L'anagrafica è la funzionalità che consente agli utenti amministratori di PeoplelinkOnline.com di registrare nel sistema i dati identificativi di un soggetto/dipendente, ovvero tutte le informazioni che si riferiscono alla persona, al suo ruolo professionale all'interno dell'azienda ed alle autorizzazione di accesso. Ogni dato inserito viene storicizzato, ovvero ne viene definito il periodo di validità così da rendere disponibili informazioni precise e puntuali, applicabili nelle fasi elaborative e nell'estrazione di report statistici. L'anagrafica è strutturata in modo da suddividere tutte le informazioni necessarie nelle seguenti schede di sistema:
· Soggetto Contiene solo ed esclusivamente le informazioni che sono strettamente collegate alla persona e che la identificano come individuo, a prescindere dai gestionali presenti nel portale Peoplelink
· Dipendente Contiene tutte le informazioni che collocano la persona all'interno dell'azienda, permettendo all'amministratore di procedere con l'assunzione effettiva del dipendente, definendo le regole che devono essere applicate per il calcolo delle ore lavorate e degli eventuali straordinari
· Ruolo Dipendente Consente di definire il ruolo che il dipendente ricopre all'interno dell'azienda, ovvero la sua unità organizzativa di appartenenza e le informazioni ad essa strettamente collegate
· Ruolo Responsabile Consente di definire l'eventuale ruolo da responsabile che il dipendente ricopre all'interno dell'azienda
· Badge Consente di indicare quali badge (fisici o virtuali) il dipendente utilizza per certificare la propria presenza
· Docks Attivo solamente in concomitanza dell'omonimo modulo, consente di visualizzare e scaricare tutti i documenti associati al soggetto/dipendente
· Login Consente di stabilire tutte le informazioni e le regole di accesso al portale per il soggetto/dipendente e le funzionalità alle quali potrà accedere
· Extra e Statistiche Consente di trasferire, su smartphone oppure in outlook, le principali informazioni anagrafiche del dipendente tramite il download di un contatto digitale o di un QrCode.
La struttura diversificata in Soggetto e Dipendente permette, soprattutto nelle realtà multi-aziendali, di evitare l'inserimento di dati superflui nel caso in cui il dipendente abbia più rapporti di lavoro all'interno della stessa società. Peoplelink fornisce una serie di campi anagrafici di default, organizzati per schede e sezioni.
Tuttavia, è possibile ridisegnare l'anagrafica, personalizzandola in funzione delle reali esigenze dell'utente finale e degli eventuali sistemi collegati. Grazie alla creazione di nuovi campi (Legende) ed alla loro successiva organizzazione, l'utente amministratore può strutturare liberamente i dati anagrafici, agevolandone la consultazione.
Inserire un nuovo soggetto
La compilazione della scheda Soggetto è il primo step, obbligatorio, per l'inserimento di una nuova anagrafica. Senza questa operazione non è possibile procedere alla compilazione della scheda Dipendente. Per procedere con l'inserimento di una nuova anagrafica è necessario cliccare sul pulsante <Crea>, posto in testata.
Quindi sarà necessario compilare i seguenti a seguire:
Cliccando sul pulsante <Continua>; il soggetto verrà anagrafato ed inizierà la procedura per indicare la Data di validità dei dati storicizzabili del soggetto:
Cliccando sul pulsante <Continua> sarà possibile procedere alla compilazione della scheda "Dati principali":
Le successive schede Altri dati, Nucleo familiare e MiniHR consentono all'utente amministratore di completare il caricamento dei dati relativi alla nuova anagrafica. Nella scheda Altri dati è possibile personalizzare l'interazione del soggetto con i dispositivi mobile (smartphone o tablet) in caso di utilizzo del modulo Time.
Il campo Profilo Time Map, se compilato, permette di abilitare l'utilizzo dell'omonima app per effettuare le timbrature anche da smartphone, in base alla configurazione presente nella funzionalità Profilo di Utilizzo App.
Lo sapevi che ... Se un dipendente scarica una delle app Peoplelink, è possibile verificarne l'avvenuta attivazione cliccando sul pulsante contrassegnato dal simbolo di uno smartphone nella sezione in testata con il riepilogo dei dati principali del soggetto.
