Per emettere fatture accedere alla sezione "DOCUMENTI":

Selezionate il bottone <Aggiungi fattura>; viene emessa la pagina di caricamento:

Inserite il Cliente digitando la ragione sociale; la procedura verifica se è già presente in anagrafica. Viene presentato l'elenco dei clienti la cui ragione sociale contiene la stringa digitata, ed è possibile selezionare quello di interesse:

Se il cliente non esiste viene richiesto se si desidera inserirlo.

Se si sceglie di inserirlo viene aperta la pagina dell'anagrafica.

Accanto al cliente viene decodificato il conto clienti memorizzato in anagrafica.

In testata documento viene decodificata una di queste icone:

·         : indica che per il cliente è previsto l'invio della fattura elettronica.

·         : indica che per il cliente è previsto l'invio della fattura via e-mail.

·         : indica che per il cliente è previsto l'invio della fattura in forma cartacea.

Registro IVA: viene proposto quello definito come default nelle impostazioni dell'azienda.

Tipo di documento: il campo propone il tipo documento definito come prioritario nella Tabella tipi documento delle impostazioni, ma è possibile modificarlo selezionando un nuovo tipo documento dall'elenco.

Causale: è possibile indicare una causale documento da riportare sul file della fattura elettronica, nello specifico tag o sul PDF del documento.

Inserimento righe

Per inserire le righe di fattura è possibile operare in due modi:

·         per inserire una riga singola.

·         per inserire in modo massivo più righe riferite a codici articolo.

Inserimento di una riga singola

Dopo avere premuto  il cursore si posizione nel campo "codice articolo".

Se desiderate inserire una riga senza articolo passate al campo descrizione e digitare quanto da esporre in fattura.

Quantità e prezzo unitario devono sempre essere indicati.

Se desiderate inserire un codice articolo digitare, eventualmente, nel campo "codice articolo" un insieme di caratteri da utilizzare per filtrare l'elenco degli articoli.

Premendo <Invio> viene proposto l'elenco degli articoli per i quali la stringa digitata compare nel codice o nella descrizione o nella Nota ad uso operatore.

È possibile ridefinire la ricerca digitando una stringa nel campo posto nella parte superiore della finestra e poi premendo <Invio>.

Selezionare i codici di interesse, confermando essi saranno riportati in fattura.

Per ogni riga devono essere indicate la quantità, il prezzo ed il trattamento IVA.

Gli altri dati possono anche non essere indicati.

Ritenute e contributi

Le colonne  e  vengono esposte se nelle impostazioni (Parametri Fatture) ne è stata prevista la gestione.

Viene proposto il valore definito nelle impostazioni ma può essere variato.

Esigibilità IVA

Nel piede del documento è presente il campo in cui indicare il tipo di esigibilità dell'IVA.

La procedura propone un valore: se il cliente è soggetto Pubblica Amministrazione viene proposto Scissione pagamenti negli altri casi viene proposta Esigibilità Immediata.

È quindi necessario che l'operatore presti attenzione ai casi in cui la fattura viene emessa verso un soggetto privato che rientra tra quelli assoggettati a Split Payment, per impostare la corretta esigibilità IVA.

Se nei parametri fatture è stata selezionata l'opzione "iva per cassa" verrà proposta l'opzione "IVA per cassa art.32" per le cessioni ad imprese o professionisti.

Territorialità IVA

Nel campo territorialità viene definita la territorialità IVA dell'operazione.

Per i clienti italiani viene proposto il valore Italia, con possibilità di cambiarlo.

Per i clienti esteri non viene proposto nulla, l'operatore dovrà indicare la scelta più opportuna: Italia, UE, Fuori UE.

Riferimenti pagamento

La creazione della fattura si chiude specificando:

·         la banca di appoggio (oppure la cassa se è prevista la Rimessa diretta)

·         modalità di pagamento

·         la condizione di pagamento mediante la quale vengono calcolate le scadenze.

Le scadenze possono essere modificate agendo manualmente sulla singola scadenza o eseguendo il ricalcolo cliccando sul bottone  se avete impostato delle nuove modalità di pagamento.

 Se il tipo pagamento non è stato indicato, durante il salvataggio viene assegnato il tipo pagamento "generico" e viene emessa a video la seguente avvertenza:

Il caricamento di una fattura elettronica si esegue dalla sezione "DOCUMENTI".

