Prima di creare una fattura proforma o un avviso di parcella:

1.      impostare una serie di numerazione (ovvero il contatore con cui vengono numerati i documenti emessi)

2.      impostare i parametri documento.

Per le altre configurazioni di base relative all'azienda, fate riferimento allo specifico capitolo di questo manuale.

1. Impostare la serie di numerazione

1.      Accedete al menu delle Impostazioni:

2.      Scegliete la voce Numerazione proforma e avvisi: sono previste due serie di numerazione, una per le fatture proforma ed una per gli avvisi di parcella.

3.      Se volete aggiungere altre serie di numerazione utilizzate il bottone <Aggiungi serie di numerazione> e compilate i dati della maschera come necessario. Se avete previsto più serie di numerazione per uno stesso tipo documento potete definire la serie di numerazione di default, che vi sarà proposta in automatico quando registrate il documento:

Gestire più serie di numerazione

Se avete previsto più serie di numerazione per la stessa tipologia di documento, avete due possibilità per distinguere i documenti.

Esempio - Vediamolo sull'esempio della videata precedente:

·         per le fatture proforma abbiamo deciso di utilizzare la serie per distinguerle: per fare ciò il flag <Nascondi serie> non è attivo → la numerazione sarà 1/001, 2/001, 1/003, 2/003 …

·         per gli avvisi di parcella abbiamo deciso di inserire un'appendice per distinguere i diversi documenti: per fare ciò è stato attivato il flag <Nascondi serie> e abbiamo digitato l'Appendice → la numerazione sarà 1 /avv, 1 /com …

2. Impostare i parametri documenti

Nei parametri documenti potete:

·         attivare l'opzione Riporta in stampa proforma e avviso di parcella i dati di pagamento se desiderate stampare sul documento gli estremi del pagamento e le scadenze:

 Per le fatture proforma e gli Avvisi di parcella le scadenze vengono calcolate ed esposte solo sul documento, non sono memorizzate e non è possibile registrare un incasso di una fattura proforma o Avviso di parcella.

·         attivare l'opzione Riporta estremi proforma e avviso di parcella come riga di commento se desiderate che in fase di trasformazione delle fatture proforma o avvisi di parcella in fattura venga automaticamente aggiunta una riga di commento con i riferimenti del documento di origine:

·         selezionate il formato di stampa ed il colore dello formato che desiderate utilizzare per stampare il documento:

 Per eseguire la stampa delle fatture proforma potete utilizzare il formato standard "SIS_AP" oppure gli stessi formati (standard o personalizzati) previsti per la stampa delle fatture.

Per creare una fattura proforma o un avviso di parcella accedete alla funzione presente nel menu dei Documenti:

Prima di creare il nostro primo documento, impariamo a conoscere la videata di elenco delle fatture proforma e avvisi di parcella: se non avete registrato alcun documento, la videata si presenta vuota; altrimenti, trovate l'elenco degli ultimi documenti che avete registrato.

Sono visibili le principali informazioni del documento:

·         i riferimenti data e numero

·         il cliente

·         imponibile, importo IVA, eventuali importi di contributo e ritenute ed il totale del documento

·         lo stato di fatturazione (da fatturare, da non fatturare, fatturato)

·         nel caso di documento fatturato, il riferimento della fattura.

Dalla griglia potete:

·         ricercare una particolare fatture proforma o avviso di parcella utilizzando i filtri: potete ricercarlo per numero, data o cliente. Digitate gli elementi che vi interessano e fate clic su qualsiasi campo della griglia per applicare i filtri richiesti

·         ordinare i documenti in modo crescente  o decrescente , utilizzando le frecce  sulle intestazioni della griglia

·         creare un nuovo documento premendo il bottone <Aggiungi Proforma>, per creare una nuova fattura proforma o <Aggiungi Avviso di parcella>, per creare un nuovo Avviso di parcella

·         utilizzate il menu a panino per le altre operazioni disponibili per il documento:

Creare un nuovo documento

Per creare un nuovo documento cliccate sul bottone <Aggiungi Proforma> o <Aggiungi Avviso di parcella>.

La videata è composta da diverse sezioni: una testata con le informazioni di intestazione del documento, un corpo dove inserire le righe con i dettagli, e una sezione finale per definire i dati di pagamento.

La testata

Nell'intestazione dovete indicare:

·         il tipo documento "cartaceo" o "via mail": viene proposto "documento cartaceo" se nell'anagrafica del cliente è prevista come modalità di fatturazione "Fattura elettronica", altrimenti verrà proposto quanto definito in anagrafica. Se create un "documento via mail" avrete la possibilità di inviare il documento via mail utilizzando la specifica voce di menu presente nel menu a panino o premendo il tasto  presente sopra le intestazioni della griglia;

·         il cliente: nel campo digitate parte del nome e scegliete il cliente dall'elenco che vi viene presentato; se non è presente nessun cliente che corrisponde a quanto digitato, potete inserire direttamente l'anagrafica utilizzando la voce proposta:

·         il numero e la data del documento: viene proposto il primo numero disponibile e la data del giorno; potete modificare come necessario; se gestite più serie di numerazione, viene proposta la serie di default, con possibilità di sceglierne un'altra;

·         lo stato di fatturazione del documento: viene proposto uno stato Da fatturare; potete impostarlo a Da non fatturare o anche Fatturato; ricordate che solo le fatture proforma e gli avvisi di parcella con stato Da fatturare potranno essere trasformati in fattura;

·         "soggetto privato": selezionando questo flag potete definire che il documento deve essere emesso nei confronti di soggetto privato. Il flag non è attivo se il cliente selezionato lo avete definito già in anagrafica come soggetto privato.

