La funzionalità "BI: Grafici e tabelle (per singolo soggetto)", permette agli amministratori di creare in modo personalizzato le statistiche necessarie per monitorare l'andamento aziendale, considerando i dati presenti nell'intera suite di Peoplelink utilizzata.

All'apertura della funzionalità BI: Grafici e tabelle (per singolo soggetto), la pagina web si presente con in testata i campi:

·         Codice per scrivere il codice del grafico

·         Descrizione per scrivere la descrizione del grafico

·         Note per aggiungere eventuali note

·         Ordine per indicare il numero riferito all'ordine di visualizzazione della statistica.

Nella parte sottostante sono presenti i seguenti campi configurativi, per la creazione delle tabelle e dei grafici statistici:

·         Tipologia dati dove è possibile selezionare la tipologia di statistica dati. Le tipologie previste sono:

o   Time: Tipologia delle voci dei risultati

o   Time: Codici delle voci dei risultati

o   Expenses: Categoria delle note spese pagate (rif. mese di pagamento)

o   Expenses: Categorie delle note spese (rif. giorno della spesa)

o   Vista: categorie di eventi con importi

o   Task: ore sul timesheet.

·         Modalità di raggruppamento dei dati i tipi di raggruppamento previsti sono:

o   Senza raggruppamento

o   Per giorno della settimana

o   Per mese

o   Per trimestre

o   Per anno

o   In formato calendario (solo per mappa di calore).

·         Unifica campi raggruppati.

 La combinazione "Unifica dati raggruppati" + "Modalità di raggruppamento dei dati: Senza raggruppamento" genera un unico valore. In questo caso, a prescindere dalla configurazione, sarà mostrato solamente il valore calcolato e non sarà mostrato né il grafico né la tabella.

• Tipologia di grafico dove è possibile visualizzare selezionare il tipo di grafico che si desidera utilizzare dalla lista, che prevede grafici a:
• Barre (verticali)
• Barre 100% (verticali)
• Barre (orizzontali)
• Barre 100% (orizzontali)
• Barre adiacenti (orizzontali)
• Torta
• Anello
• Linee
• Dispersione
• Area
• Mappa ad albero
• Radiale
• Mappa di calore.

 In base alla modalità di raggruppamento utilizzata, il sistema suggerisce la tipologia di grafico/i da poter utilizzare.

• Schema di colorazione per selezionare lo schema di colorazione desiderato del grafico
• Legenda del grafico per scegliere quando mostrare o meno la legenda del grafico; le opzioni disponibili sono:
• Nascondi
• Mostra sempre
• Mostra solo se massimizzato
• Rangeslider del grafico per scegliere quando mostrare o meno il rangeslider del grafico, utile per la focalizzazione della parte del grafico selezionata. Le opzioni disponibili sono:
• Nascondi
• Mostra sempre
• Mostra solo se massimizzato.
• Mostra tabelle dati quando selezionato oltre al grafico è possibile visualizzare le relative tabelle
• Nella tabella dati nascondi le righe senza valore quando selezionato gli elementi non valorizzati non vengono mostrati nelle tabelle
• Larghezza per selezionare la dimensione grafico/tabella in anteprima  le opzioni disponibili dalla più piccola alla più grande sono:
• X1
• X2
• X3
• X4.
• Mostra agli amministratori quando selezionato il grafico è visibile agli amministratori
• Mostra ai responsabili quando selezionato il grafico è visibile ai responsabili.

Dettaglio campi disponibili in base alle Tipologia dati selezionata

In base alla tipologia dei dati selezionata, nella maschera si attivano ulteriori campi configurativi utili al tipo di statistica scelta.

Tipologia dati: Time: Tipologia delle voci dei risultati

Si attivano i campi:

·         Tipologia conteggio dati le opzioni disponibili sono:

o   Ore

o   Giorno

o   Ricorrenza unica nel giorno

o   Tutte le ricorrenze.

·         Tipi voci da considerare dove poter selezionare le tipologie di voci di Time da utilizzare

·         Voci da considerare dove poter selezionare le voci di Time da utilizzare

·         Tag su voci da considerare dove poter selezionare i tag configurati sulle oci di Time da utilizzare.

Tipologia dati: Time: Codici voci dei risultati

Si attivano i campi:

·         Tipologia conteggio dati le opzioni disponibili sono:

o   Ore

o   Giorno

o   Ricorrenza unica nel giorno

o   Tutte le ricorrenze.

·         Tipi voci da considerare dove poter selezionare le tipologie di voci di Time da utilizzare

·         Voci da considerare dove poter selezionare le voci di Time da utilizzare

·         Tag su voci da considerare dove poter selezionare i tag configurati sulle voci di Time da utilizzare.

Tipologia dati: Expenses: Categorie delle note spese pagate (riferite al mese di pagamento)

Nessun campo aggiuntivo.

Tipologia dati: Expenses: Categorie delle note spese (riferite al giorno della spesa)

Si attivano i campi:

·         Considera anche le note spese indicate “come da non pagare al dipendente”: quando selezionato, nella statistica vengono considerate anche tutte quelle spese rendicontate, ma non pagate al dipendente.

·         Stati delle spese da considerare: dove è possibile selezionare uno o più stati delle note spese da considerare.

Tipologia dati: Vista: Categorie ed eventi con importi

Si attivano i campi:

·         Tipologia conteggio dati le opzioni disponibili sono:

o   Data di inizio dell'evento interna al periodo

o   Tutti gli eventi validi nel periodo

o   Primo evento valido per soggetto nel periodo

o   Ultimo evento valido per soggetto nel periodo.

·         Categorie ad importi da considerare per selezionare le Categorie di eventi con importo da utilizzare

·         Stati degli eventi da considerare dove è possibile selezionare uno o più stati degli eventi da considerare.

Tipologia dati: Task: ore sul timesheet

Si attiva il campo:

·         Tipologia conteggio dati le opzioni disponibili sono:

o   Per fatturabilità

o   Per cliente

o   Per cliente (codice contabilità)

o   Per commessa

o   Per commessa (codice contabilità)

o   Per commessa (categoria statistica)

o   Per commessa (classe)

o   Per commessa (sotto-classe).

Configurazione di un codice BI: Grafici e tabelle (globale)

La funzionalità "BI: Grafici e tabelle (globale)", permette agli amministratori di creare in modo personalizzato le statistiche necessarie per monitorare l'andamento aziendale, considerando i dati presenti nell'intera suite di Peoplelink utilizzata.

All'apertura della funzionalità BI: Grafici e tabelle (globale), la pagina web si presenta con in testata i campi:

·         Codice per scrivere il codice del grafico

·         Descrizione per scrivere la descrizione del grafico

·         Note per aggiungere eventuali note

·         Ordine indicare il numero riferito all'ordine di visualizzazione della statistica

Nella parte sottostante sono presenti i seguenti campi configurativi, per la creazione delle tabelle e dei grafici statistici:

·         Tipologia dati dove è possibile selezionare la tipologia di statistica. Le tipologie previste sono:

o   Identities: conteggi anagrafici

o   Identities: conteggio assunzioni

o   Identities: conteggio cessazioni

o   Identities: conteggio riassunzioni

o   Time: codici delle voci dei risultati

o   Vista: categorie di eventi con importi.

·         Larghezza per selezionare la dimensione del grafico/tabella in anteprima; le opzioni disponibili dalla più piccola alla più grande sono:

o   X1

o   X2

o   X3

o   X4.

·         Mosta agli amministratori quando selezionato il grafico è visibile agli amministratori

·         Mostra ai responsabili quando visualizzato il campo è visibile ai responsabili.

La pagina della funzionalità si suddivide, poi, nelle sezioni:

·         Raggruppamento dati

·         Suddivisione dati

·         Grafico

·         Tabella.

Raggruppamento dati

Il raggruppamento dei dati indica, in base alla tipologia del grafico scelta, il valore dell'asse X o Y.

 Un grafico a barre con un raggruppamento per centro di costo, significa che ogni colonna corrisponderà ad un centro di costo.

I campi a disposizione sono:

·         Modalità di raggruppamento dei dati Le modalità di raggruppamento previste sono:

o   Senza raggruppamento

o   Legenda anagrafica tabellare

o   Età esatta

o   Fasce di età

o   Generazioni

o   Unità organizzativa

o   Azienda.

Per le modalità di raggruppamento "Legenda anagrafica tabellare", "Unità organizzativa" e "Azienda" sono previsti ulteriori campi per consentire l'utilizzo di un filtro, nel dettaglio:

Legenda anagrafica tabellare

Campi previsti:

• Legenda anagrafica per il raggruppamento dei dati per consentire la selezione della legenda soggetto / dipendente dall'elenco
• Modalita di applicazione del filtro le modalità previste sono:
• Includi solo verranno presi in considerazione solo i codici selezionati
• Escludi verranno esclusi solo i codici selezionati
• Considera come Altro (---) i codici selezionati verranno come quelli senza valore - Altro (---).
• Filtro sui codici del raggruppamento per consentire la selezione di uno o più codici dalla lista disponibile (Lista valori)[

 Campo vuoto = Nessun filtro applicato. Con la modalità di applicazione del filtro includi, è possibile usare il codice "---" per indicare il valore "Altro - Non assegnato".

Unità organizzativa e Azienda

Campi previsti:

·         Modalità di applicazione del filtro: le modalità previste sono:

o   Includi solo: verranno presi in considerazione solo i codici selezionati

o   Escludi: verranno esclusi solo i codici selezionati

o   Considera come Altro (---): i codici selezionati verranno considerati come quelli senza valore - Altro (---).

·         Filtro sui codici del ragruppamento: per consentire la selezione di uno o più codici dalla lista disponibile (Lista valori)

 Campo vuoto = Nessun filtro applicato. Con la modalità di applicazione del filtro includi, è possibile uasere il codice "---" per indicare il valore "Altro - Non assegnato"

Suddivisione dati

La Suddivisione dati indica, in base alla tipologia del grafico scelta, il valore "Trace".

 Un grafico a barre con una suddivisione per azienda, significa che ogni colonna (con raggruppamento) sarà suddivisa in più sezioni, ognuna della quali corrisponderà ad una azienda e la cui somma sarà il valore totale del raggruppamento.

Modalità di suddivisione dei dati Le modalità di suddivisione previste sono:

·         Senza suddivisione

·         Legenda anagrafica tabellare

·         Età esatta

·         Generazioni

·         Unità organizzativa

·         Azienda.

Per le modalità di suddivisione dei dati "Legenda anagrafica tabellare", "Unità organizzativa" e "Azienda" sono previsti ulteriori campi per consentire l'utilizzo di un filtro, nel dettaglio:

Legenda anagrafica tabellare

Campi previsti:

·         Legenda anagrafica per la suddivisione dei dati: per consentire la selezione della legenda soggetto / dipendente dall'elenco

·         Modalita di applicazione del filtro: le modalità previste sono:

o   Includi solo: verranno presi in considerazione solo i codici selezionati

o   Escludi: verranno esclusi solo i codici selezionati

o   Considera come Altro (---) : i codici selezionati verranno considerati come quelli senza valore - Altro (---).

·         Filtro sui codici della suddivisione: per consentire la selezione di uno o più codici dalla lista disponibile (Lista valori).

 Campo vuoto = Nessun filtro applicato. Con la modalità di applicazione del filtro includi, è possibile usare il codice "---" per indicare il valore "Altro - Non assegnato".

Unità organizzativa e Azienda

Campi previsti:

• Modalita di applicazione del filtro le modalità previste sono:
• Includi solo verranno presi in considerazione solo i codici selezionati
• Escludi verranno esclusi solo i codici selezionati
• Considera come Altro (---) i codici selezionati verranno considerati come quelli senza valore - Altro (---).
• Filtro sui codici della suddivisione per consentire la selezione di uno o più codici dalla lista disponibile (Lista valori).

 Campo vuoto = Nessun filtro applicato. Con la modalità di applicazione del filtro includi, è possibile uasere il codice "---" per indicare il valore "Altro - Non assegnato".

Grafico

·         Tipologia di grafico dove è possibile selezionare il tipo di grafico che si desidera utilizzare dalla lista, che prevede grafici a:

o   Barre (verticali)

o   Barre100% (verticali)

o   Barre adiacenti (verticali)

o   Barre (orizzontali)

o   Barre 100% (orizzontali)

o   Barre adiacenti (orizzontali)

o   Torta

o   Anello

o   Linee

o   Linee con indicatore

o   Dispersione

o   Area

o   Mappa ad albero.

 È disponibile una preview dei tipi di grafici con relativa spiegazione, cliccando sul link Anteprima.

·         Schema di colorazione per selezionare lo schema di colorazione desiderato del grafico; è possibile poter visualizzare l'anteprima della colorazione desiderata.

·         Legenda del grafico per scegliere quando mostrare o meno la legenda del grafico:

o   Nascondi

o   Mostra sempre

o   Mostra solo se massimizzato.

·         Rangeslider del grafico: per scegliere quando mostrare o meno il Rangeslider del grafico, utile per la focalizzazione della parte del grafico selezionata:

o   Nascondi

o   Mostra sempre

o   Mostra solo se massimizzato.

Tabella

·         Mostra tabelle dati: quando selezionato oltre al grafico è possibile visualizzare le relative tabelle

·         Nella tabella dati nascondi le righe senza valore:quando selezionato gli elementi non valorizzati non vengono mostrati nelle tabelle

·         Nella tabella dati, mostra il valore minimo: campo attivo per la tipologia dati "Vista: Categorie di eventi con importi"

·         Nella tabella dati, mostra il valore medio: campo attivo per la tipologia dati "Vista: Categorie di eventi con importi"

·         Nella tabella dati, mostra il valore massimo: campo attivo per la tipologia dati "Vista: Categorie di eventi con importi"

·         Mostra agli amministratori: quando selezionato il grafico è visibile agli amministratori

·         Mostra ai responsabili: quando selezionato il grafico è visibile ai responsabili.

Dettaglio campi disponibili in base alla "Tipologia dati" selezionata

In base alla tipologia dei dati selezionata, nella maschera si attivano ulteriori campi configurativi utili al tipo di statistica scelta.

Tipologia dati: "Identities: Conteggi anagrafici"

Nessun campo aggiuntivo.

Tipologia dati: "Identities: Conteggi assunzioni"

Si attiva il campo:

·         Modalità di recupero dei rapporti di lavoro le opzioni disponibili sono:

o    Considera il primo rapporto di lavoro del soggetto nel periodo

o    Considera l'ultimo rapporto di lavoro del soggetto nel periodo

o    Considera tutti i rapporti di lavoro del soggetto nel periodo.

Tipologia dati: "Identities: Conteggi cessazioni"

Si attiva il campo:

·         Modalità di recupero dei rapporti di lavoro le opzioni disponibili sono:

o    Considera il primo rapporto di lavoro del soggetto nel periodo

o    Considera l'ultimo rapporto di lavoro del soggetto nel periodo

o    Considera tutti i rapporti di lavoro del soggetto nel periodo.

Tipologia dati: "Identities: Conteggi riassunzioni"

Nessun campo aggiuntivo.

Tipologia dati: "Time: Codici voci dei risultati"

Si attivano i campi:

·         Tipologia conteggio dati le opzioni disponibili sono:

o    Ore

o    Giorno

o    Ricorrenza unica nel giorno

o    Tutte le ricorrenze.

·         Tipi voci da considerare dove poter selezionare le tipologie di Voci di Time da utilizzare

·         Voci da considerare dove poter selezionare le Voci di Time da utilizzare

·         Tag su voci da considerare dove poter selezionare i tag configurati sulle Voci di Time da utilizzare.

Tipologia dati: "Vista: Categorie ed eventi con importi"

Si attivano i campi:

·         Tipologia conteggio dati le opzioni disponibili sono:

o    Data di inizio dell'evento interna al periodo

o    Tutti gli eventi validi nel periodo

o    Primo evento valido per soggetto nel periodo

o    Ultimo evento valido per soggetto nel periodo.

·         Categorie ad importi da considerare per selezionare le Categorie di eventi con importo da utilizzare

·         Stati degli eventi da considerare dove è possibile selezionare uno o più stati degli eventi da considerare.

La funzionalità "Dashboard per la Business Intelligence" consente di visualizzare tutti i grafici e tabelle configurate nella funzionalità "BI: Grafici e tabelle (globale)". All'apertura della pagina della Dashboard per la Business Intelligence è possibile selezionare il Periodo da visualizzare tramite l'apposito campo, che prevede le seguenti periodizzazioni:

·         Mese precedente

·         Questo mese

·         Questo trimestre

·         Trimestre precedente

·         Anno precedente

·         Quest'anno

·         Date personalizzate.

In alto a destra, per ciascun grafico, sono presenti, i comandi:

·         Ingrandisci/riduci: per ingrandire e ridurre il grafico durante l'utilizzo

·         Scarica il grafico come immagine: per poter scaricare il grafico in formato .png, con le dimensioni desiderate

·         Massimizza/riduci tabella: per poter ingrandire/ridurre la tabella durante la consultazione.

La scheda "Statistiche e BI" della funzionalità "Anagrafica" di Identities (disponibile solo con il modulo Vista attivo) consente di visualizzare tutti i grafici e tabelle configurate nella funzionalità "BI: Grafici e tabelle (per singolo soggetto)".

La consultazione è possibile selezionando dall'apposito campo il Periodo desiderato.

Le periodizzazioni previste sono:

·         Mese precedente

·         Questo mese

·         Questo trimestre

·         Trimestre precedente

·         Anno precedente

·         Quest'anno

·         Date personalizzate.

In alto a destra, per ciascun grafico, sono presenti, i comandi:

·         Ingrandisci/riduci per ingrandire e ridurre il grafico durante l'utilizzo

·         Scarica il grafico come immagine per poter scaricare il grafico in formato .png, con le dimensioni desiderate

·         Massimizza/riduci tabella per poter ingrandire/ridurre la tabella durante la consultazione.

La funzionalità Categorie di competenze permette di creare dei raggruppamenti per catalogare le competenze.

 Questa funzionalità è parte del modulo Vista

Creazione di un codice di Categorie di competenze

Per creare un nuovo codice di Categorie di competenze, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità Categorie di competenze.

Con i campi compilabili:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare i dati del nuovo codice di Categorie di competenze.

La funzionalità "Classi di competenze" permette di creare dei raggruppamenti ad alto livello per catalogare le competenze.

 Questa funzionalità è parte del modulo Vista.

Creazione di un codice di Classi di competenze

Per creare un nuovo codice di Classi di competenze, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità "Classi di competenze".

Con i campi compilabili:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare i dati del nuovo codice di Classi di competenze.

La funzionalità "Competenze" permette di anagrafare le competenze e le skill da associare successivamente ai dipendenti/collaboratori.

 Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Creazione di un codice di Competenze

Per creare un nuovo codice di Competenze, è necessario cliccare sul pulsante<Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea". Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità "Competenze".

Con i campi compilabili:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note

·         Disattiva: per disattivare l'assegnazione della competenza al soggetto, che in caso di precedente assegnazione resta comunque valida.

·         Categoria: per selezionare dalla lista la categoria di appartenenza, precedentemente configurata nella funzionalità Categorie di competenze.

·         Classe: per selezionare dalla lista la classe di appartenenza, precedentemente configurata nella funzionalità Classi di competenze.

·         Scala di valutazione: dove è possibile selezionare il tipo di scala di valutazione, da adottare, per la competenza che si sta configurando; le tipologie disponibili sono:

o   Numerico (0 - 5)

o   Numerico (0 - 10)

o   Alfabetico (F - A)

o   Livello (Insufficiente - Ottimo)

o   Superato/Non superato.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare i dati del nuovo codice di Competenze.

A salvataggio effettuato, si attiva una scheda per l'eventuale associazione della Competenza appena creata a più Ruoli/Mansioni della legenda anagrafica, dove è possibile anche indicare l'importanza e la valutazione desiderata.

Una volta associati i Ruoli/Mansioni alla competenza cliccare sul pulsante <Salva>, per salvare il codice Competenza aggiornato con i Ruoli/Mansioni associati.

La funzionalità "Schemi per sondaggi e valutazioni" permette di creare dei modelli di Schede per sondaggi e/o valutazione, da poter utilizzare in fase di creazione/assegnazione delle vere e proprie schede di valutazione e/o sondaggi.

 Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Creazione di un codice di Schemi per sondaggi e valutazioni

Per creare un nuovo codice di Schemi per sondaggi e valutazioni, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità Schemi per sondaggi e valutazioni.

Con in testata campi:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note

·         Tipologia: dove è necessario indicare la tipologia dello schema che si sta creando. Le tipologie previste sono:

o   Competenze: per consentire la creazione di uno schema da associare a schede di valutazione e autovalutazione relative alle competenze dei dipendenti

o   Sondaggi: per consentire la creazione di uno schema da associare a schede per sondaggi relativi a determinate domande da porre a Amministratori/Responsabili e Dipendenti

o   Sondaggio anonimo: per consentire la creazione di uno schema da associare a schede per sondaggi relativi a determinate domande da porre ai Dipendenti (solo per auto-valutazione). Le risposte di questi sondaggi risulteranno sempre anonime

o   Misto: per consentire la creazione di uno schema misto comprendente sia le valutazioni delle competenze dei dipendenti sia le domande relative ai sondaggi.

Nella parte sottostante sono presenti le schede:

·         Schema: dove è possibile creare il modello della schema selezionando una o più opzioni disponibili: Le opzioni a disposizione sono:

o   Competenza: da utilizzare per aggiungere una specifica competenza; sono presenti anche delle competenze speciali (Tutte le competenze assegnate al soggetto e Tutte le competenze assegnate al soggetto + Categorie come intestazione) che, al momento della creazione della scheda di valutazione vera e propria, verranno trasformate nell'elenco completo delle singole competenze assegnate al soggetto proprietario della scheda di valutazione

o   Categorie di competenza: da utilizzare per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa Categoria

o   Classe di competenze: da utilizzare per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa Classe

o   Domanda: da utilizzare per aggiungere le domande relative ai sondaggi, precedentemente configurate nella funzionalità "Domande per sondaggi"

o   Separatore: da utilizzare per aggiungere un'intestazione testuale

o   Testo libero: da utilizzare per inserire una domanda con risposta aperta.

In corrispondenza ad ogni dettaglio di tipo separatore o testo libero, è possibile poter selezionare se il dettaglio stesso possa essere visibile al dipendente interessato. Questa opzione non vale per le competenze, dove la selezione è sempre attiva e bloccata.

·         Avanzate: in questa scheda sono presenti i seguenti campi selezionabili

o   Disattivo: impedisce l'utilizzo dello schema.

o   Titolo della scheda di valutazione: per poter scrivere il titolo della scheda di valutazione che si sta creando con lo schema.

 Questo campo è obbligatorio in fase di creazione di schemi di tipo Sondaggi o Misto

o   Descrizione della scheda di valutazione: per poter scrivere una breve descrizione della scheda di valutazione che si sta creando con lo schema

o   Impedisci la modifica in fase di creazione di una nuova scheda di valutazione: per selezionare quando si vuole impedire la modifica dello schema della scheda in fase di creazione/assegnazione schede di valutazione

 Questo campo è obbligatorio per gli schemi di schede di tipo Sondaggi o Misto

o   Pre-seleziona l'abilitazione all'auto-valutazione: quando selezionato abilità il dipendente a compilare la propria scheda di auto-valutazione

o   Pre-seleziona la visualizzazione al dipendente della valutazione del responsabile: quando selezionato abilità il dipendente alla visualizzazione della propria scheda di valutazione, con le valutazioni e le note compilate dal responsabile/amministratore

o   Pre-seleziona l'abilitazione e la visualizzazione ai responsabili: quando selezionato il responsabile potrà compilare la scheda di valutazione; il responsabile/amministratore può sempre visualizzare i dati dell'auto-valutazione del dipendente (se presente).

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare i dati del nuovo codice di Schemi per sondaggi e valutazioni.

Esempio di schema di tipo misto:

La funzionalità "Valutazioni e sondaggi" permette di creare, assegnare, visualizzare e compilare, quando previsto, le schede di valutazione e sondaggi dei dipendenti.  Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Gestione della funzionalità "Valutazioni e sondaggi"

All'apertura della pagina Valutazioni e sondaggi, è possibile poter selezionare i seguenti campi:

·         Periodo Dove è possibile selezionare uno tra i seguenti filtri per la visualizzazione/gestione delle schede di Valutazioni e sondaggi:

o   Tutto il periodo (default che va dal 01/01/1980 al 31/12/2100)

o   Oggi

o   Anno precedente

o   Quest'anno

o   Date personalizzate.

·         Tipologia Per poter filtrare le schede in base alle tipologie previste:

o   Competenze

o   Sondaggi

o   Misto.

Una volta applicato il filtro del periodo è possibile procedere alla selezione dei dipendenti per la creazione/assegnazione, compilazione o eliminazione di una Scheda di valutazione e sondaggi.

Creazione ed assegnazione di una Scheda di valutazione/sondaggi

È possibile procedere all'assegnazione massiva di una scheda di valutazione/sondaggi utilizzando uno dei seguenti pulsanti a disposizione:

• Con filtro dipendenti L'assegnazione della scheda per sondaggi/valutazioni che si andrà a creare contemplerà solo i nominativi selezionati utilizzando il filtro dipendenti (a prescindere da quelli già eventualmente selezionati nella funzionalità)

• Sui soggetti selezionati L'assegnazione considererà solo i soggetti selezionati

Una volta selezionati i dipendenti è possibile procedere alla creazione di una scheda di valutazione / sondaggi, da assegnare ai dipendenti, nei seguenti modi:

·         Creando una scheda da zero (opzione valida solo per le schede di valutazione di tipo "competenze"): in questo caso è possibile creare un modello di scheda di valutazione da zero. Si aprirà la maschera per la creazione del nuovo modello di scheda di valutazione. e si potrà procedere nel modo già indicato nella funzionalità Schemi per sondaggi e valutazioni.

·         Partendo da uno schema (opzione obbligatoria per le schede di tipo "sondaggi" o "misto"): in questo caso è possibile utilizzare un modello di scheda di valutazione e sondaggi già configurato nella funzionalità Schemi per sondaggi e valutazioni.

Creazione di scheda di valutazione da zero

Creando una scheda di valutazione di tipo "competenze" partendo da zero, si apre la maschera Creazione di nuova scheda di valutazione con, in testata, i campi:

·         Tipologia Dove è possibile visualizzare la tipologia della scheda

·         Inizio Dove indicare la data di inizio validità della scheda

·         Fine prevista Per poter inserire una data di fine validità della scheda (facoltativa)

·         Abilita auto-valutazione Per poter abilitare o meno l'autovalutazione della scheda di valutazione al dipendente

·         Mostra al dipendente la valutazione del responsabile Per far visualizzare o meno, al dipendente, i dati della valutazione effettuata dal responsabile / amministratore

·         Abilita e mostra al responsabile Per abilitare o meno il responsabile alla eventuale compilazione e visualizzazione della scheda di valutazione; il responsabile / amministratore può sempre visualizzare i dati dell'auto-valutazione, se presente.

·         Titolo Campo riservato al titolo della scheda

·         Descrizione Campo riservato alla descrizione della scheda.

Nella parte sottostante, nella sezione Schede per sondaggi e valutazioni, sono presenti le seguenti opzioni per la creazione del nuovo modello:

·         Competenza Da utilizzare per aggiungere una specifica competenza; sono presenti anche delle competenze speciali (Tutte le competenze assegnate al soggetto e Tutte le competenze assegnate al soggetto + Categorie come intestazione) che, al momento della creazione della scheda di valutazione vera e propria, verranno trasformate nell’elenco completo delle singole competenze assegnate al soggetto proprietario della scheda di valutazione.

·         Categorie di competenze Da utilizzare per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa Categoria.

·         Classe di competenze Da utilizzare per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa Classe.

·         Separatore Da utilizzare per aggiungere un’intestazione testuale.

·         Testo libero Da utilizzare per inserire una domanda con risposta aperta.

In corrispondenza ad ogni dettaglio di tipo separatore o testo libero, è possibile poter selezionare se il dettaglio stesso possa essere visibile al dipendente interessato. Questa opzione non vale per le competenze, dove la selezione è sempre attiva e bloccata.

Creazione di scheda sondaggi e valutazioni partendo da uno schema

Creando una scheda di valutazione di tipo "competenze", "misto" o "sondaggi" selezionando un modello di schema nel campo Schema per sondaggi e valutazioni. La maschera Creazione di nuova scheda di valutazione si apre con i campi preconfigurati come da modello.

Per gli schemi preconfigurati di tipo sondaggi o misto, non è possibile modificare la configurazione dello schema ad eccezione dei campi "Inizio" e "Fine periodo".

Una volta compilati i campi ed impostato il modello della scheda di valutazione, è possibile procedere all'assegnazione della scheda cliccando sul pulsante <Salva>.

La scheda risulterà assegnata a tutti i dipendenti precedentemente selezionati

In evidenza, per ciascuna scheda i campi:

·         Periodo Dove appare il periodo di riferimento della Scheda di valutazione

·         Responsabile Dove appare il nominativo dell'Amministratore o Responsabile che ha presa in carico la scheda di valutazione

·         Stato di valutazione Dove vengono indicati gli stati possibili della scheda di valutazione

o    Da iniziare Quando la scheda di valutazione non è ancora stata presa in carico

o    Iniziata La scheda di valutazione è stata presa in carico e viene mostrata la percentuale di compilazione della scheda, nonché la data e l'ora UTC

o    Conclusa Quando la scheda di valutazione è stata chiusa da un Amministratore o da un Responsabile che l'aveva presa in carico, nonché la data e l'ora UTC.

·         Stato di auto-valutazione Sono gli stati riservati al dipendente per l'auto-valutazione:

o    Da iniziare Quando non ancora presa in carico

o    Iniziata Quando presa in carico; verranno mostrate le percentuali relative alla compilazione della scheda, nonché la data e l'ora UTC

o    Conclusa Quando il dipendente la chiude, anche in questo caso verranno mostrate data e ora UTC.

Le prime due icone all'inizio di ciascun record di scheda di valutazione, permettono rispettivamente di:

·         aprire / compilare la scheda di valutazione La scheda di valutazione può essere aperta in visualizzazione da chiunque (amministratore o responsabile, quest'ultimo quando abilitato) e compilata solo se è stata presa in carico, dall'amministratore o responsabile stesso che l'ha presa in carico

·         prendere in carico la scheda di valutazione Solo chi prende in carico la scheda di valutazione (amministratore o responsabile, quest'ultimo quando abilitato) ha la possibilità di compilarla.

Eliminazione di una Scheda di valutazione

Le ultime due icone alla fine di ciascun record di scheda di valutazione, permettono rispettivamente di:

·         Eliminare la singola scheda di valutazione

·         Eliminare l'intero gruppo di schede di valutazione, assegnate in precedenza massivamente Quando questa icona non è attiva, vuol dire che la scheda è stata assegnata singolarmente.

Compilazione di una Scheda di valutazione

Una volta presa in carico la Scheda di valutazione, è possibile procedere alla sua compilazione.

L'icona verde spuntata indica che la scheda di valutazione è stata presa in carico e lo stato di valutazione della scheda è cambiato da "Da iniziare" a "Iniziata"

Cliccando sulla prima icona a sinistra "Apri / Compila la scheda", si apre la scheda per la compilazione.

Sulla testata della scheda appaiono i riferimenti a:

·         nome e cognome

·         periodo della valutazione

·         il nominativo di chi l'ha presa in carico

·         l'elenco delle competenze (come da schema di scheda di valutazione precedentemente configurati).

In corrispondenza di ciascuna competenza e possibile visualizzare:

·         una stella blu, che indica la valutazione desiderata per quella competenza, nonché l'importanza attribuita alla stessa

·         i valori, da selezionare, relativi alla scala di valutazione associata

·         un campo dove poter scrivere eventuali note aggiuntive.

Per i sondaggi è possibile compilare la scheda di valutazione anche solo in parte.

Al salvataggio verrà indicata, in corrispondenza dello stato, la percentuale compilata

.

Chiusura di una scheda di valutazione / sondaggi

L'amministratore (sempre) o il responsabile che ha preso in carico la Scheda di valutazione / sondaggi, ha la facoltà di poterla dichiarare "Conclusa" cliccando sulla seconda icona a sinistra del record relativo alla scheda di valutazione.

 Una scheda di valutazione può assumere lo stato di "Conclusa" anche se non compilata in parte o in toto.

 Lo stato "Conclusa" di una scheda di valutazione non pregiudica l'auto-valutazione del diretto interessato, che può essere effettuata in qualsiasi momento.

Visualizzazione di una scheda di valutazione / sondaggi

È possibile visualizzare le valutazioni e sondaggi delle singole schede cliccando sull'apposita icona "Apri / compila la scheda" posta a sinistra della scheda.

Oltre alle valutazioni evidenziate dall'amministratore o dal responsabile, è possibile, quando previsto, poter visualizzare anche le autovalutazioni (contrassegnate da un puntino rosso), nonché le eventuali note associate, effettuate dal dipendente oggetto della valutazione.

La funzionalità "Gruppo di dipendenti" permette di creare uno o più raggruppamenti di dipendenti/risorse, con lo scopo di semplificare la consultazione dei dati presenti in alcune funzionalità.

Per procedere con la creazione di un Gruppo di dipendenti è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci> e successivamente sul pulsante <Crea>:

I parametri che devono essere compilati dall'utente abilitato all'utilizzo di questa funzione sono i seguenti:

·         Codice Consente di indicare la codifica univoca per il gruppo dipendenti che si intende creare

·         Descrizione Consente di indicare la descrizione per il gruppo dipendenti che si intende creare

·         Note Permette l'aggiunta di informazioni utili per identificare facilmente il gruppo dipendenti

·         Gruppo pubblico Opzione che determina se il gruppo di dipendenti è utilizzabile da qualsiasi utente

·         Dipendenti assegnati al gruppo Permette di definire quali sono i dipendenti/risorse inclusi nel gruppo di dipendenti; nel caso in cui il campo non venga compilato, vengono inclusi tutti i dipendenti/risorse dell'impianto.

Al termine della compilazione dei campi, cliccando sul pulsante <Salva>, viene completata la creazione del nuovo Gruppo di dipendenti:

Ecco di seguito un esempio di consultazione semplificata della funzionalità Compilazione timesheet delle mie risorse, attraverso l'utilizzo del Gruppo di dipendenti:

La funzionalità "Anagrafica dei miei collaboratori" consente agli utenti Responsabili di visualizzare i dati relativi ai collaboratori delle Unità autorizzative a cui sono a capo.

All'apertura della funzionalità è possibile selezionare i collaboratori dalla lista proposta, oppure effettuare la ricerca degli stessi tramite gli appositi filtri (ricerca per Unità organizzative o per nome del collaboratore).

La funzionalità è composta dalle schede:

·         Dati anagrafici

·         Timeline

·         Competenze

·         Dati anagrafici.

Dati anagrafici

Nella scheda Dati Anagrafici, il Responsabile ha solo la possibilità di visualizzare:

·         il profilo anagrafico dell’azienda

·         le legende soggetto/dipendente relative al proprio profilo anagrafico dei propri collaboratori, per le quali è stato autorizzato alla visualizzazione.

Timeline

Nella scheda Timeline, il Responsabile ha la possibilità di visualizzare la sequenza temporale relativa agli eventi e/o legende soggetto/dipendente dei propri collaboratori.

La visualizzazione è consentita previa autorizzazione, sulle singole legende/categorie di eventi, da parte dell’amministratore.

Competenze

Nella scheda Competenze, il Responsabile ha la possibilità di visualizzare le competenze associate ai propri collaboratori, più o meno importanti per lo svolgimento delle proprie attività in azienda, ed eventuali valutazioni desiderate ed effettive. In questa scheda il Responsabile ha, inoltre, la possibilità di aggiungere nuove competenze e di modificare la proprietà a quelle già esistenti.

La funzionalità "Sondaggi: Risultati e statistiche", permette di visualizzare le varie risposte dei sondaggi effettuati dagli Amministratori / Responsabili e dai Dipendenti.

 Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Gestione della funzionalità Sondaggi: Risultati e Statistiche

All'apertura della funzionalità Sondaggi: Risultati e Statistiche, è possibile selezionare dall'apposito campo il Sondaggio che si vuole analizzare.

Dopo aver selezionato il Sondaggio, tramite il pulsante <Applica filtro> è possibile raggruppare le risposte dei:

·         Dipendenti

·         Responsabili / Amministratori

·         Tutti

secondo i seguenti raggruppamenti:

·         Non raggruppato

·         Sesso

·         Qualifica

·         Livello

·         Mansione

·         Età

·         Anzianità.

 Quando la domanda prevede una risposta personale, nell'intestazione comparirà il simbolo "(...)", cliccandoci sopra si potranno visualizzare tutte le risposte personali.

Lo stesso comportamento vale per le domande a risposta aperta, configurate direttamente in fase di creazione di un Sondaggio.

 È possibile esportare i risultati dei sondaggi in excel selezionando il pulsante Esporta su Excel.

La funzionalità "Categorie di eventi" permette di configurare una serie di codici relativi agli eventi da assegnare, ai soggetti anagrafati, direttamente dalla scheda Eventi oppure dalle funzionalità Eventi anagrafici create per gli amministratori di People@Identities e i Responsabili di MyPeople@Identities.

 L'utilizzo di tutte le funzionalità relative agli Eventi è consentita solo in caso di modulo "Scheduler" abilitato e, in caso di necessità di gestire eventuali allegati, anche del modulo "Dock Plus"

Creazione di un codice di Categorie di eventi

Per creare un nuovo codice di Categorie di eventi, è necessario cliccare sul pulsante Gestisci, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu Crea. Appare la maschera relativa alla creazione del codice della Categorie di eventi.

Con i campi:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note

·         Tipologia di periodizzazione Le periodizzazioni degli eventi previste sono:

o   Data inizio (o comunque una data unica in cui si è verificato l'evento)

o   Data e ore di inizio

o   Data di inizio e di fine

o   Data e ora di inizio e di fine

·         Raggruppamento in È possibile collegare la categoria di evento ad un codice di Gruppo di categoria di eventi precedentemente configurato nell'apposita funzionalità

·         Tipologia avanzata È possibile, in fase di creazione di un nuovo evento o di modifica, utilizzare dei campi dedicati, differenti per ogni tipologia. I campi saranno fissi e non potranno essere personalizzabili dall'utente se non previo sviluppo. Una volta impostata, la modifica di una Tipologia avanzata non è possibile su di una categoria. Le Tipologie avanzate attualmente previste, con i rispettivi campi, sono:

o   Importo semplice Solo importo, data di riferimento la Data di inizio evento

o   Importo con data di addebito Importo e Data di addebito dedicata

o   Importo ripetitivo Solo importo, periodo di riferimento la Data di inizio e fine evento

o   Titolo di studio Data conseguimento, Voto, Dove è stato conseguito (Istituto, azienda, ente), Tipologia (con tabella dedicata), Categoria (con tabella dedicata)

o   Dati bancari Nome intestatario conto corrente, nome dell'istituto, indirizzo istituto, IBAN, SWIFT

o   Curriculum Nessun dato aggiuntivo

o   Attestato o Certificazione Titolo certificazione, Organizzazione emittente, Voto, ID Credenziale, URL credenziale

o   Premio di produzione Importo iniziale/concordato, Importo

o   Indirizzo Via-civico, Comune, Provincia, CAP, Nazione

o   RAL Importo

o   Costo orario Importo

o   Familiare Tipologia familiare, nominativo, codice fiscale

o   Visita medica Nominativo medico, Esito (idoneo, con limitazioni, con prescrizioni, con limitazioni e prescrizioni, non idoneo), Esito permanente, Presso

o   Netto mensile Importo, mensilità

o   Vestiario e accessori Vestiario, quantità, taglia

·         Colore È possibile assegnare un colore, dall'apposita cartella, alla categoria di evento che si sta configurando

·         Mostra nella timeline anagrafica Quando selezionato è possibile visualizzare l'evento nelle funzionalità ove è prevista la Timeline

·         Testo dell'evento obbligatorio

·         Upload allegato È possibile rendere un allegato:

o   Facoltativo

o   Necessario (caricabile in un secondo momento)

o   Obbligatorio (impedisce il salvataggio)

·         Permetti al dipendente di richiedere una modifica Quando selezionato consente al dipendente di richiedere la modifica di un evento, a lui assegnato, da Il mio profilo

·         Preseleziona la visibilità per il responsabile Quando selezionato, il campo visibile al responsabile, in fase di creazione di un nuovo evento, appare preselezionato

·         Preseleziona la visibilità per il dipendente Quando selezionato, il campo visibile al dipendente, in fase di creazione di un nuovo evento, appare preselezionato

·         Numero di giorni antecedenti che identificano un evento in scadenza o vicino al promemoria Quando non compilato vale l'impostazione configurata nella funzionalità Opzioni eventi

·         Numeri di giorni dopo cui un evento non risulta più scaduto o vicino al promemoria Quando non compilato vale l'impostazione configurata nella funzionalità Opzioni eventi

·         Imposta la scadenza automatica dopo "n° Giorni / Mesi / Anni" rispetto alla Data inizio / Data fine Per impostare l'automatismo della scadenza dell'evento all'atto della compilazione

·         Permetti la modifica della scadenza automatica Quando selezionato permette di modificare la scadenza automatica predefinita

·         Voce paga per Time Per selezionare il codice Voce payroll per consentire, quando previsto, il passaggio a paghe di determinati valori di eventi appartenenti a categorie avanzate

·         File paghe per Time Per selezionare il File di export paghe per consentire, quando previsto, il passaggio a paghe di determinati valori di eventi appartenenti a categorie avanzate.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare il codice di Categoria di eventi.

La funzionalità "Opzioni di Vista" consente di configurare in modo standardizzato alcuni comportamenti del modulo Vista, adattandolo alle esigenze specifiche dell'organizzazione.

Attualmente, le configurazioni previste includono:

·         Organigramma e unità organizzative

·         Eventi anagrafici

·         Eventi anagrafici: Scadenze e Notifiche

·         Asset aziendali: Scadenze e Notifiche

·         Rischi

·         Competenze.

Compilazione della maschera Opzioni Vista

Per procedere alla parametrizzazione della maschera della funzionalità Opzioni Vista, è necessario cliccare sul pulsante <Modifica>.

Analizziamo qui di seguito i campi previsti per le varie sezioni sopra elencante.

Organigramma e unità organizzative

Campi disponibili:

·         Nascondi l'Albero organizzativo di default ne' "Il mio profilo" quando abilitato l'utente non visualizzerà l'organigramma della unità autorizzativa di appartenenza, nella funzionalità Il mio profilo.

·         Alberi organizzativi aggiuntivi da mostrare per intero ne' "Il mio profilo" quando abilitato l'utente non visualizzerà eventuali unita organizzative aggiuntive di appartenenza, nella funzionalità Il mio profilo.

 La selezione di questa opzione, preclude anche l'abilitazione della precedente.

Eventi anagrafici

Il campo:

·         Nell'export degli eventi anagrafici, usa la data di inizio dei singoli eventi come riferimento per recuperare i valori delle legende anagrafiche A seguito della possibilità di poter esportare alcune legende dell'anagrafica, è possibile esportare i relativi valori prendendo come riferimento la data di inizio dei singoli eventi anagrafici, oppure la data odierna (lasciando il campo deselezionato).

Eventi anagrafici: Scadenze e Notifiche

Campi disponibili:

·         Numero di giorni antecedenti che identificano un evento in scadenza o vicino al promemoria per indicare il valore relativo ai giorni per i quali l'evento deve apparire evidenziato, perché prossimo alla scadenza

·         Numero di giorni dopo in cui l'evento non risulta più scaduto o vicino al promemoria per indicare dopo quanti giorni l'evento non deve apparire evidenziato, quando scaduto, perché scaduto da tempo.

 Gli eventi evidenziati appariranno nella scheda Eventi della funzionalità Anagrafica di Identities e nelle funzionalità Eventi anagrafici previste per gli amministratori di Identities ed i responsabili di MyIdentities (il tutto solo quando attivo il Modulo Vista).

Asset aziendali: Scadenze e Notifiche

Campi disponibili:

·         Numero di giorni antecedenti che identificano una scadenza di un asset aziendale in scadenza per indicare il valore relativo ai giorni per i quali l'asset aziendale deve apparire evidenziato, perché prossimo alla scadenza.

Rischi

Campi disponibili:

·         Scala per il calcolo della matrice dell'indice di rischio per indicare la scala che si decide utilizzare (4 o 5) per determinare la probabilità di infortuni e l'entità del danno per la valutazione dei rischi, nella funzionalità Rischi.

Competenze

Campi disponibili:

·         Abilita la visualizzazione dei livelli di alert sulle competenze quando selezionato, abilita la visualizzazione della colonna Alert nella scheda Competenze delle funzionalità Anagrafica ed Anagrafica dei miei collaboratori

·         Abilita la visualizzazione dei rischi sulle competenze quando selezionato, abilita la visualizzazione della colonna Rischi nella scheda Competenze delle funzionalità Anagrafica ed Anagrafica dei miei collaboratori

·         In anagrafica, abilita la visualizzazione delle ultime 3 auto-valutazioni sulle competenze quando selezionato, abilita la visualizzazione della colonne relative alle ultime tre autovalutazioni - Auto-valutazione (-1), Auto-valutazione (-2), Auto-valutazione ( -3) - nella scheda Competenze delle funzionalità Anagrafica

·         Abilita la visualizzazione delle competenze sulla Timeline quando selezionato, le competenze collegate ad un soggetto, vengono visualizzate nella Timeline dell'Anagrafica.

La funzionalità Eventi anagrafici del modulo Identities è a disposizione degli amministratori per gestire gli eventi di tutti i soggetti singolarmente o contemporaneamente, e degli utenti non autorizzati ad accedere alla funzionalità Anagrafica.

 L'utilizzo degli Eventi anagrafici richiede l'abilitazione del modulo "Vista" e, in caso di necessità di gestire eventuali allegati, anche del modulo "Dock Plus".

Gestione Eventi Anagrafici

All'apertura della pagina Eventi anagrafici, è possibile poter selezionare il periodo, il riferimento, la categoria, e i dipendenti (tutti o in parte - utilizzando il filtro dipendenti) relativi all'evento o eventi da gestire tramite i relativi campi:

·         Periodo: Dove vengono proposti di default i seguenti filtri:

o   Oggi

o   Ultimi 30 giorni

o   Mese precedente

o   Questo mese

o   Mese successivo

o   Quest'anno

o   Anno successivo

o   Date personalizzate

·         In riferimento a:

o   Data dell'evento

o   Scadenza o promemoria dell'evento

·         Categoria Per selezionare le categoria di eventi da visualizzare / gestire

·         Filtro dipendenti Per consentire la selezione dei dipendenti secondo le proprie necessità.

Una volta impostati i filtri, è possibile visualizzare la maschera con i nominativi selezionati. L'utente, inoltre, ha a disposizione i seguenti filtri per la selezione degli eventi sui quali operare:

·         Stato le opzioni disponibili sono:

o   Unitario

o   Programmato

o   Archiviato

o   Incompleto

·         Priorità le opzioni disponibili sono:

o   Molto Bassa

o   Bassa

o   Normale

o   Alta

o   Molto alta

·         Scadenza le opzioni disponibili sono:

o   Valido

o   In scadenza

o   Scaduto

o   Senza scadenza

o   Scaduto o senza scadenza

·         Allegato le opzioni disponibili sono:

o   Necessita dell'allegato

o   Con allegato

o   Senza allegato

·         Soggetti le opzioni disponibili sono:

·         Tutti

·         Solo con eventi.

Una volta impostato il filtro sugli eventi è necessario selezionare il pulsante <Applica filtro>per conferma

Gli eventi vengono visualizzati ed è possibile ordinarli per:

·         Categoria

·         Data evento

·         Evento

·         Data di scadenza / promemoria

·         Priorita

·         Stato

Gli eventi possono essere contrassegnati da uno o più simboli che indicano:

Creazione di un Evento

Dopo aver selezionato il nominativo del dipendente cliccare sul pulsante Crea un nuovo  evento Appare la maschera Aggiungi / modifica evento, con i seguenti campi da valorizzare:

·         Categoria per selezionare una delle categoria configurate nella funzionalità Categorie eventi

·         Data e ora inizio per impostare la data e l'ora di inizio dell'evento

·         Evento per descrivere l'evento

·         Priorità per poter indicare il grado di priorità delle evento:

o   Molto bassa

o   Bassa

o   Normale

o   Alta

o   Molto alta

·         Stato dove è possibile indicare uno dei tre stati previsti:

o   Unitario

o   Programmato

o   Concluso

·         Visibile al dipendente quando selezionato l'evento è visibile al dipendente

·         Visibile al responsabile quando selezionato l'evento è visibile al responsabile.

Nella sezione Scadenze e promemoria i campi:

·         Data di scadenza / promemoria per indicare la data e l'orario di scadenza o di promemoria dell'evento

·         Come da data di inizio evento quando selezionato la data della scadenza\promemoria corrisponde alla data e ora dell'evento

·         I campi relativi alle notifiche

·         Tipo notifica E-mail Push Mobile (non ancora attivo)

·         Quando dove indicare il numero di minuti/ore/giorni prima della data impostata per la scadenza del promemoria

·         Cosa dove indicare se il promemoria deve arrivare minuti/ore/ore prima della scadenza del promemoria

·         Destinatario dove poter selezionare dalla lista prevista chi deve ricevere il promemoria.

Nella sezione "Allegato" della maschera è possibile, anche, poter selezionare un allegato relativo all'evento, dall'apposito campo.

Cliccare sul pulsante <Salva> per confermare.

Modifica ed eliminazione eventi

È possibile procedere alla modifica o all'eliminazione dell'evento mediante gli appositi pulsanti Modifica o Elimina posti a destra dell'evento stesso.

Archivia e duplica eventi

È possibile procedere contemporaneamente all'archiviazione e alla duplicazione di un evento utilizzando il comando Archivia e duplica posto a destra dell'evento stesso.

Si aprirà la maschera Aggiungi / modifica evento per la creazione di un nuovo evento, appartenete alla categoria di quello appena archiviato.

Export eventi anagrafici

È possibile procedere all'export in Excel di uno o più eventi utilizzando il comando Export, previa selezione dei relativi eventi.

 È inoltre possibile procedere alla selezione/deselezione di tutti gli eventi mediante gli appositi comandi Seleziona/Deseleziona tutti gli eventi a video .

Download allegati eventi anagrafici

È possibile procedere al download di più allegati in modo massivo utilizzando il comando Scarica allegati, previa selezione dei relativi eventi.

 È inoltre possibile gestire gli eventi anagrafici anche dalle funzionalità:

·         Anagrafica tramite la scheda Eventi riservata agli amministratori solo se autorizzati ad accedere alla funzionalità Anagrafica.

·         Eventi anagrafici nella sezione MyIdentities del modulo MyPeoplelink per la gestione degli eventi da parte dei responsabili delle Unità organizzative.

La funzionalità Eventi anagrafici del Modulo MyIdentities è stata creata per la gestione degli eventi da parte dei responsabili delle Unità organizzative.

 L'utilizzo degli Eventi anagrafici richiede l'abilitazione del modulo Scheduler e, in caso di necessità di gestire eventuali allegati, anche del modulo Dock Plus.

