La funzionalità Gruppi di Risorse del Modulo "Task" permette di raggruppare i dipendenti che potranno essere associati alle attività di una determinata Commessa.

Creazione di un codice di Gruppi di Risorse

Per creare un nuovo codice di Gruppi di Risorse, è necessario cliccare sul pulsante Gestisci, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice Gruppi di Risorse.

La maschera è composta dai campi standard Codice, Descrizione e Nota; nella parte sottostante troviamo la sezione relativa alla gestione delle risorse facenti parte dell'azienda, nonché la tabella implementata con i dati relativi alle risorse. Per aggiungere una nuova risorsa cliccare sul pulsante <Nuovo>.

Appare la maschera "Aggiungi un nuovo elemento"

Dove compilare i campi:

·         Dipendente: selezionare un nominativo dalla lista

·         Costo orario per azienda: campo facoltativo da valorizzare quando previsto

·         Costo orario per cliente: campo facoltativo da valorizzare quando previsto

·         Valuta: selezionare il tipo di valuta prevista. Campo facoltativo da valorizzare quando previsto.

Una volta compilati i campi necessari cliccare sul pulsante <Salva> per conferma.

La funzionalità "Modelli di attività" permette di configurare un elenco di Attività che possono ripetersi su più Commesse.

Creazione di un codice di Modelli di attività

Per creare un nuovo codice di Modelli di attività, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice dei Modelli di attività composta da due schede: "Dati di base" e "Avanzate".

Scheda Dati di base

Con i campi:

·         Codice

·         Descrizione

·         Nota

·         Disattivo Quando selezionato l'Attività di default non è più selezionabile dalla Commessa

·         Data di disabilitazione Quando compilato, non sarà possibile utilizzare l'attività nel Timesheet a partire dalla data indicata

·         Codice Export Per consentire, ad esempio, l'export di più attività con lo stesso codice

·         Categoria Dove è possibile creare delle Categorie da poter assegnare ad un codice

·         Colore Se utilizzato permette di poter evidenziare con un colore selezionato dalla "Tavolozza colori".

 Quando è attiva la gestione cross-level delle Attività di default, tutte le nuove Attività e le modifiche apportate a quelle già esistenti verranno sempre prorogate su tutte le Commesse configurate in "Task", scheda "Avanzate".

Quando previsto compilare i campi:

·         Movimenta Commessa Dove è possibile selezionare le seguenti opzioni:

o   Non movimentare mai

o   Movimenta sempre

o   Movimenta solo se da fatturare

(in base all'opzione selezionata permette di scalare (o no) le ore usufruibili impostate nella Commessa (solo per Commesse di tipo "ore a scalare").

·         Attività fatturabile: se selezionato l'attività è di tipo fatturabile

·         Fatturabile al 100%: se selezionato l'Attività di Default è fatturabile al 100%, (campo attivo solo se selezionato il campo Attività fatturabile)

·         Percentuale di fatturazione: indicare la percentuale di fatturazione dell'Attività di Default quando non è fatturabile al 100% (campo attivo solo se selezionato il campo Attività fatturabile)

·         Permette ore extraorarie: permette all'utente del Timesheet di poter inserire eventuali ore extra orario impiegate per l'Attività

·         Permette ore extra-orarie notturne: permette all'utente del Timesheet di poter inserire eventuali ore extra orario impiegate per l'Attività

·         Permette interventi di reperibilità: permette all'utente del Timesheet di poter inserire eventuali ore di reperibilità impiegate per l'Attività

·         Permette interventi di reperibilità notturni: permette all'utente del Timesheet di poter inserire eventuali ore di reperibilità notturne per l'Attività.

·         Arrotondamento minuti: è possibile indicare un valore che controlla l'arrotondamento del tempo di durata dell'attività.

Una volta compilate tutte le schede, cliccare sul pulsante <Salva>.

Il codice dei Modelli di attività appena creato, è pronto per essere utilizzato nell'apposito campo della tabella della funzionalità "Commesse".

 I codici dei Modelli di Attività non sono collegati alle Commesse! Semplicemente sono dei suggerimenti che ne velocizzano la compilazione. Una modifica ai Modelli di Attività non è collegata alla stessa Attività configurata nelle Commesse (quindi non l'aggiorna) e viceversa.

 Quanto sopra non è valido solo in caso di gestione cross-level delle attività di default.

La funzionalità "Modelli di Commesse" permette di configurare un elenco "tipo" di commesse così da ridurre i tempi di compilazione durante la creazione di una nuova commessa. È un'utilità che permette di configurare velocemente, nella funzionalità Commesse e Attività, commesse simili per più Clienti.

Creazione di un codice di Modelli di Commesse

Per creare un nuovo codice di Modelli di Commesse, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice dei Modelli di Commesse.

La maschera è composta dai campi standard Codice, Descrizione e Nota e da una serie di campi aggiuntivi, suddivisi per schede, organizzati allo stesso modo della funzionalità "Commesse e Attività".

Dati di base

·         Tipologia: è obbligatorio selezionare il tipo di commessa:

o   Consumo a ore

o   Progetto

o   Outsourcing

o   Eventi

·         Durata HHMM: è la durata prevista per la commessa (in ore-minuti)

·         Ricorrenze: campo attivo per le commesse di tipo "Eventi". Sono gli interventi previsti per evadere la commessa

·         Attività di Default: facoltativamente è possibile indicare una o più àttività di default da aggiungere alla commessa in modo automatico.

Avanzate

·         Commessa interna: selezionato in caso di commessa interna all'azienda

·         Genera Fattura: quando selezionato la Commessa è fatturabile

·         Necessita dell'approvazione del Responsabile: quando selezionato l'attività di questa commessa deve essere validata dal Capo Commessa.