Gli elementi di riferimento sono i seguenti.

Anagrafica cliente

A quel punto è possibile specificare la modalità di fatturazione:

Nel caso di Pubblica Amministrazione è necessario indicare anche il codice destinatario/ufficio:

Anche nel caso di altri soggetti è possibile indicare il codice destinatario/ufficio o, in alternativa, la PEC:

Registro IVA

Le fatture elettroniche devono essere caricate su un registro IVA che nelle impostazioni preveda la gestione delle Fatture Elettroniche.

Caricamento fattura elettronica

Quando per il cliente è prevista come modalità di fatturazione "fattura elettronica", il corpo della fattura prevede ulteriori colonne, in particolare quelle sotto evidenziate.

Nella fattura elettronica è possibile ed in certi casi necessario inserire ulteriori informazioni utili a precisare le caratteristiche dell'operazione oggetto di fatturazione.

Tali dati sono i seguenti:

·         in testata fattura:

o   Riferimento amministrazione (A): in questo campo viene proposto quanto eventualmente indicato nel corrispondente campo nella anagrafica del cliente.

o   Causale documento (limite massimo 2000 caratteri) (B)

o   Riferimenti documenti: ordini e DdT (C)

·         sulla riga:

o   Altri codici articolo (D)

o   Altri dati gestionali (E)

o   Periodo di riferimento (E)

o   Riferimento amministrazione (E)

Questi dati sono gestiti nei punti indicati con le lettere come riportato nell'immagine che segue:

FattureWeb consente di emettere fatture elettroniche gestendo la quota di contributo previdenziale a carico del percipiente relativamente a:

·         ENASARCO

·         ENPAM

·         INPS (ex ENPALS).

 L'applicazione non esegue calcoli relativi a minimali o massimali, che si intendono gestiti esternamente e in funzione dei quali occorre eventualmente modificare l'importo del contributo calcolato in fattura attraverso la funzione di modifica descritta nel seguito.

Configurazioni preliminari

Parametri Fatture

Nella sezione "Impostazioni > Parametri Fatture" è presente la voce "Gestione Enasarco/Enpam/INPS" (1) con cui si può attivare la gestione del contributo. L'attivazione avviene inserendo un codice contributo.

Per creare il codice contributo cliccate su <Aggiungi contributo> (2).

Sulla finestra che si aprirà definite:

·         una descrizione utile a identificare il contributo (es.: Enasarco)

·         la % del contributo carico percipiente (campo Contributo)

·         la % di quota imponibile

·         il tipo cassa (A). Questa informazione assolve due compiti:

o   definisce la descrizione con cui il contributo viene esposto sulla videata di caricamento della fattura

o   definisce il tipo cassa con cui il contributo viene riportato nella fattura secondo le specifiche della fattura elettronica

·         la causale pagamento.

Anagrafica Clienti

In anagrafica Clienti è possibile nel campo Contributo, come in immagine (A), un tipo contributo differente da quello previsto nei Parametri documento.

Emissione della fattura

Caricando una fattura, se la ditta prevede l'applicazione del contributo, viene esposta la voce (B) come da immagine sottostante dove viene esposto l'importo del contributo calcolato applicando la % e la quota di imponibilità definite sul codice contributo. Concorrono al calcolo della base imponibile tutte le righe di fattura assoggettate a ritenuta d'acconto.

L'importo del contributo può essere variato premendo il bottone indicato nel punto (1). Se l'importo è stato variato, il campo importo del contributo ha uno sfondo giallo.

Modifica TRATTENUTA

·         Nella videata di Modifica ENASARCO vengono esposti i dati del calcolo. I campi bordati possono essere immediatamente modificati.

·         Attivando l'opzione "Modifica Imponibile" (2) è possibile modificare il campo "Imponibile" (3) e "Quota Imponibile" (4)

·         Attivando l'opzione "Modifica totale" (5) è possibile modificare l'importo del "Totale TRATTENUTA" (6)

·         Con la funzione <Conferma> il valore del contributo viene riportato in fattura.

·         Premendo il bottone <Reset> i dati vengono riportati ai valori originali presenti sul documento ignorando le modifiche eseguite dall'operatore.

 Se si sta modificando una fattura con imponibile modificato dall'operatore e non si transita da questa finestra, al momento del salvataggio essa viene aperta in automatico in questo modo l'operatore può verificare la validità dei valori a fronte delle modifiche effettuate in fattura.

File fattura XML

I dati del contributo vengono riportati in fattura secondo le specifiche tecniche previste dal tracciato:

Scadenze

Le scadenze della fattura vengono calcolate al netto dell'importo dei contributi.

Contabilizzazione

Eseguendo la contabilizzazione vengono generati due file di contabilizzazione: uno per contabilizzare le fatture ed uno per contabilizzare la quota Enasarco.

La contabilizzazione dell'Enasarco si presenta come una prima nota che storna la partita della fattura per l'importo del contributo.

Per gestire l'addebito delle spese bollo in fattura operate come segue.

Configurazione preliminare

Parametri Fattura

Nei parametri ditta impostate i parametri evidenziati in immagine che servono per:

·         attivare la gestione dell'addebito del bollo

·         definire il limite di imponibile esente al superamento del quale deve essere addebitato il bollo

·         definire l'importo del bollo

·         definire se l'importo del bollo deve essere sommato o sottratto sulle note credito.

Codici IVA

Impostate sui codici IVA relativi alle operazioni esenti il flag "Bollo in FT".

Il bollo sarà applicato se gli imponibili associati ai codici IVA che presentano il flag "Bollo in FT" superano il limite definito nei parametri.

Anagrafica Cliente

Impostate l'opzione "Addebito spese bolli" per gestire l'addebito per il cliente:

·         Si: l'importo del bollo sarà addebitato al cliente e sarà considerato nel totale documento.

·         No: l'importo del bollo sarà calcolato, ma non sarà addebitato al cliente e sarà quindi escluso dal totale documento.

 Il campo non è attivo per i clienti con "Entità = Pubblica Amministrazione" perché a questi soggetti non può essere addebitata l'imposta di bollo, ma se la fattura è soggetta a bollo, questo sarà calcolato e sarà valorizzata la sezione Bollo sulla fattura elettronica.

Anagrafica Articoli

Caricate un articolo come il seguente:

Emissione fattura

Caricando la fattura in presenza delle condizioni sopra esposte viene attivato il campo di cui al punto 1 in immagine:

È possibile procedere in due modi:

·         se premete il bottone di cui al punto 2 l'importo del bollo viene calcolato in fattura

·         se omettete questo passaggio e salvate la fattura viene emesso il seguente messaggio:

Rispondendo <OK> viene il bollo viene riportato in fattura.

Rispondendo <Annulla> il documento non viene salvato e viene riproposta la videata di caricamento documento.

Non applicare bollo

L'opzione vi consente di emettere documenti assoggettati ad imposta di bollo anche nei confronti di soggetti per i quali è prevista l'esenzione (es.: atti, documenti, istanze, certificazioni, ecc. , richieste da organizzazioni non lucrative come le ONLUS).

Attivando l'opzione anche se il codice IVA utilizzato prevede l'applicazione del bollo in fattura e l'importo del documento è maggiore del Limite Addebito Spese di Bollo in Fattura, il calcolo del bollo non sarà eseguito e non sarà addebitato al Cliente.

Esposizione del bollo in fattura

L'esposizione del bollo in fattura varia in base alla modalità di addebito prevista sul cliente:

·         se previsto, viene generata una riga documento con l'articolo "Spese bollo" e l'importo del bollo viene conteggiato nel totale documento.

·         se non previsto, l'importo del bollo viene visualizzato nel campo ma non viene conteggiato nel totale documento.

In entrambi i casi l'importo del bollo viene riportato nello specifico campo della fattura elettronica:

Le fatture elettroniche possono essere firmate ed inviate direttamente da FattureWeb sfruttando l'integrazione con SPORTELLO.cloud.

L'operazione di invio può essere eseguita secondo due modalità.

Modalità massiva di invio

Selezionate il bottone <Invia a SDI>:

Viene aperta la finestra che segue.

Impostate il Registro IVA al quale appartengono le fatture da inviare, un intervallo sulle date fattura e sul numero per individuare le fatture da inviare.

Premete il bottone <Salva su sportello> per caricare le fatture su Sportello Fatture ed eseguire l'invio successivamente operando direttamente da sportello.

