La funzionalità Commesse e Attività è composta da:
· Informazioni di base ed avanzate sulla commessa
· Il cliente di riferimento, anagrafato nel modulo "Task"
· Una o più attività
· La risorsa o il gruppo di risorse autorizzate a svolgere le attività per quella determinata commessa.
Creazione di un codice di Commesse e Attività
Per creare un nuovo codice di Commesse e Attività, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".
Appare la maschera relativa alla creazione del codice Commesse e Attività con i campi relativi a:
· Codice
· Descrizione
· Note
· Codice per contabilità
· Categoria statistica.
La scheda di Dati di base
Con i campi:
· Cliente: È il cliente di riferimento della Commessa
· Referente cliente (1– 5): è' la persona di riferimento del cliente per la commessa, anagrafato nella scheda clienti.
· Soggetto a capo delle commessa: è il dipendente dell'anagrafica di Identities a capo della commessa
· Commerciale di riferimento: è il dipendente dell'anagrafica di Identities che segue la parte commerciale della commessa
· Tipologia: dove è possibile selezionare il tipo di commessa che può essere:
o Consumo a ore
o Progetto
o Outsourcing
o Eventi
o Scala valore da commessa
· Stato: è lo stato della commessa che può essere:
o In attesa
o In corso
o Conclusa
· Data inizio: è la data di inizio della commessa
· Data fine effettiva: è la data di fine effettiva della commessa, oltre la quale la commessa non è più utilizzabile nel timesheet
· Data di fine prevista: campo attivo solo per le commesse di tipo "Progetto". Identifica una data di previsione di fine della commessa
· Durata HHMM: è la durata prevista per la commessa (in ore-minuti)
· Durata da cui iniziare a scalare le ore e i minuti: è' il valore della durata di riferimento per il conteggio dei minuti a scalare.
· Residuo ore: questo campo si movimenta/aggiorna alla compilazione del timesheet solo per le commesse di tipo Consumo a ore
· Ricorrenze: campo attivo per le commesse di tipo "Eventi", che sono gli interventi previsti per evadere la commessa numero d'ordine
· Valore della commessa: campo indispensabile per il conteggio del MOL (vedi la funzionalità "Stato commesse e residui") e per le commesse di tipo "Scala valore da commessa"
· Costo orario di default per l'azienda: da compilare per l'eventuale gestione del MOL e per le commesse di tipo "Scala valore da commessa", quando i costi orari non sono stati associati a "Risorse" o "Attività"
· Costo orario di default per il cliente: da compilare per l'eventuale gestione del MOL e per le commesse di tipo "Scala valore da commessa", quando i costi orari non sono stati associati a "Risorse" o "Attività"
· Numero d'ordine: campo libero per avere un riferimento dell'ordine del cliente.
La scheda Avanzate
Con i campi selezionabili:
· Proprietà extra: Classe: campo utile per eventuale ulteriore categorizzazione della commessa
· Proprieta extra: Sottoclasse: campo utile per eventuale ulteriore categorizzazione della commessa
· Compilazione Timesheet unicamente con Dalle-Alle: se selezionato non sarà possibile inserire le attività svolte con modalità "Durata"
· Commessa interna: selezionato in caso di Commessa interna all'azienda
· Genera Fattura: se selezionato la Commessa è Fatturabile
· Necessita dell'approvazione del Responsabile.
La scheda Risorse
In questa scheda è possibile aggiungere una o più Risorse e/o Gruppi di Risorse per lo svolgimento della Commessa.
Per aggiungere una Risorsa o Gruppo di Risorse cliccare sul pulsante Nuovo Appare la maschera "Aggiungi nuovo elemento".
Dove è possibile poter selezionare nel campo "Gruppo di dipendenti" un codice configurato nella funzionalità Gruppi di Risorse oppure un singolo dipendente. Cliccare sul pulsante <Aggiungi> per creare l'elenco.
Così facendo si ha la possibilità di poter compilare più velocemente l'elenco dei dipendenti.
In caso di eventuali modifiche, nella funzionalità "Gruppi di Risorse", collegate ai dipendenti del gruppo, non vengono aggiornate contemporaneamente in questo elenco. Quindi, eventuali modifiche relative ai costi della risorsa, dovranno essere fatte direttamente da questa tabella selezionando il singolo dipendente e cliccando sul pulsante<Modifica>. È inoltre possibile abilitare tutti i dipendenti selezionando il campo "Abilita" tutti i dipendenti come risorse.
La scheda Attività
Dove è possibile creare un elenco di attività necessarie all'evasione della commessa.
Cliccare sul pulsante <Nuovo>.
Appare la maschera "Aggiungi un nuovo elemento".
Con i campi:
· Attività di default
· Codice attività
· Descrizione attività
· Codice export o Fatturabile
· Percentuale di fatturabilità
· Permette ore extra-orarie
· Permette ore extra-orarie notturne
· Permette interventi in reperibilità
· Permette interventi in reperibilità notturni
· Movimenta commessa ("non movimentare mai", "movimenta sempre", "movimenta solo se da fatturare")
· Permette nota spese
· Permette l'inserimento di Km effettuati
· Colore: la sezione dove elencare i dipendenti (cliccando sul pulsante <Nuovo>) che sono autorizzati a svolgere l'attività ed il relativo lasso di tempo, nonché la possibilità di indicare quanti giorni possono dedicare per il periodo precedentemente selezionato.
