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Caricare le anagrafiche dei clienti

Manuale utente - FATTURE WEB - © SISTEMI S.p.A.

Caricare le anagrafiche dei clienti

Manuale utente - FATTURE WEB - © SISTEMI S.p.A.

I clienti possono essere caricati manualmente oppure importati.

Le anagrafiche possono anche essere caricate mentre si sta emettendo la fattura, infatti se l'applicazione verifica che la ragione sociale del cliente non è presente ne propone l'inserimento:

 

L'immagine che segue espone la pagina per il caricamento dei dati del cliente.

I campi definiti con il simbolo * sono obbligatori:

 

Nel tutorial che segue vediamo come creare un cliente.

 

 

Nel seguito sono illustrate informazioni relative ad alcuni campi:

·         Tipo soggetto: qualificando il soggetto come Società di capitali, Società di Persone, Persona Fisica o Altro, si condiziona la richiesta di dati ulteriori.

·         Entità: è necessario specificare se il cliente è:

o   Una pubblica amministrazione.

o   Un'Azienda o un professionista

o   Un soggetto privato

·         Telefono: potete memorizzare il "Telefono" utile anche come chiave di ricerca cliente sia nella gestione anagrafica, sia in caricamento documento

·         Cassa/Banca Azienda: consente di inserire la cassa o la banca su cui si prevede perverrà l'incasso del cliente. Il dato sarà proposto in fattura (es.: per stampare su di essi il riferimento bancario per il bonifico) e potrà essere variato.

·         Causale: consente di inserire una causale da riportare nell'omonimo campo previsto sulla testata del documento e quindi sul XML della fattura, in sostituzione dell'eventuale causale indicata nei Parametri documento.

·         Codice EORI: consente di inserire il codice EORI del cliente da riportare nell'omonimo campo previsto sulla testata del documento e quindi sul XML della fattura

·         Sconto: consente di indicare una % di sconto da applicare tutte le righe del documento. Lo sconto indicato è considerato prioritario rispetto alle eventuali % di sconto indicate in anagrafica articoli.

·         Codice IVA: consente di indicare un codice IVA da proporre sulle fatture, qualora sull'articolo non sia definito, o non vi sia codice articolo.

·         E-mail: è l'indirizzo cui saranno mandate le fatture, se spedite via e-mail, o eventuali solleciti di pagamento.

·         PEC: è l'indirizzo che sarà riportato nella fattura elettronica, se viene emessa fattura elettronica (solo per clienti con Entità Aziende/Professionista).

·         Codice Destinatario/Ufficio: è il codice che sarà riportato nella fattura elettronica, se viene emessa fattura elettronica. Nel caso dei soggetti PA è essenziale, nel caso di Aziende/Professionista sarà alternativo alla PEC.

·         Conto Cliente: è il conto da proporre in fattura per contabilizzare il totale fattura.

·         Ricavo: è il conto da proporre sulle righe di fattura qualora sull'articolo non sia definito, o non vi sia codice articolo.

·         Nota per fattura: indicate una Nota da stampare sulla copia di cortesia dei documenti, in sostituzione alla nota impostata nei Parametri fatture elettroniche della ditta.

·         Data fine validità:  potete indicare  una data di fine validità che vi consente di escludere dalla visualizzazione/ricerca le anagrafiche scadute, ossia le anagrafiche che  prevedono una data fine validità minore rispetto a:

·         "data documento" nel caso di caricamento documento

·         "data di incasso" nel caso di incasso scadenze

 

Il bottone <Abilita Fattura Elettronica> consente di impostare su tutti i clienti con nazionalità "Italia" la modalità di fatturazione "Fattura Elettronica":

Importazione

I dati dei clienti possono essere importati secondo due tracciati:

·         importa da Studio: consente di importare le anagrafiche esportate dallo studio PROFIS

·         importa da Excel: vi consente di acquisire le anagrafiche con lo stesso tracciato previsto dal file creato con l'esportazione.

 

Importazione clienti da Studio

Manuale utente - FATTURE WEB - © SISTEMI S.p.A.

L'importazione clienti da Studio vi consente di acquisire le anagrafiche esportate dallo Studio per le aziende già gestite in PROFIS.