Nella scheda Nucleo familiare possono essere indicati i dati relativi agli eventuali appartenenti del gruppo familiare del soggetto:
Infine, nella scheda MiniHR, è possibile indicare altre informazioni utili all'ufficio del personale:
Per effettuare il salvataggio dei dati è sufficiente cliccare sul pulsante <Salva>.
Inserire un dipendente
La compilazione della scheda Dipendente consente all'utente amministratore di procedere all'assunzione del soggetto in una delle aziende presenti nell'impianto di Time. Con questa operazione vengono definite le regole da applicare per il corretto calcolo delle ore lavorate e degli eventuali straordinari del dipendente. Inoltre è possibile indicare altre informazioni specifiche sul ruolo aziendale ricoperto dal soggetto. Per procedere con l'assunzione è necessario cliccare sul pulsante Gestisci dipendente e poi sul pulsante Assumi.
Verrà visualizzata una finestra nella quale sarà necessario indicare: data di assunzione, azienda di appartenenza e progressivo che coinciderà, di norma, con il numero di matricola:
Cliccando sul pulsante <Continua> viene visualizzata la scheda "Parametri", nella quale vanno compilati i campi necessari al sistema per effettuare il calcolo delle ore lavorate e per ottenere la corretta applicazione delle regole contrattuali:
Il Calendario turni identifica, di norma, la "settimana lavorativa tipo” del dipendente, ovvero la turnazione prevista con orari giornalieri e riposi, da lunedì a domenica. Può anche corrispondere, nel caso di "turnisti”, ad un ciclo lavorativo plurisettimanale che si ripete periodicamente. Il campo Posizione nel calendario turni permette all'utente amministratore di indicare in quale giorno della settimana tipo (o del turno plurisettimanale) il dipendente inizierà a lavorare con il Calendario turni precedentemente selezionato. La Modalità timbratura permette di specificare l'eventuale obbligo di timbratura per il dipendente. Di seguito le opzioni disponibili:
· Timbratura Standard Il dipendente è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando le timbrature previste dal proprio orario di lavoro e giustificando le eventuali assenze effettuate durante la giornata.
· Timbratura Doppia Iil dipendente è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando due timbrature all'interno della propria giornata lavorativa (una timbratura per frazione di giornata) e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.
· Timbratura Singola Il dipendente è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando almeno una timbratura all'interno della propria giornata lavorativa e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.
· Timbratura Gold Il dipendente viene sempre considerato presente dal sistema e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.
· Timbratura Esonerata+Standard Il dipendente, in assenza di timbrature, viene considerato sempre presente. Tuttavia nel caso in cui effettui timbrature, è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando tutte quelle previste dal proprio orario di lavoro e giustificando le eventuali assenze effettuate durante la giornata.
· Timbratura Esonerata+Doppia Il dipendente, in assenza di timbrature, viene considerato sempre presente. Tuttavia nel caso in cui effettui timbrature, è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuandone almeno due all'interno della propria giornata lavorativa (una timbratura per frazione di giornata) e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.
· Timbratura Esonerata+Singola Il dipendente, in assenza di timbrature, viene considerato sempre presente. Tuttavia nel caso in cui effettui timbrature, è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando almeno una all'interno della propria giornata lavorativa e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.
Il campo Autorizzazione extraorario consente all'utente amministratore di definire se il dipendente è autorizzato ad effettuare lo straordinario oppure se è soggetto ad approvazione da parte del proprio responsabile. Fa riferimento alle regole impostate nella funzionalità Profilo Autorizzazione Extraorario. Il Profilo contrattuale identifica l'insieme di regole elaborative che verranno applicate dal sistema durante le varie fasi di calcolo, in funzione delle impostazioni definite in fase di startup dell'impianto di Time. La scheda Inquadramento contiene altri campi obbligatori che devono essere compilati per consentire all'utente di effettuare il salvataggio dei dati:
Il campo Tipologia dipendente permette di definire quale sarà il comportamento del motore di calcolo sulle giornate festive:
· Standard: nelle giornate festive il dipendente è sempre in riposo ed ogni eventuale attività lavorativa verrà considerata come straordinario festivo.
· Turnista: nelle giornate festive il dipendente segue la normale turnazione ed è tenuto a certificare la propria presenza in azienda, sulla quale verrà applicata una maggiorazione festiva. Se la giornata festiva coincide con un riposo previsto nella normale turnazione, l'eventuale attività lavorativa verrà considerata come straordinario festivo.