Notifiche residui

In questa sezione è possibile programmare l'invio di notifiche, attraverso l'invio di e-mail, nel momento in cui la commessa raggiunge lo stato di avanzamento configurato nell'apposito campo.

I campi compilabili sono:

·         Percentuale residua per l'invio della notifica

·         Abilita le notifiche al Commerciale di riferimento

·         Abilita le notifiche al Capo commessa

·         Abilita le notifiche al Cliente (al momento non attivo).

Notifiche cambio di stato

In questa sezione è possibile programmare l'invio di notifiche, attraverso l'invio di e-mail, a ogni cambio "stato" (In attesa; In corso;  Conclusa).

I campi compilabili sono:

·         Abilita le notifiche al Commerciale di riferimento

·         Abilita le notifiche al Capo commessa

·         Abilita le notifiche al Cliente (al momento non attivo).

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare il codice della Modelli di Commesse.

I Parametri Generali consentono di configurare il valore di default e/o il comportamento standard di alcune funzionalità presenti nel modulo "Task".

I campi disponibili sono:

·         Data di chiusura per la compilazione del Timesheet: se compilato blocca qualsiasi azione sul timesheet ed in fase di validazione fino alla data indicata.

·         Abilita la gestione di cross-level delle attività di default: se selezionato modifica il comportamento standard della gestione delle attività di default sulle Commesse. Ogni volta che verrà creata una commessa, oppure se verrà aggiunta, modificata o eliminata un'attività di default, quest'ultima sarà replicata su tutte le attività di tutte le commesse.

 La gestione delle attività cross-level non deve essere disabilitata nel caso fosse già attiva ed utilizzata, e viceversa, onde evitare disallineamenti del sistema.

 Quest'opzione attiva una personalizzazione, per cui non andrebbe mai utilizzata se non previo comunicazione con il servizio assistenza di Peoplelink.

·         Valuta di sistema: obbligatorio. La valuta impostata in questo campo verrà proposta di default in tutte le funzionalità, ove prevista.

·         Aggiungi il livello "Filtro attività tra Commessa e Attività": se selezionato consente di gestire, attraverso la funzionalità Filtro attività, un livello aggiuntivo tra Clienti, Commesse ed attività.

·         Rendi obbligatoria la compilazione della nota in fase di compilazione del Timesheet: se selezionato è obbligatorio inserire una nota nei dettagli dell'attività inserita sul timesheet.

·         Gestisci lo spostamento delle attività con la modalità "Filtro attività incrementale": utilizzato solo per una personalizzazione mirata alla gestione dello spostamento delle attività

 Quest'opzione attiva una personalizzazione. Non andrebbe mai utilizzata se non previa comunicazione con il servizio assistenza di Peoplelink.

·         Abilita la gestione della commessa di default: campo utilizzato solo per personalizzazione mirata.

·         Nascondi i costi ed i ricavi sulle funzionalità statistiche: se selezionato non vengono visualizzati i campi relativi ai costi ed ai ricavi nelle funzionalità "Statistiche e Validazione timesheet", "Validazione attività", "Commesse e Attività", "Stato commesse e residui".

·         Nascondi la gestione delle Spese, anche se "Expenses" è attivo: se selezionato, nasconde la maschera per la gestione delle "Spese e rendicontazione" nella funzionalità "Commesse e Attività"

·         Permetti di spostare le attività già validate: se selezionato è possibile, per gli amministratori ed i capi commessa, dalle funzionalità "Statistiche e Validazione timesheet" e "Validazione attività", spostare le attività consolidate e validate del timesheet su un'altro cliente/commessa.

·         Utilizza la modalità Async per la funzionalità "Validazione attività": se non selezionato, all'apertura della funzionalità "Validazione attività", vengono caricate subito tutte le attività non validate. Se selezionato, permette l'utilizzo di filtri per la ricerca delle attività ancora da validare.

·         Consenti di associare, sulle attività del timesheet, un valore della legenda: se correttamente configurato, attiva la possibilità di associare un valore di una legenda dipendente in fase di compilazione del dettaglio di un'attività del timesheet.

·         Mostra sul rapportino del timesheet la legenda: quando viene selezionata una legenda dipendente, questa è mostrata sulla stampa del rapportino del timesheet

·         Mostra subito tutti i dettagli nelle maschere di validazione: se selezionato, vengono visualizzati subito tutti i dettagli compilati relativi all'attività effettuata.

·         Rendi obbligatoria la compilazione della nota in fase di compilazione del timesheet: se selezionato, non permette il salvataggio dell'attività senza la compilazione del campo nota

·         Consenti un solo dettaglio per ogni attività/giorno: se selezionato, l'attività può contenere un solo dettaglio.

 Questa opzione disabilita anche la funzionalità Pausa sull'App di Task

·         Configurazione per il workflow delle notifiche: quando previsto, è possibile associare un codice dei parametri di workflow configurato nella relativa funzionalità. In questo modo si abilita la gestione del workflow.

·         Configurazione per la procedura di import: quando previsto, è possibile associare un codice dei parametri di import configurato nella relativa funzionalità.

 Configurazione funzionalità prevista solo in caso di personalizzazioni.

·         Compila la durata della commessa in due campi differenti (ore e minuti): se selezionato permette di compilare in due campi separati le ore ed i minuti previsti per l'evasione della Commessa

·         Modalità di generazione del codice di una commessa:

o   Libero (qualsiasi codice alfanumerico)

o   Solo progressivo (000,001,002, ecc.)

o   Prefisso libero + progressivo (aaa000, aaa001, ecc.)

