Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Clienti e fornitori

Puoi anagrafare i clienti con la funzionalità Clienti e Fornitori e collegare a ciascun soggetto scadenze, commesse e documenti, così da avere tutte le informazioni necessarie per il lavoro operativo.

Per farlo procedi in questo modo:

·         clicca su <Gestisci> nella testata della videata e scegli Crea Codice:

·         si apre la videata di creazione del cliente, procedi e compila i campi principali e crea il codice.
Valorizza il campo Tipologia con Persona Fisica, Ragione Sociale o Filiale.
Per utilizzare l'app PEOPLELINK MOBILE puoi valorizzare Identificativo per definire un codice univoco che determini il cliente e Modalità di ricerca valide, per indicare come questo cliente può essere ricercato nell'app mobile.

 Approfondisci sulla scheda Visualizzare le attività in tempo reale

·         usa lo storico cliente per gestire dati che possono cambiare nel tempo (indirizzi, recapiti, localizzazione).
Per creare un nuovo storico clicca su Gestisci e scegli Storici - Crea:

·         apri la videata con le schede specifiche e compila i campi anagrafici e concludi la procedura con il tasto Salva:

Configurare i referenti per il cliente

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Clienti e fornitori

Puoi configurare i referenti del cliente con la funzionalità Clienti e Fornitori:

·         seleziona il cliente su cui vuoi aggiungere il referente

·         seleziona il comando <Gestisci>

·         scegli Referenti nella testata della videata

·         compila i campi relativi al referente e completa l'operazione con il bottone <Salva>.
Se un referente non è più attivo, non è necessario cancellarlo, puoi usare il flag Non più disponibile:

TASK > Configurazione > Anagrafiche > Clienti e fornitori

Puoi anagrafare i fornitori con la funzionalità Clienti e Fornitori. Puoi collegare a ciascun soggetto scadenze, commesse e documenti, così da avere tutte le informazioni necessarie per il lavoro operativo e per la fatturazione.

Per farlo segui le indicazioni:

·         seleziona il comando <Gestisci> nella testata della videata e scegli Crea Codice:

·         apri la videata per creare il fornitore, puoi compilare i campi principali e creare il codice.
Valorizza il campo Tipologia con Fornitore:

·         usa lo storico del fornitore per gestire dati che possono cambiare nel tempo (indirizzi, recapiti, localizzazione).
Per creare un nuovo storico clicca su Gestisci e scegli Storici - Crea:

·         compila la videata con i dati necessari (Indirizzo, Recapiti e Localizzazione) e concludi la procedura con il tasto Salva:

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Creare una commessa

Per creare una nuova commessa, usa Commesse e attività e scegli una di queste funzioni:

·         Crea per inserire una nuova commessa

·         Crea da modello per creare una nuova commessa con i dati del modello di commessa selezionato.
 Per i modelli di commessa approfondisci sulla scheda Configurare i modelli di commessa.

Per creare una nuova commessa con la funzione Crea procedi come indicato nel seguito:

·         seleziona Gestisci E scegli Crea:

·         valorizza i dati univoci della commessa: Codice, Descrizione e, facoltativamente, il campo Note.
Per compilare i campi utili al monitoraggio e alla rendicontazione della commessa vai sulla scheda Dati di base:

·         compila la scheda Avanzate per:

o   obbligare il dipendente a compilare il timesheet con almeno un dettaglio con una fascia "dalle-alle " e non solo la durata complessiva dell'attività (opzione Compilazione del timesheet unicamente con dalle-alle)

o   prevedere una modalità di arrotondamento delle attività caricate sul timesheet (campo Arrotondamento in minuti per le attività).
In questo caso chi compila il timesheet può inserire solo valori che rispecchiano quell'arrotondamento. Ad esempio, se hai impostato come arrotondamento 15 minuti, il dipendente, o chi compila il timesheet potrà indicare solo orari come 00:15, 00:30, 00:45, 01:00 ecc.

o   compilare liberamente il campo Numero di ordine: il sistema ti suggerisce se ci sono dei numeri d'ordine coincidenti o similari su altre commesse

o   inserire il CIG per identificare in modo univoco ogni appalto, subappalto o affidamento di beni, servizi e lavori pubblici.

Le proprietà extra classe e sottoclasse sono configurabili per fini statistici.
 Approfondisci sulla scheda Creare classificazioni di commessa.

Scegliere le tipologie di commessa

Scegli la Tipologia di commessa in base ai criteri con cui gestirai il periodo della commessa e l’eventuale decurtazione delle ore/eventi assegnati.

Commessa con ore assegnate

Per decrementare le ore assegnate alla commessa registra le ore sul timesheet con la tipologia Consumo a ore.

Per determinare la durata della commessa compila il campo obbligatorio Durata (Ore e Minuti).

 Se il campo Durata da cui iniziare a scalare è compilato, l’applicazione userà quel valore come riferimento.

Commessa su eventi impostati

Per decrementare gli eventi totali disponibili per quella commessa in base al numero di registrazioni sul timesheet usa la tipologia Eventi.

Puoi indicare il numero totali di eventi previsti nel campo Ricorrenze. Ogni rilevazione sul timesheet genera un evento, l'evento comporta una sottrazione a prescindere dalla sua durata.

Commessa con un inizio e una fine specifica

Puoi definire una commessa con un inizio e una fine specifica, con una durata totale obbligatoria con la tipologia Progetto, ma è la data di fine effettiva del progetto quella che determina la fine della commessa.

Commessa a consuntivo con fine effettiva

Puoi definire una commessa con un inizio e una fine specifica, ma senza indicare una durata totale con la tipologia Outsourcing/Consuntivo: è la data di fine effettiva del progetto quella che determina la fine della commessa.

Commessa a costo orario su valore commessa

Puoi decurtare la commessa non delle ore, ma del costo con la tipologia Scala valore da commessa.

