Per creare una fattura proforma o un avviso di parcella accedete alla funzione presente nel menu dei Documenti:

Prima di creare il nostro primo documento, impariamo a conoscere la videata di elenco delle fatture proforma e avvisi di parcella: se non avete registrato alcun documento, la videata si presenta vuota; altrimenti, trovate l'elenco degli ultimi documenti che avete registrato.

Sono visibili le principali informazioni del documento:

·         i riferimenti data e numero

·         il cliente

·         imponibile, importo IVA, eventuali importi di contributo e ritenute ed il totale del documento

·         lo stato di fatturazione (da fatturare, da non fatturare, fatturato)

·         nel caso di documento fatturato, il riferimento della fattura.

Dalla griglia potete:

·         ricercare una particolare fatture proforma o avviso di parcella utilizzando i filtri: potete ricercarlo per numero, data o cliente. Digitate gli elementi che vi interessano e fate clic su qualsiasi campo della griglia per applicare i filtri richiesti

·         ordinare i documenti in modo crescente  o decrescente , utilizzando le frecce  sulle intestazioni della griglia

·         creare un nuovo documento premendo il bottone <Aggiungi Proforma>, per creare una nuova fattura proforma o <Aggiungi Avviso di parcella>, per creare un nuovo Avviso di parcella

·         utilizzate il menu a panino per le altre operazioni disponibili per il documento:

Creare un nuovo documento

Per creare un nuovo documento cliccate sul bottone <Aggiungi Proforma> o <Aggiungi Avviso di parcella>.

La videata è composta da diverse sezioni: una testata con le informazioni di intestazione del documento, un corpo dove inserire le righe con i dettagli, e una sezione finale per definire i dati di pagamento.

La testata

Nell'intestazione dovete indicare:

·         il tipo documento "cartaceo" o "via mail": viene proposto "documento cartaceo" se nell'anagrafica del cliente è prevista come modalità di fatturazione "Fattura elettronica", altrimenti verrà proposto quanto definito in anagrafica. Se create un "documento via mail" avrete la possibilità di inviare il documento via mail utilizzando la specifica voce di menu presente nel menu a panino o premendo il tasto  presente sopra le intestazioni della griglia;

·         il cliente: nel campo digitate parte del nome e scegliete il cliente dall'elenco che vi viene presentato; se non è presente nessun cliente che corrisponde a quanto digitato, potete inserire direttamente l'anagrafica utilizzando la voce proposta:

·         il numero e la data del documento: viene proposto il primo numero disponibile e la data del giorno; potete modificare come necessario; se gestite più serie di numerazione, viene proposta la serie di default, con possibilità di sceglierne un'altra;

·         lo stato di fatturazione del documento: viene proposto uno stato Da fatturare; potete impostarlo a Da non fatturare o anche Fatturato; ricordate che solo le fatture proforma e gli avvisi di parcella con stato Da fatturare potranno essere trasformati in fattura;

·         "soggetto privato": selezionando questo flag potete definire che il documento deve essere emesso nei confronti di soggetto privato. Il flag non è attivo se il cliente selezionato lo avete definito già in anagrafica come soggetto privato.

Le righe della fattura proforma o avviso di parcella

Potete inserire diverse tipologie di riga:

·         righe riferite a un articolo con quantità e prezzo:

o   utilizzate il bottone <Inserisci Articolo>

o   scegliete l'articolo desiderato con la spunta e confermate

o   viene creata una riga con l'articolo scelto: completate la riga con la quantità e verificate/modificate gli altri dati proposti;

·         righe senza indicazione di un articolo ma con quantità e/o importo:

o   utilizzate il bottone <Inserisci riga>

o   compilate tutti i campi, in particolare Descrizione, quantità e prezzo

·         righe di solo commento:

o   utilizzate il bottone <Inserisci riga>

o   compilate il campo Descrizione tralasciando quantità e prezzo.

I dati di pagamento

Nella sezione vengono proposti i dati relativi al pagamento che avete memorizzato sull'anagrafica del cliente. Se desiderate, potete modificarli in modo che la fattura riporti poi questi dati.

Salvare la fattura proforma o l'avviso di parcella

Quando avete concluso il caricamento, salvate il documento con il bottone <Salva>. Alla successiva domanda rispondete:

·         <OK>: se avete terminato di compilare il documento e desiderate tornare all'elenco dei documenti;

·         <Annulla>: se desiderate rimanere sulla pagina per creare un nuovo documento dello stesso tipo del precedente (fattura proforma o avviso di parcella).

Stampare la fattura proforma o l'avviso di parcella

Potete stampare il documento dopo averlo salvato, utilizzando il menu a tendina presente sull'elenco dei documenti.

Potete anche stampare il documento direttamente dalla pagina di caricamento, richiamandolo in variazione ed utilizzando il bottone .

In entrambi i casi viene visualizzato il PDF che potete stampare o salvare secondo le vostre abitudini.

Visualizzare o modificare una fattura proforma o un avviso di parcella

Scegliete il documento da visualizzare o modificare e utilizzate la voce  dal menu a tendina presente sull'elenco dei documenti.

Viene presentata la maschera del documento già compilata: potete modificare il documento in ogni occasione, tranne quando il documento risulta già fatturato, in questo caso potete solo visualizzarne i dettagli.