La funzionalità Voci permette di configurare le voci da collegare ad un giustificativo (richiesta) che possono essere visualizzate sul cartellino presenze al termine delle varie elaborazioni previste dal sistema.

Creare una nuova voce

Per creare una nuova Voce è necessario cliccare sul pulsante Gestisci, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di Crea codice. Nella dialog che si aprirà sarà possibile indicare tutti i parametri necessari al completamento dell’operazione.

La maschera è composta da due sezioni distinte. La prima (evidenziata in giallo) è uguale per tutte le maschere di configurazione e serve ad indicare un Codice identificativo (usato nel cartellino, nelle stampe e nella reportistica ed in svariate altre funzioni), una Descrizione esplicativa (con possibilità di gestire più lingue) ed una Nota (di tipo amministrativo).

La seconda sezione (evidenziata in verde) contiene tutti i parametri specifici di una Voce. In dettaglio:

·         Tipo voce - Indica la tipologia di voce che stiamo creando, definendo se è una voce di assenza, riposo, presenza, extra orario, nulla o presenza non timbrata.

·         Contesto voce - Indica se la voce deve essere presente solo prima della trasformazione, solo dopo, o in entrambi i casi.

·         Tipo riposo Si attiva solamente quando il tipo voce è “riposo” e consente di definire la tipologia del riposo.

·         Tipo certificato EMENS - Si attiva solamente quando il tipo voce è “assenza” e serve ad indicare se la voce di assenza è riconducibile ad un evento di tipo Certificato

·         Colore - Specifica con quale colore la voce verrà evidenziata sul cartellino presenze

·         Applica per i risultati relativi a questa voce - Utilizzato esclusivamente per replicare la regola di trasformazione voci adottata da un’altra voce, evitando così di ripetere la configurazione anche per questa voce.

·         Tags / Categorie - Serve ad associare la voce ad una categoria statistica che potrà essere utilizzata nella funzionalità Export pianificazione voci e richieste. La digitazione non ha limitazioni e durante la scrittura vengono proposti i tags già utilizzati per altre voci.

·         Voce su People@Time per l’integrazione - Server ad associare la voce di People@Time, che si sta creando, con la causale di assenza presente in People@Team. Questo parametro viene utilizzato esclusivamente in presenza del modulo Integrazione assenze con People@Team.

Quando tutti i parametri saranno compilati secondo le proprie esigenze, è possibile salvare la Voce cliccando sul pulsante Crea.

Modificare una voce

Per modificare una Voce già presente nel sistema è necessario cliccare sul pulsante Gestisci, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di Modifica codice. La dialog che si aprirà è identica a quella mostrata in fase di creazione di una nuova Voce, con l’eccezione che alcuni parametri non saranno visibili e/o modificabili in quanto un’operazione di questo tipo potrebbe comprometterne l’utilizzo.

Ad esempio, la modifica del Tipo voce non è consentito, in quanto una voce nata come Assenza non potrà mai diventare di Extra orario, e via dicendo.

Creare uno storico di una voce

Per creare un nuovo storico è necessario cliccare sul pulsante Gestisci e selezionare la voce Storici > Crea. Lo storico di una Voce è necessario per gestire caratteristiche aggiuntive che potrebbero avere un limitazione nel tempo.

La maschera è strutturata per suddivide i parametri in tre distinte sezioni.

Generali

In questa sezione è possibile indicare l’impatto della voce sul monte ore giornaliero previsto dal turno, stabilendo se concorre, non concorre o decurta tale monte ore.

Altra configurazione è quella inerente al modello di caricamento necessario a richiamare un modello precedentemente configurato, in cui si definisce in che modo la voce verrà caricata sul cartellino presenze al termine dell’elaborazione giornaliera.

Avanzate

Nella sezione Avanzate è possibile configurare i parametri

·         Minimo - Indica un taglio minimo per consentire la generazione della voce (formato HHMM)

·         Arrotondamento - Indica l’arrotondamento da applicare alla voce (formato HHMM)

·         Tipo arrotondamento - Indica se l’arrotondamento della voce deve essere effettuato per eccesso o per difetto.

·         Applica arrotondamento sull’ultima timbratura - Indica se deve essere applicato o meno l’arrotondamento previsto dal turno sull’ultima timbratura effettuata nella giornata. Questa regola si attiva se, la richiesta a cui si riferisce questa voce, giustifica la fascia che include l’ultima timbratura della giornata.

·         Abilita copertura assenza - Se attivo, e la giornata risulta parzialmente lavorata nonostante la presenze di un giustificativo di assenza a giornata intera, le ore di presenza vengono conteggiate normalmente e la giustificazione dell’assenza viene utilizzata unicamente a copertura dell’assenza residua.

·         Disabilita calcolo extra - Se attivo, disabilita il calcolo dell’extra-orario che deriva dall’elaborazione della voce

·         Compensa eventuali assenze se caricata a fine turno - Indica al sistema di utilizzare la voce per coprire eventuali assenze nell’arco della giornata. Si attiva solamente se la richiesta a cui si riferisce questa voce, è stata caricata a copertura della fine del turno giornaliero

·         Escludi dal tipo detrazione in caso di fine turno in pausa - Questa opzione viene utilizzata esclusivamente da clienti con una personalizzazione specifica.

·         Abilita suddivisione per fascia in elaborazione - Se attivo, in seguito all’elaborazione, la voce sarà suddivisa tra le varie eventuali fasce di quella giornata (Esempio: diurno/notturno)

·         Non scartare i minuti di presenza coperti dal precaricamento di questa voce - Consente di sovrapporre la voce alla presenza, conteggiando entrambe

Anomalie

Nella sezione Anomalie è possibile configurare i parametri:

·         Genera anomalia custom - Se attivo, si definisce che la voce deve generare un particolare messaggio di anomalia

·         Messaggio anomalia custom - Se la generazione di un’anomalia custom è attiva, in questo parametro si può definire un messaggio personalizzato di anomalia

·         Minimo oltre il quale generare anomalia - Se la generazione di un’anomalia custom è attiva, indica un valore minimo (HHMM) oltre il quale deve essere generata l’anomalia

·         Percentuale Teorico ore - Se la generazione di un’anomalia custom è attiva, consente di generare un’anomalia sulla base di una percentuale delle ore teoriche.

Quando tutti i parametri saranno compilati secondo le proprie esigenze, è possibile salvare lo storico cliccando sul pulsante Salva.

Gestire lo Stand-by della voce

A seguito della creazione di una nuova Voce, questa assumerà lo stato di Valido (primo quadrato verde) e di StandBy (secondo quadrato arancione).

Per disattivare lo stato di StandBy e mettere in Produzione la voce, sarà sufficiente cliccare sul pulsante Gestisci e selezionare la voce Stand-By.

L’applicativo richiederà all’utente di confermare la disattivazione dello StandBy. Cliccando su OK l’operazione verrà portata a termine, in caso contrario non verrà eseguita nessuna operazione e la Voce rimarrà in StandBy.