Gestione eventi dalla funzionalità Eventi anagrafici

All'apertura della pagina Eventi anagrafici, è possibile poter selezionare il periodo ed il riferimento relativo all'evento o eventi da gestire tramite i campi:

·         Periodo: Dove vengono proposti di default i seguenti filtri:

o   Oggi

o   Ultimi 30 giorni

o   Mese precedente

o   Questo mese

o   Mese successivo

o   Quest'anno

o   Anno successivo

o   Date personalizzate

·         In riferimento a:

o   Data dell'evento

o   Scadenza o promemoria dell'evento.

Una volta impostati i filtri, è possibile procedere alla creazione, modifica o eliminazione di un evento.

Creazione di un Evento

Dopo aver selezionato il nominativo del dipendente cliccare sul pulsante Crea un nuovo  evento. Appare la maschera Aggiungi / modifica evento, con i seguenti campi da valorizzare:

·         Categoria per selezionare una delle categoria configurate nella funzionalità Categorie eventi

·         Data e ora inizio per impostare la data e l'ora di inizio dell'evento

·         Evento per descrivere l'evento

·         Priorità per indicare il grado di priorità delle evento:

o   Molto bassa

o   Bassa

o   Normale

o   Alta

o   Molto alta.

·         Stato dove è possibile indicare uno dei tre stati previsti:

o   Unitario

o   Programmato

o   Concluso.

·         Visibile al dipendente quando selezionato l'evento è visibile al dipendente

·         Visibile al responsabile quando selezionato l'evento è visibile al responsabile.

Nella sezione Scadenze e promemoria i campi:

·         Data di scadenza / promemoria per indicare la data e l'orario di scadenza\promemoria dell'evento

·         Come da data di inizio evento quando selezionato, la data del promemoria corrisponde alla data e ora dell'evento

·         I campi relativi alle notifiche da impostare

o   Tipo notifica E-mail Push Mobile (non ancora attivo)

o   Quando dove indicare il numero di minuti/ore/giorni prima della data impostata per la scadenza del promemoria

o   Cosa dove indicare se il promemoria deve arrivare minuti/ore/ore prima della scadenza del promemoria

o   Destinatario dove poter selezionare dalla lista prevista chi deve ricevere il promemoria.

Nella sezione "Allegato" della maschera è possibile, anche, poter selezionare un allegato relativo all'evento, dall'apposito campo.

Cliccare sul pulsante <Salva> per confermare

Modifica e eliminazione eventi

È possibile procedere alla modifica o all'eliminazione dell'evento mediante gli appositi pulsanti Modifica o Elimina posti a destra dell'evento stesso.

 È inoltre possibile gestire gli eventi anagrafici anche dalle funzionalità:

·         Anagrafica tramite la scheda Eventi riservata agli amministratori solo se autorizzati ad accedere alla funzionalità "Anagrafica".

·         Eventi anagrafici del Modulo Identities per gli amministratori che possono gestire gli eventi di tutti i soggetti, ma non sono autorizzati ad accedere alla funzionalità "Anagrafica".

Gli Eventi anagrafici possono essere gestiti dall'amministratore direttamente dalla funzionalità Anagrafica, del Modulo "Identities", attraverso la scheda Eventi.

 L'utilizzo degli Eventi anagrafici richiede l'abilitazione del modulo "Scheduler" e, in caso di necessità di gestire eventuali allegati, anche del modulo Dock Plus

Gestione eventi dalla funzionalità Anagrafica

All'apertura della pagina della funzionalità "Anagrafica", dopo aver selezionato il dipendente, selezionare la scheda "Eventi".

Da questa scheda è possibile creare nuovi eventi, nonché visualizzare eventi esistenti e poterli gestire cliccando sui pulsanti posti alla destra di ciascun evento.

 Cliccando sul pulsante Filtro è possibile filtrare la visualizzazione degli eventi esistenti per  per:

·         Priorità

·         Stato

·         Scadenza

·         Allegato.

Creazione di un Evento

Cliccare sul pulsante Aggiungi nuovo evento. Appare la maschera Aggiungi un nuovo evento, con i seguenti campi da valorizzare:

·         Categoria per selezionare una delle categoria configurate nella funzionalità Categorie eventi

·         Data e ora inizio per impostare la data e l'ora di inizio dell'evento

·         Evento per descrivere l'evento

·         Priorità per indicare il grado di priorità delle evento:

o   Molto bassa

o   Bassa

o   Normale

o   Alta

o   Molto alta.

·         Stato dove è possibile indicare uno dei tre stati previsti:

o   Unitario

o   Programmato

o   Concluso.

·         Visibile al dipendente quando selezionato l'evento è visibile al dipendente

·         Visibile al responsabile quando selezionato l'evento è visibile al responsabile.

Nella sezione "Scadenze e promemoria" i campi:

·         Data di scadenza / promemoria per indicare la data e l'orario per ricevere un promemoria relativo all'evento

·         Come da data di inizio evento quando selezionato la data del promemoria corrisponde alla data e ora dell'evento

·         I campi relativi alle notifiche da impostare

·         Tipo notifica E-mail Push Mobile (non ancora attivo)

·         Quando dove indicare il numero di minuti/ore/giorni prima della data impostata per la scadenza del promemoria

·         Cosa dove indicare se il promemoria deve arrivare minuti/ore/ore prima della scadenza del promemoria

·         Destinatario dove poter selezionare dalla lista prevista chi deve ricevere il promemoria.

Nella sezione "Allegato" della maschera è possibile, anche, poter selezionare un allegato relativo all'evento, dall'apposito campo.

Cliccare sul pulsante <Salva> per confermare.

Archiviazione/duplicazione, modifica e eliminazione eventi

È possibile procedere all'archiviazione ed immediata duplicazione, alla modifica o all'eliminazione, di ciascun evento, mediante gli appositi pulsanti Archivia e duplica, Modifica evento e Cancella evento posti a destra dell'evento stesso.

 È inoltre possibile gestire gli eventi anagrafici anche dalle funzionalità:

·         Eventi anagrafici del Modulo "Identities" è stata creata per gli amministratori che possono gestire gli eventi di tutti i soggetti, ma non sono autorizzati ad accedere alla funzionalità Anagrafica

·         Eventi anagrafici nella sezione "MyIdentities" del modulo "MyPeoplelink" per la gestione degli eventi da parte dei responsabili delle Unità organizzative.

La funzionalità "Gruppi di categorie di eventi permette di configurare una serie di codici che serviranno a raggruppare la visualizzazione delle Categorie di eventi.

L'associazione di un codice di Gruppi di categoria di eventi avverrà unicamente dalla funzionalità Categorie di eventi.

 Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Creazione di un codice di Gruppi di categorie di eventi

Per creare un nuovo codice di Gruppi di categorie di eventi, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità Gruppi di categorie di eventi.

Con i campi:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note

·         Ordine Per stabilire l'ordine di visualizzazione durante l'assegnazione delle Categorie di eventi negli Eventi anagrafici.

·         Colore È possibile assegnare un colore, dall'apposita cartella, al codice di Gruppi categorie di eventi che si sta configurando.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare il codice di Gruppi di categoria di eventi.

La funzionalità "Regole di profilazione eventi" permette di assegnare a più soggetti una o più categorie di eventi contemporaneamente, tenendo in considerazione determinate regole di configurazione nel codice della regola stessa, associato all'azienda (valido solo per i dipendenti) e alle legende soggetto o dipendente.

 Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Creazione di un codice di Regole di profilazione eventi

Per creare un nuovo codice di Regole di profilazione eventi, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità "Regole di profilazione eventi".

Con i campi:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note

·         Categorie di eventi da aggiungere Per selezionare uno o più Categorie di eventi da popolare negli Eventi in anagrafica

·         Applica le regole al salvataggio Quando il campo è selezionato, le categorie di evento vengono assegnate ai soggetti/dipendenti secondo le regole stabilite direttamente all'atto del salvataggio della regola.

I campi di seguito descritti sono quelli che determinano la regola, e sono:

·         Aziende È possibile selezionare una o più azienda come regola di profilazione (questa regola valo solo per i dipendenti assunti)

·         Altri eventuali campi relativi alle legende soggetto / dipendente previsti È possibile visualizzare uno o più campi collegati ai valori delle legende valide per l'utilizzo della regola di profilazione eventi.

 È stato introdotto il check-box "Mostra nel filtro delle regole di profilazione eventi" nelle Legende Soggetto e Dipendente nella scheda Impostazioni avanzate.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare il codice di Regole di profilazione eventi.

La funzionalità "Titoli di studio" permette di codificare i titoli di studio, esistenti e comuni in Italia, che potranno essere movimentati insieme alle Categorie titoli di studio, nella gestione delle Categorie di eventi con tipologia avanzata "titoli di studio".

 Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Creazione di un codice di Titoli di studio

Per creare un nuovo codice di Categorie titoli di studio, è necessario cliccare sul pulsante Gestisci, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu Crea.

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità Titoli di studio.

Con i campi compilabili:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note.

·          

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare i dati del nuovo codice di Titoli di studio.

La funzionalità "Categorie titoli di studio" permette di codificare l'indirizzo dei titoli di studio (Diploma, laurea, ecc.) che andranno a popolare le Categorie di eventi con tipologia avanzata "titoli di studio".

 Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Creazione di un codice di Categorie titoli di studio

Per creare un nuovo codice di Categorie titoli di studio, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità Categorie titoli di studio.

Con i campi compilabili:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare i dati del nuovo codice di Categorie titoli di studio.

La funzionalità Tipologie di conto corrente permette di codificare l'assegnazione di determinati pagamenti (esempio: pagamento cedolino, rimborsi spesa, ecc.), nel caso non dovessero essere sempre destinati allo stesso conto corrente.

 Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

La gestione, poi, avverrà tramite l'assegnazione di Categorie di eventi aventi come tipologia avanzata "Dati bancari".

Creazione di un codice di Tipologie di conto corrente

Per creare un nuovo codice di Tipologie di conto corrente, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità Tipologie di conto corrente.

Con i campi compilabili:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare i dati del nuovo codice di Tipologie di conto corrente.

La funzionalità "Vestiario e accessori" permette di codificare i dispositivi che potranno andare in dotazione ai soggetti, attraverso l'assegnazione di determinate Categorie di eventi aventi la tipologia avanzata "vestiario ed accessori".

  Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Creazione di un codice di Vestiario e accessori

Per creare un nuovo codice di Vestiario e accessori, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità Vestiario e accessori.

Con i campi compilabili:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare i dati del nuovo codice di Vestiario e accessori.

La funzionalità Eventi anagrafici: richieste di modifica, permette agli amministratori di monitorare eventuali richieste di modifica eventi, effettuate direttamente dai soggetti interessati. [

 Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

L'amministratore ha la possibilità di visualizzare gli eventi per i quali è stata richiesta una modifica, in base al periodo selezionato ed ai seguenti stati delle richieste:

·         Tutti gli stati

·         In attesa di approvazione

·         Approvata

·         Rifiutata.

Una volta selezionato il nominativo, la pagina viene aggiornata con i dati relativi alle richieste di modifiche effettuate dove è possibile visualizzare:

·         Il nominativo del richiedente

·         La data e ora (UTC) in cui la richiesta di modifica è stata effettuata

·         La Categoria di evento

·         Lo stato della richiesta di modifica evento

·         Il log di conferma comprendente il nominativo dell'amministratore che ha interagito con la richiesta di modifica evento, comprensivo di data e ora (UTC).

Per procedere alla conferma/rifiuto di una richiesta di modifica eventi in attesa di approvazione, è necessario selezionare l'icona posta alla destra della richiesta stessa.

Si aprirà il dettaglio dell'evento.

Selezionare il pulsante <Continua> per confermare o <Rifiuta> per rifiutare la modifica richiesta.

In caso di conferma, l'evento con i dati superati verrà archiviato. A fine operazioni apparirà un nuovo record con il log dell'operazione effettuata.

La funzionalità Profili amministrativi per eventi anagrafici, consente di limitare agli amministratori l'interazione con determinate Categorie di eventi. La funzionalità, infatti, permette di creare uno o più profili di categorie valide, assegnabili ai soggetti amministratori.

 Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Creazione di un codice di Profili amministrativi per eventi anagrafici

Per creare un nuovo codice di Profili amministrativi per eventi anagrafici, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità Profili amministrativi per eventi anagrafici.

Con i campi compilabili:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note

·         Categorie di eventi su cui è consentito operare per selezionare le categorie di eventi sulle quali l'amministratore può interagire.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare i dati del nuovo codice di Profili amministrativi per eventi anagrafici.

