La funzionalità "Approvazione spese" del modulo "Expenses" permette ai responsabili delle unità organizzative di approvare e/o rifiutare le note spese inserite dai propri dipendenti/collaboratori. Il responsabile può filtrare i propri collaboratori in base alle unità organizzative a cui è assegnato, oppure ricercandone direttamente il nominativo.

Come approvare le note spese

L'approvazione delle note spese può avvenire con le seguenti modalità:

·         Singolarmente per ciascuna nota spesa inserita: dopo aver selezionato un dipendente dall'elenco alla sinistra della maschera, è possibile approvare o rifiutare una Nota Spese cliccando sugli appositi pulsanti, Nota spese per Nota Spese.

• Massivamente
• Cliccando sul pulsante <Seleziona> in corrispondenza dell'elenco dei collaboratori/dipendenti, in questo caso verranno selezionate tutte le note spese di tutti i collaboratori/dipendenti.
• Selezionando dipendente per dipendente e cliccando sul pulsante <Seleziona tutte> posto in testata. In questo modo verranno selezionate tutte le Note Spese del dipendente selezionato.

In testata, in base alla selezione effettuata, verranno anche visualizzati i dettagliati relativi a:

·         La quantità di note spese selezionate.

·         Il numero di collaboratori a cui appartengono le note spese selezionate.

·         L'importo complessivo delle spese rimborsabili, tra quelle selezionate.

È inoltre possibile aggiungere una Nota prima dell'approvazione/rifiuto, la quale sarà associata alla Nota spese e visualizzata sia dal dipendente che dal responsabile che dall'ufficio amministrativo.

La funzionalità "Parametri Generali" del modulo "Expenses" consente di impostare i parametri di default per la creazione delle Note spese e delle spese relative.

Per iniziare la procedura di configurazione dei parametri è necessario cliccare sul pulsante <Modifica>.

La maschera si presenta con quattro schede.

La scheda Dati di Base

Con i campi:

·         Valuta di sistema: dove è possibile selezionare la valuta di default

·         Modello di nota spese di default: è il modello di nota spese assegnato di default ai dipendenti, per la compilazione della nota spese, in assenza di un modello specifico assegnato nell'anagrafica dipendente.

 N.B.: La configurazione ed il funzionamento del workflow autorizzativo per il modulo "Expenses" è possibile solo con il modulo "Time" attivo.

La scheda Workflow autorizzativo

Con i campi:

·         Abilita workflow autorizzativo per i responsabili.

·         Struttura dell'unità organizzativa valida per il workflow: dove indicare il responsabile (A,B, ecc.); quando non specificato alcun responsabile quello di default è il responsabile "A".

 Il workflow autorizzativo consente, solo al responsabile assegnato alla Struttura dell'unità organizzativa indicata nel campo "Struttura dell'unità organizzativa valido per il workflow", di poter autorizzare, rifiutare o inserire richieste. Le spese non sono soggette a più gerarchie autorizzative, come accade per le richieste di Time. Inoltre non sono previste e-mail di notifica.

·         Abilita lo stato del workflow In attesa di "pre-approvazione": quando selezionato verrà aggiunto lo stato di pre-approvazione della Nota spese, tra quello di in fase di compilazione e quello in attesa di approvazione; questa opzione è stata aggiunta per consentire, agli amministratori, un ulteriore controllo sui rimborsi richiesti, prima della loro approvazione da parte dei responsabili.

·         Invia e-mail agli amministratori quando in nota spese deve essere pre-approvata

·         Invia e-mail ai responsabili quando una nota spese deve essere approvata

·         Invia e-mail ai dipendenti quando una nota spese viene rifiutata

·         Invia e-mail ai dipendenti quando una nota spese viene approvata

·         Invia e-mail ai dipendenti quando una nota spese viene messa in pagamento.

La scheda Parametri avanzati

Con i campi:

·         Rendi non modificabile la Descrizione della Nota spese: quando selezionato, in fase di creazione di una Nota spese, non è possibile modificarne la Descrizione impostata nel campo Descrizione di default Nota spese.

·         Descrizione di default Nota spese: dove è possibile preimpostare una descrizione di default per le Note spese

·         Abilita l'utilizzo delle transazioni esterne con Carte di credito: per poter gestire l’inserimento di nuove spese da transazioni esterne della carta di credito.

·         Selezione della Carta di credito obbligatoria: quando selezionato, nella spesa con modalità di pagamento a mezzo carta di credito, è necessario indicare la carta che viene utilizzata secondo i parametri di seguito configurati

·         Modalità di gestione dell'assegnazione della carta di credito: dove è possibile stabilire le seguenti regole:

o   Non gestire l'assegnazione

o   Usa la carta assegnata come default

o   Permetti solamente la carta assegnata.

·         Modalità di gestione dell'assegnazione di autovetture aziendali: dove è possibile stabilire le seguenti regole:

o   Non gestire l'assegnazione

o   Usa l'auto assegnata come default

o   Permetti solamente l'auto assegnata.

·         Abilita la gestione del centro di costo: quando selezionato, in fase di compilazione di una spesa, è attivo anche il campo dove poter selezionare dall'elenco il Centro di Costo di appartenenza

·         Assegna il Centro di Costo anagrafico se non selezionato: quando selezionato, in caso di spesa con prevista l'indicazione del centro di costo, viene assegnato il centro di costo impostato nell'anagrafica del dipendente quando non selezionato nell'apposito campo della spesa.

·         Nascondi il Cliente e mostra solo la Commessa: quando selezionato, in caso di categoria di spesa con selezione commessa consentita, è possibile dall'elenco poter visualizzare solo la commessa all'atto dell'inserimento della spesa.

