Una Richiesta corrisponde ad un giustificativo, inseribile dai dipendenti, dai responsabili, dall’ufficio del personale o dall’amministratore di sistema, che genera una o più Voci sul cartellino al termine dell’elaborazione giornaliera.
La Richiesta può fare riferimento a varie tipologie di giustificativi, come assenze, certificati, presenze non timbrate, omesse timbrature, autorizzazioni di extra-orario.
Creare una nuova Richiesta
Per creare una nuova Voce è necessario cliccare sul pulsante Gestisci, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di Crea codice.
Nella dialog che si aprirà sarà possibile indicare tutti i parametri necessari al completamento dell’operazione.
La maschera è composta da due sezioni distinte. La prima (evidenziata in giallo) è uguale per tutte le maschere di configurazione e serve ad indicare un Codice identificativo (usato nel cartellino, nelle stampe e nella reportistica ed in svariate altre funzioni), una Descrizione esplicativa (con possibilità di gestire più lingue) ed una Nota (di tipo amministrativo).
La seconda sezione (evidenziata in verde) contiene tutti i parametri specifici di una Richiesta. In dettaglio:
· Tipo richiesta - Indica la tipologia di richiesta che stiamo creando. Può assumere vari valori, ognuno con caratteristiche e modalità di inserimento differenti.
· Voce - Indica che la richiesta è collegata ad una specifica voce; l’inserimento della richiesta e la conseguente elaborazione giornaliera genererà sul cartellino presenze tale voce
· Timbratura - Indica che la richiesta è valida per il caricamento di una timbratura sul cartellino presenze.
· Turno - Indica che la richiesta è valida per il caricamento di un turno di lavoro sul cartellino presenze.
· Multi turno - Indica che la richiesta è valida per il caricamento di un multi-turno (ovvero di un turno che può variare in base all’ora delle timbrature) sul cartellino presenze.
· Aut. extra-orario a consuntivo - Indica che la richiesta è valida per richiedere l’autorizzazione di un extra-orario a consuntivo, ovvero solamente dopo l’algoritmo di calcolo ha calcolato e generato una voce di extra-orario.
· Aut. extra-orario a preventivo - Indica che la richiesta è valida per richiedere l’autorizzazione di un extra-orario a preventivo, ovvero prima che l’algoritmo di calcolo abbia calcolato e generato una voce di extra-orario.
· Aut. extra-orario forzato - Indica che la richiesta è valida per richiedere l’autorizzazione di un extra-orario le cui ore non trovano corrispondenza effettiva con le timbrature o con i dati generati dall’algoritmo di calcolo.
· Certificato a giorni - Indica che la richiesta è valida per il caricamento di un certificato legato all’INPS in modalità a giorni (ad esempio malattia, infortunio, ecc.)
· Certificato a ore - Indica che la richiesta è valida per il caricamento di un certificato legato all’INPS in modalità ad ore (ad esempio allattamento, legge 104, ecc.)
· Voce forzata - Indica che la richiesta è valida per il caricamento “forzato” di una qualsiasi voce; l’inserimento della richiesta e la conseguente elaborazione giornaliera genererà sul cartellino presenze tale voce.
· Tipo certificato - Si attiva solamente quando il tipo richiesta è “Certificato a giorni” o Certificato a ore” e serve ad identificare la tipologia di certificato. Può assumere i seguenti valori:
o Malattia
o Maternità obbligatoria
o Maternità facoltativa
o Infortunio
o Altri certificati
· Voci - Indica la voce da collegare alla richiesta; tale voce apparirà sul cartellino al termine dell’elaborazione giornaliera.
· Voci di extra-orario autorizzato - Si attiva solamente quando il tipo richiesta è “Aut. extra-orario Preventivo” o “Aut. extra-orario forzato” ed è facoltativo. Consente di selezionare una voce di extra-orario (differente da quelle standard previste nella maschera di configurazione dei Parametri di elaborazione giornaliera) da collegare alla richiesta. In questo modo è possibile diversificare la voce di straordinario autorizzato che comparirà al termine della procedura di elaborazione di “Autorizzazione extra-orari”.
