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Configurazioni specifiche a cura dell'operatore dell'azienda che ha acquistato da Sistemi FattureWeb

Manuale utente - FATTURE WEB - © SISTEMI S.p.A.

Come attivare gli account per accedere alle applicazioni web

Manuale utente - FATTURE WEB - © SISTEMI S.p.A.

L'azienda che ha acquistato direttamente da Sistemi FattureWeb riceverà all'indirizzo e-mail comunicato nell'ordine di acquisto, due diverse e-mail di Benvenuto:

·         Benvenuto a SPORTELLO.cloud, la piattaforma on line Sistemi per la gestione delle fatture elettroniche.

·         Benvenuto a FattureWeb, per l'emissione e invio a SDI (Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate) delle fatture e la gestione degli incassi.

 

Procedete quindi al completamento delle due registrazioni seguendo l'ordine, ovvero partite dalla configurazione di SPORTELLO.cloud, e le indicazioni riportate nel seguito.

 

 Al momento, per accedere ai due servizi (SPORTELLO.cloud e FattureWeb), esistono due diversi sistemi di autenticazione pertanto si dovranno usare le specifiche credenziali indicate nelle due e-mail di Benvenuto.

Come attivare l'account di SPORTELLO.cloud

1. Accedete alla casella e-mail e aprite il messaggio con oggetto "Benvenuto su SPORTELLO.cloud"

Il messaggio nel testo contiene un link per confermare l'attivazione dell'account (1)

 

2. Registrate l'account indicando una password ed una risposta di sicurezza e confermate

Come attivare l'account di FattureWeb

1. Accedete alla casella e-mail e aprite il messaggio con oggetto "Benvenuto su PROFIS/FattureWeb. Partiamo"

Il messaggio nel testo contiene un link per confermare l'attivazione dell'account (2)

 

2. Registrate l'account indicando il nome utente e la password contenute nell'e-mail ricevuta

Al primo accesso vi verrà richiesto di modificare la password per completare la registrazione.

Consigliamo di usare la stessa password impostata per l'accesso su SPORTELLO.cloud.

 

 

Configurare la struttura

Manuale utente - FATTURE WEB - © SISTEMI S.p.A.

Potete vedere la voce Configurazione/Struttura nel menu unicamente se avete fatto accesso a Sportello Fatture e Corrispettivi con un account di struttura.

 

In questa sezione potete consultare i dati principali dell'anagrafica indicata come struttura, se state utilizzando Sportello nella modalità azienda/stand-alone potete inoltre:

·         attivare il richiedente per poter utilizzare le funzioni di invio delle fatture al Sistema di Interscambio (SDI) tramite HUB (fate riferimento alla scheda "Attivare il richiedente su HUB/Sistemi" del presente manuale)

·         configurare i parametri di gestione della firma digitale Sistemi

·         modificare il logo e la descrizione che compaiono sul menu di sinistra.

 

Attivare il richiedente su HUB/Sistemi

Manuale utente - FATTURE WEB - © SISTEMI S.p.A.

 Se state utilizzando SPORTELLO.cloud in modalità stand-alone, per poter inviare le fatture a SDI ed acquisire le ricevute dall'HUB, dovete attivare il richiedente sull'HUB Sistemi/Fatture.

Come definire il richiedente HUB

Procedete come da flusso di seguito riportato.

1. Accedete a SPORTELLO.cloud con l'account di struttura

Selezionate l'anagrafica della struttura dal selettore presente in alto a destra (1) e dal supermenu (2) la funzione "Configurazione" (3).

 

2. Richiamate il tab "Applicazioni" e richiamate la funzione <RICHIEDENTE HUB>

3. Compilate i dati necessari per la creazione del richiedente.

È necessario compilare sia i "Dati anagrafici del richiedente" (4) che i "Dati integrazione con HUB Sistemi/Fatture" (5).

 

4. Fate clic sul bottone <INVIA A HUB>

Operazione necessaria per riportare i dati sul servizio HUB Sistemi/fatture.

5. Fate clic su <AGGIORNA STATO DA HUB>

Operazione necessaria per aggiornare lo stato della struttura.

 

 Variazione dei dati del richiedente

Nel caso in cui, dopo aver inviato il richiedente, venga variato anche solo uno dei suoi dati il campo "Stato" viene proposto automaticamente a "Da inviare" e dovrà essere inviato nuovamente all'HUB.

Il richiedente risulta attivato quando lo stato di elaborazione è "Attivo", a quel punto l'HUB può essere utilizzato per l'invio delle fatture di vendita.

Per la ricezione delle fatture di acquisto è invece necessario eseguire anche l'attività di registrazione delle ditte (fate riferimento alla scheda "Registrazione della ditta sull'HUB per acquisizione fatture di acquisto" del presente manuale).

