non modificabile): contiene le informazioni principali della mail con i riferimenti al documento o alle scadenze da saldare.

·         Testo libero

·         Dettaglio scadenze (non modificabile): prevede il riepilogo delle scadenze del documento. La sezione è valorizzata solo per la copia di cortesia.

·         Testo libero

·         Firma: nella casella viene proposta la firma standard che prevede i dati anagrafici dell'azienda e l'eventuale logo. Modificandoli i logo non sarà riportato sulla mail.

·         Chiusura: la sezione viene proposta non attiva. Può essere utilizzata per riportare eventuali diciture fisse, come ad esempio l'informativa per la Privacy.

A seconda del modello mail selezionato verranno proposte le sezioni previste per default.

Potete decidere di includere nel vostro modello mail tutte o solo alcune sezioni selezionando la relativa casella.

Se desiderate tornare alle impostazioni iniziali premete il pulsante "Ripristina":

Di seguito riportiamo, con riferimento a ciascuna tipologia di cliente, la configurazione da impostare in "Anagrafica cliente" per una corretta emissione della fattura elettronica.

FattureWeb consente di gestire alcune informazioni specifiche per Cliente.

Listino specifico

Agendo dall'elenco clienti, se cliccate sul bottone  viene aperta la gestione dei prezzi per cliente.

Nella parte superiore delle finestra vengono inseriti gli articoli per i quali si intende gestire un nuovo prezzo.

Nella parte inferiore sono elencati gli articoli per i quali sono già definiti i prezzi, o gli sconti specifici.

Luoghi di consegna

Se dall'elenco clienti cliccate sul bottone  viene aperta la gestione dei Luoghi di consegna del cliente.

Questi indirizzi potranno essere utilizzati in caricamento di un DdT. In presenza di più indirizzi è possibile definire quello prioritario.

Stabile organizzazione / Rappresentante fiscale

Cliccate sul bottone  e scegliete il tipo dato da impostare/visualizzare:

·         stabile organizzazione

·         rappresentante fiscale.

Stabile organizzazione

Questo indirizzo viene riportato nella specifica sezione della fattura elettronica.

Rappresentante fiscale

I dati del Rappresentante fiscale vengono riportati nella specifica sezione della fattura elettronica.

Modalità di accompagnamento

Se dall'elenco clienti cliccate sul bottone  viene aperta la gestione delle Modalità di accompagnamento del cliente.

Queste modalità saranno proposte in caricamento di un DdT in alternativa alle modalità di default definite per la Ditta.

Gli articoli non sono indispensabili per emettere le fatture, sugli articoli però è possibile codificare delle voci da riportare in fattura, ovvero: una descrizione, un conto di contabilità generale, un codice IVA, un prezzo, uno sconto.

Si tratta di dati proposti che l'operatore può variare.

Gli articoli possono essere caricati manualmente oppure importati.

Gli articoli possono essere definiti muovendo da due esigenze che spesso possono, anzi dovrebbero convergere:

1.      articoli come censimento dei prodotti/servizi venduti

2.      sintesi delle combinazioni di conto e codice IVA da utilizzare nelle varie situazioni normative in cui l'azienda si può trovare ad operare.

Per consentire la combinazione delle due esigenze ad ogni articolo è possibile associare due valori:

·         la descrizione propriamente detta, destinata ad essere derivata in fattura (variabile in fase di emissione)

·         la Nota ad uso operatore, destinata solamente a ricordare all'operatore la casistica normativa/operativa di utilizzo dell'articolo.

Un articolo potrà essere fatturato in casistiche normative diverse che comportano l'utilizzo di conti o codici IVA diversi in questo caso è possibile operare secondo due modalità:

·         codificare un solo articolo, impostando su di esso il conto ed il codice IVA di utilizzo più frequente e lasciare all'operatore di variare in fattura questi dati quando si presentano le casistiche particolari che ne richiedano la variazione

·         codificare articoli diversi, magari con la stessa descrizione, ma con conti/codici IVA diversi, illustrando nella Nota ad uso operatore quando ciascuno deve essere utilizzato.

Tipo Articolo: consente di "classificare" gli articoli in base alla loro natura: Articoli, Servizi, Spese.

Previdenza /Ritenuta: consente di memorizzare un codice contributo e/o ritenuta da proporre sulla riga del documento.

Spesa Bollo: indica il codice articolo relativo alle spese bollo. Tale codice articolo ha il solo scopo di accogliere il codice IVA ed il codice conto con cui esporre in fattura e contabilizzare l'importo del bollo. Per questo articolo viene assegnato in automatico il tipo "Spesa".

Dati rilevanti Tessera Sanitaria: potete definire se l'articolo costituisce una spesa da trasmettere al Sistema TS, la tipologia di spesa e se prevista l'assistenza diretta. Tutte le informazioni saranno proposte sulla riga del documento.

Data fine validità: potete indicare una data di fine validità che vi consente di escludere dalla visualizzazione/ricerca le anagrafiche scadute, ossia le anagrafiche che prevedono una data fine validità minore rispetto alla "data documento" nel caso di caricamento documento.

Assegna tipo articolo

Il bottone <Assegna tipo articolo> vi consente di assegnare o modificare in modo massivo il tipo articolo.

Per assegnare il tipo articolo procedete come da flusso che segue:

Importazione articoli: come impostare il file excel

Potete importare gli articoli predisponendo un file Excel impostato con le seguenti colonne.

Nel seguito riportiamo un file modello in base al quale creare il file da importare: https://file.sistemi.com/DocProd/FTW_Modello_import_Articoli.xlsx

Come importare gli articoli da file excel

Per eseguire l'importazione procedete come da flusso che segue.

L'importazione articoli da file Excel vi consente di acquisire le anagrafiche con lo stesso tracciato previsto dall'esportazione Excel presente nella Gestione anagrafiche articoli.

Con questa funzione potete quindi:

• effettuare una variazione multipla degli articoli, procedendo come segue:
• esportate le anagrafiche
• effettuate le variazioni sul file Excel prodotto
• riacquisite selezionando l'opzione  "ricopri codici già esistenti"
• importare le anagrafiche articoli da una ditta ad un'altra.

Caratteristiche del file per importazione da Excel

Nella tabella trovate le caratteristiche del file:

L'anagrafica Cassa/Banche consente di codificare le banche da esporre come banche di appoggio sulle fatture.

Per registrare gli incassi è necessario codificare anche la/e Cassa/e.

Ad ogni Banca/Cassa è necessario associare anche il conto sul quale contabilizzare l'incasso.

Creare un banca o una cassa

Per creare le anagrafiche di Banche/Casse procedete come da flusso di seguito riportato.

Creare o modificare una banca in presenza di doppio fattore di autenticazione

Il codice IBAN inserito nell'anagrafica della banca è una informazione sensibile che è opportuno tutelare nel miglior modo possibile. Per questa ragione, FATTURE WEB prevede la possibilità di attivare un doppio fattore di autenticazione (2FA) che rende più sicuro l'accesso all'applicazione e in particolare le modifiche al codice IBAN.

Se avete attivato il secondo fattore di autenticazione, quando create una banca o modificate il codice IBAN di una banca esistente vi viene chiesto di inserire il codice prodotto dall'App di autenticazione oppure ricevuto via SMS.

Per attivare l'autenticazione a due fattori e per ogni altra informazione leggete la scheda Autenticazione a doppio fattore (2FA).

L'azienda che ha acquistato direttamente da Sistemi FattureWeb riceverà all'indirizzo e-mail comunicato nell'ordine di acquisto, due diverse e-mail di Benvenuto:

·         Benvenuto a SPORTELLO.cloud, la piattaforma on line Sistemi per la gestione delle fatture elettroniche.

·         Benvenuto a FattureWeb, per l'emissione e invio a SDI (Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate) delle fatture e la gestione degli incassi.

Procedete quindi al completamento delle due registrazioni seguendo l'ordine, ovvero partite dalla configurazione di SPORTELLO.cloud, e le indicazioni riportate nel seguito.

 Al momento, per accedere ai due servizi (SPORTELLO.cloud e FattureWeb), esistono due diversi sistemi di autenticazione pertanto si dovranno usare le specifiche credenziali indicate nelle due e-mail di Benvenuto.

Come attivare l'account di SPORTELLO.cloud

Come attivare l'account di FattureWeb

Potete vedere la voce Configurazione/Struttura nel menu unicamente se avete fatto accesso a Sportello Fatture e Corrispettivi con un account di struttura.

In questa sezione potete consultare i dati principali dell'anagrafica indicata come struttura, se state utilizzando Sportello nella modalità azienda/stand-alone potete inoltre:

·         attivare il richiedente per poter utilizzare le funzioni di invio delle fatture al Sistema di Interscambio (SDI) tramite HUB (fate riferimento alla scheda "Attivare il richiedente su HUB/Sistemi" del presente manuale)

·         configurare i parametri di gestione della firma digitale Sistemi

·         modificare il logo e la descrizione che compaiono sul menu di sinistra.

 Se state utilizzando SPORTELLO.cloud in modalità stand-alone, per poter inviare le fatture a SDI ed acquisire le ricevute dall'HUB, dovete attivare il richiedente sull'HUB Sistemi/Fatture.

Come definire il richiedente HUB

Procedete come da flusso di seguito riportato.

 Variazione dei dati del richiedente

Nel caso in cui, dopo aver inviato il richiedente, venga variato anche solo uno dei suoi dati il campo "Stato" viene proposto automaticamente a "Da inviare" e dovrà essere inviato nuovamente all'HUB.

Il richiedente risulta attivato quando lo stato di elaborazione è "Attivo", a quel punto l'HUB può essere utilizzato per l'invio delle fatture di vendita.

Per la ricezione delle fatture di acquisto è invece necessario eseguire anche l'attività di registrazione delle ditte (fate riferimento alla scheda "Registrazione della ditta sull'HUB per acquisizione fatture di acquisto" del presente manuale).

 Potete creare nuove ditte se state utilizzando SPORTELLO CLOUD in modalità stand-alone ovvero non legato a PROFIS; diversamente, le ditte vengono create da PROFIS.

La ditta creata da questa pagina sarà attiva sia su Sportello Fatture e Corrispettivi che su FATTURE WEB (se spuntata la relativa opzione).

Come definire una nuova ditta

SPORTELLO CLOUD mette a disposizione un servizio di firma automatica basato su un certificato di firma di Sistemi.

Firmando le fatture Sistemi assume il ruolo di emittente ai sensi dell'art. 21 comma 1, del DPR 633/72.

Prima di procedere, l'azienda titolare delle fatture (cioè il soggetto cedente/prestatore) deve conferire in modo formale una delega ad emettere le fatture.