Selezionando un'attività di default, precedentemente compilata nell'apposita funzionalità, la tabella appare precompilata in base alle impostazioni standard configurate nella stessa (con la possibilità di modificare altri campi inerenti l'attività, che possono variare per ogni singola commessa).
Non esiste alcun collegamento tra le parametrizzazioni delle funzionalità "Attività di Default" e "Gruppi Risorse". I dati modificati non aggiornano automaticamente le attività di default così come i parametri dei gruppi risorse inseriti o modificati per ogni commessa. Viceversa qualsiasi variazione apportata nelle funzionalità di cui sopra ("Attività di Default" e "Gruppi Risorse") non aggiorna i relativi collegamenti nelle commesse.
La scheda note operative
In questa scheda l'utente ha la possibilità di poter inserire una nota operativa.
È possibile aggiungere una nota cliccando sul pulsante Nuovo e compilando manualmente i campi:
· Categoria
· Data di riferimento
· Ora
· Nota.
Il campo "Effettuato da" viene implementato, in automatico, con il nominativo dell'utente che inserisce la nota
La scheda Spese e rendicontazione
Solamente nel caso in cui sia attivo anche Expenses, in questa sezione è possibile documentare tutte le spese sostenute per l'espletamento della commessa.
Cliccare sul pulsante <Nuovo> o <Modifica> per l'inserimento o la modifica di una spesa.
Appare la maschera "Aggiungi nuovo elemento".
Con i campi:
· Giorno: selezionare il giorno in cui è stata effettuata la spesa
· Dipendente: selezionare il nominativo relativo alla eventuale Risorsa che ha sostenuto delle spese per lo svolgimento delle Attività della Commessa. In questo caso l'inserimento è collegato anche al cartellino di Time nel caso la risorsa fosse anche dipendente dell'azienda. Il campo in questo caso potrebbe anche rimanere "blank"
· Categoria di spesa: viene proposto l'elenco delle spese configurate nella funzionalità "Categorie di spesa". In base alla categoria di spesa selezionata verranno attivati eventuali campi in più come previsto nelle configurazione dei codici delle varie "Categoria di Spesa".
· Descrizione spesa: campo per una breve descrizione
· Tipo pagamento: selezionare una delle tipologie di pagamento proposte dalla lista
· Tipo fattura: selezionare il tipo di documento contabile previsto dalla lista
· Numero della ricevuta: scrivere eventuale numero fattura e/o ricevuta, ecc.
· Costo: indicare il prezzo delle spesa sostenuta
· Da addebitare al cliente: selezionare il campo quando la spesa sostenuta deve essere addebitata al cliente.
Cliccare su <Salva> per aggiungere la spesa. L'elenco delle spese caricate viene visualizzato con la distinzione di quelle:
· Messa in pagamento (V)
· In attesa di approvazione (W)
· Approvate (A)
· Rifiutate/Annullate (R/U).
Il simbolo dell'Euro (€), nella colonna "Da addebitare", indica che la spesa è a carico del cliente della commessa.
La scheda Notifiche residui
In questa scheda è possibile programmare l'invio di notifiche relative ai:
· Residui della commessa mediante la programmazione di invio di e-mail, nel momento in cui la commessa raggiunge lo stato di avanzamento configurato nell'apposito campo:
o Percentuale residua per l'invio della notifica
o Abilita le notifiche al Commerciale di riferimento
o Abilita le notifiche al Capo commessa
o Abilita le notifiche ad altri soggetti (dipendenti dell'Anagrafica Identities)
· Cambio stato della commessa mediante la programmazione di invio di e-mail, a ogni cambio "stato" della commessa (in attesa; in corso; conclusa):
o Abilita le notifiche al commerciale di riferimento
o Abilita le notifiche al capo commessa
o Abilita le notifiche ad altri soggetti (dipendenti dell'Anagrafica Me).
Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare il codice della Commesse e Attività.
La scheda Statistiche
Nella scheda è possibile visualizzare un grafico in stile Roadmap con gli eventi della commessa, ovvero:
· Data inizio commessa
· Data fine prevista commessa
· Data fine effettiva commessa
· Attività del timesheet.
È inoltre possibile visualizzare anche altri grafici a barre o heatmap con le ore svolte per attività e con le ore fatturabili per dipendente, nonché la suddivisione delle ore per dipendenti ed attività.
Informazioni utili
- Creazione di un codice di Commesse e Attività da menu "Crea da modello": è possibile creare un nuovo codice di Commesse e Attività selezionando "Crea da modello" dal pulsante <Gestisci>.
- È consigliabile utilizzare questa modalità di inserimento in caso di Commesse e Attività che prevedono condizioni, attività, ecc., che possono essere ripetute per uno o più clienti.
- Suddividi commessa: esiste la possibilità di utilizzare una commessa già esistente, nel momento in cui si rendesse necessario aggiungere commesse che possono rientrare nella gestione di una commessa già esistente. In questo caso bisogna selezionare la commessa principale dall'elenco dei codici Commesse e Attività e selezionare "Suddividi commessa" dal pulsante <Gestisci>.