Caratteristiche del file per importazione da Studio

Il file di Excel deve prevedere le seguenti colonne:

 

COLONNA

DESCRIZIONE

IMPORTATA

VALORIZZAZIONE

NOTE

A

Codice Cliente

 

 

 

B

Ragione Sociale

Si

 

 

C

Cognome

Si

 

 

D

Nome

Si

 

 

E

Indirizzo

Si

 

 

F

CAP

Si

 

 

G

Località

Si

 

 

H

Provincia

Si

Sigla

 

I

Stato

Si

Esporre la descrizione in Italiano

 

J

Partita IVA

Si

 

 

K

Codice Fiscale

Si

 

 

L

Indirizzo e-mail

Si

 

 

M

PEC

Si

 

 

N

Tipo Soggetto

Si

1 - Società di Capitali

2 - Società di Persone

3 - Persona Fisica

4 - Altro

 

O

Titolare Partita IVA

Indiretta

0 - No

1 - Si

Concorrono a valorizzare il campo "Entità" e modalità di fatturazione, vedere sotto "Campi Entità e modalità di fatturazione"

P

Fattura Elettronica

Indiretta

FTE_NO

FTE_PA

FTE_DEST

FTE_PEC

FTE_ALTRO

Q

Codice Ufficio/Destinatario

Si

 

 

R

Codice Cond. pagamento

 

 

Campi riportati solo nell'esportazione da PROFIS a titolo di supporto per essere utilizzati come filtro al fine di valorizzare il campo "Cond.FTWeb"

S

Descr. Cond. pagamento

 

 

T

Codice Tipo pagamento

 

 

U

Descr. Tipo pagamento

 

 

V

Condizioni Pag. dilazione

 

 

W

Cond. Pag gg

 

 

U

Modalità pag. FTE

 

 

 

Y

Modalità pag. FTWeb

Si

La colonna deve essere valorizzata con i codici sotto elencati che identificano le modalità di pagamento previste per la fattura elettronica:

1: per CONTANTI (MP01)

2: per ASSEGNI (MP02)

3: per ASSEGNO CIRCOLARE (MP03)

4: per CONTANTI PRESSO TESORERIA (MP04)

5: per BONIFICO (MP05)

6: per VAGLIA CAMBIARIO (MP06)

7. per BOLLETTINO BANCARIO (MP07)

8: per CARTA DI CREDITO (MP08)

9: per RID (MP09)

10: per RID UTENZA (MP10)

11: per RID VELOCE (MP11)

12: per RIBA (MP12)

13: per MAV (MP13)

14: per QUIETANZA ERATIO (MP14)

15: per GIROCONTO ERARIO (MP15)

16: per DOMICILIAZIONE BANCARIA (MP16)

17: per DOMICILIAZIONE BANCARIA (MP17)

 

Z

Cond. FTWeb

Si

La colonna deve essere valorizzata con i codici sotto elencati:

1: per RD

2: per 30 gg fine mese

3: per 60 gg fine mese

4: per 90 gg fine mese

5: per 120 gg fine mese

6: per 150 gg fine mese

7: per 180 gg fine mese

8: per 30/60 gg fine mese

9: per 30/60/90 gg fine mese

10: per 30/60 gg fine mese

11: per 30 gg

12: per 60 gg

13: per 90 gg

 

AA

Modalità fatturazione

 

 

 

AB

Conto cliente

Si

 

 

AC

Descr. Conto Cliente

 

 

 

AD

Cassa/Banca

Si

 

 

AE

Conto ricavo

Si

 

 

AF

Codice IVA

Si

 

 

AG

Addebito spese bollo

Si

Si

No

 

AH

Soggetto privato

Indiretta

Si

No

Concorre a valorizzare il campo "Entità" e modalità di fatturazione, vedere sotto "Campi Entità e modalità di fatturazione"

 

I valori presenti nelle colonne in rosso vengono importati.

Le altre colonne sono presenti a scopo documentativo soprattutto nel caso di esportazione da PROFIS.

Campi Entità e modalità di fatturazione

Nel seguito sono esposte le modalità di valorizzazione di alcuni campi:

 

CAMPI DI RIFERIMENTO NEL FILE

TIPO ANAGRAFICA

MODALITÀ DI FATTURAZIONE

Fattura Elettronica = FTE_PA

Pubblica Amministrazione

Fattura Elettronica

Titolare Partita IVA = SI

e

Fattura Elettronica = FTE_DEST / FTE_PEC / FTE_ALTRO

Azienda/Professionista

Fattura Elettronica

Soggetto Privato = SI

e

Fattura Elettronica = FTE_DEST / FTE_PEC / FTE_ALTRO

Soggetto Privato

Fattura Elettronica

Titolare Partita IVA = SI

Azienda/Professionista

Fattura cartacea

Soggetto Privato = SI

Soggetto Privato

Fattura cartacea

 

Nel seguito riportiamo un file modello in base al quale creare il file da importare: https://file.sistemi.com/DocProd/FTW__Modello_import_clienti.xls

Come importare le anagrafiche clienti da Studio

1. Accedete a Fattureweb

Accedete alla ditta sulla quale volete importare le anagrafiche dei clienti e cliccate su <Anagrafiche>.