·         Numero di caratteri del valore progressivo: strettamente legato al campo "Modalità di generazione del codice di una commessa" in modalità "Solo progressivo o Prefisso libero + progressivo". Effettua un padding a sinistra del numero progressivo generato dal sistema del numero di caratteri indicati (es.: 1 = 0, 2 = 00, 3 = 000, ecc.).

La funzionalità "Clienti" permette di anagrafare nel modulo Task tutti i dati anagrafici di tutta la clientela.

Creazione di un codice di Clienti

Per creare un nuovo codice di Clienti, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice Clienti.

Dove è possibile compilare i campi:

·         Codice

·         Ragione sociale/Nominativo

·         Nota

·         Partita IVA

·         Codice Fiscale

·         Tipologia di cliente

o   Persona fisica

o   Ragione sociale

o   Filiale di una Ragione Sociale (se selezionato attiva il campo successivo cliente di riferimento).

·         Cliente di riferimento Attivo solo nel caso di selezione "Filiale" nel campo "Tipologia di cliente"

·         Identificativo È il codice identificativo del cliente registrato per la sua rilevazione che può avvenire con:

o   Qr-Code

o   Device NFC

o   Manuale

o   Geo-localizzazione

o   WIFI-SSDI associato al cliente stesso.

·         Modalità di ricerca valide Tramite: Qr-Code, Nfc, geo-localizzazione, Manuale, WiFi SSDI

·         Codice di export È il codice che si visualizza in fase di export file in formato Excel, quando diverso dal codice cliente precedentemente impostato.

·         Codice per contabilità.

Cliccare sul pulsante <Crea> al termine della compilazione.

Creazione di uno storico

Lo storico di un codice clienti è necessario per gestire caratteristiche aggiuntive che potrebbero avere una limitazione nel tempo.

Per creare un nuovo storico è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci> e selezionare la voce "Storici – Crea".

Si apre la pagina aggiornata con le varie schede configurative.

Scheda Indirizzo

Con i campi:

·         Città

·         Via

·         CAP

·         Provincia

·         Citofono

·         Edificio

·         Scala

·         Piano

·         Stanza

·         Nazione.

Scheda Recapiti

Con i campi:

·         E-Mail

·         E-Mail certificata (PEC)

·         Sito Web

·         Telefono 1

·         Telefono 2

·         Fax.

La scheda Localizzazione

Con i campi:

·         Latitudine

·         Longitudine

·         Raggio.

Una volta compilati i campi necessari cliccare sul pulsante <Salva> per conferma.

Referenti

È inoltre possibile gestire le persone di riferimento dei Clienti, selezionando Referenti dal pulsante <Gestisci>.

La funzionalità Commesse e Attività è composta da:

·         Informazioni di base ed avanzate sulla commessa

·         Il cliente di riferimento, anagrafato nel modulo "Task"

·         Una o più attività

·         La risorsa o il gruppo di risorse autorizzate a svolgere le attività per quella determinata commessa.

Creazione di un codice di Commesse e Attività

Per creare un nuovo codice di Commesse e Attività, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice Commesse e Attività con i campi relativi a:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note

·         Codice per contabilità

·         Categoria statistica.

La scheda di Dati di base

Con i campi:

·         Cliente: È il cliente di riferimento della Commessa

·         Referente cliente (1– 5): è' la persona di riferimento del cliente per la commessa, anagrafato nella scheda clienti.

·         Soggetto a capo delle commessa: è il dipendente dell'anagrafica di Identities a capo della commessa

·         Commerciale di riferimento: è il dipendente dell'anagrafica di Identities che segue la parte commerciale della commessa

·         Tipologia: dove è possibile selezionare il tipo di commessa che può essere:

o   Consumo a ore

o   Progetto

o   Outsourcing

o   Eventi

o   Scala valore da commessa

·         Stato: è lo stato della commessa che può essere:

o   In attesa

o   In corso

o   Conclusa

·         Data inizio: è la data di inizio della commessa

·         Data fine effettiva: è la data di fine effettiva della commessa, oltre la quale la commessa non è più utilizzabile nel timesheet

·         Data di fine prevista: campo attivo solo per le commesse di tipo "Progetto". Identifica una data di previsione di fine della commessa

·         Durata HHMM: è la durata prevista per la commessa (in ore-minuti)

·         Durata da cui iniziare a scalare le ore e i minuti: è' il valore della durata di riferimento per il conteggio dei minuti a scalare.

·         Residuo ore: questo campo si movimenta/aggiorna alla compilazione del timesheet solo per le commesse di tipo Consumo a ore

·         Ricorrenze: campo attivo per le commesse di tipo "Eventi", che sono gli interventi previsti per evadere la commessa numero d'ordine

·         Valore della commessa: campo indispensabile per il conteggio del MOL (vedi la funzionalità "Stato commesse e residui") e per le commesse di tipo "Scala valore da commessa"

·         Costo orario di default per l'azienda: da compilare per l'eventuale gestione del MOL e per le commesse di tipo "Scala valore da commessa", quando i costi orari non sono stati associati a "Risorse" o "Attività"

·         Costo orario di default per il cliente: da compilare per l'eventuale gestione del MOL e per le commesse di tipo "Scala valore da commessa", quando i costi orari non sono stati associati a "Risorse" o "Attività"

·         Numero d'ordine: campo libero per avere un riferimento dell'ordine del cliente.

La scheda Avanzate

Con i campi selezionabili:

·         Proprietà extra: Classe: campo utile per eventuale ulteriore categorizzazione della commessa

·         Proprieta extra: Sottoclasse: campo utile per eventuale ulteriore categorizzazione della commessa

·         Compilazione Timesheet unicamente con Dalle-Alle: se selezionato non sarà possibile inserire le attività svolte con modalità "Durata"

·         Commessa interna: selezionato in caso di Commessa interna all'azienda

·         Genera Fattura: se selezionato la Commessa è Fatturabile

·         Necessita dell'approvazione del Responsabile.