Il calcolo prevede il rapporto tra il valore totale della commessa (Valore della commessa) e il costo orario del dipendente che ha registrato le ore sul timesheet.

Puoi definire il costo orario e questo segue un ordine gerarchico: sull'attività, sul dipendente, sulla commessa.

Suddividere una commessa in più commesse con suddivisione della durata

Se hai bisogno di dividere una commessa in più commesse suddividendone la durata, puoi utilizzare la funzione Suddividi commessa:

·         seleziona la commessa principale dall'elenco dei codici Commesse e Attività

·         clicca sul bottone Gestisci

·         seleziona Suddividi commessa

·         compila i dati della nuova commessa, avendo cura di assegnare la Durata.

Il risultato sarà due commesse con durata complessiva pari alla commessa iniziale.

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Puoi associare alla commessa un cliente o un referente del cliente.

Per associare un cliente o un suo referente segui questo flusso:

·         in creazione della nuova commessa usa la funzione Commesse e attività - Dati di base

·         aggiungi il cliente già creato (scheda Creare e configurare le anagrafiche clienti) o procedi alla sua creazione contestuale:

o   seleziona il cliente con l'apposito menu a tendina, i campi sottostanti verranno compilati in automatico:

Puoi anche associare un referente del cliente alla commessa (per creare i referenti approfondisci sulla scheda Creare e configurare le anagrafiche clienti):

o   se non hai configurato prima il cliente seleziona l'opzione Crea Nuovo e compila i campi sottostanti.
Dopo aver salvato la commessa, puoi completare la creazione del cliente nella funzionalità Clienti e fornitori:

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Per creare delle nuove attività usa la funzione Commesse e attività - Attività e prosegui come da indicazioni che seguono:

·         clicca su <Nuovo> per aggiungere un'attività, compila i campi dell'attività.
Se valorizzi il timesheet e vuoi scalare le ore da quelle previste dalla commessa compila i campi Movimentare la commessa.
Puoi scegliere di:

o   non scalare mai le ore dalla commessa (opzione Non movimentare mai)

o   scalare sempre le ore dalla commessa (opzione Movimenta sempre)

o   scalare le ore solo se l'attività è indicata come da fatturare (opzione Movimenta solo se da fatturare), con una ripartizione del numero di ore fatturabili in base al valore indicato nel campo Percentuale di fatturazione e fatturabile al 100%.
Un'attività acquisisce lo stato "da fatturare" quando:

§  sulla specifica attività, un capo commessa o un amministratore ha forzato che la stessa deve essere fatturabile.
 Approfondisci sulla scheda Eseguire operazioni massive sulle attività di un timesheet

§  sulla configurazione dell'attività è stato flaggato Attività fatturabile

·         clicca su Aggiungi per inserire l'attività:

Puoi anche copiare gli attributi di un'attività da un modello di attività configurato in precedenza.

 Approfondisci sulla scheda Configurare Modelli di attività.

Aggiungi il modello di attività con il bottone <Nuovo> e scegli il modello con l'apposito menu a tendina, gli altri campi vengono compilati in automatico.

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Per assegnare le risorse alla commessa puoi utilizzare la funzione Commesse e attività > Risorse.

Hai a disposizione tre modalità di inserimento:

·         abilitare tutti i dipendenti come risorse

·         aggiungere i singoli dipendenti

·         copiare i dipendenti che fanno parte di un gruppo di risorse.

Abilitare tutti i dipendenti come risorse

Per rendere la commessa aperta a tutti i dipendenti spunta l'opzione Abilitare tutti i dipendenti come risorse.

 La commessa sarà disponibile per tutti i dipendenti presenti nell'applicazione, non solo per quelli assunti dall'azienda di riferimento. Inoltre, il costo indicato sarà valido per tutte le risorse.

Aggiungere i singoli dipendenti

Per aggiungere i singoli dipendenti alla commessa clicca sul bottone <Nuovo>.

Se scegli questa opzione, puoi storicizzare la loro appartenenza alla commessa, diversificare e storicizzare il costo per ognuno di loro.

Puoi esprimere il costo in due modi:

·         Costo orario per l'azienda/cliente: imputa il costo direttamente sulla commessa

·         Categoria di evento con il costo orario per l'azienda/il cliente: puoi usare un evento anagrafico della risorsa e il valore varierà al variare del valore dell'evento anagrafico che hai attribuito alla risorsa.

Puoi procedere al caricamento del costo con il bottone <Aggiungi>.

Copiare i dipendenti che fanno parte di un gruppo di risorse

Per assegnare le risorse alla commessa, puoi copiare tutti i dipendenti che fanno parte di un gruppo di risorse configurato in precedenza (Configurare Gruppi di risorse).

Per farlo:

·         clicca su <Nuovo>

·         seleziona e aggiungi il Gruppo di risorse con l'apposito menu a tendina

·         clicca su <Aggiungi>.

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Per assegnare i fornitori alla commessa:

·         utilizza la scheda Fornitori presente nella funzione Commesse e attività (1)

·         clicca sul bottone <Nuovo> (2) per aggiungere un fornitore già creato in precedenza (Creare e configurare le anagrafiche dei Fornitori)

·         concludi la procedura con <Aggiungi> (3).

Creare una nuova tipologia dei lavori dei fornitori

Menu: TASK > Configurazione > Categorizzazioni > Tipologie dei lavori dei fornitori

Per specificare ulteriormente un fornitore puoi creare una nuova Tipologia di lavoro di fornitori.

Utilizza il comando <Gestisci> nella testata della funzionalità Tipologie dei lavori dei fornitori, scegli Crea e valorizza i campi.

Associare una nuova tipologia dei lavori dei fornitori

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Puoi anche associare la tipologia di lavori di un fornitore ad una specifica commessa.

