L'importazione clienti da file Excel vi consente di acquisire le anagrafiche con lo stesso tracciato previsto dall'esportazione Excel presente nella Gestione anagrafiche clienti.
Con questa funzione potete quindi:
· effettuare una variazione multipla delle anagrafiche clienti, procedendo come segue:
o esportate le anagrafiche
o effettuate le variazioni sul file Excel prodotto
o riacquisite selezionando l'opzione "ricopri anagrafiche già esistenti".
· importare le anagrafiche clienti da una ditta ad un'altra.
Caratteristiche del file per importazione da Excel
Nel seguito riportiamo un file modello in base al quale creare il file da importare: https://file.sistemi.com/DocProd/FTW_Modello_import_clienti_da_excel.xlsx
Nella tabella trovate le caratteristiche del file:
COLONNA | CAMPO | VALORIZZAZIONE | NOTE |
A | Id |
| Se valorizzato vi consente di determinare se l'anagrafica è presente o meno. Se non indicato viene assegnato con l'importazione |
B | Codice |
| Consente di identificare l'anagrafica nella seguente casistica: · sul file non è presente l'ID cliente · nei Parametri generali la "Gestione codice cliente" è attiva Se non indicato viene assegnato con l'importazione. Se sul file non indicate "ID cliente" e "Codice Cliente" il riconoscimento anagrafico avviene attraverso la Partita IVA, Codice Fiscale e Ragione Sociale. |
C | Tipo soggetto | Valori ammessi: · Società di capitali · Società di persone · Persona fisica · Altro | Se non indicato viene impostato il valore "Altro" |
D | Ragione Sociale |
| Campo obbligatorio |
E | Nome |
| Campo obbligatorio se tipo soggetto = persona fisica |
F | Cognome |
| Campo obbligatorio se tipo soggetto = persona fisica |
G | Indirizzo |
| Campo obbligatorio |
H | CAP |
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I | Comune |
| Campo obbligatorio |
J | Provincia |
| Campo obbligatorio |
K | Nazione |
| Campo obbligatorio |
L | Telefono |
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M | Entità | Valori ammessi: · azienda · pa · soggetto privato | Se non indicato viene impostato il valore "azienda" |
N | Codice Fiscale |
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O | Partita IVA |
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P | Cassa/Banca |
| In questo campo indicate la descrizione del conto corrente memorizzata in anagrafica banca. Esempio: " UNICREDIT - ag. 10" |
Q | Causale |
| In questo campo indicate una causale che sarà proposta nell'omonimo campo previsto sulla testata del documento e quindi sul XML della fattura, in sostituzione dell'eventuale causale indicata nei Parametri documento |
R | Codice Lotteria |
| Indicate il codice che consente di partecipare alla lotteria degli scontrini. Questo campo viene ignorato se per la Ditta la gestione del documento commerciale non è attiva. |
S | Sconto (%) |
| In questo campo indicate la % di sconto da applicare al cliente. |
T | Codice EORI |
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U | Doppia Cassa e Previdenza | Valori ammessi: · Si · No | Indicate se il cliente è soggetto alla doppia Cassa Previdenza. |
V | IVA |
| In questa colonna indicate il codice IVA da proporre in fattura |
W | Cond. pagamento |
| In questa colonna indicate il codice della condizione di pagamento da applicare al cliente. |
X | Tipo pagamento | Valori ammessi: · 1 - contanti · 2 - assegno · 3 - assegno circolare · 4 - contanti presso Tesoreria · 5 - bonifico · 6 - vaglia cambiario · 7 - bollettino bancario · 8 - carta di pagamento · 9 - RID · 10 - RID utenza · 11 - RID veloce · 12 - ri.ba · 13 - MAV · 14 - quietanza erario · 15 - giroconto cont. speciale · 16 - domiciliazione bancaria · 17 - domiciliazione postale · 18 - bollettino c/c postale · 19 - SEPA direct debit · 20 - SEPA direct debit CORE · 21 - SEPA direct debitB2B · 22 - trattenuta somme già riscosse |
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Y | Modalità Fatturazione | Valori ammessi: · Fattura elettronica · Fattura cartacea · Fattura via email |