La delega dovrà essere sottoscritta:

·         nel caso di ditta individuale, da parte del soggetto persona fisica censito come account su Sportello Fatture e Corrispettivi con lo stesso codice fiscale associato alla ditta

·         nel caso di società, da parte del soggetto persona fisica censito come account su Sportello Fatture e Corrispettivi che dichiarerà di agire in veste di legale rappresentante della società.

Come configurare la firma automatica Sistemi

Come attivare la delega per utilizzo della firma automatica Sistemi

Se intendete revocare la delega al servizio di firma automatica Sistemi accedete alla configurazione della Ditta, dove potete sempre consultare l'atto di delega e avviate la procedura di revoca.

Come revocare la delega per utilizzo della firma automatica Sistemi

Procedete ora a configurare il servizio FattureWeb.

Come configurare l'applicazione FattureWeb

Il vostro commercialista può agevolare il caricamento delle anagrafiche dei vostri clienti.

Come acquisire le anagrafiche dei clienti.

Per accedere ai servizi di SPORTELLO CLOUD è necessario creare degli account ovvero la combinazione di username e password  attraverso cui si identifica in modo univoco un soggetto.

Come creare un nuovo account

I contratti FattureWeb Azienda vengono attivati direttamente da Sistemi, in fase di evasione ordine. Questo significa che:

·         all'utente viene intestato un solo disco IDS ovvero quello di SPORTELLO.cloud/FattureWeb

·         l'attivazione della struttura è a carico di Sistemi

·         l'utente accede a SPORTELLO.cloud con l'account amministratore comunicato da Sistemi in fase di ordine, da dove potrà effettuare tutte le configurazioni per utilizzare i servizi di SPORTELLO.cloud.

Con questa configurazione, l'utente può emettere le fatture da FattureWeb e può firmarle e inviarle a SDI mediante le funzioni di Sportello fatture.

Ricezione fatture passive su Sportello fatture

Per ricevere le fatture passive su Sportello fatture è necessario attivare la ditta sull'HUB Sistemi/Fatture come descritto nella scheda "Attivare il richiedente su HUB/Sistemi" del presente manuale.

Su tutte le ditte attivate su strutture stand-alone è attiva l'opzione che consente l'acquisizione automatica delle fatture passive da HUB su Sportello fatture.

Per emettere fatture accedere alla sezione "DOCUMENTI":

Selezionate il bottone <Aggiungi fattura>; viene emessa la pagina di caricamento:

Inserite il Cliente digitando la ragione sociale; la procedura verifica se è già presente in anagrafica. Viene presentato l'elenco dei clienti la cui ragione sociale contiene la stringa digitata, ed è possibile selezionare quello di interesse:

Se il cliente non esiste viene richiesto se si desidera inserirlo.

Se si sceglie di inserirlo viene aperta la pagina dell'anagrafica.

Accanto al cliente viene decodificato il conto clienti memorizzato in anagrafica.

In testata documento viene decodificata una di queste icone:

·         : indica che per il cliente è previsto l'invio della fattura elettronica.

·         : indica che per il cliente è previsto l'invio della fattura via e-mail.

·         : indica che per il cliente è previsto l'invio della fattura in forma cartacea.

Registro IVA: viene proposto quello definito come default nelle impostazioni dell'azienda.

Tipo di documento: il campo propone il tipo documento definito come prioritario nella Tabella tipi documento delle impostazioni, ma è possibile modificarlo selezionando un nuovo tipo documento dall'elenco.

Causale: è possibile indicare una causale documento da riportare sul file della fattura elettronica, nello specifico tag o sul PDF del documento.

Inserimento righe

Per inserire le righe di fattura è possibile operare in due modi:

·         per inserire una riga singola.

·         per inserire in modo massivo più righe riferite a codici articolo.

Inserimento di una riga singola

Dopo avere premuto  il cursore si posizione nel campo "codice articolo".

Se desiderate inserire una riga senza articolo passate al campo descrizione e digitare quanto da esporre in fattura.

Quantità e prezzo unitario devono sempre essere indicati.

Se desiderate inserire un codice articolo digitare, eventualmente, nel campo "codice articolo" un insieme di caratteri da utilizzare per filtrare l'elenco degli articoli.

Premendo <Invio> viene proposto l'elenco degli articoli per i quali la stringa digitata compare nel codice o nella descrizione o nella Nota ad uso operatore.

È possibile ridefinire la ricerca digitando una stringa nel campo posto nella parte superiore della finestra e poi premendo <Invio>.

Selezionare i codici di interesse, confermando essi saranno riportati in fattura.

Per ogni riga devono essere indicate la quantità, il prezzo ed il trattamento IVA.

Gli altri dati possono anche non essere indicati.

Ritenute e contributi

Le colonne  e  vengono esposte se nelle impostazioni (Parametri Fatture) ne è stata prevista la gestione.

Viene proposto il valore definito nelle impostazioni ma può essere variato.

Esigibilità IVA

Nel piede del documento è presente il campo in cui indicare il tipo di esigibilità dell'IVA.

La procedura propone un valore: se il cliente è soggetto Pubblica Amministrazione viene proposto Scissione pagamenti negli altri casi viene proposta Esigibilità Immediata.

È quindi necessario che l'operatore presti attenzione ai casi in cui la fattura viene emessa verso un soggetto privato che rientra tra quelli assoggettati a Split Payment, per impostare la corretta esigibilità IVA.

Se nei parametri fatture è stata selezionata l'opzione "iva per cassa" verrà proposta l'opzione "IVA per cassa art.32" per le cessioni ad imprese o professionisti.

Territorialità IVA

Nel campo territorialità viene definita la territorialità IVA dell'operazione.

Per i clienti italiani viene proposto il valore Italia, con possibilità di cambiarlo.

Per i clienti esteri non viene proposto nulla, l'operatore dovrà indicare la scelta più opportuna: Italia, UE, Fuori UE.

Riferimenti pagamento

La creazione della fattura si chiude specificando:

·         la banca di appoggio (oppure la cassa se è prevista la Rimessa diretta)

·         modalità di pagamento

·         la condizione di pagamento mediante la quale vengono calcolate le scadenze.

Le scadenze possono essere modificate agendo manualmente sulla singola scadenza o eseguendo il ricalcolo cliccando sul bottone  se avete impostato delle nuove modalità di pagamento.

 Se il tipo pagamento non è stato indicato, durante il salvataggio viene assegnato il tipo pagamento "generico" e viene emessa a video la seguente avvertenza:

Il caricamento di una fattura elettronica si esegue dalla sezione "DOCUMENTI".

Gli elementi di riferimento sono i seguenti.

Anagrafica cliente

A quel punto è possibile specificare la modalità di fatturazione:

Nel caso di Pubblica Amministrazione è necessario indicare anche il codice destinatario/ufficio:

Anche nel caso di altri soggetti è possibile indicare il codice destinatario/ufficio o, in alternativa, la PEC:

Registro IVA

Le fatture elettroniche devono essere caricate su un registro IVA che nelle impostazioni preveda la gestione delle Fatture Elettroniche.

Caricamento fattura elettronica

Quando per il cliente è prevista come modalità di fatturazione "fattura elettronica", il corpo della fattura prevede ulteriori colonne, in particolare quelle sotto evidenziate.

Nella fattura elettronica è possibile ed in certi casi necessario inserire ulteriori informazioni utili a precisare le caratteristiche dell'operazione oggetto di fatturazione.

Tali dati sono i seguenti:

·         in testata fattura:

o   Riferimento amministrazione (A): in questo campo viene proposto quanto eventualmente indicato nel corrispondente campo nella anagrafica del cliente.

o   Causale documento (limite massimo 2000 caratteri) (B)

o   Riferimenti documenti: ordini e DdT (C)

·         sulla riga:

o   Altri codici articolo (D)

o   Altri dati gestionali (E)

o   Periodo di riferimento (E)

o   Riferimento amministrazione (E)

Questi dati sono gestiti nei punti indicati con le lettere come riportato nell'immagine che segue:

FattureWeb consente di emettere fatture elettroniche gestendo la quota di contributo previdenziale a carico del percipiente relativamente a:

·         ENASARCO

·         ENPAM

·         INPS (ex ENPALS).

 L'applicazione non esegue calcoli relativi a minimali o massimali, che si intendono gestiti esternamente e in funzione dei quali occorre eventualmente modificare l'importo del contributo calcolato in fattura attraverso la funzione di modifica descritta nel seguito.

Configurazioni preliminari

Parametri Fatture

Nella sezione "Impostazioni > Parametri Fatture" è presente la voce "Gestione Enasarco/Enpam/INPS" (1) con cui si può attivare la gestione del contributo. L'attivazione avviene inserendo un codice contributo.

Per creare il codice contributo cliccate su <Aggiungi contributo> (2).

Sulla finestra che si aprirà definite:

·         una descrizione utile a identificare il contributo (es.: Enasarco)

·         la % del contributo carico percipiente (campo Contributo)

·         la % di quota imponibile

·         il tipo cassa (A). Questa informazione assolve due compiti:

o   definisce la descrizione con cui il contributo viene esposto sulla videata di caricamento della fattura

o   definisce il tipo cassa con cui il contributo viene riportato nella fattura secondo le specifiche della fattura elettronica

·         la causale pagamento.

Anagrafica Clienti

In anagrafica Clienti è possibile nel campo Contributo, come in immagine (A), un tipo contributo differente da quello previsto nei Parametri documento.

Emissione della fattura

Caricando una fattura, se la ditta prevede l'applicazione del contributo, viene esposta la voce (B) come da immagine sottostante dove viene esposto l'importo del contributo calcolato applicando la % e la quota di imponibilità definite sul codice contributo. Concorrono al calcolo della base imponibile tutte le righe di fattura assoggettate a ritenuta d'acconto.

L'importo del contributo può essere variato premendo il bottone indicato nel punto (1). Se l'importo è stato variato, il campo importo del contributo ha uno sfondo giallo.

Modifica TRATTENUTA

·         Nella videata di Modifica ENASARCO vengono esposti i dati del calcolo. I campi bordati possono essere immediatamente modificati.

·         Attivando l'opzione "Modifica Imponibile" (2) è possibile modificare il campo "Imponibile" (3) e "Quota Imponibile" (4)

·         Attivando l'opzione "Modifica totale" (5) è possibile modificare l'importo del "Totale TRATTENUTA" (6)

·         Con la funzione <Conferma> il valore del contributo viene riportato in fattura.

·         Premendo il bottone <Reset> i dati vengono riportati ai valori originali presenti sul documento ignorando le modifiche eseguite dall'operatore.

