Menu: TASK > Configurazione > Parametri > Parametri Generali

Per agevolarti nelle attività sul timesheet puoi gestire alcune configurazioni preliminari.

Associare un valore di legenda nel dettaglio attività

Per consentire ad un dipendente in fase di compilazione del timesheet di selezionare un valore da una specifica legenda dipendente di tipo tabellare (es.: il Centro di costo), abilita il parametro Consenti di associare, sulle attività del timesheet, un valore della legenda.

Mostrare una specifica legenda nella stampa del rapportino del timesheet

Per mostrare una specifica legenda anche nella stampa del rapportino del timesheet, attiva il parametro Mostra sul rapportino del timesheet la legenda, indicando la legenda specifica che vuoi includere. In questo modo il valore scelto in compilazione viene riportato anche nel documento stampato.

Abilitare la validazione delle attività senza il consolidamento delle giornate

Di default le giornate non consolidate non possono essere validate. Per abilitare la validazione delle attività senza la necessità del consolidamento delle giornate, puoi utilizzare il flag Abilita la validazione delle attività senza la necessità del consolidamento delle giornate.

Spostare attività già validate

Per spostare le attività già validate, abilita il parametro Permetti di spostare le attività già validate. Con il parametro attivo amministratori e capi commessa possono spostare le attività su un altro cliente o su un'altra commessa dalle funzioni di validazione.

Velocizzare l'apertura della validazione attività

Per velocizzare l'apertura di Validazione attività, attiva Utilizza la modalità Async per la funzionalità "Validazione attività". L'applicazione carica le attività solo dopo l'applicazione dei filtri e non all'apertura della videata.

Nascondere costi e ricavi nelle funzioni statistiche

Per nascondere costi e ricavi nelle funzioni statistiche, attiva il parametro Nascondi i costi ed i ricavi sulle funzionalità statistiche. L'applicazione non mostra i costi e i ricavi nelle seguenti funzionalità: Statistiche e Validazione timesheet, Validazione attività, Commesse e Attività e Stato commesse e residui.

Rendere obbligatoria la nota nel dettaglio attività

Per rendere obbligatoria la compilazione da parte dell'utente della nota nel dettaglio dell'attività, attiva il parametro Rendi obbligatoria la compilazione della nota in fase di compilazione del timesheet. L'applicazione non permette di salvare l'attività se non è stata inserita la nota.

Vedere subito i dettagli delle attività da validare

Attiva il parametro Mostra subito tutti i dettagli nelle maschere di validazione per visualizzare subito i dettagli delle attività da validare. In questo modo riduci i passaggi di consultazione.

Limitare l’inserimento ad un solo dettaglio per attività e giorno

Per limitare l'inserimento a un solo dettaglio per attività e per giorno, attiva il parametro Consenti un solo dettaglio per ogni attività/giorno. Con il parametro attivo:

·         puoi inserire un solo dettaglio per ogni attività/giorno

·         non puoi usare la funzione Pausa nell'App PEOPLELINK MOBILE.

Tracciare le modifiche sulle rilevazioni del timesheet

Per tracciare le modifiche sulle rilevazioni del timesheet, attiva il parametro Campi che, se modificati, attivano una variazione sulle rilevazioni del timessheet e scegli i campi per i quali tracciare le modifiche. Se modifichi uno di questi campi, l'applicazione registra e salva la variazione. In questo modo puoi recuperare il differenziale del timesheet tramite le WEB API.

Menu: MY PEOPLELINK > TASK > Dipendente > Compilazione timesheet

Per registrare le attività svolte e il tempo impiegato, usa la funzionalità Compilazione Timesheet.

Per compilare il timesheet devi:

·         inserire l'attività eseguite

·         compilare la durata di ciascuna attività

·         inserire le informazioni di dettaglio dell'attività

·         e infine consolidare la giornata confermando le attività svolte.

Di seguito i flussi operativi per svolgere questi passaggi.

Inserire attività

Per inserire le attività sul timesheet, puoi usare tre modalità:

·         Ricerca attività: inserisci sequenzialmente il cliente, la commessa, e l'attività, scegliendole fra quelle già definite.

·         Da Calendario: scegli le attività già presenti sul tuo calendario.

·         Settimana precedente: copi le attività già definite nella settimana precedente.

Ricerca attività

Per inserire l'attività con la modalità Ricerca attività procedi come di seguito indicato.

Da Calendario

Per inserire l'attività sul timesheet con modalità da calendario procedi come di seguito indicato.

Settimana precedente

Per inserire l'attività sul timesheet con modalità da Settimana precedente procedi come di seguito indicato.

Compilare la durata

Per compilare la durata:

1.      individua la riga del timesheet che corrisponde all'attività

2.      inserisci la durata nel campo “HHMM” (HH ore MM minuti)

3.      clicca su Salva timesheet.

Se esci dalla videata senza avere inserito la durata e senza salvare, perdi le attività aggiunte.

Prima di uscire senza salvare, vedrai un messaggio che ti avverte del mancato salvataggio dell'attività.

Inserire il dettaglio dell'attività

Per specificare meglio il lavoro svolto, usa il dettaglio attività. Puoi indicare fasce orarie, annotazioni e altri dati previsti dalla configurazione.

 Approfondisci sulla scheda Creare e configurare le attività.

Per dettagliare l'attività eseguita procedi come da seguente flusso.

 La voce Durata totale dei dettagli si aggiorna in automatico. Non puoi modificarla manualmente.

Consolidare la giornata

Quando hai terminato la compilazione delle attività, come indicato nel paragrafo Compilare la durata, puoi consolidare la giornata. Esegui il consolidamento giornata per giornata per confermare i dati inseriti e, se previsto, per permettere i passaggi successivi di validazione.

Il consolidamento non è un'azione irreversibile, puoi inserirlo e toglierlo secondo la tua necessità.

Per consolidare la giornata procedi come indicato.

Menu:

MY PEOPLELINK > TASK > Capo Commessa > Compilazione timesheet delle mie risorse

TASK > Gestione > Pianificazioni e rilevazioni > Compilazione timesheet delle risorse

Per modificare i timesheet dele risorsei, puoi accedere alla funzionalità Compilazione Timesheet delle risorse.

Seleziona la risorsa per cui vuoi visualizzare e compilare il timesheet e segui le indicazioni fornite per Compilare il timesheet (dipendente).

Puoi modificare anche la giornata consolidata togliendo il consolidamento prima di fare le modifiche.

Menu:

MY PEOPLELINK > TASK > Capo Commessa > Attività in tempo reale

TASK > Gestione > Pianificazioni e rilevazioni > Attività in tempo reale

Per valorizzare le attività in tempo reale, i dipendenti possono creare delle attività tramite l'app PEOPLELINK MOBILE.

Le tue risorse possono accedere all'app e selezionare dal menu Attività in tempo reale.

Possono aggiungere l'attività con il bottone + e scegliere tra le modalità di ricerca configurate:

·         Ricerca manuale

·         Da calendario

·         QR code

·         NFC

·         Geolocalizzazione

·         Wi-fi SSID

Possono premere su Salva e Avvia l'attività e attivare un timer che identifica l'attività come in esecuzione.

Possono sia mettere temporaneamente in pausa lo svolgimento dell'attività (Pausa) o concludere definitivamente l'attività (Stop).

Dopo che le attività sono state valorizzate e avviate, potrai visualizzare le attività attive e quelle chiuse degli ultimi 7 giorni direttamente sul portale con la funzionalità Attività in tempo reale.

Quando l'attività è chiusa dal dipendente sull'app, l'attività viene automaticamente migrata sul timesheet e non può essere ri-aperta.

Menu:  MY PEOPLELINK > TASK > Dipendente > La mia dashboard delle attività

Per visualizzare un consuntivo del tuo timesheet su un periodo suddiviso per commessa e per cliente, puoi utilizzare La mia dashboard delle attività.

Puoi vedere i clienti e le commesse su cui hai lavorato: come totale delle ore e dei costi, con il grafico a barre in alto, e come selezione della top 10 con il grafico a torta e la tabella.

Menu:

TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > La dashboard delle attività delle risorse

MY PEOPLELINK > TASK > Capo Commessa > La dashboard delle attività delle mie risorse

Per visualizzare un consuntivo del timesheet dei collaboratori su un periodo suddiviso per commessa e per cliente, puoi utilizzare la Dashboard delle attività delle risorse.

Con questa funzionalità puoi osservare sotto forma di grafico e tabella le attività svolte dal singolo collaboratore.

Puoi vedere i clienti e le commesse su cui la risorsa ha lavorato: come totale delle ore e dei costi, con il grafico a barre in alto, e come selezione della top 10 con il grafico a torta e la tabella.

Menu:

TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Report di confronto presenze/timesheet

MY PEOPLELINK > TASK > Capo Commessa > Report di confronto presenze/timesheet

Per verificare se le ore caricate nel cartellino presenze di un dipendente coincidono con quelle registrate sul timesheet, puoi utilizzare la funzionalità Report di confronto Presenze/Timesheet.

Puoi definire un periodo e vedrai un elenco di tutte le giornate del timesheet sia quelle allineate con il cartellino (in verde) sia quelle non allineate.