· Voce di accantonamento - Si attiva solamente quando il tipo richiesta è “Aut. extra-orario Preventivo” o “Aut. extra-orario forzato” ed è facoltativo. Consente di selezionare una voce di accantonamento extra-orario (differente da quelle standard previste nella maschera di configurazione dei Parametri di elaborazione giornaliera) da collegare alla richiesta. In questo modo è possibile diversificare la voce di accantonamento straordinario autorizzato che comparirà al termine della procedura di elaborazione di “Autorizzazione extra-orari”.
· Tags / Categorie - Serve ad associare la richiesta ad una categoria statistica che potrà essere utilizzata nella funzionalità Export pianificazione voci e richieste. La digitazione non ha limitazioni e durante la scrittura vengono proposti i tags già utilizzati per altre richieste.
Quando tutti i parametri saranno compilati secondo le proprie esigenze, è possibile salvare la Richiesta cliccando sul pulsante Crea.
Modifica di una Richiesta
Per modificare una Richiesta già presente nel sistema è necessario cliccare sul pulsante Gestisci, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di Modifica codice. La dialog che si aprirà è identica a quella mostrata in fase di creazione di una nuova Voce, con l’eccezione che alcuni parametri non saranno visibili e/o modificabili in quanto un’operazione di questo tipo potrebbe comprometterne l’utilizzo.
Ad esempio, la modifica del Tipo richiesta non è consentito, in quanto una richiesta nata come extra-orario non potrà mai diventare un Certificato di malattia obbligatoria, e via dicendo.
Gestire lo storico di una richiesta
Per creare un nuovo storico è necessario cliccare sul pulsante Gestisci e selezionare la voce Storici – Crea. Lo storico di una Richiesta è necessario per gestire caratteristiche aggiuntive che potrebbero avere un limitazione nel tempo.
La maschera è strutturata per suddivide i parametri in varie distinte sezioni.
Parametri di base
Nella sezione Parametri di base è possibile configurare i parametri:
· Colore richiesta - Indica un colore da attribuire alla richiesta (ad esempio, nel cartellino presenze o nella funzionalità di Inserimento richieste).
· Richiede autorizzazione del responsabile - Indica che la richiesta deve essere approvata dal responsabile affinché diventi valida.
· Richiede autorizzazione del responsabile per l’annullamento - Indica che l’eventuale annullamento della richiesta, già approvata, dovrà essere confermata dal responsabile.
· Abilita annullamento richiesta già autorizzata- Indica che la richiesta già autorizzata può essere annullata dal dipendente.
· Abilita inserimento anche su giornate elaborate - Indica che la richiesta può essere inserita (e quindi considerata) anche su una giornata già elaborata ed in stato “chiusa”.
· Abilita approvazione parziale - Campo attualmente non gestito.
· Permetti più richieste nella stessa giornata - Indica che sarà consentito inserire più volte la richiesta su una stessa giornata.
· Abilita l’obbligo di compilazione del campo note - Indica che la richiesta non potrà essere inserita senza la compilazione del campo note.
· Abilita l’obbligo di compilazione del campo note per una richiesta rifiutata - Indica che sarà obbligatorio compilare il campo note nel caso in cui la richiesta venga rifiutata dal responsabile.
· Non considerare un eventuale turno forzato sulla giornata - Indica che, in presenza di questa richiesta, l’eventuale turno forzato caricato sulla giornata non deve essere preso in considerazione.
Tipologia giornata
Nella sezione Tipologia giornata è possibile configurare i giorni della settimana e la tipologia di giorni su cui tale richiesta può essere inserita, in tutte le sue combinazioni.