La scheda Risorse

In questa scheda è possibile aggiungere una o più Risorse e/o Gruppi di Risorse per lo svolgimento della Commessa.

Per aggiungere una Risorsa o Gruppo di Risorse cliccare sul pulsante Nuovo Appare la maschera "Aggiungi nuovo elemento".

Dove è possibile poter selezionare nel campo "Gruppo di dipendenti" un codice configurato nella funzionalità Gruppi di Risorse oppure un singolo dipendente. Cliccare sul pulsante <Aggiungi> per creare l'elenco.

Così facendo si ha la possibilità di poter compilare più velocemente l'elenco dei dipendenti.

 In caso di eventuali modifiche, nella funzionalità "Gruppi di Risorse", collegate ai dipendenti del gruppo, non vengono aggiornate contemporaneamente in questo elenco. Quindi, eventuali modifiche relative ai costi della risorsa, dovranno essere fatte direttamente da questa tabella selezionando il singolo dipendente e cliccando sul pulsante<Modifica>. È inoltre possibile abilitare tutti i dipendenti selezionando il campo "Abilita" tutti i dipendenti come risorse.

La scheda Attività

Dove è possibile creare un elenco di attività necessarie all'evasione della commessa.

Cliccare sul pulsante <Nuovo>.

Appare la maschera "Aggiungi un nuovo elemento".

Con i campi:

·         Attività di default

·         Codice attività

·         Descrizione attività

·         Codice export o Fatturabile

·         Percentuale di fatturabilità

·         Permette ore extra-orarie

·         Permette ore extra-orarie notturne

·         Permette interventi in reperibilità

·         Permette interventi in reperibilità notturni

·         Movimenta commessa ("non movimentare mai", "movimenta sempre", "movimenta solo se da fatturare")

·         Permette nota spese

·         Permette l'inserimento di Km effettuati

·         Colore: la sezione dove elencare i dipendenti (cliccando sul pulsante <Nuovo>) che sono autorizzati a svolgere l'attività ed il relativo lasso di tempo, nonché la possibilità di indicare quanti giorni possono dedicare per il periodo precedentemente selezionato.

 Selezionando un'attività di default, precedentemente compilata nell'apposita funzionalità, la tabella appare precompilata in base alle impostazioni standard configurate nella stessa (con la possibilità di modificare altri campi inerenti l'attività, che possono variare per ogni singola commessa).

Non esiste alcun collegamento tra le parametrizzazioni delle funzionalità "Attività di Default" e "Gruppi Risorse". I dati modificati non aggiornano automaticamente le attività di default così come i parametri dei gruppi risorse inseriti o modificati per ogni commessa. Viceversa qualsiasi variazione apportata nelle funzionalità di cui sopra ("Attività di Default" e "Gruppi Risorse") non aggiorna i relativi collegamenti nelle commesse.

La scheda note operative

In questa scheda l'utente ha la possibilità di poter inserire una nota operativa.

È possibile aggiungere una nota cliccando sul pulsante Nuovo e compilando manualmente i campi:

·         Categoria

·         Data di riferimento

·         Ora

·         Nota.

 Il campo "Effettuato da" viene implementato, in automatico, con il nominativo dell'utente che inserisce la nota

La scheda Spese e rendicontazione

Solamente nel caso in cui sia attivo anche Expenses, in questa sezione è possibile documentare tutte le spese sostenute per l'espletamento della commessa.

Cliccare sul pulsante <Nuovo> o <Modifica> per l'inserimento o la modifica di una spesa.

Appare la maschera "Aggiungi nuovo elemento".

Con i campi:

·         Giorno: selezionare il giorno in cui è stata effettuata la spesa

·         Dipendente: selezionare il nominativo relativo alla eventuale Risorsa che ha sostenuto delle spese per lo svolgimento delle Attività della Commessa. In questo caso l'inserimento è collegato anche al cartellino di Time nel caso la risorsa fosse anche dipendente dell'azienda. Il campo in questo caso potrebbe anche rimanere "blank"

·         Categoria di spesa: viene proposto l'elenco delle spese configurate nella funzionalità "Categorie di spesa". In base alla categoria di spesa selezionata verranno attivati eventuali campi in più come previsto nelle configurazione dei codici delle varie "Categoria di Spesa".

·         Descrizione spesa: campo per una breve descrizione

·         Tipo pagamento: selezionare una delle tipologie di pagamento proposte dalla lista

·         Tipo fattura: selezionare il tipo di documento contabile previsto dalla lista

·         Numero della ricevuta: scrivere eventuale numero fattura e/o ricevuta, ecc.

·         Costo: indicare il prezzo delle spesa sostenuta

·         Da addebitare al cliente: selezionare il campo quando la spesa sostenuta deve essere addebitata al cliente.

Cliccare su <Salva> per aggiungere la spesa. L'elenco delle spese caricate viene visualizzato con la distinzione di quelle:

·         Messa in pagamento (V)

·         In attesa di approvazione (W)

·         Approvate (A)

·         Rifiutate/Annullate (R/U).

Il simbolo dell'Euro (€), nella colonna "Da addebitare", indica che la spesa è a carico del cliente della commessa.

La scheda Notifiche residui

In questa scheda è possibile programmare l'invio di notifiche relative ai:

·         Residui della commessa mediante la programmazione di invio di e-mail, nel momento in cui la commessa raggiunge lo stato di avanzamento configurato nell'apposito campo:

o    Percentuale residua per l'invio della notifica

o    Abilita le notifiche al Commerciale di riferimento

o    Abilita le notifiche al Capo commessa

o    Abilita le notifiche ad altri soggetti (dipendenti dell'Anagrafica Identities)

·         Cambio stato della commessa mediante la programmazione di invio di e-mail, a ogni cambio "stato" della commessa (in attesa; in corso; conclusa):

o    Abilita le notifiche al commerciale di riferimento

o    Abilita le notifiche al capo commessa

o    Abilita le notifiche ad altri soggetti (dipendenti dell'Anagrafica Me).

