La funzionalità "BI: Grafici e tabelle (per singolo soggetto)", permette agli amministratori di creare in modo personalizzato le statistiche necessarie per monitorare l'andamento aziendale, considerando i dati presenti nell'intera suite di Peoplelink utilizzata.

All'apertura della funzionalità BI: Grafici e tabelle (per singolo soggetto), la pagina web si presente con in testata i campi:

·         Codice per scrivere il codice del grafico

·         Descrizione per scrivere la descrizione del grafico

·         Note per aggiungere eventuali note

·         Ordine per indicare il numero riferito all'ordine di visualizzazione della statistica.

Nella parte sottostante sono presenti i seguenti campi configurativi, per la creazione delle tabelle e dei grafici statistici:

·         Tipologia dati dove è possibile selezionare la tipologia di statistica dati. Le tipologie previste sono:

o   Time: Tipologia delle voci dei risultati

o   Time: Codici delle voci dei risultati

o   Expenses: Categoria delle note spese pagate (rif. mese di pagamento)

o   Expenses: Categorie delle note spese (rif. giorno della spesa)

o   Vista: categorie di eventi con importi

o   Task: ore sul timesheet.

·         Modalità di raggruppamento dei dati i tipi di raggruppamento previsti sono:

o   Senza raggruppamento

o   Per giorno della settimana

o   Per mese

o   Per trimestre

o   Per anno

o   In formato calendario (solo per mappa di calore).

·         Unifica campi raggruppati.

 La combinazione "Unifica dati raggruppati" + "Modalità di raggruppamento dei dati: Senza raggruppamento" genera un unico valore. In questo caso, a prescindere dalla configurazione, sarà mostrato solamente il valore calcolato e non sarà mostrato né il grafico né la tabella.

• Tipologia di grafico dove è possibile visualizzare selezionare il tipo di grafico che si desidera utilizzare dalla lista, che prevede grafici a:
• Barre (verticali)
• Barre 100% (verticali)
• Barre (orizzontali)
• Barre 100% (orizzontali)
• Barre adiacenti (orizzontali)
• Torta
• Anello
• Linee
• Dispersione
• Area
• Mappa ad albero
• Radiale
• Mappa di calore.

 In base alla modalità di raggruppamento utilizzata, il sistema suggerisce la tipologia di grafico/i da poter utilizzare.

• Schema di colorazione per selezionare lo schema di colorazione desiderato del grafico
• Legenda del grafico per scegliere quando mostrare o meno la legenda del grafico; le opzioni disponibili sono:
• Nascondi
• Mostra sempre
• Mostra solo se massimizzato
• Rangeslider del grafico per scegliere quando mostrare o meno il rangeslider del grafico, utile per la focalizzazione della parte del grafico selezionata. Le opzioni disponibili sono:
• Nascondi
• Mostra sempre
• Mostra solo se massimizzato.
• Mostra tabelle dati quando selezionato oltre al grafico è possibile visualizzare le relative tabelle
• Nella tabella dati nascondi le righe senza valore quando selezionato gli elementi non valorizzati non vengono mostrati nelle tabelle
• Larghezza per selezionare la dimensione grafico/tabella in anteprima  le opzioni disponibili dalla più piccola alla più grande sono:
• X1
• X2
• X3
• X4.
• Mostra agli amministratori quando selezionato il grafico è visibile agli amministratori
• Mostra ai responsabili quando selezionato il grafico è visibile ai responsabili.

Dettaglio campi disponibili in base alle Tipologia dati selezionata

In base alla tipologia dei dati selezionata, nella maschera si attivano ulteriori campi configurativi utili al tipo di statistica scelta.

Tipologia dati: Time: Tipologia delle voci dei risultati

Si attivano i campi:

·         Tipologia conteggio dati le opzioni disponibili sono:

o   Ore

o   Giorno

o   Ricorrenza unica nel giorno

o   Tutte le ricorrenze.

·         Tipi voci da considerare dove poter selezionare le tipologie di voci di Time da utilizzare

·         Voci da considerare dove poter selezionare le voci di Time da utilizzare

·         Tag su voci da considerare dove poter selezionare i tag configurati sulle oci di Time da utilizzare.

Tipologia dati: Time: Codici voci dei risultati

Si attivano i campi:

·         Tipologia conteggio dati le opzioni disponibili sono:

o   Ore

o   Giorno

o   Ricorrenza unica nel giorno

o   Tutte le ricorrenze.

·         Tipi voci da considerare dove poter selezionare le tipologie di voci di Time da utilizzare

·         Voci da considerare dove poter selezionare le voci di Time da utilizzare

·         Tag su voci da considerare dove poter selezionare i tag configurati sulle voci di Time da utilizzare.

Tipologia dati: Expenses: Categorie delle note spese pagate (riferite al mese di pagamento)

Nessun campo aggiuntivo.

Tipologia dati: Expenses: Categorie delle note spese (riferite al giorno della spesa)

Si attivano i campi:

·         Considera anche le note spese indicate “come da non pagare al dipendente”: quando selezionato, nella statistica vengono considerate anche tutte quelle spese rendicontate, ma non pagate al dipendente.

·         Stati delle spese da considerare: dove è possibile selezionare uno o più stati delle note spese da considerare.

Tipologia dati: Vista: Categorie ed eventi con importi

Si attivano i campi:

·         Tipologia conteggio dati le opzioni disponibili sono:

o   Data di inizio dell'evento interna al periodo

o   Tutti gli eventi validi nel periodo

o   Primo evento valido per soggetto nel periodo

o   Ultimo evento valido per soggetto nel periodo.

·         Categorie ad importi da considerare per selezionare le Categorie di eventi con importo da utilizzare

·         Stati degli eventi da considerare dove è possibile selezionare uno o più stati degli eventi da considerare.

Tipologia dati: Task: ore sul timesheet

Si attiva il campo:

·         Tipologia conteggio dati le opzioni disponibili sono:

o   Per fatturabilità

o   Per cliente

o   Per cliente (codice contabilità)

o   Per commessa

o   Per commessa (codice contabilità)

o   Per commessa (categoria statistica)

o   Per commessa (classe)

o   Per commessa (sotto-classe).

Configurazione di un codice BI: Grafici e tabelle (globale)

La funzionalità "BI: Grafici e tabelle (globale)", permette agli amministratori di creare in modo personalizzato le statistiche necessarie per monitorare l'andamento aziendale, considerando i dati presenti nell'intera suite di Peoplelink utilizzata.

All'apertura della funzionalità BI: Grafici e tabelle (globale), la pagina web si presenta con in testata i campi:

·         Codice per scrivere il codice del grafico

·         Descrizione per scrivere la descrizione del grafico

·         Note per aggiungere eventuali note

·         Ordine indicare il numero riferito all'ordine di visualizzazione della statistica

Nella parte sottostante sono presenti i seguenti campi configurativi, per la creazione delle tabelle e dei grafici statistici:

·         Tipologia dati dove è possibile selezionare la tipologia di statistica. Le tipologie previste sono:

o   Identities: conteggi anagrafici

o   Identities: conteggio assunzioni

o   Identities: conteggio cessazioni

o   Identities: conteggio riassunzioni

o   Time: codici delle voci dei risultati

o   Vista: categorie di eventi con importi.

·         Larghezza per selezionare la dimensione del grafico/tabella in anteprima; le opzioni disponibili dalla più piccola alla più grande sono:

o   X1

o   X2

o   X3

o   X4.

·         Mosta agli amministratori quando selezionato il grafico è visibile agli amministratori

·         Mostra ai responsabili quando visualizzato il campo è visibile ai responsabili.

La pagina della funzionalità si suddivide, poi, nelle sezioni:

·         Raggruppamento dati

·         Suddivisione dati

·         Grafico

·         Tabella.

Raggruppamento dati

Il raggruppamento dei dati indica, in base alla tipologia del grafico scelta, il valore dell'asse X o Y.

 Un grafico a barre con un raggruppamento per centro di costo, significa che ogni colonna corrisponderà ad un centro di costo.

I campi a disposizione sono:

·         Modalità di raggruppamento dei dati Le modalità di raggruppamento previste sono:

o   Senza raggruppamento

o   Legenda anagrafica tabellare

o   Età esatta

o   Fasce di età

o   Generazioni

o   Unità organizzativa

o   Azienda.

Per le modalità di raggruppamento "Legenda anagrafica tabellare", "Unità organizzativa" e "Azienda" sono previsti ulteriori campi per consentire l'utilizzo di un filtro, nel dettaglio:

Legenda anagrafica tabellare

Campi previsti:

• Legenda anagrafica per il raggruppamento dei dati per consentire la selezione della legenda soggetto / dipendente dall'elenco
• Modalita di applicazione del filtro le modalità previste sono:
• Includi solo verranno presi in considerazione solo i codici selezionati
• Escludi verranno esclusi solo i codici selezionati
• Considera come Altro (---) i codici selezionati verranno come quelli senza valore - Altro (---).
• Filtro sui codici del raggruppamento per consentire la selezione di uno o più codici dalla lista disponibile (Lista valori)[

 Campo vuoto = Nessun filtro applicato. Con la modalità di applicazione del filtro includi, è possibile usare il codice "---" per indicare il valore "Altro - Non assegnato".

Unità organizzativa e Azienda

Campi previsti:

·         Modalità di applicazione del filtro: le modalità previste sono:

o   Includi solo: verranno presi in considerazione solo i codici selezionati

o   Escludi: verranno esclusi solo i codici selezionati

o   Considera come Altro (---): i codici selezionati verranno considerati come quelli senza valore - Altro (---).

·         Filtro sui codici del ragruppamento: per consentire la selezione di uno o più codici dalla lista disponibile (Lista valori)

 Campo vuoto = Nessun filtro applicato. Con la modalità di applicazione del filtro includi, è possibile uasere il codice "---" per indicare il valore "Altro - Non assegnato"

Suddivisione dati

La Suddivisione dati indica, in base alla tipologia del grafico scelta, il valore "Trace".

 Un grafico a barre con una suddivisione per azienda, significa che ogni colonna (con raggruppamento) sarà suddivisa in più sezioni, ognuna della quali corrisponderà ad una azienda e la cui somma sarà il valore totale del raggruppamento.

Modalità di suddivisione dei dati Le modalità di suddivisione previste sono:

·         Senza suddivisione

·         Legenda anagrafica tabellare

·         Età esatta

·         Generazioni

·         Unità organizzativa

·         Azienda.

Per le modalità di suddivisione dei dati "Legenda anagrafica tabellare", "Unità organizzativa" e "Azienda" sono previsti ulteriori campi per consentire l'utilizzo di un filtro, nel dettaglio:

Legenda anagrafica tabellare

Campi previsti:

·         Legenda anagrafica per la suddivisione dei dati: per consentire la selezione della legenda soggetto / dipendente dall'elenco

·         Modalita di applicazione del filtro: le modalità previste sono:

o   Includi solo: verranno presi in considerazione solo i codici selezionati

o   Escludi: verranno esclusi solo i codici selezionati

o   Considera come Altro (---) : i codici selezionati verranno considerati come quelli senza valore - Altro (---).

·         Filtro sui codici della suddivisione: per consentire la selezione di uno o più codici dalla lista disponibile (Lista valori).

 Campo vuoto = Nessun filtro applicato. Con la modalità di applicazione del filtro includi, è possibile usare il codice "---" per indicare il valore "Altro - Non assegnato".

Unità organizzativa e Azienda

Campi previsti:

• Modalita di applicazione del filtro le modalità previste sono:
• Includi solo verranno presi in considerazione solo i codici selezionati
• Escludi verranno esclusi solo i codici selezionati
• Considera come Altro (---) i codici selezionati verranno considerati come quelli senza valore - Altro (---).
• Filtro sui codici della suddivisione per consentire la selezione di uno o più codici dalla lista disponibile (Lista valori).

 Campo vuoto = Nessun filtro applicato. Con la modalità di applicazione del filtro includi, è possibile uasere il codice "---" per indicare il valore "Altro - Non assegnato".

Grafico

·         Tipologia di grafico dove è possibile selezionare il tipo di grafico che si desidera utilizzare dalla lista, che prevede grafici a:

o   Barre (verticali)

o   Barre100% (verticali)

o   Barre adiacenti (verticali)

o   Barre (orizzontali)

o   Barre 100% (orizzontali)

o   Barre adiacenti (orizzontali)

o   Torta

o   Anello

o   Linee

o   Linee con indicatore

o   Dispersione

o   Area

o   Mappa ad albero.

 È disponibile una preview dei tipi di grafici con relativa spiegazione, cliccando sul link Anteprima.

·         Schema di colorazione per selezionare lo schema di colorazione desiderato del grafico; è possibile poter visualizzare l'anteprima della colorazione desiderata.

·         Legenda del grafico per scegliere quando mostrare o meno la legenda del grafico:

o   Nascondi

o   Mostra sempre

o   Mostra solo se massimizzato.

·         Rangeslider del grafico: per scegliere quando mostrare o meno il Rangeslider del grafico, utile per la focalizzazione della parte del grafico selezionata:

o   Nascondi

o   Mostra sempre

o   Mostra solo se massimizzato.

Tabella

·         Mostra tabelle dati: quando selezionato oltre al grafico è possibile visualizzare le relative tabelle

·         Nella tabella dati nascondi le righe senza valore:quando selezionato gli elementi non valorizzati non vengono mostrati nelle tabelle

·         Nella tabella dati, mostra il valore minimo: campo attivo per la tipologia dati "Vista: Categorie di eventi con importi"

·         Nella tabella dati, mostra il valore medio: campo attivo per la tipologia dati "Vista: Categorie di eventi con importi"

·         Nella tabella dati, mostra il valore massimo: campo attivo per la tipologia dati "Vista: Categorie di eventi con importi"

·         Mostra agli amministratori: quando selezionato il grafico è visibile agli amministratori

·         Mostra ai responsabili: quando selezionato il grafico è visibile ai responsabili.

Dettaglio campi disponibili in base alla "Tipologia dati" selezionata

In base alla tipologia dei dati selezionata, nella maschera si attivano ulteriori campi configurativi utili al tipo di statistica scelta.

Tipologia dati: "Identities: Conteggi anagrafici"

Nessun campo aggiuntivo.

Tipologia dati: "Identities: Conteggi assunzioni"

Si attiva il campo:

·         Modalità di recupero dei rapporti di lavoro le opzioni disponibili sono:

o    Considera il primo rapporto di lavoro del soggetto nel periodo

o    Considera l'ultimo rapporto di lavoro del soggetto nel periodo

o    Considera tutti i rapporti di lavoro del soggetto nel periodo.

Tipologia dati: "Identities: Conteggi cessazioni"

Si attiva il campo:

·         Modalità di recupero dei rapporti di lavoro le opzioni disponibili sono:

o    Considera il primo rapporto di lavoro del soggetto nel periodo

o    Considera l'ultimo rapporto di lavoro del soggetto nel periodo

o    Considera tutti i rapporti di lavoro del soggetto nel periodo.

Tipologia dati: "Identities: Conteggi riassunzioni"

Nessun campo aggiuntivo.

Tipologia dati: "Time: Codici voci dei risultati"

Si attivano i campi:

·         Tipologia conteggio dati le opzioni disponibili sono:

o    Ore

o    Giorno

o    Ricorrenza unica nel giorno

o    Tutte le ricorrenze.