·         Nota di rifiuto obbligatoria: se selezionato viene richiesta la descrizione di una nota in caso di rifiuto di una spesa.

·         Nota di approvazione obbligatoria: se selezionato viene richiesta la descrizione di una nota in caso di approvazione di una spesa.

La scheda Stampa

Con i campi:

·         Testo personalizzato nell'Header della stampa: dove è possibile scrivere un testo da visualizzare in testata ad una Nota spese dopo la stampa

·         Testo personalizzato nel Footer della stampa: dove è possibile scrivere un testo da visualizzare in fondo ad una Nota spese dopo la stampa

·         Mostra una riga per la firma: quando selezionato, apparirà, in fase di stampa, una riga dedicata alla firma della Nota spese.

·         Testo personalizzato per la firma: per configurare un testo di default in prossimità della firma della Nota spese

·         Stato della nota spese in cui prelevare il Fingerprint per la firma:

o   È possibile selezionare uno stato del workflow preciso, che servirà a recuperare l'ultimo fingerprint, in ordine cronologico, generato dal workflow di approvazione nello stato indicato. Gli stati selezionabili previsti sono:

o   In fase di compilazione

o   n attesa di pre-approvazione

o   In attesa di approvazione

o   Approvata

o   Rifiutata

o   Annullata

o   Messa in pagamento

o   Nota spese senza spese.

·         Mostra una seconda riga per la firma: quando selezionato, apparirà, in fase di stampa, una riga dedicata alla seconda firma della Nota spese.

·         Testo personalizzato per la seconda firma: per configurare un testo di default in prossimità della seconda firma della Nota spese

·         Stato della nota spese in cui prelevare il Fingerprint per la firma 2: È possibile selezionare uno stato del workflow preciso, che servirà a recuperare l'ultimo fingerprint, in ordine cronologico, generato dal workflow di approvazione nello stato indicato.

o   Gli stati selezionabili previsti sono:

o   In fase di compilazione

o   In attesa di pre-approvazione

o   In attesa di approvazione

o   Approvata

o   Rifiutata

o   Annullata

o   Messa in pagamento

o   Nota spese senza spese.

Cliccando sul pulsante <Salva>, in testata, verranno confermate tutte le modifiche apportate.

La funzionalità "Categorie di spesa" del modulo "Expenses" permette di classificare le spese per la rendicontazione.

L'utente, in base alle Categorie di spesa configurate, ha a disposizione diverse interfacce di compilazione, che possono variare in base alla spesa da rendicontare.

Configurazione di una Categoria di spesa

È possibile inserire una nuova Categoria di spesa cliccando sul pulsante <Gestisci>, quindi <Crea>, posto nella testata della funzionalità. Si apre la maschera prevista per la compilazione della funzionalità composta da due sezioni. La prima sezione comprende i campi relativi a:

·         Codice: dove indicare il codice interno da utilizzare per identificare la Categoria di spesa.

·         Descrizione: dove descrivere la Categoria di spesa.

·         Icona: è possibile selezionare un'icona per la categoria di spesa, che verrà mostrata durante la compilazione della Nota spese, alla selezione della Categoria di spesa, e in tutte le maschere di visualizzazione delle spese.

·         Colore: è possibile assegnare un colore all'icona della Categoria di spesa, visibile alla selezione della Categoria di spesa stessa, all'atto della compilazione della spesa.

La seconda sezione comprende le seguenti schede:

·         Impostazioni di base

·         Massimali

·         Avanzate.

Scheda Impostazioni di base

Per la configurazione dei campi:

·         Permetti la gestione dei Km: se selezionato, la spesa è di tipo rimborso chilometrico e nella compilazione Spese e rendicontazione vengono attivati i campi "Km" e "Costo chilometrico". Il campo "Costo" della spesa verrà calcolato in automatico sulla base dei due valori dei campi sopra indicati

·         Costo al Km di default: dove è possibile indicare un costo al chilometro di default da utilizzare in fase di compilazione di una spesa di tipo "rimborso chilometrico". Il campo è, in ogni caso, modificabile dall'utente durante l'immissione di una nuova spesa

·         Blocca la modifica del costo al Km: quando selezionato impedisce la compilazione del campo Costo al Km durante l'inserimenti della relativa spesa

·         Tipologia Auto: dove è possibile selezionare l'auto (privata o aziendale) utilizzata per la Categoria di Spesa

·         Mostra partenza e destinazione: quando attivo, per le categorie di spesa con la gestione dei chilometri, è possibile inserire il luogo di partenza e di arrivo per il conteggio automatico del chilometraggio

·         Permetti la gestione della valuta: se selezionato, permette di rendicontare le spese effettuate con valuta diversa da quella di default indicata nella funzionalità Parametri generali

·         Permetti di specificare il numero di giornate: quando selezionato, abilita l'attivazione del campo per l'inserimento dei numero di giorni che potrebbero concorrere al controllo del valore rimborsabile della spesa

·         Gestisci automaticamente se rimborsare o meno al dipendente: quando selezionato, in base alla modalità di pagamento scelta in fase di inserimento spesa, il campo Accredita al dipendente, della scheda Spese e rendicontazione, viene attivato/disattivato automaticamente

·         Tipologie di pagamento consentite: dove è possibile selezionare, dall'elenco previsto, quale tipologia di pagamento può essere utilizzato per la Categoria di spesa

·         Tipologia pagamento di default: in fase di inserimento spesa, il campo Tipo pagamento apparirà precompilato, con il tipo di pagamento selezionato

·         Tipologia documento di default: in fase di inserimento spesa, il campo Tipo documento apparirà precompilato, con il tipo di documento selezionato

·         Permetti la gestione degli ospiti: dove è possibile indicare il numero degli ospiti che concorrono alla spesa

·         Tipologia Ospiti:

o   Esterni

o   Colleghi

o   Esterni e colleghi.