Voci e Certificati a ore
La sezione Voci e Certificati a ore sono compilabile solo se la richiesta è di tipo “Voce” o “Voce forzata” o “Certificato a ore” ed è possibile configurare i parametri:
· Modalità di caricamento a giornata intera - Indica che sarà possibile inserire la richiesta in modalità “giornata intera”.
· Integra con assenza - Se selezionato, indica all’algoritmo di elaborazione che, nel caso la richiesta sia stata inserita a giornata intera ma, durante la giornata siano presenti ora lavorate, la durata complessiva della richiesta andrà a coprire solamente le ore di assenza e, quindi, non verrà considerata a giornata intera, ma solo come copertura dell’assenza reale.
· Modalità di caricamento inizio-fine - Indica che sarà possibile inserire la richiesta con un dalle – alle; quest’impostazione può essere disabilitata, abilitata, abilitata con un valore di default precompilato (ad esempio, dalle 07:00 alle 08:00) ma che può essere modificato dall’utente o con un valore di default precompilato che, però, non può essere modificato.
· Inizio di default caricamento inizio – fine (HHMM) - Si attiva solamente quando la modalità di caricamento inizio – fine ha come valore “abilita con valore di default modificabile” o “abilita con valore di default non modificabile”. Imposta l’orario precompilato di inizio (ad esempio 07:00).
· Fine di default caricamento inizio – fine (HHMM) - Si attiva solamente quando la modalità di caricamento inizio – fine ha come valore “abilita con valore di default modificabile” o “abilita con valore di default non modificabile”. Imposta l’orario precompilato di fine (ad esempio 08:00).
· Modalità inizio – fine multipla - Indica che sarà possibile inserire, nella stessa richiesta, più caricamenti contemporaneamente (ad esempio dalle 07:00 alle 08:00 e dalle 12:00 alle 13:30).
· Escludi l’arrotondamento delle timbrature incluse nel Dalle-Alle della richiesta - Indica che, in presenza di una o più timbrature incluse nel dalle – alle della richiesta, l’eventuale arrotondamento di queste timbrature non verrà considerato.
· Modalità di caricamento durata - Indica che sarà possibile inserire la richiesta con una durata (esempio 2 h); quest’impostazione può essere disabilitata, abilitata, abilitata con un valore di default precompilato (ad esempio 1 h) ma che può essere modificato dall’utente o con un valore di default precompilato che, però, non può essere modificato.
· Durata default (HHMM) - Si attiva solamente quando la modalità di caricamento durata ha come valore “abilita con valore di default modificabile” o “abilita con valore di default non modificabile”. Imposta la durata precompilata (ad esempio 2h).
· Opzione inserimento a inizio turno - Indica che sarà possibile inserire la richiesta per durata “suggerendo” all’algoritmo di calcolo che il giustificativo si riferisce all’inizio del turno lavorativo previsto nella giornata.
· Opzione inserimento a fine turno - Indica che sarà possibile inserire la richiesta per durata “suggerendo” all’algoritmo di calcolo che il giustificativo si riferisce alla fine del turno lavorativo previsto nella giornata.
· Opzione inserimento durante il turno - Indica che sarà possibile inserire la richiesta per durata “suggerendo” all’algoritmo di calcolo che il giustificativo è all’interno del turno lavorativo previsto nella giornata, senza specificare una fascia specifica.
· Default durata - Indica se e quale opzione di inserimento di durata il sistema deve proporre come default. I valori selezionabili sono “Nessun default”, “Durante il turno”, “Inizio turno”, “Fine turno”.
· Abilita modalità durata multipla - Indica che sarà possibile inserire, nella stessa richiesta, più caricamenti contemporaneamente (ad esempio 1h a inizio turno e 2h a fine turno).
· Modalità di caricamento frazione di giornata - Indica che sarà possibile inserire la richiesta su una frazione della giornata; la frazione fa riferimento alla configurazione del turno lavorativo per quella detrminata giornata (ad esempio la prima frazione potrebbe essere la mattina, dalle 09:00 alle 13:00 e la seconda frazione il pomeriggio, ovvero dalle 14:00 alle 18:00).