La compilazione dei campi delle altre schede non è obbligatoria, pertanto è possibile procedere con il salvataggio dei dati cliccando sul pulsante <Salva>.
Il sistema richiederà la conferma dell'operazione:
Cliccando sul pulsante <OK> si conclude la procedura di assunzione del dipendente.
Definire il ruolo da collaboratore
La compilazione della scheda Ruolo Collaboratore consente all'utente amministratore di definire l'Unità Autorizzativa che dovrà approvare o rifiutare i giustificativi che verranno inseriti dal soggetto/dipendente appena anagrafato. Questa operazione è obbligatoria nel caso in cui sia previsto un workflow autorizzativo per l'impianto gestito in Time, altrimenti i campi di questa scheda non devono essere compilati. Per procedere con la definizione del ruolo collaboratore è necessario cliccare sul pulsante <Avvia procedura di assegnazione> ed indicare il periodo di validità dei dati che verranno inseriti:
Cliccando sul pulsante <Continua> è possibile indicare l'Unità Autorizzativa a cui fa riferimento il dipendente, il Profilo Richieste, ovvero l'elenco dei giustificativi utilizzabili, ed infine l'opzione di auto-approvazione:
Per completare l'assegnazione del ruolo collaboratore è sufficiente cliccare sul pulsante <Salva> Il sistema richiederà successivamente la conferma dell'operazione:
Cliccando sul pulsante <OK> verrà concluso il salvataggio dei dati:
Definire il ruolo da responsabile
La compilazione della scheda "Ruolo Responsabile" consente all'utente amministratore di associare al soggetto/dipendente le Unità Autorizzative per le quali ricoprirà il ruolo di responsabile. Questa operazione è obbligatoria nel caso in cui sia previsto un workflow autorizzativo per l'impianto gestito in Time, altrimenti i campi di questa scheda non devono essere compilati. Per procedere con la definizione del Ruolo Responsabile è necessario cliccare sul pulsante Aggiungi Unità Organizzativa ed indicare il periodo di assegnazione del ruolo di responsabile, l'Unità Autorizzativa su cui si ricopre il ruolo di responsabile, l'abilitazione alla ricezione delle mail di notifica ed all'eventuale inserimento dei giustificativi per i propri collaboratori:
Lo sapevi che … È possibile specificare un profilo richieste "ad hoc" con l'elenco dei giustificativi inseribili per i propri collaboratori, compilando l'apposito campo Profilo richieste per l'inserimento per i propri collaboratori.[/ht_message] Cliccare sul pulsante <Continua> per procedere allo step successivo e definire il livello di approvazione all'interno dell'Unità Autorizzativa:
Cliccare infine sul pulsante <Continua> per confermare le caratteristiche del ruolo da responsabile appena configurato.
Per modificare i parametri relativi alle notifiche tramite mail ed alla possibilità di inserire i giustificativi per i collaboratori è sufficiente cliccare sul pulsante contrassegnato dall'icona con il simbolo della matita. Per indicare la data di fine assegnazione del ruolo da responsabile è necessario cliccare sul pulsante contrassegnato dall'icona con il simbolo X Per eliminare invece definitivamente l'assegnazione del ruolo da responsabile, deve essere utilizzato il pulsante contrassegnato dal simbolo del cestino.