·         Mostra la tipologia del luogo della spesa: se selezionato è possibile indicare il luogo dove è stata effettuata la spesa (all'interno o all'esterno al comune della sede aziendale)

·         Modalità selezione commessa:

o   Nessuna: se selezionato, il campo non viene proposto nella maschera di Spese e rendicontazione

o   Commessa facoltativa: se selezionato, il campo viene proposto nella maschera di Spese e rendicontazione ed è possibile selezionare la commessa da associare alla spesa per l'eventuale addebito al cliente.

o   Commessa obbligatoria: se selezionato, il campo viene proposto nella maschera di Spese e rendicontazione ed è obbligatorio selezionare la commessa da associare alla spesa per l'eventuale addebito al cliente

·         Rendi obbligatorio l'upload di un allegato: se selezionato è obbligatorio caricare un'allegato nell'apposito campo.

·         Conto per contabilità

·         Forza export a paghe per spese non rimborsabili: per consentire l’elaborazione paghe e l’export dei codici corrispondenti alle categorie di spesa non rimborsabili, considerate come voci figurative nel cedolino

·         Voce paga per Time: se il modulo Time è attivo, è possibile collegare la categoria di spesa che si sta creando ad una voce payroll, e quindi calcolare le spese in fase di Elaborazione Voci Payroll ed Export Files.

·         File paghe per Time: campo collegato alla funzionalità Files di Time per indicare il codice relativo al file che viene generato in base alla procedura payroll utilizzata.

Scheda Massimali

Per la configurazione dei campi:

·         Numero massimo di voci di spesa nella giornata: dove indicare per quante volte è possibile inserire la Categoria di spesa in una singola giornata

·         Massimale spesa sull'intera giornata: dove indicare un massimale giornaliero per la Categoria di spesa.

·         Massimale singola spesa: dove indicare un massimale per la Categoria di spesa.

·         Il massimale blocca il salvataggio della spesa: se selezionato, in caso di importo superiore al massimale indicato, la spesa non può essere salvata

·         Il massimale corrisponde al massimo rimborsabile: se selezionato, in caso di importo superiore al massimale indicato, viene comunque rimborsato il valore del massimale previsto per la singola spesa.

o   Il massimale è riferito ad ogni collega/ospite

o   Il massimale è riferito ad una singola giornata

o   Il massimale diventa un valore fisso.

Scheda Avanzate

Per la configurazione dei campi:

·         Blocca maturazione del Ticket: se selezionato, in fase di Elaborazione Ticket, non viene calcolato il ticket corrispondente alla giornata della richiesta della spesa.

·         Gestisci come categoria di addebito negativa: quando selezionato l'importo della spesa apparirà negativo

·         Categoria utilizzabile con una transazione esterna: per consentire il caricamento della spesa tramite transazione esterna di carte di credito

 Non è possibile indicare una Categoria di spesa come valida per una transazione esterna se questa:

o   È di tipo rimborso chilometrico

o   Ha un importo fisso

o   Ha un filtro sui metodi di pagamento che non contempli carte di credito o bancomat (privati o aziendali che siano).

·         Categorie delle transazioni esterne: per poter indicare, testualmente, una o più categorie di corrispondenza verso le transazioni esterne (es.:, l'import delle transazioni delle carte di credito)

 Al momento questo campo non è ancora gestito.

 N.B.: Tutti i campi, ad eccezione di Codice e Descrizione, sono facoltativi e possono essere compilati in base alle proprie esigenze.

La funzionalità "Modelli di nota spese" del modulo "Expenses" permette di personalizzare la modalità di creazione delle spese, impostando la periodizzazione (giornaliero, settimanale, mensile, bimestrale, trimestrale e quadrimestrale) e le categorie di spesa valide.

Configurazione di Modelli di nota spese

Per creare un codice di Modelli di nota spese, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di "Crea codice".

Si apre la maschera prevista per la compilazione della funzionalità.

È possibile quindi procedere alla compilazione dei seguenti campi:

·         Codice: indica un codice univoco per identificare il modello di nota spese

·         Descrizione: indica la descrizione del modello di nota spese

·         Categoria di spesa abilitate: indica, facoltativamente, le Categorie di spesa da abilitare per il modello

·         Periodizzazione nota spese:

o   giornaliero

o   settimanale

o   mensile

o   trimestrale

o   quadrimestrale

o   dinamica la periodizzazione corrisponderà sempre al periodo 01/01/1980 - 31/12/2100 per tutte le note spese. Quando lo stato verrà cambiato da "In fase di compilazione" a "In attesa di approvazione o pre approvazione", il periodo della nota spese verrà modificato impostando la data di inizio e di fine in base alla data della prima e dell’ultima nota spesa.

A configurazione ultimata, per completare il salvataggio è necessario cliccare sul pulsante <Salva>.

Il modello creato è pronto per essere collegato al campo Modello di nota spese di default dei Parametri generali oppure direttamente assegnato ai dipendenti che non seguono le regole del modello di default.

La funzionalità "Policy di controllo" del modulo "Expenses" permette di configurare le regole di policy per il controllo delle singole spese e delle intere note spese.

Configurazione di Policy di controllo

Per creare un codice di Policy di controllo, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di "Crea".

Si apre la maschera prevista per la compilazione della funzionalità.

