La funzionalità Voci da terminale permette di abbinare giustificativi di assenza, turni, multiturni o di definire un intervento che genera extraorario, tramite l'utilizzo dei tasti funzione presenti sul dispositivo di rilevazione presenze.

Attraverso questa operazione quindi, un dipendente può associare alla propria timbratura il motivo dell'uscita o dell'ingresso in azienda, indicare il turno di lavoro che sta svolgendo oppure specificare l'inizio e la fine di un intervento in reperibilità.

 Per poter utilizzare un codice Voci da terminale, è necessario verificare che il dispositivo di rilevazione presenze consenta l'uso dei tasti funzione.

Per creare un nuovo codice di Voci da terminale è sufficiente accedere alla funzionalità, cliccare sul pulsante Gestisci e poi selezionare la voce Crea codice:

Sarà necessario procedere alla compilazione dei campi Codice e Descrizione, mentre il campo Nota sarà facoltativo.

Dopo aver cliccato sul pulsante Crea, il codice sarà in standby ed incompleto; per procedere con la creazione dello storico, contenente i parametri, sarà necessario cliccare di nuovo sul pulsante Gestisci e poi sul pulsante Crea nella sezione storici: Comparirà la classica videata di creazione dello storico, dove sarà possibile indicare la data di inizio e fine validità e si potranno eventualmente copiare i dati dello storico da altri codici esistenti:

Se invece si intende creare un codice ex-novo, sarà sufficiente selezionare il pulsante Continua; comparirà la scheda da compilare:

Nella videata che viene presentata dal sistema è possibile definire una serie di regole che, in caso di utilizzo della voce da terminale configurata, verranno applicate dal motore di calcolo durante l'elaborazione giornaliera.

Esempio - Nella nostra guida on line andremo a creare una voce da terminale che giustificherà con la voce SERV tutte le assenze effettuate da un dipendente che selezionerà il tasto funzione 0001 prima di effettuare la timbratura di uscita o di rientro dall'attività lavorativa svolta all'esterno dell'azienda.

Nella videata compaiono due opzioni che possono essere attivate e che permettono di stabilire se le timbrature "causalizzate" con il tasto funzione dovranno:

·         Escludere le eventuali regole di arrotondamento previste nell'orario e quindi conteggiare "al minuto" le timbrature con voce da terminale

·         Escludere le eventuali regole di controllo del profilo di timbratura che potrebbe essere abbinato al dipendente che effettua la timbratura con voce da terminale

Lo step successivo prevede la selezione del pulsante Nuovo, con cui sarà possibile configurare i parametri della voce da terminale:

Sarà necessario compilare i seguenti campi:

• Terminale - Permette di indicare il codice del terminale da cui proviene la timbratura effettuata con il tasto funzione e quindi "causalizzata"
• Voce - Permette di indicare la voce che giustifica la fascia oraria che intercorre tra l'uscita e l'ingresso della timbratura "causalizzata"
• Turno - Permette di indicare il codice del turno che dovrà essere utilizzato dal motore di calcolo nella giornata dove è presente la timbratura "causalizzata"
• Multiturno - Permette di indicare, in alternativa al turno, il codice del multiturno che dovrà essere utilizzato dal motore di calcolo nella giornata dove è presente la timbratura "causalizzata"
• Compensa assenza - Permette di definire se il giustificativo indicato nel campo Voce deve compensare o meno un'eventuale assenza in caso di orario flessibile e di timbratura "causalizzata" effettuata all'inizio o alla fine della giornata lavorativa
• Inizio/Fine Flessibilità - Permette di specificare l'ora di riferimento di un ingresso timbrato con voce da terminale ad inizio giornata; tramite questa opzione quindi il sistema farà decorrere il giustificativo "causalizzato" a partire dalla prima timbratura tipo, dalla fine della flessibilità oppure dalla timbratura di assenza
• Genera anomalia - Permette di associare alla timbratura causalizzata la generazione di un'anomalia durante l'elaborazione giornaliera
• Forza voce extraorario - Permette di definire che l'attività che intercorre tra un'entrata ed un'uscita "causalizzata" genererà la voce di extraorario indicata nel campo Voce, durante l'elaborazione giornaliera

Dopo aver cliccato sul pulsante Aggiungi, sarà possibile inserire altre regole per ognuno dei terminali sui quali è attivo il tasto funzione, oppure completare il salvataggio cliccando sul pulsante Salva:

Una volta effettuato il salvataggio, il codice Voci da terminale dovrà poi essere messo in produzione, cliccando sul pulsante Stand-by. Ecco di seguito una serie di risultati ottenuti attraverso l'utilizzo della configurazione descritta nella guida on line: