Menu: IDENTITIES > Configurazione e parametri > Schede Anagrafiche Soggetto e Schede Anagrafiche Dipendente

Menu: IDENTITIES > Configurazione e parametri > Legende Soggetto e Legende Dipendente

Puoi configurare le schede e le sezioni anagrafiche della persona (Soggetto) e del rapporto di lavoro rispettivamente con le funzionalità Schede Anagrafiche Soggetto e Schede Anagrafiche Dipendente.

Hai a disposizione una serie di campi anagrafici di default (Legende), organizzati per schede e sezioni.

Puoi creare una nuova scheda utilizzando i pulsanti <Gestisci-Crea> e configurare le generalità della scheda. Puoi aggiungere tutte le sezioni che compongono la scheda tramite il pulsante <Nuovo> andando a creare i record della tabella collegata. Concludi la procedura con il tasto <Salva>.

Per indicare quali campi mostrare in ogni sezione puoi utilizzare le Legende Soggetto per la persona (Soggetto) e le Legende Dipendente per il rapporto di lavoro (Dipendente).

Puoi anche creare nuovi campi (Legende) e riorganizzarli, l'utente amministratore può strutturare liberamente i dati anagrafici per agevolarne la consultazione.

Tramite <Gestisci-Crea> puoi creare un nuovo elemento.

Nei dati di base troverai il campo tipologia di campo che potrai valorizzare come:

·         Testo: puoi scrivere un testo libero all'intero del campo.

·         Tabella: puoi scegliere tra un elenco di valori che dovrai inserire nella scheda Valori Tabellari aggiungendo tutti i singoli valori tramite il tasto <Nuovo>.

Con la voce di menu Valore visibile con un filtro su - Azienda puoi far diventare quel valore di uso esclusivo dell'azienda sotto valorizzata.

 Se integrato con JOB il filtro Azienda sulla legenda anagrafica Sede è obbligatorio.

Con la voce di menu Nascondi su queste aziende puoi far diventare quel valore visibile da tutte le aziende ad eccezione delle aziende indicate.

·         Boolean: puoi scegliere tra voci di menu di tipo Vero/Falso.

·         Numero (decimale, intero, percentuale, ora): puoi inserire un testo libero seguendo lo standard numerico.

·         Data: puoi valorizzare con una data.

·         Query specifica avrai a disposizione una serie di Query con valori lette dalle tabelle configurative di PEOPLELINK cross funzionalità (es.: Unità organizzative, Classificazioni di TASK e Profili di Buoni pasto). I valori attribuiti alla query specifica li troverai al momento della valorizzazione della legenda.

Nelle impostazioni avanzate troverai alcune configurazioni delle legende.

 Approfondisci sulle schede Configurare i campi della persona e del rapporto di lavoro e Valore di un campo alla data odierna in diverse funzionalità

Potrai decidere in quale scheda e sezione inserire il campo legenda trascinandolo all'interno dell'alberatura oppure potrai sfruttare le frecce per posizionare la gerarchia nella tab "Schede e Sezioni".

Con il pulsante <Anteprima> della funzionalità Schede Anagrafiche Soggetto puoi visualizzare la disposizione delle schede, delle sezioni e delle legende che troverai all'interno dell'anagrafica dei soggetti.

Per ottimizzare la visualizzazione dei campi inutilizzati a video in anagrafica fai riferimento a Ottimizzare la visualizzazione dei campi.

Menu: IDENTITIES > Configurazioni e parametri > Legende soggetto/dipendente

I parametri disponibili nella tab Opzioni generali raggruppano tutti i parametri trasversali ai moduli.

Generali (Persona e Rapporto di lavoro)

Rendere un campo obbligatorio

Per rendere obbligatorio un campo ed impedire il salvataggio delle modifiche in anagrafica a una persona prima di aver compilato quel campo della Legenda, puoi usare il parametro Campo Obbligatorio.

Scegliere la lunghezza massima di caratteri di un campo

Per scegliere la lunghezza massima di caratteri del campo con un campo di tipo testo puoi indicarlo nel parametro Lunghezza massima del valore.

Validare i campi con una Regex

Per validare un campo di tipo testo (es.: e-mail, numero di telefono, ecc.) puoi indicare una Regex con il parametro Regular Expression di controllo.

Ricercare e categorizzare la legenda

Per effettuare la ricerca della legenda e categorizzarla anche con più valori contemporaneamente usa il parametro Tags.

Collegare legende per modifiche multiple

Per aggiungere collegamenti tra le legende dello stesso tipo (soggetto/dipendente) in modo che, quando si modifica una legenda in anagrafica, in automatico si apra la possibilità di modificare anche le legende collegate usa il parametro Collegamenti logici.

Può essere usata per collegare qualsiasi tipo di legenda (Testo/Tabellare/Booleana ecc) e il campo può contenere più legende; è modificabile anche dopo il primo salvataggio della legenda.

Quando la modifica viene avviata su una legenda, viene avviata sia sulla legenda che ha il campo compilato che su tutte le legende indicate nel campo.

Collegare legende secondarie ad un'unica legenda principale per il filtro dipendenti

Per collegare legende di tipo tabellare al fine di facilitare l'utilizzo del filtro dipendenti puoi usare il parametro Collegato al campo

Puoi valorizzare il campo solo in fase di creazione della nuova legenda: dopo il salvataggio non è più modificabile. Il campo è valorizzabile con una sola legenda.

Viene utilizzato per aggregare una serie di legende sotto una principale che viene utilizzata come criterio nel filtro dipendenti. In questo modo, tutti i soggetti che hanno dei valori in una delle legende collegate compaiono nei risultati del Filtro Dipendenti.

Escludere una legenda dal Filtro dipendenti

Per escludere una legenda dal Filtro dipendenti puoi utilizzare il parametro Escludi dal filtro anagrafico.

Importare e esportare dati relativi alle legende

Per scegliere se permettere o meno l'esportazione di dati (excel, API) puoi usare il parametro Export dati, mentre per l'importazione di dati da fonti esterne (excel, API) e per la variazione o meno dei dati importati puoi usare Import dati.

Mostrare le legende nelle funzionalità

Puoi visualizzare la legenda soggetto/dipendente in alcune funzionalità attivando specifici parametri:

·         In Anagrafica, scheda Login, Filtro Dipendenti se attivi il parametro Mostra nel filtro anagrafico della Login e hai configurato il profilo di login come Amministratore.

La legenda con questo flag attivo appare nella parte di Login sezione Filtro dipendenti e permette di filtrare quali dipendenti può vedere l'Amministratore.

Esempio: se la legenda è l'unità organizzativa e il campo viene valorizzato solo con alcuni valori, l'Amministratore vede solo i dipendenti appartenenti solo a quelle unità organizzative.

·         In Anagrafica dei miei collaboratori se attivi il parametro Mostra nel profilo utente per il responsabile. Il valore è aggiornato della legenda alla data odierna.

·         In Il mio profilo e nell'app mobile se attivi il parametro Mostra nel profilo utente. Il valore è aggiornato della legenda alla data odierna.

·         In Profilo di default delle Legende se attivi il parametro Mostra nella funzionalità delle legende di default

·         In Anagrafica (scheda Timeline), Il mio Profilo (scheda Timeline), Anagrafiche dei miei collaboratori (scheda Timeline) se attivi il parametro Mostra nella timeline anagrafica che ti permette di visualizzare la legenda nella Timeline.

 La visualizzazione della Timeline è la stessa in tutti i contesti previsti, questo vuol dire che è visibile a amministratore, dipendente e responsabile e non può essere filtrata per utilizzatore.

Generali (Persona)

Mostrare il parametro nella scheda Ruolo Collaboratore

Per visualizzare la legenda soggetto nella scheda Collaboratore invece che nella scheda Soggetto della funzione Anagrafica attiva il parametro Mostra nella scheda Ruolo Collaboratore. Questo parametro è da utilizzare solo per le legende che fanno riferimento a parametri dell'unità organizzativa del collaboratore (es. Auto-approvazione dei giustificativi, Unità di appartenenza del collaboratore…).

Generali (Rapporto di lavoro)

Nascondere un campo solo su alcune aziende di un impianto

Se hai un'installazione con più aziende, puoi scegliere su quali aziende nascondere questo campo con il flag Nascondi su queste aziende. Il campo viene nascosto nell'anagrafica sulla scheda Dipendente. Puoi selezionare le aziende su cui applicare il flag scegliendole da una lista.

Menu: IDENTITIES: Gestione > Anagrafica

Usi l’anagrafica quando hai bisogno di raccogliere e tenere aggiornate tutte le informazioni utili su una persona anagrafata sulla tua installazione.

L’anagrafica è organizzata in più schede così trovi subito ciò che ti serve in base alla tua esigenza:

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

L'anagrafica del Soggetto contiene solo le informazioni che sono strettamente collegate alla persona e che la identificano come individuo (es.: tipologia, nome, cognome, codice fiscale).

Quando hai creato i dati di base del soggetto, puoi procedere alla compilazione delle altre schede.

Per risorsa, puoi utilizzare la funzionalità Anagrafica.

Puoi registrare i dati identificativi di un soggetto: utilizza il tasto <Crea> in testata e compila i campi richiesti dalla maschera relativa al Soggetto:

Nella schermata trovi alcuni campi:

·         Progressivo: è un sequenziale che viene generato automaticamente sul soggetto ed è a livello di impianto, può essere modificato in fase di creazione e di modifica.

·         Guid di integrazione: corrisponde al campo progressivo aumentato a sinistra di un numero di zeri pari a raggiungere il numero di caratteri indicato nel campo Lungh. massima del codice soggetto della funzionalità Aziende (vedi Approfondimento per la configurazione).

Clicca sul pulsante Continua, poi posizionati sulla scheda Soggetto e scegli Modifica dati storicizzati:

Scegli la data da cui far decorrere la validità delle modifiche e vai su Continua:

Compila la scheda dei Dati Principali: puoi fare un doppio clic per ogni campo che vorrai valorizzare, questo diventerà compilabile e vedrai anche la data da cui sarà attiva la modifica.

Concludi la procedura con il pulsante <Salva>.

Se non vuoi modificare uno dei campi che hai selezionato puoi utilizzare la freccia a lato della data di validità e il campo tornerà non modificabile.

Per annullare interamente la modifica utilizza il tasto <Annulla> nella testata della funzionalità.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Per variare i dati anagrafici nella scheda di soggetto puoi usare Modifica dati storicizzati nella funzionalità Anagrafica della Scheda Soggetto: dopo aver indicato la data da cui partire a rendere operativa la modifica, varia i campi e procedi al salvataggio con il pulsante <Salva>.

Puoi variare i campi con un doppio clic sul singolo campo:

oppure avviare la modifica in blocco della singola sezione con Abilita Modifica in blocco:

e appare la possibilità di modificare i singoli campi:

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Per ricercare nominativi già presenti in anagrafica utilizza la funzionalità Anagrafica. Hai molti filtri in testata a disposizione.

Puoi usare la Tipologia per identificare il tipo di utente configurato:

·         Soggetto: è una qualunque persona interna/esterna all'azienda con un rapporto di lavoro continuativo con l'azienda.

·         Visitatore: è un utente esterno all'azienda che ha un accesso saltuario e non ha un rapporto di lavoro neanche come collaboratore.

Puoi usare Nominativo per ricercare direttamente il nome, il cognome o entrambi del soggetto anagrafato.

Se vuoi effettuare una ricerca avanzata puoi usare altre opzioni di ricerca e scegliere secondo quale parametro effettuare la ricerca, anche utilizzando più parametri contemporaneamente:

Puoi utilizzare il Cerca con il filtro dipendenti per effettuare una ricerca di dettaglio su tutti i dati di base tabellari e eventi anagrafici.

 Questo parametro è disponibile solo con VISTA attivo.

Puoi anche impostare quale valore dello storico vedere dei campi anagrafici: in particolare la validità può essere alla data odierna (Valido alla data odierna) o ad una data specifica (Valido al). Nel secondo caso dovrai valorizzare il campo data:

Dopo aver impostato i filtri desiderati, puoi utilizzare il pulsante <Cerca> per avviare la ricerca:

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Per assumere la risorsa e configurare il rapporto di lavoro utilizza la funzionalità Anagrafica sulla scheda Dipendente: in questo modo potrai assumere il soggetto in una delle aziende del tuo impianto che hai precedentemente configurato.

 Approfondisci sulla scheda Configurare un'anagrafica aziendale.

Per procedere con l'assunzione puoi cliccare sul pulsante <Gestisci dipendente> e poi sul pulsante <Assumi>.

Puoi valorizzare i campi della finestra nella quale sarà necessario indicare ad esempio data di assunzione e azienda di appartenenza.

All'interno della schermata troverai alcuni campi:

·         Progressivo: è un sequenziale che viene generato automaticamente sul dipendente ed è a livello di impianto, può essere modificato in fase di creazione e di modifica.

·         Matricola: corrisponde al campo progressivo aumentato a sinistra di un numero di zeri pari a raggiungere il numero di caratteri indicato nel campo Lungh. massima della matricola della funzionalità Aziende.
 Approfondisci sulla scheda Configurare la lunghezza dei caratteri del Guid di integrazione della matricola

·         Copia i valori delle legende dal precedente rapporto di lavoro: i valori vengono prepopolati da un rapporto di lavoro precedente dello stesso soggetto.

·         Copia i valori delle legende dall'ultimo rapporto di lavoro di: i valori vengono prepopolati da un rapporto di lavoro precedente di un altro soggetto (puoi sceglierlo dal menu a tendina).

·         Data fine periodo di prova: puoi popolarlo con la fine del rapporto di lavoro in essere.

·         Data prima assunzione: puoi indicare la data della prima assunzione in generale sull'impianto.

·         Data prima assunzione nel gruppo aziendale: puoi indicare la data della prima assunzione sull'azienda specifica.

Puoi cliccare sul pulsante Continua e valorizzare le schede relative al rapporto di lavoro.

I campi obbligatori sono dati dalle legende anagrafiche che hai indicato come obbligatorie in configurazione.

 Approfondisci sulla scheda Configurare i campi di base della persona e del rapporto di lavoro.

Queste risulteranno già compilabili e non potrai salvare senza averli valorizzati.

Concludi la procedura con il tasto <Salva>.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Per modificare i dati del rapporto di lavoro utilizza la funzionalità Anagrafica nella scheda Dipendente poi utilizza il pulsante <Gestisci dipendente>.

Hai disposizione delle modifiche/eliminazioni:

·         Modifica dati principali: si riapre la finestra che hai utilizzato per assumere la risorsa e puoi modificare alcuni dati che hai inserito in precedenza; in questo caso non è presente una storicizzazione.

·         Modifica i dati storicizzati: inserisci la data da cui far decorrere la modifica e compila i valori delle legende che vuoi variare, i dati saranno storicizzati.

·         Modifica data Assunzione/dimissioni: se vuoi variare le date di assunzione/dimissione del dipendente; avrai una finestra temporale entro cui devi effettuare la modifica.

·         Elimina dipendente: se vuoi eliminare in modo definitivo e non recuperabile il dipendente.

 Con TIME attivo puoi accedere al cartellino amministratore di quel rapporto di lavoro sulla data odierna con Vai al cartellino amministrativo.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Per cessare un rapporto di lavoro utilizza la funzionalità Anagrafica nella scheda Dipendente poi utilizza il pulsante <Gestisci dipendente-Dimetti>.

Il soggetto rimane sempre valido e non potrà essere eliminato.

Puoi configurare la lunghezza dei caratteri del Guid sul Soggetto e della matricola del Dipendente sulla funzionalità Aziende scegliendo l'azienda General e poi utilizzando il pulsante "Gestisci > Configura impostazioni inserimento anagrafica".

Il default per entrambi i campi è di 7 caratteri, ma puoi variarlo come preferisci. Otterrai che al campo Progressivo vengano anteposti tanti zeri fino al raggiungimento della lunghezza qui indicata.

Menu: IDENTITIES > Anagrafica

Nella funzionalità Anagrafica puoi tenere traccia delle ultime ricerche fatte con l'apposito bottone.

Valutare lo stato di avanzamento dell'onboarding

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Dopo aver inserito i dati di un'anagrafica, puoi valutare rapidamente lo stato di avanzamento dell'onboarding tramite la funzionalità Anagrafica.

Puoi riconoscere subito le criticità e i dati su cui intervenire per completare l'anagrafica in modo coerente con quanto richiesto dalle configurazioni.

Concorrono a popolare lo stato di on-boarding:

·         Profilo di login

·         Legende anagrafiche

·         Idoneità, limitazioni e prescrizioni

·         Profilazione degli eventi anagrafici

·         Controlli di congruenza delle posizioni lavorative

·         Controlli di congruenza delle competenze

Lo Status (1) evidenzia il numero di problematiche presenti sull'anagrafica.

Clicca sul messaggio per visualizzare il riepilogo (2) dove trovi gli elementi corretti (in verde), in scadenza (in arancione) e gli elementi che presentano problemi (in rosso).

Eseguire la verifica dello stato di on-boarding

Menu: VISTA > VISTA: Gestione HR > Export stato di on-boarding e problematiche sui soggetti

Per eseguire la verifica dello stato di on-boarding e delle eventuali problematiche dei soggetti puoi usare Export stato di on-boarding e problematiche sui soggetti

La data di riferimento è sempre quella corrente.

La verifica viene eseguita:

• su tutti i soggetti presenti in anagrafica se non inserisci filtri;
• solo sui soggetti che hanno un rapporto di lavoro valido alla data corrente con i filtri sulle aziende popolando Filtra solo le aziende o sulle sedi popolando Filtra solo le sedi.

Puoi inoltre scegliere quali ambiti delle problematiche vuoi considerare tramite gli appositi flag:

·         Profilo di login

·         Legende anagrafiche

·         Idoneità, limitazioni e prescrizioni

·         Profilazione degli eventi anagrafici

·         Controlli di congruenza delle posizioni lavorative

·         Controlli di congruenza delle competenze

e se includere nell'export anche gli elementi validi o in scadenza.

Per eseguire l'export scegli un formato tra Excel e PDF e clicca sul pulsante Esegui.

 In fase di elaborazione, l'applicazione considera anche l'eventuale Profilo amministrativo associato all'utente che esegue l'esportazione.

Se il profilo è presente, il numero di elementi segnalati come problematici può risultare errato perché l'utente può non essere autorizzato a vedere tutti i dati selezionati.

In caso di impossibilità di accedere risulterà presente come non valido anche se l'evento è valido.

Menu: IDENTITIES: Gestione > Export e report: Export Anagrafico oppure Report anagrafiche in forza

Per esportare i dati anagrafici puoi usare la funzionalità Export Anagrafico

Puoi selezionare i campi da includere, definire l'ordine con cui esportarli, analizzare le variazioni in un periodo e salvare template riutilizzabili.

Configurare un nuovo report

Per configurare e esportare un nuovo report puoi seguire i seguenti passaggi.

Scaricare un report pre-configurato

Scegli un modello di template pre-configurato per popolare automaticamente i campi anagrafici del report.

Segui i passaggi A-C previsti per Configurare un nuovo report.

Generare e scaricare il report

Dopo aver seguito i passaggi precedenti, clicca su <Esegui> per esportare il file. Trovi il file disponibile all'interno delle Notifiche.

Il Report generato in Report Anagrafiche in forza prevede un export PDF con un periodo di riferimento ed include solo i dati di base contenuti nelle legende anagrafiche (e non quelli in relazione agli eventi anagrafici).

 Viene mantenuto come storico, ma è stato sostituito dall'export generato nella funzionalità Export Anagrafico.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Per assegnare l'accesso al portale ai dipendenti utilizza la funzionalità Anagrafica nella scheda Login.

Utilizzare il pulsante <Assegna Profilo di Login>.

Valorizza i campi sottostanti avendo cura di inserire correttamente la mail e premi sul tasto <Continua>.

Nella maschera troverai:

·         Tipologia profilo:

o   Glass: può accedere solo alle app.

o   Diamond: può accedere alle app e al portale.

·         Tipo di operatore:

o   Dipendente/Responsabile: profilo base.

o   Amministratore: profilo amministrativo che permette di accedere a:

§  Aziende attive: puoi filtrare le aziende che l'amministratore può vedere oppure inserire tutte le aziende.

§  Sezione Filtro dipendenti: in cui puoi inserire delle legende che possono essere attivate con logica booleana (AND/OR).

Valorizza i profili che hai precedentemente configurato (vedi Configurare i profili per le autorizzazioni di accesso) e concludi la procedura con il tasto <Continua>, procedi poi al salvataggio con il tasto <Salva>.

Il dipendente riceverà una mail e dovrà seguire la procedura per autenticarsi.

Puoi modificare il profilo di login su Login tramite l'omonimo tab.

 In fase di assegnazione del profilo di login i campi Nome, Cognome e Codice Fiscale vengono copiati dal Soggetto, mentre al termine della procedura non saranno più modificabili.