Il documento assume lo stato "in spedizione" qualificato dall'icona

Premete il bottone <Invia a SDI e salva su Sportello> per caricare le fatture su Sportello Fatture ed eseguire immediatamente l'invio a SDI. Prima di eseguire l'invio, se sulla configurazione di Sportello è previsto che le fatture siano firmate e se i parametri di firma sono correttamente impostati, le fatture vengono firmate.

Il documento assume lo stato di "Inviato in attesa di risposta" qualificato dall'icona

Modalità singola di invio

Agendo sull'elenco fatture aprite il menu delle azioni disponibili per la fattura di interesse e selezionate <Invia a SDI>> viene aperta la stessa finestra di cui sopra, ma senza l'azione sulle date.

Le azioni saranno riferite alla singola fattura.

Per acquisire le informazioni circa gli stati assunti dalle fatture elettroniche utilizzate la funzione <Aggiorna stati FTE> presente nell'elenco fatture.

Il sistema acquisisce gli stati delle fatture da Sportello Fatture e aggiorna gli stati dei documenti.

 L'assunto è che quindi su Sportello Fatture le ricevute siano state precedentemente acquisite.

L'acquisizione delle ricevute su Sportello può avvenire in modalità automatica per gli utenti FattureWeb azienda (stand alone) mentre per le aziende di FattureWeb è una funzionalità che lo studio decide di abilitare o meno (in tal caso occorre confrontarsi con il proprio Studio), pertanto se lo studio ha attivato la ricezione automatica sarà sufficiente attendere e la notifica verrà acquisita in Sportello senza alcuna operazione manuale, in tutti gli altri casi è possibile utilizzare la funzione manuale Acquisisci ricevute.

Le fatture elettroniche possono essere qualificate da vari stati, esposti nella colonna "Emiss" dell'elenco fatture mediante alcune icone descritte nella tabella sottostante.

Cliccando sull'icona è inoltre possibile consultare i messaggi ricevuti e per ognuno visualizzarne il dettaglio specifico. La visualizzazione è particolarmente utile per il messaggio di "Non accettata" relativo a Fatture PA, perché in esso il destinatario dovrebbe avere inserito un'annotazione in cui chiarire le motivazioni della non accettazione e quale comportamento si attende:

·         modifica e reinvio della fattura

oppure

·         emissione di nota credito.

Spiegazione degli stati delle fatture elettroniche

Le fatture possono essere modificate nei seguenti casi:

·         fattura elettronica non inviata a SDI

·         fattura elettronica o cartacea non ancora contabilizzata

In questo caso, per le fatture elettroniche si può procedere alla variazione, salvo i vincoli derivanti dagli stati propri della fattura elettronica. Per maggiori dettagli consultate la scheda "Stati delle fatture elettroniche".

Per modificare una fattura accedete alla sezione "DOCUMENTI":

Selezionate dall'elenco documenti la fattura da modificare e cliccate sulla voce Modifica/Dettagli del menu per consultare e variare il documento:

Modifica dati di testata

Cliccando sul simbolo potete verificare le impostazioni attive sul documento al momento dell'emissione.

La memorizzazione di queste informazioni vi consente di inviare, stampare e visualizzare il documento con le caratteristiche originarie, anche se le impostazioni sulla ditta sono state modificate.

Nella colonna documento sono evidenziate le impostazioni attive sul documento, mentre nelle colonne Ditta e Cliente le impostazioni attive sulla ditta nel momento in cui si esegue la variazione; eventuali differenze vengono evidenziate in rosso.

Potete decidere di riderivare sul documento le impostazioni correnti della ditta o del cliente, premendo sul tasto <Rideriva>.

Oltre ai dati di configurazione, sono memorizzati anche alcuni dati anagrafici del cliente (Ragione Sociale. Partita IVA e Codice Fiscale) sempre allo scopo di memorizzare una fattura del tutto corrispondente a quella emessa.

Attraverso il tasto  potete aggiornare questi dati con quanto presente in anagrafica cliente.

Modifica dati di riga

Dopo avere modificato se necessario i dati di testata, potete procedere con la modifica del documento.

Le colonne Ritenuta, Contributo ed Enasarco saranno visualizzate nel corpo del documento in base ai parametri attivi sul documento.

Modifica piede del documento

Procedete con la modifica delle informazioni presenti nel piede del documento.

