Menu: IDENTITIES > Gestione > Aziende

Per configurare l'anagrafica delle aziende gestite in un'installazione utilizza la funzionalità Aziende.

Ci sono 3 aziende di sistema che devono essere sempre presenti in ogni impianto e che non puoi modificare o cancellare:

·         l'azienda GENERAL, ti serve per la corretta configurazione dei vari codici elaborativi dell'impianto: in questo modo, dopo aver configurato l'azienda GENERAL, quelle stesse configurazioni potranno essere condivise con ogni azienda dell'impianto senza la necessità di duplicarle

·         le aziende (CONTRIB e ADVISORS) servono invece per gestire i soggetti/dipendenti che non sono assunti nelle tue aziende, ma che necessitano di un rapporto di lavoro valido come, ad esempio, collaboratori oppure consulenti esterni.

Configurare i dati di base di una nuova azienda

Per aggiungere una nuova azienda è sufficiente cliccare sul pulsante Gestisci e poi selezionare Crea.

Potrai configurare i dati di base dell'azienda nella scheda Anagrafica di base.

Nella scheda Altri Dati trovi il codice ATECO e il codice NACE che sono rispettivamente la versione italiana e la classificazione europea delle attività economiche.

Puoi derivare il codice NACE dal codice ATECO tramite il tab Converti da Codice Ateco.

Caricare scadenze, documenti e posizioni relative alle aziende

Puoi caricare le scadenze e i documenti relativi all'azienda con il pulsante Nuovo che trovi sulle omonime schede

 Con VISTA attivo.

Aggiungere le posizioni aziendali per presidiare lo stato dell'organico e il budget

Nella scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali ( con VISTA attivo) puoi aggiungere nuove posizioni precedentemente configurate (Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali) con il tasto Nuovo assegnando date di validità, numeri minimi e massimi di posizioni richieste, il budget singolo o complessivo sulle posizioni, la valuta e il tipo di costo (RAL, RAG e CLA).

 Per presidiare la situazione dell'organico e assegnare un budget alle posizioni approfondisci sulla scheda Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali al paragrafo Presidiare le posizioni e assegnare un budget.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Aziende

Se hai bisogno di fare aggregazioni di dati o effettuare un import su software terzi puoi valorizzare alcuni campi nella funzionalità Aziende:

·         Codice per procedura di contabilità: per relazionare le informazioni legate ad un'azienda (es.: dipendenti, …) a un codice contabile in un software esterno

·         Campo personalizzato 1-2-3G: per relazionare le informazioni legate ad un'azienda in un software esterno per elaborazioni personalizzate

·         Logo: puoi caricare l'immagine in PNG con sfondo trasparente, per farlo venire in alcune stampe.

Questi codici vengono esportati nel file di export e puoi collegarli agli altri software in tuo possesso.

Configurare le nuove sedi

Per configurare le sedi aziendali usa la Legenda dipendente: Sede di lavoro (codice: SEDE) con tipologia del campo Tabella.

 La legenda SEDE è una legenda di sistema e quindi non deve essere creata, ma solo completata.

Aggiungi le nuove sedi che vuoi configurare nella scheda Valori Tabellari aggiungendo tutti i singoli valori tramite il tasto Nuovo.

Con il campo Valore visibile con un filtro su - Azienda puoi far diventare quel valore di uso esclusivo dell'azienda sotto valorizzata.

 Se integrato con JOB il filtro Azienda sulla legenda anagrafica Sede è obbligatorio

Con il campo Nascondi su queste aziende puoi far diventare quel valore visibile da tutte le aziende ad eccezione delle aziende indicate.

Completare e visualizzare i dati delle sedi aziendali

Per completare o consultare le sedi già configurate in Legenda dipendente: Sede di lavoro puoi usare Legenda Sede: Documenti, scadenze e altri dati.

 Puoi inserire o aggiornare le informazioni aggiuntive collegate a ciascun valore della Legenda, ma non potrai creare nuove sedi o cancellare le vecchie: questa gestione deve essere fatta direttamente sui valori della legenda.

Puoi specificare le informazioni relative alle sedi in Legenda Sede: Documenti, scadenze e altri dati valorizzando la sede all'interno del campo Elemento (1) e poi procedendo con Gestisci - Modifica (2).

Puoi usare questa funzione per aggiungere dati anagrafici nella scheda Altri Dati (es.: indirizzo, nazione, Partita IVA, …) riferiti alla sede.

 Con VISTA attivo puoi vedere l'elenco degli asset associati alla sede e puoi aggiungere anche le scadenze, i documenti e le posizioni lavorative e ruoli aziendali.

Approfondisci sulla scheda Configurare un'anagrafica aziendale.

Menu: VISTA > VISTA: Configurazione e parametri > Opzioni di VISTA

Per agevolarti nelle attività per la personalizzazione dell'organigramma puoi definire una serie di parametri preliminari.

Accedi alla funzionalità Opzioni Vista e clicca su Modifica.

Di seguito i parametri da gestire.

Gestire la visualizzazione di alberi organizzativi ne Il mio profilo

Se attivi:

·         Nascondi l'Albero organizzativo di default ne "Il mio profilo", nella funzione Il mio profilo l'utente non vede l'organigramma dell'unità autorizzativa di appartenenza

·         Alberi organizzativi aggiuntivi da mostrare in "Il mio profilo", puoi gestire la visualizzazione, in aggiunta all'albero organizzativo principale, di eventuali alberi organizzativi aggiuntivi associati all'utente nella funzione Il mio profilo aggiungendo quelli che vuoi visualizzare nell'apposito campo.

 I due parametri sono tra di loro alternativi.

Definire come visualizzare i responsabili nei diagrammi organizzativi

Con Modalità di visualizzazione dei responsabili nei diagrammi delle alberature organizzative scegli se visualizzare tutti i responsabili (Tutti), solo il responsabile principale (Standard), oppure non visualizzarne nessuno (Nessuno) nei diagrammi dell'organigramma.

Nascondere alcuni contatti nelle alberature delle unità organizzative

Se usi Nascondi i seguenti contatti nelle alberature delle Unità Organizzative, nei diagrammi non mostri i contatti se presenti nell'anagrafica del soggetto.