 Se si sta modificando una fattura con imponibile modificato dall'operatore e non si transita da questa finestra, al momento del salvataggio essa viene aperta in automatico in questo modo l'operatore può verificare la validità dei valori a fronte delle modifiche effettuate in fattura.

File fattura XML

I dati del contributo vengono riportati in fattura secondo le specifiche tecniche previste dal tracciato:

Scadenze

Le scadenze della fattura vengono calcolate al netto dell'importo dei contributi.

Contabilizzazione

Eseguendo la contabilizzazione vengono generati due file di contabilizzazione: uno per contabilizzare le fatture ed uno per contabilizzare la quota Enasarco.

La contabilizzazione dell'Enasarco si presenta come una prima nota che storna la partita della fattura per l'importo del contributo.

Per gestire l'addebito delle spese bollo in fattura operate come segue.

Configurazione preliminare

Parametri Fattura

Nei parametri ditta impostate i parametri evidenziati in immagine che servono per:

·         attivare la gestione dell'addebito del bollo

·         definire il limite di imponibile esente al superamento del quale deve essere addebitato il bollo

·         definire l'importo del bollo

·         definire se l'importo del bollo deve essere sommato o sottratto sulle note credito.

Codici IVA

Impostate sui codici IVA relativi alle operazioni esenti il flag "Bollo in FT".

Il bollo sarà applicato se gli imponibili associati ai codici IVA che presentano il flag "Bollo in FT" superano il limite definito nei parametri.

Anagrafica Cliente

Impostate l'opzione "Addebito spese bolli" per gestire l'addebito per il cliente:

·         Si: l'importo del bollo sarà addebitato al cliente e sarà considerato nel totale documento.

·         No: l'importo del bollo sarà calcolato, ma non sarà addebitato al cliente e sarà quindi escluso dal totale documento.

 Il campo non è attivo per i clienti con "Entità = Pubblica Amministrazione" perché a questi soggetti non può essere addebitata l'imposta di bollo, ma se la fattura è soggetta a bollo, questo sarà calcolato e sarà valorizzata la sezione Bollo sulla fattura elettronica.

Anagrafica Articoli

Caricate un articolo come il seguente:

Emissione fattura

Caricando la fattura in presenza delle condizioni sopra esposte viene attivato il campo di cui al punto 1 in immagine:

È possibile procedere in due modi:

·         se premete il bottone di cui al punto 2 l'importo del bollo viene calcolato in fattura

·         se omettete questo passaggio e salvate la fattura viene emesso il seguente messaggio:

Rispondendo <OK> viene il bollo viene riportato in fattura.

Rispondendo <Annulla> il documento non viene salvato e viene riproposta la videata di caricamento documento.

Non applicare bollo

L'opzione vi consente di emettere documenti assoggettati ad imposta di bollo anche nei confronti di soggetti per i quali è prevista l'esenzione (es.: atti, documenti, istanze, certificazioni, ecc. , richieste da organizzazioni non lucrative come le ONLUS).

Attivando l'opzione anche se il codice IVA utilizzato prevede l'applicazione del bollo in fattura e l'importo del documento è maggiore del Limite Addebito Spese di Bollo in Fattura, il calcolo del bollo non sarà eseguito e non sarà addebitato al Cliente.

Esposizione del bollo in fattura

L'esposizione del bollo in fattura varia in base alla modalità di addebito prevista sul cliente:

·         se previsto, viene generata una riga documento con l'articolo "Spese bollo" e l'importo del bollo viene conteggiato nel totale documento.

·         se non previsto, l'importo del bollo viene visualizzato nel campo ma non viene conteggiato nel totale documento.

In entrambi i casi l'importo del bollo viene riportato nello specifico campo della fattura elettronica:

Le fatture elettroniche possono essere firmate ed inviate direttamente da FattureWeb sfruttando l'integrazione con SPORTELLO.cloud.

L'operazione di invio può essere eseguita secondo due modalità.

Modalità massiva di invio

Selezionate il bottone <Invia a SDI>:

Viene aperta la finestra che segue.

Impostate il Registro IVA al quale appartengono le fatture da inviare, un intervallo sulle date fattura e sul numero per individuare le fatture da inviare.

Premete il bottone <Salva su sportello> per caricare le fatture su Sportello Fatture ed eseguire l'invio successivamente operando direttamente da sportello.

Il documento assume lo stato "in spedizione" qualificato dall'icona

Premete il bottone <Invia a SDI e salva su Sportello> per caricare le fatture su Sportello Fatture ed eseguire immediatamente l'invio a SDI. Prima di eseguire l'invio, se sulla configurazione di Sportello è previsto che le fatture siano firmate e se i parametri di firma sono correttamente impostati, le fatture vengono firmate.

Il documento assume lo stato di "Inviato in attesa di risposta" qualificato dall'icona

Modalità singola di invio

Agendo sull'elenco fatture aprite il menu delle azioni disponibili per la fattura di interesse e selezionate <Invia a SDI>> viene aperta la stessa finestra di cui sopra, ma senza l'azione sulle date.

Le azioni saranno riferite alla singola fattura.

Per acquisire le informazioni circa gli stati assunti dalle fatture elettroniche utilizzate la funzione <Aggiorna stati FTE> presente nell'elenco fatture.

Il sistema acquisisce gli stati delle fatture da Sportello Fatture e aggiorna gli stati dei documenti.

 L'assunto è che quindi su Sportello Fatture le ricevute siano state precedentemente acquisite.

L'acquisizione delle ricevute su Sportello può avvenire in modalità automatica per gli utenti FattureWeb azienda (stand alone) mentre per le aziende di FattureWeb è una funzionalità che lo studio decide di abilitare o meno (in tal caso occorre confrontarsi con il proprio Studio), pertanto se lo studio ha attivato la ricezione automatica sarà sufficiente attendere e la notifica verrà acquisita in Sportello senza alcuna operazione manuale, in tutti gli altri casi è possibile utilizzare la funzione manuale Acquisisci ricevute.

Le fatture elettroniche possono essere qualificate da vari stati, esposti nella colonna "Emiss" dell'elenco fatture mediante alcune icone descritte nella tabella sottostante.

Cliccando sull'icona è inoltre possibile consultare i messaggi ricevuti e per ognuno visualizzarne il dettaglio specifico. La visualizzazione è particolarmente utile per il messaggio di "Non accettata" relativo a Fatture PA, perché in esso il destinatario dovrebbe avere inserito un'annotazione in cui chiarire le motivazioni della non accettazione e quale comportamento si attende:

·         modifica e reinvio della fattura

oppure

·         emissione di nota credito.

Spiegazione degli stati delle fatture elettroniche

Le fatture possono essere modificate nei seguenti casi:

·         fattura elettronica non inviata a SDI

·         fattura elettronica o cartacea non ancora contabilizzata

In questo caso, per le fatture elettroniche si può procedere alla variazione, salvo i vincoli derivanti dagli stati propri della fattura elettronica. Per maggiori dettagli consultate la scheda "Stati delle fatture elettroniche".

Per modificare una fattura accedete alla sezione "DOCUMENTI":

Selezionate dall'elenco documenti la fattura da modificare e cliccate sulla voce Modifica/Dettagli del menu per consultare e variare il documento:

Modifica dati di testata

Cliccando sul simbolo potete verificare le impostazioni attive sul documento al momento dell'emissione.

La memorizzazione di queste informazioni vi consente di inviare, stampare e visualizzare il documento con le caratteristiche originarie, anche se le impostazioni sulla ditta sono state modificate.

Nella colonna documento sono evidenziate le impostazioni attive sul documento, mentre nelle colonne Ditta e Cliente le impostazioni attive sulla ditta nel momento in cui si esegue la variazione; eventuali differenze vengono evidenziate in rosso.

Potete decidere di riderivare sul documento le impostazioni correnti della ditta o del cliente, premendo sul tasto <Rideriva>.

Oltre ai dati di configurazione, sono memorizzati anche alcuni dati anagrafici del cliente (Ragione Sociale. Partita IVA e Codice Fiscale) sempre allo scopo di memorizzare una fattura del tutto corrispondente a quella emessa.

Attraverso il tasto  potete aggiornare questi dati con quanto presente in anagrafica cliente.

Modifica dati di riga

Dopo avere modificato se necessario i dati di testata, potete procedere con la modifica del documento.

Le colonne Ritenuta, Contributo ed Enasarco saranno visualizzate nel corpo del documento in base ai parametri attivi sul documento.

Modifica piede del documento

Procedete con la modifica delle informazioni presenti nel piede del documento.

La casella relativa al calcolo del bollo è visibile se per il documento è attiva l'opzione "Applica bollo".

Per memorizzare tutte le modifiche apportate, procedete con il salvataggio del documento.

Premendo il tasto <Ritorna> le modifiche non saranno salvate, comprese le nuove impostazioni.

Se la fattura elettronica è già stata inviata a SDI non è possibile modificarla.

Diversamente:

·         Fattura elettronica non ancora contabilizzata: In questo caso si può procedere alla variazione salvo i vincoli derivanti dagli stati propri della fattura elettronica. Per maggiori dettagli vedete scheda "Stati delle fatture elettroniche".

·         Fattura elettronica già contabilizzata: Se la fattura elettronica è già stata contabilizzata la variazione è subordinata allo sblocco della contabilizzazione. Per maggiori dettagli vedete scheda "Modificare una fattura già contabilizzata".

FattureWeb assegna come emittente e trasmittente della fattura sempre Sistemi S.p.A.

Per gestire l'emissione di fatture complete dei dati necessari per la comunicazione delle spese sanitarie al sistema TS operare come segue.

Parametri fatture

Nei parametri fatture impostare l'opzione "Gestione dati spese Sanitarie per invio al sistema TS".

Articoli

Impostano l'opzione di cui sopra accedendo all'anagrafica articoli risultano attivi i campi specifici per codifica i servizi rilevanti per la comunicazione:

In particolare:

·         l'opzione "Trasmissione TS" attiva la gestione dei campi successivi

·         nel campo Tipologia Spesa TS selezionare il codice spesa come da classificazione prevista dalla normativa:

·         assistenza diretta: identifica un servizio corrispondente alla parte di prestazione che non è a carico dell'assistito in quanto rimborsata da parte di un soggetto terzo, essa deve essere fatturata con una distinta riga di fattura, per cui è necessario creare un codice articolo specifico.

Emissione Fattura

In sede di emissione fatture richiamando un codice articolo che prevede la rilevanza per la trasmissione delle spese sanitarie esse vengono riportate sulla fattura.

È possibile visionare i dati riportati premendo sul bottone  presente nella colonna spese sanitarie.