Menu: MY PEOPLELINK > IDENTITIES > Anagrafica dei miei collaboratori

Consulta l'anagrafica dei tuoi collaboratori quando hai bisogno di vedere in modo rapido le informazioni utili per gestire il team.

Puoi accedere ai dati dei collaboratori delle unità autorizzative di cui hai la responsabilità.

Se cerchi una persona specifica, usa i filtri di ricerca per unità organizzativa (1), per nome (2) oppure la selezioni dall'elenco (3).

Nella scheda dei dati anagrafici della risorsa puoi consultare le informazioni anagrafiche del collaboratore e dell'azienda a cui appartiene. Visualizzi il profilo anagrafico aziendale e le informazioni soggetto/dipendente del collaboratore.

Con la timeline puoi ricostruire nel tempo eventi e informazioni che riguardano il collaboratore. Visualizzi la sequenza temporale degli eventi e delle informazioni soggetto/dipendente associate ai tuoi collaboratori.

Se vuoi vedere delle analisi di business intelligence relative ai tuoi collaboratori puoi fare riferimento alla scheda Statistiche e BI.

Per conoscere le competenze assegnate al tuo collaboratore per assegnare attività o valutarne il profilo puoi consultare la scheda competenze. Qui visualizzi le competenze associate ai tuoi collaboratori, insieme alle eventuali valutazioni, alert e rischi.

Per conoscere le posizioni lavorative assegnate al tuo collaboratore puoi consultare la scheda Posizioni lavorative. Qui visualizzi le competenze associate ai tuoi collaboratori, insieme alle eventuali valutazioni, alert e rischi.

 La visualizzazione che vedi è configurata da parte dell'amministratore sulle singole legende/categorie di eventi.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafiche

Menu: IDENTITIES > MY PEOPLELINK > Il mio profilo oppure Anagrafica dei miei collaboratori

Per visualizzare la sequenza temporale relativa ai dati anagrafici di una risorsa potete utilizzare la Timeline.

Quello che viene visualizzato dipende dalle tue autorizzazioni e potrai visualizzare le informazioni relative ai rapporti di lavoro, le legende anagrafiche con IDENTITIES o gli eventi anagrafici con VISTA, a seconda dei moduli di PEOPLELINK e dei parametri che avrai attivato.

Esempio - con il modulo TIME attivo potrai vedere il calendario turni o la modalità di timbratura, con VISTA attivo potrai configurare le posizioni di lavoro ricoperte o i corsi svolti.

Potrai esportare la Timeline con il pulsante <Export della timeline con Excel>.

 La visualizzazione della Timeline è la stessa in tutti i contesti previsti, questo vuol dire che è visibile a amministratore, dipendente e responsabile e non può essere filtrata per utilizzatore.

Menu: IDENTITIES>IDENTITIES: Gestione > Anagrafica

Per visualizzare un riepilogo dei dati configurati su una risorsa accedi alla funzionalità Anagrafica scheda Riepilogo

In questa scheda puoi visualizzare un riepilogo delle configurazioni effettuate per il dipendente.

Inoltre nella sezione Dati principali ad oggi, nell'area Documento scheda anagrafica puoi visualizzare il riepilogo stampabile.

 Disponibile con modulo VISTA attivo.

Menu: VISTA > VISTA: Configurazione e parametri > Opzioni di VISTA

Per agevolarti nelle attività per la personalizzazione delle competenze puoi definire una serie di parametri preliminari.

Accedi alla funzionalità Opzioni Vista e clicca su <Modifica>.

Di seguito i parametri.

Visualizzare i livelli di alert sulle competenze

Se attivi Abilita la visualizzazione dei livelli di alert sulle competenze, nella scheda Competenze delle funzioni Anagrafica e Anagrafica dei miei collaboratori viene mostrata la colonna Alert:

·         Con filtro attivo:

·         Senza filtro attivo:

Visualizzare i rischi sulle competenze

Se attivi Abilita la visualizzazione dei rischi sulle competenze, nella scheda Competenze delle funzioni Anagrafica e Anagrafica dei miei collaboratori viene mostrata la colonna Rischi:

·         Con filtro attivo:

·         Senza filtro attivo:

Visualizzare in anagrafica le ultime tre autovalutazioni sulle competenze

Se attivi In anagrafica, abilita la visualizzazione delle ultime 3 auto-valutazioni sulle competenze, nella scheda Competenze della funzione Anagrafica vengono mostrate le colonne Auto-valutazione (-1), Auto-valutazione (-2) e Auto-valutazione (-3):

·         Con filtro attivo:

·         Senza filtro attivo:

Mostrare le competenze nella Timeline

Se attivi Abilita la visualizzazione delle competenze sulla Timeline, le competenze collegate al soggetto vengono visualizzate nella Timeline dell'Anagrafica.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazione e Parametri > Vista: Gestione HR > Categorie di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali - Classi di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali

Le categorie e le classi sono raggruppamenti con cui cataloghi competenze per ritrovarle e filtrarle con facilità.

La classe è più di alto livello, mentre la categoria rappresenta l’insieme più di basso livello delle competenze, che è l’area tematica che accumuna tutti gli elementi compresi al suo interno.

Le stesse categorie e classi possono servire a comporre gli schemi di valutazione, dove aggiungi in blocco tutte le competenze di una categoria.

La classe è di più di alto livello rispetto alla categoria e tra loro si relazionano in maniera non gerarchica, ma parallela, ovvero una categoria può essere in relazione a classi diverse.

Creare categorie e classi

Con le funzionalità Classe di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali e Categoria di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali crei i raggruppamenti che poi assegni alle competenze:

1.      fai clic su Gestisci e seleziona Crea

2.      compila i campi di interesse

3.      con il flag puoi indicare che vuoi utilizzarle nelle competenze

4.      Salva

Assegnare categoria e classe alla competenza

Assegna poi la categoria e la classe nelle funzionalità Competenza, andandole a valorizzare in fase di creazione dei nuovi elementi nei rispettivi campi Categoria e Classe.

Esportare i soggetti a cui è assegnata una classe o categoria

Con le funzionalità Classe di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali e Categoria di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali puoi esportare i soggetti a cui è assegnata una competenza a cui è assegnata una specifica classe o categoria.

Fai clic su Gestisci e seleziona Export Soggetti per avere un excel completo di tutte le assegnazioni.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > VISTA: Gestione HR > Competenze

La competenza descrive una capacità richiesta alle risorse, con una propria scala di valutazione. La colleghi ai soggetti e le configuri combinandola ai requisiti (controlli di congruenza) che la certificano (corsi, asset, titoli di studio, rischi…). Facoltativamente la associ alle posizioni lavorative che la richiedono. Su questa base puoi misurare le competenze delle persone con le schede di valutazione.

Creare la competenza e sceglierne la scala

Crea la competenza tramite la funzionalità Competenze e definisci come si misura.

1.      Fai clic su Gestisci e seleziona Crea.

2.      Collega la classe e la categoria di appartenenza, per categorizzare la competenza.

3.      Scegli la scala di valutazione tra quelle proposte con cui misurerai la competenza:

·         alfabetica (crescente da F a A)

·         CEFR/QCER (A1, A2 ecc)

·         per livello (Insufficiente-Ottimo)

·         numeriche (da 0 a 10 – da 0 a 4 – da 0 a 5)

·         superato/non superato.

 In modifica non puoi più cambiare la scala in quanto essendo assegnata ai soggetti si rischierebbe una compromissione dei risultati.

 Con Disattiva togli la competenza dall'elenco delle assegnabili; le assegnazioni già fatte restano valide.

Descrivere la competenza

Nella scheda Spiegazione estesa della funzionalità Competenza descrivi in dettaglio compiti e attività legati alla competenza.

Definire i controlli di congruenza

Puoi inserire i controlli di congruenza direttamente all'interno delle funzionalità Competenze facendo una selezione tra quelli disponibili.

Se non inserisci nessun elemento non ci saranno vincoli, se metterai anche solo un elemento questo costituisce elemento di controllo cioè andrà a controllare se l'elemento indicato è mancante o non più valido.

I controlli seguono una logica booleana:

·         AND: gli elementi devono essere validi tutti contemporaneamente (tutti i controlli)

·         OR: è sufficiente che un solo elemento, tra quelli alternativi afferenti ad uno stesso gruppo, sia valido

Tutti gli elementi che costituiscono controlli di congruenza (es.: asset, corsi formativi ecc) sono legati da un'ottica AND sia interna agli elementi di uno stesso gruppo sia tra elementi di gruppi diversi.

Per i titoli di studio puoi decidere per un'ottica OR per cui è sufficiente che ci sia solo uno dei titoli indicati (o il Titolo di scuola superiore o il diploma professionalizzante) oppure AND che significa che tutti i titoli dovranno essere presenti in contemporanea.

Per un dettaglio sul funzionamento dei singoli controlli vedi Controlli di congruenza

Associare la competenza alle posizioni lavorative

Nella scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali della funzionalità Competenze colleghi la competenza alle posizioni che la richiedono. La scheda si attiva solo dopo il primo salvataggio. Così, quando assegni la posizione a un soggetto, puoi portare con essa anche le competenze collegate.

Utilizza il pulsante Nuovo per configurare le nuove posizioni associate e indica:

·         se è obbligatoria con l'apposito flag

·         la scala di importanza (bassa-media-alta)

·         la valutazione desiderata (0-5)

Associare la competenza ai soggetti

Puoi assegnare una competenza con 3 modalità:

Assegnazione singola posizione a un soggetto dalla funzionalità Competenze

Tramite Gestisci-Assegna Valore ai dipendenti:

Scegli Assegna Nuovi dipendenti e prosegui con il tasto Continua:

Tramite il filtro dipendenti puoi assegnarla massivamente a più soggetti e poi scegli Applica per confermare:

Assegnazione singola posizione a un soggetto da Anagrafiche

Per l'assegnazione sul singolo soggetto puoi usare la funzionalità Anagrafica alla tab Competenze:

·         Per aggiungere una nuova competenza scegli Aggiungi nuova competenza

·         Imposta la competenza, la data di riferimento e l'importanza.

·         Salva l'assegnazione.

Assegnazione di tutte le competenze che appartengono a categoria/classe/posizione lavorativa a un soggetto da anagrafiche

Valorizza la categoria o la classe di competenze o la posizione lavorativa per assegnare massivamente tutte le competenze che sono associate alla categoria/classe/posizione lavorativa selezionata.

Segui poi i passaggi previsti per Assegnazione singola competenza a un soggetto da anagrafiche

Esportare i soggetti a cui è assegnata una competenza

Dal menu Gestisci puoi esportare in Excel l'elenco dei soggetti a cui è assegnata la competenza selezionata tramite la voce Export soggetti; puoi usare Export per tutti i soggetti per l'export in un'unica operazione di tutti i soggetti assegnatari di tutte le competenze configurate.