Per farlo apri una commessa in Commesse e attività sul tab Fornitori.

Clicca su Nuovo per valorizzare il nuovo Fornitore e la Tipologia dei lavori che svolge. Concludi la procedura con Aggiungi

Menu:

TASK > Configurazione > Categorizzazioni > Proprietà extra: Classe

TASK > Configurazione > Categorizzazioni > Proprietà extra: SottoClasse

TASK > Configurazione > Categorizzazioni > Classificazioni su commesse e risorse

TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Per raggruppare le commesse, puoi usare le classificazioni. Hai a disposizione tre tipi di classificazioni che si differenziano per la possibilità di storicizzare o meno:

·         Proprietà extra: Classe

·         Proprietà extra: Sottoclasse

·         Classificazioni su commesse e risorse.

Creare classificazioni di Proprietà extra e Classe e Proprietà extra: Sottoclasse

Per creare codici da associare alle commesse per classificarle ulteriormente puoi usare Proprietà extra: Classe e Proprietà extra: Sottoclasse.

Usa queste proprietà per categorizzare le commesse a fini statistici.

Usa il comando <Gestisci> nella testata della videata e scegli Crea.

Le proprietà extra classe e sottoclasse non sono storicizzate e non sono gerarchicamente collegate tra loro, ma rappresentano due categorizzazioni che possono essere utilizzate come filtro nelle statistiche.

Creare Classificazioni su commesse e risorse

Per creare nuove classificazioni da associare sia alle commesse sia alle risorse, puoi usare Classificazioni su commesse e risorse.

Utilizza il comando <Gestisci> nella testata della videata e scegli Crea.

La funzione è storicizzata e può essere assegnata all'interno del tab Avanzate di Commesse e attività aggiungendo una nuova assegnazione tramite il pulsante Nuovo.

Definisci la storicizzazione e concludi con il pulsante Aggiungi

Puoi modificare o eliminare le classificazioni con gli omonimi pulsanti o cercare le classificazioni con la barra di ricerca Cerca per Classificazione.

Menu: TASK > Configurazione > Modelli > Modelli di attività

Per creare modelli di attività standard che puoi riutilizzare usa Modelli di attività. Aggiungi il modello con il bottone <Gestisci-Crea> e compila le schede Dati di base e Avanzate.

 Approfondisci sulla scheda Creare e configurare le attività.

Menu: TASK > Configurazione > Modelli > Modelli di commesse

Per creare modelli di commesse standard, usa Modelli di commesse. Aggiungi il modello con il bottone <Gestisci-Crea> e compila le schede Dati di base e Avanzate.

Se hai configurato dei modelli di attività, puoi collegarli ai modelli di commesse dai Modelli di attività.

 Approfondisci sulla scheda Creare e configurare le commesse.

Menu: TASK > Configurazione > Modelli > Gruppi di risorse

Per raggruppare i dipendenti che puoi assegnare ad una commessa, usa Gruppi di Risorse.

Il gruppo risorse è un insieme di dipendenti. Puoi usare il gruppo risorse per copiare massivamente risorse sulle specifiche commesse.

Puoi creare un codice con Gestisci-Crea ed identificare univocamente un gruppo risorse con un codice e una descrizione e aggiungere le risorse con il bottone <Nuovo>.

Aggiungere, modificare o cancellare una risorsa da un gruppo di risorse non comporta in automatico la stessa variazione sulle commesse su cui è stata inserita in precedenza.

Il gruppo di risorse non è mai referenziato direttamente alle commesse, devi quindi fare l'aggiornamento al gruppo di risorse direttamente sulle commesse.

 Per aggiungere delle risorse approfondisci sulla scheda Assegnare risorse alle commesse.

Menu: TASK > Configurazione > Parametri > Parametri Generali

Per agevolarti nelle attività sulle commesse puoi definire una serie di parametri preliminari.

Definire le regole per generare il codice della commessa

Puoi definire delle regole per la creazione del codice della commessa. Nel parametro Modalità di generazione del codice di una commessa puoi scegliere:

·         Libero per digitare manualmente il codice della commessa senza l'applicazione di una regola (ad esempio qualsiasi codice alfanumerico).

·         Solo progressivo per comporre il codice della commessa usando il valore proposto da un contatore numerico (es.: 001, 002, 003, ecc.).

·         Prefisso libero + progressivo per comporre il codice della commessa con una stringa di caratteri indicata manualmente, seguita da un numero progressivo proposto dal contatore.

Impostare il numero di caratteri del valore progressivo del codice commessa

Per definire la lunghezza del progressivo nel codice commessa, imposta il parametro Numero di caratteri del valore progressivo.

L'applicazione completerà il numero progressivo facendolo precedere da degli zeri in base alla lunghezza definita.

Esempio: se il campo è valorizzato a 4 e il progressivo è 27, il valore del progressivo è 0027:

Durata della commessa con ore e minuti separati

Per inserire la durata della commessa separando ore e minuti, attiva il parametro Compila la durata della commessa in due campi differenti (ore e minuti). Questa modalità rende più chiara la valorizzazione della durata.

Rendere obbligatorio il tipo attività sulla configurazione commessa-attività

Per rendere obbligatoria la definizione del tipo attività sulla configurazione commessa-attività attiva il parametro Rendi obbligatoria l'associazione di un tipo attività sulla configurazione commessa-attività.

Nascondere la gestione delle spese

Per nascondere la gestione delle spese anche quando il modulo EXPENSES è attivo, usa il parametro Nascondi la gestione delle Spese, anche se "Expenses" è attivo. La videata "Spese e rendicontazione” non sarà più visibile in "Commesse e Attività".

Generare un numero random per aggregare le attività da fatturare

Di default inserisci manualmente il numero da associare alle attività da fatturare nel campo Numero fattura.