2. Selezionate il bottone <Importa da Studio>

3. Selezionate il file da importare

Selezionate il file da importare  (1) e specificate se l'importazione deve ricoprire le anagrafiche già esistenti a parità di Codice fiscale o Partita IVA (2). Cliccate sul pulsante <Importa> per eseguire l'importazione.

I

4. Verificate l'esito dell'importazione

Una volta conclusa l'importazione la procedura emette un report con l'esito dell'operazione evidenziando eventuali anomalie. L'operazione di importazione è conclusa. Cliccate su <ok> per ritornare alla pagina di elenco Clienti.

 

Importazione clienti da file Excel

Manuale utente - FATTURE WEB - © SISTEMI S.p.A.

L'importazione clienti da file Excel vi consente  di acquisire le anagrafiche con lo stesso tracciato previsto dall'esportazione Excel presente nella Gestione anagrafiche clienti.

Con questa funzione potete quindi:

·         effettuare una variazione multipla delle anagrafiche clienti, procedendo come segue:

o   esportate le anagrafiche

o   effettuate le variazioni sul file Excel prodotto

o   riacquisite selezionando l'opzione  "ricopri anagrafiche già esistenti".

·         importare le anagrafiche clienti da una ditta ad un'altra.

Caratteristiche del file per importazione da Excel

Nel seguito riportiamo un file modello in base al quale creare il file da importare: https://file.sistemi.com/DocProd/FTW_Modello_import_clienti_da_excel.xlsx

Nella tabella trovate le caratteristiche del file:

 

COLONNA

CAMPO

VALORIZZAZIONE

NOTE

A

Id

 

Se valorizzato vi consente di determinare se l'anagrafica è presente o meno.

Se non indicato viene assegnato con l'importazione

B

Codice

 

Consente di identificare l'anagrafica nella seguente casistica:

·         sul file non è presente l'ID cliente

·         nei Parametri generali la "Gestione codice cliente" è attiva

Se non indicato viene assegnato con l'importazione.

Se sul file non indicate "ID cliente" e "Codice Cliente" il riconoscimento anagrafico avviene attraverso la Partita IVA, Codice Fiscale e Ragione Sociale.

C

Tipo soggetto

Valori ammessi:

·         Società di capitali

·         Società di persone

·         Persona fisica

·         Altro

Se non indicato viene impostato il valore "Altro"

D

Ragione Sociale

 

Campo obbligatorio

E

Nome

 

Campo obbligatorio se tipo soggetto = persona fisica

F

Cognome

 

Campo obbligatorio se tipo soggetto = persona fisica

G

Indirizzo

 

Campo obbligatorio

H

CAP

 

 

I

Comune

 

Campo obbligatorio

J

Provincia

 

Campo obbligatorio

K

Nazione

 

Campo obbligatorio

L

Telefono

 

 

M

Entità

Valori ammessi:

·         azienda

·         pa

·         soggetto privato

Se non indicato viene impostato il valore "azienda"

N

Codice Fiscale

 

 

O

Partita IVA

 

 

P

Cassa/Banca

 

In questo campo indicate la descrizione del conto corrente memorizzata in anagrafica banca.

Esempio:

" UNICREDIT - ag. 10"

Q

Causale

 

In questo campo indicate una causale che sarà  proposta  nell'omonimo campo previsto sulla testata del documento e quindi sul XML della fattura, in sostituzione dell'eventuale causale indicata nei Parametri documento

R

Codice Lotteria

 

Indicate il codice che consente di partecipare alla lotteria degli scontrini. Questo campo viene ignorato se per la Ditta la gestione del documento commerciale non è attiva.

S

Sconto (%)

 

In questo campo indicate la % di sconto da applicare al cliente.

T

Codice EORI

 

 

U

Doppia Cassa e Previdenza

Valori ammessi:

·         Si

·         No

Indicate se il cliente è soggetto alla doppia Cassa Previdenza.