L'anagrafica è la funzionalità che consente agli utenti amministratori di PeoplelinkOnline.com di registrare nel sistema i dati identificativi di un soggetto/dipendente, ovvero tutte le informazioni che si riferiscono alla persona, al suo ruolo professionale all'interno dell'azienda ed alle autorizzazione di accesso. Ogni dato inserito viene storicizzato, ovvero ne viene definito il periodo di validità così da rendere disponibili informazioni precise e puntuali, applicabili nelle fasi elaborative e nell'estrazione di report statistici. L'anagrafica è strutturata in modo da suddividere tutte le informazioni necessarie nelle seguenti schede di sistema:

·         Soggetto Contiene solo ed esclusivamente le informazioni che sono strettamente collegate alla persona e che la identificano come individuo, a prescindere dai gestionali presenti nel portale Peoplelink

·         Dipendente Contiene tutte le informazioni che collocano la persona all'interno dell'azienda, permettendo all'amministratore di procedere con l'assunzione effettiva del dipendente, definendo le regole che devono essere applicate per il calcolo delle ore lavorate e degli eventuali straordinari

·         Ruolo Dipendente Consente di definire il ruolo che il dipendente ricopre all'interno dell'azienda, ovvero la sua unità organizzativa di appartenenza e le informazioni ad essa strettamente collegate

·         Ruolo Responsabile Consente di definire l'eventuale ruolo da responsabile che il dipendente ricopre all'interno dell'azienda

·         Badge Consente di indicare quali badge (fisici o virtuali) il dipendente utilizza per certificare la propria presenza

·         Docks Attivo solamente in concomitanza dell'omonimo modulo, consente di visualizzare e scaricare tutti i documenti associati al soggetto/dipendente

·         Login Consente di stabilire tutte le informazioni e le regole di accesso al portale per il soggetto/dipendente e le funzionalità alle quali potrà accedere

·         Extra e Statistiche Consente di trasferire, su smartphone oppure in outlook, le principali informazioni anagrafiche del dipendente tramite il download di un contatto digitale o di un QrCode.

La struttura diversificata in Soggetto e Dipendente permette, soprattutto nelle realtà multi-aziendali, di evitare l'inserimento di dati superflui nel caso in cui il dipendente abbia più rapporti di lavoro all'interno della stessa società. Peoplelink fornisce una serie di campi anagrafici di default, organizzati per schede e sezioni.

Tuttavia, è possibile ridisegnare l'anagrafica, personalizzandola in funzione delle reali esigenze dell'utente finale e degli eventuali sistemi collegati. Grazie alla creazione di nuovi campi (Legende) ed alla loro successiva organizzazione, l'utente amministratore può strutturare liberamente i dati anagrafici, agevolandone la consultazione.

Inserire un nuovo soggetto

La compilazione della scheda Soggetto è il primo step, obbligatorio, per l'inserimento di una nuova anagrafica. Senza questa operazione non è possibile procedere alla compilazione della scheda Dipendente. Per procedere con l'inserimento di una nuova anagrafica è necessario cliccare sul pulsante <Crea>, posto in testata.

Quindi sarà necessario compilare i seguenti a seguire:

Cliccando sul pulsante <Continua>; il soggetto verrà anagrafato ed inizierà la procedura per indicare la Data di validità dei dati storicizzabili del soggetto:

Cliccando sul pulsante <Continua> sarà possibile procedere alla compilazione della scheda "Dati principali":

Le successive schede Altri dati, Nucleo familiare e MiniHR consentono all'utente amministratore di completare il caricamento dei dati relativi alla nuova anagrafica. Nella scheda Altri dati è possibile personalizzare l'interazione del soggetto con i dispositivi mobile (smartphone o tablet) in caso di utilizzo del modulo Time.

Il campo Profilo Time Map, se compilato, permette di abilitare l'utilizzo dell'omonima app per effettuare le timbrature anche da smartphone, in base alla configurazione presente nella funzionalità Profilo di Utilizzo App.

 Lo sapevi che ... Se un dipendente scarica una delle app Peoplelink, è possibile verificarne l'avvenuta attivazione cliccando sul pulsante contrassegnato dal simbolo di uno smartphone nella sezione in testata con il riepilogo dei dati principali del soggetto.

Nella scheda Nucleo familiare possono essere indicati i dati relativi agli eventuali appartenenti del gruppo familiare del soggetto:

Infine, nella scheda MiniHR, è possibile indicare altre informazioni utili all'ufficio del personale:

Per effettuare il salvataggio dei dati è sufficiente cliccare sul pulsante <Salva>.

Inserire un dipendente

La compilazione della scheda Dipendente consente all'utente amministratore di procedere all'assunzione del soggetto in una delle aziende presenti nell'impianto di Time. Con questa operazione vengono definite le regole da applicare per il corretto calcolo delle ore lavorate e degli eventuali straordinari del dipendente. Inoltre è possibile indicare altre informazioni specifiche sul ruolo aziendale ricoperto dal soggetto. Per procedere con l'assunzione è necessario cliccare sul pulsante Gestisci dipendente e poi sul pulsante Assumi.

Verrà visualizzata una finestra nella quale sarà necessario indicare: data di assunzione, azienda di appartenenza e progressivo che coinciderà, di norma, con il numero di matricola:

Cliccando sul pulsante <Continua> viene visualizzata la scheda "Parametri", nella quale vanno compilati i campi necessari al sistema per effettuare il calcolo delle ore lavorate e per ottenere la corretta applicazione delle regole contrattuali:

Il Calendario turni identifica, di norma, la "settimana lavorativa tipo” del dipendente, ovvero la turnazione prevista con orari giornalieri e riposi, da lunedì a domenica. Può anche corrispondere, nel caso di "turnisti”, ad un ciclo lavorativo plurisettimanale che si ripete periodicamente. Il campo Posizione nel calendario turni permette all'utente amministratore di indicare in quale giorno della settimana tipo (o del turno plurisettimanale) il dipendente inizierà a lavorare con il Calendario turni precedentemente selezionato. La Modalità timbratura permette di specificare l'eventuale obbligo di timbratura per il dipendente. Di seguito le opzioni disponibili:

·         Timbratura Standard Il dipendente è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando le timbrature previste dal proprio orario di lavoro e giustificando le eventuali assenze effettuate durante la giornata.

·         Timbratura Doppia Iil dipendente è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando due timbrature all'interno della propria giornata lavorativa (una timbratura per frazione di giornata) e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.

·         Timbratura Singola Il dipendente è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando almeno una timbratura all'interno della propria giornata lavorativa e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.

·         Timbratura Gold Il dipendente viene sempre considerato presente dal sistema e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.

·         Timbratura Esonerata+Standard Il dipendente, in assenza di timbrature, viene considerato sempre presente. Tuttavia nel caso in cui effettui timbrature, è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando tutte quelle previste dal proprio orario di lavoro e giustificando le eventuali assenze effettuate durante la giornata.

·         Timbratura Esonerata+Doppia Il dipendente, in assenza di timbrature, viene considerato sempre presente. Tuttavia nel caso in cui effettui timbrature, è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuandone almeno due all'interno della propria giornata lavorativa (una timbratura per frazione di giornata) e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.

·         Timbratura Esonerata+Singola Il dipendente, in assenza di timbrature, viene considerato sempre presente. Tuttavia nel caso in cui effettui timbrature, è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando almeno una all'interno della propria giornata lavorativa e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.

Il campo Autorizzazione extraorario consente all'utente amministratore di definire se il dipendente è autorizzato ad effettuare lo straordinario oppure se è soggetto ad approvazione da parte del proprio responsabile. Fa riferimento alle regole impostate nella funzionalità Profilo Autorizzazione Extraorario. Il Profilo contrattuale identifica l'insieme di regole elaborative che verranno applicate dal sistema durante le varie fasi di calcolo, in funzione delle impostazioni definite in fase di startup dell'impianto di Time. La scheda Inquadramento contiene altri campi obbligatori che devono essere compilati per consentire all'utente di effettuare il salvataggio dei dati:

Il campo Tipologia dipendente permette di definire quale sarà il comportamento del motore di calcolo sulle giornate festive:

·         Standard: nelle giornate festive il dipendente è sempre in riposo ed ogni eventuale attività lavorativa verrà considerata come straordinario festivo.

·         Turnista: nelle giornate festive il dipendente segue la normale turnazione ed è tenuto a certificare la propria presenza in azienda, sulla quale verrà applicata una maggiorazione festiva. Se la giornata festiva coincide con un riposo previsto nella normale turnazione, l'eventuale attività lavorativa verrà considerata come straordinario festivo.

La compilazione dei campi delle altre schede non è obbligatoria, pertanto è possibile procedere con il salvataggio dei dati cliccando sul pulsante <Salva>.

Il sistema richiederà la conferma dell'operazione:

Cliccando sul pulsante <OK> si conclude la procedura di assunzione del dipendente.

Definire il ruolo da collaboratore

La compilazione della scheda Ruolo Collaboratore consente all'utente amministratore di definire l'Unità Autorizzativa che dovrà approvare o rifiutare i giustificativi che verranno inseriti dal soggetto/dipendente appena anagrafato. Questa operazione è obbligatoria nel caso in cui sia previsto un workflow autorizzativo per l'impianto gestito in Time, altrimenti i campi di questa scheda non devono essere compilati. Per procedere con la definizione del ruolo collaboratore è necessario cliccare sul pulsante <Avvia procedura di assegnazione> ed indicare il periodo di validità dei dati che verranno inseriti:

Cliccando sul pulsante <Continua> è possibile indicare l'Unità Autorizzativa a cui fa riferimento il dipendente, il Profilo Richieste, ovvero l'elenco dei giustificativi utilizzabili, ed infine l'opzione di auto-approvazione:

Per completare l'assegnazione del ruolo collaboratore è sufficiente cliccare sul pulsante <Salva> Il sistema richiederà successivamente la conferma dell'operazione:

Cliccando sul pulsante <OK> verrà concluso il salvataggio dei dati:

Definire il ruolo da responsabile

La compilazione della scheda "Ruolo Responsabile" consente all'utente amministratore di associare al soggetto/dipendente le Unità Autorizzative per le quali ricoprirà il ruolo di responsabile. Questa operazione è obbligatoria nel caso in cui sia previsto un workflow autorizzativo per l'impianto gestito in Time, altrimenti i campi di questa scheda non devono essere compilati. Per procedere con la definizione del Ruolo Responsabile è necessario cliccare sul pulsante Aggiungi Unità Organizzativa ed indicare il periodo di assegnazione del ruolo di responsabile, l'Unità Autorizzativa su cui si ricopre il ruolo di responsabile, l'abilitazione alla ricezione delle mail di notifica ed all'eventuale inserimento dei giustificativi per i propri collaboratori:

Lo sapevi che … È possibile specificare un profilo richieste "ad hoc" con l'elenco dei giustificativi inseribili per i propri collaboratori, compilando l'apposito campo Profilo richieste per l'inserimento per i propri collaboratori.[/ht_message] Cliccare sul pulsante <Continua> per procedere allo step successivo e definire il livello di approvazione all'interno dell'Unità Autorizzativa:

Cliccare infine sul pulsante <Continua> per confermare le caratteristiche del ruolo da responsabile appena configurato.

Per modificare i parametri relativi alle notifiche tramite mail ed alla possibilità di inserire i giustificativi per i collaboratori è sufficiente cliccare sul pulsante contrassegnato dall'icona con il simbolo della matita. Per indicare la data di fine assegnazione del ruolo da responsabile è necessario cliccare sul pulsante contrassegnato dall'icona con il simbolo X Per eliminare invece definitivamente l'assegnazione del ruolo da responsabile, deve essere utilizzato il pulsante contrassegnato dal simbolo del cestino.

Assegnare il badge

La compilazione della scheda Badge consente all'utente amministratore di associare uno o più badge al dipendente, modificarne il periodo di validità ed eventualmente annullarne l'abbinamento. Questa operazione è obbligatoria nel caso in cui per il soggetto sia stato definito anche come dipendente e che sia prevista la certificazione delle ore di presenza attraverso l'utilizzo di un badge o un tag NFC o di uno Smartphone, altrimenti la scheda non deve essere compilata. Per procedere con l'assegnazione del badge è necessario cliccare sul pulsante Nuova assegnazione e stabilire se si intende utilizzare un badge già anagrafato oppure inserirne uno nuovo:

Nel caso in cui si intenda associare un badge non ancora anagrafato, è necessario selezionare l'opzione Crea nuovo badge e compilare i campi Badge, Tipologia badge, Descrizione ed opzionalmente il campo Nota del nuovo badge:

In alternativa, è possibile associare un badge già presente nell'Anagrafica Badge, utilizzando l'opzione Individua badge già anagrafato e selezionandolo dalla lista Badge:

Poi è necessario indicare le date di Inizio assegnazione e Fine assegnazione (da non compilare se non è prevista una fine validità). Opzionalmente è anche possibile utilizzare il campo Nota assegnazione per aggiungere informazioni relative all'abbinamento del badge:

Cliccando sul pulsante <Continua> viene completata la procedura di assegnazione. Per verificare che l'abbinamento del badge si sia concluso correttamente è sufficiente cliccare sul pulsante <Rileggi assegnazioni>:

Tutte le timbrature effettuate nel periodo di assegnazione indicato (anche quelle temporaneamente "parcheggiate” nella funzionalità Badge Inesistente) vengono assegnate automaticamente al dipendente. È possibile chiudere l'assegnazione del badge, definendone la data e l'ora di fine assegnazione attraverso l'utilizzo del pulsante contrassegnato dal simbolo della matita. Il pulsante contrassegnato dal simbolo del cestino permette invece di eliminare un'eventuale associazione errata del badge al dipendente.