· Taglio minimo (HHMM) - Indica il valore minimo (durata complessiva) che la richiesta può avere.
· Taglio massimo (HHMM) - Indica il valore massimo (durata complessiva) che la richiesta può avere.
· Taglio successivo (HHMM) - Indica il taglio successivo (l’arrotondamento) che la richiesta può avere (ad esempio, per valori multipli di 15 minuti).
Turni / Multi-turno
La sezione Turni / Multi-turno è compilabile solo se la richiesta è di tipo “Turno” o “Multi-turno” ed è possibile configurare i parametri
· Multi-turno - Questo campo ha un comportamento differente in base al fatto che la richiesta si di tipo “Turno” o “Multi-turno”. Nel primo caso indica il multi-turno da cui poter scegliere il singolo turno da caricare in fase di inserimento di una richiesta. Nel secondo caso, invece, indica il multi-turno vero e proprio da caricare in fase di inserimento di una richiesta.
Autoriz. extra-orario / banca ore
La sezione Autoriz. extra-orario / banca ore è compilabile solo se la richiesta è di tipo “Aut. extra-orario a preventivo” o “Aut. extra-orario a forzato” o “Aut. extra-orario a consuntivo” ed è possibile configurare i parametri
· Taglio minimo - Indica il valore minimo (durata complessiva) che la richiesta di autorizzazione straordinario può avere.
· Taglio massimo - Indica il valore massimo (durata complessiva) che la richiesta di autorizzazione straordinario può avere.
· Taglio successivo - Indica il taglio successivo (l’arrotondamento) che la richiesta di autorizzazione straordinario può avere (ad esempio, per valori multipli di 15 minuti).
· Tipo di autorizzazione - Indica, in fase di inserimento di una richiesta di autorizzazione di extra-orario a preventivo, se la richiesta deve associata ad extra-orario o banca ore.
· Taglio minimo banca ore - Attivo solamente per le richieste di Autoriz. extra-orario a consuntivo. Indica il valore minimo (durata complessiva) che la richiesta di autorizzazione straordinario può avere, relativamente alla fascia di banca ore.
· Taglio massimo banca ore - Attivo solamente per le richieste di Autoriz. extra-orario a consuntivo. Indica il valore massimo (durata complessiva) che la richiesta di autorizzazione straordinario può avere, relativamente alla fascia di banca ore.
· Taglio successivo banca ore - Attivo solamente per le richieste di Autoriz. extra-orario a consuntivo. Indica il taglio successivo (l’arrotondamento) che la richiesta di autorizzazione straordinario può avere (ad esempio, per valori multipli di 15 minuti), relativamente alla fascia di banca ore.
· Modalità di caricamento inizio-fine - Attivo solamente per le richieste di Autoriz. extra-orario a preventivo e forzato. Indica che sarà possibile inserire la richiesta con un dalle – alle; quest’impostazione può essere disabilitata, abilitata, abilitata con un valore di default precompilato (ad esempio, dalle 07:00 alle 08:00) ma che può essere modificato dall’utente o con un valore di default precompilato che, però, non può essere modificato.
· Inizio di default caricamento inizio – fine (HHMM) - Attivo solamente per le richieste di Autoriz. extra-orario a preventivo e forzato.
Si attiva solamente quando la modalità di caricamento inizio – fine ha come valore “abilita con valore di default modificabile” o “abilita con valore di default non modificabile”. Imposta l’orario precompilato di inizio (ad esempio 07:00).
· Fine di default caricamento inizio – fine (HHMM) - Attivo solamente per le richieste di Autoriz. extra-orario a preventivo e forzato. Si attiva solamente quando la modalità di caricamento inizio – fine ha come valore “abilita con valore di default modificabile” o “abilita con valore di default non modificabile”. Imposta l’orario precompilato di fine (ad esempio 08:00).