V

IVA

 

In questa colonna indicate il codice IVA da proporre in fattura

W

Cond. pagamento

 

In questa colonna indicate il codice della condizione di pagamento da applicare al cliente.

X

Tipo pagamento

Valori ammessi:

·         1 - contanti

·         2 - assegno

·         3 - assegno circolare

·         4 - contanti presso Tesoreria

·         5 - bonifico

·         6 - vaglia cambiario

·         7 - bollettino bancario

·         8 - carta di pagamento

·         9 - RID

·         10 - RID utenza

·         11 - RID veloce

·         12 - ri.ba

·         13 - MAV

·         14 - quietanza erario

·         15 - giroconto cont. speciale

·         16 - domiciliazione bancaria

·         17 - domiciliazione postale

·         18 - bollettino c/c postale

·         19 - SEPA direct debit

·         20 - SEPA direct debit CORE

·         21 - SEPA direct debitB2B

·         22 - trattenuta somme già riscosse

 

Y

Modalità Fatturazione

Valori ammessi:

·         Fattura elettronica

·         Fattura cartacea

·         Fattura via email

 

Z

Addebito spese bolli

Valori ammessi:

·         Si

·         No

 

AA

Email

 

 

AB

PEC

 

 

AC

Cod. dest./ufficio

 

Campo obbligatorio se cliente PA.

AD

Rif. ammin.

 

 

AE

Esigibilità

Valori ammessi:

·         IVA per cassa art.32 (Esigibilità differita)

·         Esigibilità immediata

·         Scissione dei pagamenti

·         Esigibilità differita enti pubblici

 

AF

Conto cliente

 

Campo obbligatorio. Indicate il conto cliente che sarà utilizzato per la contabilizzazione del documento.

AG

Conto Ricavo

 

Indicate il conto di ricavo che sarà proposto in caricamento del documento.

AH

Ritenuta

Ritenute standard:

·         20%

·         23% su 50%

·         Non soggetto

·         Escluso

Indicate la ritenuta da applicare al cliente.

Es: 23% su 50%

AI

Contributo (ENASARCO\ENPAM\INPS)

Indicate il contributo ENASARCO\ENPAM\INPS da applicare al cliente.

AJ

Formato Fattura

 

Indicate il formato fattura personalizzato da usare per il cliente.

AK

Formato Proforma/Avvisi

 

Indicate il formato proforma/avvisi personalizzato da utilizzare per il cliente.

AL

Nota Fattura

 

Indicate una Nota da stampare sulla copia di cortesia dei documenti, in sostituzione alla nota impostata nei Parametri fatture elettroniche della ditta

AM

Data fine validità

 

Indicate la data fino alla quale l'anagrafica è considerata "valida"

Logiche di riconoscimento anagrafica

Quando si esegue l'importazione delle anagrafiche, la procedura verifica se il cliente da acquisire è già presente in FattureWeb o se nuovo.

Se già presente  potete ricoprire l'anagrafica mediante l'opzione "ricopri anagrafiche già esistenti".

 

La ricerca delle anagrafiche avviene con i seguenti criteri:

 

CAMPO

COLONNA RIFERIMENTO DEL FILE

DESCRIZIONE

Id Cliente

A

Se sul file è presente l'ID cliente, il riconoscimento anagrafico avviene esclusivamente attraverso questo valore.

L'utilizzo dell'ID cliente è opportuno nel caso in cui abbiate la necessità di eseguire una variazione multipla dei clienti.  In questo caso potete esportare le anagrafiche, eseguire le modifiche sul file prodotto ed acquisirle nuovamente, avendo cura di selezionare l'opzione "ricopri anagrafiche già esistenti"

Codice Cliente

B

Il riconoscimento attraverso il codice cliente è analogo a quello descritto per l'ID cliente, e viene eseguito se sul file è presente questo valore e non l'ID cliente.
 Il codice cliente viene utilizzato solo se nei Dati generali della Ditta avete attivato la "Gestione codice cliente"

Partita IVA

D

Se sul file non sono presenti ID cliente e/o codice cliente il riconoscimento anagrafico avviene nel seguente modo:

·         se presente partita IVA, il cliente viene ricercato attraverso quella partita IVA e se presente viene ricoperto o meno in base a cosa avete  impostato sull'opzione "ricopri.."; se il cliente non è presente viene creata una nuova anagrafica.  