·         Tipi voci da considerare dove poter selezionare le tipologie di Voci di Time da utilizzare

·         Voci da considerare dove poter selezionare le Voci di Time da utilizzare

·         Tag su voci da considerare dove poter selezionare i tag configurati sulle Voci di Time da utilizzare.

Tipologia dati: "Vista: Categorie ed eventi con importi"

Si attivano i campi:

·         Tipologia conteggio dati le opzioni disponibili sono:

o    Data di inizio dell'evento interna al periodo

o    Tutti gli eventi validi nel periodo

o    Primo evento valido per soggetto nel periodo

o    Ultimo evento valido per soggetto nel periodo.

·         Categorie ad importi da considerare per selezionare le Categorie di eventi con importo da utilizzare

·         Stati degli eventi da considerare dove è possibile selezionare uno o più stati degli eventi da considerare.

La funzionalità "Dashboard per la Business Intelligence" consente di visualizzare tutti i grafici e tabelle configurate nella funzionalità "BI: Grafici e tabelle (globale)". All'apertura della pagina della Dashboard per la Business Intelligence è possibile selezionare il Periodo da visualizzare tramite l'apposito campo, che prevede le seguenti periodizzazioni:

·         Mese precedente

·         Questo mese

·         Questo trimestre

·         Trimestre precedente

·         Anno precedente

·         Quest'anno

·         Date personalizzate.

In alto a destra, per ciascun grafico, sono presenti, i comandi:

·         Ingrandisci/riduci: per ingrandire e ridurre il grafico durante l'utilizzo

·         Scarica il grafico come immagine: per poter scaricare il grafico in formato .png, con le dimensioni desiderate

·         Massimizza/riduci tabella: per poter ingrandire/ridurre la tabella durante la consultazione.

La scheda "Statistiche e BI" della funzionalità "Anagrafica" di Identities (disponibile solo con il modulo Vista attivo) consente di visualizzare tutti i grafici e tabelle configurate nella funzionalità "BI: Grafici e tabelle (per singolo soggetto)".

La consultazione è possibile selezionando dall'apposito campo il Periodo desiderato.

Le periodizzazioni previste sono:

·         Mese precedente

·         Questo mese

·         Questo trimestre

·         Trimestre precedente

·         Anno precedente

·         Quest'anno

·         Date personalizzate.

In alto a destra, per ciascun grafico, sono presenti, i comandi:

·         Ingrandisci/riduci per ingrandire e ridurre il grafico durante l'utilizzo

·         Scarica il grafico come immagine per poter scaricare il grafico in formato .png, con le dimensioni desiderate

·         Massimizza/riduci tabella per poter ingrandire/ridurre la tabella durante la consultazione.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri >VISTA: Gestione HR > Competenze

Per configurare le competenze da associare alle risorse selezionate la voce Crea dal menu Gestisci.

Si apre una videata con quattro tab.

Competenza

Oltre ai campi codice, descrizione e note avete a disposizione i seguenti campi:

Spiegazione estesa

Potete di descrivere in modo dettagliato tutti i compiti e le attività previste per la posizione/ruolo che state configurando.

Posizioni lavorative e ruoli aziendali

 Si attiva per le modifiche solo dopo il primo salvataggio della competenza configurata.

Potete configurare le posizioni lavorative o ruoli aziendali collegate alla competenza.

Potete assegnare competenze ad ogni risorsa anche selezionando la posizione lavorativa.

 Il tab Mansioni è deprecato ma è ancora visibile perché serve per i vecchi impianti, dove le competenze venivano associate automaticamente in base alle mansioni assegnate alle risorse.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazione e Parametri > Vista: Gestione HR > Categorie di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali

Potete creare dei raggruppamenti per catalogare le competenze.

Per creare un nuovo codice di categoria di competenza, posizione lavorativa e ruolo aziendale, seguite il flusso operativo di seguito riportato.

Gli elementi creati possono essere associati a Competenze, Posizioni lavorative o ruoli aziendali.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazione e Parametri > Vista: Gestione HR > Classi di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali

Potete creare dei raggruppamenti per classificare le competenze.

Per creare un nuovo codice seguite il flusso di seguito riportato:

Gli elementi creati, possono essere associati a Competenze, Posizioni lavorative o ruoli aziendali.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Gestione > Vista: Gestione HR > Ricerca competenze su soggetti

Potete:

·         cercare le competenze assegnate alle risorse

·         vedere le valutazioni desiderate e l'importanza della competenza

·         vedere i risultati delle ultime tre valutazioni e autovalutazioni

·         confrontare i risultati tra valutazioni e autovalutazioni

·         vedere le competenze extra-mansione o extra posizione lavorativa

·         vedere l'elenco dei rischi associati alla competenza ed eventuali avvisi.

Impostate i filtri di ricerca usando i campi:

·         Competenza ed anche Competenza (la ricerca effettuata utilizzando il secondo campo è in AND)

·         Unità organizzativa

·         Posizioni lavorative e ruoli aziendali (il filtro è sostituito da quello Mansione se il campo Preferisci l'utilizzo delle Posizioni lavorative o ruoli aziendali piuttosto che della Mansione della funzionalità Opzioni di VISTA non è selezionato).

·         Valore da mostrare.

Potete generare un report cliccando sul bottone <Excel> in alto a destra dei filtri Competenza.

Potete creare modelli di Schede per sondaggi e/o valutazione, da poter utilizzare in fase di creazione/assegnazione delle vere e proprie schede di valutazione e/o sondaggi.

 Questa funzionalità è parte del modulo Vista.

Creare codice di Schemi per sondaggi e valutazioni

Per creare un nuovo codice di Schemi per sondaggi e valutazioni, selezionate il bottone <Gestisci> e la voce di menu Crea.

Appare la videata relativa alla creazione del codice della funzionalità Schemi per sondaggi e valutazioni con nella parte superiore i campi:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note

·         Tipologia: dove è necessario indicare la tipologia dello schema che si sta creando. Le tipologie previste sono:

o   Competenze: per consentire la creazione di uno schema da associare a schede di valutazione e autovalutazione relative alle competenze dei dipendenti

o   Sondaggi: per consentire la creazione di uno schema da associare a schede per sondaggi relativi a determinate domande da porre a Amministratori/Responsabili e Dipendenti

o   Sondaggio anonimo: per consentire la creazione di uno schema da associare a schede per sondaggi relativi a determinate domande da porre ai Dipendenti (solo per auto-valutazione). Le risposte di questi sondaggi risulteranno sempre anonime

o   Misto: per consentire la creazione di uno schema misto comprendente sia le valutazioni delle competenze dei dipendenti sia le domande relative ai sondaggi.

Nella parte inferiore le schede:

·         Schema: dove è possibile creare il modello della schema selezionando una o più opzioni disponibili: Le opzioni a disposizione sono:

o   Competenza: da utilizzare per aggiungere una specifica competenza; sono presenti anche delle competenze speciali (Tutte le competenze assegnate al soggetto e Tutte le competenze assegnate al soggetto + Categorie come intestazione) che, al momento della creazione della scheda di valutazione vera e propria, verranno trasformate nell'elenco completo delle singole competenze assegnate al soggetto proprietario della scheda di valutazione

o   Categorie di competenza: da utilizzare per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa Categoria

o   Classe di competenze: da utilizzare per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa Classe

o   Domanda: da utilizzare per aggiungere le domande relative ai sondaggi, precedentemente configurate nella funzionalità "Domande per sondaggi"

o   Separatore: da utilizzare per aggiungere un'intestazione testuale

o   Testo libero: da utilizzare per inserire una domanda con risposta aperta.

In corrispondenza ad ogni dettaglio di tipo separatore o testo libero, è possibile selezionare se il dettaglio stesso può essere visibile al dipendente interessato. Questa opzione non vale per le competenze, dove la selezione è sempre attiva e bloccata:

·         Avanzate: in questa scheda sono presenti i seguenti campi selezionabili

o   Disattivo: impedisce l'utilizzo dello schema.

o   Titolo della scheda di valutazione: per poter scrivere il titolo della scheda di valutazione che si sta creando con lo schema.
 Questo campo è obbligatorio in fase di creazione di schemi di tipo Sondaggi o Misto.

o   Descrizione della scheda di valutazione: per poter scrivere una breve descrizione della scheda di valutazione che si sta creando con lo schema

o   Impedisci la modifica in fase di creazione di una nuova scheda di valutazione: per selezionare quando si vuole impedire la modifica dello schema della scheda in fase di creazione/assegnazione schede di valutazione.
 Questo campo è obbligatorio per gli schemi di schede di tipo Sondaggi o Misto.

o   Pre-seleziona l'abilitazione all'auto-valutazione: quando selezionato abilità il dipendente a compilare la propria scheda di auto-valutazione.

o   Pre-seleziona la visualizzazione al dipendente della valutazione del responsabile: quando selezionato abilità il dipendente alla visualizzazione della propria scheda di valutazione, con le valutazioni e le note compilate dal responsabile/amministratore.

o   Pre-seleziona l'abilitazione e la visualizzazione ai responsabili: quando selezionato il responsabile potrà compilare la scheda di valutazione; il responsabile/amministratore può sempre visualizzare i dati dell'auto-valutazione del dipendente (se presente).

Selezionate il bottone <Salva> per salvare i dati del nuovo codice Schemi per sondaggi e valutazioni.

Esempio - Schema di tipo misto:

Potete creare, assegnare, visualizzare e compilare, quando previsto, le schede di valutazione e sondaggi dei dipendenti.

 Questa funzionalità è parte del modulo Vista.

Gestione della funzionalità "Valutazioni e sondaggi"

All'apertura della pagina Valutazioni e sondaggi, è possibile poter selezionare i seguenti campi:

·         Periodo Dove è possibile selezionare uno tra i seguenti filtri per la visualizzazione/gestione delle schede di Valutazioni e sondaggi:

o   Tutto il periodo (default che va dal 01/01/1980 al 31/12/2100)

o   Oggi

o   Anno precedente

o   Quest'anno

o   Date personalizzate.

·         Tipologia Per poter filtrare le schede in base alle tipologie previste:

o   Competenze

o   Sondaggi

o   Misto.

Una volta applicato il filtro del periodo è possibile procedere alla selezione dei dipendenti per la creazione/assegnazione, compilazione o eliminazione di una Scheda di valutazione e sondaggi.

Creazione ed assegnazione di una Scheda di valutazione/sondaggi

È possibile procedere all'assegnazione massiva di una scheda di valutazione/sondaggi utilizzando uno dei seguenti pulsanti a disposizione:

• Con filtro dipendenti L'assegnazione della scheda per sondaggi/valutazioni che si andrà a creare contemplerà solo i nominativi selezionati utilizzando il filtro dipendenti (a prescindere da quelli già eventualmente selezionati nella funzionalità)

• Sui soggetti selezionati L'assegnazione considererà solo i soggetti selezionati

Una volta selezionati i dipendenti è possibile procedere alla creazione di una scheda di valutazione / sondaggi, da assegnare ai dipendenti, nei seguenti modi:

·         Creando una scheda da zero (opzione valida solo per le schede di valutazione di tipo "competenze"): in questo caso è possibile creare un modello di scheda di valutazione da zero. Si aprirà la maschera per la creazione del nuovo modello di scheda di valutazione. e si potrà procedere nel modo già indicato nella funzionalità Schemi per sondaggi e valutazioni.

·         Partendo da uno schema (opzione obbligatoria per le schede di tipo "sondaggi" o "misto"): in questo caso è possibile utilizzare un modello di scheda di valutazione e sondaggi già configurato nella funzionalità Schemi per sondaggi e valutazioni.

Creazione di scheda di valutazione da zero

Creando una scheda di valutazione di tipo "competenze" partendo da zero, si apre la maschera Creazione di nuova scheda di valutazione con, in testata, i campi:

·         Tipologia Dove è possibile visualizzare la tipologia della scheda

·         Inizio Dove indicare la data di inizio validità della scheda

·         Fine prevista Per poter inserire una data di fine validità della scheda (facoltativa)

·         Abilita auto-valutazione Per poter abilitare o meno l'autovalutazione della scheda di valutazione al dipendente

·         Mostra al dipendente la valutazione del responsabile Per far visualizzare o meno, al dipendente, i dati della valutazione effettuata dal responsabile / amministratore

·         Abilita e mostra al responsabile Per abilitare o meno il responsabile alla eventuale compilazione e visualizzazione della scheda di valutazione; il responsabile / amministratore può sempre visualizzare i dati dell'auto-valutazione, se presente.

·         Titolo Campo riservato al titolo della scheda

·         Descrizione Campo riservato alla descrizione della scheda.

Nella parte sottostante, nella sezione Schede per sondaggi e valutazioni, sono presenti le seguenti opzioni per la creazione del nuovo modello:

·         Competenza Da utilizzare per aggiungere una specifica competenza; sono presenti anche delle competenze speciali (Tutte le competenze assegnate al soggetto e Tutte le competenze assegnate al soggetto + Categorie come intestazione) che, al momento della creazione della scheda di valutazione vera e propria, verranno trasformate nell’elenco completo delle singole competenze assegnate al soggetto proprietario della scheda di valutazione.

·         Categorie di competenze Da utilizzare per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa Categoria.

·         Classe di competenze Da utilizzare per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa Classe.

·         Separatore Da utilizzare per aggiungere un’intestazione testuale.

·         Testo libero Da utilizzare per inserire una domanda con risposta aperta.

In corrispondenza ad ogni dettaglio di tipo separatore o testo libero, è possibile poter selezionare se il dettaglio stesso possa essere visibile al dipendente interessato. Questa opzione non vale per le competenze, dove la selezione è sempre attiva e bloccata.

Creazione di scheda sondaggi e valutazioni partendo da uno schema

Creando una scheda di valutazione di tipo "competenze", "misto" o "sondaggi" selezionando un modello di schema nel campo Schema per sondaggi e valutazioni. La maschera Creazione di nuova scheda di valutazione si apre con i campi preconfigurati come da modello.

Per gli schemi preconfigurati di tipo sondaggi o misto, non è possibile modificare la configurazione dello schema ad eccezione dei campi "Inizio" e "Fine periodo".

Una volta compilati i campi ed impostato il modello della scheda di valutazione, è possibile procedere all'assegnazione della scheda cliccando sul pulsante <Salva>.

La scheda risulterà assegnata a tutti i dipendenti precedentemente selezionati

In evidenza, per ciascuna scheda i campi:

·         Periodo Dove appare il periodo di riferimento della Scheda di valutazione

·         Responsabile Dove appare il nominativo dell'Amministratore o Responsabile che ha presa in carico la scheda di valutazione

·         Stato di valutazione Dove vengono indicati gli stati possibili della scheda di valutazione

o    Da iniziare Quando la scheda di valutazione non è ancora stata presa in carico

o    Iniziata La scheda di valutazione è stata presa in carico e viene mostrata la percentuale di compilazione della scheda, nonché la data e l'ora UTC

o    Conclusa Quando la scheda di valutazione è stata chiusa da un Amministratore o da un Responsabile che l'aveva presa in carico, nonché la data e l'ora UTC.

·         Stato di auto-valutazione Sono gli stati riservati al dipendente per l'auto-valutazione:

o    Da iniziare Quando non ancora presa in carico

o    Iniziata Quando presa in carico; verranno mostrate le percentuali relative alla compilazione della scheda, nonché la data e l'ora UTC

o    Conclusa Quando il dipendente la chiude, anche in questo caso verranno mostrate data e ora UTC.