Assegnare il badge
La compilazione della scheda Badge consente all'utente amministratore di associare uno o più badge al dipendente, modificarne il periodo di validità ed eventualmente annullarne l'abbinamento. Questa operazione è obbligatoria nel caso in cui per il soggetto sia stato definito anche come dipendente e che sia prevista la certificazione delle ore di presenza attraverso l'utilizzo di un badge o un tag NFC o di uno Smartphone, altrimenti la scheda non deve essere compilata. Per procedere con l'assegnazione del badge è necessario cliccare sul pulsante Nuova assegnazione e stabilire se si intende utilizzare un badge già anagrafato oppure inserirne uno nuovo:
Nel caso in cui si intenda associare un badge non ancora anagrafato, è necessario selezionare l'opzione Crea nuovo badge e compilare i campi Badge, Tipologia badge, Descrizione ed opzionalmente il campo Nota del nuovo badge:
In alternativa, è possibile associare un badge già presente nell'Anagrafica Badge, utilizzando l'opzione Individua badge già anagrafato e selezionandolo dalla lista Badge:
Poi è necessario indicare le date di Inizio assegnazione e Fine assegnazione (da non compilare se non è prevista una fine validità). Opzionalmente è anche possibile utilizzare il campo Nota assegnazione per aggiungere informazioni relative all'abbinamento del badge:
Cliccando sul pulsante <Continua> viene completata la procedura di assegnazione. Per verificare che l'abbinamento del badge si sia concluso correttamente è sufficiente cliccare sul pulsante <Rileggi assegnazioni>:
Tutte le timbrature effettuate nel periodo di assegnazione indicato (anche quelle temporaneamente "parcheggiate” nella funzionalità Badge Inesistente) vengono assegnate automaticamente al dipendente. È possibile chiudere l'assegnazione del badge, definendone la data e l'ora di fine assegnazione attraverso l'utilizzo del pulsante contrassegnato dal simbolo della matita. Il pulsante contrassegnato dal simbolo del cestino permette invece di eliminare un'eventuale associazione errata del badge al dipendente.
Nota bene: Quest'ultima operazione non elimina fisicamente le timbrature ma le "sposta" semplicemente nella funzionalità Badge Inesistente, dove in seguito potranno essere abbinate al dipendente corretto.
Assegnare il profilo di Login
La compilazione della scheda Login permette all'utente amministratore di assegnare al soggetto un profilo di accesso al portale Peoplelinkonline.com, definendo i ruoli specifici di utilizzo delle funzionalità dei vari moduli disponibili. Questa operazione è obbligatoria nel caso in cui per il soggetto debba accedere al portale ed operare come Collaboratore, Responsabile e/o Amministratore del sistema. Se invece per il soggetto non è previsto l'accesso al portale, la scheda Login è facoltativa e non è necessaria la sua compilazione. Per procedere all'assegnazione di un profilo di Login è necessario cliccare sul pulsante <Assegna profilo Login> presente nella scheda Login:
Successivamente viene visualizzata una finestra contenente i dati principali del profilo di login che si intende assegnare al dipendente:
È possibile stabilire la tipologia di operatore con la quale il dipendente farà accesso (Amministratore oppure Dipendente/Responsabile) e quale provider di login proporre durante la procedura di registrazione al portale (Peoplelink, Google, Windows Live o Linkedin):
Nel caso in cui il soggetto/dipendente debba accedere come Amministratore, è possibile inoltre specificare dei filtri sulle aziende su cui potrà operare:
La selezione dei dipendenti su cui potrà operare è ulteriormente personalizzabile attraverso l'applicazione di filtri anagrafici opportunamente configurati:
L'ultimo passaggio prevede la selezione dei ruoli da associare al dipendente per ognuno dei moduli a disposizione:
Dopo aver selezionato i ruoli per i moduli attivi, cliccando sul pulsante <Continua> si conclude l'assegnazione del profilo di login al dipendente.
Nella scheda "Login" vengono riepilogate le caratteristiche del profilo di accesso al portale e contestualmente, viene inviata una mail al dipendente con le indicazioni per procedere alla registrazione al portale Peoplelinkonline.com
Lo sapevi che ... Il pulsante <Stato e-mail inviato> permette all'utente amministratore di controllare se le notifiche trasmesse tramite mail dal sistema sono state regolarmente inviate al dipendente selezionato.
La scheda Extra e Statistiche
La scheda "Extra e Statistiche" contiene un QR Code che consente all'utente amministratore di importare sul proprio smartphone (tramite una qualsiasi app per la lettura del QR Code) i dati principali del dipendente appena inserito. Il QR Code viene generato automaticamente dal sistema quando l'anagrafica del dipendente viene compilata con le informazioni essenziali e soltanto nel caso in cui venga compilata anche la scheda "Login".
Cliccando sul pulsante <Scarica come vCard> l'utente può inoltre importare in Outlook i dati principali del dipendente appena inserito.
Importante! La compilazione del campo Data chiusura definitiva permette all'utente di proteggere da eventuali ripristini o interventi involontari i dati del cartellino presenze relativi a periodi che precedono la data qui indicata.
Novità! A breve sarà disponibile una nuova tipologia di badge...stay tuned!