 

Creare nuove ditte per Sportello Fatture e Corrispettivi e FATTURE WEB

Manuale utente - FATTURE WEB - © SISTEMI S.p.A.

 Potete creare nuove ditte se state utilizzando SPORTELLO CLOUD in modalità stand-alone ovvero non legato a PROFIS; diversamente, le ditte vengono create da PROFIS.

 

La ditta creata da questa pagina sarà attiva sia su Sportello Fatture e Corrispettivi che su FATTURE WEB (se spuntata la relativa opzione).

Come definire una nuova ditta

1. Accedete in SPORTELLO CLOUD con l'account di struttura

Richiamate l'anagrafica della struttura dal selettore presente in alto a destra (1), successivamente dal supermenu (2) la funzione "Configurazione" (3).

2. Richiamate il tab "Dati generali"

Verificate se state utilizzando SPORTELLO CLOUD in modalità stand-alone, controllando se è valorizzata l'opzione "Installazione Stand-alone".

3. Posizionatevi sulla funzione "Ditte" e avviate la creazione delle nuove ditte

Per avviare la creazione cliccate sul bottone <Nuovo>.

4. Compilate i dati generali richiesti

5. Definite le applicazioni

Definite a quali applicazioni la ditta dovrà avere accesso (4).

 

 Se la ditta di FATTURE WEB gestisce il documento commerciale, attivate l'opzione "Gestione documento commerciale".

6. Salvate

La ditta verrà creata in SPORTELLO CLOUD, se la ditta è attiva anche per FATTURE WEB questa verrà generata anche nell'applicazione FATTURE WEB.

In tal caso spostatevi quindi nell'applicazione FATTURE WEB per completare la configurazione.

 

Attivare il servizio di firma automatica Sistemi

Manuale utente - FATTURE WEB - © SISTEMI S.p.A.

SPORTELLO CLOUD mette a disposizione un servizio di firma automatica basato su un certificato di firma di Sistemi.

 

Firmando le fatture Sistemi assume il ruolo di emittente ai sensi dell'art. 21 comma 1, del DPR 633/72.

Prima di procedere, l'azienda titolare delle fatture (cioè il soggetto cedente/prestatore) deve conferire in modo formale una delega ad emettere le fatture.

 

La delega dovrà essere sottoscritta:

·         nel caso di ditta individuale, da parte del soggetto persona fisica censito come account su Sportello Fatture e Corrispettivi con lo stesso codice fiscale associato alla ditta

·         nel caso di società, da parte del soggetto persona fisica censito come account su Sportello Fatture e Corrispettivi che dichiarerà di agire in veste di legale rappresentante della società.

Come configurare la firma automatica Sistemi

1. Accedete in SPORTELLO CLOUD con l'account di organizzazione che identifica il rappresentante legale della ditta

Richiamate l'anagrafica della ditta dal selettore presente in alto a destra (1), successivamente dal supermenu (2) la funzione "Configurazione" (3).

 

 Se intendete accedere con un account di struttura, accertatevi di rientrare in una delle seguenti casistiche:

·         la struttura è "mono ditta", come nel caso di chi utilizza il servizio FATTURE WEB Azienda (configurazione stand alone)

·         il soggetto è il rappresentante legale delle varie ditte della struttura.

2. Richiamate il tab "Dati generali" e posizionatevi nella sezione denominata "Firma digitale"

Se siete in una configurazione stand alone, impostate con l'apposito selettore, il certificato di firma "Sistemi" (4) per attivare automaticamente il tab "Delega per utilizzo firma Sistemi" (5).

3. Richiamate il tab "Delega per utilizzo firma Sistemi"

Nella prima sezione della videata (6) potete leggere il testo della delega, è necessario verificare attentamente che i dati ed i riferimenti anagrafici riportati nel testo della delega e nelle clausole siano corretti.

Se non lo sono per rettificarli dovete agire sui dati dell'account o sulla configurazione della ditta e successivamente richiamare il tab "Delega per utilizzo firma Sistemi".

Nella seconda sezione della videata (7) invece è necessario spuntare le due clausole che concretizzano la delega. Confermate la delega utilizzando lo specifico bottone (8).

4. Confermate l'account come Rappresentante legale/Titolare della ditta

Confermate l'account come Rappresentante legale/Titolare della ditta con <Prosegui>.

5. Confermate l'invio della delega alla PEC indicata

Confermate l'invio della delega alla PEC indicata con <Prosegui>.

Come attivare la delega per utilizzo della firma automatica Sistemi

1. Accedete alla casella PEC dell'azienda indicata in fase di registrazione

2. Richiamate il messaggio ricevuto dal mittente sportellocloud.sistemi@legalmail.it

Il messaggio avrà come allegato l'atto di delega in formato PDF (9) e nel testo contiene un link per confermare la sottoscrizione della delega (10).