 La scheda Mansioni resta visibile solo per i vecchi impianti, dove le competenze si associavano automaticamente in base alle mansioni. Sui nuovi impianti usa unicamente le posizioni lavorative e ruoli aziendali.

Visualizzare le competenze assegnate ai soggetti

Menu: VISTA: Configurazioni e parametri > Gestione HR > Competenze

Per vedere in sola visualizzazione le assegnazioni di una competenza ai soggetti puoi usare la funzionalità Competenze posizionandoti su uno specifico elemento.

Tramite il nuovo tab "Assegnazione ai soggetti" potrai vedere a quali soggetti è assegnata la specifica competenza.

Menu: VISTA > Vista: Gestione > Vista: Gestione HR > Ricerca competenze su soggetti

Menu: MY PEOLPELINK > IDENTITIES > Ricerca competenze su soggetti

Con la funzionalità Ricerca competenze sui soggetti verifichi chi possiede una certa competenza e a che livello. Confronti la valutazione richiesta con i risultati raggiunti e individui i gap. La usi, ad esempio, per trovare le persone adatte a un progetto, per pianificare la formazione o fare i controlli di congruenza.

Impostare la ricerca

1.      Hai 2 campi Competenza legati da un filtro in AND che puoi valorizzare per ricercare tutti ii soggetti che possiedono quelle due capacità in contemporanea.

2.      Con il campo Opzioni operative puoi selezionare Nascondi le competenze non assegnate a nessuno per nascondere dinamicamente le colonne relative alle competenze che hai selezionato e che non sono assegnate a nessuno.

3.      Clicca su <Applica Filtro> per avviare la ricerca

4.      Puoi filtrare per Unità organizzativa e per Posizione lavorativa e ruolo aziendale.

5.      Scegli quale dato vuoi visualizzare nel campo Valore da mostrare:

·         Per vedere rispettivamente l'assegnazione della competenza al soggetto, il livello atteso e la rilevanza della competenza nel ruolo o nel processo valutativo puoi usare: Competenza assegnata, Valutazione desiderata, Importanza

·         Per vedere l'esito delle valutazioni registrate sul soggetto nei diversi riferimenti temporali puoi usare: Valutazione (-1), Valutazione (-2), Valutazione (-3)

·         Per vedere i livelli dichiarati direttamente dal soggetto nelle diverse rilevazioni temporali puoi usare: Auto-valutazione (-1), Auto-valutazione (-2), Auto-valutazione (-3)

·         Per vedere lo scostamento tra valutazione rilevata e valutazione desiderata nelle diverse rilevazioni temporali puoi usare: GAP Valutazione (-1), GAP Valutazione (-2), GAP Valutazione (-3)

·         Per vedere la differenza tra auto-valutazione e valutazione assegnata nelle diverse rilevazioni temporali puoi usare: Confronto auto-valutazione / valutazione (-1), Confronto auto-valutazione / valutazione (-2), Confronto auto-valutazione / valutazione (-3)

·         Per vedere le segnalazioni legati ai controlli di congruenza puoi usare: Alert su competenze, Alert su competenze (sequenza)

·         Per vedere gli indicatori di rischio puoi usare: Elenco dei rischi

·         Per vedere le competenze aggiuntive rispetto a quelle previste per posizione lavorativa puoi usare: Competenze extra posizione lavorativa

 Quando vedi indicato (-1), (-2) etc significa che la valutazione si riferisce rispettivamente all'ultima valutazione, alla penultima valutazione ecc.

 Il filtro Posizione lavorativa e ruolo aziendale e Mansione sono alternativi e possono essere configurati nelle Opzioni di VISTA

Esportare i risultati

Per esportare i risultati ottenuti, fai clic sul comando Esporta in alto a destra dei filtri Competenza per generare il report.

Menu: IDENTITIES>IDENTITIES: Gestione > Anagrafica

Menu: MY PEOPLELINK > IDENTITIES > Anagrafica dei miei collaboratori

Accedi in Anagrafica o in Anagrafica dei miei collaboratori nella scheda Competenze per visualizzare graficamente lo stato delle competenze della risorsa.

Puoi usare Grafici personali per vedere la situazione della singola risorsa e puoi sfruttare i filtri Classe e Categoria per filtrare la classe e la categoria delle competenze che vuoi visualizzare e indicare quali valori della risorsa confrontare tramite i campi Visualizzazione primaria e secondaria.

Puoi usare Grafici di confronto, per confrontare persone (Filtro: Confronta per) che sono all'interno della stessa unità organizzativa o che ricoprono la stessa posizione.

Puoi scegliere se vedere il confronto per ultima valutazione o per Gap tra valutazione conseguita e valutazione desiderata.

Puoi esportare in formato Excel tutte le competenze configurate con Esporta Tutto.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Aziende

Per configurare l'anagrafica delle aziende gestite in un'installazione utilizza la funzionalità Aziende.

Ci sono 3 aziende di sistema che devono essere sempre presenti in ogni impianto e che non puoi modificare o cancellare:

·         l'azienda GENERAL, ti serve per la corretta configurazione dei vari codici elaborativi dell'impianto: in questo modo, dopo aver configurato l'azienda GENERAL, quelle stesse configurazioni potranno essere condivise con ogni azienda dell'impianto senza la necessità di duplicarle

·         le aziende (CONTRIB e ADVISORS) servono invece per gestire i soggetti/dipendenti che non sono assunti nelle tue aziende, ma che necessitano di un rapporto di lavoro valido come, ad esempio, collaboratori oppure consulenti esterni.

Configurare i dati di base di una nuova azienda

Per aggiungere una nuova azienda è sufficiente cliccare sul pulsante Gestisci e poi selezionare Crea.

Potrai configurare i dati di base dell'azienda nella scheda Anagrafica di base.

Nella scheda Altri Dati trovi il codice ATECO e il codice NACE che sono rispettivamente la versione italiana e la classificazione europea delle attività economiche.

Puoi derivare il codice NACE dal codice ATECO tramite il tab Converti da Codice Ateco.

Caricare scadenze, documenti e posizioni relative alle aziende

Puoi caricare le scadenze e i documenti relativi all'azienda con il pulsante Nuovo che trovi sulle omonime schede

 Con VISTA attivo.

Aggiungere le posizioni aziendali per presidiare lo stato dell'organico e il budget

Nella scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali ( con VISTA attivo) puoi aggiungere nuove posizioni precedentemente configurate (Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali) con il tasto Nuovo assegnando date di validità, numeri minimi e massimi di posizioni richieste, il budget singolo o complessivo sulle posizioni, la valuta e il tipo di costo (RAL, RAG e CLA).

 Per presidiare la situazione dell'organico e assegnare un budget alle posizioni approfondisci sulla scheda Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali al paragrafo Presidiare le posizioni e assegnare un budget.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Aziende

Se hai bisogno di fare aggregazioni di dati o effettuare un import su software terzi puoi valorizzare alcuni campi nella funzionalità Aziende:

·         Codice per procedura di contabilità: per relazionare le informazioni legate ad un'azienda (es.: dipendenti, …) a un codice contabile in un software esterno

·         Campo personalizzato 1-2-3G: per relazionare le informazioni legate ad un'azienda in un software esterno per elaborazioni personalizzate

·         Logo: puoi caricare l'immagine in PNG con sfondo trasparente, per farlo venire in alcune stampe.

Questi codici vengono esportati nel file di export e puoi collegarli agli altri software in tuo possesso.

Configurare le nuove sedi

Per configurare le sedi aziendali usa la Legenda dipendente: Sede di lavoro (codice: SEDE) con tipologia del campo Tabella.

 La legenda SEDE è una legenda di sistema e quindi non deve essere creata, ma solo completata.

Aggiungi le nuove sedi che vuoi configurare nella scheda Valori Tabellari aggiungendo tutti i singoli valori tramite il tasto Nuovo.

Con il campo Valore visibile con un filtro su - Azienda puoi far diventare quel valore di uso esclusivo dell'azienda sotto valorizzata.

 Se integrato con JOB il filtro Azienda sulla legenda anagrafica Sede è obbligatorio

Con il campo Nascondi su queste aziende puoi far diventare quel valore visibile da tutte le aziende ad eccezione delle aziende indicate.

Completare e visualizzare i dati delle sedi aziendali

Per completare o consultare le sedi già configurate in Legenda dipendente: Sede di lavoro puoi usare Legenda Sede: Documenti, scadenze e altri dati.

 Puoi inserire o aggiornare le informazioni aggiuntive collegate a ciascun valore della Legenda, ma non potrai creare nuove sedi o cancellare le vecchie: questa gestione deve essere fatta direttamente sui valori della legenda.

Puoi specificare le informazioni relative alle sedi in Legenda Sede: Documenti, scadenze e altri dati valorizzando la sede all'interno del campo Elemento (1) e poi procedendo con Gestisci - Modifica (2).

Puoi usare questa funzione per aggiungere dati anagrafici nella scheda Altri Dati (es.: indirizzo, nazione, Partita IVA, …) riferiti alla sede.

 Con VISTA attivo puoi vedere l'elenco degli asset associati alla sede e puoi aggiungere anche le scadenze, i documenti e le posizioni lavorative e ruoli aziendali.

Approfondisci sulla scheda Configurare un'anagrafica aziendale.

Menu: VISTA > VISTA: Configurazione e parametri > Opzioni di VISTA

Per agevolarti nelle attività per la personalizzazione dell'organigramma puoi definire una serie di parametri preliminari.

Accedi alla funzionalità Opzioni Vista e clicca su Modifica.

Di seguito i parametri da gestire.

Gestire la visualizzazione di alberi organizzativi ne Il mio profilo

Se attivi:

·         Nascondi l'Albero organizzativo di default ne "Il mio profilo", nella funzione Il mio profilo l'utente non vede l'organigramma dell'unità autorizzativa di appartenenza

·         Alberi organizzativi aggiuntivi da mostrare in "Il mio profilo", puoi gestire la visualizzazione, in aggiunta all'albero organizzativo principale, di eventuali alberi organizzativi aggiuntivi associati all'utente nella funzione Il mio profilo aggiungendo quelli che vuoi visualizzare nell'apposito campo.

 I due parametri sono tra di loro alternativi.

Definire come visualizzare i responsabili nei diagrammi organizzativi

Con Modalità di visualizzazione dei responsabili nei diagrammi delle alberature organizzative scegli se visualizzare tutti i responsabili (Tutti), solo il responsabile principale (Standard), oppure non visualizzarne nessuno (Nessuno) nei diagrammi dell'organigramma.