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Z | Addebito spese bolli | Valori ammessi: · Si · No |
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AA |
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AB | PEC |
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AC | Cod. dest./ufficio |
| Campo obbligatorio se cliente PA. |
AD | Rif. ammin. |
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AE | Esigibilità | Valori ammessi: · IVA per cassa art.32 (Esigibilità differita) · Esigibilità immediata · Scissione dei pagamenti · Esigibilità differita enti pubblici |
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AF | Conto cliente |
| Campo obbligatorio. Indicate il conto cliente che sarà utilizzato per la contabilizzazione del documento. |
AG | Conto Ricavo |
| Indicate il conto di ricavo che sarà proposto in caricamento del documento. |
AH | Ritenuta | Ritenute standard: · 20% · 23% su 50% · Non soggetto · Escluso | Indicate la ritenuta da applicare al cliente. Es: 23% su 50% |
AI | Contributo (ENASARCO\ENPAM\INPS) | Indicate il contributo ENASARCO\ENPAM\INPS da applicare al cliente. | |
AJ | Formato Fattura |
| Indicate il formato fattura personalizzato da usare per il cliente. |
AK | Formato Proforma/Avvisi |
| Indicate il formato proforma/avvisi personalizzato da utilizzare per il cliente. |
AL | Nota Fattura |
| Indicate una Nota da stampare sulla copia di cortesia dei documenti, in sostituzione alla nota impostata nei Parametri fatture elettroniche della ditta |
AM | Data fine validità |
| Indicate la data fino alla quale l'anagrafica è considerata "valida" |
Logiche di riconoscimento anagrafica
Quando si esegue l'importazione delle anagrafiche, la procedura verifica se il cliente da acquisire è già presente in FattureWeb o se è nuovo.
Se già presente potete ricoprire l'anagrafica mediante l'opzione "ricopri anagrafiche già esistenti".
La ricerca delle anagrafiche avviene con i seguenti criteri:
CAMPO | COLONNA RIFERIMENTO DEL FILE | DESCRIZIONE |
Id Cliente | A | Se sul file è presente l'ID cliente, il riconoscimento anagrafico avviene esclusivamente attraverso questo valore. L'utilizzo dell'ID cliente è opportuno nel caso in cui abbiate la necessità di eseguire una variazione multipla dei clienti. In questo caso potete esportare le anagrafiche, eseguire le modifiche sul file prodotto ed acquisirle nuovamente, avendo cura di selezionare l'opzione "ricopri anagrafiche già esistenti" |
Codice Cliente | B | Il riconoscimento attraverso il codice cliente è analogo a quello descritto per l'ID cliente, e viene eseguito se sul file è presente questo valore e non l'ID cliente. |
Partita IVA | D | Se sul file non sono presenti ID cliente e/o codice cliente il riconoscimento anagrafico avviene nel seguente modo: · se presente partita IVA, il cliente viene ricercato attraverso quella partita IVA e se presente viene ricoperto o meno in base a cosa avete impostato sull'opzione "ricopri.."; se il cliente non è presente viene creata una nuova anagrafica. · se presente Codice Fiscale (e non la Partita IVA) il cliente viene ricercato attraverso quel Codice Fiscale e se presente viene ricoperto o meno in base a cosa avete impostato sull'opzione "ricopri.."; se il cliente non è presente viene creata una nuova anagrafica . · se presente solo la Ragione Sociale, il cliente viene ricercato attraverso quella Ragione Sociale e se presente viene ricoperto o meno in base a cosa avete impostato sull'opzione "ricopri.."; se il cliente non è presente viene creata una nuova anagrafica. |
Codice Fiscale | M | |
Ragione Sociale | N |
Per eseguire l'importazione dei clienti da una ditta all'altra consigliamo di azzerare il valore delle colonne ID cliente e Codice cliente, in questo modo potrete acquisire tutte le nuove anagrafiche, senza correre il rischio di sovrascrivere accidentalmente quelle già presenti.