Viene aperta la finestra in cui gestire eventuali opposizioni, o le informazioni "spesa sostenuta da terzi".

Se viene impostata una opposizione essa viene menzionata anche in fattura.

Per inviare una fattura tramite e-mail è possibile, tramite l'elenco della sezione , operare secondo due modalità:

a)      posizionatevi sulla fattura di interesse, premete sul bottone  e dal menu che viene proposto selezionate "Invia Tramite e-mail"; prima di procedere con l'invio viene proposta la bozza dell'e-mail da inviare

b)      selezionate il bottone ; verranno inviate tutte le fatture presenti in elenco in base ai filtri impostati, che non risultano ancora inviate via e-mail. Potete inoltre decidere se visualizzare o meno la bozza di ogni singola mail:

Al termine dell'invio massivo senza anteprima viene visualizzato l'elenco dei documenti non inviati a causa della mancanza dell'indirizzo email sull'anagrafica cliente di riferimento:

Come indirizzo mittente viene utilizzato noreply@sistemi.com, ma con l'azione rispondi sulla mail ricevuta dal cliente viene proposto l'indirizzo definito nei dati anagrafici della azienda.

Come indirizzo destinatario viene proposto quello definito nell'anagrafica del cliente, che può essere variato.

Il testo proposto per la e-mail può essere:

·         definito sul modello mail dal menu impostazioni

·         modificato prima di effettuare l'invio.

È inoltre possibile allegare all'e-mail altri file.

Le fatture che risultano inviate via e-mail presentano in elenco l'icona  nella colonna "Email".

La creazione di una fattura di vendita in formato elettronico intestata a cliente estero in automatico allega il file pdf della copia di cortesia al file XML, anche se non previsto nei parametri di configurazione (Parametri fatture elettroniche, campo "Inserisci PDF fattura come allegato").

Il documento valido ai fini fiscali, in questo caso, è quello cartaceo, ma se create la fattura in formato elettronico, avendo la copia di cortesia allegata, viene automaticamente assolto l'obbligo di conservazione sostitutiva nel caso di adesione al servizio di conservazione con l'Agenzia delle Entrate.

FattureWeb mette a disposizione vari formati di fattura già definiti.

Fra di essi è possibile scegliere quello più idoneo alle esigenze dell'azienda.

È inoltre possibile creare, esportare ed importare dei formati di stampa personalizzati.

La scelta del formato e la creazione dei formati personalizzati avviene nelle impostazioni dell'azienda.

I formati di stampa sono comuni per le fatture e per i proforma o avvisi di parcella

Al campo "Formato fattura" o "Formato proforma e avviso di parcella" indicate il formato da utilizzare per la stampa dei documenti.

Agendo in ricerca si ottiene la lista dei formati disponibili, sia quelli standard che quelli personalizzati.

Gestione e modifica di formati personalizzati

Per creare un formato personalizzato premete il bottone <Crea Nuovo>

Vengono richiesti il codice e la descrizione da assegnare al nuovo formato.

Agendo sulla funzione di personalizzazione potete:

·         selezionare gli elementi e spostarli.

·         ridimensionare le aree previste: Header, Intestatario, Griglia e Footer

·         nascondere alcuni di questi elementi

·         modificare font, dimensione e colore degli elementi

·         nascondere campi, colonne o intere tabelle

·         aggiungere elementi testuali.

Le azioni sopra richiamate sono attivate con "clic" del tasto destro sull'elemento interessato.

Una volta eseguite le modifiche cliccate sul bottone  per memorizzarle.

Con il bottone  vengono azzerate tutte le personalizzazioni ed il formato torna alla versione standard.
Se si agite in modifica di un formato già personalizzato in precedenza e intendete "abbandonare" le modifiche fatte in questa nella sessione di lavoro premete .

Importare / Esportare formati di stampa personalizzati

Queste due funzionalità vi consentono di trasferire i formati di stampa da una azienda all'altra.

Importa formato

 È possibile importare solo formati esportati da "FattureWeb". Il file di importazione dei formati di stampa non possono essere creati manualmente.

Esporta formato

 Il pulsante <Esporta> è attivo solo se nella casella "Formato fattura predefinito" avete selezionato un formato personalizzato.

Formati di stampa per cliente

Potete inoltre stabilire che per un cliente venga utilizzato uno specifico formato personalizzato.

Per fare questo indicate in anagrafica cliente il formato fattura da utilizzare nei relativi campi.

Colore Formato

L'opzione "colore formato" vi consente di scegliere il colore con cui stampare questi elementi del documento:

·         Estremi documento

·         Titolo colonne

·         Dati azienda

La scelta influisce solo sui formati standard.

 Per operare la scelta si consiglia di caricare la prima fattura e poi provare a stamparla secondo i vari layout previsti.

Per stampare una fattura potete agire secondo varie modalità.

Dall'interno della fattura cliccate sul bottone

In tal caso viene aperta la fattura in formato PDF e da li sarà possibile eseguire la stampa .

Dall'elenco delle fatture posizionatevi sulla fattura di interesse, selezionate il bottone  e dal menù che viene esposto selezionate Visualizza; viene aperta la fattura in formato PDF e da li potrete eseguire la stampa.

Di seguito sono riportate le impostazioni per la corretta gestione delle fatture relative alla cessione di beni usati.

Emissione fattura in FattureWeb

Contabilizzazione automatica fattura in PROFIS

La contabilizzazione delle fatture è effettuata dalla funzione di Contabilizzazione automatica.

In fase di caricamento registrazione occorre integrare i dati indicando in particolare:

·         il Tipo registrazione relativo ai beni usati (se non proposto)

·         il codice IVA con uso particolare beni usati (se non proposto da modello)

·         il prezzo unitario.

In fase di salvataggio nella videata "Differenze tra registrazione contabile e fattura elettronica - Totale imponibile" cliccate <Prosegui>.

Per maggiori dettagli sulla gestione del regime dei beni usati in PROFIS consultate la sezione Regime Beni Usati del Manuale Applicativo Servizi Contabili.

Gli omaggi possono essere:

·         beni prodotti o commercializzati dall'impresa e  assoggettati ad IVA, indipendentemente dal costo o dal valore

·         beni la cui produzione o il cui commercio non rientra nell'attività di impresa; la cessione di tali beni è fuori campo IVA, indipendentemente dal loro costo unitario.

Gli obblighi contabili sono alternativamente:

·         emissione di fattura al cliente

·         emissione di un'autofattura per singolo omaggio o globale per le cessioni effettuate nel mese; in questo caso la merce sottoposta a cessione gratuita deve essere accompagnata da un DDT.

·         annotazione su un registro omaggi dell'ammontare giornaliero delle cessioni gratuite distinte per aliquota; ai fini della liquidazione, occorre annotare sul registro IVA gli importi complessivi del periodo.

La fattura può essere emessa con rivalsa o senza rivalsa IVA

Omaggi con rivalsa IVA

Fattura cliente

Omaggi senza rivalsa IVA

Fattura Cliente

Autofattura

Per emettere l'autofattura procedete come di seguito esposto:

Di seguito è riportata la corretta gestione delle fatture senza IVA perché con Dichiarazione di intento.

Emissione fattura con FattureWeb

I riferimenti alla dichiarazione d'intento vanno indicati compilando gli "Altri dati" di riga.

Sulla riga richiamare gli "Altri dati" e compilare nel seguente modo:

·         Tipo: INTENTO.

·         Testo: indicare il protocollo di ricezione della dichiarazione d'intento e il suo progressivo separato dal segno "-" oppure dal segno "/".

·         Data: indicare la data della ricevuta telematica rilasciata dall'Agenzia delle entrate e contenente il protocollo della dichiarazione d'intento.

Potete inserire i riferimenti della dichiarazione di intento solo sulla prima riga della fattura interessata dalla dichiarazione, oppure ripeterli su ogni riga, mediante il pulsante "Riporta dati da riga precedente":

L'emissione della fattura per cessioni di beni e prestazioni di servizi contestualmente alla consegna del bene o al pagamento del servizio, rende facoltativa l'emissione ed il rilascio dello scontrino fiscale. La prassi più diffusa è quindi quella di non emettere lo scontrino.

Se per motivi organizzativi dovete emettere sia scontrino che fattura, prima di procedere con la registrazione della fattura in FattureWeb verificate con lo Studio il tipo documento da utilizzare:

·         TD01 - Fattura: con la contabilizzazione massiva il documento viene registrato con il tipo registrazione "201 - Fattura clienti".

·         TD01 - Fattura su corrispettivi: con la contabilizzazione massiva il documento viene registrato con il tipo registrazione "230 - Fattura clienti già su corrispettivi (operazioni tassate in Italia)".

Di seguito sono riportate le impostazioni per la corretta gestione delle fatture relative agli autotrasportatori.

Emissione fattura in FattureWeb

Contabilizzazione in PROFIS

La contabilizzazione delle fatture può essere effettuata dalla funzione di Contabilizzazione massiva.

Le fatture che in FattureWeb sono state caricate con il tipo documento "Fattura autotrasportatore" vengono associate al tipo registrazione 215 - Fattura autotrasportatori annotazione/esigibilità differita e la competenza IVA viene riferita al trimestre solare successivo a quello della data registrazione.

Per maggiori dettagli sulla gestione del regime autotrasportatori in PROFIS consultate la sezione Autotrasportatori del Manuale Applicativo.

A decorrere dal 1° luglio 2022 per i contribuenti forfait le fatture saranno emesse e accettate solo più in formato elettronico, ad eccezione dei casi in cui l'operatore è esonerato dall'obbligo della FE.

Di seguito sono riportate le impostazioni per la corretta gestione delle fatture.

Emissione fattura in FattureWeb

Di seguito sono riportate le impostazioni per la corretta gestione delle fatture.

Contabilizzazione massiva fattura in PROFIS

Potete effettuare la contabilizzazione delle fatture con la funzione di Contabilizzazione massiva o con la funzione di Contabilizzazione fatture elettroniche.

Di seguito sono riportate le impostazioni per la corretta gestione delle fatture relative alle cessioni in regime IVA Agenzia viaggio.

Emissione fattura in FattureWeb

Contabilizzazione massiva fattura in PROFIS

La contabilizzazione delle fatture è effettuata dalla funzione di Contabilizzazione massiva.

Per la corretta contabilizzazione in PROFIS il registro creato in FattureWeb deve essere associato al corrispondente registro IVA PROFIS su cui è memorizzato e attivata l'opzione "Agenzia di viaggio - Registro 74 ter".

Per maggiori dettagli sulla gestione agenzie di viaggio in PROFIS consultate la sezione Agenzie di Viaggio del Manuale Applicativo Servizi Contabili.