La maschera è composta dai campi standard Codice e Descrizione e dai seguenti campi specifici per la configurazione delle regole:

·         Con costo della Nota Spese eccedente il massimale della categoria di spesa: abilita o meno la ricerca di spese il cui importo abbia superato il massimale impostato sulla categoria di spesa (se questo non è bloccante)

·         Con una spesa con una quantità di chilometri eccedente il massimale: se compilato, ricerca le spese con un numero di chilometri eccedente il valore indicato

·         Una Nota spesa contiene le Categoria di spesa / per un numero di volte maggiore di: se compilato, ricerca tutte le spese appartenenti ad una determinata categoria, contenute in un unica Nota Spese, con un numero di presenze maggiore del valore indicato

·         Il periodo del report contiene le categorie di spesa: se compilato, ricerca tutte le spese appartenenti ad una determinata categoria, a prescindere dalle Nota Spese, ma nel periodo di interrogazione, con un numero di presenze maggiore del valore indicato.

 Ogni codice creato nella funzionalità "Policy di controllo" è interrogabile utilizzando la funzionalità Report policy di controllo.

La funzionalità "Anagrafica autovetture" del modulo "Expenses" permette di anagrafare le autovetture aziendali e quelle personali dei dipendenti, in modo da rendere automatizzato il calcolo del costo chilometrico durante l'inserimento di una nuova spesa.

Configurazione di Anagrafica autovetture

Per creare un codice di Anagrafica di autovetture è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di "Crea codice".

Nella dialog che si aprirà sarà possibile indicare tutti i parametri necessari al completamento dell’operazione.

La maschera è composta dai campi standard Codice, Descrizione e Nota, oltre ai campi specifici:

·         Tipo autovettura

·         Marca

·         Modello

·         Serie

·         Carburante

·         Cilindrata

·         Potenza.

Quando tutti i parametri saranno compilati, è possibile salvare il nuovo codice cliccando sul pulsante <Crea>.

Una volta compilata la testata del codice, è possibile procedere alla compilazione della parte storicizzata cliccando sul pulsante <Gestisci> e selezionando <Crea> nella sezione del menù riservata agli Storici.

Verrà mostrata la pagina aggiornata con la sezione relativa alla storicizzazione del codice dell'Anagrafica autovetture, dove è possibile indicare il valore del rimborso chilometrico.

 I codici dell'Anagrafica autovetture relativi alle auto private possono essere assegnati ai dipendenti in anagrafica.

La funzionalità "Clienti" del modulo "Expenses" permette di creare/aggiornare le anagrafiche del modulo "Task" relative ai clienti collegati alle Commesse.

La funzionalità "Clienti" è univoca e può essere collegata ad entrambi i moduli.

Creazione di un codice di Clienti

Per creare un nuovo codice di Clienti, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Nella maschera relativa alla creazione del codice Clienti è possibile compilare i campi:

·         Codice

·         Ragione sociale/Nominativo

·         Nota

·         Partita IVA

·         Codice Fiscale

·         Tipologia di cliente: indica la tipologia del cliente e può assumere uno dei valori seguenti:

o   Persona fisica

o   Ragione sociale

o   Filiale (se selezionato attiva il campo successivo cliente di riferimento).

·         Cliente di riferimento: attivo solo nel caso di selezione "Filiale" nel campo "Tipologia di cliente"

·         Identificativo: è il codice identificativo del cliente. Funziona in concomitanza con il campo Modalità di ricerca valide.

·         Modalità di ricerca valide: indica la modalità utilizzabile per la ricerca del cliente tramite la App di Task. Può assumere uno o più valori tra i seguenti:

o   Manuale

o   Qr-Code

o   Badge NFC

o   Geo-localizzazione

o   WIFI-SSDI.

·         Codice di export: indica il codice che si visualizza in fase di export file in formato Excel. È necessario quando il codice deve essere diverso dal codice cliente precedentemente impostato.

·         Codice per contabilità: indica un eventuale codice necessario per gestire la contabilità su altri software/applicativi.

Cliccare sul pulsante <Crea> per completare l'operazione di creazione.

Creazione di uno storico

Lo storico di un codice Clienti è necessario per gestire caratteristiche aggiuntive che potrebbero avere un limitazione nel tempo. Per creare un nuovo storico è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci> e selezionare la voce "Storici – Crea". Nella maschera che si aprirà sarà possibile configurare tutti i dettagli anagrafici del cliente.

Scheda Indirizzo

Scheda Recapiti

La scheda Localizzazione

Una volta compilati i campi necessari cliccare sul pulsante <Salva> per conferma.

La funzionalità "Commesse" del modulo "Expenses" permette di creare le commesse che possono essere collegate alle Note spese, nel caso in cui non sia attivo il modulo People Task.

La funzionalità "Commesse" è univoca e può essere collegata ad entrambi i moduli.

Creazione di un codice di Commesse

Per creare un nuovo codice di commessa, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice "Commesse" con i campi relativi:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note

·         Codice per contabilità

·         Categoria statistica.