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare il codice della Commesse e Attività.

La scheda Statistiche

Nella scheda è possibile visualizzare un grafico in stile Roadmap con gli eventi della commessa, ovvero:

·         Data inizio commessa

·         Data fine prevista commessa

·         Data fine effettiva commessa

·         Attività del timesheet.

È inoltre possibile visualizzare anche altri grafici a barre o heatmap con le ore svolte per attività e con le ore fatturabili per dipendente, nonché la suddivisione delle ore per dipendenti ed attività.

Informazioni utili

1. Creazione di un codice di Commesse e Attività da menu "Crea da modello": è possibile creare un nuovo codice di Commesse e Attività selezionando "Crea da modello" dal pulsante <Gestisci>.

2. È consigliabile utilizzare questa modalità di inserimento in caso di Commesse e Attività che prevedono condizioni, attività, ecc., che possono essere ripetute per uno o più clienti.
3. Suddividi commessa: esiste la possibilità di utilizzare una commessa già esistente, nel momento in cui si rendesse necessario aggiungere commesse che possono rientrare nella gestione di una commessa già esistente. In questo caso bisogna selezionare la commessa principale dall'elenco dei codici Commesse e Attività e selezionare "Suddividi commessa" dal pulsante <Gestisci>.

La funzionalità "Profilo App" permette di parametrizzare l'utilizzo dell'App Task, per la gestione delle Attività, del Calendario e del Timesheet.

Il codice della funzionalità "Profilo App" deve essere assegnato al dipendente anagrafato nel Modulo "Identities".

Creazione di un codice di Profilo App

Per creare un nuovo codice di Profilo App, è necessario cliccare sul pulsante Gestisci, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu Crea. Appare la maschera relativa alla creazione del codice Profilo App.

Con i campi relativi a:

·         Codice

·         Descrizione

·         Nota

·         Modalità abilitate per l'inserimento di nuove attività: indica quali modalità utilizzare nell'App per selezionare il cliente:

o   Qr-Code: scansionando il relativo QR-Code cartaceo o virtuale

o   Nfc: rilevando il codice del cliente tramite un device NFC

o   Geo-localizzazione: effettuando una timbratura geolocalizzata

o   Manuale: selezionandolo manualmente

o   Wi-Fi-SSDI: attraverso il nome della rete WiFi.

·         Consenti creazione di un nuovo appuntamento (Consenti/Blocca): consente tramite l'utilizzo del calendario la programmazione delle attività – ancora da implementare.

·         Permetti di mettere in pausa un'attività: se selezionato consente di mettere in pausa l'attività senza terminarla.

·         Permetti l'upload di allegati: se selezionato consente di poter allegare una o più foto ad un dettaglio dell'attività dell'App Task.

·         Permetti il Logout dall'App: se selezionato l'utilizzatore dell'App deve effettuare una nuova registrazione per accedere all'App.

In questo caso tutti i dati registrati all'interno dell'App vengono eliminati definitivamente.

Una volta compilati tutti i campi cliccare sul pulsante <Salva>.

Il codice del Profilo App è pronto per essere assegnato ai dipendenti nel Modulo Identities, selezionando "Assegna valore ai dipendenti" dal pulsante <Gestisci>.

La funzionalità Parametri Workflow permette all'utente abilitato di configurare le opzioni di gestione delle notifiche relative ai vari processi autorizzativi.

La procedura consente di abilitare o disabilitare l'invio delle notifiche tramite app e/o e-mail e di personalizzarne il contenuto e la modalità di trasmissione (schedulato o in tempo reale).

Il sistema prevede una configurazione di default, sulla quale è possibile intervenire in modifica, cliccando sul pulsante <Gestisci> e poi sulla voce "Modifica":

A questo punto è possibile iniziare a personalizzare la configurazione, partendo dalla scheda Parametri Generali:

·         Abilita l'invio e-mail ai responsabili: se flaggato, attiva la trasmissione via e-mail delle notifiche ai responsabili che sono coinvolti nei vari processi autorizzativi

·         Abilita l'invio e-mail ai dipendenti: se flaggato, attiva la trasmissione via e-mail delle notifiche ai collaboratori che sono coinvolti nei vari processi autorizzativi

·         E-mail per segnalazioni amministrative/tecniche: indica l'indirizzo e-mail a cui verranno trasmessi eventuali log per problemi tecnici o amministrativi

·         Abilita l'invio di notifiche push ai responsabili: se flaggato, attiva la trasmissione delle notifiche push ai responsabili che hanno installato l'app Time Map sul proprio smartphone e sono coinvolti nei vari processi autorizzativi

·         Abilita l'invio di notifiche push ai dipendenti: se flaggato, attiva la trasmissione delle notifiche push ai collaboratori che hanno installato l'app Time Map sul proprio smartphone e sono coinvolti nei vari processi autorizzativi

·         Non eseguire mai l'elaborazione giornaliera: se flaggato, impedisce l'esecuzione automatica dell'elaborazione giornaliera ogni volta che un giustificativo viene inserito. Di norma questo campo viene abilitato per ridurre il carico dei processi elaborativi sui server.

 L'eventuale invio schedulato delle notifiche, configurabile nella scheda Opzioni di schedulazione, è subordinato all'attivazione dei campi Abilità l'invio e-mail ai responsabili e Abilita l'invio e-mail ai dipendenti.

