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Configurazioni specifiche dell'azienda con contratto diretto con Sistemi

MANUALI - FATTURE WEB - © SISTEMI S.p.A.

Attivare gli account per accedere alle applicazioni web

© SISTEMI S.p.A.

L'azienda che ha acquistato direttamente da Sistemi FattureWeb riceverà all'indirizzo e-mail comunicato nell'ordine di acquisto, due diverse e-mail di Benvenuto:

·         Benvenuto a SPORTELLO.cloud, la piattaforma on line Sistemi per la gestione delle fatture elettroniche.

·         Benvenuto a FattureWeb, per l'emissione e invio a SDI (Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate) delle fatture e la gestione degli incassi.

 

Procedete quindi al completamento delle due registrazioni seguendo l'ordine, ovvero partite dalla configurazione di SPORTELLO.cloud, e le indicazioni riportate nel seguito.

 

 Al momento, per accedere ai due servizi (SPORTELLO.cloud e FattureWeb), esistono due diversi sistemi di autenticazione pertanto si dovranno usare le specifiche credenziali indicate nelle due e-mail di Benvenuto.

Come attivare l'account di SPORTELLO.cloud

1. Accedete alla casella e-mail e aprite il messaggio con oggetto "Benvenuto su SPORTELLO.cloud"

Il messaggio nel testo contiene un link per confermare l'attivazione dell'account (1)

 

2. Registrate l'account indicando una password ed una risposta di sicurezza e confermate

Come attivare l'account di FattureWeb

1. Accedete alla casella e-mail e aprite il messaggio con oggetto "Benvenuto su PROFIS/FattureWeb. Partiamo"

Il messaggio nel testo contiene un link per confermare l'attivazione dell'account (2)

 

2. Registrate l'account indicando il nome utente e la password contenute nell'e-mail ricevuta

Al primo accesso vi verrà richiesto di modificare la password per completare la registrazione.

Consigliamo di usare la stessa password impostata per l'accesso su SPORTELLO.cloud.

 

 

Configurare la struttura

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Menu: Struttura > Configurazione

Puoi consultare le configurazioni della struttura entrando su SPORTELLO CLOUD con un account di struttura e dal selettore:

·         scegli la struttura (1)

·         clicca  (2) e scegli Configurazione (3)

·         nel menu di sinistra scegli struttura (4) e configurazione (5)

·         in questa sezione puoi consultare i dati principali dell'anagrafica indicata come struttura.

 

 Se usi Sportello nella modalità azienda/stand-alone puoi anche:

·         attivare il richiedente per poter utilizzare le funzioni di invio delle fatture al Sistema di Interscambio (SDI) tramite HUB (vedi la scheda Attivare il richiedente su HUB/Sistemi)

·         configurare i parametri di gestione della firma digitale Sistemi

·         modificare il logo e la descrizione che compaiono sul menu di sinistra.

 

Attivare il richiedente su HUB/Sistemi

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 Se usi SPORTELLO CLOUD in modalità stand-alone, per poter inviare le fatture a SDI ed acquisire le ricevute dall'HUB, devi attivare il richiedente sull'HUB Sistemi/Fatture.

Per farlo procedi come da flusso di seguito riportato.

 

 Variazione dei dati del richiedente - Se dopo aver inviato il richiedente cambi anche solo uno dei suoi dati, il campo "Stato" cambia in "Da inviare". Devi quindi inviarlo nuovamente all'HUB.

Il richiedente risulta attivato quando lo stato di elaborazione è "Attivo", a quel punto puoi usare l'HUB per inviare le fatture di vendita a SDI.

Per la ricezione delle fatture di acquisto è invece necessario eseguire anche l'attività di registrazione delle ditte (fai riferimento alla scheda Registrare la ditta su HUB/Sistemi per acquisire le fatture di acquistoRegistrare la ditta su HUB/Sistemi per acquisire le fatture di acquisto).

 

1. Accedi SPORTELLO CLOUD con l'account di struttura

Seleziona l'anagrafica della struttura dal selettore presente in alto a destra (1) e dal supermenu (2) la funzione "Configurazione" (3).

2. Seleziona la voce "Applicazioni" e richiama la funzione "Configurazione richiedente HUB"

3. Compila i dati necessari per la creazione del richiedente.

Devi compilare sia i "Dati anagrafici del richiedente" sia i "Contatti" (4).

4. Clicca "INVIA A HUB"

Clicca "Invia a Hub" per riportare i dati sul servizio HUB Sistemi/fatture.