Scheda Dati di base

• Cliente: indica il cliente a cui associare la commessa.
• Referente cliente (1– 5): indica un eventuale persona di riferimento del cliente.
• Soggetto a capo delle commessa: indica il dipendente dell'anagrafica a capo della commessa
• Commerciale di riferimento: indica il dipendente dell'anagrafica che segue la parte commerciale della commessa
• Tipologia: dove è possibile selezionare il tipo di commessa che può essere:
• Consumo a ore
• Progetto
• Outsourcing
• Eventi.
• Stato: indica lo stato della commessa che può essere:
• In attesa
• In corso
• Conclusa.
• Data inizio: indica la data di inizio della commessa. Prima di tale data la commessa non sarà utilizzabile.
• Data fine effettiva: indica la data di fine della commessa. Dopo tale data la commessa non sarà più utilizzabile.
• Data di fine prevista: campo attivo solo per le commesse di tipo "Progetto".
• Durata HHMM: è la durata prevista per la commessa (in ore-minuti)
• Ricorrenze: campo attivo per le commesse di tipo "Eventi". Indica il numero di interventi previsti per evadere la commessa
• Numero d'ordine: è un campo facoltativo necessario ad indicare il numero d'ordine associato alla commessa.

Scheda Risorse

In questa scheda è possibile gestire una o più Risorse e/o Gruppi di Risorse per lo svolgimento della commessa.

Per aggiungere una Risorsa o Gruppo di Risorse cliccare sul pulsante <Nuovo>.

Appare la maschera "Aggiungi nuovo elemento"

Qui è possibile selezionare un codice configurato nella funzionalità "Gruppi di Risorse" (così facendo si ha la possibilità di compilare più velocemente l'elenco delle risorse) oppure un singolo

dipendente.

Cliccare sul pulsante <Aggiungi> per procedere con il salvataggio delle risorse.

 In caso di eventuali modifiche nella funzionalità "Gruppi di Risorse", collegate ai dipendenti del gruppo, queste non vengono aggiornate contemporaneamente in questo elenco. Quindi, eventuali modifiche relative ai costi della Risorsa, dovranno essere fatte direttamente da questa tabella selezionando il singolo dipendente e cliccando sul pulsante <Modifica>.

Nel caso non sia necessario limitare l'utilizzo solamente a determinate risorse, è possibile abilitare tutti i dipendenti alla visualizzazione della commessa selezionando il campo "Abilita tutti i dipendenti come risorse".

La funzionalità "Anagrafica carte di credito" del modulo "Expenses" consente di configurare le varie carte di credito aziendali e di gestire l'assegnazione ai dipendenti.

L'utente, in fase di inserimento di una spesa, con modalità di pagamento a mezzo carta di credito aziendale, potrà visualizzare la carta assegnata secondo quanto previsto nella configurazione della funzionalità "Parametri generali" del modulo "Expenses".

Configurazione di un codice di Anagrafica carte di credito

È possibile inserire un codice di "Anagrafica carte di credito" cliccando sul pulsante <Gestisci>, quindi <Crea>, posto nella testata della funzionalità.

Si apre la maschera prevista per la compilazione della funzionalità composta da due schede.

·         Scheda "Carta di credito" con i campi:

o   Codice: dove indicare il codice interno da utilizzare per identificare la Carta di credito.

o   Descrizione: dove descrivere la Carta di credito.

 I campi "Codice" e "Descrizione" non sono criptati, quindi non vanno utilizzati per anagrafare il numero completo della carta di credito.

o   Note: per eventuali annotazioni

o   Data di emissione: per poter indicare la data di emissione della carta da parte dell'Istituto di credito

o   Data di scadenza: per poter indicare la data di scadenza della carta prevista

o   Modifica numero reale della carta di credito: quando selezionato permette di modificare i campi sottostanti: nuovo numero della carta e ultimi quattro numeri della carta di credito.

o   Nuovo numero della carta di credito: per indicare il numero della carta (il valore inserito sparirà all'atto del salvataggio del codice di Anagrafica arte di credito)

o   Ultimi quattro numeri dell'ultimo salvataggio: corrispondono agli ultimi quattro numeri della carta (precedentemente configurati nel campo Nuovo numero della carta di credito, che appariranno al salvataggio del codice di Anagrafica carte di credito.

·         Scheda "Assegnazione ai dipendenti": dove è possibile configurare e visualizzare la lista delle assegnazioni ai dipendenti.

·         Cliccare su pulsante <Nuovo> per configurare una nuova assegnazione. Apparirà la maschera "Aggiungi un nuovo elemento", con i campi:

o   Dipendente: per la selezione del nominativo a cui assegnare la carta

o   Inizio assegnazione per indicare la data di inizio assegnazione al dipendente della carta di credito

o   Fine assegnazione: per indicare la data di fine assegnazione della carta, oltre questa data, per il dipendente, non sarà più possibile poter selezionare la carta per eventuali spese.

o   Nota: per eventuali annotazioni.

Una volta configurati i campi necessari cliccare sul pulsante <Aggiungi>.

È possibile inoltre modificare o eliminare assegnazioni esistenti cliccando sui relativi pulsanti.

Cliccare sul pulsante <Salva>, per il salvataggio del codice di Anagrafica carte di credito.

La funzionalità "Export Spese" di "Expenses" permette di esportare, in formato Excel, i dati relativi alle spese ed alla rendicontazione.

L'estrazione avviene sempre in base ad un filtro anagrafico e ad un periodo temporale.

È anche possibile attivare o meno una serie di opzioni che aggiungono o modificano la quantità e la modalità dei dati esportati.

Se nessuna opzione viene selezionata, verranno esportate tutte le spese associate ai dipendenti selezionati nel "filtro dipendenti" e riferite al periodo impostato.

Abilitando una delle tre opzioni, alternative tra di loro, sarà possibile modificare la tipologia di dati estratti, ovvero:

·         Esporta anche le spese non associate a dipendenti: verranno esportate, oltre alle spese associate ai Dipendenti/Risorse, anche tutte quelle senza un collegamento diretto ad un'anagrafica (ovvero quelle legate alle commesse/attività di Task).