Puoi selezionare uno o più tra cellulare, telefono ed e-mail inserendoli nell'apposito campo.

 Se non viene inserito nulla rimangono tutti visibili.

Non mostrare l'anzianità lavorativa nei diagrammi organizzativi

Se attivi Nascondi l'anzianità lavorativa nei diagrammi delle alberature organizzative, nei diagrammi delle unità organizzative l'anzianità lavorativa non viene visualizzata.

Mostrare anche il codice dell'unità organizzativa nei diagrammi

Con Mostra anche il codice dell'unità organizzativa nei diagrammi delle alberature organizzative visualizzi, oltre alla descrizione, anche il codice dell'unità organizzativa.

Mostrare tutti i dipendenti delle unità organizzative superiori nella ricostruzione dal basso verso l'alto

Se attivi Mostra tutti i dipendenti delle unità organizzative quando il diagramma dell'alberatura viene ricostruita dal basso verso l'alto, il diagramma mostra anche i dipendenti delle unità organizzative superiori, oltre ai responsabili. Questo solo accedendo dalle funzionalità Anagrafica o Il mio profilo.

 I dipendenti delle unità inferiori alla propria sono sempre visibili.

Mostrare i soggetti presenti in due ruoli diversi

Con Mostra i dipendenti duplicati nel contesto "Collaboratore su UO padre - Responsabile su UO figlia" nei diagrammi delle alberature organizzative, il soggetto compare sia come collaboratore nell'unità organizzativa padre sia come responsabile nell'unità organizzativa figlia.

 Di default, quando un soggetto è collaboratore di una certa unità organizzativa e contemporaneamente è responsabile A di un'altra unità organizzativa figlia, viene mostrato solo come responsabile A e nascosto come collaboratore. Selezionando questa opzione, invece, il soggetto sarà mostrato anche nell'unità organizzativa di cui è collaboratore.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Unità Organizzativa

Per configurare l'organigramma, puoi accedere alla funzionalità Unità Organizzativa.

Le unità organizzative sono storicizzate per questo motivo: la data di riferimento identifica il giorno in cui è valida quella determinata alberatura.

Puoi variare la data di riferimento per visualizzare l'alberatura valida a quel giorno.

Per creare una nuova storicizzazione dell'alberatura e cambiarne quindi la struttura, puoi cambiare la data di riferimento a partire da cui vuoi rendere operativa la variazione con il tasto Modifica.

Hai 2 scelte:

A.     Crea nuova storicizzazione dell'alberatura: con questa possibilità puoi creare nuove unità organizzative, modificare i dati storicizzati e spostare le unità organizzative.

B.     Modifica dati statici e tabellari delle unità organizzative: con questa possibilità puoi modificare i dati statici o aumentare il numero di responsabili.

A. Creare una nuova storicizzazione dell'alberatura

La procedura di modifica dei dati storicizzati dell'alberatura tramite il tab Crea nuova storicizzazione dell'alberatura ti permette di apportare modifiche ad alcuni campi (descrizione, colore, disabilitazione, ecc.) e di spostare e riorganizzare le unità organizzative in modo storicizzato.

Le operazioni vengono salvate immediatamente e possono essere effettuate sia sul futuro sia sul passato.

I passaggi che devi fare per rendere operativa la modifica sono:

1.     seleziona dalla voce Albero l'alberatura su cui vuoi operare

2.     seleziona la data di riferimento che corrisponde alla data da cui far partire la modifica:

3.     compila il motivo della variazione e clicca su Continua.
 La data di inizio validità non è modificabile in questa maschera e coincide con la data di riferimento che hai inserito in testata (punto 1). Per modificarla, puoi annullare la procedura e cambiarla esternamente:

4.     seleziona l'unità organizzativa padre dal menu di sinistra per iniziare la costruzione o effettuare le modifiche all'alberatura:

5.     scegli l'azione che vuoi intraprendere:

a.     Crea Unità Organizzativa figlio: se vuoi aggiungere un'unità organizzativa all'organigramma.
Valorizza i dati dell'unità organizzativa (UO): tutte le modifiche verranno tracciate e potrai vederle visualizzando l'elenco delle modifiche.
 Non puoi modificare il codice una volta creato; il codice deve essere univoco considerando tutti gli storici creati su tutte le unità organizzative:

b.     Modifica: puoi cambiare i dati storicizzati dell'UO, in particolare puoi cambiare la descrizione, disabilitare l'unità organizzativa e assegnare all'unità organizzativa una posizione di line/staff:

·        disabilitare l'unità organizzativa significa che quell'UO non fa più parte dell'alberatura.
Tutte le UO disabilitate sono visibili come sbarrate selezionando il flag Mostra le disabilitazioni:

·        un'unità organizzativa è di default configurata come di line, ovvero direttamente coinvolta nel servizio principale dell'organizzazione.
Se vuoi identificarla come unità di staff/supporto, ovvero che non svolge un servizio principale, ma è di ausilio nello svolgimento devi usare il flag Staff/Funzione di supporto .
 Le Unità di Staff non possono avere unità figlie.

c.      Sposta: puoi spostare l'unità organizzativa; per farlo:

·        seleziona l'UO che vuoi spostare

·        seleziona il pulsante Sposta

·        si apre una finestra in cui appare l'alberatura e puoi scegliere la nuova posizione:

6.     quando hai terminato tutte le azioni che vuoi attuare (Creare una nuova UO, modificare/Spostare UO) puoi concludere con Dichiara conclusa la procedura:

 La chiusura con Dichiara conclusa la procedura è solo un pro-forma e permette di riattivare la scelta dei filtri principali (Data di riferimento, Albero) e delle Azioni possibili (Modifica, Organigramma): tutte le operazioni sono salvate quando vengono eseguite e non quando la procedura viene dichiarata conclusa.

Configurare e associare le categorie alle unità organizzative

La categoria permette di classificare trasversalmente le unità organizzative, mantenendo un rapporto 1:1 tra unità e categoria e non storicizzando la relazione.