Le prime due icone all'inizio di ciascun record di scheda di valutazione, permettono rispettivamente di:

·         aprire / compilare la scheda di valutazione La scheda di valutazione può essere aperta in visualizzazione da chiunque (amministratore o responsabile, quest'ultimo quando abilitato) e compilata solo se è stata presa in carico, dall'amministratore o responsabile stesso che l'ha presa in carico

·         prendere in carico la scheda di valutazione Solo chi prende in carico la scheda di valutazione (amministratore o responsabile, quest'ultimo quando abilitato) ha la possibilità di compilarla.

Eliminazione di una Scheda di valutazione

Le ultime due icone alla fine di ciascun record di scheda di valutazione, permettono rispettivamente di:

·         Eliminare la singola scheda di valutazione

·         Eliminare l'intero gruppo di schede di valutazione, assegnate in precedenza massivamente Quando questa icona non è attiva, vuol dire che la scheda è stata assegnata singolarmente.

Compilazione di una Scheda di valutazione

Una volta presa in carico la Scheda di valutazione, è possibile procedere alla sua compilazione.

L'icona verde spuntata indica che la scheda di valutazione è stata presa in carico e lo stato di valutazione della scheda è cambiato da "Da iniziare" a "Iniziata"

Cliccando sulla prima icona a sinistra "Apri / Compila la scheda", si apre la scheda per la compilazione.

Sulla testata della scheda appaiono i riferimenti a:

·         nome e cognome

·         periodo della valutazione

·         il nominativo di chi l'ha presa in carico

·         l'elenco delle competenze (come da schema di scheda di valutazione precedentemente configurati).

In corrispondenza di ciascuna competenza e possibile visualizzare:

·         una stella blu, che indica la valutazione desiderata per quella competenza, nonché l'importanza attribuita alla stessa

·         i valori, da selezionare, relativi alla scala di valutazione associata

·         un campo dove poter scrivere eventuali note aggiuntive.

Per i sondaggi è possibile compilare la scheda di valutazione anche solo in parte.

Al salvataggio verrà indicata, in corrispondenza dello stato, la percentuale compilata

.

Chiusura di una scheda di valutazione / sondaggi

L'amministratore (sempre) o il responsabile che ha preso in carico la Scheda di valutazione / sondaggi, ha la facoltà di poterla dichiarare "Conclusa" cliccando sulla seconda icona a sinistra del record relativo alla scheda di valutazione.

 Una scheda di valutazione può assumere lo stato di "Conclusa" anche se non compilata in parte o in toto.

 Lo stato "Conclusa" di una scheda di valutazione non pregiudica l'auto-valutazione del diretto interessato, che può essere effettuata in qualsiasi momento.

Visualizzazione di una scheda di valutazione / sondaggi

È possibile visualizzare le valutazioni e sondaggi delle singole schede cliccando sull'apposita icona "Apri / compila la scheda" posta a sinistra della scheda.

Oltre alle valutazioni evidenziate dall'amministratore o dal responsabile, è possibile, quando previsto, poter visualizzare anche le autovalutazioni (contrassegnate da un puntino rosso), nonché le eventuali note associate, effettuate dal dipendente oggetto della valutazione.

Potete vedere le risposte ai sondaggi effettuati dagli Amministratori/Responsabili e dai Dipendenti.

 I sondaggi: risultati e statistiche sono parte del modulo Vista.

Gestione della funzionalità Sondaggi: Risultati e Statistiche

Nella videata potete selezionare il Sondaggio che si vuole analizzare dall'apposito campo.

Dopo aver scelto il Sondaggio, selezionate il bottone <Applica filtro> per raggruppare le risposte di Dipendenti e/o Responsabili/Amministratori secondo i seguenti raggruppamenti:

·         Non raggruppato

·         Sesso

·         Qualifica

·         Livello

·         Mansione

·         Età

·         Anzianità.

 Quando la domanda prevede una risposta personale, nell'intestazione comparirà il simbolo (...), cliccandoci sopra si potranno visualizzare tutte le risposte personali.

Lo stesso comportamento vale per le domande a risposta aperta, configurate direttamente in fase di creazione di un Sondaggio.

 Potete esportare i risultati dei sondaggi in excel selezionando il pulsante Esporta su Excel.

Per semplificare la consultazione dei dati presenti in alcune funzionalità creando uno o più raggruppamenti di dipendenti/risorse procedete come da flusso di seguito riportato:

Di seguito il dettaglio dei campi disponibili:

Il Responsabile può visualizzare i dati relativi ai collaboratori delle Unità autorizzative di cui ha la responsabilità.

È possibile selezionare i collaboratori dalla lista proposta oppure fare una ricerca degli stessi con gli appositi filtri (ricerca per Unità organizzative o per nome del collaboratore).

Le schede proposte sono le seguenti:

·         Dati anagrafici

·         Timeline

·         Competenze

·         Dati anagrafici.

Dati anagrafici

Il Responsabile può visualizzare:

·         il profilo anagrafico dell'azienda

·         le legende soggetto/dipendente relative al proprio profilo anagrafico dei propri collaboratori, per le quali è stato autorizzato alla visualizzazione.

Timeline

Il Responsabile può visualizzare la sequenza temporale relativa agli eventi e/o legende soggetto/dipendente dei propri collaboratori.

La visualizzazione è consentita, previa autorizzazione da parte dell'amministratore, sulle singole legende/categorie di eventi.

Competenze

Il Responsabile può visualizzare le competenze associate ai propri collaboratori per lo svolgimento delle proprie attività in azienda, ed eventuali valutazioni desiderate ed effettive.

Inoltre può aggiungere nuove competenze e modificare la proprietà a quelle già esistenti.

Gli eventi anagrafici di PEOPLELINK sono un'entità fondamentale per il funzionamento dei moduli di Vista.

L'evento anagrafico rappresenta qualsiasi dato anagrafico, evento o attività che deve essere riferito ad uno specifico momento o periodo nella storia del dipendente.

Gli eventi anagrafici consentono di estendere l'anagrafica di base di PEOPLELINK in modo da aumentarne la flessibilità e le funzionalità e renderla più strutturata e completa.

L'evento anagrafico viene declinato e configurato a seconda dell'ambito di applicazione (es.: Titoli di studio, RAL, Destinazione TFR, Premi di produzione, Addebiti/Accrediti, Fringe benefit, Certificati di idoneità, Accordi, Colloqui, …).

Ogni categoria di evento anagrafico può avere una struttura libera o essere configurata per riferirsi a tipologie predefinite (RAL, Indirizzo, Conto bancario, ecc.) o integrate con gli altri moduli di Vista (Formazione, Asset, DPI, ecc.)

È inoltre possibile configurare e personalizzare nuove categorie di eventi anagrafici sulla base delle esigenze dell'azienda.

Per ogni categoria anagrafica è possibile indicare se prevedere o meno la gestione di un file allegato facoltativo, obbligatorio o necessario (caricabile anche in un secondo momento).

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Categorie di eventi

Potete configurare un elenco di eventi (indirizzo, documenti personali, titoli di studio, asset in dotazione, corsi, ecc.) che andranno a popolare il fascicolo del dipendente.

Potete assegnare alle risorse le categorie di evento con diverse funzionalità amministrative:

·         Eventi anagrafici

·         Eventi anagrafici dei miei collaboratori

·         Eventi anagrafici per il dipendente dalla funzionalità Il Mio Profilo

·         Eventi anagrafici dalla funzionalità amministrativa Anagrafica.

Creare un codice di Categorie di eventi

Cliccate su <Gestisci>, selezionate Crea e compilate i campi di interesse.

Di seguito i campi presenti:

Cliccate sul bottone <Salva> per salvare il codice di Categoria di eventi.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Opzioni di Vista

Potete configurare alcuni comportamenti del modulo Vista, adattandolo alle esigenze dell'organizzazione.

Le configurazioni includono:

·         Organigramma e unità organizzative

·         Eventi anagrafici

·         Eventi anagrafici: scadenze e notifiche

·         Scadenze e notifiche

·         Asset aziendali

·         Rischi

·         Competenze

·         Posizioni lavorative e ruoli aziendali.

Per parametrizzare le Opzioni Vista cliccate su <Modifica>.

Analizziamo i campi previsti per le varie sezioni.

Organigramma e unità organizzative

Di seguito i campi presenti:

Eventi anagrafici

Di seguito i campi presenti:

Eventi anagrafici: scadenze e notifiche

Di seguito i campi presenti:

 Gli eventi evidenziati appariranno nella scheda Eventi della funzionalità Anagrafica e nelle funzionalità Eventi anagrafici previste per gli amministratori ed i responsabili (il tutto solo quando attivo il Modulo Vista).

Scadenze e notifiche

Di seguito i campi presenti:

Asset aziendali

La parametrizzazione dei campi serve per stabilire con quanto anticipo devono essere inviate le notifiche per le manutenzioni degli asset aziendali prossimi alla scadenza.

Dettaglio campi disponibili sono:

·         Numero di giorni antecedenti che identificano un asset come manutenzione in scadenza

·         Numero di km antecedenti che identificano un asset come manutenzione in scadenza

·         Numero di ore antecedenti che identificano un asset come manutenzione in scadenza

I dati configurati sono visibili anche nella scheda Dati avanzati della funzionalità Asset aziendali nella sezione dedicata ai controlli delle manutenzioni.

Rischi

Di seguito i campi presenti:

Competenze

Di seguito i campi presenti:

Posizioni lavorative e ruoli aziendali

Di seguito i campi presenti:

Cliccare sul bottone <Salva>.

Menu: IDENTITIES+VISTA > VISTA: Gestione > Vista: Gestione HR > Eventi anagrafici

Potete organizzare e monitorare vari aspetti della vita lavorativa del dipendente in modo strutturato e dettagliato.

Gestire i miei eventi anagrafici

Per gestire gli eventi anagrafici selezionate il Periodo, In riferimento a (data evento/scadenza), la categoria dell'evento, i dipendenti usando i filtri in testata e confermate con <Continua>.

Dopo la conferma appaiono i dipendenti con gli eventi a loro associati.

Gli eventi possono essere contrassegnati da uno o più icone.

È disponibile anche un filtro avanzato che si applica a tutti i campi delle categorie di evento. Comprende vari filtri trasversali applicabili agli eventi, indipendentemente dalla loro categoria.

·         Filtri trasversali:

o   Stato

o   Priorità

o   Scadenza

o   Allegato

o   Presa visione.

·         Le operazioni di confronto applicabili alla tipologia del campo, sono:

o   Uguale a

o   Diverso da

o   Minore di

o   Maggiore di

o   Compreso tra

o   Inizia con

o   Non inizia con

o   Finisce con

o   Non finisce con

o   Contiene testo

o   Non contiene testo

o   Contiene intera parola

o   Non contiene intera parola.

Creare un evento anagrafico

Cliccando su <Crea un nuovo evento>, appare la videata Aggiungi/Modifica evento con i seguenti campi:

Nella sezione Allegato della videata potete selezionare un allegato relativo all'evento.

Nella sezione Scadenze promemoria trovate i campi:

 È possibile ricevere notifiche relative agli eventi configurando la funzionalità Regole per invio Riepilogo/Promemoria.

Modificare ed eliminare gli eventi anagrafici

Potete modificare o eliminare l'evento con i bottoni <Modifica> o <Elimina>.

Archiviare e duplicare gli eventi anagrafici

Potete archiviare e contemporaneamente duplicare un evento col bottone <Archivia e duplica>.

Potete creare un nuovo evento con la stessa categoria di quello archiviato dalla videata Aggiungi/modifica evento.

Gestire massivamente gli eventi anagrafici

È possibile agire massivamente sugli eventi anagrafici col bottone <Operazioni massive>.

La creazione del nuovo evento considera i soggetti filtrati, mentre tutte le altre operazioni terranno conto degli eventi selezionati.

A destra del bottone <Operazioni massive> trovate i pulsanti per selezionare e deselezionare gli eventi.

Degli indicatori evidenziano quanti soggetti sono filtrati e quanti selezionati.

Generare file di export in Excel degli eventi anagrafici e scaricare allegati

Dal bottone <Export> potete usare i seguenti comandi:

·         Export eventi selezionati: esporta gli eventi selezionati

·         Export soggetti a video: genera un report con i valori relativi solo alle legende del dipendente/soggetto

 Dovete abilitare nella scheda Impostazioni avanzate, funzionalità legenda soggetto/dipendente, il campo Mostra negli eventi anagrafici e nell’export delle competenze (non verranno esportati gli eventi anagrafici).

·         Scarica allegati: per scaricare tutti gli allegati degli eventi selezionati.

Menu: MY PEOPLELINK > IDENTITIES > Eventi anagrafici dei miei collaboratori

I responsabili delle Unità organizzative possono organizzare e monitorare vari aspetti della vita lavorativa del dipendente in modo strutturato e dettagliato.

Gestire gli eventi anagrafici dei miei collaboratori

Per gestire gli eventi anagrafici selezionate il Periodo, In riferimento a (data evento/scadenza), la categoria/e dell'evento, i dipendenti, dai relativi filtri posti in testata, e confermate con <Continua>.

Dopo la conferma appaiono i dipendenti selezionati con la lista degli eventi a loro associati.

Gli eventi possono essere contrassegnati da uno o più icone:

È disponibile anche un filtro avanzato che si applica a tutti i campi delle categorie di evento. Questo filtro comprende vari filtri trasversali applicabili agli eventi, indipendentemente dalla loro categoria.

·         Filtri trasversali

o   Stato

o   Priorità

o   Scadenza

o   Allegato

o   Presa visione.

·         Le operazioni di confronto che possono essere applicate, in base alla tipologia del campo, sono:

o   Uguale a

o   Diverso da

o   Minore di

o   Maggiore di

o   Compreso tra

o   Inizia con

o   Non inizia con

o   Finisce con

o   Non finisce con

o   Contiene testo

o   Non contiene testo

o   Contiene intera parola

o   Non contiene intera parola.

Creare un evento anagrafico dei miei collaboratori

Selezionate il nominativo del dipendente e cliccate su <Crea un nuovo evento>.

Appare la videata Aggiungi/Modifica evento, con i seguenti campi da valorizzare:

Nella sezione Allegato della videata potete selezionare un allegato relativo all'evento.

Nella sezione Scadenze e promemoria trovate i campi.

 È possibile ricevere notifiche relative agli eventi configurando la funzionalità Regole per invio Riepilogo/Promemoria.

Modificare ed eliminare gli eventi anagrafici dei miei collaboratori

Potete modificare o eliminare l'evento con i bottoni <Modifica> o <Elimina>.

Archiviare e duplicare gli eventi anagrafici dei miei collaboratori

Potete archiviare e contemporaneamente duplicare un evento col bottone <Archivia e duplica>.

Potete creare un nuovo evento con la stessa categoria di quello archiviato dalla videata Aggiungi/modifica evento.

Gestire massivamente gli eventi anagrafici dei miei collaboratori

Potete agire massivamente sugli eventi anagrafici col bottone <Operazioni massive>.

La creazione del nuovo evento considera i soggetti filtrati, mentre tutte le altre operazioni terranno conto degli eventi selezionati.

A destra del bottone <Operazioni massive> trovate i pulsanti per selezionare e deselezionare gli eventi.