·         Riepilogo dipendenti: il file generato visualizzerà un riepilogo degli importi relativi alle spese effettuate dai dipendenti e/o risorse, da rimborsare o meno, dettagliandolo giorno per giorno e mese per mese, mediante l'utilizzo di appositi filtri Pivot.

·         Riepilogo spese da rimborsare di dipendenti: il file generato visualizzerà solo lo spese rimborsabili di dipendenti e/o risorse, mediante l'utilizzo di appositi filtri Pivot.

La funzionalità "Approvazione spese" del modulo "Expenses" permette all'amministratore del modulo di approvare e/o rifiutare le note spese inserite dai dipendenti o dai loro responsabili.

Come approvare le note spese

L'approvazione delle note spese può avvenire con le seguenti modalità:

·         Singolarmente per ciascuna nota spesa inserita: dopo aver selezionato un dipendente dall'elenco alla sinistra della maschera, è possibile approvare o rifiutare una Nota Spese cliccando sugli appositi pulsanti, Nota spese per Nota Spese.

·         Massivamente:

o   Cliccando sul pulsante <Seleziona> in corrispondenza dell'elenco dei collaboratori/dipendenti, in questo caso verranno selezionate tutte le note spese di tutti i collaboratori/dipendenti.

o   Selezionando i dipendenti e cliccando sul pulsante <Seleziona tutte> posto in testata. In questo modo verranno selezionate tutte le Note Spese del dipendente selezionato.

o   Cliccando sul pulsante <Approva selezionate> o <Rifiuta selezionate>.

In testata, in base alla selezione effettuata, verranno anche visualizzati i dettagliati relativi a:

·         La quantità di note spese selezionate.

·         Il numero di collaboratori a cui appartengono le note spese selezionate.

·         L'importo complessivo delle spese rimborsabili, tra quelle selezionate.

È inoltre possibile aggiungere una Nota prima dell'approvazione/rifiuto, la quale sarà associata alla nota spese e visualizzata sia dal dipendente che dal responsabile che dall'ufficio amministrativo. In base alla configurazione dei parametri generali, la compilazione della nota potrebbe essere obbligatoria.

 L'amministratore ha anche la possibilità, prima di procedere all'approvazione della nota spese, di modificare eventuali spese cliccando sull'apposito pulsante per la modifica.

La funzionalità "Report Policy di controllo" permette di interrogare le regole di policy configurate nella funzionalità "Policy di controllo".

Per visualizzare il report, ed i relativi grafici, è necessario impostare un periodo di validità di ricerca e selezionare il codice della Policy di Controllo da interrogare.

La funzionalità "Anticipi e rimborsi" del modulo "Expenses" permette di gestire gli anticipi erogati al dipendente, per fare fronte ad eventuali spese da rendicontare nella Nota spese.

Gli Anticipi ed i rimborsi vengono mostrati solamente dopo aver selezionato un specifico dipendente e premuto sul pulsante <Continua>.

La maschera per la gestione degli anticipi è composta da due parti:

·         a sinistra: la scheda relativa agli anticipi erogati

·         a destra: la scheda relativa all'utilizzo degli anticipi ed il saldo residuo.

L'aggiunta di uno anticipo è fattibile utilizzando, nel box a sinistra, i campi:

·         Giorno Indica la data in cui è stato erogato l'anticipo.

·         Anticipo (+ o -) Indica il valore dell'anticipo (valore positivo) o quello restituito dal dipendente (valore negativo).

·         Valuta Indica la valuta con cui è stato erogato l'anticipo.

L'operazione di salvataggio del nuovo anticipo si completa cliccando sul pulsante verde di salvataggio con l'icona del dischetto.

La funzionalità "Pre-approvazione spese" del modulo "Expenses" permette all'amministratore del modulo di pre-approvare e/o rifiutare in via preventiva le note spese inserite dai dipendenti prima dell'approvazione da parte dei rispettivi responsabili.

Come pre-approvare le note spese

L'approvazione delle note spese può avvenire con le seguenti modalità:

·         Singolarmente per ciascuna nota spesa inserita: dopo aver selezionato un dipendente dall'elenco alla sinistra della maschera, è possibile pre-approvare o rifiutare una Nota Spese cliccando sugli appositi pulsanti, Nota spese per Nota Spese.

·         Massivamente:

o   Cliccando sul pulsante <Seleziona> in corrispondenza dell'elenco dei collaboratori/dipendenti, in questo caso verranno selezionate tutte le note spese di tutti i collaboratori/dipendenti.

o   Selezionando dipendente per dipendente e cliccando sul pulsante <Seleziona tutte> posto in testata. In questo modo verranno selezionate tutte le Note Spese del dipendente selezionato.

o   Cliccando sul pulsante <Approva selezionate> o <Rifiuta selezionate>.

In testata, in base alla selezione effettuata, verranno anche visualizzati i dettagliati relativi a:

·         La quantità di note spese selezionate.

·         Il numero di collaboratori a cui appartengono le note spese selezionate.

·         L'importo complessivo delle spese rimborsabili, tra quelle selezionate.

È inoltre possibile aggiungere una Nota prima della pre-approvazione/rifiuto, che sarà associata alla nota spese e visualizzata sia dal dipendente che dal responsabile che dall'ufficio amministrativo. In base alla configurazione dei parametri generali, la compilazione della nota potrebbe essere obbligatoria.

 L'amministratore ha anche la possibilità, prima di procedere alla pre-approvazione della nota spese, di modificare eventuali spese cliccando sull'apposito pulsante per la modifica.

La funzionalità "Messa in pagamento spese massiva" del modulo "Expenses" permette all'amministratore del modulo di mettere in pagamento le note spese dei dipendenti dopo l'approvazione.