Timbrature
La sezione Timbrature è compilabile solo se la richiesta è di tipo “Timbratura” ed è possibile configurare i parametri:
· Tipologia timbratura - Indica la tipologia della timbratura. Può assumere i valori di
o Presenza: Per poter inserire solo timbrature di presenza
o Mensa: Per poter inserire solo timbrature di mensa
o Presenza e Mensa: Per poter inserire a scelta, durante l’inserimento della richiesta, una delle due tipologie di timbrature
· Terminale di default - Indica il terminale che deve comparire come default in fase di inserimento di una richiesta
· Verifica la congruenza con il profilo di timbrature - Indica al sistema di verificare che la richiesta inserita sia congruente con il profilo di timbrature configurato per il dipendente
· Abilita modifica verso timbrature - Al momento non supportato
· Abilita cancellazione timbrature - Al momento non supportato
Periodo di inserimento
Nella sezione Periodo di inserimento è possibile definire i controlli da effettuare sul giorno corrente, ovvero quando si sta inserendo la richiesta. Se nulla viene configurato, la richiesta comparirà nella lista dei giustificativi utilizzabili senza vincoli temporali; è possibile configurare i parametri
· Tipo controllo periodo di inserimento - Indica la tipologia di controllo che si vuole abilitare. Le possibili scelte sono:
o Date specifiche: ovvero un periodo prestabilito, con una data iniziale ed una data finale.
o Giorno / Mese: ovvero un periodo prestabilito ripetibile negli anni, con un giorno/mese iniziale ed un giorno/mese finale.
o Date calcolate: ovvero una formula che identificare il periodo.
· Includi / escludi periodo - Indica se la richiesta deve essere visibile e selezionabile soltanto nel periodo indicato (Includi) oppure sempre, ad esclusione del periodo indicato (Escludi).
· Controllo periodo dal (GG/MM/AAAA) e Controllo periodo al (GG/MM/AAAA) - Si attiva solamente quando il tipo controllo periodo di inserimento ha come valore “Date specifiche”. Indica l’intervallo di tempo dal – al (formato GG/MM/AAAA) in cui la richiesta può essere visibile e selezionabile oppure non visibile e non selezionabile (in funzione della scelta effettuata nel campo Includi / escludi periodo).
· Controllo periodo dal (GG/MM) e Controllo periodo al (GG/MM) - Si attiva solamente quando il tipo controllo periodo di inserimento ha come valore “Giorno / Mese”.
Indica l’intervallo di tempo dal – al (formato GG/MM) in cui la richiesta può essere visibile e selezionabile oppure non visibile e non selezionabile (in funzione della scelta effettuata nel campo Includi / escludi periodo).
· Regola data inizio calcolata e Regola data fine calcolata - Si attiva solamente quando il tipo controllo periodo di inserimento ha come valore “Date calcolate”. Indica la formula da utilizzare per il calcolo della data iniziale in cui la richiesta può essere visibile e selezionabile oppure non visibile e non selezionabile (in funzione della scelta effettuata nel campo Includi / escludi periodo). Può assumere i valori
o Inizio mese (mese corrente)
o Fine mese (mese corrente)
o Data inserimento richiesta (giorno corrente)
o Data chiusura (come impostata nella maschera di configurazione delle Aziende)
· N° giorno da sommare algebricamente alla data - Facoltativamente, può indicare un numero di giorni specifico da sommare o sottrarre alla data precedentemente calcolata.
Periodo di competenza
Nella sezione Periodo di competenza è possibile definire i controlli da effettuare sul periodo in cui la richiesta sarà inserita. Se nulla viene configurato, la richiesta potrà essere inserita utilizzabili senza vincoli temporali; è possibile configurare i parametri:
· Periodo minimo giustificabile - Indica il periodo minimo di giorni complessivi su cui la richiesta può essere inserita.