Le righe della fattura proforma o avviso di parcella

Potete inserire diverse tipologie di riga:

·         righe riferite a un articolo con quantità e prezzo:

o   utilizzate il bottone <Inserisci Articolo>

o   scegliete l'articolo desiderato con la spunta e confermate

o   viene creata una riga con l'articolo scelto: completate la riga con la quantità e verificate/modificate gli altri dati proposti;

·         righe senza indicazione di un articolo ma con quantità e/o importo:

o   utilizzate il bottone <Inserisci riga>

o   compilate tutti i campi, in particolare Descrizione, quantità e prezzo

·         righe di solo commento:

o   utilizzate il bottone <Inserisci riga>

o   compilate il campo Descrizione tralasciando quantità e prezzo.

I dati di pagamento

Nella sezione vengono proposti i dati relativi al pagamento che avete memorizzato sull'anagrafica del cliente. Se desiderate, potete modificarli in modo che la fattura riporti poi questi dati.

Salvare la fattura proforma o l'avviso di parcella

Quando avete concluso il caricamento, salvate il documento con il bottone <Salva>. Alla successiva domanda rispondete:

·         <OK>: se avete terminato di compilare il documento e desiderate tornare all'elenco dei documenti;

·         <Annulla>: se desiderate rimanere sulla pagina per creare un nuovo documento dello stesso tipo del precedente (fattura proforma o avviso di parcella).

Stampare la fattura proforma o l'avviso di parcella

Potete stampare il documento dopo averlo salvato, utilizzando il menu a tendina presente sull'elenco dei documenti.

Potete anche stampare il documento direttamente dalla pagina di caricamento, richiamandolo in variazione ed utilizzando il bottone .

In entrambi i casi viene visualizzato il PDF che potete stampare o salvare secondo le vostre abitudini.

Visualizzare o modificare una fattura proforma o un avviso di parcella

Scegliete il documento da visualizzare o modificare e utilizzate la voce  dal menu a tendina presente sull'elenco dei documenti.

Viene presentata la maschera del documento già compilata: potete modificare il documento in ogni occasione, tranne quando il documento risulta già fatturato, in questo caso potete solo visualizzarne i dettagli.

Trasformare in fattura una Fattura proforma o un avviso di parcella è un'operazione semplice.

Per trovare i documenti da fatturare utilizzate i filtri e gli ordinamenti.

Una volta individuato il documento da fatturare scegliete la funzione Genera Fattura dal menu a panino:

Non potete fatturare più fatture proforma o più avvisi di parcella in un'unica fattura.

Vi ritrovate nella pagina della fattura già compilata:

·         viene riportato il cliente presente sul documento fatturato

·         il numero, la data e il registro della fattura vengono proposti come nel caso di creazione manuale di una fattura

·         i dati di testata (conto, riferimento amministrativo, codice destinatario e causale) vengono derivati dal documento fatturato

·         le righe sono automaticamente compilate con le righe presenti sulla fattura proforma o sull'avviso di parcella

·         le scadenze vengono calcolate in base alle condizioni di pagamento presenti sul documento fatturato, ma potete modificarle indicando nuove condizioni e premendo il tasto <Ricalcola scadenze>

·         eventuali altri dati di riga o riferimenti a documenti digitati sulla fattura proforma o avviso di parcella vengono riportati in fattura

·         eventuale addebito bollo o l'informazione "non applica bollo" vengono derivati dal documento fatturato

·         gli importi Enasarco, se presenti, vengono riportati in fattura come memorizzati sulla fattura proforma o avviso di parcella. Se sul documento di origine avete modificato l'imponibile o l'importo totale del contributo, questo  non sarà ricalcolato in fattura.

Verificate i dati, modificate dove necessario e salvate la fattura con il bottone <Salva>.

Per tutte le informazioni utili alla gestione di una fattura, leggete i capitoli presenti in questo manuale.

La fattura proforma o l'avviso di parcella incluso in una fattura risulta sempre completamente fatturato, anche se in fattura eliminate o modificate alcune delle righe che sono state inserite automaticamente.

Riferimenti fattura proforma o avviso di parcella in fattura

Se lo avete impostato nei Parametri fatture delle Impostazioni, per ogni documento fatturato viene inserita una riga di commento.

Caratteristiche di una fattura proforma o di un avviso di parcella fatturato

Una fattura proforma o un avviso di parcella già fatturato presentano le seguenti caratteristiche:

·         lo stato risulta Fatturato, sia nell'elenco documenti che entrando nel dettaglio

·         nell'elenco documenti viene visualizzato il numero e la data della fattura in cui è stato incluso

·         non è più possibile variarlo né eliminarlo.

Se eliminate una fattura con cui era stato fatturato una fattura proforma o un avviso di parcella, questo riprenderà lo stato "Da fatturare".