Come mettere in pagamento le note spese

La messa in pagamento delle note spese può avvenire con le seguenti modalità:

·         Singolarmente per ciascuna nota spesa inserita: dopo aver selezionato un dipendente dall'elenco alla sinistra della maschera, è possibile mettere in pagamento una Nota Spese cliccando sul pulsante <Metti in pagamento>, Nota spese per Nota Spese. All'atto della conferma, è richiesta la compilazione del campo relativo al periodo in cui la nota spese sara rimborsata.

·         Massivamente

o   Cliccando sul pulsante <Seleziona> in corrispondenza dell'elenco dei collaboratori/dipendenti, in questo caso verranno selezionate tutte le note spese di tutti i collaboratori/dipendenti.

o   Selezionando il dipendente o cliccando sul pulsante <Seleziona tutte> posto in testata. In questo modo verranno selezionate tutte le Note Spese dei dipendenti precedentemente selezionati.

o   Cliccando sul pulsante <Metti in pagamento> all'atto della messa in pagamento, prima della conferma, è richiesta la compilazione del campo relativo al periodo in cui la nota spese sarà rimborsata.

In testata, in base alla selezione effettuata, verranno anche visualizzati i dettagliati relativi a:

·         La quantità di note spese selezionate.

·         Il numero di collaboratori a cui appartengono le note spese selezionate.

·         L'importo complessivo delle spese rimborsabili, tra quelle selezionate.

 L'amministratore ha anche la possibilità, prima di procedere alla messa in pagamento della nota spese, di:

·         Modificare eventuali spese cliccando sull'apposito pulsante per la modifica

·         Annullare la nota spesa stessa.

La funzionalità "Storico spese" del modulo "Expenses" permette, all'amministratore del modulo, monitorare e gestire le note spese di tutti i dipendenti in qualsiasi stato esse si trovino.

Come utilizzare la funzionalità Storico spese

All'apertura della pagina web della funzionalità Storico spese vengono proposti i filtri relativi a:

·         Periodo delle note spese che si vogliono visualizzare:

o   Mese corrente

o   Mese precedente

o   Due mesi fa

o   Ultimi dodici mesi

o   Date specifiche.

·         Stato delle nota spese:

o   Approvata

o   Rifiutata

o   Annullata

o   Messa in pagamento

o   In attesa di pre-approvazione (quando previsto)

o   Nota spese senza spese.

 Il filtro relativo allo stato della nota spese non è impostato vengono visualizzate tutte le note spese appartenenti a tutti gli stati previsti.

Visualizzazione Spese da storico spese

Una volta impostato il filtro cliccare sul pulsante <Applica filtro> Sulla sinistra vengono proposti i dipendenti di tutte le Unità Organizzative con note spese associate

È inoltre possibile impostare dei filtri relativi alle unità organizzative o al singolo dipendente. Selezionando un nominativo dalla lista dei dipendenti è possibile visualizzare, sulla destra, tutte le sue note spese in base al filtro del periodo e stato precedentemente impostato.

Gestione Storico spese

In base allo stato delle singole spese, l'amministratore ha la possibilità di:

·         Modificare le singole spese oppure annullarle (stato Approvata o Pre-approvazione)

·         Ripristinare allo stato di Approvato una nota spese già messa in pagamento.

È inoltre possibile generare un report per ogni singola Nota Spese.

 Cliccando sullo "Stato" della nota spese, posto a destra in basso, è possibile visualizzare la cronologia degli storici degli stati della nota spese stessa, con il nominativo del dipendente che ha effettuato i vari cambi stato.

La funzionalità "Convalida amministrativa pre messa in pagamento" del modulo "Expenses", permette agli amministratori di effettuare un controllo della nota spese in stato "Approvata" per la messa in pagamento.

 La nota spese, dopo la "Convalida amministrativa pre Messa in pagamento" risulterà sempre allo stato "Approvata".

Come effettuare la Convalida amministrativa pre messa in pagamento delle note spese

La "Convalida amministrativa pre messa in pagamento" delle note spese può avvenire con le seguenti modalità:

·         Singolarmente per ciascuna nota spesa inserita: dopo aver selezionato un dipendente dall'elenco alla sinistra della maschera, è possibile mettere in pagamento una Nota Spese cliccando sul pulsante <Convalida>, Nota spese per Nota Spese.

·         Massivamente:

o   Cliccando sul pulsante <Seleziona> in corrispondenza dell'elenco dei collaboratori/dipendenti, in questo caso verranno selezionate tutte le note spese di tutti i collaboratori/dipendenti.

o   Selezionando i dipendenti o cliccando sul pulsante <Seleziona tutte> posto in testata. In questo modo verranno selezionate tutte le Note Spese dei dipendenti precedentemente selezionati.

o   Cliccando sul pulsante <Convalida selezionate>.

In testata, in base alla selezione effettuata, verranno anche visualizzati i dettagliati relativi a:

·         Numero di note spese selezionate

·         Numero di collaboratori a cui appartengono le note spese selezionate

·         Importo complessivo delle spese rimborsabili, tra quelle selezionate.

 L'amministratore ha anche la possibilità, prima di procedere alla convalida amministrativa pre messa in pagamento della nota spese, di:

·         Modificare eventuali spese cliccando sull'apposito pulsante per la modifica

·         Annullare la nota spesa stessa.

Non vengono effettuati i controlli sull'obbligatorietà della nota di rifiuto/convalida.

La funzionalità "Le mie Note Spese" permette all'utente di aggiungere e gestire le proprie Note Spese dal modulo "MyPeoplelink".