Degli indicatori evidenziano quanti soggetti ed eventi sono selezionati.

Generare file di export in Excel e scaricare allegati degli eventi anagrafici dei miei collaboratori

Dal bottone <Export> potete usare i seguenti comandi:

·         Export eventi selezionati: esporta gli eventi selezionati

·         Export soggetti a video: genera un report con i valori relativi solo alle legende del dipendente/soggetto

 Dovete abilitare nella scheda Impostazioni avanzate, funzionalità legenda soggetto/dipendente, il campo Mostra negli eventi anagrafici e nell’export delle competenze (non verranno esportati gli eventi anagrafici).

·         Scarica allegati: per scaricare tutti gli allegati degli eventi selezionati.

Menu: IDENTITIES+VISTA > IDENTITIES > Gestione > Anagrafica > Eventi

Potete organizzare e monitorare vari aspetti della vita lavorativa del dipendente in modo strutturato e dettagliato.

 Riservato agli amministratori abilitati.

Gestire gli Eventi dalla funzionalità Anagrafica

Nella pagina Anagrafica selezionate il dipendente e cliccate su Eventi.

Dal bottone <Aggiungi un nuovo evento> potete creare e gestire nuovi eventi con <Archivia e duplica>, <Modifica> e <Elimina>.

Col bottone <Filtro> modificate la visualizzazione degli eventi esistenti per:

·         Priorità (molto bassa, bassa, normale, alta, molto alta)

·         Stato (tutti tranne gli archiviati, unitario, programmato, archiviato, incompleto)

·         Scadenza (valido, in scadenza, scaduto, senza scadenza, scaduto o senza scadenza)

·         Allegato (allegato obbligatorio mancante, con allegato, senza allegato).

Creare un Evento

Potete creare un nuovo evento anagrafico con <Aggiungi nuovo evento>.

Nella videata Aggiungi/modifica evento, trovate i seguenti campi:

Nella sezione Allegato potete selezionare un allegato relativo all'evento dall'apposito campo.

Nella sezione Scadenze e promemoria trovate i campi:

Cliccate su <Salva> per confermare.

 Potete ricevere notifiche relative agli eventi configurando la funzionalità Regole per invio Riepilogo/Promemoria.

Modificare ed eliminare gli eventi anagrafici

Potete modificare o eliminare l'evento mediante gli appositi pulsanti Modifica o Elimina posti a destra dell'evento stesso.

Archiviare e duplicare gli eventi anagrafici

Potete contemporaneamente archiviare e duplicare un evento con il bottone <Archivia e duplica>.

Dalla videata Aggiungi/modifica evento potete creare un nuovo evento della stessa categoria di quello archiviato.

 Potete gestire gli eventi anagrafici anche dalle funzionalità:

·         Eventi anagrafici  del Modulo IDENTITIES+VISTA è stata creata per gli amministratori che possono gestire gli eventi di tutti i soggetti, ma non sono autorizzati ad accedere alla funzionalità Anagrafica

·         Eventi anagrafici dei miei collaboratori del modulo MY PEOPLELINK nella sezione IDENTITIES (funzionalità riservata ai responsabili delle unità organizzative).

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Gruppi di categorie di eventi

Potete configurare elementi per raggruppare le Categorie di eventi.

 Questa funzionalità è parte del modulo Vista.

Creare un codice Gruppi di categorie di eventi

Per creare un codice Gruppi di categorie eventi procedete come da flusso di seguito riportato.

Esempi di configurazione e utilizzo

La gestione delle dotazioni è configurabile da diverse funzioni.

Gruppo di categorie di eventi

Categorie di eventi

Anagrafica - Eventi

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Regole di profilazione eventi

Potete assegnare a più persone una o più categorie di eventi seguendo regole definite.

Le regole sono valide solo per i dipendenti e vengono associate all'azienda e alle legende soggetto o dipendente.

Creare un codice di Regole di profilazione eventi

Per creare un nuovo codice di regole di profilazione procedete come da flusso di seguito riportato.

Per le categorie di eventi avanzati come corsi e beni (DPI e generici) potete selezionare valori specifici nel campo Dettaglio.

Oltre all'elenco delle edizioni dei corsi e dei beni sono presenti anche le voci:

·         Da posizioni lavorative assegnate al soggetto

·         Da competenze assegnate al soggetto.

La selezione di una delle due voci aggiungerà tutti i corsi e/o beni collegati alle posizioni lavorative, ruoli aziendali e competenze di ogni risorsa.

I campi seguenti sono relativi ai filtri delle aziende e alle legende da applicare che determinano la regola:

·         Aziende: per selezionare una o più aziende per la profilazione (solo per i dipendenti assunti)

·         Altri campi relativi alle legende soggetto/dipendente previste.

 Per abilitare le legende alla regola, selezionate Mostra nel Filtro delle regole di profilazione eventi, tab Impostazioni avanzate, Legende Soggetto e Dipendente.

Eseguire un regola di profilazione eventi

Selezionate il bottone <Gestisci>, Applica la regola ai soggetti interessati.

Gli eventi anagrafici verranno assegnati al dipendente come incompleti.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Titoli

Potete creare e codificare una lista di titoli di studio che verranno associati alle Categorie titoli di studio negli Eventi anagrafici che hanno come categoria di evento la tipologia avanzata Titoli di studio.

Creare un codice di Titoli di studio

Per creare un codice di Titoli di studio procedete come da flusso di seguito riportato.

Gestire i Titoli di studio negli eventi anagrafici

Usando una categoria di evento di tipologia avanzata Titoli di studio si attiveranno i seguenti campi:

Compilate e salvate.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Categorie di titoli di studio

Potete codificare gli eventi dei titoli di studio (Diploma, laurea, ecc.) che andranno a popolare le Categorie di eventi con tipologia avanzata titoli di studio.

 Questa funzionalità è parte del modulo Vista.

Creare un codice di Categorie titoli di studio

Per creare un codice di Categorie titoli di Studio procedete come da flusso di seguito riportato.

Gestire le Categorie di Titoli di studio negli eventi anagrafici

Usando una categoria di evento con tipologia avanzata titoli di studio si attiveranno i seguenti campi:

Compilate e salvate.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Tipologie di conto corrente

Potete codificare l'assegnazione di pagamenti non destinati allo stesso conto corrente (es.: pagamento cedolino, rimborsi spesa, ecc.).

 Questa funzionalità è parte del modulo Vista.

Creare un codice Tipologie di conto corrente

Per creare un nuovo codice Tipologie di conto corrente, procedete come da flusso di seguito riportato.

Gestire le Tipologie di conto corrente negli eventi anagrafici

Usando una categoria di evento di tipo avanzato dati bancari si attiveranno i seguenti campi:

Compilate e salvate.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Eventi anagrafici: richieste di modifica

Gli utenti amministratori possono interagire su tutti gli eventi inseriti e quelli per cui è stata richiesta una modifica da parte delle risorse interessate.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Profili amministrativi per gli eventi anagrafici

Potete limitare agli amministratori l'interazione con determinate Categorie di eventi creando uno o più profili di categorie valide, assegnabili ai soggetti amministratori.

Creare un codice Profili amministrativi per eventi anagrafici

Per creare un codice profili amministrativi procedete come da flusso di seguito riportato.

 Oltre a nascondere gli eventi in tutte le funzionalità su cui si applicano i Profili amministrativi per gli eventi anagrafici, gli asset appartenenti a quelle categorie e/o ambiti e le edizioni dei corsi appartenenti a quei corsi e/o scuole, gli eventi non vengono mostrati anche durante l'assegnazione di un nuovo evento anagrafico a un soggetto.

Assegnare i Profili amministrativi per gli eventi anagrafici

I Profili amministrativi per gli eventi anagrafici devono essere assegnati ai soggetti con la legenda soggetto.

Il modulo Formazione di VISTA vi permette di pianificare, gestire e monitorare in modo strutturato le attività formative rivolte al personale.

Supporta sia percorsi generici, applicabili a gruppi di dipendenti, sia piani personalizzati, mirati alla crescita professionale del singolo. Il modulo garantisce una tracciabilità completa dell’offerta formativa e dei risultati ottenuti.

Le principali funzionalità sono:

·         Piani formativi generici e personali: definizione di percorsi standard o su misura

·         Associazione di corsi ed edizioni: con date, avanzamento, tutor e fornitori

·         Gestione milestone ed eventi: per monitorare tappe e attività chiave

·         Configurazione fornitori/scuole: soggetti erogatori dei corsi

·         Associazione argomenti: utile per raggruppamenti tematici e analisi statistiche

·         Visualizzazione GANTT: panoramica temporale delle attività del piano personale

·         Supporto a strumenti di valutazione: come quiz, feedback e sondaggi.

Il modulo consente una gestione centralizzata e trasparente della formazione, favorendo il controllo dei percorsi, la valorizzazione delle competenze e il miglioramento continuo.

Creare un codice Fornitori/Scuole

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazione e parametri > Vista: Formazione > Fornitori / Scuole

Potete configurare una lista dei fornitori per le Edizioni dei corsi formativi che possono variare nel tempo anche per la stessa edizione di corso.

Per creare un nuovo codice Fornitori/Scuole, procedete come da flusso operativo di seguito riportato.

Utilizzare Fornitori/Scuole

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Gestione > Vista: Formazione > Edizioni dei corsi formativi

Potete usare gli elementi configurati in Edizioni dei corsi formativi.

Creare un codice Argomenti per le edizioni dei corsi formativi

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazione e parametri > Vista: Formazione > Argomenti per le edizioni dei corsi formativi

Potete configurare una lista degli argomenti per le edizioni dei corsi formativi.

 Solo per fini statistici e di raggruppamento.

Per creare un nuovo codice Argomenti per le edizioni dei corsi formativi, procedete come da flusso di seguito riportato.

Utilizzare gli Argomenti per le edizioni dei corsi formativi

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Gestione > Vista: Formazione > Edizioni dei corsi formativi

Potete associare gli Argomenti a un'edizione di corso in modalità 1 a 1 (facoltativo).

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Gestione > Vista: Formazione > Corsi formativi (gruppi edizioni)

Potete anagrafare e gestire i corsi di formazione previsti per il personale dell'azienda.

Il corso formativo non si ripete, serve a raccogliere tutte le edizioni appartenenti a quel corso e deve essere associato al relativo campo nella funzionalità Edizioni dei corsi formativi.

Esempio:

Il Corso formativo della Sicurezza sul lavoro può avere più edizioni come:

·         Edizione corso sicurezza di giugno 2023 tenuta dal fornitore X per sedici dipendenti

·         Edizione corso sicurezza di settembre 2023 tenuta dal fornitore X per due nuovi assunti

·         Edizione corso sicurezza di maggio 2025 tenuta dal fornitore Y per tutta l'azienda

Creare un codice Corsi formativi (Gruppi di edizioni)

La funzionalità dei Corsi formativi (gruppi edizioni) è composta da quattro tab.

Dati di base

Per creare un nuovo codice di Corsi formativi (gruppi edizioni) dovete selezionare il bottone <Gestisci> e scegliere la voce di menu Crea

Appare la videata di creazione del codice della funzionalità con la videata Dati di Base da compilare.

Selezionando <Salva>, si attivano tre schede in sola lettura.

Edizioni

Nella videata vedete alcuni campi estrapolati dalle edizioni dei corsi formativi.

Potete esportare il report in Excel o CSV selezionando i relativi i bottoni.

Sessioni: iscritti e partecipanti

Potete fare il report di tutti gli iscritti al corso associati all'evento corso formazione (tracking sessione) ed esportare il report in Excel o CSV con i relativi i bottoni.

Risulterà una tabella in sola lettura con i seguenti campi:

Esiti: iscritti e partecipanti

Potete fare un report di tutti gli iscritti al corso associati all'evento corso formazione (esito) ed esportare il report in Excel o CSV con i relativi i bottoni.

Risulterà una tabella in sola lettura con i seguenti campi:

Utilizzare i Corsi formativi per i controlli di adeguatezza

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Gestione > Vista: Gestione HR > Ricerca competenze su soggetti

Potete usare i corsi formativi (gruppi edizioni) per monitorare i requisiti di determinate Competenze e/o Posizioni lavorative e ruoli aziendali.

Il sistema confronterà l'avvenuta assegnazione del corso al soggetto tramite un evento anagrafico.

Una volta assegnato il corso al soggetto, il sistema confronta l'evento anagrafico dell'iscrizione al corso e ne controlla validità, data attuale ed esito conseguito.

In caso di anomalie, l'errore a video viene evidenziato in rosso e vengono segnalate le possibili problematiche.

IDENTITIES + VISTA > VISTA: Gestione HR > VISTA: Formazione > Edizione dei corsi formativi

Potete configurare le edizioni dei corsi per formare e aggiornare le risorse dell'azienda.

Le edizioni dei corsi formativi vengono associate agli eventi anagrafici di tipo corso sessione/tracking o esito.

Selezionate il bottone <Gestisci> e la voce di menu Crea.

Apparirà la videata Dati del corso con i seguenti tab:

·         Dati del corso

·         Presentazione

·         Calendario sessioni

·         Documenti e allegati.

Dati del corso

Nella videata sono presenti i seguenti campi:

Presentazione

Nella Presentazione potete descrivere le informazioni e gli obiettivi del corso, aggiungere link e qualunque altro dato che possa essere utile agli iscritti e ai partecipanti.

Calendario sessioni

Potete creare, modificare, eliminare le date e gli orari previsti, l'edizione del corso, e inserire eventuali note aggiuntive.

Il campo calendario aperto elimina qualsiasi data presente e viene usato per configurare le edizioni dei corsi associate a Piani Formativi.

Documenti e allegati

Potete gestire la documentazione dell'edizione del corso e decidere se mostrala ai partecipanti con l'evento anagrafico.

Avete a disposizione i comandi relativi alla creazione, modifica, eliminazione dei documenti e al download dei relativi allegati.

Potete inoltre generare dei file in formato CSV e/o Excel con il contenuto della videata documenti e allegati.

Cliccate sul pulsante <Salva> dopo aver compilato i campi e le schede necessarie per l'edizione del corso formativo.

Potete assegnare l'edizione del corso formativo ai soggetti tramite gli eventi anagrafici di tipologia Corso tracking e/o corso esito dalla funzionalità Eventi anagrafici.

A salvataggio effettuato si attivano in sola lettura le videate:

·         Sessioni: iscritti e partecipanti

·         Esiti: iscritti e partecipanti

·         Attestati e certificati

·         Sondaggi: attivo solo con il modulo VISTA: Sondaggi abilitato

·         Quiz: attivo solo con il modulo VISTA: Sondaggi abilitato.

Sessioni: iscritti e partecipanti

Potete consultare la lista degli iscritti all'edizione del corso, la data e l'inizio del corso, eventuali ore di presenza e assenza relative al corso (quando gestite), la modalità di partecipazione e lo stato dell'evento anagrafico relativo al corso assegnato.

Esiti: Iscritti e partecipanti

Nella videata potete vedere:

·         la lista degli iscritti all'edizione del corso (assegnata con un evento anagrafico di tipologia avanzata corso (esito))

·         la data d'inizio e fine corso

·         le ore di presenza e assenza del corso (quando gestite)

·         la modalità di partecipazione

·         l'esito del corso

·         il punteggio/voto conseguito

·         le icone che indicano:

o   lo stato relativo all'esito del corso

§   Completato con successo

§   Non superato/bocciato

§   Cancellato o non definito

o   il rispetto della durata minima richiesta per il conseguimento della certificazione del corso

§   Durata minima rispettata

§   Durata minima non rispettata

§   Corso senza durata minima.

