La funzionalità "Export Spese" di "Expenses" permette di esportare, in formato Excel, i dati relativi alle spese ed alla rendicontazione.

L'estrazione avviene sempre in base ad un filtro anagrafico e ad un periodo temporale.

È anche possibile attivare o meno una serie di opzioni che aggiungono o modificano la quantità e la modalità dei dati esportati.

Se nessuna opzione viene selezionata, verranno esportate tutte le spese associate ai dipendenti selezionati nel "filtro dipendenti" e riferite al periodo impostato.

Abilitando una delle tre opzioni, alternative tra di loro, sarà possibile modificare la tipologia di dati estratti, ovvero:

·         Esporta anche le spese non associate a dipendenti: verranno esportate, oltre alle spese associate ai Dipendenti/Risorse, anche tutte quelle senza un collegamento diretto ad un'anagrafica (ovvero quelle legate alle commesse/attività di Task).

·         Riepilogo dipendenti: il file generato visualizzerà un riepilogo degli importi relativi alle spese effettuate dai dipendenti e/o risorse, da rimborsare o meno, dettagliandolo giorno per giorno e mese per mese, mediante l'utilizzo di appositi filtri Pivot.

·         Riepilogo spese da rimborsare di dipendenti: il file generato visualizzerà solo lo spese rimborsabili di dipendenti e/o risorse, mediante l'utilizzo di appositi filtri Pivot.

La funzionalità "Approvazione spese" del modulo "Expenses" permette all'amministratore del modulo di approvare e/o rifiutare le note spese inserite dai dipendenti o dai loro responsabili.

Come approvare le note spese

L'approvazione delle note spese può avvenire con le seguenti modalità:

·         Singolarmente per ciascuna nota spesa inserita: dopo aver selezionato un dipendente dall'elenco alla sinistra della maschera, è possibile approvare o rifiutare una Nota Spese cliccando sugli appositi pulsanti, Nota spese per Nota Spese.

·         Massivamente:

o   Cliccando sul pulsante <Seleziona> in corrispondenza dell'elenco dei collaboratori/dipendenti, in questo caso verranno selezionate tutte le note spese di tutti i collaboratori/dipendenti.

o   Selezionando i dipendenti e cliccando sul pulsante <Seleziona tutte> posto in testata. In questo modo verranno selezionate tutte le Note Spese del dipendente selezionato.

o   Cliccando sul pulsante <Approva selezionate> o <Rifiuta selezionate>.

In testata, in base alla selezione effettuata, verranno anche visualizzati i dettagliati relativi a:

·         La quantità di note spese selezionate.

·         Il numero di collaboratori a cui appartengono le note spese selezionate.

·         L'importo complessivo delle spese rimborsabili, tra quelle selezionate.

È inoltre possibile aggiungere una Nota prima dell'approvazione/rifiuto, la quale sarà associata alla nota spese e visualizzata sia dal dipendente che dal responsabile che dall'ufficio amministrativo. In base alla configurazione dei parametri generali, la compilazione della nota potrebbe essere obbligatoria.

 L'amministratore ha anche la possibilità, prima di procedere all'approvazione della nota spese, di modificare eventuali spese cliccando sull'apposito pulsante per la modifica.

La funzionalità "Report Policy di controllo" permette di interrogare le regole di policy configurate nella funzionalità "Policy di controllo".

Per visualizzare il report, ed i relativi grafici, è necessario impostare un periodo di validità di ricerca e selezionare il codice della Policy di Controllo da interrogare.

La funzionalità "Anticipi e rimborsi" del modulo "Expenses" permette di gestire gli anticipi erogati al dipendente, per fare fronte ad eventuali spese da rendicontare nella Nota spese.

Gli Anticipi ed i rimborsi vengono mostrati solamente dopo aver selezionato un specifico dipendente e premuto sul pulsante <Continua>.

La maschera per la gestione degli anticipi è composta da due parti:

·         a sinistra: la scheda relativa agli anticipi erogati

·         a destra: la scheda relativa all'utilizzo degli anticipi ed il saldo residuo.