Per velocizzare la compilazione, attiva il flag Generazione casuale del numero fattura. Con questa opzione la funzione Statistiche e validazione timesheet genera le fatture e inserisce automaticamente nel campo Numero fattura un GUID (Identificativo univoco globale) univoco e casuale.

Evidenziare una commessa in scadenza

Per evidenziare la scadenza di una commessa inserisci nel parametro Numero di giorni antecedenti che identificano una scadenza di una commessa in scadenza il numero di giorni a partire da cui evidenziare la commessa in scadenza.

Esempio: se la commessa ha data di scadenza il 31/12/2026 e nel parametro è stato indicato 31, verrà evidenziata la scadenza della commessa dal 1/12/2026.

TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Stato commesse e residui

Per visionare le commesse e i relativi residui puoi usare la funzionalità Stato residui e commesse.

Procedi come indicato nel seguito:

·         estrai i dati da analizzare con i filtri in testata

·         analizza i dati delle commesse estratte in tabella e controlla:

o   Inizio-Fine, si riferisce al periodo della commessa, con la barra in rosso puoi vedere la posizione rispetto alla data odierna

o   Valore iniziale, il valore della commessa indicato in configurazione

o   Spese approvate/spese da addebitare, i totali delle spese approvate e i totali delle spese da addebitare associate alla rispettiva commessa

o   Costi asset, il costo dell’asset associato alla commessa

o   Valore commessa/MOL:

§  Valore della commessa (presente/assente)

§  Ricavo aziendale:

·         Se hai dato un valore alla commessa

·         Ricavo Aziendale = (Valore commessa) - (Costi asset) - (Spese indicate come da addebitare al cliente e spese approvate) - (Costo azienda delle ore del timesheet caricate su quella commessa)

·         Se non hai dato un valore alla commessa

·         Ricavo Aziendale = (Costo al cliente delle ore del timesheet caricate su quella commessa) - (Costi asset) - (Spese indicate come da addebitare al cliente e spese approvate)

·         Validate/In attesa di validazione/Da consolidare, vedrai il numero di ore per ogni stato della commessa.

Menu: TASK > Configurazione > Utilità > Operazioni massive su commesse

Per assegnare, modificare, rimuovere massivamente eventuali Risorse, Capi Commessa o Commerciali da più commesse contemporaneamente, puoi usare Operazioni Massive su Commesse.

Hai a disposizione una serie di filtri con cui puoi limitare i risultati dei campi a video su cui eseguire le operazioni.

Per procedere:

·         seleziona/deseleziona singolarmente le commesse oppure massivamente con i bottoni <Seleziona tutte> e <Deseleziona tutte>.

·         scegli l'operazione che vuoi applicare sulla commessa con il bottone <Operazioni massive>.

Menu: TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Statistiche e validazione timesheet

Per eseguire operazioni massive sulle attività di una commessa (es.: validare e salvare i dati di fatturazione, spostare le attività su altro cliente/commessa, forzare le attività come da fatturare o da non fatturare, ecc.), puoi utilizzare la funzionalità Statistiche e validazione timesheet e procedere come segue:

·         imposta i filtri obbligatori della ricerca per cliente, commessa o risorsa (1) e, se ritieni, gli altri filtri

·         clicca su Filtra le attività per confermare (2)

·         seleziona le attività singolarmente o massivamente con il bottone <Seleziona (3)>

·         intervieni sulle attività che hai selezionato con il bottone Gestisci per:

o   Valida e Salva i dati di fatturazione, validare e salvare contemporaneamente i dati di fatturazione collegati alla/e attività che hai selezionato

o   Imposta come da valutare, impostare l'attributo da valutare per le attività che non sono ancora chiuse e su cui vuoi avere un promemoria futuro

o   Salva solo i dati di fatturazione, salvare i dati di fatturazione dell'attività, senza validarli

o   Sposta su un altro Cliente/Commessa, spostare le attività su un altro cliente e commessa

o   Aggiungi ad una fattura, aggiungere l'attività ad una fattura, rendendola non più modificabile.

La colonna Da Fatt. ti permette di forzare l'attività come da fatturare o da non fatturare, clicca sulla casella per variare lo stato in:

·         Si/No (default configurabile sull'attività)

·         Si Fz. (fatturabile forzato)

·         No Fz.(non fatturabile forzato).

Menu: TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Statistiche e validazione timesheet

Visualizzare la situazione complessiva trasversale a più clienti, commesse, attività e risorse

Puoi visualizzare la situazione dei clienti, commesse, attività e risorse in formato grafico con la funzione Statistiche e Validazione timesheet - Mostra grafici.

Puoi selezionare i due filtri, Conteggia (durata e ricavi) e Raggruppa per (cliente, commessa, attività e risorsa).

Puoi, infine, selezionare come vuoi visualizzare i dati graficamente, tramite un:

·         Heatmap giornaliera (1), una rappresentazione grafica dei dati in cui i valori sono visualizzati attraverso una scala cromatica: l'intensità del colore aumenta all'aumentare del valore (durata o costo). Ogni cella rappresenta un giorno del calendario)

·         Treemap (2) una visualizzazione che rappresenta dati organizzati in una struttura ad albero tramite una suddivisione dello spazio in rettangoli.

I dati che vedrai come grafico saranno gli stessi che avrai precedentemente filtrato.

 Approfondisci sulla scheda Eseguire operazioni massive sulle attività di un timesheet.

Visualizzare la situazione sulla specifica commessa

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Puoi vedere statistiche puntuali sulla singola commessa direttamente dal tab Statistiche di Commesse e attività.

Con un colpo d'occhio puoi consultare l'andamento della commessa sulla base della valorizzazione del timesheet per:

·         un confronto sulle attività svolte

·         le attività fatturate per risorsa

·         un confronto tra quanto è preventivato e la situazione attuale

·         una visione per risorsa e per attività.