Nascondere alcuni contatti nelle alberature delle unità organizzative

Se usi Nascondi i seguenti contatti nelle alberature delle Unità Organizzative, nei diagrammi non mostri i contatti se presenti nell'anagrafica del soggetto.

Puoi selezionare uno o più tra cellulare, telefono ed e-mail inserendoli nell'apposito campo.

 Se non viene inserito nulla rimangono tutti visibili.

Non mostrare l'anzianità lavorativa nei diagrammi organizzativi

Se attivi Nascondi l'anzianità lavorativa nei diagrammi delle alberature organizzative, nei diagrammi delle unità organizzative l'anzianità lavorativa non viene visualizzata.

Mostrare anche il codice dell'unità organizzativa nei diagrammi

Con Mostra anche il codice dell'unità organizzativa nei diagrammi delle alberature organizzative visualizzi, oltre alla descrizione, anche il codice dell'unità organizzativa.

Mostrare tutti i dipendenti delle unità organizzative superiori nella ricostruzione dal basso verso l'alto

Se attivi Mostra tutti i dipendenti delle unità organizzative quando il diagramma dell'alberatura viene ricostruita dal basso verso l'alto, il diagramma mostra anche i dipendenti delle unità organizzative superiori, oltre ai responsabili. Questo solo accedendo dalle funzionalità Anagrafica o Il mio profilo.

 I dipendenti delle unità inferiori alla propria sono sempre visibili.

Mostrare i soggetti presenti in due ruoli diversi

Con Mostra i dipendenti duplicati nel contesto "Collaboratore su UO padre - Responsabile su UO figlia" nei diagrammi delle alberature organizzative, il soggetto compare sia come collaboratore nell'unità organizzativa padre sia come responsabile nell'unità organizzativa figlia.

 Di default, quando un soggetto è collaboratore di una certa unità organizzativa e contemporaneamente è responsabile A di un'altra unità organizzativa figlia, viene mostrato solo come responsabile A e nascosto come collaboratore. Selezionando questa opzione, invece, il soggetto sarà mostrato anche nell'unità organizzativa di cui è collaboratore.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Unità Organizzativa

Per configurare l'organigramma, puoi accedere alla funzionalità Unità Organizzativa.

Le unità organizzative sono storicizzate per questo motivo: la data di riferimento identifica il giorno in cui è valida quella determinata alberatura.

Puoi variare la data di riferimento per visualizzare l'alberatura valida a quel giorno.

Per creare una nuova storicizzazione dell'alberatura e cambiarne quindi la struttura, puoi cambiare la data di riferimento a partire da cui vuoi rendere operativa la variazione con il tasto Modifica.

Hai 2 scelte:

A.     Crea nuova storicizzazione dell'alberatura: con questa possibilità puoi creare nuove unità organizzative, modificare i dati storicizzati e spostare le unità organizzative.

B.     Modifica dati statici e tabellari delle unità organizzative: con questa possibilità puoi modificare i dati statici o aumentare il numero di responsabili.

A. Creare una nuova storicizzazione dell'alberatura

La procedura di modifica dei dati storicizzati dell'alberatura tramite il tab Crea nuova storicizzazione dell'alberatura ti permette di apportare modifiche ad alcuni campi (descrizione, colore, disabilitazione, ecc.) e di spostare e riorganizzare le unità organizzative in modo storicizzato.

Le operazioni vengono salvate immediatamente e possono essere effettuate sia sul futuro sia sul passato.

I passaggi che devi fare per rendere operativa la modifica sono:

1.     seleziona dalla voce Albero l'alberatura su cui vuoi operare

2.     seleziona la data di riferimento che corrisponde alla data da cui far partire la modifica:

3.     compila il motivo della variazione e clicca su Continua.
 La data di inizio validità non è modificabile in questa maschera e coincide con la data di riferimento che hai inserito in testata (punto 1). Per modificarla, puoi annullare la procedura e cambiarla esternamente:

4.     seleziona l'unità organizzativa padre dal menu di sinistra per iniziare la costruzione o effettuare le modifiche all'alberatura:

5.     scegli l'azione che vuoi intraprendere:

a.     Crea Unità Organizzativa figlio: se vuoi aggiungere un'unità organizzativa all'organigramma.
Valorizza i dati dell'unità organizzativa (UO): tutte le modifiche verranno tracciate e potrai vederle visualizzando l'elenco delle modifiche.
 Non puoi modificare il codice una volta creato; il codice deve essere univoco considerando tutti gli storici creati su tutte le unità organizzative:

b.     Modifica: puoi cambiare i dati storicizzati dell'UO, in particolare puoi cambiare la descrizione, disabilitare l'unità organizzativa e assegnare all'unità organizzativa una posizione di line/staff:

·        disabilitare l'unità organizzativa significa che quell'UO non fa più parte dell'alberatura.
Tutte le UO disabilitate sono visibili come sbarrate selezionando il flag Mostra le disabilitazioni:

·        un'unità organizzativa è di default configurata come di line, ovvero direttamente coinvolta nel servizio principale dell'organizzazione.
Se vuoi identificarla come unità di staff/supporto, ovvero che non svolge un servizio principale, ma è di ausilio nello svolgimento devi usare il flag Staff/Funzione di supporto .
 Le Unità di Staff non possono avere unità figlie.

c.      Sposta: puoi spostare l'unità organizzativa; per farlo:

·        seleziona l'UO che vuoi spostare

·        seleziona il pulsante Sposta

·        si apre una finestra in cui appare l'alberatura e puoi scegliere la nuova posizione:

6.     quando hai terminato tutte le azioni che vuoi attuare (Creare una nuova UO, modificare/Spostare UO) puoi concludere con Dichiara conclusa la procedura:

 La chiusura con Dichiara conclusa la procedura è solo un pro-forma e permette di riattivare la scelta dei filtri principali (Data di riferimento, Albero) e delle Azioni possibili (Modifica, Organigramma): tutte le operazioni sono salvate quando vengono eseguite e non quando la procedura viene dichiarata conclusa.

Configurare e associare le categorie alle unità organizzative

La categoria permette di classificare trasversalmente le unità organizzative, mantenendo un rapporto 1:1 tra unità e categoria e non storicizzando la relazione.

Per poter configurare e associare le categorie alle unità organizzative ( con VISTA attivo) devi seguire due passaggi:

1.     creare le categorie per unità organizzative

2.     associare le categorie alle unità organizzative.

1. Creare le categorie per unità organizzative

Menu: VISTA: Configurazioni e parametri > VISTA: Gestione HR> Categorie per unità organizzative

Per creare le categorie usa la funzionalità Categorie per unità organizzative tramite i pulsanti Gestisci-Crea e concludi la procedura con il tasto Salva.

2. Associare le categorie alle unità organizzative

Menu: VISTA > Gestione > Unità organizzativa

Segui i passaggi relativi alle funzionalità inserite in Creare una nuova storicizzazione dell'alberatura.

Posizionati sulla scheda Unità organizzativa e scegli Modifica. Inserisci la Categoria nell'omonimo campo scegliendo tra quelle che hai configurato:

Premi Salva per confermare.

B. Modifica dati statici e tabellari delle unità organizzative

Modificare il numero di responsabili nelle unità organizzative

Ogni unità organizzativa ha a disposizione un numero variabile di responsabili che vengono indicati con lettere progressive dell'alfabeto.

Il Responsabile A è il principale, mentre dal Responsabile B in avanti sono tutti equivalenti

 La parte di dettaglio dei Responsabili è utilizzata per applicare regole particolari al workflow di TIME

Per avviare la procedura:

1.     seleziona l'unità organizzativa su cui vuoi aumentare il numero di responsabili.
 Il numero di responsabili può aumentare, ma non può diminuire

2.     scegli l'opzione Modifica dati statici e tabellari delle unità organizzative:

3.     con il tasto Aumenta num. Responsabili puoi aumentare il numero di Responsabili (A, B, C, …):

4.     se vuoi attuare l'aumento di responsabili su altre unità puoi selezionarle e ripetere l'operazione

5.     quando hai terminato puoi salvare con Dichiara conclusa la procedura:

Modificare dati statici e tabellari delle unità organizzative

Per modificare i dati statici delle unità organizzative:

1.     scegli l'opzione Modifica dati statici e tabellari delle unità organizzative:

2.     con il tasto Modifica puoi cambiare i dati statici dell'Unità Organizzativa (come ad esempio le Aree per le unità organizzative e le posizioni lavorative):

3.     quando hai terminato salva con Dichiara conclusa la procedura:

Configurare e associare le aree alle unità organizzative

Le aree permettono di classificare trasversalmente le unità organizzative, mantenendo un rapporto 1:n tra area e unità e storicizzando la relazione.

Per poter configurare e associare le aree alle unità organizzative ( con VISTA attivo) devi seguire due passaggi:

1.     creare le aree per unità organizzative

2.      associare le aree alle unità organizzative

1. Creare le aree per unità organizzative

Menu: VISTA: Configurazioni e parametri > VISTA: Gestione HR> Aree per unità organizzative

Per creare le aree usa la funzionalità Aree per unità organizzative tramite i pulsanti Gestisci-Crea e concludi la procedura con il tasto Salva.

2. Associare le aree alle unità organizzative

Menu: VISTA > Gestione > Unità organizzativa

Segui i passaggi relativi alle funzionalità inserite in Modificare dati statici e tabellari delle unità organizzative.

Con il pulsante Nuovo puoi associare le Aree precedentemente configurate specificando la validità (con la data inizio e fine) e scegliendo se far ereditare la stessa area anche a tutte le unità figlie di quella che si sta variando con il flag Applica a tutte le entità figlie.

Associare le posizioni lavorative alle unità organizzative

Associare le posizioni lavorative alle unità organizzative permette di effettuare un confronto tra le posizioni attese in una certa unità organizzativa e quelle effettivamente ricoperte sia come conteggio sulle posizioni che come budget preventivato.

Per fare questo puoi seguire i passaggi relativi alle funzionalità inserite in Modificare dati statici e tabellari delle unità organizzative.

Nella scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali ( con VISTA attivo) puoi aggiungere nuove posizioni precedentemente configurate (vedi Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali) con il tasto Nuovo assegnando date di validità, numeri minimi e massimi di posizioni richieste, il budget singolo o complessivo sulle posizioni, la valuta e il tipo di costo (RAL, RAG e CLA)

Per presidiare la situazione dell'organico e assegnare un budget alle posizioni puoi fare riferimento a vedi Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali al paragrafo Presidiare le posizioni e assegnare un budget.