L'aggiunta di uno anticipo è fattibile utilizzando, nel box a sinistra, i campi:

·         Giorno Indica la data in cui è stato erogato l'anticipo.

·         Anticipo (+ o -) Indica il valore dell'anticipo (valore positivo) o quello restituito dal dipendente (valore negativo).

·         Valuta Indica la valuta con cui è stato erogato l'anticipo.

L'operazione di salvataggio del nuovo anticipo si completa cliccando sul pulsante verde di salvataggio con l'icona del dischetto.

La funzionalità "Pre-approvazione spese" del modulo "Expenses" permette all'amministratore del modulo di pre-approvare e/o rifiutare in via preventiva le note spese inserite dai dipendenti prima dell'approvazione da parte dei rispettivi responsabili.

Come pre-approvare le note spese

L'approvazione delle note spese può avvenire con le seguenti modalità:

·         Singolarmente per ciascuna nota spesa inserita: dopo aver selezionato un dipendente dall'elenco alla sinistra della maschera, è possibile pre-approvare o rifiutare una Nota Spese cliccando sugli appositi pulsanti, Nota spese per Nota Spese.

·         Massivamente:

o   Cliccando sul pulsante <Seleziona> in corrispondenza dell'elenco dei collaboratori/dipendenti, in questo caso verranno selezionate tutte le note spese di tutti i collaboratori/dipendenti.

o   Selezionando dipendente per dipendente e cliccando sul pulsante <Seleziona tutte> posto in testata. In questo modo verranno selezionate tutte le Note Spese del dipendente selezionato.

o   Cliccando sul pulsante <Approva selezionate> o <Rifiuta selezionate>.

In testata, in base alla selezione effettuata, verranno anche visualizzati i dettagliati relativi a:

·         La quantità di note spese selezionate.

·         Il numero di collaboratori a cui appartengono le note spese selezionate.

·         L'importo complessivo delle spese rimborsabili, tra quelle selezionate.

È inoltre possibile aggiungere una Nota prima della pre-approvazione/rifiuto, che sarà associata alla nota spese e visualizzata sia dal dipendente che dal responsabile che dall'ufficio amministrativo. In base alla configurazione dei parametri generali, la compilazione della nota potrebbe essere obbligatoria.

 L'amministratore ha anche la possibilità, prima di procedere alla pre-approvazione della nota spese, di modificare eventuali spese cliccando sull'apposito pulsante per la modifica.

La funzionalità "Messa in pagamento spese massiva" del modulo "Expenses" permette all'amministratore del modulo di mettere in pagamento le note spese dei dipendenti dopo l'approvazione.

Come mettere in pagamento le note spese

La messa in pagamento delle note spese può avvenire con le seguenti modalità:

·         Singolarmente per ciascuna nota spesa inserita: dopo aver selezionato un dipendente dall'elenco alla sinistra della maschera, è possibile mettere in pagamento una Nota Spese cliccando sul pulsante <Metti in pagamento>, Nota spese per Nota Spese. All'atto della conferma, è richiesta la compilazione del campo relativo al periodo in cui la nota spese sara rimborsata.

·         Massivamente

o   Cliccando sul pulsante <Seleziona> in corrispondenza dell'elenco dei collaboratori/dipendenti, in questo caso verranno selezionate tutte le note spese di tutti i collaboratori/dipendenti.

o   Selezionando il dipendente o cliccando sul pulsante <Seleziona tutte> posto in testata. In questo modo verranno selezionate tutte le Note Spese dei dipendenti precedentemente selezionati.

o   Cliccando sul pulsante <Metti in pagamento> all'atto della messa in pagamento, prima della conferma, è richiesta la compilazione del campo relativo al periodo in cui la nota spese sarà rimborsata.

In testata, in base alla selezione effettuata, verranno anche visualizzati i dettagliati relativi a:

·         La quantità di note spese selezionate.

·         Il numero di collaboratori a cui appartengono le note spese selezionate.

·         L'importo complessivo delle spese rimborsabili, tra quelle selezionate.