· Periodo massimo giustificabile - Indica il periodo massimo di giorni complessivi su cui la richiesta può essere inserita.
· Tipo controllo periodo di competenza - Indica la tipologia di controllo che si vuole abilitare. Le possibili scelte sono
o Date specifiche: ovvero un periodo prestabilito, con una data iniziale ed una data finale.
o Giorno / Mese: ovvero un periodo prestabilito ripetibile negli anni, con un giorno/mese iniziale ed un giorno/mese finale.
o Date calcolate: ovvero una formula che identificare il periodo.
· Includi / escludi periodo - Indica se la richiesta può essere inseribile soltanto nel periodo indicato (Includi) oppure sempre, ad esclusione del periodo indicato (Escludi).
· Controllo periodo dal (GG/MM/AAAA) e Controllo periodo al (GG/MM/AAAA) - Si attiva solamente quando il tipo controllo periodo di competenza ha come valore “Date specifiche”. Indica l’intervallo di tempo dal – al (formato GG/MM/AAAA) in cui la richiesta può essere inserita oppure non inserita (in funzione della scelta effettuata nel campo Includi / escludi periodo).
· Controllo periodo dal (GG/MM) e Controllo periodo al (GG/MM) - Si attiva solamente quando il tipo controllo periodo di competenza ha come valore “Giorno / Mese”. Indica l’intervallo di tempo dal – al (formato GG/MM) in cui la richiesta può essere inserita oppure non inserita (in funzione della scelta effettuata nel campo Includi / escludi periodo).
· Regola data inizio calcolata e Regola data fine calcolata - Si attiva solamente quando il tipo controllo periodo di competenza ha come valore “Date calcolate”.
Indica la formula da utilizzare per il calcolo della data iniziale in cui la richiesta può essere inserita oppure non inserita (in funzione della scelta effettuata nel campo Includi / escludi periodo). Può assumere i valori:
o Inizio mese (mese corrente)
o Fine mese (mese corrente)
o Data inserimento richiesta (giorno corrente)
o Data chiusura (come impostata nella maschera di configurazione delle Aziende)
· N° giorno da sommare algebricamente alla data - Facoltativamente, può indicare un numero di giorni specifico da sommare o sottrarre alla data precedentemente calcolata.
Modelli di caricamento
Nella sezione Modelli di caricamento è possibile definire se prevedere un modello di caricamento da applicare al primo e all’ultimo giorno del periodo su cui la richiesta si sta inserendo.
Avanzate
Nella sezione Avanzate è possibile configurare i parametri:
o Movimenta i Totalizzatori in caso di inserimento su giornate future - Indica che la richiesta movimenterà i totalizzatori anche se l’inserimento della stessa è stato effettuato su giornate future, rispetto alla data odierna, non ancora elaborate.
o Abilita controllo ora inizio richiesta e Abilita controllo ora fine richiesta - Indicano una fascia oraria esatta (dalle – alle) in cui la richiesta può essere inserita.
o Eliminazione riposo - Indica che l’inserimento della richiesta, su di un giorno di riposo, cancellerà la voce di riposo eventualmente presente sulla giornata.
Quando tutti i parametri saranno compilati secondo le proprie esigenze, è possibile salvare lo storico cliccando sul pulsante Salva.
Gestire lo Stand-by
A seguito della creazione di una nuova Richiesta, questa assumerà lo stato di Valido (primo quadrato verde) e di Stand-by (secondo quadrato arancione).
Per disattivare lo stato di Stand-by e mettere in Produzione la richiesta, sarà sufficiente cliccare sul pulsante Gestisci e selezionare la voce Stand-by.
L’applicativo richiederà all’utente di confermare la disattivazione dello Stand --by. Cliccando su OK l’operazione verrà portata a termine, in caso contrario non verrà eseguita nessuna operazione e la Richiesta rimarrà in Stand-by.