Attestati e certificati

Nella videata vedete le risorse con un attestato o una certificazione (rilasciati nell'ambito di un'edizione di corso) assegnate alla Categoria di evento anagrafico avanzato Attestato/Certificazione.

Oltre al nominativo potete vedere i seguenti dati:

·         validità del certificato

·         titolo dell'attestato (es.: Sicurezza , antincendio, primo soccorso, ecc)

·         organizzazione emittente

·         numero dell'attestato rilasciato

·         punteggio/voto.

Sondaggi

Nella videata vedete lo stato dei sondaggi relativi ai corsi associati ai partecipanti dell'edizione.

Le informazioni riportate riguardano:

·         stato del sondaggio:

o   Concluso

o   Da completare

o   Non assegnato.

·         la sua data di creazione e completamento

·         le percentuali di completamento.

 I Sondaggi sono attivi solo se il modulo VISTA: Sondaggi è abilitato.

Quiz

In questa tab vengono riportate le informazioni relative a eventuali quiz inerenti ai corsi. Nella scheda potete vedere i nominativi delle risorse partecipanti ai corsi, lo stato dei quiz, il numero di risposte corrette, la data di compilazione e di completamento del quiz.

 I Quiz sono attivi solo se il modulo VISTA: Sondaggi è abilitato.

Gestire le Edizioni dei corsi formativi

Per gestire le edizioni dei corsi formativi accedete a Gestisci dove trovate le seguenti voci di menu:

·         Diagramma delle dipendenze

·         Assegnazione massiva

·         Assegnazione massiva da calendario sessioni

·         Crea i sondaggi di valutazione per gli iscritti

·         Export codici.

Diagramma delle dipendenze

Il diagramma delle dipendenze è relazionato a rischi, DPI, beni, competenze e posizioni lavorative associate al corso formativo (vedete le prime alberature del diagramma).

Di conseguenza nelle alberature relative alla competenza e alla posizione lavorativa vengono proposte tutte le dipendenze a loro associate (DPI, Asset, Eventi, ecc.).

Assegnazione massiva

Potete associare i corsi alle risorse direttamente dalle edizioni usando il filtro dipendenti.

L'assegnazione massiva prevede l'associazione di un'edizione di corsi formativi tramite la categoria di eventi di tipologia avanzata corso (esito).

Assegnazione massiva da calendario sessioni

Con l'assegnazione massiva da calendario sessioni potete associare direttamente i corsi alle risorse usando il filtro dipendenti.

L'assegnazione massiva prevede l'associazione di un'edizione di corso formativo tramite la categoria di eventi avanzata corso (tracking sessione).

Crea sondaggi di valutazione per gli iscritti

Prima di fare un sondaggio, ne creiamo lo schema dentro Schema per sondaggi, quiz e valutazioni, dopo di che generiamo e associamo le domande a quello schema di sondaggio.

Potete vedere i sondaggi creati e associati alle risorse nella videata Sondaggi.

 I Sondaggi sono attivi solo se il modulo VISTA: Sondaggi è abilitato.

Crea i quiz per gli iscritti

Prima di fare un quiz, ne creiamo lo schema dentro Schema per sondaggi, quiz e valutazioni, dopo di che generiamo e associamo le domande a quello schema di quiz..

Potete vedere i quiz creati e associati alle risorse nella videata Quiz.

 I Quiz sono attivi solo se il modulo VISTA: Sondaggi è abilitato.

Export codici

Con l'Export codici potete esportare tutti i dati configurati e associati alle Edizioni di corsi formativi.

Il file in Excel generato è composto dalle schede:

·         Edizioni Corsi

·         Calendario Sessioni

·         Sessioni iscritti Partecipanti

·         Esiti Iscritti Partecipanti

·         Attestati e certificati.

Assegnare le Edizioni di corso formativo dagli Eventi anagrafici

Per assegnare e gestire le edizioni dei corsi formativi partite da una categoria di evento e seguite il flusso di seguito riportato.

Esempio di Edizioni di corsi formativi con la gestione del costo

La suddivisione del costo dell'edizione è usata solo per gli eventi anagrafici con tipologia avanzata Corso di formazione (tracking sessione).

I possibili valori sono:

·         Per numero di eventi anagrafici: il costo totale viene diviso per il numero totale di eventi anagrafici associati a un'edizione (a prescindere dal numero di soggetti iscritti).

·         Per numero di giornate: il costo totale viene diviso per i giorni di ogni evento anagrafico associato all'edizione considerando solo la prima occorrenza di ogni giorno per soggetto (a prescindere dal numero di soggetti iscritti).

·         Per numero di iscritti: il costo totale viene diviso per il numero di soggetti con almeno un evento anagrafico associato all'edizione.

Potete filtrare gli eventi anagrafici relativi all'edizione del corso formativo ed esportare il report.

Nel file Excel contenete gli eventi anagrafici relativi all'edizione del corso formativo, potete vedere il risultato della suddivisione dei costi.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Gestione > Vista: Formazione > Piani formativi

I piani formativi sono programmi strutturati che delineano il percorso di formazione di un individuo o di un gruppo di persone, con l'obiettivo di sviluppare e migliorare conoscenze e competenze.

Il piano formativo può essere:

·         Generico: riferimento per diverse edizioni di corso, può essere gestito con gli eventi anagrafici associando una o più edizioni di corso all'interno di un Piano Formativo predefinito.

 Non prevede l'assegnazione di partecipanti specifici, tutor, corsi, milestone, GANTT o altre caratteristiche strutturali.

·         Personale: viene assegnato appositamente a una persona e permette di monitorare l'avanzamento dei corsi o delle edizioni e di tracciare eventuali milestone o eventi correlati ai percorsi formativi.

 Non è associabile agli eventi anagrafici.

Il responsabile dei piani formativi personali può vedere il GANTT generato in base alle configurazioni descritte e avere una panoramica chiara della pianificazione e dello stato di avanzamento della formazione.

L'utente ha accesso alla visualizzazione di eventuali sondaggi e/o quiz associati, relativi alle edizioni dei corsi, offrendo un ulteriore strumento per monitorare il coinvolgimento e la valutazione del percorso formativo.

Creare un codice per un Piano formativo Generico

Per creare un codice di riferimento per un piano formativo generico, procedete come da flusso di seguito riportato.

Di seguito la descrizione delle sezioni della videata:

Creare un codice per un Piano formativo Personale

Per creare un codice di riferimento per un piano formativo personale, procedete come da flusso di seguito riportato.

Le sezioni della videata sono uguali a quelle del piano formativo generico, ma al salvataggio vengono implementate delle schede aggiuntive.

Configurare un Piano formativo Personale

Per configurare un Piano formativo personale fate riferimento alle indicazioni che seguono.

Con il modulo Vista - Asset aziendali potete gestire asset aziendali e DPI (Dispositivi di Protezione Individuale), con allegati, scadenze, storico delle manutenzioni e altre informazioni di dettaglio.

Gli asset aziendali e i DPI vengono gestiti in maniera autonoma rispetto alle altre aree di Vista, con alcune caratteristiche specifiche:

·         Informazioni anagrafiche di base (es.: seriale/marca/modello, ecc.)

·         Sede di appartenenza

·         Data di inizio e fine acquisto/noleggio

·         Scadenze

·         Documenti e allegati (es.: manuale, fattura, caratteristiche tecniche, ecc.)

·         Manutenzioni effettuate

·         Commesse a cui l'asset è associato (se presente il modulo Task - Gestione commesse, disponibile solo in contesto Azienda)

·         Storico di km/ore di utilizzo.

Potete indicare se un asset deve avere documenti e allegati visibili ai dipendenti che lo hanno in associazione (es.: il manuale di istruzioni).

Questi documenti possono essere consultati in autonomia dal dipendente, anche da App.

Tipologia di asset

Tipologia di asset sono:

·         Comune, non assegnato al dipendente (es.: stampanti, cassette del pronto soccorso) o assegnato al singolo dipendente o collaboratore (es.: smartphone, PC, autovettura)

·         Generico (es.: divisa) o specifico (es.: smartphone Samsung A7-B256; nel primo caso può essere indicata quantità ed eventuali taglie/misure

·         Dispositivi di protezione individuale (DPI).

Eventi anagrafici

Il modulo permette di gestire eventi anagrafici specifici:

·         Asset

·         DPI (solo se presente il modulo Sicurezza sul lavoro).

Correlazioni con rischi, competenze e posizione lavorativa

Potete associare gli asset a:

·         Rischio

·         Competenza

·         Ruolo/Posizione lavorativa.

Template

Potete indicare, su ogni categoria di asset, quali allegati e quali documenti devono essere sempre presenti. In questo modo è possibile pre-popolare i dati di un asset in fase di creazione con dei segnaposto specifici.

Notifiche e scadenze

Potete ricevere delle notifiche quando si avvicina la scadenza di un asset. È anche possibile visualizzare uno scadenziario cumulativo di tutti gli asset.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazione e Parametri > Vista: asset aziendali > Categorie di asset aziendali

Potete configurare una serie di codici che serviranno a raggruppare gli Asset aziendali.

L'associazione di un codice di Categorie di asset aziendali avviene unicamente dalla funzionalità Asset aziendali.

Una categoria di asset aziendali può essere utilizzata anche per gestire determinate azioni massive, sugli asset appartenenti a quella categoria, senza dover configurare per singolo asset, come ad esempio nelle Competenze, Posizioni lavorative e ruoli aziendali, ecc.

Creazione di un codice di Categoria di asset aziendali

Per Creazione di un codice di Categoria di asset aziendali procedete come da flusso di seguito riportato.

Utilizzare una Categoria di asset

Gli elementi creati delle Categorie di asset, possono essere associati ai relativi campi presenti negli Asset aziendali, Competenze, Posizioni lavorative o ruoli aziendali, ecc.

Esempio:

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazione e Parametri > Vista: asset aziendali > Ambiti per asset aziendali

Potete configurare l'ambito di riferimento per un determinato asset aziendale; es.: IT, Magazzino, Logistica, Legal, Appalti e cantieri, ecc.

Per creare un nuovo codice procedete come da flusso di seguito riportato.

Utilizzare gli elementi creati degli Ambiti per asset aziendali

Potete associare gli elementi creati agli Asset aziendali, ai Profili amministrativi per gli eventi anagrafici.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazione e Parametri > Vista: asset aziendali > Normative (EN, ISO, etc.)i

Le normative EN, ISO, ecc. per i dispositivi di protezione individuale (DPI) stabiliscono i requisiti di sicurezza e le linee guida per la progettazione, la fabbricazione e l'uso di questi dispositivi.

Queste normative aiutano a garantire che i DPI siano efficaci nel proteggere i lavoratori dai rischi specifici presenti nei loro ambienti di lavoro.

Creare un codice di Normative (EN, ISO, ecc.)

Per creare un nuovo codice procedete come da flusso di seguito riportato.

Potete creare nuovi elementi, con una tabella precompilata, con il bottone <Gestisci> e selezionando la voce a menu Importa dati pre-analizzati.

 I dati sono forniti dal dipartimento Internal Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs della Commissione Europea (single-market-economy.ec.europa.eu), alla voce "European standards > Harmonised Standards > Summary list of titles and references of harmonised standards under Regulation (EU) 2016/425 on personal protective equipment".

Le righe vengono disabilitate quando viene trovata una corrispondenza per codice o descrizione tra le normative già configurate.

Utilizzare le Normative (EN, ISO, ecc.)

Potete associare le Normative (EN ISO ecc.) nel relativo campo della funzionalità Asset aziendali.

Potete gestire i beni aziendali, inclusi i dispositivi di protezione individuale, che possono essere assegnati ai soggetti con gli specifici eventi anagrafici o a commesse per contribuire allo svolgimento di specifiche attività.

Creazione di un codice di Asset aziendale

Cliccate sul bottone <Gestisci> e selezionare la voce di menu Crea.

Appare la videata relativa alla creazione del codice con i seguenti tab:

·         Dati dell'asset

·         Dati avanzati

·         Scadenze

·         Documenti e allegati

·         Storico rilevazioni

·         Manutenzioni

·         Commesse associate

Dati dell'asset

Potete scegliere quale tipologia di asset selezionare per la configurazione:

·         Asset generico: si riferisce ad un asset astratto. Ad esempio, una uniforme o un cappello, senza avere un riferimento ad un oggetto specifico. In fase di assegnazione di questi asset ad un soggetto è possibile indicare la quantità o la taglia o altri campi.

·         Asset specifico: si riferisce ad un asset univoco, solitamente con un seriale. Ad esempio, lo smartphone Samsung A7-B256 con seriale 000-000000-00-0000. In fase di assegnazione di questi asset ad un soggetto non sarà possibile indicare una quantità o altri campi.
 Il codice degli asset specifici da usare come segnaposto per le Regole di profilazione eventi' deve iniziare con 2 underscore __

·         Asset DPI: è gestito come un Asset generico ma si riferisce ad un Dispositivo di protezione individuale. La tipologia di asset DPI è utilizzabile solo in concomitanza con il modulo VISTA: Sicurezza sul lavoro.

 La tipologia di asset non è modificabile dopo il salvataggio.

Sono presenti, oltre ai campi codice, descrizione e note, i seguenti campi:

Dati avanzati

Sono presenti i campi relativi alla specificità dell'asset come: targa, telaio, matricola, le date di fabbricazione e immatricolazione, tipologia e deposito pneumatici, numero Telepass, tessera 1 e 2, posizione seconda chiave, classe ambientale, peso in Kg.

Avete a disposizione anche una sezione riservata all'inserimento di dati riferiti ad un eventuale leasing.

Un particolare approfondimento per campi relativi a:

È inoltre disponibile la sezione per i controlli sulle manutenzioni degli asset, dove potete impostare la periodicità delle manutenzioni.

I campi a disposizione sono:

·         Diversifica i controlli delle manutenzioni in base alla categoria di manutenzione: quando selezionato, considera i parametri configurati nella funzionalità Categorie di manutenzione/allegati/scadenze.

·         Controlla le date delle manutenzioni ogni: indicare numero di giorni/mesi/anni (viene considerata la data dell'ultima manutenzione o la data di acquisto/noleggio).

·         Controlla la lettura dei Km ogni: indicare chilometri (viene considerato il dato dell'ultima manutenzione).

·         Controlla la lettura delle ore ogni: indicare le ore di utilizzo (viene considerato il dato dell'ultima manutenzione).

 Potete impostare quanto prima considerare una manutenzione in scadenza nella funzionalità Opzioni di VISTA.

I dati configurati nelle Opzioni di VISTA potete visualizzarli nella nota sotto la parametrizzazione dei dati riferiti alle manutenzioni periodiche.

Scadenze

Potete gestire e visualizzare le scadenze riferite all'asset.

I campi a disposizione sono:

 Le numerazioni evidenziate in corrispondenza del nome del tab indicano che ci sono degli elementi incompleti (rosso), scaduti (rosso) o in scadenza (arancione).

Documenti e allegati

Potete gestire e visualizzare le scadenze riferite all'asset.

I campi a disposizione sono:

 Le numerazioni evidenziate in corrispondenza del nome del tab indicano che ci sono degli elementi incompleti (rosso), scaduti (rosso).