 L'amministratore ha anche la possibilità, prima di procedere alla messa in pagamento della nota spese, di:

·         Modificare eventuali spese cliccando sull'apposito pulsante per la modifica

·         Annullare la nota spesa stessa.

La funzionalità "Storico spese" del modulo "Expenses" permette, all'amministratore del modulo, monitorare e gestire le note spese di tutti i dipendenti in qualsiasi stato esse si trovino.

Come utilizzare la funzionalità Storico spese

All'apertura della pagina web della funzionalità Storico spese vengono proposti i filtri relativi a:

·         Periodo delle note spese che si vogliono visualizzare:

o   Mese corrente

o   Mese precedente

o   Due mesi fa

o   Ultimi dodici mesi

o   Date specifiche.

·         Stato delle nota spese:

o   Approvata

o   Rifiutata

o   Annullata

o   Messa in pagamento

o   In attesa di pre-approvazione (quando previsto)

o   Nota spese senza spese.

 Il filtro relativo allo stato della nota spese non è impostato vengono visualizzate tutte le note spese appartenenti a tutti gli stati previsti.

Visualizzazione Spese da storico spese

Una volta impostato il filtro cliccare sul pulsante <Applica filtro> Sulla sinistra vengono proposti i dipendenti di tutte le Unità Organizzative con note spese associate

È inoltre possibile impostare dei filtri relativi alle unità organizzative o al singolo dipendente. Selezionando un nominativo dalla lista dei dipendenti è possibile visualizzare, sulla destra, tutte le sue note spese in base al filtro del periodo e stato precedentemente impostato.

Gestione Storico spese

In base allo stato delle singole spese, l'amministratore ha la possibilità di:

·         Modificare le singole spese oppure annullarle (stato Approvata o Pre-approvazione)

·         Ripristinare allo stato di Approvato una nota spese già messa in pagamento.

È inoltre possibile generare un report per ogni singola Nota Spese.

 Cliccando sullo "Stato" della nota spese, posto a destra in basso, è possibile visualizzare la cronologia degli storici degli stati della nota spese stessa, con il nominativo del dipendente che ha effettuato i vari cambi stato.

La funzionalità "Convalida amministrativa pre messa in pagamento" del modulo "Expenses", permette agli amministratori di effettuare un controllo della nota spese in stato "Approvata" per la messa in pagamento.

 La nota spese, dopo la "Convalida amministrativa pre Messa in pagamento" risulterà sempre allo stato "Approvata".

Come effettuare la Convalida amministrativa pre messa in pagamento delle note spese

La "Convalida amministrativa pre messa in pagamento" delle note spese può avvenire con le seguenti modalità:

·         Singolarmente per ciascuna nota spesa inserita: dopo aver selezionato un dipendente dall'elenco alla sinistra della maschera, è possibile mettere in pagamento una Nota Spese cliccando sul pulsante <Convalida>, Nota spese per Nota Spese.

·         Massivamente:

o   Cliccando sul pulsante <Seleziona> in corrispondenza dell'elenco dei collaboratori/dipendenti, in questo caso verranno selezionate tutte le note spese di tutti i collaboratori/dipendenti.

o   Selezionando i dipendenti o cliccando sul pulsante <Seleziona tutte> posto in testata. In questo modo verranno selezionate tutte le Note Spese dei dipendenti precedentemente selezionati.

o   Cliccando sul pulsante <Convalida selezionate>.

In testata, in base alla selezione effettuata, verranno anche visualizzati i dettagliati relativi a:

·         Numero di note spese selezionate

·         Numero di collaboratori a cui appartengono le note spese selezionate

·         Importo complessivo delle spese rimborsabili, tra quelle selezionate.

 L'amministratore ha anche la possibilità, prima di procedere alla convalida amministrativa pre messa in pagamento della nota spese, di:

·         Modificare eventuali spese cliccando sull'apposito pulsante per la modifica

·         Annullare la nota spesa stessa.

Non vengono effettuati i controlli sull'obbligatorietà della nota di rifiuto/convalida.