5. Clicca "AGGIORNA STATO DA HUB"

Con "Aggiorna stato da Hub" puoi aggiornare lo stato della struttura.

 

Creare nuove ditte per Sportello Fatture e corrispettivi e FATTURE WEB

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 Puoi creare nuove ditte se usi SPORTELLO CLOUD in modalità stand-alone cioè non legato a PROFIS; diversamente, le ditte vengono create da PROFIS, quindi devi chiedere al tuo commercialista.

 

La ditta creata da questa pagina sarà attiva sia su Sportello Fatture e corrispettivi sia su FATTURE WEB (se spuntata la relativa opzione).

1. Accedi in SPORTELLO CLOUD con l'account di struttura

Richiama l'anagrafica della struttura dal selettore presente in alto a destra (1), poi dal supermenu (2) la funzione "Configurazione" (3).

2. Controlla i "Dati tecnici"

Verifica che la tua installazione di SPORTELLO CLOUD sia in modalità stand-alone, controllando che sia valorizzata l'opzione "Installazione Stand-alone".

3. Crea la nuova ditta

Nella sezione Ditte clicca <Nuovo> per creare una nuova ditta.

4. Compila i dati generali richiesti

5. Definisci le applicazioni

Definisci a quali applicazioni la ditta dovrà avere accesso (4).

 Se la ditta di FATTURE WEB gestisce il documento commerciale, attiva l'opzione "Gestione documento commerciale" nel bottone degli ingranaggi che trovi a fianco dell'applicazione FattureWeb.

6. Salva

La ditta verrà creata in SPORTELLO CLOUD, se la ditta è attiva anche per FATTURE WEB verrà generata anche nell'applicazione FATTURE WEB.

In tal caso vai su FATTURE WEB per completare la configurazione.

 

Attivare il servizio di firma automatica Sistemi

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Con SPORTELLO CLOUD puoi firmare automaticamente i documenti con il certificato di firma di Sistemi.

Se usi il servizio di firma automatica Sistemi per firmare le tue fatture, Sistemi assume il ruolo di emittente ai sensi dell'art. 21 comma 1, del DPR 633/72.

Prima di procedere, l'azienda titolare delle fatture (cioè il soggetto cedente/prestatore) deve conferire in modo formale una delega ad emettere le fatture.

 La delega dovrà essere sottoscritta:

·         ditta individuale, da parte del soggetto persona fisica censito come account su Sportello con lo stesso codice fiscale associato alla ditta

·         società, da parte del soggetto persona fisica censito come account su Sportello che dichiarerà di agire in veste di legale rappresentante della società.

Configurare la firma automatica Sistemi

1. Accedi in SPORTELLO CLOUD con l'account di organizzazione che identifica il rappresentante legale della ditta

 Se intendi accedere con un account di struttura, accertati di rientrare in una delle seguenti casistiche:

·         la struttura è "mono ditta", come nel caso di chi utilizza il servizio FATTURE WEB Azienda (configurazione stand alone)

·         il soggetto è il rappresentante legale delle varie ditte della struttura.

 

Richiama l'anagrafica della ditta dal selettore presente in alto a destra (1), successivamente dal supermenu (2) la funzione "Configurazione" (3).

2. Richiama la sezione "Firma digitale" e clicca su "Delega firma Sistemi"

Se il soggetto firmatario è "Sistemi" (4) clicca su "Delega per utilizzo firma Sistemi" (5).

3. Controlla i dati della delega, spunta le clausole e conferma

Nella prima sezione della videata (6) puoi leggere il testo della delega. Verifica attentamente che i dati e i riferimenti anagrafici riportati nel testo della delega e nelle clausole siano corretti.

Se non lo sono per correggerli devi modificare i dati dell'account o andare sulla configurazione della ditta e poi richiamare il tab "Delega per utilizzo firma Sistemi".

Nella seconda sezione della videata (7) invece devi spuntare le due clausole che concretizzano la delega.

Conferma la delega (8).

4. Conferma l'account come Rappresentante legale/Titolare della ditta

Conferma l'account come Rappresentante legale/Titolare della ditta con "Prosegui".

5. Conferma l'invio della delega alla PEC indicata

Conferma l'invio della delega alla PEC indicata con "Prosegui".