Per poter configurare e associare le categorie alle unità organizzative ( con VISTA attivo) devi seguire due passaggi:

1.     creare le categorie per unità organizzative

2.     associare le categorie alle unità organizzative.

1. Creare le categorie per unità organizzative

Menu: VISTA: Configurazioni e parametri > VISTA: Gestione HR> Categorie per unità organizzative

Per creare le categorie usa la funzionalità Categorie per unità organizzative tramite i pulsanti Gestisci-Crea e concludi la procedura con il tasto Salva.

2. Associare le categorie alle unità organizzative

Menu: VISTA > Gestione > Unità organizzativa

Segui i passaggi relativi alle funzionalità inserite in Creare una nuova storicizzazione dell'alberatura.

Posizionati sulla scheda Unità organizzativa e scegli Modifica. Inserisci la Categoria nell'omonimo campo scegliendo tra quelle che hai configurato:

Premi Salva per confermare.

B. Modifica dati statici e tabellari delle unità organizzative

Modificare il numero di responsabili nelle unità organizzative

Ogni unità organizzativa ha a disposizione un numero variabile di responsabili che vengono indicati con lettere progressive dell'alfabeto.

Il Responsabile A è il principale, mentre dal Responsabile B in avanti sono tutti equivalenti

 La parte di dettaglio dei Responsabili è utilizzata per applicare regole particolari al workflow di TIME

Per avviare la procedura:

1.     seleziona l'unità organizzativa su cui vuoi aumentare il numero di responsabili.
 Il numero di responsabili può aumentare, ma non può diminuire

2.     scegli l'opzione Modifica dati statici e tabellari delle unità organizzative:

3.     con il tasto Aumenta num. Responsabili puoi aumentare il numero di Responsabili (A, B, C, …):

4.     se vuoi attuare l'aumento di responsabili su altre unità puoi selezionarle e ripetere l'operazione

5.     quando hai terminato puoi salvare con Dichiara conclusa la procedura:

Modificare dati statici e tabellari delle unità organizzative

Per modificare i dati statici delle unità organizzative:

1.     scegli l'opzione Modifica dati statici e tabellari delle unità organizzative:

2.     con il tasto Modifica puoi cambiare i dati statici dell'Unità Organizzativa (come ad esempio le Aree per le unità organizzative e le posizioni lavorative):

3.     quando hai terminato salva con Dichiara conclusa la procedura:

Configurare e associare le aree alle unità organizzative

Le aree permettono di classificare trasversalmente le unità organizzative, mantenendo un rapporto 1:n tra area e unità e storicizzando la relazione.

Per poter configurare e associare le aree alle unità organizzative ( con VISTA attivo) devi seguire due passaggi:

1.     creare le aree per unità organizzative

2.      associare le aree alle unità organizzative

1. Creare le aree per unità organizzative

Menu: VISTA: Configurazioni e parametri > VISTA: Gestione HR> Aree per unità organizzative

Per creare le aree usa la funzionalità Aree per unità organizzative tramite i pulsanti Gestisci-Crea e concludi la procedura con il tasto Salva.

2. Associare le aree alle unità organizzative

Menu: VISTA > Gestione > Unità organizzativa

Segui i passaggi relativi alle funzionalità inserite in Modificare dati statici e tabellari delle unità organizzative.

Con il pulsante Nuovo puoi associare le Aree precedentemente configurate specificando la validità (con la data inizio e fine) e scegliendo se far ereditare la stessa area anche a tutte le unità figlie di quella che si sta variando con il flag Applica a tutte le entità figlie.

Associare le posizioni lavorative alle unità organizzative

Associare le posizioni lavorative alle unità organizzative permette di effettuare un confronto tra le posizioni attese in una certa unità organizzativa e quelle effettivamente ricoperte sia come conteggio sulle posizioni che come budget preventivato.

Per fare questo puoi seguire i passaggi relativi alle funzionalità inserite in Modificare dati statici e tabellari delle unità organizzative.

Nella scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali ( con VISTA attivo) puoi aggiungere nuove posizioni precedentemente configurate (vedi Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali) con il tasto Nuovo assegnando date di validità, numeri minimi e massimi di posizioni richieste, il budget singolo o complessivo sulle posizioni, la valuta e il tipo di costo (RAL, RAG e CLA)

Per presidiare la situazione dell'organico e assegnare un budget alle posizioni puoi fare riferimento a vedi Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali al paragrafo Presidiare le posizioni e assegnare un budget.

Creare una nuova alberatura di unità organizzativa

Puoi configurare l'alberatura delle unità con la funzionalità Legende soggetto con Gestisci - Crea compila i campi della scheda Dati di base avendo cura di indicare:

·        Tipologia di campo: Query Specifica

·        Query: Unità Organizzative (diverse da quella principale)

·        nella scheda Impostazioni Avanzate inserisci il flag su Mostra nella scheda del ruolo Collaboratore:

·        seleziona l'opzione Albero Organizzativo nell'omonimo tab:

·        clicca su Salva per concludere la procedura.

Creare una fotografia della situazione corrente dell'organigramma

Lo snapshot ti permette di creare una fotografia non modificabile dell'organigramma includendo la struttura delle unità organizzative, i collaboratori, i responsabili e le aree al momento in cui viene eseguita la procedura.

Lo snapshot riguarda solamente l'alberatura selezionata, nella giornata in corso (non viene quindi considerata la data in interfaccia) ed è giornaliero, per cui non può esistere più di uno snapshot per giorno; eventuali snapshot già presenti sulla giornata odierna verranno sovrascritti e sostituiti con quello aggiornato.

Per creare un'istantanea della situazione dell'organigramma aziendale usa la funzionalità Unità Organizzativa - Modifica - Crea Snapshot.

 Puoi eseguire lo snapshot solo con VISTA attivo.

Confrontare la situazione delle unità organizzative

1.     Per avviare un confronto sulla situazione delle unità organizzative puoi utilizzare la funzionalità Unità Organizzative scegliendo Organigramma - Confronta unità organizzative.
 Puoi svolgere la procedura con VISTA attivo.