Successivamente è possibile personalizzare i testi delle e-mail di notifica accedendo alla scheda Testi delle e-mail:

Sono presenti di default le e-mail di notifica per i responsabili e per i dipendenti, sulle quali è possibile accedere in variazione, tramite il pulsante <Modifica>, per intervenire sull'oggetto e sul testo, componendo delle notifiche ad hoc, grazie all'utilizzo di parametri che permettono di esporre nella e-mail il contenuto e le caratteristiche del giustificativo oggetto del workflow autorizzativo.

Il pulsante Nuovo viene invece utilizzato per creare notifiche ex-novo oppure per creare quelle relative alle e-mail con invio schedulato, con testo e parametri necessariamente differenti rispetto alle notifiche standard. Il pulsante <Elimina> permette infine di cancellare una notifica.

Lo sapevi che ... È possibile configurare delle notifiche in lingua inglese, che verranno inviate soltanto agli utenti con profilo di login impostato appositamente con lingua inglese.

L'ultima scheda, "Opzioni di schedulazione", permette all'utente abilitato di configurare l'invio schedulato delle e-mail di notifica, affinché collaboratori e responsabili le ricevano opzionalmente ad orari specifici (0930, 1400 e 1830).

In questo modo viene ridotto il traffico di e-mail, raggruppando le varie richieste di autorizzazione e le relative approvazioni in e-mail riepilogative.

Per completare l'inserimento o la modifica sarà sufficiente cliccare sul pulsante <Salva>.

La funzionalità "Proprietà extra: Classe" permette di creare codici da associare alle commesse, da poter utilizzare poi come filtri in determinate funzionalità.

Creazione di un codice

Per creare un nuovo codice "Proprietà extra: Classe" è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del nuovo codice di Proprietà extra: Classe.

La maschera è composta unicamente dai campi standard Codice, Descrizione e Nota.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare il nuovo codice di Proprietà extra: Classe.

La funzionalità "Proprietà extra: Sottoclasse" permette di creare codici da associare alle Commesse, da poter utilizzare poi come filtri in determinate funzionalità.

Creazione di un codice

Per creare un nuovo codice Proprietà extra: Sottoclasse è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del nuovo codice di Proprietà extra: Sottoclasse

La maschera è composta unicamente dai campi standard Codice, Descrizione e Nota.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare il nuovo codice di Proprietà extra: Sottoclasse.

La funzionalità "Compilazione Timesheet" permette di registrare le attività svolte.

Visualizzazione pagina Compilazione Timesheet

Dal modulo "My Peoplelink" selezionare "Compilazione Timesheet" nella sezione "MyPeople@Task - Dipendente".

Appare la pagina della Compilazione Timesheet direttamente impostata sulla settimana attuale.

In testata è possibile visualizzare parte del calendario riferito alle settimane precedenti e seguenti a quella in essere (dove, cliccando sulle giornate, è possibile scorrere da una settimana all'altra).

Sotto il calendario appaiono i pulsanti:

·         Aggiungi una nuova attività: permette di aggiungere le diverse attività che si possono svolgere

·         Opzioni di visualizzazione: dove è possibile selezionare le diverse opzioni per la visualizzazione del Timesheet

·         Salva timesheet: per salvare eventuali nuove registrazioni di attività (questo pulsante appare solo dopo l'inserimento della durata dell'attività)

·         Annulla timesheet: per annullare le registrazioni di attività non ancora salvate (questo pulsante appare solo dopo l'inserimento della durata dell'attività)

·         Vai a Il mio Cartellino: permette di aprire la funzionalità "Il mio Cartellino"

·         Vai alla data: per aprire il calendario e selezionare la data su cui visualizzare il Timesheet

·         Vai alla modalità giornaliera: permette di visualizzare il Timesheet giorno per giorno, invece che settimanalmente

·         Vai alla modalità settimanale: permette di visualizzare una settimana intera.

In caso di integrazione con il modulo "Time", sotto la data di ogni singolo giorno, vengono evidenziate le ore relative alla presenza diurna, extra orario, e le ore di assenza. È attivo inoltre un ToolTip che permette di visualizzare, oltre ai dettagli di cui sopra, anche le timbrature effettuate dal dipendente.

Sul fondo pagina appare il totale delle ore giornaliere registrate nel Timesheet (quando integrato con "Time", vengono evidenziate anche eventuali differenze rispetto le ore lavorate).

Aggiungere un’attività nella funzionalità "Compilazione Timesheet"

Per aggiungere un’attività nella "Compilazione del Timesheet" è necessario cliccare sul pulsante <Aggiungi una nuova attività>.

Si apre la maschera relativa all’inserimento di una nuova attività dove è necessario selezionare i campi relativi al Cliente, Commessa e Attività.

 È possibile anche effettuare la ricerca per Codice o Descrizione.

Alla base della maschera ci sono i pulsanti:

·         Aggiungi: permette di aggiungere nel Timesheet l’attività appena compilata

·         Aggiungi e chiudi: per aggiungere nel Timesheet l’attività appena compilata e chiudere la maschere “Aggiungi nuova attività”

·         Pulisci: per svuotare tutti i campi della maschera “Aggiungi nuova attività”

·         Chiudi: per chiudere la maschera.

Una volta aggiunta, l’attività appare nel timesheet per essere gestita.

 L’attività per essere salvata correttamente deve essere compilata almeno nella durata (altrimenti, uscendo dalla pagina della compilazione del timesheet vengono perse tutte quelle attività aggiunte e non movimentate).

Gestire un’attività nella "Compilazione Timesheet"

Una volta aggiunta un’attività nella" Compilazione Timesheet" è possibile gestirla inserendo il tempo impiegato per lo svolgimento nell'apposito campo contrassegnato con "HHMM"

Cliccare sul pulsante <Salva timesheet> per salvare.