Creare una nuova alberatura di unità organizzativa

Puoi configurare l'alberatura delle unità con la funzionalità Legende soggetto con Gestisci - Crea compila i campi della scheda Dati di base avendo cura di indicare:

·        Tipologia di campo: Query Specifica

·        Query: Unità Organizzative (diverse da quella principale)

·        nella scheda Impostazioni Avanzate inserisci il flag su Mostra nella scheda del ruolo Collaboratore:

·        seleziona l'opzione Albero Organizzativo nell'omonimo tab:

·        clicca su Salva per concludere la procedura.

Creare una fotografia della situazione corrente dell'organigramma

Lo snapshot ti permette di creare una fotografia non modificabile dell'organigramma includendo la struttura delle unità organizzative, i collaboratori, i responsabili e le aree al momento in cui viene eseguita la procedura.

Lo snapshot riguarda solamente l'alberatura selezionata, nella giornata in corso (non viene quindi considerata la data in interfaccia) ed è giornaliero, per cui non può esistere più di uno snapshot per giorno; eventuali snapshot già presenti sulla giornata odierna verranno sovrascritti e sostituiti con quello aggiornato.

Per creare un'istantanea della situazione dell'organigramma aziendale usa la funzionalità Unità Organizzativa - Modifica - Crea Snapshot.

 Puoi eseguire lo snapshot solo con VISTA attivo.

Confrontare la situazione delle unità organizzative

1.     Per avviare un confronto sulla situazione delle unità organizzative puoi utilizzare la funzionalità Unità Organizzative scegliendo Organigramma - Confronta unità organizzative.
 Puoi svolgere la procedura con VISTA attivo.

2.     Imposta i filtri nella testata della maschera:

·        la Modalità ti permette di vedere le modifiche sotto il profilo dell'Unità Organizzativa (creazioni, modifiche, disabilitazioni UO ecc) o del Responsabile A (Inserimento, modifica di responsabile principale, ecc.) ed è comune alle due alberature prese in considerazione nel confronto

·        nelle due Alberature di confronto (Alberatura 1 e 2) hai la possibilità di scegliere tra l'alberatura corrente e valida in quel momento (Corrente), l'alberatura da Snapshot (Da Snapshot; per la creazione dello snapshot vedi il paragrafo Creare una fotografia della situazione corrente dell'organigramma) e l'alberatura da Storico (Da Storico) ovvero quella storicizzata

·        se in uno dei due campi dell'alberatura hai indicato Da Storico o Da Snapshot puoi valorizzare con la data a cui vuoi riferirti (Storico 1 o 2 da confrontare)

·        puoi anche decidere se vuoi vedere le modifiche con il filtri Visualizza frecce tra le due alberature come frecce (Al passaggio del mouse) che collegano le due unità organizzative oppure se non vedere le frecce (Mai)

3.     Clicca su Avvia Confronto:

4.     Puoi vedere le modifiche sulle unità organizzative al passaggio del mouse sull'alberatura.
Le unità o i responsabili che non hanno corrispondenza tra le due unità riportano un'evidenziazione rossa:

·        Modalità: Unità Organizzativa:

·        Modalità: Responsabile A:

Menu: IDENTITIES > Gestione > Unità Organizzativa

Per visualizzare l'organigramma aziendale, puoi accedere alla funzionalità Unità Organizzativa e scegliere il pulsante Organigramma.

Nella sottosezione Unità organizzativa puoi scegliere:

·         opzione UO, responsabile e dipendenti: se vuoi vedere l'organigramma completo di nome dell'unità, responsabile e dipendenti

·         opzione UO e responsabile A: se vuoi vedere l'organigramma completo di nome e del solo responsabile dell'unità.

Hai 2 modalità di visualizzazione dell'organigramma:

·         concentra i dipendenti in uno spazio ridotto: vedrai solo una parte dei dipendenti appartenenti all'unità, per visualizzarne la totalità potrai utilizzare la scrollbar laterale che trovi a destra vicino all'elenco

·         espandi la lista di tutti i dipendenti: potrai vedere a schermo tutti i dipendenti di ciascuna unità senza la necessità di scorrimento tramite scrollbar

Per ogni dipendente potrai visualizzare dei dati anagrafici:

·         anzianità aziendale, calcolata in base alla data di assunzione del Rapporto di lavoro in essere

·         e-mail aziendale, telefono fisso/cellulare aziendali, popolando le rispettive legende anagrafiche di sistema.

Le Opzioni di vista attivano configurazioni particolari dell'organigramma.

 Approfondisci sulla scheda Personalizzare le impostazioni dell'organigramma.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Puoi assegnare un responsabile ad un'unità autorizzativa tramite Anagrafica nella scheda Ruolo Responsabile.

Scegli dal menu a tendina Albero l'unità organizzativa su cui vuoi operare la modifica e tramite il pulsante Assegna una nuova unità organizzativa come responsabile inizia la procedura di assegnazione dell'unità autorizzativa.

Dalla finestra che si apre compila i campi (es.: la data di validità, il tipo di responsabile A, B, ecc.).

Concludi la procedura con il tasto Continua e l'assegnazione apparirà con la data di validità:

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Puoi assegnare un dipendente ad un'unità autorizzativa tramite Anagrafica nella scheda Ruolo Collaboratore.

Utilizza Avvia la procedura di assegnazione per assegnare l'Unità Autorizzativa al soggetto. Dopo aver inserito la data di decorrenza della modifica puoi inserire l'Unità Autorizzativa e concludere la procedura con Salva.

Il dipendente può appartenere a una sola Unità autorizzativa nello stesso periodo.

Menu: IDENTITIES > Configurazioni e parametri > Legende Soggetto

Per assegnare massivamente un'unità organizzativa si può utilizzare la funzionalità Legende Soggetto. È sufficiente selezionare il campo Unità autorizzativa e procedere con l'assegnazione collettiva ai dipendenti selezionati con Gestisci-Assegnazione valore ai soggetti.

Scegli l'unità autorizzativa che vuoi assegnare, la data di assegnazione e l'elenco dei dipendenti a cui vuoi assegnarla tramite il Filtro Dipendenti. Concludi la procedura con il bottone <Applica>.

Menu: VISTA > VISTA: Configurazione e parametri > Opzioni di VISTA

Per agevolarti nelle attività per la personalizzazione delle posizioni lavorative puoi definire una serie di parametri preliminari.

Accedi alla funzionalità Opzioni Vista e clicca su Modifica.

Di seguito i parametri:

Preferire posizioni lavorative e ruoli aziendali rispetto alla mansione

Se attivi Preferisci l'utilizzo delle Posizioni lavorative e ruoli aziendali piuttosto che della mansione, nelle funzioni che lo prevedono viene mostrata la posizione lavorativa al posto della mansione. Questa impostazione si applica, per esempio, nelle funzionalità Ricerca competenze su soggetti e nelle ricerche delle posizioni lavorative sui soggetti.

 La mansione è una legenda anagrafica che viene mantenuta come storico, ma è stata sostituita dalla posizione lavorativa.

Mostrare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali nella Timeline

Se attivi Mostra le posizioni lavorative e ruoli aziendali sulla timeline, nella Timeline puoi vedere le posizioni lavorative associate al soggetto. Questo flag è applicato in tutti i contesti previsti, questo vuol dire che è visibile a amministratore, dipendente e responsabile e non può essere filtrata per utilizzatore.

Scegliere quali tipologie di assegnazione mostrare accanto al nominativo del soggetto

Con Tipologie di assegnazioni da mostrare a corredo del nominativo dei soggetti scegli quali posizioni lavorative mostrare accanto al nominativo del soggetto nelle funzioni in cui questa informazione è usata come dettaglio.

Puoi selezionare le tipologie di assegnazione Effettiva, Temporanea, Proposta di cambio, Prospettiva di cambio, In prova e Archiviata.

Se non imposti alcun valore in Tipologie di assegnazioni da mostrare a corredo del nominativo dei soggetti:

·         per i dipendenti e per gli utenti che accedono a funzioni come Il mio profilo, pianificazione ferie e ricerca competenze vengono mostrate solo le posizioni lavorative con assegnazione Effettiva, Temporanea o In prova.

·         per le funzionalità Anagrafica e Anagrafica dei miei collaboratori, invece, restano sempre visibili tutte le posizioni lavorative, indipendentemente dalla tipologia di assegnazione.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazione e Parametri > Vista: Gestione HR > Categorie di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali - Classi di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali

Le categorie e le classi sono raggruppamenti con cui cataloghi posizioni lavorative e ruoli aziendali, per ritrovarli e filtrarli con facilità.

La classe è più di alto livello, mentre la categoria rappresenta l'insieme più di basso livello delle posizioni lavorative/ruoli aziendali e delle competenze, che è l'area tematica che accumuna tutti gli elementi compresi al suo interno.

La classe della posizione organizza anche i contatti pubblici nella Rubrica.

La classe è di più di alto livello rispetto alla categoria e tra loro si relazionano in maniera non gerarchica, ma parallela, ovvero una categoria può essere in relazione a classi diverse.

Per esempi di configurazione di classi e categoria, puoi fare riferimento a Creare Classi e Categorie per le competenze e le posizioni lavorative.

Creare categorie e classi

Con le funzionalità Classe di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali e Categoria di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali crei i raggruppamenti che poi assegni a posizioni e ruoli.

1.      Fai clic su Gestisci e seleziona Crea.

2.      Compila i campi di interesse.

3.      Puoi indicare se vuoi utilizzarle solo nelle posizioni lavorative, solo nelle competenze o in entrambe utilizzando gli appositi flag.

4.      Salva

Assegnare categoria e classe alla competenza e alla posizione lavorativa

Assegna poi la categoria e la classe nelle funzionalità Competenza o Posizione lavorativa e ruoli aziendali, andandole a valorizzare in fase di creazione dei nuovi elementi nei rispettivi campi Categoria e Classe.

Esportare i soggetti a cui è assegnata una classe o categoria

Con le funzionalità Classe di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali e Categoria di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali puoi esportare i soggetti a cui è assegnata una posizione lavorativa a cui è assegnata una specifica classe o categoria.

Fai clic su Gestisci e seleziona Export Soggetti per avere un excel completo di tutte le assegnazioni.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > VISTA: Gestione HR > Posizioni lavorative e ruoli aziendali

Ogni posizione raccoglie i controlli sui requisiti, la mappa retributiva, i percorsi di carriera e le competenze richieste. Un soggetto può ricoprire più posizioni contemporaneamente, anche senza un rapporto di lavoro attivo.

Creare la posizione lavorativa

Puoi creare una posizione/un ruolo tramite la funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali con il tab Gestisci-Crea e valorizza i campi di interesse.