2.     Imposta i filtri nella testata della maschera:

·        la Modalità ti permette di vedere le modifiche sotto il profilo dell'Unità Organizzativa (creazioni, modifiche, disabilitazioni UO ecc) o del Responsabile A (Inserimento, modifica di responsabile principale, ecc.) ed è comune alle due alberature prese in considerazione nel confronto

·        nelle due Alberature di confronto (Alberatura 1 e 2) hai la possibilità di scegliere tra l'alberatura corrente e valida in quel momento (Corrente), l'alberatura da Snapshot (Da Snapshot; per la creazione dello snapshot vedi il paragrafo Creare una fotografia della situazione corrente dell'organigramma) e l'alberatura da Storico (Da Storico) ovvero quella storicizzata

·        se in uno dei due campi dell'alberatura hai indicato Da Storico o Da Snapshot puoi valorizzare con la data a cui vuoi riferirti (Storico 1 o 2 da confrontare)

·        puoi anche decidere se vuoi vedere le modifiche con il filtri Visualizza frecce tra le due alberature come frecce (Al passaggio del mouse) che collegano le due unità organizzative oppure se non vedere le frecce (Mai)

3.     Clicca su Avvia Confronto:

4.     Puoi vedere le modifiche sulle unità organizzative al passaggio del mouse sull'alberatura.
Le unità o i responsabili che non hanno corrispondenza tra le due unità riportano un'evidenziazione rossa:

·        Modalità: Unità Organizzativa:

·        Modalità: Responsabile A:

Menu: IDENTITIES > Gestione > Unità Organizzativa

Per visualizzare l'organigramma aziendale, puoi accedere alla funzionalità Unità Organizzativa e scegliere il pulsante Organigramma.

Nella sottosezione Unità organizzativa puoi scegliere:

·         opzione UO, responsabile e dipendenti: se vuoi vedere l'organigramma completo di nome dell'unità, responsabile e dipendenti

·         opzione UO e responsabile A: se vuoi vedere l'organigramma completo di nome e del solo responsabile dell'unità.

Hai 2 modalità di visualizzazione dell'organigramma:

·         concentra i dipendenti in uno spazio ridotto: vedrai solo una parte dei dipendenti appartenenti all'unità, per visualizzarne la totalità potrai utilizzare la scrollbar laterale che trovi a destra vicino all'elenco

·         espandi la lista di tutti i dipendenti: potrai vedere a schermo tutti i dipendenti di ciascuna unità senza la necessità di scorrimento tramite scrollbar

Per ogni dipendente potrai visualizzare dei dati anagrafici:

·         anzianità aziendale, calcolata in base alla data di assunzione del Rapporto di lavoro in essere

·         e-mail aziendale, telefono fisso/cellulare aziendali, popolando le rispettive legende anagrafiche di sistema.

Le Opzioni di vista attivano configurazioni particolari dell'organigramma.

 Approfondisci sulla scheda Personalizzare le impostazioni dell'organigramma.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Puoi assegnare un responsabile ad un'unità autorizzativa tramite Anagrafica nella scheda Ruolo Responsabile.

Scegli dal menu a tendina Albero l'unità organizzativa su cui vuoi operare la modifica e tramite il pulsante Assegna una nuova unità organizzativa come responsabile inizia la procedura di assegnazione dell'unità autorizzativa.

Dalla finestra che si apre compila i campi (es.: la data di validità, il tipo di responsabile A, B, ecc.).

Concludi la procedura con il tasto Continua e l'assegnazione apparirà con la data di validità:

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Puoi assegnare un dipendente ad un'unità autorizzativa tramite Anagrafica nella scheda Ruolo Collaboratore.

Utilizza Avvia la procedura di assegnazione per assegnare l'Unità Autorizzativa al soggetto. Dopo aver inserito la data di decorrenza della modifica puoi inserire l'Unità Autorizzativa e concludere la procedura con Salva.

Il dipendente può appartenere a una sola Unità autorizzativa nello stesso periodo.

Menu: IDENTITIES > Configurazioni e parametri > Legende Soggetto

Per assegnare massivamente un'unità organizzativa si può utilizzare la funzionalità Legende Soggetto. È sufficiente selezionare il campo Unità autorizzativa e procedere con l'assegnazione collettiva ai dipendenti selezionati con Gestisci-Assegnazione valore ai soggetti.

Scegli l'unità autorizzativa che vuoi assegnare, la data di assegnazione e l'elenco dei dipendenti a cui vuoi assegnarla tramite il Filtro Dipendenti. Concludi la procedura con il bottone <Applica>.

Menu: VISTA > VISTA: Configurazione e parametri > Opzioni di VISTA

Per agevolarti nelle attività per la personalizzazione delle posizioni lavorative puoi definire una serie di parametri preliminari.

Accedi alla funzionalità Opzioni Vista e clicca su Modifica.

Di seguito i parametri:

Preferire posizioni lavorative e ruoli aziendali rispetto alla mansione

Se attivi Preferisci l'utilizzo delle Posizioni lavorative e ruoli aziendali piuttosto che della mansione, nelle funzioni che lo prevedono viene mostrata la posizione lavorativa al posto della mansione. Questa impostazione si applica, per esempio, nelle funzionalità Ricerca competenze su soggetti e nelle ricerche delle posizioni lavorative sui soggetti.

 La mansione è una legenda anagrafica che viene mantenuta come storico, ma è stata sostituita dalla posizione lavorativa.

Mostrare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali nella Timeline

Se attivi Mostra le posizioni lavorative e ruoli aziendali sulla timeline, nella Timeline puoi vedere le posizioni lavorative associate al soggetto. Questo flag è applicato in tutti i contesti previsti, questo vuol dire che è visibile a amministratore, dipendente e responsabile e non può essere filtrata per utilizzatore.

Scegliere quali tipologie di assegnazione mostrare accanto al nominativo del soggetto

Con Tipologie di assegnazioni da mostrare a corredo del nominativo dei soggetti scegli quali posizioni lavorative mostrare accanto al nominativo del soggetto nelle funzioni in cui questa informazione è usata come dettaglio.

Puoi selezionare le tipologie di assegnazione Effettiva, Temporanea, Proposta di cambio, Prospettiva di cambio, In prova e Archiviata.

