La funzionalità "Pre-approvazione spese" del modulo "Expenses" permette all'amministratore del modulo di pre-approvare e/o rifiutare in via preventiva le note spese inserite dai dipendenti prima dell'approvazione da parte dei rispettivi responsabili.

Come pre-approvare le note spese

L'approvazione delle note spese può avvenire con le seguenti modalità:

·         Singolarmente per ciascuna nota spesa inserita: dopo aver selezionato un dipendente dall'elenco alla sinistra della maschera, è possibile pre-approvare o rifiutare una Nota Spese cliccando sugli appositi pulsanti, Nota spese per Nota Spese.

·         Massivamente:

o   Cliccando sul pulsante <Seleziona> in corrispondenza dell'elenco dei collaboratori/dipendenti, in questo caso verranno selezionate tutte le note spese di tutti i collaboratori/dipendenti.

o   Selezionando dipendente per dipendente e cliccando sul pulsante <Seleziona tutte> posto in testata. In questo modo verranno selezionate tutte le Note Spese del dipendente selezionato.

o   Cliccando sul pulsante <Approva selezionate> o <Rifiuta selezionate>.

In testata, in base alla selezione effettuata, verranno anche visualizzati i dettagliati relativi a:

·         La quantità di note spese selezionate.

·         Il numero di collaboratori a cui appartengono le note spese selezionate.

·         L'importo complessivo delle spese rimborsabili, tra quelle selezionate.

È inoltre possibile aggiungere una Nota prima della pre-approvazione/rifiuto, che sarà associata alla nota spese e visualizzata sia dal dipendente che dal responsabile che dall'ufficio amministrativo. In base alla configurazione dei parametri generali, la compilazione della nota potrebbe essere obbligatoria.

 L'amministratore ha anche la possibilità, prima di procedere alla pre-approvazione della nota spese, di modificare eventuali spese cliccando sull'apposito pulsante per la modifica.