Gestione Note Spese

All'apertura, la pagina web presenta in testata i campi:

·         Filtro periodo: dove è possibile selezionare dei periodi preimpostati

o   Mese corrente

o   Mese precedente

o   Due mesi fa

o   Ultimi dodici mesi

o   Date specifiche (di default, all'apertura, viene proposto il mese corrente).

·         Data inizio: da impostare nel caso si volesse interrogare una data specifica

·         Data fine: da impostare nel caso si volesse interrogare una data specifica

·         Stato: gli stati previsti sono:

·         In attesa di approvazione: indica la Nota spese messa in attesa di approvazione dall'utente al termine della compilazione

·         Approvata: indica la Nota spese approvata da un Responsabile oppure dall'Amministratore

·         Rifiutata: indica la Nota spese rifiutata da un Responsabile oppure dall'Amministratore

·         Annullata: indica la Nota spese annullata dall'amministratore dopo l'approvazione e prima dello stato messa in pagamento In in questi casi l'utente ha la possibilità di riaprirla e modificarla, oppure eliminare le spese contenute eliminarla definitivamente

·         Messa in pagamento: indica che l'Amministratore ha provveduto alla messa in pagamento della nota spese

·         In attesa di pre-approvazione: indica un stato di approvazione effettuata dall'Amministratore, prima che questa venga Approvata da un Responsabile. È uno stato opzionale che viene configurato, quando previsto nei parametri generali

·         Nota spese senza spese: indica una nota spese dove non sono presenti spese perchè eliminate

·         In fase di compilazione: indica la nota spese che l'utente sta compilando prima di metterla in stato di approvazione (di default, all'apertura, non vengono proposti filtri sugli stati, per cui in questo caso è possibile visualizzare le note spese presenti in tutti i loro stati).

Sempre sula testata della pagina web vengono proposti i pulsanti:

·         Applica filtro: per aprire le Note spese in base ai filtri impostati

·         Aggiungi una nuova spesa: per creare una nuova Nota spese.

Creazione di una Nota Spese

Per procedere alla creazione di una nuova Nota spese, l'utente all'apertura della funzionalità "Le mie Note Spese" deve cliccare sul pulsante <Aggiungi una nuova spesa>.

 È inoltre possibile compilare una Nota Spese a seguito dell'inserimento di una Richiesta (es.: Sevizio Esterno e/o Trasferta), se previsto nella configurazione della stessa, indipendentemente dalla periodizzazione prevista nel Modello di nota spese assegnato.

In questo caso la finestra per l'aggiunta di spese si presenta come segue:

È sufficiente selezionare l'area della Nota spese generatasi con l'inserimento della richiesta.

Nella maschera per la rendicontazione della spesa vengono proposti i campi:

·         Giorno: selezionare il giorno in cui è stata effettuata la spesa

·         Dipendente: indica il nominativo del dipendente a cui verrà assegnata la spesa

·         Categoria di spesa: viene proposto l'elenco delle spese configurate nella funzionalità Categorie di spesa. In base alla categoria di spesa selezionata verranno attivati eventuali campi in più come previsto nelle configurazione dei codici delle varie Categoria di Spesa.

·         Descrizione spesa: indica una breve descrizione della spesa effettuata

·         Tipo pagamento: indica la tipologia di pagamento utilizzata al momento della spesa

·         Tipo fattura: selezionare il tipo di documento contabile previsto dalla lista

·         Numero della ricevuta: scrivere eventuale numero fattura e/o ricevuta, ecc.

·         Da rimborsare al dipendente: selezionare il campo se la spesa deve essere rimborsata. Deselezionarlo se la spesa è puramente figurativa e non deve essere rimborsata.

·         Costo: indicare il costo delle spesa sostenuta

·         Allegato: è inoltre possibile poter allegare un file in formato jpg, png o gif, per giustificare la spesa.

Cliccare sul pulsante <Salva> per aggiungere la spesa alla nota spese.

La spesa appena salvata apparirà nella nota spese con stato "In fase di compilazione".

 Ricordarsi che per proseguire con l'inserimento di spese in una nota spese già creata, è sufficiente selezionare il riquadro della nota spese di destinazione.

Creazione di una Nota spese da transazioni esterne

Quando previsto dai Parametri generali e dalle Categorie di spesa, è possibile caricare le spese tramite transazioni esterne.

La maschera di "Spese e rendicontazione" si presenta con i pulsanti:

·         <Continua da zero>: per poter inserire la spesa da zero (metodo tradizionale)

·         <Recupera i dati da transazioni esterne>: per caricare automaticamente la spesa direttamente dal file delle transazioni esterne.

Selezionando il la modalità "Recupera i dati da una transazione esterna", appare l'elenco delle transazioni disponibili in base al periodo selezionato.

Cliccando sulla transazione da rendicontare, si apre la maschera per la compilazione della spesa con:

·         precompilato il campo "Giorno"

·         il campo "Categoria di spesa" limitato alla sola visualizzazione di quelle categorie configurate per la rendicontazione tramite transazioni esterne.

Alla selezione della categoria vengono popolati i campi:

·         Descrizione spesa

·         Tipo di Pagamento

·         Costo.

Cambio stato della nota spese e sua riapertura

L'utente ha la possibilità di cambiare lo stato della Nota spese con stato "In fase di compilazione", una volta terminata la compilazione delle spese, cliccando sull'apposito pulsante <Metti in attesa di approvazione>.

Ha inoltre la possibilità di riaprire e modificare eventuali spese con stato "In attesa di approvazione" cliccando sul pulsante <Riapri e Modifica>.