Visualizzare lo stato di consolidamento e validazione

Menu:

TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Validazione attività

TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Statistiche e validazione timesheet

Dopo aver impostato gli opportuni filtri, puoi visionare lo stato di consolidamento delle attività per il dipendente.

La colonna indicata come Co. riassume lo stato di consolidamento ed in particolare:

• una D con sfondo bianco indica un'attività non consolidata
• una D con sfondo verde indica un'attività consolidata.

Puoi visionare anche lo stato di validazione delle attività da parte del capo commessa.

La colonna indicata come Va. riassume lo stato di validazione ed in particolare:

·         una R con sfondo bianco indica un'attività non validata

• una R con sfondo giallo indica un'attività da valutare, ovvero in cui viene posticipata la validazione
• una R con sfondo verde indica un'attività validata.

Menu:

TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Validazione attività

MY PEOPLELINK > TASK > Capo Commessa > Validazione attività

Per visualizzare e validare il tempo lavorato sulle attività con i relativi importi, usa la funzionalità Validazione attività e procedi come da flusso di seguito riportato.

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Per aggiungere nuove spese alla commessa prosegui come da flusso che segue.

 La spesa così caricata non viene assegnata al dipendente. Queste spese hanno gli stessi campi di quelle create tramite il modulo EXPENSES, ma non sono raccolte all'interno di una nota spese, prerogativa di EXPENSES.

Le spese che vedi inserite sulla commessa si suddividono tra quelle che derivano dalla nota spese e quelle caricate direttamente in commessa.

Le prime sono legate al dipendente, sono visibili sulla commessa, ma non modificabili, mentre le seconde sono svincolate dal dipendente, sono legate solo alla commessa e sono quindi modificabili.

Menu: TASK > Gestione > Export > Export spese su commesse

Per esportare i dati relativi alle singole commesse segui questo flusso:

·         va alla funzione Export spese su commesse

·         indica il periodo che vuoi considerare e le commesse che vuoi analizzare

·         estrai i dati con Esegui. Per ogni commessa selezionata viene generato un file excel dedicato.
Se vuoi esportare i dati nel formato PDF seleziona la specifica opzione. Il pdf include una tabella riepilogativa delle spese e le immagini degli allegati. Per ogni commessa selezionata viene generato un file pdf dedicato.

Puoi gestire cosa includere nell'export tramite le relative opzioni:

·         esportare i pdf con tabella riepilogativa ed allegato

·         escludere l'esportazione delle spese senza un allegato

·         escludere il riepilogo delle spese.

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Clienti e fornitori

Le risorse che compilano il timesheet, in base a come sono abilitate, possono vedere tutti i clienti e tutte le commesse.

Per limitare la visibilità puoi indicare su ogni cliente un'azienda di riferimento, per farlo utilizza la funzionalità Clienti e Fornitori e compila il campo Azienda di riferimento.

In questo modo la risorsa assunta da una certa azienda potrà operare solo sui clienti abilitati sulla sua azienda o su quelli senza azienda.

L'associazione tra cliente e azienda non è storicizzata.

Menu: MY PEOPLELINK > TASK > Dipendente > Le mie commesse

Per visualizzare i dettagli delle commesse in cui sei inserito puoi usare Le mie commesse.

Troverai alcune informazioni rese disponibili dalla tua organizzazione: i Dati generali della commessa, i Documenti e le Note operative caricati, gli Asset associati e le ore caricate sul Timesheet in relazione alla commessa.

Menu: TASK > Configurazione > Parametri > Parametri Generali

Per cambiare la colorazione delle attività sul calendario, usa il parametro Usa la colorazione del soggetto per le attività del calendario. Il default prevede che il calendario sia colorato con il colore assegnato alle attività. Se attivi questo flag il colore con cui è rappresentata l'attività sul calendario è quello che hai definito per ciascun soggetto, ovvero per ciascuna risorsa.

Menu: MY PEOPLELINK > TASK > Dipendente > Il mio Calendario

Consultare il mio calendario (dipendente)

Per consultare la programmazione delle tue attività, accedi alla funzionalità il mio Calendario.

Puoi scegliere come visualizzare le attività: per mese, settimana, singolo giorno o come agenda riassuntiva delle risorse-attività.

Puoi vedere queste attività programmate anche sul timesheet e puoi selezionarle in fase di caricamento delle attività con la modalità di inserimento da calendario.

Puoi vedere il tuo calendario anche sull'app PEOPLELINK MOBILE.

Organizzare il proprio calendario

Per organizzare il calendario personale, puoi accedere alla funzionalità Il Mio calendario e caricare le attività da svolgere.

Potrai vederle anche sul timesheet e selezionarle in fase di caricamento delle attività con la modalità di inserimento da calendario.

Menu:

TASK > Gestione > Pianificazioni e rilevazioni > Calendario

MY PEOPLELINK > TASK > Capo Commessa > Il calendario delle mie risorse

Consultare il calendario (amministratore o capo commessa)

Per consultare la programmazione delle attività dei propri collaboratori, accedi alla Funzionalità Calendario (per l'amministratore) e Calendario delle mie risorse (per capo commessa) e seleziona le risorse o il gruppo risorse e il periodo che vuoi considerare.

Puoi vedere più risorse contemporaneamente e scegliere come consultare la loro situazione:

·         Come Calendario: puoi vedere il mese, la settimana, il singolo giorno o un'agenda riassuntiva delle risorse-attività.

·         Come Timeline: puoi vedere la situazione come un grafico dinamico giornaliero o settimanale e questo ti permette di pianificare e monitorare le attività del progetto.

·         Come Tabella: puoi vedere la situazione come tabella giornaliera, troverai sulle colonne i dipendenti selezionati.

Assegnare attività alle proprie risorse

Per assegnare delle attività alle risorse, puoi usare il Calendario (per l'amministratore) e il Calendario delle mie risorse (per capo commessa).