Storico rilevazioni

Potete registrare i chilometri percorsi e/o le ore di utilizzo riferite all'asset.

I campi a disposizione sono:

Manutenzioni

Nel tab Storico rilevazioni potete registrare i chilometri percorsi e/o le ore di utilizzo riferite all'asset.

I campi a disposizione sono:

 Le numerazioni evidenziate in corrispondenza del nome del tab indicano che ci sono degli elementi scaduti (rosso) o in scadenza (arancione). È disponibile anche un contatore che vi segnala le manutenzioni in scadenza e scadute con un riepilogo, nonché il costo totale delle manutenzioni effettuate alla data odierna.

Commesse associate

 Il tab è attivo solo con il modulo TASK abilitato.

Nel tab Commesse associate potete associare l'asset ad una commessa.

I campi a disposizione sono:

Nell'immagine che segue, potete vedere come si presenta l'asset nella Commmessa associata:

Dopo il salvataggio dell'asset si attivano due nuove tab in sola lettura:

·         Assegnazioni ai soggetti

·         Corsi formativi

Assegnazioni ai soggetti

Potete visualizzare l'elenco dei nominativi ai quali è stato associato l'asset. Sono a diposizione i campi:

·         Stato

·         Inizio validità

·         Fine validità

·         Nominativo

·         Quantità

·         Taglia

Corsi formativi

 Il tab Corsi formativi è attivo solo con il modulo VISTA: Formazione abilitato.

Potete visualizzare i corsi ai quali è stato associato l'asset. I campi disponibili sono: Codice e descrizione.

Utilità negli Asset aziendali

Dal menu Gestisci oltre a creare, modificare, duplicare e eliminare un codice potete:

·         creare da modello un asset aziendale

·         consultare lo scadenziario degli asset configurati

·         visualizzare lo stato delle validazioni e download dei Documenti, Scadenze e Manutenzioni degli asset configurati

·         consultare il diagramma delle dipendenze

·         generare un QR Code per visualizzare tutti i dati dell'asset dall'app PEOPLELINK MOBILE

·         esportare i codici degli asset configurati

·         procedere al download di un template per importare lo storico delle rilevazioni orarie / chilometriche

Creare un asset da modello

Per creare un Asset da modello con la voce a menu Crea da modello, procedete come da flusso di seguito riportato.

La creazione di un asset da modello consente di creare automaticamente gli elementi utili associati alle schede Scadenze, Documenti e allegati come configurato nella funzionalità Categorie di asset aziendali.

Scadenziario

Potete consultare lo Scadenziario, selezionando la relativa voce a menu, riferito a tutti gli asset aziendali configurati utilizzando i filtri a disposizione.

Validazioni e download

Potete consultare le Validazioni e download, selezionando la relativa voce a menu, per verificare lo stato o la validazione di manutenzioni, documenti e scadenze di tutti gli asset aziendali configurati, utilizzando i filtri a disposizione.

Diagramma dipendenze

Potete consultare il Diagramma dipendenze, selezionando la relativa voce a menu, per visualizzare i rischi associati all'asset selezionato.

Genera Qrcode

Potete generare il QRCode, selezionando la voce a menu Genera QRCode, di un asset per poterlo scansionare con l'app PEOPLELINK MOBILE per consultarne i dati e registrare le rilevazioni orarie o chilometriche.

Export codici

Potete esportare tutti i codici configurati selezionando la voce a menu Export codici. Verranno esportati i alcuni dati estrapolati dalle tab Dati dell'asset e Dati avanzati.

Download template per import storico rilevazioni

Potete generare un template per inserire ed importare lo storico delle rilevazioni chilometriche e orarie riferite a uno o più asset.

Dovete compilare il template generato con le date e le relative rilevazioni in ore e/o chilometri.

Potete importare i dati utilizzando lo schema di import denominato Import rilevazioni Asset dalla funzionalità Gestione documenti del Modulo DOCKS PLUS.

Configurare l'invio di Notifiche relative agli asset aziendali

Potete configurare l'invio di notifiche relative agli asset aziendali, nella funzionalità Riepiloghi e Promemoria, utilizzando le seguenti tipologie di regole:

·         Scadenze: Asset aziendali

·         Asset con manutenzioni scadute o in scadenza

·         Asset con scadenze o documenti incompleti

Collegamenti degli asset aziendali

Gli asset aziendali concorro ai controlli di congruità e possono essere collegati alle funzionalità: Corso formativi (gruppi edizioni), Competenze, Posizioni lavorative e ruoli aziendali.

Esistono diverse tipologie di rischi per la sicurezza e la salute sul lavoro.

Potete implementare l'elenco dei tipi di rischio già precaricato riguardante i principali tipi di pericolo in ambito lavorativo relativi a:

·         Rischi chimici (miscele usate nei laboratori o per le pulizie, ecc.)

·         Rischi biologici (rischio d'infezione, attività con microorganismi nei laboratori, attività con animali, ecc.)

·         Rischi fisici (per esempio rumore, radiazioni, vibrazioni, temperature alte e basse)

·         Rischi d'incendio ed esplosione.

Creare un codice di rischio

Menu: IDENTITIES+VISTA > VISTA: Configurazioni e parametri  > VISTA: Sicurezza sul lavoro > Tipologie di rischio

La funzionalità prevede dati estratti, analizzati e normalizzati da Peoplelink a partire dal Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro italiano (D.Lgs. 81/2008 e successivi correttivi e integrazioni) e da una vasta gamma di DVR e DUVRI. Le righe vengono disabilitate automaticamente quando viene rilevata una corrispondenza, per codice o descrizione, con una tipologia di rischio già configurata.

Per creare un nuovo codice di Rischio procedete come da flusso operativo di seguito riportato.

Usare il codice nelle Matrici di rischio

Menu: IDENTITIES+VISTA > VISTA: Configurazioni e parametri > VISTA: Sicurezza sul lavoro > Matrici di rischio

Per generare la soglie del livello di rischio in base alla gravità di un evento e alla probabilità che si verifichi, selezionate il campo di interesse.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Sicurezza sul lavoro > Crea da modello

Create massivamente tutte le soglie di rischio in base alla scala prevista. con il comando Crea da Modello dal campo Modello.

Potete classificare i rischi associati a una competenza, considerando le mansioni svolte e gli asset collegati, come attrezzature, macchinari e DPI (Dispositivi di Protezione Individuale).

Supporta la valutazione e la gestione dei rischi delle attività, come indicato nella scheda di valutazione dei rischi (DVR).

La DVR è redatta dal datore di lavoro con il Responsabile del servizio prevenzione e protezione (RSPP) e il medico competente. È un documento fondamentale per identificare, analizzare e gestire i rischi di un ambiente di lavoro o progetto, garantendo sicurezza e salute ai lavoratori e riducendo i pericoli.

Le soglie di rischio variano in base al tipo di rischio, alla probabilità di infortunio e alla gravità del danno.

Creare un codice di Matrice di rischio

Menu: IDENTITIES+VISTA > VISTA: Configurazioni e parametri > Vista: Sicurezza sul lavoro > Matrici di rischio > Crea

Per creare un codice di Matrice di rischio procedete come da flusso di seguito riportato.

Di seguito i campi presenti:

Creare in automatico i codici di matrici di rischio per tipo di rischio

Menu: IDENTITIES+VISTA > VISTA: Configurazioni e parametri > Vista: Sicurezza sul lavoro > Matrici di rischio > Crea da modello

Potete creare automaticamente i codici matrici per tipo di rischio da Crea Modello.

 Per usare la creazione da modello, nessuna Tipologia di rischio deve essere già presente nella configurazione delle matrici di rischio.

Usare una soglia di matrice di rischio

Le diverse soglie di rischio della Dichiarazione Valutazione dei Rischi (DVR) si possono associare a competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali.

Servono per monitorare gli eventi e garantire il corretto svolgimento delle attività lavorative.

 Le soglie di rischio configurate devono essere indicate nella DVR redatta dagli organi competenti.

Gli alert sui rischi considerano le edizioni dei corsi valide a oggi che fanno parte del gruppo di corsi della competenza, posizione lavorativa o ruolo aziendale della risorsa.

Qui di seguito alcuni esempi di come utilizzare la soglie di rischio nella posizione lavorativa del Gruista, dove nel DVR (Documento di valutazione dei rischi) è stato riportato come soglia di rischio, denominata Caduta dall'alto (8), pari a 8:

·         menu "IDENTITIES+VISTA > VISTA: Configurazioni e parametri > Vista: Sicurezza sul lavoro > Matrici di rischio":

·         menu "IDENTITIES+VISTA > VISTA: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Posizioni lavorative e ruoli aziendali":

La stessa soglia di rischio può essere associata ai corsi di formazione destinati a una specifica posizione lavorativa, che hanno l'obiettivo di educare e informare i partecipanti sul comportamento corretto e sulle misure di sicurezza da adottare per svolgere i loro compiti in modo sicuro

·         menu "IDENTITIES+VISTA > VISTA: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Corsi Formativi (gruppi edizioni)":

In Anagrafica nella scheda Posizioni lavorative, potete verificare le problematiche legate ai rischi previsti. Nell'esempio riportato, il dipendente non ha un corso valido associato al rischio, poiché non è stato assegnato e completato, oppure è scaduto e necessita di un aggiornamento.

·         menu "IDENTITIES+VISTA > IDENTITIES: Gestione > Anagrafica > Scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali":

 Potete vedere i rischi sulle competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali solo se, dalle Opzioni di VISTA, il parametro Abilita la visualizzazione dei rischi sulle competenze è selezionato.

Le prescrizioni sono raccomandazioni specifiche che il medico competente fornisce per adattare le condizioni di lavoro alle esigenze di salute del dipendente:

·         Dispositivi di protezione individuale (DPI) come maschere, guanti o occhiali protettivi

·         Modifiche ergonomiche della postazione di lavoro per prevenire problemi muscoloscheletrici

·         Pause regolari che evitano affaticamento eccessivo, soprattutto in lavori monotoni o fisicamente impegnativi.

Le limitazioni sono restrizioni imposte dal medico ed evitano che il lavoratore svolga attività che peggiorano il suo stato di salute:

·         Divieto di sollevamento pesi: lavoratori con problemi alla schiena.

·         Limitazione dell'esposizione a sostanze chimiche: lavoratori con allergie o problemi respiratori.

·         Restrizioni su turni notturni: lavoratori con disturbi del sonno o altre condizioni mediche.

Creare il codice Prescrizioni e limitazioni

Menu: IDENTITIES+VISTA > VISTA: Configurazioni e parametri > Vista: Sicurezza sul lavoro > Prescrizioni e limitazioni > Crea

Per creare il codice Prescrizione e limitazioni procedete come da flusso di seguito riportato.

Oltre ai campi codice, descrizione e note, sono presenti i campi:

Le prescrizioni e limitazioni configurate possono essere collegate agli eventi anagrafici di tipologia avanzata visita medica e idoneità.

Esempi di configurazione

Esempi - Di seguito vengono riportati degli esempi di configurazione:

·         Prescrizioni:

·         Limitazioni:

Esempi d'uso

Esempi - Di seguito vengono riportati degli esempi d'uso:

·         Prescrizioni: una risorsa ha una prescrizione di Utilizzo cuffie durante l'attività in cantiere:

Se il programma rileva che la risorsa non ha ancora il DPI in dotazione crea un avviso.

·         Limitazioni: risorsa con una limitazione all'attività lavorativa: non deve sollevare manualmente pesi:

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri >VISTA: Gestione HR > Posizioni lavorative e ruoli aziendali

Potete differenziare competenze, posizioni lavorative, ruoli aziendali e assegnare delle posizioni vere e proprie al dipendente.

 La funzionalità deve essere l’alternativa alla Mansione.

Con la posizione lavorativa potete gestire più ruoli contemporaneamente (anche se il dipendente non ha un rapporto di lavoro attivo) e usarla sia per le job description sia per garantire la sicurezza.

Scheda posizione lavorativa e ruoli aziendali

Per configurare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali selezionate la voce Crea del menu Gestisci.

Scheda Spiegazione estesa

Potete descrivere tutti i compiti e le attività previste per la posizione/ruolo che state configurando.

Scheda Controlli di congruenza

Potete configurare i campi da usare per verificare i requisiti dei soggetti con quella posizione lavorativa (corsi, asset, titoli di studio , ecc.) e che in caso di incongruità generano gli alert.

Scheda Mappa retributiva e benchmark

Questa scheda è utile per effettuare statistiche incrociate basate sulle posizioni lavorative dei soggetti e sui relativi costi medi di mercato.

In questa scheda potete configurare i valori storicizzati riferiti a:

·         RAL (Reddito Annuo Lordo)

·         RAG (Reddito Annuo Globale)

·         CLA (Costo Lordo Aziendale)

·         La valuta di riferimento ai costi di cui sopra

·         La fonte di provenienza dei dati inseriti (ad es.: Korn Ferry o Willis Towers Watson, o altre società di analisi, o anche un riferimento interno all’azienda).

Scheda Assegnazioni ai soggetti

Dopo il salvataggio della posizione lavorativa potete assegnare, modificare o eliminare le posizioni lavorative delle risorse.

Nella potete gestire:

·         le date Inizio e Fine dell’assegnazione

·         il nominativo del dipendente

·         il tipo di assegnazione (effettiva, temporanea, proposta di cambio, prospettiva di cambio, in prova, archiviata)

·         l’azienda

·         la sede.

È inoltre possibile generare dei file in formato Excel o CSV

Gestire le Posizioni lavorative e ruoli aziendali dall’Anagrafica

Menu: IDENTITIES+VISTA > IDENTITIES: Gestione: Anagrafica > Scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali

Potete gestire le posizioni lavorative e i ruoli dei soggetti anagrafati, dalla scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali. Da questa scheda potete:

·         Assegnare posizioni o ruoli datati

·         Eliminare posizioni o ruoli

·         Modificare le proprietà delle posizioni o ruoli.

Durante l’assegnazione, potete anche specificare la tipologia di assegnazione tramite l’apposito campo.

Le tipologie di assegnazione previste sono:

·         Effettiva

·         Temporanea

·         Proposta di cambio

·         Prospettiva di cambio

·         In prova

·         Archiviata.

Ricercare posizioni lavorative e ruoli aziendali su soggetti

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Gestione > Vista: Gestione HR > Ricerca posizioni lavorative e ruoli aziendali

È disponibile per amministratori e responsabili.

Simile alla Ricerca delle competenze su soggetti è filtrabile per:

·         unità organizzativa

·         tipo di assegnazione posizione/ruolo

·         azienda della posizione/ruolo

·         sede della posizione/ruolo.

Potete scegliere Il dato da visualizzare dal menu Valore da mostrare.

Visualizzare i contatti con le posizioni lavorative nella Rubrica

Potete vedere nella Rubrica i soggetti con un profilo utente attivo e le relative posizioni lavorative/ruoli aziendali. Si usa per contatti relativi alla sicurezza, ma non ci sono limitazioni all’utilizzo.

 Il modulo Vista: Sicurezza deve essere abilitato.

La visualizzazione dei contatti richiede la selezione del campo Rendi i contatti pubblici nella configurazione delle Posizioni lavorative e ruoli aziendali che  genera nella Rubrica il gruppo corrispondente alla Classe di appartenenza della posizione lavorativa o Ruolo aziendale.