Oltre all'inserimento della sola durata, è possibile dettagliare l’attività svolta cliccando sull'icona posta a fianco della durata stessa.

Appare la maschera per la compilazione dei dettagli relativi all'attività svolta, con i campi:

·         Durata complessiva: da inserire e/o modificare manualmente in caso di variazione della durata complessiva in caso di nuovi dettagli inseriti

·         Durata totale dei dettagli: questo campo si aggiorna automaticamente con la somma della durata dei singoli dettagli inseriti di volta in volta durante la giornata (il campo non è modificabile manualmente)

·         Di cui Straordinario (Diurno/Notturno): campo attivo solo se previsto nella configurazione della funzionalità "Commessa/Attività"

·         Di cui Reperibilità (Diurna/Notturna): campo attivo solo se previsto nella configurazione della funzionalità "Commessa/Attività"

·         Campo collegato ad una legenda dipendente: abilitato quando previsto nei Parametri generali

·         Fuori sede.

Il pulsante <Aggiungi Dettaglio> per aggiungere eventuali fasce orarie discontinue, annotazioni e il campo per la selezione della legenda (abilitato quando previsto nei "Parametri generali") se diversa da quella impostata a margine. È possibile inoltre poter inserire la durata delle singole attività giornaliere anche in modalità "Inizio-Fine".

Il pulsante <Chiudi> per chiudere la maschera.

Una volta salvato il dettaglio dell’attività, l’icona in fianco alla durata apparirà di colore verde.

Consolidamento giornate nella "Compilazione Timesheet"

Nella "Compilazione Timesheet" è possibile consolidare le giornate da parte delle risorse per consentire ai Capo Commessa, quando previsto, di autorizzare le attività svolte.

 Il consolidamento delle giornate nella funzionalità "Compilazione Timesheet" consente anche di procedere a eventuali passaggi successivi, come la generazione dei dati di fatturazione, quando previsti.

Per procedere al consolidamento della giornata è sufficiente cliccare sul giorno del calendario. Le giornate consolidate saranno contrassegnate con un cerchio verde.

Il simbolo "R" indica che tutte le attività della giornata sono state validate. Le attività validate sono riconoscibili dal segno di "spunta" evidenziato in verde in corrispondenza di ciascuna attività.

È possibile poter visualizzare ulteriori simboli in prossimità delle singole attività:

·         S: indica che l'attività è stata svolta in fascia di extra orario diurno

·         SN: indica che l'attività è stata svolta in fascia di extra orario notturno

·         R: indica lo svolgimento dell'attività in reperibilità diurna

·         RN: indica lo svolgimento dell'attività in reperibilità notturna

·         FS: indica che l'attività è stata svolta fuori dalla sede prevista.

La funzionalità "Compilazione timesheet delle risorse" permette all'utente amministratore di registrare le attività svolte dai dipendenti.

Visualizzazione pagina "Compilazione timesheet delle risorse"

Dal modulo "Task" selezionare "Compilazione timesheet delle risorse".

Appare la pagina della "Compilazione timesheet delle mie risorse" direttamente impostata sulla settimana attuale con, alla sinistra, l'elenco di tutte le risorse autorizzate ad effettuare attività per le commesse di cui l'utente è capo commessa. In testata è possibile visualizzare parte del calendario riferito alle settimane precedenti e seguenti a quella in essere (dove, cliccando sulle giornate è possibile scorrere da una settimana all'altra). A sinistra, in cima all'elenco delle risorse appaiono i campi relativi alla loro ricerca, che può essere effettuata per "Gruppo dipendenti" e/o per "risorsa".

Una volta selezionata la risorsa, sulla quale si intende operare, la pagina web si aggiorna ed appare come nella funzionalità "Compilazione Timesheet".

Sotto il calendario appaiono i pulsanti:

·         Aggiungi una nuova attività: permette di aggiungere le diverse attività che si possono svolgere

·         Seleziona un collaboratore: per tornare alla lista delle risorse

·         Opzioni di visualizzazione: dove è possibile selezionare le diverse opzioni per la visualizzazione del timesheet

·         Salva timesheet: per salvare eventuali nuove registrazioni di attività (questo pulsante appare solo dopo l'inserimento della durata dell'attività)

·         Annulla timesheet: per annullare le registrazioni di attività non ancora salvate (questo pulsante appare solo dopo l'inserimento della durata dell'attività)

·         Vai alla data: per aprire il calendario e selezionare la data su cui visualizzare il Timesheet

·         Vai alla modalità giornaliera: permette di visualizzare il Timesheet giorno per giorno, invece che settimanalmente.

·         Vai alla modalità settimanale: permette di visualizzare una settimana intera.

 In caso di integrazione con il modulo "Time", sotto la data di ogni singolo giorno sono evidenziate le ore relative alla presenza diurna, extra orario, e le ore di assenza. È attivo inoltre un ToolTip che permette di visualizzare, oltre ai dettagli di cui sopra, anche le timbrature effettuate dal dipendente.

Sul fondo pagina appare il totale delle ore giornaliere registrate nel Timesheet (quando integrato con "Time", vengono evidenziate anche eventuali differenze rispetto le ore lavorate).

Aggiungere un'attività nella funzionalità "Compilazione timesheet delle risorse"

Per aggiungere un'attività nella "Compilazione Timesheet delle risorse" è necessario cliccare sul pulsante "Aggiungi una nuova attività"

Si apre la maschera relativa all'inserimento di una nuova attività dove è necessario selezionare i campi relativi al Cliente, Commessa e Attività.

 È possibile anche effettuare la ricerca per Codice o Descrizione.