Puoi accedere alla maschera dove inserire una o più risorse, la commessa, il cliente, l'attività e il periodo con un click o con un trascinamento sul calendario. Puoi concludere la procedura con il tasto Salva.

Con il flag Crea un evento per ogni giorno del periodo puoi inserire le attività su più giornate: verranno creati tanti eventi quanti sono i giorni che hai identificato.

Menu: TASK > Configurazione > Parametri > Parametri Generali

Per agevolarti nelle attività sul timesheet puoi gestire alcune configurazioni preliminari.

Associare un valore di legenda nel dettaglio attività

Per consentire ad un dipendente in fase di compilazione del timesheet di selezionare un valore da una specifica legenda dipendente di tipo tabellare (es.: il Centro di costo), abilita il parametro Consenti di associare, sulle attività del timesheet, un valore della legenda.

Mostrare una specifica legenda nella stampa del rapportino del timesheet

Per mostrare una specifica legenda anche nella stampa del rapportino del timesheet, attiva il parametro Mostra sul rapportino del timesheet la legenda, indicando la legenda specifica che vuoi includere. In questo modo il valore scelto in compilazione viene riportato anche nel documento stampato.

Abilitare la validazione delle attività senza il consolidamento delle giornate

Di default le giornate non consolidate non possono essere validate. Per abilitare la validazione delle attività senza la necessità del consolidamento delle giornate, puoi utilizzare il flag Abilita la validazione delle attività senza la necessità del consolidamento delle giornate.

Spostare attività già validate

Per spostare le attività già validate, abilita il parametro Permetti di spostare le attività già validate. Con il parametro attivo amministratori e capi commessa possono spostare le attività su un altro cliente o su un'altra commessa dalle funzioni di validazione.

Velocizzare l'apertura della validazione attività

Per velocizzare l'apertura di Validazione attività, attiva Utilizza la modalità Async per la funzionalità "Validazione attività". L'applicazione carica le attività solo dopo l'applicazione dei filtri e non all'apertura della videata.

Nascondere costi e ricavi nelle funzioni statistiche

Per nascondere costi e ricavi nelle funzioni statistiche, attiva il parametro Nascondi i costi ed i ricavi sulle funzionalità statistiche. L'applicazione non mostra i costi e i ricavi nelle seguenti funzionalità: Statistiche e Validazione timesheet, Validazione attività, Commesse e Attività e Stato commesse e residui.

Rendere obbligatoria la nota nel dettaglio attività

Per rendere obbligatoria la compilazione da parte dell'utente della nota nel dettaglio dell'attività, attiva il parametro Rendi obbligatoria la compilazione della nota in fase di compilazione del timesheet. L'applicazione non permette di salvare l'attività se non è stata inserita la nota.

Vedere subito i dettagli delle attività da validare

Attiva il parametro Mostra subito tutti i dettagli nelle maschere di validazione per visualizzare subito i dettagli delle attività da validare. In questo modo riduci i passaggi di consultazione.

Limitare l’inserimento ad un solo dettaglio per attività e giorno

Per limitare l'inserimento a un solo dettaglio per attività e per giorno, attiva il parametro Consenti un solo dettaglio per ogni attività/giorno. Con il parametro attivo:

·         puoi inserire un solo dettaglio per ogni attività/giorno

·         non puoi usare la funzione Pausa nell'App PEOPLELINK MOBILE.

Tracciare le modifiche sulle rilevazioni del timesheet

Per tracciare le modifiche sulle rilevazioni del timesheet, attiva il parametro Campi che, se modificati, attivano una variazione sulle rilevazioni del timessheet e scegli i campi per i quali tracciare le modifiche. Se modifichi uno di questi campi, l'applicazione registra e salva la variazione. In questo modo puoi recuperare il differenziale del timesheet tramite le WEB API.

Menu: MY PEOPLELINK > TASK > Dipendente > Compilazione timesheet

Per registrare le attività svolte e il tempo impiegato, usa la funzionalità Compilazione Timesheet.

Per compilare il timesheet devi:

·         inserire l'attività eseguite

·         compilare la durata di ciascuna attività

·         inserire le informazioni di dettaglio dell'attività

·         e infine consolidare la giornata confermando le attività svolte.

Di seguito i flussi operativi per svolgere questi passaggi.

Inserire attività

Per inserire le attività sul timesheet, puoi usare tre modalità:

·         Ricerca attività: inserisci sequenzialmente il cliente, la commessa, e l'attività, scegliendole fra quelle già definite.

·         Da Calendario: scegli le attività già presenti sul tuo calendario.

·         Settimana precedente: copi le attività già definite nella settimana precedente.

Ricerca attività

Per inserire l'attività con la modalità Ricerca attività procedi come di seguito indicato.

Da Calendario

Per inserire l'attività sul timesheet con modalità da calendario procedi come di seguito indicato.

Settimana precedente

Per inserire l'attività sul timesheet con modalità da Settimana precedente procedi come di seguito indicato.

Compilare la durata

Per compilare la durata:

1.      individua la riga del timesheet che corrisponde all'attività

2.      inserisci la durata nel campo “HHMM” (HH ore MM minuti)

3.      clicca su Salva timesheet.

Se esci dalla videata senza avere inserito la durata e senza salvare, perdi le attività aggiunte.

Prima di uscire senza salvare, vedrai un messaggio che ti avverte del mancato salvataggio dell'attività.

Inserire il dettaglio dell'attività

Per specificare meglio il lavoro svolto, usa il dettaglio attività. Puoi indicare fasce orarie, annotazioni e altri dati previsti dalla configurazione.

 Approfondisci sulla scheda Creare e configurare le attività.

Per dettagliare l'attività eseguita procedi come da seguente flusso.

 La voce Durata totale dei dettagli si aggiorna in automatico. Non puoi modificarla manualmente.