Attivare la delega per utilizzo della firma automatica Sistemi

1. Accedi alla casella PEC dell'azienda indicata in fase di registrazione

Entra nella e-mail dell'azienda

2. Richiama il messaggio ricevuto dal mittente sportellocloud.sistemi@legalmail.it

Il messaggio avrà come allegato l'atto di delega in formato PDF (9) e nel testo contiene un link per confermare la sottoscrizione della delega (10).

 

3. Avvia il processo di conferma della delega

Per avviare il processo di conferma della delega clicca sul link presente nella e-mail ricevuta, sarai indirizzato su di una pagina web da dove potrai, tramite il "clic to sign", confermare e attivare la delega (11).

 L'accesso alla finestra di conferma della delega deve essere eseguito dallo stesso account che ha sottoscritto l'atto di delega o da altro soggetto titolare degli stessi poteri legali.

 

Dopo avere ricevuto la conferma della delega puoi apporre le firme sui documenti presenti in SPORTELLO CLOUD

 

Revocare la delega per il servizio di firma automatica Sistemi

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Per revocare la delega al servizio di firma automatica Sistemi accedi alla configurazione della Ditta, dove puoi sempre consultare l'atto di delega e avviare la procedura di revoca.

1. Accedi a SPORTELLO CLOUD con l'account di struttura

Richiama l'anagrafica della ditta dal selettore presente in alto a destra (1), successivamente dal supermenu (2) la funzione "Configurazione" (3).

2. Clicca Revoca delega

Hai sempre a disposizione l'atto di delega che puoi consultare. Per revocare la delega clicca <REVOCA DELEGA> (4).

Viene generata automaticamente una revoca formale che andrà a sostituire il precedente documento di delega.

Apponi il flag (5) e conferma (6) la revoca della delega.

Il sistema, per conoscenza, inoltra all' indirizzo PEC censito nella configurazione ditta, il testo con l'atto di revoca appena sottoscritto.

Da questo momento non puoi più utilizzare il servizio di firma automatica Sistemi per firmare i documenti.

 

 

Configurare FATTURE WEB

© SISTEMI S.p.A.

Procedete ora a configurare il servizio FATTURE WEB.

 

1. Accedete a SPORTELLO CLOUD con l'account di struttura

Richiamate l'anagrafica della struttura dal selettore presente in alto a destra (1), successivamente dal supermenù (2) la funzione "FattureWeb" (3)

2. Accedete a FATTURE WEB

Accedete a FATTURE WEB digitando le vostre credenziali di accesso (4)

Potete anche usare le stesse credenziali di SPORTELLO CLOUD per farlo dovete autorizzare l'unificazione degli account cliccando su AUTORIZZA UNIFICAZIONE ACCOUNT (5).

Per autorizzare l'unificazione dovete digitare le credenziali di accesso a FATTURE WEB, non è possibile collegare lo stesso account di SPORTELLO CLOUD a due differenti account di FATTURE WEB.

3. Configurate i parametri per l'utilizzo dell'applicazione web

Accedete alle Impostazioni (6) per procedere con la configurazione della Ditta, in particolare:

·         Configurate le impostazioni Generali variando eventualmente quanto proposto.

·         Verificate i Dati azienda proposti automaticamente e integrate le informazioni mancanti.

·         Configurate i Parametri documenti per la gestione delle fatture.

·         Configurate i Parametri Fatture Elettroniche indicando il regime fiscale della ditta.

·         Scegliete quali fra i codici IVA disponibili visualizzare in gestione delle fatture, deselezionando la visualizzazione di quelli generalmente non utilizzati.

·         Scegliete quali conti fra quelli proposti utilizzare in gestione dei documenti.

·         Scegliete quali tipologie di Tipi Pagamento utilizzare in gestione dei documenti.

·         Inserite dei nuovi registri IVA se ne utilizzate più di uno, ulteriori a quello automaticamente proposto.

·         Scegliete quali tipologie di documento utilizzare fra quelle disponibili.

 

4. Configurate le anagrafiche di banca/cassa, i clienti e gli articoli spostandovi sul bottone Anagrafiche.

Se il vostro commercialista utilizza PROFIS può aiutarvi in questa operazione passandovi le informazioni relative ai vostri clienti, per eseguire questa operazione fate riferimento alla scheda Acquisire le anagrafiche dei clienti dal commercialista PROFIS.

 

 

 

Acquisire le anagrafiche dei clienti dal commercialista PROFIS

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Il vostro commercialista può agevolare il caricamento delle anagrafiche dei vostri clienti.

Come acquisire le anagrafiche dei clienti.

