La funzionalità "Categorie di spesa" del modulo "Expenses" permette di classificare le spese per la rendicontazione.

L'utente, in base alle Categorie di spesa configurate, ha a disposizione diverse interfacce di compilazione, che possono variare in base alla spesa da rendicontare.

Configurazione di una Categoria di spesa

È possibile inserire una nuova Categoria di spesa cliccando sul pulsante <Gestisci>, quindi <Crea>, posto nella testata della funzionalità. Si apre la maschera prevista per la compilazione della funzionalità composta da due sezioni. La prima sezione comprende i campi relativi a:

·         Codice: dove indicare il codice interno da utilizzare per identificare la Categoria di spesa.

·         Descrizione: dove descrivere la Categoria di spesa.

·         Icona: è possibile selezionare un'icona per la categoria di spesa, che verrà mostrata durante la compilazione della Nota spese, alla selezione della Categoria di spesa, e in tutte le maschere di visualizzazione delle spese.

·         Colore: è possibile assegnare un colore all'icona della Categoria di spesa, visibile alla selezione della Categoria di spesa stessa, all'atto della compilazione della spesa.

La seconda sezione comprende le seguenti schede:

·         Impostazioni di base

·         Massimali

·         Avanzate.

Scheda Impostazioni di base

Per la configurazione dei campi:

·         Permetti la gestione dei Km: se selezionato, la spesa è di tipo rimborso chilometrico e nella compilazione Spese e rendicontazione vengono attivati i campi "Km" e "Costo chilometrico". Il campo "Costo" della spesa verrà calcolato in automatico sulla base dei due valori dei campi sopra indicati

·         Costo al Km di default: dove è possibile indicare un costo al chilometro di default da utilizzare in fase di compilazione di una spesa di tipo "rimborso chilometrico". Il campo è, in ogni caso, modificabile dall'utente durante l'immissione di una nuova spesa

·         Blocca la modifica del costo al Km: quando selezionato impedisce la compilazione del campo Costo al Km durante l'inserimenti della relativa spesa

·         Tipologia Auto: dove è possibile selezionare l'auto (privata o aziendale) utilizzata per la Categoria di Spesa

·         Mostra partenza e destinazione: quando attivo, per le categorie di spesa con la gestione dei chilometri, è possibile inserire il luogo di partenza e di arrivo per il conteggio automatico del chilometraggio

·         Permetti la gestione della valuta: se selezionato, permette di rendicontare le spese effettuate con valuta diversa da quella di default indicata nella funzionalità Parametri generali

·         Permetti di specificare il numero di giornate: quando selezionato, abilita l'attivazione del campo per l'inserimento dei numero di giorni che potrebbero concorrere al controllo del valore rimborsabile della spesa

·         Gestisci automaticamente se rimborsare o meno al dipendente: quando selezionato, in base alla modalità di pagamento scelta in fase di inserimento spesa, il campo Accredita al dipendente, della scheda Spese e rendicontazione, viene attivato/disattivato automaticamente

·         Tipologie di pagamento consentite: dove è possibile selezionare, dall'elenco previsto, quale tipologia di pagamento può essere utilizzato per la Categoria di spesa

·         Tipologia pagamento di default: in fase di inserimento spesa, il campo Tipo pagamento apparirà precompilato, con il tipo di pagamento selezionato

·         Tipologia documento di default: in fase di inserimento spesa, il campo Tipo documento apparirà precompilato, con il tipo di documento selezionato

·         Permetti la gestione degli ospiti: dove è possibile indicare il numero degli ospiti che concorrono alla spesa

·         Tipologia Ospiti:

o   Esterni

o   Colleghi

o   Esterni e colleghi.

·         Mostra la tipologia del luogo della spesa: se selezionato è possibile indicare il luogo dove è stata effettuata la spesa (all'interno o all'esterno al comune della sede aziendale)

·         Modalità selezione commessa:

o   Nessuna: se selezionato, il campo non viene proposto nella maschera di Spese e rendicontazione

o   Commessa facoltativa: se selezionato, il campo viene proposto nella maschera di Spese e rendicontazione ed è possibile selezionare la commessa da associare alla spesa per l'eventuale addebito al cliente.

o   Commessa obbligatoria: se selezionato, il campo viene proposto nella maschera di Spese e rendicontazione ed è obbligatorio selezionare la commessa da associare alla spesa per l'eventuale addebito al cliente

·         Rendi obbligatorio l'upload di un allegato: se selezionato è obbligatorio caricare un'allegato nell'apposito campo.

·         Conto per contabilità

·         Forza export a paghe per spese non rimborsabili: per consentire l’elaborazione paghe e l’export dei codici corrispondenti alle categorie di spesa non rimborsabili, considerate come voci figurative nel cedolino

·         Voce paga per Time: se il modulo Time è attivo, è possibile collegare la categoria di spesa che si sta creando ad una voce payroll, e quindi calcolare le spese in fase di Elaborazione Voci Payroll ed Export Files.

·         File paghe per Time: campo collegato alla funzionalità Files di Time per indicare il codice relativo al file che viene generato in base alla procedura payroll utilizzata.

Scheda Massimali

Per la configurazione dei campi:

·         Numero massimo di voci di spesa nella giornata: dove indicare per quante volte è possibile inserire la Categoria di spesa in una singola giornata

·         Massimale spesa sull'intera giornata: dove indicare un massimale giornaliero per la Categoria di spesa.

·         Massimale singola spesa: dove indicare un massimale per la Categoria di spesa.

·         Il massimale blocca il salvataggio della spesa: se selezionato, in caso di importo superiore al massimale indicato, la spesa non può essere salvata

·         Il massimale corrisponde al massimo rimborsabile: se selezionato, in caso di importo superiore al massimale indicato, viene comunque rimborsato il valore del massimale previsto per la singola spesa.

o   Il massimale è riferito ad ogni collega/ospite

o   Il massimale è riferito ad una singola giornata

o   Il massimale diventa un valore fisso.

Scheda Avanzate

Per la configurazione dei campi:

·         Blocca maturazione del Ticket: se selezionato, in fase di Elaborazione Ticket, non viene calcolato il ticket corrispondente alla giornata della richiesta della spesa.

·         Gestisci come categoria di addebito negativa: quando selezionato l'importo della spesa apparirà negativo

·         Categoria utilizzabile con una transazione esterna: per consentire il caricamento della spesa tramite transazione esterna di carte di credito

 Non è possibile indicare una Categoria di spesa come valida per una transazione esterna se questa:

o   È di tipo rimborso chilometrico

o   Ha un importo fisso

o   Ha un filtro sui metodi di pagamento che non contempli carte di credito o bancomat (privati o aziendali che siano).

·         Categorie delle transazioni esterne: per poter indicare, testualmente, una o più categorie di corrispondenza verso le transazioni esterne (es.:, l'import delle transazioni delle carte di credito)

 Al momento questo campo non è ancora gestito.

 N.B.: Tutti i campi, ad eccezione di Codice e Descrizione, sono facoltativi e possono essere compilati in base alle proprie esigenze.