Consolidare la giornata

Quando hai terminato la compilazione delle attività, come indicato nel paragrafo Compilare la durata, puoi consolidare la giornata. Esegui il consolidamento giornata per giornata per confermare i dati inseriti e, se previsto, per permettere i passaggi successivi di validazione.

Il consolidamento non è un'azione irreversibile, puoi inserirlo e toglierlo secondo la tua necessità.

Per consolidare la giornata procedi come indicato.

Menu:

MY PEOPLELINK > TASK > Capo Commessa > Compilazione timesheet delle mie risorse

TASK > Gestione > Pianificazioni e rilevazioni > Compilazione timesheet delle risorse

Per modificare i timesheet dele risorsei, puoi accedere alla funzionalità Compilazione Timesheet delle risorse.

Seleziona la risorsa per cui vuoi visualizzare e compilare il timesheet e segui le indicazioni fornite per Compilare il timesheet (dipendente).

Puoi modificare anche la giornata consolidata togliendo il consolidamento prima di fare le modifiche.

Menu:

MY PEOPLELINK > TASK > Capo Commessa > Attività in tempo reale

TASK > Gestione > Pianificazioni e rilevazioni > Attività in tempo reale

Per valorizzare le attività in tempo reale, i dipendenti possono creare delle attività tramite l'app PEOPLELINK MOBILE.

Le tue risorse possono accedere all'app e selezionare dal menu Attività in tempo reale.

Possono aggiungere l'attività con il bottone + e scegliere tra le modalità di ricerca configurate:

·         Ricerca manuale

·         Da calendario

·         QR code

·         NFC

·         Geolocalizzazione

·         Wi-fi SSID

Possono premere su Salva e Avvia l'attività e attivare un timer che identifica l'attività come in esecuzione.

Possono sia mettere temporaneamente in pausa lo svolgimento dell'attività (Pausa) o concludere definitivamente l'attività (Stop).

Dopo che le attività sono state valorizzate e avviate, potrai visualizzare le attività attive e quelle chiuse degli ultimi 7 giorni direttamente sul portale con la funzionalità Attività in tempo reale.

Quando l'attività è chiusa dal dipendente sull'app, l'attività viene automaticamente migrata sul timesheet e non può essere ri-aperta.

Menu:  MY PEOPLELINK > TASK > Dipendente > La mia dashboard delle attività

Per visualizzare un consuntivo del tuo timesheet su un periodo suddiviso per commessa e per cliente, puoi utilizzare La mia dashboard delle attività.

Puoi vedere i clienti e le commesse su cui hai lavorato: come totale delle ore e dei costi, con il grafico a barre in alto, e come selezione della top 10 con il grafico a torta e la tabella.

Menu:

TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > La dashboard delle attività delle risorse

MY PEOPLELINK > TASK > Capo Commessa > La dashboard delle attività delle mie risorse

Per visualizzare un consuntivo del timesheet dei collaboratori su un periodo suddiviso per commessa e per cliente, puoi utilizzare la Dashboard delle attività delle risorse.

Con questa funzionalità puoi osservare sotto forma di grafico e tabella le attività svolte dal singolo collaboratore.

Puoi vedere i clienti e le commesse su cui la risorsa ha lavorato: come totale delle ore e dei costi, con il grafico a barre in alto, e come selezione della top 10 con il grafico a torta e la tabella.

Menu:

TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Report di confronto presenze/timesheet

MY PEOPLELINK > TASK > Capo Commessa > Report di confronto presenze/timesheet

Per verificare se le ore caricate nel cartellino presenze di un dipendente coincidono con quelle registrate sul timesheet, puoi utilizzare la funzionalità Report di confronto Presenze/Timesheet.

Puoi definire un periodo e vedrai un elenco di tutte le giornate del timesheet sia quelle allineate con il cartellino (in verde) sia quelle non allineate.

Puoi limitare la visualizzazione alle sole giornate non allineate con il flag Mostra solo giornate non allineate che saranno evidenziate:

·         in rosso: se le ore presenti sul cartellino sono maggiori di quelle sul timesheet

·         in giallo: se le ore sul timesheet sono maggiori di quelle sul cartellino.

Questa funzionalità è legata all'attivazione del modulo TIME.

Menu: TASK > Gestione > Export > Export timesheet

Per esportare le ore registrate sul timesheet, puoi utilizzare la funzionalità Export Timesheet.

Puoi impostare un periodo, dei filtri di base (clienti, commesse, validità, …) e indicare quali colonne esportare.

Per l'esportazione clicca il bottone Esegui.

Se è un report che utilizzi in maniera ricorrente, puoi salvarlo come template e utilizzarlo in un secondo momento.

Menu: MY PEOPLELINK > TASK > Capo Commessa > Compilazione timesheet delle mie risorse

Menu: TASK > Gestione > Pianificazioni e rilevazioni > Compilazione timesheet delle risorse

Cambiare periodo del timesheet

Per cambiare periodo al timesheet, accedi alla funzionalità Compilazione Timesheet (dipendente) o Compilazione Timesheet delle risorse (responsabile di commessa).

Seleziona il periodo desiderato:

·         navigando con la barra in testata che presenta il calendario settimanale

·         usando il bottone Vai alla data e selezionando una data dal calendario

Visualizzare il Cartellino Presenze

Con la funzione Compilazione timesheet-Vai a Il mio Cartellino puoi visualizzare il Cartellino Presenze. Questa modalità è possibile solo se il modulo TIME è attivo ed è valido solo per il proprio timesheet e non per quello dei propri risorse collaboratori.

Per le giornate elaborate sotto ogni giorno vedi anche ore di presenza (verde), extra orario (arancione) e assenza (rosso) e puoi anche consultare il dettaglio delle timbrature, attivando Modalità di visualizzazione- Mostra le statistiche di TIME (per dettagli vedi paragrafo che segue "Controllare lo stato e gli attributi delle rilevazioni timesheet").