Associare le Competenze in fase di assegnazione di posizione lavorativa dall’Anagrafica

Menu: IDENTITIES+VISTA > IDENTITIES: Gestione > Anagrafica > Scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali

Nella maschera di assegnazione di una nuova posizione lavorativa/ruolo aziendale è presente il campo Aggiungi competenza per associare automaticamente le competenze relazionate alla posizione lavorativa che si sta assegnando.

 Eventuali rimozioni di posizioni lavorative/ruoli aziendali non comportano la rimozione della competenza già collegata.

Gestire le posizioni lavorative nelle Aziende e sedi

Menu: IDENTITIES+VISTA > IDENTITIES: Gestione > Aziende > Scheda Posizione lavorative e ruoli aziendali

Menu: IDENTITIES+VISTA > VISTA: Gestione > VISTA: Gestione HR > Legende sede: Documenti, scadenze, e altri dati >Scheda Posizione lavorative e ruoli aziendali

Potete gestire e supervisionare le posizioni lavorative previste per una determinata struttura (Azienda/Sede aziendale), nonché avere la possibilità di poter indicare un budget in base a: RAL (Reddito Annuo Lordo); RAG (Reddito Annuo Globale); CLA (Costo Lordo Azienda), stanziato per ciascuna posizione lavorativa.

La scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali delle funzionalità Aziende e Legenda Sede: Documenti, scadenze e altri vi permette di gestire le posizioni lavorative previste una determinata azienda o sede in fase di configurazione e assegnazione.

La scheda è composta da una tabella dove sono elencate le posizioni lavorative e lo stato (rappresentato da un’icona).

Sono inoltre presenti i campi di:

·         Validità (inizio-fine)

·         Validità (inizio-fine)

·         Numero minimo e massimo di posizioni richieste

·         Budget per singola posizione o complessivo, dove indicare l’eventuale importo stanziato per singola posizione o complessivo per le posizioni lavorative richieste.

·         Tipologia di costo (RAL, RAG, CLA)

·         Note.

In testata vedete la media delle posizioni richieste e vacanti, delle posizioni obbligatorie mancanti, e il totale del budget allocato per valuta.

In base alle posizioni lavorative configurate per quell’azienda/sede potete vedere un riepilogo dettagliato cliccando su <Approfondisci>.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Alberature delle posizioni lavorative e ruoli aziendali

Potete creare organigrammi collegati alle Posizioni lavorative e ruoli aziendali.

 Gli organigrammi sono solo figurativi e non sono inclusi nel work flow approvativo.

Per creare un nuovo organigramma selezionate Crea dal menu Gestisci.

Oltre a codice e descrizione, la videata mostra due colonne operative:

·         Alberatura: da cui potete generare la struttura facendo doppio clic sulle posizioni lavorative disponibili.

·         Posizioni lavorative disponibili: per selezionare le posizioni desiderate, inserirle nell'alberatura e costruire così l'albero.

Nell'albero potete inserire le posizioni lavorative con il drag&drop ed eliminarle con il bottone <Elimina (x)>.

Dopo aver strutturato e salvato l’alberatura, potete visualizzare l’organigramma corrispondente selezionando Organigramma dal menu Gestisci.

Verrà mostrata la struttura dell’alberatura selezionata, con tutti i soggetti assegnati alle varie posizioni, incluse Sede e Azienda.

Per ogni soggetto, se le posizioni lavorative sono impostate come Contatti pubblici, potete vedere e-mail, cellulare e telefono.

Potete filtrare i soggetti visualizzati scegliendo di mostrare solo quelli associati a una specifica azienda o a una determinata sede.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Gestione > Vista: Gestione HR > Ricerca posizioni lavorative e ruoli aziendali su soggetti

Oltre a cercare le posizioni lavorative e ruoli aziendali, potete anche visualizzare e monitorare l'elenco dei rischi e alert collegati alle posizioni lavorative.

Potete impostare i filtri per la ricerca usando i seguenti campi :

·         Posizione lavorativa

·         Data di riferimento

·         Unità organizzativa

·         Tipo di assegnazione: Posizione/ruolo

·         Azienda della posizione/ruolo

·         Sede della posizione ruolo

·         Valore da mostrare (posizione/ruolo assegnato, elenco rischi, Alert su posizione/ruolo, Alert su posizione/ruolo (sequenza).

L'anagrafica è la funzionalità che consente agli utenti amministratori di PeoplelinkOnline.com di registrare nel sistema i dati identificativi di un soggetto/dipendente, ovvero tutte le informazioni che si riferiscono alla persona, al suo ruolo professionale all'interno dell'azienda ed alle autorizzazione di accesso. Ogni dato inserito viene storicizzato, ovvero ne viene definito il periodo di validità così da rendere disponibili informazioni precise e puntuali, applicabili nelle fasi elaborative e nell'estrazione di report statistici. L'anagrafica è strutturata in modo da suddividere tutte le informazioni necessarie nelle seguenti schede di sistema:

·         Soggetto Contiene solo ed esclusivamente le informazioni che sono strettamente collegate alla persona e che la identificano come individuo, a prescindere dai gestionali presenti nel portale Peoplelink

·         Dipendente Contiene tutte le informazioni che collocano la persona all'interno dell'azienda, permettendo all'amministratore di procedere con l'assunzione effettiva del dipendente, definendo le regole che devono essere applicate per il calcolo delle ore lavorate e degli eventuali straordinari

·         Ruolo Dipendente Consente di definire il ruolo che il dipendente ricopre all'interno dell'azienda, ovvero la sua unità organizzativa di appartenenza e le informazioni ad essa strettamente collegate

·         Ruolo Responsabile Consente di definire l'eventuale ruolo da responsabile che il dipendente ricopre all'interno dell'azienda

·         Badge Consente di indicare quali badge (fisici o virtuali) il dipendente utilizza per certificare la propria presenza

·         Docks Attivo solamente in concomitanza dell'omonimo modulo, consente di visualizzare e scaricare tutti i documenti associati al soggetto/dipendente

·         Login Consente di stabilire tutte le informazioni e le regole di accesso al portale per il soggetto/dipendente e le funzionalità alle quali potrà accedere

·         Extra e Statistiche Consente di trasferire, su smartphone oppure in outlook, le principali informazioni anagrafiche del dipendente tramite il download di un contatto digitale o di un QrCode.

La struttura diversificata in Soggetto e Dipendente permette, soprattutto nelle realtà multi-aziendali, di evitare l'inserimento di dati superflui nel caso in cui il dipendente abbia più rapporti di lavoro all'interno della stessa società. Peoplelink fornisce una serie di campi anagrafici di default, organizzati per schede e sezioni.

Tuttavia, è possibile ridisegnare l'anagrafica, personalizzandola in funzione delle reali esigenze dell'utente finale e degli eventuali sistemi collegati. Grazie alla creazione di nuovi campi (Legende) ed alla loro successiva organizzazione, l'utente amministratore può strutturare liberamente i dati anagrafici, agevolandone la consultazione.

Inserire un nuovo soggetto

La compilazione della scheda Soggetto è il primo step, obbligatorio, per l'inserimento di una nuova anagrafica. Senza questa operazione non è possibile procedere alla compilazione della scheda Dipendente. Per procedere con l'inserimento di una nuova anagrafica è necessario cliccare sul pulsante <Crea>, posto in testata.

Quindi sarà necessario compilare i seguenti a seguire:

Cliccando sul pulsante <Continua>; il soggetto verrà anagrafato ed inizierà la procedura per indicare la Data di validità dei dati storicizzabili del soggetto:

Cliccando sul pulsante <Continua> sarà possibile procedere alla compilazione della scheda "Dati principali":

Le successive schede Altri dati, Nucleo familiare e MiniHR consentono all'utente amministratore di completare il caricamento dei dati relativi alla nuova anagrafica. Nella scheda Altri dati è possibile personalizzare l'interazione del soggetto con i dispositivi mobile (smartphone o tablet) in caso di utilizzo del modulo Time.

Il campo Profilo Time Map, se compilato, permette di abilitare l'utilizzo dell'omonima app per effettuare le timbrature anche da smartphone, in base alla configurazione presente nella funzionalità Profilo di Utilizzo App.

 Lo sapevi che ... Se un dipendente scarica una delle app Peoplelink, è possibile verificarne l'avvenuta attivazione cliccando sul pulsante contrassegnato dal simbolo di uno smartphone nella sezione in testata con il riepilogo dei dati principali del soggetto.

Nella scheda Nucleo familiare possono essere indicati i dati relativi agli eventuali appartenenti del gruppo familiare del soggetto:

Infine, nella scheda MiniHR, è possibile indicare altre informazioni utili all'ufficio del personale:

Per effettuare il salvataggio dei dati è sufficiente cliccare sul pulsante <Salva>.

Inserire un dipendente

La compilazione della scheda Dipendente consente all'utente amministratore di procedere all'assunzione del soggetto in una delle aziende presenti nell'impianto di Time. Con questa operazione vengono definite le regole da applicare per il corretto calcolo delle ore lavorate e degli eventuali straordinari del dipendente. Inoltre è possibile indicare altre informazioni specifiche sul ruolo aziendale ricoperto dal soggetto. Per procedere con l'assunzione è necessario cliccare sul pulsante Gestisci dipendente e poi sul pulsante Assumi.

Verrà visualizzata una finestra nella quale sarà necessario indicare: data di assunzione, azienda di appartenenza e progressivo che coinciderà, di norma, con il numero di matricola:

Cliccando sul pulsante <Continua> viene visualizzata la scheda "Parametri", nella quale vanno compilati i campi necessari al sistema per effettuare il calcolo delle ore lavorate e per ottenere la corretta applicazione delle regole contrattuali:

Il Calendario turni identifica, di norma, la "settimana lavorativa tipo” del dipendente, ovvero la turnazione prevista con orari giornalieri e riposi, da lunedì a domenica. Può anche corrispondere, nel caso di "turnisti”, ad un ciclo lavorativo plurisettimanale che si ripete periodicamente. Il campo Posizione nel calendario turni permette all'utente amministratore di indicare in quale giorno della settimana tipo (o del turno plurisettimanale) il dipendente inizierà a lavorare con il Calendario turni precedentemente selezionato. La Modalità timbratura permette di specificare l'eventuale obbligo di timbratura per il dipendente. Di seguito le opzioni disponibili:

·         Timbratura Standard Il dipendente è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando le timbrature previste dal proprio orario di lavoro e giustificando le eventuali assenze effettuate durante la giornata.

·         Timbratura Doppia Iil dipendente è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando due timbrature all'interno della propria giornata lavorativa (una timbratura per frazione di giornata) e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.

·         Timbratura Singola Il dipendente è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando almeno una timbratura all'interno della propria giornata lavorativa e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.

·         Timbratura Gold Il dipendente viene sempre considerato presente dal sistema e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.

·         Timbratura Esonerata+Standard Il dipendente, in assenza di timbrature, viene considerato sempre presente. Tuttavia nel caso in cui effettui timbrature, è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando tutte quelle previste dal proprio orario di lavoro e giustificando le eventuali assenze effettuate durante la giornata.

·         Timbratura Esonerata+Doppia Il dipendente, in assenza di timbrature, viene considerato sempre presente. Tuttavia nel caso in cui effettui timbrature, è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuandone almeno due all'interno della propria giornata lavorativa (una timbratura per frazione di giornata) e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.

·         Timbratura Esonerata+Singola Il dipendente, in assenza di timbrature, viene considerato sempre presente. Tuttavia nel caso in cui effettui timbrature, è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando almeno una all'interno della propria giornata lavorativa e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.

Il campo Autorizzazione extraorario consente all'utente amministratore di definire se il dipendente è autorizzato ad effettuare lo straordinario oppure se è soggetto ad approvazione da parte del proprio responsabile. Fa riferimento alle regole impostate nella funzionalità Profilo Autorizzazione Extraorario. Il Profilo contrattuale identifica l'insieme di regole elaborative che verranno applicate dal sistema durante le varie fasi di calcolo, in funzione delle impostazioni definite in fase di startup dell'impianto di Time. La scheda Inquadramento contiene altri campi obbligatori che devono essere compilati per consentire all'utente di effettuare il salvataggio dei dati:

Il campo Tipologia dipendente permette di definire quale sarà il comportamento del motore di calcolo sulle giornate festive:

·         Standard: nelle giornate festive il dipendente è sempre in riposo ed ogni eventuale attività lavorativa verrà considerata come straordinario festivo.

·         Turnista: nelle giornate festive il dipendente segue la normale turnazione ed è tenuto a certificare la propria presenza in azienda, sulla quale verrà applicata una maggiorazione festiva. Se la giornata festiva coincide con un riposo previsto nella normale turnazione, l'eventuale attività lavorativa verrà considerata come straordinario festivo.

La compilazione dei campi delle altre schede non è obbligatoria, pertanto è possibile procedere con il salvataggio dei dati cliccando sul pulsante <Salva>.

Il sistema richiederà la conferma dell'operazione:

Cliccando sul pulsante <OK> si conclude la procedura di assunzione del dipendente.

Definire il ruolo da collaboratore

La compilazione della scheda Ruolo Collaboratore consente all'utente amministratore di definire l'Unità Autorizzativa che dovrà approvare o rifiutare i giustificativi che verranno inseriti dal soggetto/dipendente appena anagrafato. Questa operazione è obbligatoria nel caso in cui sia previsto un workflow autorizzativo per l'impianto gestito in Time, altrimenti i campi di questa scheda non devono essere compilati. Per procedere con la definizione del ruolo collaboratore è necessario cliccare sul pulsante <Avvia procedura di assegnazione> ed indicare il periodo di validità dei dati che verranno inseriti:

Cliccando sul pulsante <Continua> è possibile indicare l'Unità Autorizzativa a cui fa riferimento il dipendente, il Profilo Richieste, ovvero l'elenco dei giustificativi utilizzabili, ed infine l'opzione di auto-approvazione:

Per completare l'assegnazione del ruolo collaboratore è sufficiente cliccare sul pulsante <Salva> Il sistema richiederà successivamente la conferma dell'operazione:

Cliccando sul pulsante <OK> verrà concluso il salvataggio dei dati:

Definire il ruolo da responsabile

La compilazione della scheda "Ruolo Responsabile" consente all'utente amministratore di associare al soggetto/dipendente le Unità Autorizzative per le quali ricoprirà il ruolo di responsabile. Questa operazione è obbligatoria nel caso in cui sia previsto un workflow autorizzativo per l'impianto gestito in Time, altrimenti i campi di questa scheda non devono essere compilati. Per procedere con la definizione del Ruolo Responsabile è necessario cliccare sul pulsante Aggiungi Unità Organizzativa ed indicare il periodo di assegnazione del ruolo di responsabile, l'Unità Autorizzativa su cui si ricopre il ruolo di responsabile, l'abilitazione alla ricezione delle mail di notifica ed all'eventuale inserimento dei giustificativi per i propri collaboratori:

Lo sapevi che … È possibile specificare un profilo richieste "ad hoc" con l'elenco dei giustificativi inseribili per i propri collaboratori, compilando l'apposito campo Profilo richieste per l'inserimento per i propri collaboratori.[/ht_message] Cliccare sul pulsante <Continua> per procedere allo step successivo e definire il livello di approvazione all'interno dell'Unità Autorizzativa:

Cliccare infine sul pulsante <Continua> per confermare le caratteristiche del ruolo da responsabile appena configurato.