Lista di controllo anagrafiche da importare
Quando avviate l'importazione, se avete selezionato l'opzione "ricopri anagrafiche già esistenti" , viene visualizzato il seguente messaggio:
Cliccando sul bottone <Lista> viene prodotta una lista che mette a confronto i dati anagrafici contenuti sul file con quelli già presenti su FattureWeb.
Le anagrafiche per le quali sono state riscontrate differenze vengono evidenziate con il simbolo "*".
In questa lista di esempio che abbiamo riportato sono presenti 4 anagrafiche e tutte presentano alcune differenze.
Come descritto nel paragrafo precedente, le anagrafiche di FattureWeb sono state identificate attraverso il valore presente nella colonna ID.
A parità di ID, per le prime tre anagrafiche sono state riscontrate differenze su uno dei dati anagrafici messi a confronto, ed è quindi probabile che si tratti dello stesso soggetto, ma con dei dati da aggiornare.
L'anagrafica con ID 16 presente sul file è totalmente diversa dall'anagrafica già presente in FattureWeb con lo stesso ID cliente, si tratta quindi di soggetti diversi che non devono essere sovrascritti.
L'obbiettivo della lista è proprio quello di evitare la sovrascrittura accidentale delle anagrafiche.
Se dopo aver consultato la lista ritenete che si possa procedere con l'acquisizione, cliccate sul bottone <Importa>, altrimenti per uscire dalla funzione di importazione, cliccate sul bottone <Ritorna>
Come importare le anagrafiche clienti da una ditta ad un'altra (entrambe le ditte presenti su FattureWeb)
Nel tutorial che segue illustriamo la funzione "Importa da excel" nel caso volessimo importare le anagrafiche clienti da una ditta ad un'altra, con entrambe le ditte presenti su FattureWeb.
1. Accedete a Fattureweb Accedete alla ditta di cui volete esportare le anagrafiche dei clienti per importarle su un'altra ditta e cliccate su <Anagrafiche>.
2. Cliccate su <Esporta> Cliccate su <Esporta> per creare il file Excel delle anagrafiche clienti da importare nell'altra ditta.
3. Variate il foglio Excel Modificate manualmente il file Excel contenente le anagrafiche per azzerare le colonne ID cliente e Codice cliente e lo salvate.
4. Cambiate Ditta Selezionate l'icona per cambiare Azienda (1) indicate la ditta dove volete importare le anagrafiche (2) e cliccate su <Vai> (3).
5. Spostatevi su "Anagrafiche" Nella ditta di destinazione posizionatevi su "Anagrafiche" e richiamate la funzione <Importa da excel>.
6. Selezionate il file da importare Cliccando su "Sfoglia" (1) selezionate il file di vostro interesse. Selezionate l'opzione "Ricopri anagrafiche già esistenti" (2) se l'importazione deve ricoprire le anagrafiche già esistenti a parità di partita IVA, codice Fiscale o Ragione Sociale. Infine cliccate su <Importa> (3) per avviare l'importazione.
7. Visualizzate la lista importazione Prima di procedere con l'importazione potete consultare la lista che vi consente di verificare l'esito finale dell'importazione (1). Dopo aver verificato la lista, procedete con l'importazione (2).
8. Confermate l'esito dell'importazione Una volta conclusa l'importazione la procedura emette un report con l'esito dell'operazione evidenziando eventuali anomalie. L'operazione di importazione è conclusa. Cliccate su <ok> per proseguire.
9. Tornate nelle anagrafiche Potete verificare che le anagrafiche sono state importate con successo.
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