1. Lo studio/consulente genera il file di excel

2. Da FattureWeb, richiamate la funzione <ANAGRAFICHE> e posizionatevi nella voce "Clienti".

Utilizzate la funzione "Importa da Studio" (1), selezionando il file excel e specificando se l'importazione deve ricoprire le anagrafiche già esistenti a parità di codice fiscale o partita IVA.

3. Caricare altre anagrafiche

Per ulteriori dettagli consultate la scheda "Caricare le anagrafiche dei clienti" del manuale dell'applicazione FattureWeb.

 

Configurare l'integrazione con il proprio commercialista

MANUALI - FATTURE WEB - © SISTEMI S.p.A.

Acquisire le anagrafiche dei clienti dal commercialista PROFIS

© SISTEMI S.p.A.

Il vostro commercialista può agevolare il caricamento delle anagrafiche dei vostri clienti.

Come acquisire le anagrafiche dei clienti.

1. Lo studio/consulente genera il file di excel

2. Da FattureWeb richiamate la funzione <ANAGRAFICHE> e posizionatevi nella voce "Clienti"

Utilizzate la funzione "Importa da Studio" (1), selezionando il file excel e specificando se l'importazione deve ricoprire le anagrafiche già esistenti a parità di codice fiscale o partita IVA.

 

 3. Caricare altre anagrafiche

Per ulteriori dettagli consultate la scheda "Caricare le anagrafiche dei clienti" del presente manuale.

 

Creazione account per l'accesso del commercialista che usa PROFIS

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Per consentire l'accesso allo SPORTELLO.cloud al vostro commercialista che utilizza PROFIS dovete creargli un account.

 

Per indicazioni su come creare un nuovo account fate riferimento alla scheda "Configurare gli account" che trovate nel seguito.

 

 Commercialista con un proprio account di SPORTELLO.cloud

Se il vostro commercialista è già in possesso di un account per l'accesso al suo SPORTELLO.cloud suggeriamo di creare sul vostro SPORTELLO, un account con le stesse credenziali. In questo modo il commercialista potrà accedere al vostro Sportello utilizzando il suo solito account.

 

 

Configurare gli account

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Per ciascun soggetto che deve usare i servizi di SPORTELLO CLOUD devi creare un account. L’account è composto da username e password e identifica in modo univoco il soggetto..

Per creare un nuovo account segui il flusso riportato.

1. Accedi a SPORTELLO CLOUD

Scegli l'anagrafica della ditta o della struttura dal selettore presente in alto a destra (1), poi dal supermenu (2) la funzione "Configurazione" (3).

2. Richiama la funzione Account

Se nel selettore hai scelto l'anagrafica della struttura visualizzi tutti gli account (sia di organizzazione sia di struttura) indipendentemente dalla ditta a cui sono collegati, ma non puoi crearne di nuovi.

Se nel selettore hai scelto l'anagrafica  di una ditta visualizzi l'elenco degli account che possono accedere a quella ditta e puoi creare dei nuovi account che avranno accesso alla ditta.

Per creare un nuovo account clicca "NUOVO" (4).

3. Completa i dati richiesti

Completa i dati richiesti per la creazione dell'account (5) e eventuali profilazioni (6) e salva (7).

 

Azienda con FattureWeb Azienda (stand alone) che riceve fatture passive su Sportello fatture

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I contratti FattureWeb Azienda vengono attivati direttamente da Sistemi, in fase di evasione ordine. Questo significa che:

·         all'utente viene intestato un solo disco IDS ovvero quello di SPORTELLO.cloud/FattureWeb

·         l'attivazione della struttura è a carico di Sistemi

·         l'utente accede a SPORTELLO.cloud con l'account amministratore comunicato da Sistemi in fase di ordine, da dove potrà effettuare tutte le configurazioni per utilizzare i servizi di SPORTELLO.cloud.

 

Con questa configurazione, l'utente può emettere le fatture da FattureWeb e può firmarle e inviarle a SDI mediante le funzioni di Sportello fatture.

Ricezione fatture passive su Sportello fatture

Per ricevere le fatture passive su Sportello fatture è necessario attivare la ditta sull'HUB Sistemi/Fatture come descritto nella scheda "Attivare il richiedente su HUB/Sistemi" del presente manuale.

 

Su tutte le ditte attivate su strutture stand-alone è attiva l'opzione che consente l'acquisizione automatica delle fatture passive da HUB su Sportello fatture.

 

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