 

3. Avviate il processo di conferma della delega cliccando sul link

Sarete indirizzati in una specifica pagina web in cui è possibile, tramite un'operazione "clic to sign", confermare e attivare la delega (11).

L'accesso alla finestra di conferma della delega deve essere eseguito dallo stesso account che ha sottoscritto l'atto di delega o da altro soggetto titolare degli stessi poteri legali.

 

4. Delega confermata, servizio di firma attivo

È ora possibile apporre le firme sui documenti presenti in SPORTELLO CLOUD.

 

Revocare la delega per il servizio di firma automatica Sistemi

Manuale utente - FATTURE WEB - © SISTEMI S.p.A.

Se intendete revocare la delega al servizio di firma automatica Sistemi accedete alla configurazione della Ditta, dove potete sempre consultare l'atto di delega e avviate la procedura di revoca.

Come revocare la delega per utilizzo della firma automatica Sistemi

1. Accedete in SPORTELLO.cloud con l'account di struttura

Richiamate l'anagrafica della ditta dal selettore presente in alto a destra (1), successivamente dal supermenu (2) la funzione "Configurazione" (3).

 

2. Richiamate il tab "Delega per utilizzo firma Sistemi"

A disposizione dell'utente è sempre possibile consultare l'atto di delega; dalla stessa sezione è possibile effettuare la revoca della stessa.

Per farlo è sufficiente selezionare il bottone <REVOCA DELEGA> (4).

 

Viene generata automaticamente una revoca formale che andrà a sostituire il precedente documento di delega.

Apporre il flag (5) e confermare (6) la revoca della delega.

 

 

3. La revoca è immediatamente operativa

Il sistema, per conoscenza, inoltra all' indirizzo PEC censito nella configurazione ditta, il testo l'atto di revoca appena sottoscritto.

4. Delega revocata, servizio di firma non più attivo

Da questo momento non potrete più utilizzare il servizio di firma automatica Sistemi per firmare i documenti presente su SPORTELLO.cloud.

Se volete continuare a firmare le fatture dovrete agire sulla configurazione della ditta o della struttura per modificare le opzioni indirizzare la firma verso un altro certificato.

 

Configurazione FattureWeb

Manuale utente - FATTURE WEB - © SISTEMI S.p.A.

Procedete ora a configurare il servizio FattureWeb.

Come configurare l'applicazione FattureWeb

1. Accedete in SPORTELLO.cloud con l'account di struttura

Richiamate l'anagrafica della struttura dal selettore presente in alto a destra (1), successivamente dal supermenù (2) la funzione "FattureWeb" (3)

2. Accedete a FattureWeb

Accedete a FattureWeb digitando le vostre credenziali di accesso (4) oppure, attraverso la funzione <AUTORIZZA UNIFICAZIONE ACCOUNT> (5), potrete utilizzare FattureWeb e SPORTELLO.cloud utilizzando le medesime credenziali (accesso tramite single sign on), per procedere con l'unificazione è necessario digitare le credenziali di accesso a FattureWeb, successivamente tali credenziali non saranno più richieste.

 Non è possibile collegare lo stesso account di SPORTELLO.cloud a due differenti account di FattureWeb.

Potete ora utilizzare le credenziali di SPORTELLO.cloud per accedere all'applicazione FattureWeb.

 

3. Configurate i parametri per l'utilizzo dell'applicazione web

Accedete alle Impostazioni (6) per procedere con la configurazione della Ditta, in particolare:

·         Configurate le impostazioni Generali variando eventualmente quanto proposto.

·         Verificate i Dati azienda proposti automaticamente e integrate le informazioni mancanti.

·         Configurate i Parametri Fatture per la gestione delle fatture.

·         Configurate i Parametri Fatture Elettroniche indicando il regime fiscale della ditta.

·         Scegliete quali fra i codici IVA disponibili visualizzare in gestione delle fatture, deselezionando la visualizzazione di quelli generalmente non utilizzati.

·         Scegliete quali conti fra quelli proposti utilizzare in gestione dei documenti.

·         Scegliete quali tipologie di Tipi Pagamento utilizzare in gestione dei documenti.

·         Inserite dei nuovi registri IVA se ne utilizzate più di uno, ulteriori a quello automaticamente proposto.

·         Scegliete quali tipologie di documento utilizzare fra quelle disponibili.

 

4. Configurate le anagrafiche di banca/cassa, i clienti e gli articoli spostandovi sul bottone Anagrafiche.

Se il vostro commercialista utilizza PROFIS può aiutarvi in questa operazione passandovi le informazioni relative ai vostri clienti, per eseguire questa operazione fate riferimento alla scheda " Acquisire le anagrafiche dei clienti dal commercialista PROFIS " del presente manuale, a supporto di queste attività vi rimandiamo alle specifiche video guide disponibili sul centro di supporto presenti in SPORTELLO.cloud.