Di seguito sono riportate le impostazioni per la corretta gestione delle fatture relative alla cessione di beni agricoli.

Emissione fattura in FattureWeb

Contabilizzazione massiva fattura in PROFIS

La contabilizzazione delle fatture è effettuata dalla funzione di Contabilizzazione massiva.

Per maggiori dettagli sulla gestione in PROFIS consultate la sezione Regime speciale - Agricoltura, allevamento e pesca del Manuale Applicativo Servizi Contabili.

Di seguito sono riportate le impostazioni per la corretta gestione delle fatture relative alla gestione dei regimi speciali.

Emissione fattura in FattureWeb

Contabilizzazione automatica fattura in PROFIS

La contabilizzazione delle fatture deve essere effettuata dalla funzione di Contabilizzazione automatica.

In fase di caricamento registrazione occorre integrare i dati impostando i consueti Tipi registrazione per le fatture di vendita e indicando sulla riga del conto il codice della categoria del regime speciale in base alla % forfait da applicare.

Per maggiori dettagli sulla gestione in PROFIS consultate la sezione Regimi speciali con metodo IVA Forfettario del Manuale Applicativo Servizi Contabili.

Di seguito sono riportate le impostazioni per la corretta gestione delle fatture relative prestazioni sanitarie.

Emissione fattura in FattureWeb

Contabilizzazione massiva fattura in PROFIS

La contabilizzazione delle fatture è effettuata dalla funzione di Contabilizzazione massiva.

Occorre tenere presente che in fase di contabilizzazione la procedura esegue dei controlli di coerenza tra il "soggetto interessato" indicato in gestione Ditte di PROFIS e la tipologia di spesa.

Esempio - Rilevanza per la tipologia spesa "SP":

Il provvedimento dell'Agenzia delle Entrate 660057/2019 del 31/07/2019 ha stabilito che:

"I soggetti aventi diritto alle detrazioni spettanti per gli interventi di riqualificazione energetica e di riduzione del rischio sismico, di cui rispettivamente agli articoli 14 e 16 del decreto-legge 4 giugno 2013, n. 63, possono optare, in luogo dell'utilizzo diretto delle stesse, per un contributo di pari ammontare, sotto forma di sconto sul corrispettivo dovuto, anticipato dal fornitore che ha effettuato gli interventi stessi."

Il provvedimento ha quindi stabilito che lo sconto finanziario:

·         deve essere calcolato sul totale del documento

·         non riduce l'imponibile IVA

·         deve essere espressamente indicato nella fattura emessa a fronte degli interventi effettuati quale sconto praticato ex art. 14 comma 3.1 del DL 63/2013.

Inoltre ha stabilito che il beneficiario della detrazione non deve pagare il fornitore per l'intero ammontare ma deve effettuare un pagamento parziale del corrispettivo; trattiene l'importo della detrazione.

Il fornitore per usufruire del credito d'imposta corrispondente allo sconto deve confermare l'esercizio dell'opzione da parte del committente, utilizzando le funzionalità rese disponibili nell'area riservata del sito dell'Agenzie delle Entrate o compilando apposito modello: pertanto, il credito di imposta non nasce necessariamente nel momento di emissione della fattura, ma sorge nel momento in cui se ne ha la disponibilità sul sito dell'Agenzia delle Entrate.

Per la documentazione completa fate riferimento al Provvedimento dell'Agenzia delle Entrate 660057/2019 del 31/07/2019.

Sconto finanziario sulla fattura elettronica

Come da indicazioni di Assosoftware, lo sconto finanziario deve essere riportato nel blocco 2.1.1.8 <ScontoMaggiorazione> della fattura elettronica.

Si riporta quanto pubblicato sul sito (http://www.assosoftware.it/faq).

Nel paragrafo che segue viene descritto come gestire su FattureWeb una fattura con sconto finanziario.

Sconto finanziario in FattureWeb

Registrare il documento

Per emettere un documento con lo sconto finanziario procedete come da flusso di seguito riportato:

Riporto su file XML

I dati relativi allo sconto finanziario vengono riportati nella sezione "ScontoMaggiorazione" (sezione 2.1.1.8) del blocco "Dati generali":

 L'importo totale del documento risulta al netto o al lordo dello sconto, in base a quanto definito nei parametri documento.

Il riferimento normativo a cui si riferisce lo sconto viene riportato nella sezione Altri dati gestionali della riga della prestazione:

Nei dati relativi al pagamento l'importo è sempre al netto dello sconto:

Stampare la fattura

Sul formato pdf (std o personalizzato) l'importo dello sconto finanziario viene evidenziato nel piede del documento.

Contabilizzare la fattura

Potete contabilizzare il documento sia con la modalità massiva che con la modalità automatica.

Con la contabilizzazione il credito verso il cliente viene rilevato al lordo dello sconto finanziario.

Potete rilevare l'importo del credito dalla lista fatture prodotta con la funzione di esportazione presente nella pagina di elenco documenti.

Al termine della contabilizzazione procedete con la scrittura contabile di diminuzione del credito verso il cliente.

Dato che il credito d'imposta per il fornitore nasce nel momento in cui esso è disponibile sul sito dell'Agenzia delle Entrate (e non in fase dell'emissione della fattura), il conto da utilizzare come contropartita del credito verso il cliente è:

·         un conto transitorio se il credito di imposta non è ancora disponibile (conto che dovrà essere poi girocontato al conto credito d'imposta quanto verrà reso disponibile)

·         credito d'imposta se il credito risulta essere già disponibile (da standard il conto per rilevare il credito per eco-bonus/sisma-bonus risulta essere il 350517 - Credito di imposta eco-bonus/sisma-bonus).

Con il Decreto Legge 19 maggio 2020, n. 34, art. 176, è stato previsto, che:

«Per il periodo d'imposta 2020 è riconosciuto un credito in favore dei nuclei familiari con ISEE in corso di validità, ordinario o corrente ai sensi dell'articolo 9 del decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 5 dicembre 2013 n. 159, non superiore a 40.000 euro, utilizzabile, dal 1° luglio al 31 dicembre 2020, per il pagamento di servizi offerti in ambito nazionale dalle imprese turistico ricettive, nonché dagli agriturismo e dai bed &breakfast in possesso dei titoli prescritti dalla normativa nazionale e regionale per l'esercizio dell'attività turistico ricettiva»

…

Il credito di cui al comma 1 e' fruibile esclusivamente nella misura dell'80 per cento, d'intesa con il fornitore presso il quale i servizi sono fruiti, sotto forma di sconto sul corrispettivo dovuto e per il 20 per cento in forma di detrazione di imposta in sede di dichiarazione dei redditi da parte dell'avente diritto.

….

Lo sconto di cui al comma 4 è rimborsato al fornitore dei servizi sotto forma di credito d'imposta da utilizzare esclusivamente in compensazione ai sensi dell'articolo 17 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241, con facoltà di successive cessioni a terzi, anche diversi dai propri fornitori di beni e servizi, nonché a istituti di credito o intermediari finanziari.

Sconto per bonus vacanze sulla fattura elettronica

Come da indicazioni di AssoSoftware, lo sconto per il bonus vacanze deve essere riportato nel blocco 2.1.1.8 <ScontoMaggiorazione> della fattura elettronica.

Si riporta quanto pubblicato sul sito (http://www.assosoftware.it/faq).

Nel paragrafo che segue viene descritto come gestire su FattureWeb una fattura con sconto finanziario.

Sconto per bonus vacanze in FattureWeb

Registrare il documento

Per emettere un documento con lo sconto per bonus vacanze procedete come da flusso di seguito riportato.

Riporto su file XML

I dati relativi allo sconto finanziario vengono riportati nella sezione "ScontoMaggiorazione" (sezione 2.1.1.8) del blocco "Dati generali":

 L'importo totale del documento risulta al netto o al lordo dello sconto, in base a quanto definito nei parametri documento.

Il riferimento normativo a cui si riferisce lo sconto viene riportato nella sezione Altri dati gestionali della riga della prestazione:

Nei dati relativi al pagamento l'importo è sempre al netto dello sconto:

Stampare la fattura

Sul formato pdf (standard o personalizzato) l'importo dello sconto finanziario viene evidenziato nel piede del documento:

Contabilizzare la fattura

Potete contabilizzare il documento sia con la modalità massiva che con la modalità automatica.

Con la contabilizzazione il credito verso il cliente viene rilevato al lordo dello sconto finanziario.

Potete rilevare l'importo del credito dalla lista fatture prodotta con la funzione di esportazione presente nella pagina di elenco documenti.

Al termine della contabilizzazione procedete con la scrittura contabile di diminuzione del credito verso il cliente.

Il conto da utilizzare come contropartita del credito verso il cliente è:

·         per la contabilità ordinaria (o semplificata art. 18) potrebbe essere il conto credito d'imposta (da standard il conto per rilevare il credito risulta essere il 350515 - Crediti d'imposta da leggi speciali) in quanto il diritto all'utilizzo del credito sorge dal giorno successivo a quello di conferma di applicazione dello sconto da parte dell'esercente

·         per la contabilità semplificata per cassa, valutate se utilizzare un conto transitorio, in quanto non è chiaro se tale credito sorge subito o solo nel momento in cui viene effettivamente compensato in F24.

Con il Decreto Legge 19 maggio 2020, n. 34, art. 121 è stato previsto, che:

1. I soggetti che sostengono, negli anni 2020 e 2021, spese per gli interventi elencati al punto 1.2 possono optare, in luogo dell'utilizzo diretto della detrazione spettante:

a)      per un contributo sotto forma di sconto sul corrispettivo dovuto, fino a un importo massimo pari al corrispettivo stesso, anticipato dai fornitori che hanno effettuato gli interventi, d'intesa con i fornitori stessi e da questi ultimi recuperato sotto forma di credito d'imposta, di importo pari alla detrazione spettante;

b)      per la cessione di un credito d'imposta di pari ammontare ad altri soggetti, ivi compresi gli istituti di credito e gli altri intermediari finanziari".