Collega la classe e la categoria di appartenenza (vedi Configurare le categorie e le classi di posizioni e ruoli) e associa un eventuale job grade per fissarne il livello (vedi Configurare i job grade).

Nella maschera di creazione della posizione lavorativa potrai trovare:

·         Una posizione è default configurata come di line, cioè direttamente coinvolta nel servizio principale dell'organizzazione.

Se vuoi identificarla come posizione di staff/supporto, cioè una posizione che non svolge un servizio principale, ma è di ausilio nello svolgimento devi usare il flag Staff/Funzione di supporto

 Le posizioni di Staff non possono avere posizioni figlie.

·         La Modalità di assegnazione: una posizione lavorativa può essere assegnata secondo tre diverse modalità, in base al livello a cui deve essere riferita:

o   Generale: la posizione non è collegata a una specifica azienda o sede. È quindi applicabile in modo generale.

o   Azienda: la posizione è collegata a una specifica azienda del gruppo. Il riferimento all'azienda indica quindi l'ambito organizzativo in cui la posizione è prevista, che non necessariamente coincide con l'azienda presso cui il soggetto è stato assunto.

o   Sede aziendale: la posizione è collegata a una specifica sede. Anche in questo caso, la sede indicata non deve necessariamente coincidere con la sede di assunzione o di appartenenza del soggetto.

La posizione può inoltre essere assegnata a tutti i soggetti anche senza un rapporto di lavoro.

La modalità da utilizzare in via preferenziale è quella Generale, mentre si consiglia l'utilizzo di Azienda e Sede aziendale per la gestione delle figure legate alla sicurezza sul lavoro.

  Non puoi modificare la modalità di assegnazione dopo aver creato la posizione.

·         Posizioni lavorative singole/multiple: per abilitare in uno stesso periodo l'assegnazione della posizione a più soggetti usa il flag Permetti l'assegnazione a più soggetti contemporaneamente.

 L'assegnazione contemporanea a più soggetti dipende dal campo Modalità di assegnazione.

Se, nello stesso periodo, per una posizione lavorativa il flag che consente l'assegnazione a più soggetti non è attivo, vale questa regola:

·         con la modalità Generica, solo un dipendente dell'intera anagrafica può avere configurata quella posizione lavorativa

·         con la modalità Azienda, solo un dipendente per ogni azienda può avere configurata quella posizione lavorativa

·         con la modalità Sede aziendale, solo un dipendente per ogni sede aziendale può avere configurata quella posizione lavorativa.

·         Assegnazione obbligatoria vincoli la posizione ad essere assegnata almeno una volta: il programma verifica su aziende e sedi che la posizione risulti coperta e segnala l'assenza con un alert.

 Rendi contatti pubblici (con VISTA-Sicurezza): puoi rendere pubblici i contatti delle persone che ricoprono una specifica posizione, ad esempio gli addetti al primo soccorso o all'antincendio. I loro recapiti diventano visibili a tutti i dipendenti nella Rubrica, raggruppati per classe della posizione.

Descrivere i compiti del ruolo

Per descrivere in modo dettagliato compiti e attività previste per la posizione puoi usare la scheda Spiegazione estesa della funzionalità Posizioni lavorative o ruoli aziendali.

La spiegazione estesa coincide con la Job Description della posizione e deve contenere l'obiettivo del ruolo, le responsabilità e la visione strategica.

Definire i controlli di congruenza

Puoi inserire i controlli di congruenza direttamente all'interno della funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali facendo una selezione tra quelli disponibili.

Se non inserisci nessun elemento non ci saranno vincoli, se metterai anche solo un elemento questo costituisce elemento di controllo cioè andrà a controllare se l'elemento indicato è mancante o non più valido.

I controlli seguono una logica booleana:

·         AND: gli elementi devono essere validi tutti contemporaneamente (tutti i controlli)

·         OR: è sufficiente che un solo elemento, tra quelli alternativi afferenti ad uno stesso gruppo, sia valido.

Tutti gli elementi che costituiscono controlli di congruenza (es. asset, corsi formativi ecc) sono legati da un'ottica AND sia interna agli elementi di uno stesso gruppo sia tra elementi di gruppi diversi.

Per i titoli di studio puoi decidere per un'ottica OR per cui è sufficiente che ci sia solo uno dei titoli indicati (o il Titolo di scuola superiore o il diploma professionalizzante) oppure AND che significa che tutti i titoli dovranno essere presenti in contemporanea.

Per un dettaglio sul funzionamento dei singoli controlli vedi Controlli di congruenza.

Assegnare la posizione ai soggetti

Dopo aver salvato la posizione avrai la possibilità di assegnarla ai dipendenti.

Puoi assegnare, modificare o eliminare la posizione delle risorse.

Hai 3 possibilità di assegnazione:

a.      Assegnazione singola posizione a un soggetto dalla funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali

b.      Assegnazione singola posizione a un soggetto da anagrafiche

c.       Assegnazione di tutte le posizioni che appartengono a categoria/classe di posizioni a un soggetto da anagrafiche.

a. Assegnazione singola posizione a un soggetto dalla funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali

1.      Seleziona la posizione che vuoi assegnare e utilizza Gestisci – Modifica.

2.      Aggiungi un'assegnazione utilizzando il tab Assegnazioni ai soggetti tramite Nuovo.

3.      Valorizza la maschera

4.      Imposta le date di inizio e fine dell'assegnazione e il/i nominativo del dipendente.

5.      Scegli il tipo di assegnazione sulla base del tipo di esigenza:

·         Usa Effettiva se l'assegnazione è attiva e confermata, la persona occupa attualmente quella posizione lavorativa in modo valido ai fini operativi e organizzativi.

·         Usa Temporanea se l'assegnazione valida per un periodo limitato, ad esempio per una delega. La persona ricopre la posizione solo fino a una certa data o fino al termine di una condizione prevista.

·         Usa Proposta di cambio se la variazione di assegnazione non è ancora approvata o non ancora applicata. Indica che è stata formulata una proposta per spostare la persona a un'altra posizione lavorativa.

·         Usa Prospettiva di cambio se l'ipotesi di futura variazione non è ancora formalizzata come proposta. Serve per segnalare un possibile cambio previsto o atteso, ma ancora in fase preliminare.

·         Usa In prova se l'assegnazione è attiva ma soggetta a verifica. La persona ricopre la posizione in un periodo di prova, al termine del quale l'assegnazione può essere confermata o modificata.

·         Usa Archiviata se l'assegnazione non è più attiva e conservata solo a fini di consultazione storica. Non produce effetti operativi correnti.

6.      Indica la quota o il peso del ruolo, quando la persona ricopre più posizioni, per pesarne le attività principali.

 La somma delle singole quote va a indicare la presenza della risorsa sul ruolo: non è obbligatorio che la somma sia il 100% e non esiste un controllo su base percentuale. La scelta implementativa segue le tue esigenze e la gestione percentuale è solo una delle possibilità.

7.      Collega l'azienda e la sede, quando previste dalla configurazione della posizione.

b. Assegnazione singola posizione a un soggetto da anagrafiche

Per l'assegnazione sul singolo soggetto puoi usare la funzionalità Anagrafica con la voce di menu Posizioni lavorative e ruoli aziendali.

1.      Per aggiungere una nuova posizione lavorativa o ruolo scegli Nuova posizione lavorativa o ruolo aziendale.

2.      Imposta la posizione e le date di inizio e fine dell'assegnazione.

3.      Scegli il tipo di assegnazione: effettiva, temporanea, proposta di cambio, prospettiva di cambio, in prova o archiviata (vedi Assegnazione singola posizione a un soggetto dalla funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali per dettagli sui tipi).

4.      Indica la quota o il peso del ruolo, quando la persona ne ricopre più di uno, per pesarne le attività principali.

5.      Collega l'azienda e la sede, quando previste dalla configurazione della posizione.

6.      Con il flag su Aggiungi Competenze potrai aggiungere automaticamente le competenze alla risorsa assegnate alla posizione

 Rimuovere in seguito la posizione non rimuove le competenze già collegate che restano sul soggetto.

7.      Salva l'assegnazione.

 Solo per questa tipologia di assegnazione puoi visualizzare i controlli di congruenza in fase di assegnazione di una nuova posizione.

Il controllo si attiva valorizzando i campi posizione e data di inizio e ti fornisce l'elenco in anteprima dei requisiti già rispettati (in verde), quelli non presenti (in rosso), quelli in scadenza (in arancione).

c. Assegnazione di tutte le posizioni che appartengono a categoria/classe di posizioni a un soggetto da anagrafiche

Per l'assegnazione sul singolo soggetto puoi usare la funzionalità Anagrafica con la voce di menu Posizioni lavorative e ruoli aziendali

Per assegnare massivamente al soggetto tutte le posizioni lavorative che appartengono alla categoria/classe selezionata scegli Nuova posizione lavorativa o ruolo aziendale.

e valorizza la categoria o la classe di posizioni lavorative:

 I dati che inserirai saranno riportati su ogni singola posizione lavorativa appartenente alla classe/categoria.

Segui poi i passaggi previsti per Assegnazione singola posizione a un soggetto da anagrafiche

Consultare alert e rischi sulle posizioni di lavoro

Nella scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali della funzionalità Anagrafica vedi, per ogni posizione, gli eventuali alert.

Fai clic sul numero evidenziato delle posizioni per identificare l'alert delle problematiche.

Esportare le assegnazioni ai soggetti

Puoi esportare le assegnazioni in formato Excel. Per farlo dal menu della funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali scegli Gestisci e seleziona:

·         Export soggetti per avere l'elenco dei soggetti a cui è assegnata la posizione selezionata

·         Export per tutti i soggetti per un'esportazione complessiva che genera in un'unica operazione un file con tutti i soggetti assegnatari di tutte le posizioni lavorative configurate sul tuo impianto.

Presidiare le posizioni e assegnare un budget

Puoi controllare le posizioni previste per una struttura e assegnare un budget per RAL (Reddito Annuo Lordo), RAG (Reddito Annuo Globale) o CLA (Costo Lordo Aziendale).

Puoi utilizzare tre funzionalità: Aziende, Unità organizzativa e Legenda Sede: Documenti, scadenze e altri dati, nella scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali.

La testata riepiloga posizioni richieste e vacanti, posizioni obbligatorie mancanti e budget allocato suddiviso per RAL, RAG e CLA.

Gli stati possono essere:

·         In difetto: il numero di posizioni coperte è minore di quello previsto.

·         In eccesso: il numero di posizioni coperte è maggiore di quello previsto.