 Nota bene: Quest'ultima operazione non elimina fisicamente le timbrature ma le "sposta" semplicemente nella funzionalità Badge Inesistente, dove in seguito potranno essere abbinate al dipendente corretto.

Assegnare il profilo di Login

La compilazione della scheda Login permette all'utente amministratore di assegnare al soggetto un profilo di accesso al portale Peoplelinkonline.com, definendo i ruoli specifici di utilizzo delle funzionalità dei vari moduli disponibili. Questa operazione è obbligatoria nel caso in cui per il soggetto debba accedere al portale ed operare come Collaboratore, Responsabile e/o Amministratore del sistema. Se invece per il soggetto non è previsto l'accesso al portale, la scheda Login è facoltativa e non è necessaria la sua compilazione. Per procedere all'assegnazione di un profilo di Login è necessario cliccare sul pulsante <Assegna profilo Login> presente nella scheda Login:

Successivamente viene visualizzata una finestra contenente i dati principali del profilo di login che si intende assegnare al dipendente:

È possibile stabilire la tipologia di operatore con la quale il dipendente farà accesso (Amministratore oppure Dipendente/Responsabile) e quale provider di login proporre durante la procedura di registrazione al portale (Peoplelink, Google, Windows Live o Linkedin):

Nel caso in cui il soggetto/dipendente debba accedere come Amministratore, è possibile inoltre specificare dei filtri sulle aziende su cui potrà operare:

La selezione dei dipendenti su cui potrà operare è ulteriormente personalizzabile attraverso l'applicazione di filtri anagrafici opportunamente configurati:

L'ultimo passaggio prevede la selezione dei ruoli da associare al dipendente per ognuno dei moduli a disposizione:

Dopo aver selezionato i ruoli per i moduli attivi, cliccando sul pulsante <Continua> si conclude l'assegnazione del profilo di login al dipendente.

Nella scheda "Login" vengono riepilogate le caratteristiche del profilo di accesso al portale e contestualmente, viene inviata una mail al dipendente con le indicazioni per procedere alla registrazione al portale Peoplelinkonline.com

 Lo sapevi che ... Il pulsante <Stato e-mail inviato> permette all'utente amministratore di controllare se le notifiche trasmesse tramite mail dal sistema sono state regolarmente inviate al dipendente selezionato.

La scheda Extra e Statistiche

La scheda "Extra e Statistiche" contiene un QR Code che consente all'utente amministratore di importare sul proprio smartphone (tramite una qualsiasi app per la lettura del QR Code) i dati principali del dipendente appena inserito. Il QR Code viene generato automaticamente dal sistema quando l'anagrafica del dipendente viene compilata con le informazioni essenziali e soltanto nel caso in cui venga compilata anche la scheda "Login".

Cliccando sul pulsante <Scarica come vCard> l'utente può inoltre importare in Outlook i dati principali del dipendente appena inserito.

La funzionalità Gruppo di dipendenti permette di creare uno o più raggruppamenti di dipendenti, con lo scopo di semplificare la consultazione dei dati presenti in alcune funzionalità. Il Gruppo di dipendenti può essere reso disponibile soltanto ad utenti specifici, affinché sia utilizzabile soltanto se realmente necessario, o da tutti gli utenti che accedono alle funzionalità in cui ne è prevista l'implementazione.

Per procedere con la creazione di un Gruppo di dipendenti è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci> e successivamente sul pulsante <Crea>:

I parametri che devono essere compilati dall'utente abilitato all'utilizzo di questa funzione sono i seguenti:

·         Codice Consente di indicare la codifica univoca per il gruppo dipendenti che si intende creare.

·         Descrizione Consente di indicare la descrizione per il gruppo dipendenti che si intende creare.

·         Note Permette l'aggiunta di informazioni utili per identificare facilmente il gruppo dipendenti.

·         Gruppo pubblico Opzione che determina se il gruppo di dipendenti è utilizzabile da qualsiasi utente.

·         Utilizzabile da Campo che consente di stabilire quali utenti registrati al portale potranno utilizzare il gruppo di dipendenti.

·         Dipendenti assegnati al gruppo Permette di definire quali sono i dipendenti/risorse inclusi nel gruppo di dipendenti; nel caso in cui il campo non venga compilato, vengono inclusi tutti i dipendenti/risorse dell'impianto.

Al termine della compilazione dei campi, cliccando sul pulsante <Salva>, viene completata la creazione del nuovo Gruppo di dipendenti:

Ecco di seguito un esempio di consultazione semplificata della funzionalità Compilazione timesheet delle mie risorse, attraverso l'utilizzo del Gruppo di dipendenti:

La funzionalità Gestione Aziende permette di definire l'elenco delle ragioni sociali gestite in un impianto. Lo scopo è quello di indicare le informazioni principali relative alle varie aziende, compresi i dati che riguardano l'eventuale trasmissione dei dati di presenza al consulente paghe di competenza. L'elenco delle aziende include 3 aziende di "sistema" che devono essere sempre presenti in ogni impianto e che NON possono essere cancellate.

L'azienda "GENERAL" serve per la corretta configurazione dei vari codici elaborativi dell'impianto. Le altre 2 aziende ("CONTRIB" e "ADVISORS") servono invece per gestire i soggetti/dipendenti che non sono assunti nelle aziende principali, ad esempio collaboratori oppure consulenti esterni. Per aggiungere una nuova azienda è sufficiente cliccare sul pulsante <Gestisci> e poi selezionare "Crea". Comparirà la videata contenente tutti i campi che potranno essere compilati dall'utente per l'inserimento della nuova ragione sociale. Alcuni dei campi sono obbligatori (Codice e Ragione Sociale), altri invece risultano facoltativi e riguardano principalmente i dati fiscali dell'azienda e l'indirizzo.

 Importante! La compilazione del campo Data chiusura definitiva permette all'utente di proteggere da eventuali ripristini o interventi involontari i dati del cartellino presenze relativi a periodi che precedono la data qui indicata.

L'ultima sezione viene utilizzata per indicare le informazioni che identificano in maniera univoca l'azienda nel programma paghe. Questi campi divengono quindi obbligatori nel caso in cui sia prevista l'esportazione dei dati presenze al consulente payroll.

Per completare l'inserimento della nuova azienda è sufficiente cliccare sul pulsante <Salva>.

La modifica o l'integrazione dei dati (tranne il campo Codice) è sempre a disposizione dell'utente, tramite il menu "Gestisci", selezionando il pulsante <Modifica>.

 Nel menu Gestisci è presente la voce Configura impostazioni inserimento anagrafica, che consente di predefinire alcune regole relative all'inserimento di nuove anagrafiche.

È possibile indicare la lunghezza della matricola ed eventuali caratteri o cifre utilizzabili come prefisso o suffisso della matricola inserita.

La funzionalità Anagrafica badge permette all'utente abilitato di consultare l'elenco dei badge censiti nell'impianto e di intervenire in inserimento, modifica o cancellazione. Inoltre è possibile effettuare un'estrazione dei badge con relativa assegnazione valida ad una specifica data ed ora.

Per procedere con l'inserimento di un nuovo badge è sufficiente cliccare sul pulsante <Gestisci> e poi <Crea>:

A questo punto, è necessario compilare i campi per la registrazione del nuovo badge. Il campo Badge deve contenere il codice che identifica in maniera univoca il badge. Si consiglia di verificare la codifica rilevata dal dispositivo su cui viene effettuata la timbratura oppure di avere a disposizione la decodifica di norma messa a disposizione dal fornitore dei badge. Nel campo Tipologia Badge è necessario selezionare il tipo di badge che si intende censire. Attualmente va sempre indicato il tipo "Tessera", in quanto le altre tipologie non sono ancora gestite.

 Novità! A breve sarà disponibile una nuova tipologia di badge...stay tuned!

Il campo È un badge Jolly è stato implementato appositamente per una personalizzazione e non deve essere compilato.

Il campo Identificativo Tessera invece, se previsto, viene compilato automaticamente dal sistema, riportando il codice esadecimale completo rilevato dal lettore NFC a bordo del tablet/smartphone su cui è installata l'app Time Infotab.

Il campo Descrizione permette di aggiungere informazioni come il numero stampato "fisicamente" sulla tessera oppure il nominativo a cui verrà assegnato il badge, facilitandone in seguito l'individuazione nelle varie funzionalità che interagiscono con l'Anagrafica Badge.

Nella maschera è presente anche il campo Nota che permette di indicare altre informazioni nell'anagrafica badge che si sta inserendo.

Per completare l'inserimento, cliccare sul pulsante <Salva>.

La modifica e l'eventuale cancellazione di un'anagrafica badge può essere effettuata cliccando sul pulsante <Gestisci> e selezionando le relative voci "Modifica" ed "Elimina".

A disposizione dell'utente è presente il pulsante <Mostra Assegnazioni> che consente di visualizzare lo storico delle assegnazioni ai soggetti/dipendenti e di accedere velocemente alle loro anagrafiche cliccando sulla foto del loro avatar:

Per visualizzare ed eventualmente stampare la lista delle assegnazioni dei badge ad una certa data e ora è sufficiente cliccare sul pulsante <Gestisci> e selezionare la voce "Statistiche assegnazioni", compilando poi i campi relativi a data ed ora:

Cliccando sul pulsante <Stampa> è possibile scaricare un report in pdf con l'elenco delle assegnazioni appena visualizzate:

La funzionalità Export anagrafico permette di generare un file statistico, in formato Excel, che riepiloga il contenuto di uno o più campi presenti nell'anagrafica di Identities.

È possibile verificare l'eventuale variazione all'interno di un determinato intervallo di tempo, attraverso la selezione di uno dei valori presenti nel campo Periodizzazione.

Opzionalmente è possibile anche utilizzare delle condizioni aggiuntive che consentono di individuare velocemente l'elenco dei dipendenti assunti o cessati nel periodo selezionato.

Per procedere con la selezione dei campi anagrafici da estrarre è sufficiente scegliere tra i campi disponibili e con un doppio click farli comparire nell'apposita colonna riepilogativa dei dati che verranno esportati.

Per riorganizzarne la visualizzazione, è possibile trascinare e posizionare i campi selezionati nell'ordine più consono al tipo di reportistica che si intende realizzare.

La procedura prevede inoltre la possibilità di creare e salvare dei template che possono essere poi riutilizzati dall'utente per generare il report in funzione delle proprie esigenze.

Cliccando sul pulsante <Esegui>, il report verrà processato e sarà possibile consultarne il risultato scaricandolo dalla sezione delle Notifiche. Ecco di seguito un esempio di estrazione in formato Excel:

La funzionalità Unità Organizzativa consente di configurare la struttura aziendale e il suo organigramma.

Inoltre è necessario per configurare l'albero autorizzativo delle richieste e delle Note spese.

Creazione di una nuova Unità Organizzativa

Per poter creare una nuova Unità Organizzativa è necessario selezionare l'unità di partenza dall'elenco posto sulla sinistra e fare click sul pulsante <Crea unità organizzativa figlio>; verrà mostrata la seguente maschera

La maschera è composta da:

·         Codice

·         Descrizione

·         Nota (facoltativo)

·         Ordine Qualora fossero presenti due o più unità organizzative sullo stesso livello gerarchico, questo campo può essere utilizzato per definire un ordinamento

·         Colore Identifica il colore dell'unità organizzativa visualizzato in tale funzionalità

·         Profilo Richieste Indica a quale profilo richieste di tipo master, precedentemente configurato, deve essere collegata l'unità organizzativa; l'indicazione del profilo richieste identifica la lista delle richieste che il dipendente che appartiene a tale unità potrà visualizzare.

·         N° di Responsabili Indica il numero massimo di responsabili da poter collegare a tale unità organizzativa.

Quando tutti i parametri saranno compilati, è possibile salvare il nuovo codice cliccando sul pulsante <Salva>. Nella scheda sottostante che si viene a creare, è possibile definire per ogni responsabile/struttura, il ruolo ed il livello di approvazione.

Può essere definito un livello di approvazione anche differente da una richiesta all'altra: nell'esempio di seguito, lo stesso responsabile, per la stessa unità organizzativa, è "2° livello appr.” per tutte le richieste in generale; questo significa che per qualsiasi richiesta da lui approvata è necessario che sia presente un altro responsabile che abbia il livello "approvatore definitivo” e che approvi ulteriormente suddetta richiesta affinché diventi definitiva. Sempre in questo esempio, per la sola richiesta di ferie, tale responsabile è un "approvatore definitivo” e per la richiesta di straordinario non può invece effettuare alcuna approvazione, visto il livello "non approvabile”:

È possibile anche associare a diversi responsabili gli stessi livelli di approvazione; in questo modo, una richiesta può diventare definitiva anche con la sola approvazione di uno dei due responsabili che abbiano per la stessa unità il livello "approvatore definitivo”.