"1.2 Le disposizioni di cui al punto 1.1 si applicano, come previsto dall'articolo 121 del decreto-legge 19 maggio 2020, n. 34, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 luglio 2020, n. 77, ai seguenti interventi:

recupero del patrimonio edilizio di cui all'articolo 16-bis, comma 1, lettere a) e b), del testo unico delle imposte sui redditi, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917;

efficienza energetica di cui all'articolo 14 del decreto-legge 4 giugno 2013, n. 63, convertito, con modificazioni, dalla legge 3 agosto 2013, n. 90 e di cui ai commi 1 e 2 dell'articolo 119 del decreto-legge n. 34 del 2020;

adozione di misure antisismiche di cui all'articolo 16, commi da 1-bis a 1-septies del decreto-legge n. 63 del 2013 e di cui al comma 4 dell'articolo 119 del decreto-legge n. 34 del 2020;

recupero o restauro della facciata degli edifici esistenti, ivi inclusi quelli di sola pulitura o tinteggiatura esterna, di cui all'articolo 1, commi 219 e 220, della legge 27 dicembre 2019, n. 160;

installazione di impianti fotovoltaici di cui all'articolo 16-bis, comma 1, lettera h) del testo unico delle imposte sui redditi di cui al decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917, ivi compresi gli interventi di cui ai commi 5 e 6 dell'articolo 119 del decreto-legge n. 34 del 2020;

installazione di colonnine per la ricarica dei veicoli elettrici di cui all'articolo 16-ter del decreto-legge n. 63 del 2013 e di cui al comma 8 dell'articolo 119 del decreto-legge n. 34 del 2020".

"3.1. Il contributo sotto forma di sconto, di cui al punto 1.1, lettera a), è pari alla detrazione spettante determinata ai sensi del punto 3.3 e non può in ogni caso essere superiore al corrispettivo dovuto. A fronte dello sconto praticato, al fornitore è riconosciuto un credito d'imposta pari alla detrazione spettante. L'importo dello sconto praticato non riduce l'imponibile ai fini dell'imposta sul valore aggiunto ed è espressamente indicato nella fattura emessa a fronte degli interventi effettuati, quale sconto praticato in applicazione delle previsioni dell'articolo 121 del decreto-legge n. 34 del 2020".

Sconto per bonus per il recupero del patrimonio edilizio e per l'efficienza energetica sulla fattura elettronica

Come da indicazioni di AssoSoftware, lo sconto per il recupero del patrimonio edilizio deve essere riportato nel blocco 2.1.1.8 <ScontoMaggiorazione> della fattura elettronica.

Si riporta quanto pubblicato sul sito (http://www.assosoftware.it/faq).

Nel paragrafo che segue viene descritto come gestire su FattureWeb una fattura con sconto finanziario.

Sconto per bonus per il recupero del patrimonio edilizio e per l'efficienza energetica in FattureWeb

Registrare il documento

Per emettere un documento con lo sconto per bonus per il recupero del patrimonio edilizio procedete come da flusso di seguito riportato.

Riporto su file XML

I dati relativi allo sconto finanziario vengono riportati nella sezione "Sconto Maggiorazione" (sezione 2.1.1.8) del blocco "Dati generali":

 L'importo totale del documento risulta al netto o al lordo dello sconto, in base a quanto definito nei parametri documento.

Il riferimento normativo a cui si riferisce lo sconto viene riportato nella sezione Altri dati gestionali della riga della prestazione:

Nei dati relativi al pagamento l'importo è sempre al netto dello sconto:

Stampare la fattura

Sul formato pdf (standard o personalizzato) l'importo dello sconto finanziario viene evidenziato nel piede del documento:

Contabilizzare la fattura

Potete contabilizzare il documento sia con la modalità massiva che con la modalità automatica.

Con la contabilizzazione il credito verso il cliente viene rilevato al lordo dello sconto finanziario.

Potete rilevare l'importo del credito dalla lista fatture prodotta con la funzione di esportazione presente nella pagina di elenco documenti.

Per la compilazione delle fatture da emettere a clienti che effettuano il pagamento tramite il bonus psicologo, anche se la distinzione del bonus rileva solo ai fini delle modalità di incasso e non ai fini fiscali, per ottenere la corretta comunicazione degli importi nell'ambito della trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria, dove sono trasmessi separatamente, l'importo della quota coperta dal bonus deve essere separato rispetto all'importo a carico del cliente.

La soluzione per FattureWeb prevede:

·         la rilevazione dell'importo della prestazione sanitaria al netto dell'importo del bonus

·         la rilevazione dell'importo del bonus su una riga specifica, che prevede come tipologia spesa "AA - Altre spese"

·         l'indicazione del CODICE UNIVOCO rilasciato dall'NPS

·         l'indicazione "Prestazione pagata attraverso erogazione del Bonus Psicologo ex art.1-quater, c.3 DL 228/2021 e successive modifiche".

Registrare il documento

Per emettere  correttamente un documento con la gestione del bonus psicologo procedete come da flusso di seguito riportato.

Contabilizzare il documento

La contabilizzazione delle fatture è effettuata dalla funzione di Contabilizzazione massiva.

Registrare l'incasso

Per registrare correttamente l'incasso occorre distinguere:

·         importo a carico del cliente, che potete registrare come un "incasso parziale" indicando la CASSA/BANCA che usate abitualmente

·         importo incassato tramite bonus, che dovete registrare indicando una CASSA/BANCA specifica, che consentirà allo Studio di rilevare correttamente il bonus.

Per maggiori dettagli sulla modalità di incasso contattate lo Studio.

Per la compilazione delle fatture da emettere a clienti che effettuano il pagamento tramite il bonus vista, anche se la distinzione del bonus rileva solo ai fini delle modalità di incasso e non ai fini fiscali, per ottenere la corretta comunicazione degli importi nell'ambito della trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria, dove sono trasmessi separatamente. A tal fine la soluzione proposta prevede di creare la fattura separando l'importo della quota coperta dal bonus rispetto all'importo a carico del cliente.

La soluzione per FattureWeb prevede:

·         la rilevazione dell'importo della prestazione sanitaria al netto dell'importo del bonus

·         la rilevazione dell'importo del bonus su una riga specifica, che prevede come tipologia spesa "AA - Altre spese"

·         l'indicazione "Dispositivo medico pagato attraverso erogazione del Bonus Vista art. 1, comma 438, Legge 178/2020.".

Registrare il documento

Per emettere  correttamente un documento con la gestione del bonus vista procedete come da flusso di seguito riportato.

Contabilizzare il documento

La contabilizzazione delle fatture è effettuata dalla funzione di Contabilizzazione massiva.

Registrare l'incasso

Per registrare correttamente l'incasso occorre distinguere:

·         importo a carico del cliente, che potete registrare come un "incasso parziale" indicando la CASSA/BANCA che usate abitualmente

·         importo incassato tramite bonus, che dovete registrare indicando una CASSA/BANCA specifica, che consentirà allo Studio di rilevare correttamente il bonus.

Per maggiori dettagli sulla modalità di incasso contattate lo Studio.

L'Agenzia delle Entrate ha ribadito con la FAQ n. 64 del 19/07/2019 che la fattura elettronica emessa da soggetti residenti o stabiliti in Italia deve obbligatoriamente essere emessa in valuta Euro.

L'Agenzia aggiunge che, se si volesse inserire nell'XML, per fini gestionali, l'indicazione della valuta estera, si potrebbero usare alternativamente:

·         i campi opzionali del blocco 2.2.1.3 <CodiceArticolo>

·         i campi opzionali della sezione 2.2.1.16 <AltriDatiGestionali>.

Utilizzo dei campi opzionali del blocco  <CodiceArticolo>

I campi opzionali del blocco CodiceArticolo sono:

·         nel campo <CodiceTipo>  indicate la divisa secondo lo standard ISO 4217 alpha-3:201

·         nel campo <CodiceValore>  indicate l’importo nella divisa indicata

Sul file XML viene riportato quanto segue:

Utilizzo dei campi opzionali del blocco  <AltriDatiGestionali>

I campi opzionali del blocco AltriDatiGestionali  da valorizzare sono i seguenti:

Per ogni riga di dettaglio inserite due righe nel blocco Altri dati gestionali:

·         nella prima riga indicate il prezzo unitario:

o   nel campo  <TipoDato> indicate XXX_un, dove XXX corrisponde alla divisa secondo lo standard ISO 4217 alpha-3:201 (es.: USD_un)

o   nel campo <RiferimentoTesto> indicate Prezzo unitario in valuta

o   nel campo <RiferimentoNumero> indicate l'importo in valuta XXXX.XXXXXXX

·         nella seconda riga indicate l'importo totale di riga:

o   nel campo  <TipoDato> indicate  "XXX_tot", dove XXX corrisponde alla divisa secondo lo standard ISO 4217 alpha-3:201   (es: USD_tot)

o   nel campo <RiferimentoTesto> indicate Importo totale in valuta

o   nel campo <RiferimentoNumero> indicate l'importo in valuta XXXX.XXXXXXX

Sul file XML viene riportato quanto segue:

Causale documento

Nel campo causale documento potete indicare il totale documento in valuta ed il tasso di cambio:

Riferimenti Normativi

L'Irlanda del Nord, in base all'accordo di recesso:

·         per le operazioni relative ai beni: resta soggetta alla normativa UE (normali acquisti/vendite intracomunitarie soggette a tutti gli adempimenti UE)

·         per le prestazioni di servizi: è considerata Paese terzo (servizi fuori UE)

Pertanto la Commissione UE ha stabilito che i soggetti residenti nell'Irlanda del Nord, per le sole operazioni comunitarie di beni, utilizzeranno un numero di partita IVA che inizia con "XI", in luogo di "GB".

Aggiornamento tabella stati

Con l'aggiornamento del 15/03/2021 è stato inserito nella tabella "Stati" il nuovo stato fittizio "Irlanda del Nord" con il codice ISO comunitario XI.

Questo stato deve essere indicato nel campo "Nazione" dei Clienti, nei confronti dei quali devono essere emessi documenti di vendita relativi a beni.

Come gestire i soggetti appartenenti all'Irlanda del Nord su FattureWeb

Per poter gestire:

·         le fatture di beni con la territorialità UE e l'identificativo fiscale con l'ISO XI

·         le fatture di servizi con territorialità FUORI UE e l'identificativo fiscale con l'ISO GB

è necessario operare sulle anagrafiche dei clienti come di seguito illustrato.

Cliente nei confronti del quale si effettuano solo operazioni relative a beni

In questa casistica compilate i dati anagrafici indicando in particolare:

·         partita IVA estera

·         nazione: Irlanda del Nord

Sul documento indicate territorialità : UE

Cliente nei confronti del quale si effettuano solo operazioni relative a servizi

In questa casistica compilate i dati anagrafici indicando in particolare:

·         partita IVA estera

·         nazione: Regno Unito

Sul documento indicate territorialità : Fuori UE

Cliente nei confronti del quale si effettuano sia operazioni relative a beni che servizi

In questa casistica dovete creare due anagrafiche da utilizzare in base al tipo di operazione che si andrà ad effettuare (cessione di beni o prestazioni di servizi):

Anagrafica da utilizzare per le operazioni relative a beni.

