La funzionalità "Parametri Generali" del modulo "Expenses" consente di impostare i parametri di default per la creazione delle Note spese e delle spese relative.
Per iniziare la procedura di configurazione dei parametri è necessario cliccare sul pulsante <Modifica>.
La maschera si presenta con quattro schede.
La scheda Dati di Base
Con i campi:
· Valuta di sistema: dove è possibile selezionare la valuta di default
· Modello di nota spese di default: è il modello di nota spese assegnato di default ai dipendenti, per la compilazione della nota spese, in assenza di un modello specifico assegnato nell'anagrafica dipendente.
N.B.: La configurazione ed il funzionamento del workflow autorizzativo per il modulo "Expenses" è possibile solo con il modulo "Time" attivo.
La scheda Workflow autorizzativo
Con i campi:
· Abilita workflow autorizzativo per i responsabili.
· Struttura dell'unità organizzativa valida per il workflow: dove indicare il responsabile (A,B, ecc.); quando non specificato alcun responsabile quello di default è il responsabile "A".
Il workflow autorizzativo consente, solo al responsabile assegnato alla Struttura dell'unità organizzativa indicata nel campo "Struttura dell'unità organizzativa valido per il workflow", di poter autorizzare, rifiutare o inserire richieste. Le spese non sono soggette a più gerarchie autorizzative, come accade per le richieste di Time. Inoltre non sono previste e-mail di notifica.
· Abilita lo stato del workflow In attesa di "pre-approvazione": quando selezionato verrà aggiunto lo stato di pre-approvazione della Nota spese, tra quello di in fase di compilazione e quello in attesa di approvazione; questa opzione è stata aggiunta per consentire, agli amministratori, un ulteriore controllo sui rimborsi richiesti, prima della loro approvazione da parte dei responsabili.
· Invia e-mail agli amministratori quando in nota spese deve essere pre-approvata
· Invia e-mail ai responsabili quando una nota spese deve essere approvata
· Invia e-mail ai dipendenti quando una nota spese viene rifiutata
· Invia e-mail ai dipendenti quando una nota spese viene approvata
· Invia e-mail ai dipendenti quando una nota spese viene messa in pagamento.
La scheda Parametri avanzati
Con i campi:
· Rendi non modificabile la Descrizione della Nota spese: quando selezionato, in fase di creazione di una Nota spese, non è possibile modificarne la Descrizione impostata nel campo Descrizione di default Nota spese.
· Descrizione di default Nota spese: dove è possibile preimpostare una descrizione di default per le Note spese
· Abilita l'utilizzo delle transazioni esterne con Carte di credito: per poter gestire l’inserimento di nuove spese da transazioni esterne della carta di credito.
· Selezione della Carta di credito obbligatoria: quando selezionato, nella spesa con modalità di pagamento a mezzo carta di credito, è necessario indicare la carta che viene utilizzata secondo i parametri di seguito configurati
· Modalità di gestione dell'assegnazione della carta di credito: dove è possibile stabilire le seguenti regole:
o Non gestire l'assegnazione
o Usa la carta assegnata come default
o Permetti solamente la carta assegnata.
· Modalità di gestione dell'assegnazione di autovetture aziendali: dove è possibile stabilire le seguenti regole:
o Non gestire l'assegnazione
o Usa l'auto assegnata come default
o Permetti solamente l'auto assegnata.
· Abilita la gestione del centro di costo: quando selezionato, in fase di compilazione di una spesa, è attivo anche il campo dove poter selezionare dall'elenco il Centro di Costo di appartenenza
· Assegna il Centro di Costo anagrafico se non selezionato: quando selezionato, in caso di spesa con prevista l'indicazione del centro di costo, viene assegnato il centro di costo impostato nell'anagrafica del dipendente quando non selezionato nell'apposito campo della spesa.
· Nascondi il Cliente e mostra solo la Commessa: quando selezionato, in caso di categoria di spesa con selezione commessa consentita, è possibile dall'elenco poter visualizzare solo la commessa all'atto dell'inserimento della spesa.
· Nota di rifiuto obbligatoria: se selezionato viene richiesta la descrizione di una nota in caso di rifiuto di una spesa.
· Nota di approvazione obbligatoria: se selezionato viene richiesta la descrizione di una nota in caso di approvazione di una spesa.
La scheda Stampa
Con i campi:
· Testo personalizzato nell'Header della stampa: dove è possibile scrivere un testo da visualizzare in testata ad una Nota spese dopo la stampa
· Testo personalizzato nel Footer della stampa: dove è possibile scrivere un testo da visualizzare in fondo ad una Nota spese dopo la stampa
· Mostra una riga per la firma: quando selezionato, apparirà, in fase di stampa, una riga dedicata alla firma della Nota spese.
· Testo personalizzato per la firma: per configurare un testo di default in prossimità della firma della Nota spese
· Stato della nota spese in cui prelevare il Fingerprint per la firma:
o È possibile selezionare uno stato del workflow preciso, che servirà a recuperare l'ultimo fingerprint, in ordine cronologico, generato dal workflow di approvazione nello stato indicato. Gli stati selezionabili previsti sono:
o In fase di compilazione
o n attesa di pre-approvazione
o In attesa di approvazione
o Approvata
o Rifiutata
o Annullata
o Messa in pagamento
o Nota spese senza spese.
· Mostra una seconda riga per la firma: quando selezionato, apparirà, in fase di stampa, una riga dedicata alla seconda firma della Nota spese.
· Testo personalizzato per la seconda firma: per configurare un testo di default in prossimità della seconda firma della Nota spese
· Stato della nota spese in cui prelevare il Fingerprint per la firma 2: È possibile selezionare uno stato del workflow preciso, che servirà a recuperare l'ultimo fingerprint, in ordine cronologico, generato dal workflow di approvazione nello stato indicato.
o Gli stati selezionabili previsti sono:
o In fase di compilazione
o In attesa di pre-approvazione
o In attesa di approvazione
o Approvata
o Rifiutata
o Annullata
o Messa in pagamento
o Nota spese senza spese.
Cliccando sul pulsante <Salva>, in testata, verranno confermate tutte le modifiche apportate.