Se non imposti alcun valore in Tipologie di assegnazioni da mostrare a corredo del nominativo dei soggetti:

·         per i dipendenti e per gli utenti che accedono a funzioni come Il mio profilo, pianificazione ferie e ricerca competenze vengono mostrate solo le posizioni lavorative con assegnazione Effettiva, Temporanea o In prova.

·         per le funzionalità Anagrafica e Anagrafica dei miei collaboratori, invece, restano sempre visibili tutte le posizioni lavorative, indipendentemente dalla tipologia di assegnazione.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazione e Parametri > Vista: Gestione HR > Categorie di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali - Classi di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali

Le categorie e le classi sono raggruppamenti con cui cataloghi posizioni lavorative e ruoli aziendali, per ritrovarli e filtrarli con facilità.

La classe è più di alto livello, mentre la categoria rappresenta l'insieme più di basso livello delle posizioni lavorative/ruoli aziendali e delle competenze, che è l'area tematica che accumuna tutti gli elementi compresi al suo interno.

La classe della posizione organizza anche i contatti pubblici nella Rubrica.

La classe è di più di alto livello rispetto alla categoria e tra loro si relazionano in maniera non gerarchica, ma parallela, ovvero una categoria può essere in relazione a classi diverse.

Per esempi di configurazione di classi e categoria, puoi fare riferimento a Creare Classi e Categorie per le competenze e le posizioni lavorative.

Creare categorie e classi

Con le funzionalità Classe di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali e Categoria di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali crei i raggruppamenti che poi assegni a posizioni e ruoli.

1.      Fai clic su Gestisci e seleziona Crea.

2.      Compila i campi di interesse.

3.      Puoi indicare se vuoi utilizzarle solo nelle posizioni lavorative, solo nelle competenze o in entrambe utilizzando gli appositi flag.

4.      Salva

Assegnare categoria e classe alla competenza e alla posizione lavorativa

Assegna poi la categoria e la classe nelle funzionalità Competenza o Posizione lavorativa e ruoli aziendali, andandole a valorizzare in fase di creazione dei nuovi elementi nei rispettivi campi Categoria e Classe.

Esportare i soggetti a cui è assegnata una classe o categoria

Con le funzionalità Classe di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali e Categoria di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali puoi esportare i soggetti a cui è assegnata una posizione lavorativa a cui è assegnata una specifica classe o categoria.

Fai clic su Gestisci e seleziona Export Soggetti per avere un excel completo di tutte le assegnazioni.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > VISTA: Gestione HR > Posizioni lavorative e ruoli aziendali

Ogni posizione raccoglie i controlli sui requisiti, la mappa retributiva, i percorsi di carriera e le competenze richieste. Un soggetto può ricoprire più posizioni contemporaneamente, anche senza un rapporto di lavoro attivo.

Creare la posizione lavorativa

Puoi creare una posizione/un ruolo tramite la funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali con il tab Gestisci-Crea e valorizza i campi di interesse.

Collega la classe e la categoria di appartenenza (vedi Configurare le categorie e le classi di posizioni e ruoli) e associa un eventuale job grade per fissarne il livello (vedi Configurare i job grade).

Nella maschera di creazione della posizione lavorativa potrai trovare:

·         Una posizione è default configurata come di line, cioè direttamente coinvolta nel servizio principale dell'organizzazione.

Se vuoi identificarla come posizione di staff/supporto, cioè una posizione che non svolge un servizio principale, ma è di ausilio nello svolgimento devi usare il flag Staff/Funzione di supporto

 Le posizioni di Staff non possono avere posizioni figlie.

·         La Modalità di assegnazione: una posizione lavorativa può essere assegnata secondo tre diverse modalità, in base al livello a cui deve essere riferita:

o   Generale: la posizione non è collegata a una specifica azienda o sede. È quindi applicabile in modo generale.

o   Azienda: la posizione è collegata a una specifica azienda del gruppo. Il riferimento all'azienda indica quindi l'ambito organizzativo in cui la posizione è prevista, che non necessariamente coincide con l'azienda presso cui il soggetto è stato assunto.

o   Sede aziendale: la posizione è collegata a una specifica sede. Anche in questo caso, la sede indicata non deve necessariamente coincidere con la sede di assunzione o di appartenenza del soggetto.

La posizione può inoltre essere assegnata a tutti i soggetti anche senza un rapporto di lavoro.

La modalità da utilizzare in via preferenziale è quella Generale, mentre si consiglia l'utilizzo di Azienda e Sede aziendale per la gestione delle figure legate alla sicurezza sul lavoro.

  Non puoi modificare la modalità di assegnazione dopo aver creato la posizione.

·         Posizioni lavorative singole/multiple: per abilitare in uno stesso periodo l'assegnazione della posizione a più soggetti usa il flag Permetti l'assegnazione a più soggetti contemporaneamente.

 L'assegnazione contemporanea a più soggetti dipende dal campo Modalità di assegnazione.

Se, nello stesso periodo, per una posizione lavorativa il flag che consente l'assegnazione a più soggetti non è attivo, vale questa regola:

·         con la modalità Generica, solo un dipendente dell'intera anagrafica può avere configurata quella posizione lavorativa

·         con la modalità Azienda, solo un dipendente per ogni azienda può avere configurata quella posizione lavorativa

·         con la modalità Sede aziendale, solo un dipendente per ogni sede aziendale può avere configurata quella posizione lavorativa.

·         Assegnazione obbligatoria vincoli la posizione ad essere assegnata almeno una volta: il programma verifica su aziende e sedi che la posizione risulti coperta e segnala l'assenza con un alert.

 Rendi contatti pubblici (con VISTA-Sicurezza): puoi rendere pubblici i contatti delle persone che ricoprono una specifica posizione, ad esempio gli addetti al primo soccorso o all'antincendio. I loro recapiti diventano visibili a tutti i dipendenti nella Rubrica, raggruppati per classe della posizione.

Descrivere i compiti del ruolo

Per descrivere in modo dettagliato compiti e attività previste per la posizione puoi usare la scheda Spiegazione estesa della funzionalità Posizioni lavorative o ruoli aziendali.