Compilate i dati anagrafici indicando:

·         partita IVA estera

·         nazione: Irlanda del Nord

Sul documento indicate territorialità : UE

Anagrafica da utilizzare per le operazioni relative a servizi

Compilate i dati anagrafici indicando:

·         partita IVA estera

·         nazione: Regno Unito

Sul documento indicate territorialità : Fuori UE

Anagrafiche già presenti in FattureWeb

Nel caso in cui l'anagrafica di un soggetto appartenete all'Irlanda del nord sia già presente dovrete, in base al tipo di operazioni da effettuare, indicare la nazione corretta:

·         Irlanda del Nord: per le cessioni di beni

·         Regno Unito: per le prestazioni di servizi.

Contabilizzazione dei documenti

I documenti emessi nei confronti di clienti verso i quali si effettuano solo prestazioni di servizi possono essere contabilizzati con la modalità massiva.

I documenti emessi nei confronti di clienti verso i quali si effettuano solo cessioni di beni o cessioni di beni e prestazioni di servizi devono essere contabilizzati con la modalità automatica e occorre seguire le indicazioni fornite da PROFIS relative al caricamento delle anagrafiche.

Il 1° luglio 2021 è entrato in vigore il nuovo regime IVA UE previsto per le vendite a distanza a consumatore finale.

Secondo le nuove disposizioni, l'attuale regime MOSS (Mini One Stop Shop) confluirà nel nuovo regime OSS (One Stop Shop) il quale riguarderà, oltre alle prestazioni di servizi di telecomunicazione, tele-radiodiffusione e servizi elettronici resi a consumatori finale già previste dall'attuale regime MOSS, anche:

·         le vendite a distanza di beni

·         tutte le prestazioni di servizi

verso consumatori finali UE.

L'adesione al regime OSS è necessaria se si supera la soglia di 10.000 euro di vendite annue (su tutti i paesi UE) per evitare di identificarsi nel Paese di destinazione per effettuare il versamento dell'IVA.

Cosa deve fare l'azienda

Per registrare in azienda un documento aderente al nuovo regime OSS procedete come di seguito illustrato.

Cosa deve fare lo studio

In studio procedete come di seguito descritto:

 Le indicazioni nel seguito riportate sono valide nel caso di FattureWeb collegato alla procedura contabile PROFIS.

FattureWeb prevede che le fatture elettroniche possono essere contabilizzate solo se risulta avviato il processo di firma o invio e quindi si trovano nello stato "Inviata - in attesa di risposta" o uno degli altri stati previsti, inoltre una fattura (cartacea o elettronica) per essere contabilizzata deve essere  portata allo stato di "confermata". L'indicazione della conferma consente all'operatore Azienda di dichiarare che la fattura, per quanto di sua competenza, è completa e quindi può essere presa in carico dal consulente che si occupa della contabilità.

L'operatore dell'Azienda può confermare la fattura  se dispone del permesso "Conferma fatture/chiusura periodo". Le fatture confermate sono qualificate dall'icona .

Tramite il filtro sulla colonna "Contab" potete  ottenere l'elenco delle sole fatture confermate o delle fatture da confermare (selezionando l'opzione "--" non viene eseguito alcun filtro). Le fatture da confermare presentano il relativo campo vuoto.

L'operazione di conferma può avvenire secondo queste modalità:

Per singola fattura

Cliccate sull'icona  posta sulla estrema destra della riga della fattura e sul menu che compare selezionate "Conferma fattura".

Su tutte le fatture di un mese

Cliccate sul bottone  si presenta la finestra:

che informa qual è l'ultimo periodo chiuso mediante conferma delle fatture.

Per confermare le fatture del mese successivo premete il bottone

Con il tasto  potrete indicare un periodo da chiudere diverso da quello proposto.

A fronte di questa operazione viene inviata una e-mail all'indirizzo definito in Impostazioni Azienda:

Implicazioni della conferma tramite "chiusura" del mese

La conferma operata in modo massivo mediante la chiusura del mese oltre a portare la fattura allo stato "confermata" blocca la possibilità di caricare altre fatture nel mese oggetto di chiusura.

 Le indicazioni nel seguito riportate sono valide solo per FattureWeb collegato con commercialista PROFIS.

Le azioni di conferma delle fatture o di chiusura del periodo possono essere revocate.

Revoca conferma singolo fattura

Agite sul bottone contestuale attivo sull'elenco fatture e premete "Revoca Conferma":

Riapertura Periodo

Se intendete non solo portare le fatture in stato "Da confermare" ma soprattutto rendere possibile caricare nuove fatture sul periodo dovete operare come segue.

Cliccate sul bottone  si presenta la finestra:

che informa qual è l'ultimo periodo chiuso mediante conferma delle fatture.

Per riaprire il periodo premete il bottone

L'azione di Revoca conferma o riapertura del periodo è attiva se l'operatore dispone dei permessi per "Conferma fatture o periodo".

Il bottone  consente di riportare allo stato "confermato" le fatture

comprese su periodi chiusi che risultino in stato "da confermare" a seguito dell'azione "Revoca conferma fatture".

 Le indicazioni nel seguito riportate sono valide solo per FattureWeb collegato con commercialista PROFIS.

Sbloccare le fatture contabilizzate significa renderle nuovamente modificabili.

L'azione può essere eseguita secondo modalità.

Sblocco per singola fattura

Agite sul bottone contestuale attivo sull'elenco fatture e premete <Sblocca contabilizzazione>.

Sblocco delle fatture di un periodo

Agite sull'elenco fatture e premete il bottone .

Viene aperta una finestra in cui definire l'intervallo di date le cui fatture devo essere sbloccate.

Implicazioni

Conferma fatture

Lo sblocco delle fatture comporta che le fatture tornano ad essere nello stato "Da confermare".

Possono essere modificate liberamente.

Devono essere sottoposte ad un nuovo processo di conferma per poter essere contabilizzate.

Ricontabilizzare le fatture

Le fatture sbloccate devono essere ricontabilizzate.

A tale fine si applica quanto detto nella scheda "Modificare una fattura già contabilizzata", in particolare nel paragrafo "Ricontabilizzare una fattura".

 Le indicazioni nel seguito riportate sono valide solo per FattureWeb collegato con commercialista PROFIS.

La validazione della fattura è l'operazione mediante la quale il commercialista o un contabile di sua fiducia controlla i conti imputati ed i codici IVA imputati sulle fatture in modo da prepararle per una corretta contabilizzazione.

L'operazione non è indispensabile, ma può essere un utile passaggio per organizzare le attività e distinguere le fatture già controllate da quelle che devono ancora esserlo.

Il filtro presente sulla finestra dell'elenco documento consente di selezionare le fatture confermate, cioè da validare, oppure quelle validate.

Per validare il documento cliccate sull'icona  posta sull'elenco fatture sul menù che compare selezionate "Valida Fattura".

I documenti validati sono qualificati dall'icona  nella colonna "Contab.".

Revocare la validazione

Potete revocare una validazione agendo sul menu contestuale e selezionando "Revoca Validazione":

 Le indicazioni nel seguito riportate sono valide solo per FattureWeb collegato con commercialista PROFIS.

I vari stati vengono assegnati eseguendo sulle fatture specifiche azioni.

Le azioni possibili sulle fatture dipendono dallo stato in cui essa si trova e dai permessi associati all'operatore.

La tabella che segue elenca i vari stati e per ognuno specifica:

·         quali azioni sono ammesse

·         quale stato assume la fattura a seguito di tale azione

·         quale abilitazione deve avere l'utente per eseguire tale operazione

·         l'implicazione operativa dell'azione.

Come è possibile vedere alcune azioni sono possibili solo se la fattura assume specifici stati.

 L'utente Amministratore ha a disposizione tutti i permessi.

(1) Le fatture elettroniche possono essere contabilizzate solo se risulta avviato il processo di firma o invio e quindi si trovano nello stato "In spedizione" o uno degli altri stati previsti.

Per registrare l'incasso di un documento di vendita accedere alla sezione "SCADENZE":

La pagina consente di visionare tutte le scadenze collegate alle fatture emesse.

All'accesso sono esposte le sole scadenze da incassare, ma è possibile impostare filtri che consentono di esporre anche quelle già incassate.

I filtri presenti nell'area selezionata consentono di definire quali scadenze esporre nell'elenco.

Per ogni incasso sono proposte la Cassa/Banca ed il Tipo pagamento indicati sul documento, ma quando registrate l'incasso potete modificare queste impostazione selezionando un nuovo valore dall'elenco.

Gli incassi possono essere gestiti secondo le seguenti modalità:

1.      incasso della singola scadenza per l'intero importo

2.      incasso della singola scadenza per un importo parziale.

1) Incasso della singola scadenza per l'intero importo

Per registrare l'incasso di una scadenza per l'intero importo selezionate la check presente nella colonna "Incass".

Se sulla colonna il filtro è impostato su "No", la scadenza una volta saldata viene esclusa dall'elenco.

Data registrazione incasso: in contabilità l'operazione assumerà come data registrazione quanto indicato nella colonna "incasso", dove viene proposta la data della scadenza, se necessario può essere variata.

2) Incasso della singola scadenza per un importo parziale

Per registrare un incasso per un importo parziale della scadenza selezionate il bottone  presente nella colonna "Incass.":

Nella finestra che viene emessa potrete inserire l'importo parziale di incasso:

Confermando la scadenza resterà aperta per l'importo residuo.

Se spuntate l'opzione "Abbuona" la scadenza sarà chiusa ed il residuo sarà imputato ad abbuono.

Interrogando le scadenze già incassate, l'importo dell'abbuono sarà definito in un'apposita colonna:

Incasso di più scadenze con un'unica operazione

Se l'incasso riguarda più scadenze è possibile operare secondo due modalità:

a)      rilevare l'incasso sistematico come descritto ai paragrafi precedenti

b)      utilizzare il bottone <Incassi Multipli>.

Selezionate le scadenze che concorrono al pagamento e premete il bottone .

Il sistema crea una "Distinta di pagamento", viene quindi aperta una finestra in cui definire la data ed il conto Cassa/banca cui riferire la Distinta.

Il servizio permette di inviare Solleciti di pagamento di documenti di vendita dalla sezione "SCADENZE":

La pagina consente di visionare tutte le scadenze collegate alle fatture emesse precedentemente:

L'Utente ha la possibilità di inviare tre differenti tipologie di solleciti - sollecito, secondo sollecito, sollecito grave - selezionando l'apposito campo.

L'applicazione, in automatico, genera una e-mail con un testo standard modificabile da parte dell'utente.