Alla base della maschera ci sono i pulsanti:

·         Aggiungi: permette di aggiungere nel Timesheet l'attività appena compilata

·         Aggiungi e chiudi: per aggiungere nel Timesheet l'attività appena compilata e chiudere la maschere "Aggiungi nuova attività"

·         Pulisci: per svuotare tutti i campi della maschera "Aggiungi nuova attività"

·         Chiudi: per chiudere la maschera.

Una volta aggiunta, l'attività appare nel Timesheet per essere gestita.

 L'attività per essere salvata correttamente deve essere compilata almeno nella durata (altrimenti, uscendo dalla pagina della "Compilazione timesheet delle mie risorse" vengono perse tutte quelle attività aggiunte e non movimentate).

Gestire un'attività nella "Compilazione timesheet delle risorse"

Una volta aggiunta un'attività nella Compilazione timesheet delle risorse, è possibile gestirla inserendo il tempo impiegato per lo svolgimento nell'apposito campo contrassegnato con "HHMM"

Cliccare sul pulsante <Salva timesheet> per salvare.

Oltre all'inserimento della sola durata, è possibile dettagliare l'attività svolta cliccando sull'icona posta a fianco della durata stessa.

Appare la maschera per la compilazione dei dettagli relativi all'attività svolta, con i campi:

·         Durata complessiva: da inserire e/o modificare manualmente in caso di variazione della durata complessiva in caso di nuovi dettagli inseriti

·         Durata totale dei dettagli: questo campo si aggiorna automaticamente con la somma della durata dei singoli dettagli inseriti di volta in volta durante la giornata (il campo non è modificabile manualmente)

·         Di cui Straordinario (Diurno/Notturno): campo attivo solo se previsto nella configurazione della funzionalità "Commessa/Attività"

·         Di cui Reperibilità (Diurna/Notturna): campo attivo solo se previsto nella configurazione della funzionalità "Commessa/Attività"

·         Campo collegato ad una legenda dipendente: abilitato quando previsto nei "Parametri generali"

·         Fuori sede.

Il pulsante <Aggiungi Dettaglio> per aggiungere eventuali fasce orarie discontinue, annotazioni e il campo per la selezione della legenda (abilitato quando previsto nei Parametri generali) se diversa da quella impostata a margine.

È possibile inoltre inserire la durata delle singole attività giornaliere anche in modalità "Inizio-Fine".

Il pulsante <Chiudi> per chiudere la maschera.

Una volta salvato il dettaglio dell'attività, l'icona in fianco alla durata apparirà di colore verde

Consolidamento giornate nella "Compilazione timesheet delle risorse"

Nella Compilazione timesheet delle risorse è possibile consolidare le giornate da parte delle risorse per consentire ai Capo Commessa, quando previsto, di autorizzare le attività svolte.

 Il consolidamento delle giornate nella funzionalità "Compilazione timesheet delle risorse" consente anche di procedere a eventuali passaggi successivi, come la generazione dei dati di fatturazione, quando previsti.

Per procedere al consolidamento della giornata è sufficiente cliccare sul giorno del calendario. Le giornate consolidate saranno contrassegnate con un cerchio verde.

Il simbolo "R" indica che tutte le attività della giornata sono state validate. Le attività validate sono riconoscibili dal segno di "spunta" evidenziato in verde in corrispondenza di ciascuna attività.

È possibile poter visualizzare ulteriori simboli in prossimità delle singole attività:

·         S: indica che l'attività è stata svolta in fascia di extra orario diurno

·         SN: indica che l'attività è stata svolta in fascia di extra orario notturno

·         R: indica lo svolgimento dell'attività in reperibilità diurna

·         RN: indica lo svolgimento dell'attività in reperibilità notturna

·         FS: indica che l'attività è stata svolta fuori dalla sede prevista.

La funzionalità "Attività in tempo reale" permette all'utente di monitorare tutte le Attività che i dipendenti stanno svolgendo utilizzando la App di "Time".

Visualizzazione delle Attività in tempo reale

Dal menu di "Task" selezionare "Attività in tempo reale" nella sezione "Gestione".

Si apre la pagina della funzionalità "Attività in tempo reale".

Selezionare dal campo "Attività da visualizzare" il tipo di attività: "Attive" o "Tutte"

Attive Permette di visualizzare le attività in esecuzione.

L'attività in corso appare con la durata evidenziata in verde

L'attività in pausa appare con la durata evidenziata in arancione

È inoltre possibile visualizzare:

·         Il luogo della timbratura geo localizzata (se presente).

·         Eventuali note

Tutte Permette di visualizzare tutte le attività in esecuzione e/o concluse della giornata odierna.

 Una volta che un'attività viene conclusa, questa viene spostata sul Timesheet del dipendente. Finché l'attività non viene conclusa, sarà visibile solamente dalla funzionalità "Attività in tempo reale".

La funzionalità "Operazioni massive su commesse" permette di assegnare, modificare, rimuovere massivamente eventuali Risorse e/o Capi Commessa da più commesse contemporaneamente.

All'apertura della pagina è possibile selezionare uno o più filtri relativi alle commesse da visualizzare: Cliente, Capo Commessa, Commerciale, Classe, Sotto-classe, Stato.

Una volta impostato il filtro cliccare sul pulsante <Applica filtro> per la visualizzazione.

È possibile procedere anche alla deselezione e selezione di tutte le commesse visualizzate nell'elenco, mediante l'utilizzo dei relativi pulsanti <Deseleziona tutto> e <Seleziona tutto>.

Il pulsante <Operazioni massive> consente di interagire sulle commesse selezionate mediante i comandi a menu:

·         Cambia capo commessa

·         Cambia commerciale

·         Aggiungi risorsa

·         Rimuovi risorsa