La spiegazione estesa coincide con la Job Description della posizione e deve contenere l'obiettivo del ruolo, le responsabilità e la visione strategica.

Definire i controlli di congruenza

Puoi inserire i controlli di congruenza direttamente all'interno della funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali facendo una selezione tra quelli disponibili.

Se non inserisci nessun elemento non ci saranno vincoli, se metterai anche solo un elemento questo costituisce elemento di controllo cioè andrà a controllare se l'elemento indicato è mancante o non più valido.

I controlli seguono una logica booleana:

·         AND: gli elementi devono essere validi tutti contemporaneamente (tutti i controlli)

·         OR: è sufficiente che un solo elemento, tra quelli alternativi afferenti ad uno stesso gruppo, sia valido.

Tutti gli elementi che costituiscono controlli di congruenza (es. asset, corsi formativi ecc) sono legati da un'ottica AND sia interna agli elementi di uno stesso gruppo sia tra elementi di gruppi diversi.

Per i titoli di studio puoi decidere per un'ottica OR per cui è sufficiente che ci sia solo uno dei titoli indicati (o il Titolo di scuola superiore o il diploma professionalizzante) oppure AND che significa che tutti i titoli dovranno essere presenti in contemporanea.

Per un dettaglio sul funzionamento dei singoli controlli vedi Controlli di congruenza.

Assegnare la posizione ai soggetti

Dopo aver salvato la posizione avrai la possibilità di assegnarla ai dipendenti.

Puoi assegnare, modificare o eliminare la posizione delle risorse.

Hai 3 possibilità di assegnazione:

a.      Assegnazione singola posizione a un soggetto dalla funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali

b.      Assegnazione singola posizione a un soggetto da anagrafiche

c.       Assegnazione di tutte le posizioni che appartengono a categoria/classe di posizioni a un soggetto da anagrafiche.

a. Assegnazione singola posizione a un soggetto dalla funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali

1.      Seleziona la posizione che vuoi assegnare e utilizza Gestisci – Modifica.

2.      Aggiungi un'assegnazione utilizzando il tab Assegnazioni ai soggetti tramite Nuovo.

3.      Valorizza la maschera

4.      Imposta le date di inizio e fine dell'assegnazione e il/i nominativo del dipendente.

5.      Scegli il tipo di assegnazione sulla base del tipo di esigenza:

·         Usa Effettiva se l'assegnazione è attiva e confermata, la persona occupa attualmente quella posizione lavorativa in modo valido ai fini operativi e organizzativi.

·         Usa Temporanea se l'assegnazione valida per un periodo limitato, ad esempio per una delega. La persona ricopre la posizione solo fino a una certa data o fino al termine di una condizione prevista.

·         Usa Proposta di cambio se la variazione di assegnazione non è ancora approvata o non ancora applicata. Indica che è stata formulata una proposta per spostare la persona a un'altra posizione lavorativa.

·         Usa Prospettiva di cambio se l'ipotesi di futura variazione non è ancora formalizzata come proposta. Serve per segnalare un possibile cambio previsto o atteso, ma ancora in fase preliminare.

·         Usa In prova se l'assegnazione è attiva ma soggetta a verifica. La persona ricopre la posizione in un periodo di prova, al termine del quale l'assegnazione può essere confermata o modificata.

·         Usa Archiviata se l'assegnazione non è più attiva e conservata solo a fini di consultazione storica. Non produce effetti operativi correnti.

6.      Indica la quota o il peso del ruolo, quando la persona ricopre più posizioni, per pesarne le attività principali.

 La somma delle singole quote va a indicare la presenza della risorsa sul ruolo: non è obbligatorio che la somma sia il 100% e non esiste un controllo su base percentuale. La scelta implementativa segue le tue esigenze e la gestione percentuale è solo una delle possibilità.

7.      Collega l'azienda e la sede, quando previste dalla configurazione della posizione.

b. Assegnazione singola posizione a un soggetto da anagrafiche

Per l'assegnazione sul singolo soggetto puoi usare la funzionalità Anagrafica con la voce di menu Posizioni lavorative e ruoli aziendali.

1.      Per aggiungere una nuova posizione lavorativa o ruolo scegli Nuova posizione lavorativa o ruolo aziendale.

2.      Imposta la posizione e le date di inizio e fine dell'assegnazione.

3.      Scegli il tipo di assegnazione: effettiva, temporanea, proposta di cambio, prospettiva di cambio, in prova o archiviata (vedi Assegnazione singola posizione a un soggetto dalla funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali per dettagli sui tipi).

4.      Indica la quota o il peso del ruolo, quando la persona ne ricopre più di uno, per pesarne le attività principali.

5.      Collega l'azienda e la sede, quando previste dalla configurazione della posizione.

6.      Con il flag su Aggiungi Competenze potrai aggiungere automaticamente le competenze alla risorsa assegnate alla posizione

 Rimuovere in seguito la posizione non rimuove le competenze già collegate che restano sul soggetto.

7.      Salva l'assegnazione.

 Solo per questa tipologia di assegnazione puoi visualizzare i controlli di congruenza in fase di assegnazione di una nuova posizione.

Il controllo si attiva valorizzando i campi posizione e data di inizio e ti fornisce l'elenco in anteprima dei requisiti già rispettati (in verde), quelli non presenti (in rosso), quelli in scadenza (in arancione).

c. Assegnazione di tutte le posizioni che appartengono a categoria/classe di posizioni a un soggetto da anagrafiche

Per l'assegnazione sul singolo soggetto puoi usare la funzionalità Anagrafica con la voce di menu Posizioni lavorative e ruoli aziendali

Per assegnare massivamente al soggetto tutte le posizioni lavorative che appartengono alla categoria/classe selezionata scegli Nuova posizione lavorativa o ruolo aziendale.

e valorizza la categoria o la classe di posizioni lavorative:

 I dati che inserirai saranno riportati su ogni singola posizione lavorativa appartenente alla classe/categoria.