·         se presente Codice Fiscale (e non la Partita IVA) il cliente viene ricercato attraverso quel Codice Fiscale e se presente viene ricoperto o meno in base a cosa avete  impostato sull'opzione "ricopri.."; se il cliente non è presente viene creata una nuova anagrafica .

·         se presente solo la Ragione Sociale, il cliente viene ricercato attraverso quella Ragione Sociale e se presente viene ricoperto o meno in base a cosa avete  impostato sull'opzione "ricopri.."; se il cliente non è presente viene creata una nuova anagrafica.

Codice Fiscale

M

Ragione Sociale

N

 

 Per eseguire l'importazione dei clienti da una ditta all'altra consigliamo di azzerare il valore delle colonne ID cliente e Codice cliente, in questo modo potrete acquisire tutte le nuove anagrafiche, senza correre il rischio di sovrascrivere accidentalmente quelle già presenti. 

Lista di controllo anagrafiche da importare

Quando avviate l'importazione, se avete selezionato l'opzione "ricopri anagrafiche già esistenti" , viene visualizzato il seguente messaggio:

 

 

 

Cliccando sul bottone <Lista> viene prodotta una lista  che mette a confronto i dati anagrafici contenuti sul file con quelli già presenti su FattureWeb.

Le anagrafiche per le quali sono state riscontrate differenze vengono evidenziate con il simbolo "*".

 

 

In questa lista di esempio che abbiamo riportato sono presenti 4 anagrafiche e tutte presentano alcune differenze.

Come descritto nel paragrafo precedente, le anagrafiche di FattureWeb sono state identificate attraverso il valore presente nella colonna ID.

A parità di ID, per le prime tre anagrafiche sono state riscontrate differenze su uno dei dati anagrafici messi a confronto, ed è quindi probabile che si tratti dello stesso soggetto, ma con dei dati da aggiornare.

L'anagrafica con ID 16 presente sul file è totalmente diversa dall'anagrafica già presente in FattureWeb con lo stesso ID cliente, si tratta quindi di soggetti diversi che non devono essere sovrascritti.

L'obbiettivo della lista è proprio quello di evitare la sovrascrittura accidentale delle anagrafiche.

 

Se dopo aver consultato la lista ritenete che si possa procedere con l'acquisizione, cliccate sul bottone <Importa>, altrimenti per uscire dalla funzione di importazione, cliccate sul bottone <Ritorna>

Come importare le anagrafiche clienti da una ditta ad un'altra (entrambe le ditte presenti su FattureWeb)

Nel tutorial che segue illustriamo la funzione "Importa da excel" nel caso volessimo importare le anagrafiche clienti da una ditta ad un'altra, con entrambe le ditte presenti su FattureWeb.

 

1. Accedete a Fattureweb

Accedete alla ditta di cui volete esportare le anagrafiche dei clienti per importarle su un'altra ditta e cliccate su <Anagrafiche>.

 

2. Cliccate su <Esporta>

Cliccate su <Esporta> per creare il file Excel delle anagrafiche clienti da importare nell'altra ditta.

 

3. Variate il foglio Excel

Modificate manualmente il file Excel contenente le anagrafiche per azzerare le colonne ID cliente e Codice cliente e lo salvate.

 

4. Cambiate Ditta

Selezionate l'icona per cambiare Azienda (1) indicate la ditta dove volete importare le anagrafiche (2) e cliccate su <Vai> (3).

 

5. Spostatevi su "Anagrafiche"

Nella ditta di destinazione posizionatevi su "Anagrafiche" e richiamate la funzione <Importa da excel>.

 

6. Selezionate il file da importare

Cliccando su "Sfoglia" (1) selezionate il file di vostro interesse. Selezionate l'opzione "Ricopri anagrafiche già esistenti" (2) se l'importazione deve ricoprire le anagrafiche già esistenti a parità di partita IVA, codice Fiscale o Ragione Sociale. Infine cliccate su <Importa> (3) per avviare l'importazione.

 

7. Visualizzate la lista importazione

Prima di procedere con l'importazione potete consultare la lista che vi consente di verificare l'esito finale dell'importazione (1).

Dopo aver verificato la lista, procedete con l'importazione (2).

 

8. Confermate l'esito dell'importazione

Una volta conclusa l'importazione la procedura emette un report con l'esito dell'operazione evidenziando eventuali anomalie. L'operazione di importazione è conclusa. Cliccate su <ok> per proseguire.

 

9. Tornate nelle anagrafiche

Potete verificare che le anagrafiche sono state importate con successo.

 

 

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