 

 

 

Acquisire le anagrafiche dei clienti dal commercialista PROFIS

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Il vostro commercialista può agevolare il caricamento delle anagrafiche dei vostri clienti.

Come acquisire le anagrafiche dei clienti.

1. Lo studio/consulente genera il file di excel

2. Da FattureWeb, richiamate la funzione <ANAGRAFICHE> e posizionatevi nella voce "Clienti".

Utilizzate la funzione "Importa da Studio" (1), selezionando il file excel e specificando se l'importazione deve ricoprire le anagrafiche già esistenti a parità di codice fiscale o partita IVA.

3. Caricare altre anagrafiche

Per ulteriori dettagli consultate la scheda "Caricare le anagrafiche dei clienti" del manuale dell'applicazione FattureWeb.

 

Configurare l'integrazione con il proprio commercialista

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Acquisire le anagrafiche dei clienti dal commercialista PROFIS

Manuale utente - FATTURE WEB - © SISTEMI S.p.A.

Il vostro commercialista può agevolare il caricamento delle anagrafiche dei vostri clienti.

Come acquisire le anagrafiche dei clienti.

1. Lo studio/consulente genera il file di excel

2. Da FattureWeb richiamate la funzione <ANAGRAFICHE> e posizionatevi nella voce "Clienti"

Utilizzate la funzione "Importa da Studio" (1), selezionando il file excel e specificando se l'importazione deve ricoprire le anagrafiche già esistenti a parità di codice fiscale o partita IVA.

 

 3. Caricare altre anagrafiche

Per ulteriori dettagli consultate la scheda "Caricare le anagrafiche dei clienti" del presente manuale.

 

Creazione account per l'accesso del commercialista che usa PROFIS

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Per consentire l'accesso allo SPORTELLO.cloud al vostro commercialista che utilizza PROFIS dovete creargli un account.

 

Per indicazioni su come creare un nuovo account fate riferimento alla scheda "Configurare gli account" che trovate nel seguito.

 

 Commercialista con un proprio account di SPORTELLO.cloud

Se il vostro commercialista è già in possesso di un account per l'accesso al suo SPORTELLO.cloud suggeriamo di creare sul vostro SPORTELLO, un account con le stesse credenziali. In questo modo il commercialista potrà accedere al vostro Sportello utilizzando il suo solito account.

 

 

Configurare gli account

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Per accedere ai servizi di SPORTELLO CLOUD è necessario creare degli account ovvero la combinazione di username e password  attraverso cui si identifica in modo univoco un soggetto.

Come creare un nuovo account

1. Accedete a SPORTELLO CLOUD

Richiamate l'anagrafica della ditta dal selettore presente in alto a destra (1), successivamente dal supermenu (2) la funzione "Configurazione" (3).

2. Richiamate la funzione Account

Se siete posizionati sull'anagrafica della struttura visualizzate tutti gli account (sia di organizzazione sia di struttura) indipendentemente dalla ditta a cui sono collegati, ma non potete crearne di nuovi.

Se siete posizionati sull'anagrafica della ditta visualizzate l'elenco degli account che possono accedere e potete creare dei nuovi account che avranno accesso alla ditta.

Per creare un nuovo account utilizzate il tasto funzione <NUOVO> presente sulla barra dei comandi (4).

 

3. Completate i dati richiesti

Completate i dati richiesti per la creazione dell'account (5) ed eventuali profilazioni (6) e salvate (7).

 

Azienda con FattureWeb Azienda (stand alone) che riceve fatture passive su Sportello fatture

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I contratti FattureWeb Azienda vengono attivati direttamente da Sistemi, in fase di evasione ordine. Questo significa che:

·         all'utente viene intestato un solo disco IDS ovvero quello di SPORTELLO.cloud/FattureWeb

·         l'attivazione della struttura è a carico di Sistemi

·         l'utente accede a SPORTELLO.cloud con l'account amministratore comunicato da Sistemi in fase di ordine, da dove potrà effettuare tutte le configurazioni per utilizzare i servizi di SPORTELLO.cloud.

 

Con questa configurazione, l'utente può emettere le fatture da FattureWeb e può firmarle e inviarle a SDI mediante le funzioni di Sportello fatture.

Ricezione fatture passive su Sportello fatture

Per ricevere le fatture passive su Sportello fatture è necessario attivare la ditta sull'HUB Sistemi/Fatture come descritto nella scheda "Attivare il richiedente su HUB/Sistemi" del presente manuale.

 

Su tutte le ditte attivate su strutture stand-alone è attiva l'opzione che consente l'acquisizione automatica delle fatture passive da HUB su Sportello fatture.

 

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