Segui poi i passaggi previsti per Assegnazione singola posizione a un soggetto da anagrafiche

Consultare alert e rischi sulle posizioni di lavoro

Nella scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali della funzionalità Anagrafica vedi, per ogni posizione, gli eventuali alert.

Fai clic sul numero evidenziato delle posizioni per identificare l'alert delle problematiche.

Esportare le assegnazioni ai soggetti

Puoi esportare le assegnazioni in formato Excel. Per farlo dal menu della funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali scegli Gestisci e seleziona:

·         Export soggetti per avere l'elenco dei soggetti a cui è assegnata la posizione selezionata

·         Export per tutti i soggetti per un'esportazione complessiva che genera in un'unica operazione un file con tutti i soggetti assegnatari di tutte le posizioni lavorative configurate sul tuo impianto.

Presidiare le posizioni e assegnare un budget

Puoi controllare le posizioni previste per una struttura e assegnare un budget per RAL (Reddito Annuo Lordo), RAG (Reddito Annuo Globale) o CLA (Costo Lordo Aziendale).

Puoi utilizzare tre funzionalità: Aziende, Unità organizzativa e Legenda Sede: Documenti, scadenze e altri dati, nella scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali.

La testata riepiloga posizioni richieste e vacanti, posizioni obbligatorie mancanti e budget allocato suddiviso per RAL, RAG e CLA.

Gli stati possono essere:

·         In difetto: il numero di posizioni coperte è minore di quello previsto.

·         In eccesso: il numero di posizioni coperte è maggiore di quello previsto.

·         Coerente: il numero di posizioni coperte è in linea con il previsto.

·         Scoperta: nessun soggetto ha quella posizione assegnata.

·         Storico non valido: lo storico della posizione non è valido a oggi.

Un'icona vicino alla singola posizione segnala se la copertura è coerente (icona verde), in difetto (freccia arancione verso il basso), in eccesso (freccia arancione verso l'alto), completamente scoperta (icona rossa) o posizione non più valida (3 puntini) rispetto al previsto.

Con il tasto Approfondisci vedi un riepilogo delle posizioni obbligatorie mancanti, vacanti e presenti.

Puoi effettuare un controllo massivo anche dalla funzionalità Problematiche e raccomandazioni.

 L'associazione a Sede e Azienda è fondamentale per la sicurezza, ma puoi utilizzarla anche in altri contesti secondo le tue esigenze.

Menu: VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Alberature delle posizioni lavorative e ruoli aziendali

Con le alberature costruisci la struttura gerarchica delle posizioni. Utilizzi le posizioni lavorative e ruoli aziendali che hai configurato per rappresentare graficamente la gerarchia dei ruoli e dei soggetti che li ricoprono.

 Gli organigrammi sono solo figurativi e non rientrano nella configurazione del workflow.

Costruire l'alberatura

Puoi costruire una struttura combinando le posizioni disponibili tramite la funzionalità Alberature delle posizioni lavorative e ruoli aziendali

1.      Fai clic su Gestisci, seleziona Crea e valorizza i campi richiesti

2.      Se attivi Abilita l'integrazione con le configurazioni su Azienda e Sede, nel diagramma hai la possibilità di filtrare sede o azienda in modo da mostrare solo le posizioni lavorative presenti nell'alberatura e configurate anche in Aziende e Sedi con validità attiva alla data odierna (vedi Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali al paragrafo Presidiare le posizioni e assegnare un budget).

3.      Nella colonna Posizioni lavorative disponibili individua le posizioni da inserire.

4.      Le posizioni sono nella colonna Alberatura e puoi:

a.      inserirle facendo un doppio clic per costruire l'albero

b.      rimuoverle cliccando sulla X vicino alla posizione aggiunta in precedenza

c.       utilizzare il Drag&Drop per riorganizzare la gerarchia delle posizioni lavorative.

 Le posizioni di Staff non possono avere posizioni figlie nell'alberatura (vedi Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali al paragrafo Creare la posizione lavorativa).

5.      Concludi la procedura con il tasto Salva.

 Se vuoi replicare una certa alberatura costruita in precedenza puoi usare il pulsante Gestisci - Duplica.

In questo modo hai una copia dell'alberatura comprensiva di tutte le posizioni al suo interno

Visualizzare l'organigramma

Dopo il salvataggio, seleziona Organigramma dal menu Gestisci per vedere la struttura con tutti i soggetti assegnati alle posizioni e la sede o l'azienda in cui sono inseriti.

 Se le posizioni hanno i contatti pubblici, vedi anche e-mail, cellulare e telefono di ogni persona.

Puoi filtrare i soggetti per azienda o per sede con il campo Filtra per azienda o sede.

Filtrando l'organigramma su una sede specifica, oltre ai soggetti assegnati a quella sede vedi anche i dipendenti dell'azienda a cui la sede appartiene, per la stessa posizione lavorativa.

 L'alberatura delle posizioni lavorative nasce per la sicurezza, ma puoi utilizzarla anche in altri contesti secondo le tue esigenze.

Menu: IDENTITIES+VISTA > VISTA: Configurazioni e parametri > Job Grade

Il job grade definisce il livello di un ruolo nella struttura aziendale. Uniforma retribuzione, benefit, responsabilità tra ruoli equivalenti e eterogenei, favorendo equità interna e mobilità professionale. Puoi collegarlo alle posizioni lavorative.

Creare il job grade e ordinarlo per livello

Crea il grado con la funzionalità Job grade e definisci la sua posizione nella scala aziendale.

1.      Fai clic su Gestisci e seleziona Crea.

2.      Compila il livello sequenziale per ordinare i gradi lungo la scala (es.: 1 per i grade Entry, 2 per i Middle, 3 per i Senior ecc).

Descrivere il job grade

Puoi chiarire cosa distingue un livello dall'altro valorizzando la scheda Spiegazione estesa della funzionalità Job grade: descrivi attività, competenze e caratteristiche del job grade.

Impostare la mappa retributiva

Puoi storicizzare i valori economici del job grade, per statistiche incrociate sui costi di mercato nella scheda Mappa retributiva e benchmark della funzionalità Job grade. Imposta RAL (Reddito Annuo Lordo), RAG (Reddito Annuo Globale) o CLA (Costo Lordo Aziendale) (con valore effettivo, minimo e massimo), la valuta, la nazione e la fonte dei dati.

