Evento anagrafico e categoria di evento

L'evento anagrafico è il singolo dato associato a un soggetto e a un momento o periodo della sua storia lavorativa.

La categoria di evento è il modello che ne definisce natura e comportamento: quali dati raccoglie, se prevede un allegato, come gestisce scadenze e visibilità ecc Ogni evento appartiene obbligatoriamente a una categoria.

Le categorie di eventi si specializzano con le tipologie avanzate in quanto quest'ultime attivano campi diversi a seconda della tipologia scelta.

Le tipologie avanzate possono avere una o più tabelle collegate o non averne.

·         Se hai delle tabelle collegate: puoi classificare l'evento anagrafico che stai inserendo con le tabelle collegate in modo da ritrovarlo con facilità, scegliere solo valori che hai deciso di anagrafare e non commettere errori nella digitazione del testo.

Il consiglio è di creare una sola categoria di evento a cui collegare i valori delle tabelle collegate.

Esempio: Con la Tipologia avanzata Colloquio crea la categoria di evento Colloquio e nella tabella collegata Tipologie di colloquio crea tanti valori quanti possono esserti utili (Colloquio di valutazione, Colloquio di feedback…)

·         Se non hai tabelle collegate: usa tante categorie di evento quante possono essere le casistiche

Esempio: Con la Tipologia avanzata Indirizzo non hai tabelle collegate crea quindi tanti valori quante sono le categorie di evento (Residenza, domicilio, indirizzo per spedizioni…)

Approfondisci la relazione tra categorie di evento, tipologie avanzate e tabelle collegate in Descrivere il rapporto tra categorie di evento, tipologie avanzate, liste e tabelle collegate.

Dove si gestiscono gli eventi

Gli eventi si gestiscono con più funzionalità, ognuna pensata per un ruolo diverso.

 Le funzionalità di gestione fanno parte del modulo Vista.

 Per le categorie di evento senza tipologia avanzata è possibile configurare la creazione automatica degli eventi anagrafici sui soggetti sulla base di criteri come l'azienda o la qualifica ecc.

Questo meccanismo è sostituito dai controlli di congruenza e dalla funzionalità onboarding e problematiche.

Struttura libera, tipologia avanzata e integrazione con i moduli

Una categoria può essere con o senza tipologia avanzata:

·         Con tipologia avanzata: è specializzata per un ambito e abilita i campi aggiuntivi coerenti con il tipo di evento, ad esempio un evento di tipo RAL necessita di un importo, uno di tipo indirizzo chiede la via, il comune e il CAP, uno di tipo conto bancario chiede l'IBAN ecc

·         Senza tipologia avanzata: ha una struttura semplificata che raccoglie le informazioni nel solo campo di testo dell'evento e non necessita di campi aggiuntivi; viene usato per dati semplici come un contatto di emergenza o un PIN di accesso

Alcune tipologie integrano l'evento con gli altri moduli di Vista: gli eventi di tipo corso attingono dalla Formazione, quelli di tipo asset e DPI dalla gestione Asset, quelli di idoneità dalla Sicurezza sul lavoro ecc

Per l'elenco completo delle tipologie avanzate e dei campi specifici abilitati vedi Eventi anagrafici - Categorie di eventi e relative tipologie avanzate

Periodizzazione

La periodizzazione stabilisce come l'evento si colloca nel tempo. L’assegnazione al soggetto di un evento ha sempre una data e risulta quindi obbligatoria.

Una categoria può prevedere:

Periodizzazione per data

·         una sola data: valida per un singolo giorno o valida da quella data a data indefinita

·         la data con l'ora: valida per un singolo giorno o valida da quella data a data indefinita specificando l’ora in cui si è svolto l’evento

Periodizzazione per periodo

·         un periodo di inizio e fine: valida per un periodo di tempo in cui è presente una data di inizio e una di fine

·         un periodo con gli orari: valida per un periodo di tempo in cui è presente una data di inizio e una di fine con i rispettivi orari

Stato e priorità

Ogni evento ha uno stato che ne descrive la condizione:

·         programmato: previsto per il futuro

·         archiviato: chiuso e conservato come storico.

·         unitario: effettivo al momento presente

Un evento può inoltre risultare inoltre incompleto, ad esempio quando manca un allegato obbligatorio: in questo caso lo stato è assegnato in automatico e non è possibile l'assegnazione manuale di questo stato.

La priorità, da molto bassa a molto alta, ne segnala l'importanza.

Allegati

Per ogni categoria decidi la gestione dell'allegato, il file a corredo dell'evento (un documento firmato, un attestato, un contratto). Puoi renderlo:

·         facoltativo: l'evento si salva anche senza

·         necessario: l'evento si salva anche senza, ma il file va caricato in un secondo momento

·         obbligatorio: senza allegato l'evento non si salva.

Scadenze, promemoria e notifiche

Un evento può avere una scadenza o un promemoria, con data e ora, per segnalarlo quando si avvicina il termine. La scadenza si gestisce a mano oppure in automatico, calcolata a una distanza di giorni, mesi o anni dalla data dell'evento. Le scadenze e gli eventi che meritano attenzione alimentano le notifiche e i promemoria inviati a collaboratori, responsabili e amministratore con alert visivi o notifiche push e mail.

Visibilità e profilazione

Per ogni categoria decidi la visibilità:

·         visibile al soggetto

·         visibile al responsabile

Entrambe le visualizzazioni possono essere valide in contemporanea.

Ogni categoria di evento può essere resa visibile o meno in certi contesti come la timeline, la scheda anagrafiche ecc

La visibilità all'amministratore è sempre possibile, salvo diversa profilazione.

La profilazione degli eventi si applica alle funzionalità amministrative e permette di limitare l'accesso solo a certi eventi anagrafici sulla base della limitazione a certe categorie di evento o parametri specifici.

Presa visione

Alcune categorie richiedono la presa visione: il dipendente conferma di aver letto l'evento e l'eventuale allegato, in modo semplice oppure inserendo un codice random di conferma. La conferma viene storicizzata a fini amministrativi e statistici.

Richieste di aggiornamento

Il dipendente può chiedere l'inserimento di un nuovo evento o può aggiornare in autonomia alcuni dei propri dati (IBAN, residenza, contatto di emergenza) e inviare la richiesta di aggiornamento all'HR manager, che la valida o la rifiuta. Così i dati restano aggiornati senza inserimenti manuali da parte dell'amministratore.

Export a paghe degli eventi ad importo

Le categorie con tipologia ad importo, come premi e multe, possono essere configurate per l'export su specifiche voci paghe, così da automatizzare bonus e malus verso il payroll.

 La funzione è disponibile se è presente il modulo Time - Gestione presenze.

Campi standard sugli eventi anagrafici

I campi di seguito sono standard per tutti gli eventi anagrafici. Puoi comunque disabilitarli con le configurazioni presenti sulle categorie di evento.

·         Data inizio o data inizio/data fine

·         Testo/nota

·         Allegato

·         Scadenza

·         Stato

·         Priorità

·         Visibilità al soggetto/responsabile