La casella relativa al calcolo del bollo è visibile se per il documento è attiva l'opzione "Applica bollo".

Per memorizzare tutte le modifiche apportate, procedete con il salvataggio del documento.

Premendo il tasto <Ritorna> le modifiche non saranno salvate, comprese le nuove impostazioni.

Se la fattura elettronica è già stata inviata a SDI non è possibile modificarla.

Diversamente:

·         Fattura elettronica non ancora contabilizzata: In questo caso si può procedere alla variazione salvo i vincoli derivanti dagli stati propri della fattura elettronica. Per maggiori dettagli vedete scheda "Stati delle fatture elettroniche".

·         Fattura elettronica già contabilizzata: Se la fattura elettronica è già stata contabilizzata la variazione è subordinata allo sblocco della contabilizzazione. Per maggiori dettagli vedete scheda "Modificare una fattura già contabilizzata".

FattureWeb assegna come emittente e trasmittente della fattura sempre Sistemi S.p.A.

Per gestire l'emissione di fatture complete dei dati necessari per la comunicazione delle spese sanitarie al sistema TS operare come segue.

Parametri fatture

Nei parametri fatture impostare l'opzione "Gestione dati spese Sanitarie per invio al sistema TS".

Articoli

Impostano l'opzione di cui sopra accedendo all'anagrafica articoli risultano attivi i campi specifici per codifica i servizi rilevanti per la comunicazione:

In particolare:

·         l'opzione "Trasmissione TS" attiva la gestione dei campi successivi

·         nel campo Tipologia Spesa TS selezionare il codice spesa come da classificazione prevista dalla normativa:

·         assistenza diretta: identifica un servizio corrispondente alla parte di prestazione che non è a carico dell'assistito in quanto rimborsata da parte di un soggetto terzo, essa deve essere fatturata con una distinta riga di fattura, per cui è necessario creare un codice articolo specifico.

Emissione Fattura

In sede di emissione fatture richiamando un codice articolo che prevede la rilevanza per la trasmissione delle spese sanitarie esse vengono riportate sulla fattura.

È possibile visionare i dati riportati premendo sul bottone  presente nella colonna spese sanitarie.

Viene aperta la finestra in cui gestire eventuali opposizioni, o le informazioni "spesa sostenuta da terzi".

Se viene impostata una opposizione essa viene menzionata anche in fattura.

Per inviare una fattura tramite e-mail è possibile, tramite l'elenco della sezione , operare secondo due modalità:

a)      posizionatevi sulla fattura di interesse, premete sul bottone  e dal menu che viene proposto selezionate "Invia Tramite e-mail"; prima di procedere con l'invio viene proposta la bozza dell'e-mail da inviare

b)      selezionate il bottone ; verranno inviate tutte le fatture presenti in elenco in base ai filtri impostati, che non risultano ancora inviate via e-mail. Potete inoltre decidere se visualizzare o meno la bozza di ogni singola mail:

Al termine dell'invio massivo senza anteprima viene visualizzato l'elenco dei documenti non inviati a causa della mancanza dell'indirizzo email sull'anagrafica cliente di riferimento:

Come indirizzo mittente viene utilizzato noreply@sistemi.com, ma con l'azione rispondi sulla mail ricevuta dal cliente viene proposto l'indirizzo definito nei dati anagrafici della azienda.

Come indirizzo destinatario viene proposto quello definito nell'anagrafica del cliente, che può essere variato.

Il testo proposto per la e-mail può essere:

·         definito sul modello mail dal menu impostazioni

·         modificato prima di effettuare l'invio.

È inoltre possibile allegare all'e-mail altri file.

Le fatture che risultano inviate via e-mail presentano in elenco l'icona  nella colonna "Email".

La creazione di una fattura di vendita in formato elettronico intestata a cliente estero in automatico allega il file pdf della copia di cortesia al file XML, anche se non previsto nei parametri di configurazione (Parametri fatture elettroniche, campo "Inserisci PDF fattura come allegato").

Il documento valido ai fini fiscali, in questo caso, è quello cartaceo, ma se create la fattura in formato elettronico, avendo la copia di cortesia allegata, viene automaticamente assolto l'obbligo di conservazione sostitutiva nel caso di adesione al servizio di conservazione con l'Agenzia delle Entrate.