Collegare il job grade alle posizioni

Per collegare il livello della posizione lavorativa, usa la funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali e seleziona il job grade valorizzando l'omonimo campo.

Menu: VISTA: Configurazioni e parametri > Percorsi di carriera su posizioni lavorative

Il percorso di carriera descrive l'evoluzione di una risorsa attraverso una sequenza di posizioni lavorative. Rende visibili le opportunità di crescita, facilita la pianificazione della successione e supporta una gestione equa e trasparente del personale.

Creare il percorso e comporne le tappe

Per creare il percorso usa la funzionalità Percorsi di carriera su posizioni lavorative e aggiungi le posizioni che lo compongono secondo l'ordine desiderato.

 Le posizioni aggiunte devono essere precedentemente configurate (vedi Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali)

1.      Fai clic su Gestisci e seleziona Crea.

2.      Scegli il tipo di percorso:

a.      verticale, con ruoli e responsabilità crescenti nella stessa area, tramite il flag Percorso di carriera verticale

b.      orizzontale, con transizione verso un'altra area senza salire di livello senza l'inserimento del flag Percorso di carriera verticale

3.      Fai clic su Nuovo per caricare le posizioni del percorso

4.      Per ogni posizione lavorativa indica il tempo di permanenza previsto per quella tappa (minimo e massimo)

  La categoria e il job grade sono ereditati dalla posizione.

5.      Fai clic su Aggiungi per inserire la tappa nell'elenco, e ripeti per le tappe successive.

6.      Salva il percorso.

Identificare a quali percorsi di carriera appartiene una posizione

Menu: VISTA: Configurazioni e parametri > Posizioni lavorative e ruoli aziendali

Per consultare il percorso di una posizione puoi accedere alla funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali e aprire la posizione lavorativa andando alla scheda Percorsi di carriera: vedi il percorso di cui la posizione fa parte, con evidenziata quella corrente.

 La scheda è visibile solo quando la posizione è in visualizzazione e non è in creazione o modifica.

Consultare il percorso di una persona

Per consultare il percorso di una persona, puoi andare nella scheda delle posizioni lavorative e ruoli aziendali della funzionalità Anagrafica.

Nella colonna Percorso di carriera puoi visualizzare i percorsi a cui è collegata la posizione: il numero indica in quanti percorsi di carriera è inserita la specifica posizione

Fai clic sul numero per aprire la sequenza, con la posizione corrente, le precedenti e le possibili successive. Per ogni tappa trovi dei tab che potrai aprire con:

·         la descrizione della posizione e del job grade

·         la mappa retributiva

·         gli altri dipendenti sullo stesso ruolo

·         gli alert che individuano le mancanze rispetto ai controlli di congruenza e il superamento del tempo di permanenza previsto.

 Se la stessa posizione è stata ricoperta più volte in periodi non continuativi, accanto al periodo di permanenza trovi il simbolo <> a segnalare la discontinuità; il tempo di permanenza calcolato considera tutte le occorrenze della posizione nel tempo, non solo l'ultima.

Menu: VISTA > Vista: Gestione > Vista: Gestione HR > Ricerca posizioni lavorative e ruoli aziendali su soggetti

Menu: MY PEOPLELINK > VISTA > Ricerca posizioni lavorative e ruoli aziendali su soggetti

Con la funzionalità Ricerca posizioni lavorative e ruoli aziendali su soggetti verifichi chi ricopre un ruolo e monitori i rischi e gli alert collegati. La usi per presidiare la copertura dei ruoli e la conformità dei requisiti. È disponibile per amministratori e responsabili.

Impostare la ricerca

1.      Cerca per Posizione lavorativa e per Data di riferimento.

2.      Con il campo Opzioni operative puoi selezionare Nascondi le posizioni non assegnate lavorative a nessuno per nascondere dinamicamente le colonne relative alle posizioni che hai selezionato e che non sono assegnate a nessuno.

3.      Clicca su Applica Filtro per avviare la ricerca.

4.      Puoi filtrare per Unità organizzativa, per Tipo assegnazione posizione/ruolo, per Azienda della posizione/ruolo, per Sede della posizione/ruolo e Valore da mostrare.

La visualizzazione cambia a seconda della valorizzazione nel campo Valore da mostrare.

L'output è una tabella che ha nelle prime colonne i dati anagrafici dei dipendenti (Nominativo, Età, Anzianità aziendale) che possiedono almeno una delle posizioni selezionate, mentre le successive colonne riportano le posizioni del filtro.

·         Con posizione o ruolo assegnato vedi la modalità di assegnazione della posizione come indicata in fase di configurazione (Generica/Azienda/Sede) (per la configurazione vedi Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali); se non è assegnata la cella risulta vuota.

·         Con Elenco rischi vedi la modalità di assegnazione della posizione come indicata in fase di configurazione (Generica/Azienda/Sede) e l'elenco dei rischi per quella posizione; se non sono assegnati né la modalità di assegnazione né i rischi la cella risulta vuota.

·         Con Alert sulla posizione o ruolo vedi la modalità di assegnazione della posizione come indicata in fase di configurazione (Generica/Azienda/Sede), una colorazione e eventualmente un numero:

o   Rosso con numero: cliccando sulla casella appaiono le problematiche sul ruolo per quel dipendente

o   Verde: non sono presenti problematiche

o   Grigio: la posizione non ha controlli di congruenza associati

Se non sono assegnati né la modalità di assegnazione né i rischi né i controlli di congruenza la cella risulta vuota.

Con Alert sulla posizione o ruolo in sequenza vedi le stesse informazioni di Alert sulla posizione o ruolo, ma varia la modalità di output perché verranno visualizzate tante righe quante sono le problematiche. Esempio - se una posizione ha 18 problematiche in fase di visualizzazione, la tabella prevede 18 righe in cui sono riportati la posizione e il dipendente associato e in ognuna di esse è riportata una delle problematiche sulla posizione.