Per modificare i parametri relativi alle notifiche tramite mail ed alla possibilità di inserire i giustificativi per i collaboratori è sufficiente cliccare sul pulsante contrassegnato dall'icona con il simbolo della matita. Per indicare la data di fine assegnazione del ruolo da responsabile è necessario cliccare sul pulsante contrassegnato dall'icona con il simbolo X Per eliminare invece definitivamente l'assegnazione del ruolo da responsabile, deve essere utilizzato il pulsante contrassegnato dal simbolo del cestino.

Assegnare il badge

La compilazione della scheda Badge consente all'utente amministratore di associare uno o più badge al dipendente, modificarne il periodo di validità ed eventualmente annullarne l'abbinamento. Questa operazione è obbligatoria nel caso in cui per il soggetto sia stato definito anche come dipendente e che sia prevista la certificazione delle ore di presenza attraverso l'utilizzo di un badge o un tag NFC o di uno Smartphone, altrimenti la scheda non deve essere compilata. Per procedere con l'assegnazione del badge è necessario cliccare sul pulsante Nuova assegnazione e stabilire se si intende utilizzare un badge già anagrafato oppure inserirne uno nuovo:

Nel caso in cui si intenda associare un badge non ancora anagrafato, è necessario selezionare l'opzione Crea nuovo badge e compilare i campi Badge, Tipologia badge, Descrizione ed opzionalmente il campo Nota del nuovo badge:

In alternativa, è possibile associare un badge già presente nell'Anagrafica Badge, utilizzando l'opzione Individua badge già anagrafato e selezionandolo dalla lista Badge:

Poi è necessario indicare le date di Inizio assegnazione e Fine assegnazione (da non compilare se non è prevista una fine validità). Opzionalmente è anche possibile utilizzare il campo Nota assegnazione per aggiungere informazioni relative all'abbinamento del badge:

Cliccando sul pulsante <Continua> viene completata la procedura di assegnazione. Per verificare che l'abbinamento del badge si sia concluso correttamente è sufficiente cliccare sul pulsante <Rileggi assegnazioni>:

Tutte le timbrature effettuate nel periodo di assegnazione indicato (anche quelle temporaneamente "parcheggiate” nella funzionalità Badge Inesistente) vengono assegnate automaticamente al dipendente. È possibile chiudere l'assegnazione del badge, definendone la data e l'ora di fine assegnazione attraverso l'utilizzo del pulsante contrassegnato dal simbolo della matita. Il pulsante contrassegnato dal simbolo del cestino permette invece di eliminare un'eventuale associazione errata del badge al dipendente.

 Nota bene: Quest'ultima operazione non elimina fisicamente le timbrature ma le "sposta" semplicemente nella funzionalità Badge Inesistente, dove in seguito potranno essere abbinate al dipendente corretto.

Assegnare il profilo di Login

La compilazione della scheda Login permette all'utente amministratore di assegnare al soggetto un profilo di accesso al portale Peoplelinkonline.com, definendo i ruoli specifici di utilizzo delle funzionalità dei vari moduli disponibili. Questa operazione è obbligatoria nel caso in cui per il soggetto debba accedere al portale ed operare come Collaboratore, Responsabile e/o Amministratore del sistema. Se invece per il soggetto non è previsto l'accesso al portale, la scheda Login è facoltativa e non è necessaria la sua compilazione. Per procedere all'assegnazione di un profilo di Login è necessario cliccare sul pulsante <Assegna profilo Login> presente nella scheda Login:

Successivamente viene visualizzata una finestra contenente i dati principali del profilo di login che si intende assegnare al dipendente:

È possibile stabilire la tipologia di operatore con la quale il dipendente farà accesso (Amministratore oppure Dipendente/Responsabile) e quale provider di login proporre durante la procedura di registrazione al portale (Peoplelink, Google, Windows Live o Linkedin):

Nel caso in cui il soggetto/dipendente debba accedere come Amministratore, è possibile inoltre specificare dei filtri sulle aziende su cui potrà operare:

La selezione dei dipendenti su cui potrà operare è ulteriormente personalizzabile attraverso l'applicazione di filtri anagrafici opportunamente configurati:

L'ultimo passaggio prevede la selezione dei ruoli da associare al dipendente per ognuno dei moduli a disposizione:

Dopo aver selezionato i ruoli per i moduli attivi, cliccando sul pulsante <Continua> si conclude l'assegnazione del profilo di login al dipendente.

Nella scheda "Login" vengono riepilogate le caratteristiche del profilo di accesso al portale e contestualmente, viene inviata una mail al dipendente con le indicazioni per procedere alla registrazione al portale Peoplelinkonline.com

 Lo sapevi che ... Il pulsante <Stato e-mail inviato> permette all'utente amministratore di controllare se le notifiche trasmesse tramite mail dal sistema sono state regolarmente inviate al dipendente selezionato.

La scheda Extra e Statistiche

La scheda "Extra e Statistiche" contiene un QR Code che consente all'utente amministratore di importare sul proprio smartphone (tramite una qualsiasi app per la lettura del QR Code) i dati principali del dipendente appena inserito. Il QR Code viene generato automaticamente dal sistema quando l'anagrafica del dipendente viene compilata con le informazioni essenziali e soltanto nel caso in cui venga compilata anche la scheda "Login".

Cliccando sul pulsante <Scarica come vCard> l'utente può inoltre importare in Outlook i dati principali del dipendente appena inserito.

La funzionalità Gruppo di dipendenti permette di creare uno o più raggruppamenti di dipendenti, con lo scopo di semplificare la consultazione dei dati presenti in alcune funzionalità. Il Gruppo di dipendenti può essere reso disponibile soltanto ad utenti specifici, affinché sia utilizzabile soltanto se realmente necessario, o da tutti gli utenti che accedono alle funzionalità in cui ne è prevista l'implementazione.

Per procedere con la creazione di un Gruppo di dipendenti è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci> e successivamente sul pulsante <Crea>:

I parametri che devono essere compilati dall'utente abilitato all'utilizzo di questa funzione sono i seguenti:

·         Codice Consente di indicare la codifica univoca per il gruppo dipendenti che si intende creare.

·         Descrizione Consente di indicare la descrizione per il gruppo dipendenti che si intende creare.

·         Note Permette l'aggiunta di informazioni utili per identificare facilmente il gruppo dipendenti.

·         Gruppo pubblico Opzione che determina se il gruppo di dipendenti è utilizzabile da qualsiasi utente.

·         Utilizzabile da Campo che consente di stabilire quali utenti registrati al portale potranno utilizzare il gruppo di dipendenti.

·         Dipendenti assegnati al gruppo Permette di definire quali sono i dipendenti/risorse inclusi nel gruppo di dipendenti; nel caso in cui il campo non venga compilato, vengono inclusi tutti i dipendenti/risorse dell'impianto.

Al termine della compilazione dei campi, cliccando sul pulsante <Salva>, viene completata la creazione del nuovo Gruppo di dipendenti:

Ecco di seguito un esempio di consultazione semplificata della funzionalità Compilazione timesheet delle mie risorse, attraverso l'utilizzo del Gruppo di dipendenti:

Menu: IDENTITIES+VISTA > IDENTITIES: Gestione > Aziende

La funzionalità Gestione Aziende permette di definire l'elenco delle ragioni sociali gestite in un impianto. Lo scopo è quello di indicare le informazioni principali relative alle varie aziende, compresi i dati che riguardano l'eventuale trasmissione dei dati di presenza al consulente paghe di competenza. L'elenco delle aziende include 3 aziende di "sistema" che devono essere sempre presenti in ogni impianto e che NON possono essere cancellate.

L'azienda "GENERAL" serve per la corretta configurazione dei vari codici elaborativi dell'impianto. Le altre 2 aziende ("CONTRIB" e "ADVISORS") servono invece per gestire i soggetti/dipendenti che non sono assunti nelle aziende principali, ad esempio collaboratori oppure consulenti esterni. Per aggiungere una nuova azienda è sufficiente cliccare sul pulsante <Gestisci> e poi selezionare "Crea". Comparirà la videata contenente tutti i campi che potranno essere compilati dall'utente per l'inserimento della nuova ragione sociale. Alcuni dei campi sono obbligatori (Codice e Ragione Sociale), altri invece risultano facoltativi e riguardano principalmente i dati fiscali dell'azienda e l'indirizzo.

 Importante! La compilazione del campo Data chiusura definitiva permette all'utente di proteggere da eventuali ripristini o interventi involontari i dati del cartellino presenze relativi a periodi che precedono la data qui indicata.

L'ultima sezione viene utilizzata per indicare le informazioni che identificano in maniera univoca l'azienda nel programma paghe. Questi campi divengono quindi obbligatori nel caso in cui sia prevista l'esportazione dei dati presenze al consulente payroll.

Per completare l'inserimento della nuova azienda è sufficiente cliccare sul pulsante <Salva>.

La modifica o l'integrazione dei dati (tranne il campo Codice) è sempre a disposizione dell'utente, tramite il menu "Gestisci", selezionando il pulsante <Modifica>.

 Nel menu Gestisci è presente la voce Configura impostazioni inserimento anagrafica, che consente di predefinire alcune regole relative all'inserimento di nuove anagrafiche.

È possibile indicare la lunghezza della matricola ed eventuali caratteri o cifre utilizzabili come prefisso o suffisso della matricola inserita.

La funzionalità Anagrafica badge permette all'utente abilitato di consultare l'elenco dei badge censiti nell'impianto e di intervenire in inserimento, modifica o cancellazione. Inoltre è possibile effettuare un'estrazione dei badge con relativa assegnazione valida ad una specifica data ed ora.

Per procedere con l'inserimento di un nuovo badge è sufficiente cliccare sul pulsante <Gestisci> e poi <Crea>:

A questo punto, è necessario compilare i campi per la registrazione del nuovo badge. Il campo Badge deve contenere il codice che identifica in maniera univoca il badge. Si consiglia di verificare la codifica rilevata dal dispositivo su cui viene effettuata la timbratura oppure di avere a disposizione la decodifica di norma messa a disposizione dal fornitore dei badge. Nel campo Tipologia Badge è necessario selezionare il tipo di badge che si intende censire. Attualmente va sempre indicato il tipo "Tessera", in quanto le altre tipologie non sono ancora gestite.

 Novità! A breve sarà disponibile una nuova tipologia di badge...stay tuned!

Il campo È un badge Jolly è stato implementato appositamente per una personalizzazione e non deve essere compilato.

Il campo Identificativo Tessera invece, se previsto, viene compilato automaticamente dal sistema, riportando il codice esadecimale completo rilevato dal lettore NFC a bordo del tablet/smartphone su cui è installata l'app Time Infotab.

Il campo Descrizione permette di aggiungere informazioni come il numero stampato "fisicamente" sulla tessera oppure il nominativo a cui verrà assegnato il badge, facilitandone in seguito l'individuazione nelle varie funzionalità che interagiscono con l'Anagrafica Badge.

Nella maschera è presente anche il campo Nota che permette di indicare altre informazioni nell'anagrafica badge che si sta inserendo.

Per completare l'inserimento, cliccare sul pulsante <Salva>.

La modifica e l'eventuale cancellazione di un'anagrafica badge può essere effettuata cliccando sul pulsante <Gestisci> e selezionando le relative voci "Modifica" ed "Elimina".

A disposizione dell'utente è presente il pulsante <Mostra Assegnazioni> che consente di visualizzare lo storico delle assegnazioni ai soggetti/dipendenti e di accedere velocemente alle loro anagrafiche cliccando sulla foto del loro avatar:

Per visualizzare ed eventualmente stampare la lista delle assegnazioni dei badge ad una certa data e ora è sufficiente cliccare sul pulsante <Gestisci> e selezionare la voce "Statistiche assegnazioni", compilando poi i campi relativi a data ed ora:

Cliccando sul pulsante <Stampa> è possibile scaricare un report in pdf con l'elenco delle assegnazioni appena visualizzate:

La funzionalità Export anagrafico permette di generare un file statistico, in formato Excel, che riepiloga il contenuto di uno o più campi presenti nell'anagrafica di Identities.

È possibile verificare l'eventuale variazione all'interno di un determinato intervallo di tempo, attraverso la selezione di uno dei valori presenti nel campo Periodizzazione.

Opzionalmente è possibile anche utilizzare delle condizioni aggiuntive che consentono di individuare velocemente l'elenco dei dipendenti assunti o cessati nel periodo selezionato.

Per procedere con la selezione dei campi anagrafici da estrarre è sufficiente scegliere tra i campi disponibili e con un doppio click farli comparire nell'apposita colonna riepilogativa dei dati che verranno esportati.

Per riorganizzarne la visualizzazione, è possibile trascinare e posizionare i campi selezionati nell'ordine più consono al tipo di reportistica che si intende realizzare.

La procedura prevede inoltre la possibilità di creare e salvare dei template che possono essere poi riutilizzati dall'utente per generare il report in funzione delle proprie esigenze.

Cliccando sul pulsante <Esegui>, il report verrà processato e sarà possibile consultarne il risultato scaricandolo dalla sezione delle Notifiche. Ecco di seguito un esempio di estrazione in formato Excel:

Potete configurare la struttura aziendale e il suo organigramma.

Inoltre, per configurare, è anche necessario l'albero autorizzativo delle richieste e delle Note spese.

Creazione di una nuova Unità Organizzativa

Per creare una nuova Unità Organizzativa selezionate l'unità di partenza dall'elenco posto sulla sinistra e cliccate <Crea unità organizzativa figlio>.

La videata è composta da:

·         Codice

·         Descrizione

·         Nota (facoltativo)

·         Ordine: se presenti due o più unità organizzative sullo stesso livello gerarchico, questo campo può essere utilizzato per definire un ordinamento.

·         Colore:  identifica il colore dell'unità organizzativa.

·         Profilo Richieste: indica a quale profilo richieste di tipo master deve essere collegata l'unità organizzativa. Il profilo identifica la lista delle richieste che il dipendente può visualizzare.

·         N° di Responsabili: indica il numero massimo di responsabili da collegare all'unità organizzativa.

Quando tutti i parametri saranno compilati, salvate il nuovo codice con <Salva>. Potete definire per ogni responsabile/struttura, il ruolo ed il livello di approvazione.

 Potete definire un livello di approvazione diverso da una richiesta all'altra.

Esempio - Lo stesso responsabile, per la medesima unità organizzativa, ha il ruolo di 2° livello appr. per tutte le richieste in generale. Questo significa che, anche se approva una richiesta, è comunque necessario l'approvazione di un altro responsabile con il ruolo di approvatore definitivo affinché la richiesta venga considerata approvata in modo definitivo.

Potete associare a diversi responsabili gli stessi livelli di approvazione; in questo modo, una richiesta può diventare definitiva anche con la sola approvazione di uno dei due responsabili che abbiano per la stessa unità il livello approvatore definitivo.

Assegnazione dei dipendenti alle unità organizzative

Una volta compilata la configurazione delle unità organizzative, è possibile gestire in modo dettagliato la struttura organizzativa con la funzionalità Anagrafica. In particolare definite quali sono:

·         i responsabili di ogni unità organizzativa dal tab "Ruolo Responsabile"

·         i dipendenti collegati ad ogni unità organizzativa dal tab "Ruolo Collaboratore.