In fondo alla giornata vedrai il totale delle ore del timesheet, mentre tra parentesi troverai la differenza tra le ore a cartellino presenze e le ore valorizzate sul timesheet.

Controllare lo stato e gli attributi delle rilevazioni timesheet

Sul timesheet trovi i simboli che ti aiutano a controllare lo stato delle attività registrate:

·         CL: hai caricato un'attività sul timesheet a partire da un'attività presente in calendario.

·         TA: hai selezionato un tipo attività.

·         ≠: il cliente ha impostato un'azienda di riferimento e per il giorno in cui compare questo simbolo l'azienda su cui è assunto il dipendente è diversa da quella del cliente.

·         Codice della legenda selezionata: se puoi selezionare e hai selezionato una legenda.

·         FS: hai svolto l'attività fuori sede.

·         S: hai svolto l'attività in extra orario diurno.

·         SN: hai svolto l'attività in extra orario notturno.

·         R: hai svolto l'attività in reperibilità diurna.

·         RN: hai svolto l'attività in reperibilità notturna.

·         ✓: l'attività che hai svolto è stata validata.

Puoi scegliere le opzioni di visualizzazione che si adattano alle tue esigenze:

·         Modalità di visualizzazione compatta: è una visualizzazione di default in cui vedi i totali e le intestazioni sempre in primo piano.

·         Mostra solamente i giorni lavorativi: è una visualizzazione in cui vedi tutta la settimana, ma per i giorni festivi è nascosto il contenuto delle celle.

·         Mostra le attività senza raggruppamenti: di default le attività con lo stesso cliente o commessa vengono raggruppate. Con questa modalità vedrai cliente, commessa e attività ripetuti per ogni riga inserita.

·         Consenti il Drag&Drop tra attività diverse: il comportamento di default prevede che tu possa copiare un'attività su giorni diversi. Se attivi questa modalità, puoi copiare le attività anche tra righe diverse.

·         Mostra le statistiche di TIME: se hai il modulo TIME, puoi vedere sotto ogni giorno anche ore di presenza (verde), extra orario(arancione) e assenza (rosso) recuperate dal cartellino presenze.

Menu: TASK > Configurazione > Categorizzazioni > Tipi di attività

I dipendenti che compilano il timesheet vedono di default tutti i tipi attività a cui sono abilitati.

Per limitare la visibilità, puoi indicare su ogni tipo attività un'azienda di riferimento sulla funzionalità Tipi Attività campo Azienda di riferimento.

Questo comporta che il dipendente assunto da una certa azienda potrà indicare sul dettaglio dell'attività del timesheet solo tipi attività abilitati sulla sua azienda o quelli senza azienda di riferimento.

Puoi gestire le informazioni sulle attività del timesheet per compilare i rapportini di intervento e fatturare le attività sfruttando software esterni.

Per farlo devi:

·         aggregare le attività del timesheet e generare la fattura

·         gestire le attività da fatturare.

Aggregare le attività del timesheet e generare la fattura

Menu: TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Validazione attività

Per aggregare le attività del timesheet da inviare a software esterni usa la funzionalità Statistiche e validazione timesheet.

Gestire le attività da fatturare

Menu: TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Fatture

Per la fattura generata, con stato in bozza, puoi modificare alcune informazioni ad esempio cambiare lo stato della fattura o inserire delle note.

Menu: TASK > Configurazione > Modelli > Flusso di acquisizione dei Lead/Prospect

Puoi considerare il Lead come un contatto acquisito o contatto da qualificare, mentre il Prospect come un potenziale cliente qualificato.

Puoi configurare le fasi standard del flusso con la funzionalità Flusso di acquisizione Lead e prospect - Modifica e poi aggiungere la nuova fase con Nuovo.

La tipologia è Intermezzo per tutte le fasi, ad eccezione dell'ultima fase del flusso che indica se il lead è perso/convertito.

L'ordinamento di queste fasi rispecchierà l'ordine che tu utilizzerai per gestire operativamente l'acquisizione dei lead.

Esempio: flusso per un Lead perso:

Menu:

TASK > Gestione > Lead e prospect > Gestione Lead e Prospect

MY PEOPLELINK > TASK > Capo Commessa > Gestione Lead e Prospect

Per caricare le anagrafiche di Lead e Prospect, puoi utilizzare la funzionalità Gestione Lead e prospect. Utilizza Gestisci-Crea e carica l'anagrafica.

Se scegli Upselling?: Sì, puoi utilizzare i clienti di TASK per collegare il cliente alla proposta di upselling, mentre se scegli l'opzione No si tratta di un possibile nuovo cliente.

Puoi caricare Note e Allegati per eventi significativi nel tab Documenti e Note Operative.

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Clienti e fornitori

Puoi creare un'anagrafica di un nuovo cliente con la funzionalità Clienti e Fornitori segnalando a quale lead e prospect è collegato.

Menu: TASK > Gestione > Lead e prospect > Gestione Lead e Prospect

Puoi cambiare stato alla pipeline nella funzionalità Gestione Lead e prospect con Gestisci-Modifica e il flag Cambia stato nella Pipeline in Prospect. Valorizzi lo stato della pipeline successivo scegliendo dal menu a tendina Stato nella Pipeline.

Questo genera una variazione nello Storico Pipeline che mostra una timeline dei vari stati e una tabella temporale con le varie fasi del flusso.

L'ultimo stato che dovrai indicare sarà uno tra acquisito o perso e questo concluderà automaticamente il flusso.

Menu: TASK > Gestione > Lead e prospect > Statistiche su Lead e Prospect

Per consultare l'avanzamento degli stati di Lead e Prospect usa Statistiche Lead e prospect e procedi come di seguito indicato.