Il servizio "Incassi e pagamenti" di SPORTELLO.cloud vi permette di gestire le scadenze relative a partite di debito o di credito, in particolare fatture clienti e fornitori, direttamente su Sportello.

Con Sportello Incassi e pagamenti, attraverso lo Scadenziario clienti e fornitori è possibile sapere ogni giorno quali fatture sono in attesa di incasso e quali pagamenti sono da effettuare, tenendo sotto controllo i crediti, i ritardi e le inadempienze nei pagamenti.

Valutate in base alla vostra situazione se attivare la gestione dello scadenzario clienti:

·         non avete mai utilizzato le funzionalità di incassi presenti su FattureWeb?
Attivate Incassi e pagamenti per poter utilizzare tutte le funzionalità già disponibili e quelle che verranno rilasciate nei prossimi mesi

·         state già utilizzando le funzionalità relative agli incassi presenti su FattureWeb?
Consigliamo di continuare sull'attuale gestione se:

o   emettete anche fatture in formato analogico

o   inviate l'estratto conto ai clienti

o   inviate allo Studio il file da contabilizzare

Attivare il servizio

Il servizio deve essere attivato dallo Studio che per farlo, dovrà operare in gestione Organizzazione/Ditte abilitando l'applicazione Incassi e pagamenti e la specifica opzione "Gestione incassi".

L'attivazione sarà disponibile su FattureWeb con l'invio della ditta su SPORTELLO.cloud.

Se siete utenti FattureWeb Azienda (stand alone) potete attivare la gestione direttamente da SPORTELLO.cloud, abilitando l’applicazione "Incassi e pagamenti" e nella specifica sezione l'opzione "Gestione incassi".

Al salvataggio della ditta di Sportello sarà aggiornata anche la ditta di FattureWeb.

Per maggiori dettagli operativi si rimanda alla consultazione del Manuale applicativo

Limitazioni alla gestione incassi di FattureWeb

Se attivate la gestione dello scadenzario clienti su SPORTELLO.cloud, le funzionalità della gestione incassi presenti su FattureWeb saranno limitate:

·         non potete più registrare nuovi incassi

·         non potete modificare gli incassi già registrati, ma solo eliminarli. Gli incassi eliminati dovranno essere caricati manualmente su Sportello Incassi e Pagamenti

·         non potete più visualizzare il report relativo all'Analisi Clienti

·         potete continuare a visualizzare ed esportare le scadenze su file Excel

·         potete contabilizzare gli incassi già registrati

·         potete inviare i solleciti.

Prima di creare un DdT, dovete:

1.      impostare una serie di numerazione (ovvero il contatore con cui vengono numerati i documenti emessi)

2.      definire i dati di accompagnamento

3.      impostare i parametri fatture (opzionale, se volete aggiungere in automatico, durante la trasformazione del DdT in fattura, una riga di commento con i riferimenti del DdT).

Per le altre configurazioni di base relative all'azienda, fate riferimento alla sezione specifica di questo manuale.

1. Impostare la serie di numerazione

1.      Accedete al menu delle Impostazioni.

2.      Scegliete la voce Numerazione DdT.

3.      Utilizzate il bottone <Aggiungi serie di numerazione> e compilate i dati della maschera come necessario. Se avete numerazioni separate (es.: perché emettete DDT da due magazzini) dovete creare più serie di numerazione, in questo caso potete scegliere quale serie di numerazioni proporre come default in fase di creazione. Le serie di numerazione sono identificate da un codice numerico di 3 caratteri (NNN).

Gestire più serie di numerazione

Se avete previsto più serie di numerazione dei DdT, avete due possibilità per distinguere i documenti.

Esempio - Vediamolo sull'esempio della videata precedente:

·         per la serie 001 abbiamo deciso di utilizzare la serie per distinguere i DdT: per fare ciò il flag <Nascondi serie> non è attivo → la numerazione dei DdT sarà 1/001, 2/001…

·         per la serie 002 abbiamo deciso di inserire un'appendice per distinguere i diversi documenti: per fare ciò è stato attivato il flag <Nascondi serie> e abbiamo digitato l'Appendice → la numerazione dei DdT sarà 1 BBB, 2 BBB.

2. Definire i dati di accompagnamento

Nel menu delle impostazioni sono presenti le tabelle già precompilate con i seguenti dati di accompagnamento:

·         Codici Porto

·         Codici Causale trasporto

·         Codici Aspetto beni

·         Codici Modalità di trasporto.

Questi codici sono necessari per compilare i dati di accompagnamento sul DdT.

Potete scegliere di utilizzare i codici precompilati e potete definire il codice da proporre come default in fase di creazione di un nuovo DdT.

Non è possibile eliminare un codice standard o cambiarne la descrizione.

Per creare un codice personalizzato utilizzate il bottone <Aggiungi>.

Le tabelle sono molto semplici, descriviamo a titolo di esempio la tabella delle Modalità di trasporto che è la più articolata:

·         sono sempre presenti le modalità di trasporto più utilizzate.

·         sui codici precompilati potete:

o   definire una modalità di trasporto da proporre come default in fase di creazione di un nuovo DdT

o   per la modalità Vettore e Altro, indicare i dati del Vettore da proporre come default sul DdT

·         non potete eliminare un codice standard o cambiare descrizione

·         potete creare un codice personalizzato utilizzando l'apposito bottone <Aggiungi modalità di trasporto>; in questo caso, il campo Vettore è sempre disponibile.

3. Impostare i parametri fatture

Nei Parametri fatture attivate l'opzione Riporta estremi DdT come riga di commento se desiderate che in fase di trasformazione del DdT in fattura venga automaticamente aggiunta una riga di commento con i riferimenti del DdT.

Per creare un DdT accedete alla funzione DdT presente nel menu dei Documenti.

Prima di creare il nostro primo documento, impariamo a conoscere la videata di elenco dei DdT: se non avete registrato alcun documento, la videata si presenta vuota; altrimenti, trovate l'elenco degli ultimi DdT che avete registrato.

Sono visibili le principali informazioni del documento:

·         i riferimenti data e numero

·         il cliente

·         il netto merce

·         lo stato di fatturazione (da fatturare, da non fatturare, fatturato)

·         nel caso di DdT fatturato, il riferimento della fattura.

Dalla griglia potete:

·         ricercare un particolare DdT utilizzando i filtri: potete ricercarlo per numero, data o cliente. Digitate gli elementi che vi interessano e fate clic su qualsiasi campo della griglia per applicare i filtri richiesti

·         ordinare i DdT in modo crescente  o decrescente , utilizzando le frecce  sulle intestazioni della griglia

·         creare un nuovo documento premendo il bottone Nuovo DdT

·         utilizzate il menu a panino per le altre operazioni disponibili per il documento:

Creare un nuovo DdT

Per creare un nuovo DdT cliccate sul bottone Nuovo DdT. La videata è composta da diverse sezioni: una testata con le informazioni di intestazione del documento, un corpo dove inserire le righe con i dettagli, e una sezione finale per definire i dati di pagamento.

La testata

Nell'intestazione dovete indicare:

·         Il cliente: nel campo digitate parte del nome e scegliete il cliente dall'elenco che vi viene presentato; se non è presente nessun cliente che corrisponde a quanto digitato, potete inserire direttamente l'anagrafica utilizzando la voce proposta

·         il numero e la data del documento: viene proposto il primo numero disponibile e la data del giorno; potete modificare come necessario; se gestite più serie di numerazione, viene proposta la serie di default, con possibilità di sceglierne un'altra

·         lo stato di fatturazione del DdT: viene proposto uno stato Da fatturare; potete impostarlo a Da non fatturare o anche Fatturato; ricordate che solo i DdT con stato Da fatturare potranno essere trasformati in fattura

·         l'indirizzo di consegna: viene proposto l'indirizzo del cliente, ma potete modificarlo; se dopo la modifica volete nuovamente riportare l'indirizzo del cliente, utilizzate il bottone <Riporta sede legale>.

Le righe del DdT

Potete inserire diverse tipologie di riga:

·         righe riferite a un articolo consegnato (con quantità e prezzo):

o   utilizzate il bottone <Inserisci Articolo>

o   scegliete l'articolo desiderato con la spunta e confermate

o   viene creata una riga con l'articolo scelto: completate la riga con la quantità consegnata e verificate/modificate gli altri dati proposti

·         righe senza indicazione di un articolo ma con quantità e/o importo

o   utilizzate il bottone <Inserisci riga>

o   compilate tutti i campi, in particolare Descrizione, quantità e prezzo

·         righe di solo commento

o   utilizzate il bottone <Inserisci riga>

o   compilate il campo Descrizione tralasciando quantità e prezzo

I dati di pagamento

Nella sezione vengono proposti i dati relativi al pagamento che avete memorizzato sull'anagrafica del cliente. Se desiderate, potete modificarli in modo che la fattura riporti poi questi dati.

I dati di accompagnamento

Premete sul bottone <Dati accompagnamento>: si presenta la seguente maschera in cui dovete definire i dati di accompagnamento.

I campi Porto, Causale trasporto, Aspetto beni, Modalità di trasporto e Vettore sono automaticamente compilati se avete scelto un dato di default nel menu delle Impostazioni. Altrimenti, scegliete le opzioni opportune.

Salvare il DdT

Quando avete concluso il caricamento, salvate il DdT con il bottone <Salva>. Alla successiva domanda rispondete:

·          <OK> se avete terminato di compilare il DdT e desiderate tornare all'elenco dei documenti

·         <Annulla> se desiderate rimanere sulla pagina del DdT per creare un nuovo documento.

Stampare il DdT

Potete stampare il DdT direttamente dalla pagina di caricamento utilizzando il bottone : viene visualizzato il PDF che potete stampare o salvare secondo le vostre abitudini.

Potete anche stampare il DdT dopo averlo salvato, utilizzando il menu a tendina presente sull'elenco dei documenti.

Visualizzare o modificare un DdT

Scegliete il DdT da visualizzare o modificare e utilizzate la voce  dal menu a tendina presente sull'elenco dei documenti.

Viene presentata la maschera del DdT già compilata: potete modificare il documento in ogni occasione, tranne quando il documento risulta già Fatturato, in questo caso potete solo visualizzarne i dettagli.

Trasformare in fattura uno o più DdT è un'operazione semplice.

Per trovare i DdT da fatturare utilizzate i filtri e gli ordinamenti.

Potete procedere in due modi, a seconda dell'operazione che volete fare:

1.      Trasformare in fattura un singolo DdT, scegliete la funzione Genera Fattura dal menu a panino:

2.      Trasformare in un'unica fattura diversi DdT:

·         selezionate i DdT dello stesso cliente da inserire nella stessa fattura

·         premete il bottone <Fattura DdT>