·         Coerente: il numero di posizioni coperte è in linea con il previsto.

·         Scoperta: nessun soggetto ha quella posizione assegnata.

·         Storico non valido: lo storico della posizione non è valido a oggi.

Un'icona vicino alla singola posizione segnala se la copertura è coerente (icona verde), in difetto (freccia arancione verso il basso), in eccesso (freccia arancione verso l'alto), completamente scoperta (icona rossa) o posizione non più valida (3 puntini) rispetto al previsto.

Con il tasto Approfondisci vedi un riepilogo delle posizioni obbligatorie mancanti, vacanti e presenti.

Puoi effettuare un controllo massivo anche dalla funzionalità Problematiche e raccomandazioni.

 L'associazione a Sede e Azienda è fondamentale per la sicurezza, ma puoi utilizzarla anche in altri contesti secondo le tue esigenze.

Menu: VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Alberature delle posizioni lavorative e ruoli aziendali

Con le alberature costruisci la struttura gerarchica delle posizioni. Utilizzi le posizioni lavorative e ruoli aziendali che hai configurato per rappresentare graficamente la gerarchia dei ruoli e dei soggetti che li ricoprono.

 Gli organigrammi sono solo figurativi e non rientrano nella configurazione del workflow.

Costruire l'alberatura

Puoi costruire una struttura combinando le posizioni disponibili tramite la funzionalità Alberature delle posizioni lavorative e ruoli aziendali

1.      Fai clic su Gestisci, seleziona Crea e valorizza i campi richiesti

2.      Se attivi Abilita l'integrazione con le configurazioni su Azienda e Sede, nel diagramma hai la possibilità di filtrare sede o azienda in modo da mostrare solo le posizioni lavorative presenti nell'alberatura e configurate anche in Aziende e Sedi con validità attiva alla data odierna (vedi Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali al paragrafo Presidiare le posizioni e assegnare un budget).

3.      Nella colonna Posizioni lavorative disponibili individua le posizioni da inserire.

4.      Le posizioni sono nella colonna Alberatura e puoi:

a.      inserirle facendo un doppio clic per costruire l'albero

b.      rimuoverle cliccando sulla X vicino alla posizione aggiunta in precedenza

c.       utilizzare il Drag&Drop per riorganizzare la gerarchia delle posizioni lavorative.

 Le posizioni di Staff non possono avere posizioni figlie nell'alberatura (vedi Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali al paragrafo Creare la posizione lavorativa).

5.      Concludi la procedura con il tasto Salva.

 Se vuoi replicare una certa alberatura costruita in precedenza puoi usare il pulsante Gestisci - Duplica.

In questo modo hai una copia dell'alberatura comprensiva di tutte le posizioni al suo interno

Visualizzare l'organigramma

Dopo il salvataggio, seleziona Organigramma dal menu Gestisci per vedere la struttura con tutti i soggetti assegnati alle posizioni e la sede o l'azienda in cui sono inseriti.

 Se le posizioni hanno i contatti pubblici, vedi anche e-mail, cellulare e telefono di ogni persona.

Puoi filtrare i soggetti per azienda o per sede con il campo Filtra per azienda o sede.

Filtrando l'organigramma su una sede specifica, oltre ai soggetti assegnati a quella sede vedi anche i dipendenti dell'azienda a cui la sede appartiene, per la stessa posizione lavorativa.

 L'alberatura delle posizioni lavorative nasce per la sicurezza, ma puoi utilizzarla anche in altri contesti secondo le tue esigenze.

Menu: IDENTITIES+VISTA > VISTA: Configurazioni e parametri > Job Grade

Il job grade definisce il livello di un ruolo nella struttura aziendale. Uniforma retribuzione, benefit, responsabilità tra ruoli equivalenti e eterogenei, favorendo equità interna e mobilità professionale. Puoi collegarlo alle posizioni lavorative.

Creare il job grade e ordinarlo per livello

Crea il grado con la funzionalità Job grade e definisci la sua posizione nella scala aziendale.

1.      Fai clic su Gestisci e seleziona Crea.

2.      Compila il livello sequenziale per ordinare i gradi lungo la scala (es.: 1 per i grade Entry, 2 per i Middle, 3 per i Senior ecc).

Descrivere il job grade

Puoi chiarire cosa distingue un livello dall'altro valorizzando la scheda Spiegazione estesa della funzionalità Job grade: descrivi attività, competenze e caratteristiche del job grade.

Impostare la mappa retributiva

Puoi storicizzare i valori economici del job grade, per statistiche incrociate sui costi di mercato nella scheda Mappa retributiva e benchmark della funzionalità Job grade. Imposta RAL (Reddito Annuo Lordo), RAG (Reddito Annuo Globale) o CLA (Costo Lordo Aziendale) (con valore effettivo, minimo e massimo), la valuta, la nazione e la fonte dei dati.

Collegare il job grade alle posizioni

Per collegare il livello della posizione lavorativa, usa la funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali e seleziona il job grade valorizzando l'omonimo campo.

Menu: VISTA: Configurazioni e parametri > Percorsi di carriera su posizioni lavorative

Il percorso di carriera descrive l'evoluzione di una risorsa attraverso una sequenza di posizioni lavorative. Rende visibili le opportunità di crescita, facilita la pianificazione della successione e supporta una gestione equa e trasparente del personale.

Creare il percorso e comporne le tappe

Per creare il percorso usa la funzionalità Percorsi di carriera su posizioni lavorative e aggiungi le posizioni che lo compongono secondo l'ordine desiderato.

 Le posizioni aggiunte devono essere precedentemente configurate (vedi Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali)

1.      Fai clic su Gestisci e seleziona Crea.

2.      Scegli il tipo di percorso:

a.      verticale, con ruoli e responsabilità crescenti nella stessa area, tramite il flag Percorso di carriera verticale

b.      orizzontale, con transizione verso un'altra area senza salire di livello senza l'inserimento del flag Percorso di carriera verticale

3.      Fai clic su Nuovo per caricare le posizioni del percorso

4.      Per ogni posizione lavorativa indica il tempo di permanenza previsto per quella tappa (minimo e massimo)

  La categoria e il job grade sono ereditati dalla posizione.

5.      Fai clic su Aggiungi per inserire la tappa nell'elenco, e ripeti per le tappe successive.

6.      Salva il percorso.

Identificare a quali percorsi di carriera appartiene una posizione

Menu: VISTA: Configurazioni e parametri > Posizioni lavorative e ruoli aziendali

Per consultare il percorso di una posizione puoi accedere alla funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali e aprire la posizione lavorativa andando alla scheda Percorsi di carriera: vedi il percorso di cui la posizione fa parte, con evidenziata quella corrente.

 La scheda è visibile solo quando la posizione è in visualizzazione e non è in creazione o modifica.

Consultare il percorso di una persona

Per consultare il percorso di una persona, puoi andare nella scheda delle posizioni lavorative e ruoli aziendali della funzionalità Anagrafica.

Nella colonna Percorso di carriera puoi visualizzare i percorsi a cui è collegata la posizione: il numero indica in quanti percorsi di carriera è inserita la specifica posizione

Fai clic sul numero per aprire la sequenza, con la posizione corrente, le precedenti e le possibili successive. Per ogni tappa trovi dei tab che potrai aprire con:

·         la descrizione della posizione e del job grade

·         la mappa retributiva

·         gli altri dipendenti sullo stesso ruolo

·         gli alert che individuano le mancanze rispetto ai controlli di congruenza e il superamento del tempo di permanenza previsto.

 Se la stessa posizione è stata ricoperta più volte in periodi non continuativi, accanto al periodo di permanenza trovi il simbolo <> a segnalare la discontinuità; il tempo di permanenza calcolato considera tutte le occorrenze della posizione nel tempo, non solo l'ultima.

Menu: VISTA > Vista: Gestione > Vista: Gestione HR > Ricerca posizioni lavorative e ruoli aziendali su soggetti

Menu: MY PEOPLELINK > VISTA > Ricerca posizioni lavorative e ruoli aziendali su soggetti

Con la funzionalità Ricerca posizioni lavorative e ruoli aziendali su soggetti verifichi chi ricopre un ruolo e monitori i rischi e gli alert collegati. La usi per presidiare la copertura dei ruoli e la conformità dei requisiti. È disponibile per amministratori e responsabili.

Impostare la ricerca

1.      Cerca per Posizione lavorativa e per Data di riferimento.

2.      Con il campo Opzioni operative puoi selezionare Nascondi le posizioni non assegnate lavorative a nessuno per nascondere dinamicamente le colonne relative alle posizioni che hai selezionato e che non sono assegnate a nessuno.

3.      Clicca su Applica Filtro per avviare la ricerca.

4.      Puoi filtrare per Unità organizzativa, per Tipo assegnazione posizione/ruolo, per Azienda della posizione/ruolo, per Sede della posizione/ruolo e Valore da mostrare.

La visualizzazione cambia a seconda della valorizzazione nel campo Valore da mostrare.

L'output è una tabella che ha nelle prime colonne i dati anagrafici dei dipendenti (Nominativo, Età, Anzianità aziendale) che possiedono almeno una delle posizioni selezionate, mentre le successive colonne riportano le posizioni del filtro.

·         Con posizione o ruolo assegnato vedi la modalità di assegnazione della posizione come indicata in fase di configurazione (Generica/Azienda/Sede) (per la configurazione vedi Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali); se non è assegnata la cella risulta vuota.

·         Con Elenco rischi vedi la modalità di assegnazione della posizione come indicata in fase di configurazione (Generica/Azienda/Sede) e l'elenco dei rischi per quella posizione; se non sono assegnati né la modalità di assegnazione né i rischi la cella risulta vuota.

·         Con Alert sulla posizione o ruolo vedi la modalità di assegnazione della posizione come indicata in fase di configurazione (Generica/Azienda/Sede), una colorazione e eventualmente un numero:

o   Rosso con numero: cliccando sulla casella appaiono le problematiche sul ruolo per quel dipendente

o   Verde: non sono presenti problematiche

o   Grigio: la posizione non ha controlli di congruenza associati

Se non sono assegnati né la modalità di assegnazione né i rischi né i controlli di congruenza la cella risulta vuota.

Con Alert sulla posizione o ruolo in sequenza vedi le stesse informazioni di Alert sulla posizione o ruolo, ma varia la modalità di output perché verranno visualizzate tante righe quante sono le problematiche. Esempio - se una posizione ha 18 problematiche in fase di visualizzazione, la tabella prevede 18 righe in cui sono riportati la posizione e il dipendente associato e in ognuna di esse è riportata una delle problematiche sulla posizione.