Assegnazione dei dipendenti alle unità organizzative

Una volta compilata la maschera di configurazione delle unità organizzative, è possibile, dalla funzionalità Anagrafica, definire quali sono i responsabili di ogni unità organizzativa (attraverso la scheda "ruolo responsabile”) e quali sono i dipendenti collegati ad ogni unità organizzativa (attraverso la scheda "ruolo collaboratore”):

 Assegnazione massiva L'associazione del dipendente con la sua unità organizzativa può essere effettuata anche in maniera massiva dalla funzionalità "legende soggetto”, ricercando il campo "unità autorizzativa” e procedendo con l'assegnazione massiva ai dipendenti.

Visualizzazione e modifica delle Unità Organizzative

Completate le associazioni, dalla funzionalità Unità Organizzative, è possibile selezionare un unità organizzativa per visualizzarne tutti i dettagli (o modificarla).

Oltre ai dati configurativi dell'unità organizzativa, sarà ora possibile visualizzare anche:

·         I dipendenti appartenenti a questa Unità organizzativa

·         I responsabili e i relativi ruoli.

Il pulsante Gestisci, posto in testata, è necessario per visualizzare le operazioni di modifica/gestione a disposizione.

·         Modifica Necessario per effettuare rettifiche all'unità organizzativa selezionata

·         Elimina Necessario per eliminare l'unità organizzativa selezionata; l'eliminazione è possibile solo se non sono presenti responsabili, dipendenti e richieste in attesa di approvazione associate a tale unità organizzativa

·         Sposta Consente di spostare l'unità organizzativa selezionata in una diversa posizione dell'organigramma. Lo spostamento è possibile solo se non sono presenti responsabili, dipendenti e richieste in attesa di approvazione associate a tale unità organizzativa

·         Aumenta Num. Responsabili Consente di aumentare il numero di responsabili massimi da poter collegare all'unità organizzativa selezionata, rispetto a quanto inizialmente configurato

·         Visualizza l'elenco dei dipendenti associati Consente di visualizzare l'elenco dei dipendenti collegati all'unità organizzativa selezionata.

Utilizzando il pulsante <Organigramma> è possibile visualizzare graficamente l'albero gerarchico dell'intera struttura aziendale o della singola unità organizzativa selezionata.

Utilizzando il pulsante <Esporta Organigramma> è possibile esportare in Excel l'intero albero gerarchico o della singola unità organizzativa selezionata.

La funzionalità Ruoli permette di creare, modificare o cancellare ruoli specifici per l'accesso al portale www.peoplelinkonline.com, definendo quali funzionalità rendere disponibili per ogni singolo modulo attivo sull'impianto.

Attraverso questa funzionalità è quindi possibile differenziare l'accesso in funzione del ruolo aziendale ricoperto da ogni utente, abilitando solo le procedure necessarie ed inibendo, ad esempio, quelle relative alla configurazione del sistema, di norma rese disponibili soltanto agli amministratori. Per creare un nuovo ruolo è sufficiente cliccare sul pulsante <Gestisci> e poi selezionare "Crea".

A quel punto verrà richiesto di indicare il modulo su cui si intende procedere, creando un ruolo ex-novo che inizialmente avrà tutte le procedure disabilitate di default.

Dovranno essere quindi abilitate solamente le procedure ritenute necessarie per quello specifico tipo di utenza che farà accesso al portale.

In alternativa è possibile scegliere un ruolo esistente, cliccare su <Gestisci> e poi su <Duplica> per clonarne la configurazione e successivamente intervenire in variazione, abilitando o disabilitando le varie funzionalità disponibili.

In entrambi i casi, per completare le operazioni è necessario cliccare sul pulsante <Salva>.

Per cancellare invece un ruolo specifico, selezionarlo dalla lista e poi cliccare sul pulsante <Gestisci> e successivamente sul pulsante <Elimina>, confermandone poi la cancellazione.

La funzionalità Parametri Workflow permette all'utente abilitato di configurare le opzioni di gestione delle notifiche relative ai vari processi autorizzativi.

La procedura consente di abilitare o disabilitare l'invio delle notifiche tramite app e/o mail e di personalizzarne il contenuto e la modalità di trasmissione (schedulato o in tempo reale).

Il sistema prevede una configurazione di default, sulla quale è possibile intervenire in modifica, cliccando sul pulsante <Gestisci> e poi sulla voce "Modifica":

A questo punto è possibile iniziare a personalizzare la configurazione, partendo dalla scheda "Parametri Generali":

Con i campi:

·         Abilita l'invio e-mail ai responsabili: se flaggato, attiva la trasmissione via mail delle notifiche ai responsabili che sono coinvolti nei vari processi autorizzativi.

·         Abilita l'invio e-mail ai dipendenti: se flaggato, attiva la trasmissione via mail delle notifiche ai collaboratori che sono coinvolti nei vari processi autorizzativi.

·         E-mail per segnalazioni amministrative/tecniche: indica l'indirizzo e-mail a cui verranno trasmessi eventuali log per problemi tecnici o amministrativi.

·         Abilita l'invio di notifiche push ai responsabili: se flaggato, attiva la trasmissione delle notifiche push ai responsabili che hanno installato l'app People@Time Map sul proprio smartphone e sono coinvolti nei vari processi autorizzativi.

·         Abilita l'invio di notifiche push ai dipendenti: se flaggato, attiva la trasmissione delle notifiche push ai collaboratori che hanno installato l'app People@Time Map sul proprio smartphone e sono coinvolti nei vari processi autorizzativi.

·         Non eseguire mai l'elaborazione giornaliera: se flaggato, impedisce l'esecuzione automatica dell'elaborazione giornaliera ogni volta che un giustificativo viene inserito. Di norma questo campo viene abilitato per ridurre il carico dei processi elaborativi sui server.

 Importante! L'eventuale invio schedulato delle notifiche, configurabile nella scheda Opzioni di schedulazione, è subordinato all'attivazione dei campi Abilità l'invio e-mail ai responsabili e Abilita l'invio e-mail ai dipendenti.

Successivamente è possibile personalizzare i testi delle mail di notifica accedendo alla scheda Testi delle e-mail:

Sono presenti di default le mail di notifica per i responsabili e per i dipendenti, sulle quali è possibile accedere in variazione, tramite il pulsante Modifica, per intervenire sull'oggetto e sul testo, componendo delle notifiche ad hoc, grazie all'utilizzo di parametri che permettono di esporre nella mail il contenuto e le caratteristiche del giustificativo oggetto del workflow autorizzativo.

Il pulsante <Nuovo> viene invece utilizzato per creare notifiche ex-novo oppure per creare quelle relative alle mail con invio schedulato, con testo e parametri necessariamente differenti rispetto alle notifiche standard.

Il pulsante <Elimina> permette infine di cancellare una notifica.

 Lo sapevi che ... È possibile configurare delle notifiche in lingua inglese, che verranno inviate soltanto agli utenti con profilo di login impostato appositamente con lingua inglese.

L'ultima scheda, "Opzioni di schedulazione", permette all'utente abilitato di configurare l'invio schedulato delle mail di notifica, affinché i collaboratori ed i responsabili le ricevano opzionalmente ad orari specifici (0930, 1400 e 1830). In questo modo viene ridotto il traffico di mail, raggruppando le varie richieste di autorizzazione e le relative approvazioni in mail riepilogative.

Per completare l'inserimento o la modifica sarà sufficiente cliccare sul pulsante <Salva>.

La funzionalità Categorie di bacheca:

·         Riporta di default le categorie di sistema (Avviso, Novità, Peoplelink, Sindacato), che in precedenza erano gestite in modo fisso direttamente dalla Bacheca, che non potranno essere modificare o eliminate

·         Permette di configurare ulteriori nuove categorie per gli articoli della bacheca, indicandone anche il colore.

 Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Creazione di un codice di Categorie di bacheca

Per creare un nuovo codice di Categorie di bacheca, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità Categorie di bacheca.

Con i campi:

·         Codice

·         Descrizione

·         Colore.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare il codice di Categorie di bacheca.

La funzionalità Opzioni per l’invio del Riepilogo/Promemoria consente di configurare il contenuto delle e-mail riepilogative a notifica degli eventi di cui la funzionalità Regole per l'invio di Riepilogo/Promemoria.

 La configurazione di questa funzionalità vale solo per le notifiche via e-mail.

Configurazione dei testi delle e-mail

Per inserire il testo delle e-mail da recapitare è sufficiente cliccare sul pulsante <Modifica> e poi <Nuovo>.

Si apre la maschera "Aggiungi un nuovo elemento".

I campi da compilare sono:

·         Tipologia Dove è possibile selezionare:

·         Intestazione e-mail

·         Piè pagina e-mail

·         Oggetto e-mail

·         Lingua Italiano

·         Testo.

Cliccare sul pulsante <Salva>per salvare.

 In mancanza di configurazione dei parametri delle Opzioni per l'invio Riepiloghi/Promemoria, saranno utilizzati quelli di default di sistema.

La funzionalità Regole per l'invio del Riepilogo/Promemoria consente di configurare la ricezione (al momento solo con e-mail) di eventuali notifiche o promemoria riepilogativi.

 Importante!" Per tutte le tipologie di notifiche/promemoria previste, è necessario avere attivo il Modulo "Vista", ad eccezione delle tipologie:

·         Invio anomalie cartellino presenze

·         Workflow delle prenotazioni (solo con il modulo "Booking" attivo)

Mentre la tipologia:

·         Autorizzazione straordinari diretta su voce (pers.) è valida solo per l'impianto con attiva la personalizzazione relativa all'approvazione diretta dello straordinario (che non segue le normali regole del workflow autorizzativo).

Configurazione delle Regole per l'invio di Riepilogo/Promemoria

Per creare un nuovo codice di Regole per l'invio di Riepilogo/promemoria, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità Regole per l'invio di Riepilogo/Promemoria.

Con i campi:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note

·         Ordine di esecuzione

·         Disabilita Quando selezionato è disabilitato l'invio del promemoria

·         Tipologia Per la generazione delle notifiche è possibile selezionare una delle tipologie previste nell'elenco:

o   Autorizzazione straordinari diretta su voce (pers.)

o   Bacheca

o   Compleanni

o   Confronto ore su Timesheet con ore di Presenza

o   Dipendenti con data di cessazione temporanea in scadenza

o   Dipendenti con Giustificativi

o   Dipendenti con rapporto di lavoro in scadenza

o   Dipendenti in procinto di assunzione

o   Eventi anagrafici che necessitano di presa visone

o   Eventi anagrafici con richieste di modifica

o   Eventi anagrafici di idoneità

o   Eventi anagrafici in scadenza

o   Eventi anagrafici incompleti

o   Invio anomalie cartellino presenze

o   Lead inattivi

o   Legende anagrafiche non compilate

o   Log elaborazioni

o   Note spese in fase di compilazione

o   Pianificazione ferie: Controllo sui dati

o   Pianificazione ferie: Modifica stato di approvazione

o   Pianificazione ferie: Promemoria

o   Richieste in attesa di approvazione

o   Scadenza del periodo di prova

o   Schede di valutazione completate

o   Schede di valutazione da completare

o   Workflow delle prenotazioni di Booking.

·         Modalità di invio Tramite email, sulla App Mobile o entrambe le modalità in contemporanea

·         Indirizzi e-mail per invii aggiuntivi

·         Fasce orarie

·         Giorni di esecuzione.

A seconda della tipologia scelta sarà possibile inviare le il promemoria a determinati utenti:

·         agli amministratori (tutti indistintamente)

·         ai responsabili delle Unita Organizzative (dirette)

·         ai responsabili delle Unita Organizzative (indirette)

·         ai dipendenti.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare il codice di Regole di profilazione eventi.

 In base alla tipologia di promemoria configurato è possibile poter compilare dei campi aggiuntivi relativi al promemoria da generare. Esempio in caso di promemoria per Richieste/Giustificativi:

La funzionalità Domande per sondaggi permette di configurare tutte le domande utili, che si vorranno porre a dipendenti e/o responsabili, ai vari sondaggi aziendali.

 Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Creazione di un codice di Domande e sondaggi

Per creare un nuovo codice di Domande e sondaggi, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità Domande per sondaggi.

Con i campi:

·         Codice

·         Descrizione Campo riservato alla domanda del sondaggio

·         Note

·         Disabilitata Per disabilitare la domanda in fase di creazione di nuova scheda di valutazione/sondaggi.

·         Consenti multi-risposta Per attivare la possibilità di dare più risposte alla stessa domanda

·         Risposta obbligatoria Per rendere obbligatoria una risposta alla domanda.

Nella parte inferiore della maschera, la zona riservata alla configurazione di tutte le risposte possibili alla domanda. Cliccando sul pulsante Nuovo si apre la maschera Aggiungi nuovo elemento con i campi:

·         Risposta Dove scrivere una delle possibili risposte alla domanda.

·         Mostra campo per risposta personale Quando selezionato, in fianco alla risposta sarà disponibile un campo per una nota/commento alla risposta (es.:, per le risposte "Altro")

·         Risposta personale obbligatoria Quando selezionato il campo risposta personale deve essere necessariamente compilato.

Terminata la configurazione cliccare sul pulsante Salva per il salvataggio del codice di Domande e sondaggi.