Per creare un documento commerciale selezionate la funzione presente nel menu dei Documenti

Prima di creare il primo documento, impariamo a conoscere la videata di elenco dei documenti commerciali: se non avete registrato alcun documento, la videata si presenta vuota, altrimenti, trovate l'elenco degli ultimi documenti che avete registrato.

Sono visibili le principali informazioni del documento:

·         i riferimenti data e numero

·         il tipo documento; vendita, reso o annullo

·         il totale del documento

·         l'eventuale importo non riscosso

·         lo stato del documento (bozza o inviato ad AdE).

Dalla griglia potete:

·         Ricercare un particolare documento utilizzando i filtri: potete ricercarlo per numero, data o cliente se presente. Digitate gli elementi che vi interessano e fate clic su qualsiasi campo della griglia per applicare i filtri richiesti

·         Ordinare i documenti in modo crescente  o decrescente , utilizzando le frecce  sulle intestazioni della griglia

·         Creare un nuovo documento premendo il bottone <Nuovo documento commerciale di vendita/prestazione

·         Utilizzate il menu a panino per le altre operazioni disponibili per il documento. Le opzioni disponibili saranno differenti a seconda dello stato e del tipo documento sul quale si è posizionati:

Creare un nuovo documento

Per creare un nuovo documento cliccate sul bottone <Aggiungi documento commerciale di vendita/prestazione>.

La videata è composta da diverse sezioni: una testata con le informazioni di intestazione del documento, un corpo dove inserire le righe con i dettagli, e una sezione finale per definire il dettaglio del pagamento.

La testata

Nella testata dovete indicare:

·         data e numero documento: viene proposto il primo numero disponibile e la data del giorno; potete modificare come necessario; se gestite più serie di numerazione, viene proposta la serie di default, con possibilità di sceglierne un'altra;

·         cliente: se avete scelto nei parametri documento di utilizzare un cliente generico verrà proposto il cliente definito come tale o nulla se non lo avete indicato. In entrambi i casi potete indicare una ragione sociale ed un codice fiscale; se non avete scelto di utilizzare un cliente generico, nel campo digitate parte del nome e scegliete il cliente dall'elenco che vi viene presentato; se non è presente nessun cliente che corrisponde a quanto digitato, potete inserire direttamente l'anagrafica utilizzando la voce proposta:

Le righe del documento commerciale

La griglia di caricamento delle righe del documento commerciale presenterà colonne diverse a seconda del tipo di esposizione dei prezzi che avete selezionato nei parametri del documento:

Prezzi al lordo

Prezzi al netto

Indipendentemente dal tipo di esposizione, le righe possono essere di tipo differente:

·         righe riferite a un articolo con quantità e prezzo:

o   utilizzate il bottone <Inserisci Articolo>

o   scegliete l'articolo desiderato con la spunta e confermate

o   viene creata una riga con l'articolo scelto: completate la riga con la quantità e verificate/modificate gli altri dati proposti;

·         righe senza indicazione di un articolo ma con quantità e/o importo:

o   utilizzate il bottone <Inserisci riga>

o   compilate tutti i campi, in particolare Descrizione, quantità e prezzo

·         righe di solo commento:

o   utilizzate il bottone <Inserisci riga>

o   compilate il campo Descrizione tralasciando quantità e prezzo.

È inoltre possibile per ogni riga:

·         indicare una % o un importo di sconto

·         definire se la riga è riferita ad omaggio, in questo caso sarà considerata ai fini del calcolo imponibile e imposta, ma non rientra nel calcolo del totale documento.

Il dettaglio del pagamento

Nel dettaglio del pagamento dovete indicare le modalità con le quali questo è avvenuto e/o la parte di corrispettivo non riscosso.

Nel dettaglio del TOTALE PAGAMENTI dovete indicare gli importi relativi al corrispettivo RISCOSSO suddiviso per tipologia pagamento.

Nel dettaglio del CORRISPETTIVO NON RISCOSSO dovete indicare gli importi relativi al corrispettivo NON RISCOSSO suddiviso per tipologia di non riscossione:

·         Emissione fattura: spuntate l'opzione nel caso in cui il documento si riferisca ad una  prestazione di servizi continuativi con emissione di fattura a fine periodo - nel caso a fronte del documento fosse tata emessa una fattura per l'intero importo il campo contiene la seguente info:

·         Prestazioni di servizi : da impostare, riportando la quota parte di corrispettivo non riscosso, nel caso di prestazione di servizi non saldati per intero a fine prestazione;

·         Credito per cessione di bene consegnato : da impostare, riportando la quota parte di corrispettivo non riscosso, nel caso di bene consegnato a fronte di versamento di un importo parziale a titolo di acconto.

Potete infine indicare un importo di Sconto a pagare che concorre a determinare il totale dei pagamenti sia nel caso importo riscosso che non riscosso.

Il simbolo  presente su alcuni dettagli vi consente di compilare  in automatico il campo riportando  l'importo residuo ancora da incassare

Salvare il documento commerciale

Quando avete concluso il caricamento, potete salvare il documento in due modi:

·         Con il tasto Salva il documento viene salvato in bozza e potrà essere successivamente richiamato in variazione per eventuali modifiche o per l'invio ad AdE

·         Con il tasto Salva e invia a AdE  il documento viene salvato ed inviato ad AdE. Al termine del processo il documento commerciale sarà visibile anche sul portale Fatture e Corrispettivi.

 Non è possibile inviare ad AdE un documento con data diversa dalla data del giorno.

Stampare o inviare via mail il documento commerciale

Potete stampare il documento dopo averlo salvato, utilizzando il menu a tendina presente sull'elenco dei documenti.

La Stampa AdE vi consente di stampare il documento con lo stesso formato previsto dal portale Fatture e Corrispettivi ed è disponibile solo se il documento risulta inviato.

Selezionando la voce Stampa o Stampa copia regalo potrete stampare il documento con il formato scelto nei parametri del documento commerciale.

In entrambi i casi sul documento commerciale viene riportato il numero documento assegnato al documento dall'AdE.

Potete infine inviare il documento commerciale tramite mail.

 L'invio del documento tramite emali avviene con il formato standard Sistemi.

Visualizzare o modificare un documento commerciale

Scegliete il documento da visualizzare o modificare e utilizzando la voce  dal menu a tendina presente sull'elenco dei documenti.

Viene presentata la maschera del documento già compilata: potete modificare il documento in ogni occasione, tranne quando il documento risulta già inviato ad AdE, in questo caso potete solo visualizzarne i dettagli e nel menu a tendina avrete a disposizione solo la voce