Puoi limitare la visualizzazione alle sole giornate non allineate con il flag Mostra solo giornate non allineate che saranno evidenziate:

·         in rosso: se le ore presenti sul cartellino sono maggiori di quelle sul timesheet

·         in giallo: se le ore sul timesheet sono maggiori di quelle sul cartellino.

Questa funzionalità è legata all'attivazione del modulo TIME.

Menu: TASK > Gestione > Export > Export timesheet

Per esportare le ore registrate sul timesheet, puoi utilizzare la funzionalità Export Timesheet.

Puoi impostare un periodo, dei filtri di base (clienti, commesse, validità, …) e indicare quali colonne esportare.

Per l'esportazione clicca il bottone Esegui.

Se è un report che utilizzi in maniera ricorrente, puoi salvarlo come template e utilizzarlo in un secondo momento.

Menu: MY PEOPLELINK > TASK > Capo Commessa > Compilazione timesheet delle mie risorse

Menu: TASK > Gestione > Pianificazioni e rilevazioni > Compilazione timesheet delle risorse

Cambiare periodo del timesheet

Per cambiare periodo al timesheet, accedi alla funzionalità Compilazione Timesheet (dipendente) o Compilazione Timesheet delle risorse (responsabile di commessa).

Seleziona il periodo desiderato:

·         navigando con la barra in testata che presenta il calendario settimanale

·         usando il bottone Vai alla data e selezionando una data dal calendario

Visualizzare il Cartellino Presenze

Con la funzione Compilazione timesheet-Vai a Il mio Cartellino puoi visualizzare il Cartellino Presenze. Questa modalità è possibile solo se il modulo TIME è attivo ed è valido solo per il proprio timesheet e non per quello dei propri risorse collaboratori.

Per le giornate elaborate sotto ogni giorno vedi anche ore di presenza (verde), extra orario (arancione) e assenza (rosso) e puoi anche consultare il dettaglio delle timbrature, attivando Modalità di visualizzazione- Mostra le statistiche di TIME (per dettagli vedi paragrafo che segue "Controllare lo stato e gli attributi delle rilevazioni timesheet").

In fondo alla giornata vedrai il totale delle ore del timesheet, mentre tra parentesi troverai la differenza tra le ore a cartellino presenze e le ore valorizzate sul timesheet.

Controllare lo stato e gli attributi delle rilevazioni timesheet

Sul timesheet trovi i simboli che ti aiutano a controllare lo stato delle attività registrate:

·         CL: hai caricato un'attività sul timesheet a partire da un'attività presente in calendario.

·         TA: hai selezionato un tipo attività.

·         ≠: il cliente ha impostato un'azienda di riferimento e per il giorno in cui compare questo simbolo l'azienda su cui è assunto il dipendente è diversa da quella del cliente.

·         Codice della legenda selezionata: se puoi selezionare e hai selezionato una legenda.

·         FS: hai svolto l'attività fuori sede.

·         S: hai svolto l'attività in extra orario diurno.

·         SN: hai svolto l'attività in extra orario notturno.

·         R: hai svolto l'attività in reperibilità diurna.

·         RN: hai svolto l'attività in reperibilità notturna.

·         ✓: l'attività che hai svolto è stata validata.

Puoi scegliere le opzioni di visualizzazione che si adattano alle tue esigenze:

·         Modalità di visualizzazione compatta: è una visualizzazione di default in cui vedi i totali e le intestazioni sempre in primo piano.

·         Mostra solamente i giorni lavorativi: è una visualizzazione in cui vedi tutta la settimana, ma per i giorni festivi è nascosto il contenuto delle celle.

·         Mostra le attività senza raggruppamenti: di default le attività con lo stesso cliente o commessa vengono raggruppate. Con questa modalità vedrai cliente, commessa e attività ripetuti per ogni riga inserita.

·         Consenti il Drag&Drop tra attività diverse: il comportamento di default prevede che tu possa copiare un'attività su giorni diversi. Se attivi questa modalità, puoi copiare le attività anche tra righe diverse.

·         Mostra le statistiche di TIME: se hai il modulo TIME, puoi vedere sotto ogni giorno anche ore di presenza (verde), extra orario(arancione) e assenza (rosso) recuperate dal cartellino presenze.

Menu: TASK > Configurazione > Categorizzazioni > Tipi di attività

I dipendenti che compilano il timesheet vedono di default tutti i tipi attività a cui sono abilitati.

Per limitare la visibilità, puoi indicare su ogni tipo attività un'azienda di riferimento sulla funzionalità Tipi Attività campo Azienda di riferimento.

Questo comporta che il dipendente assunto da una certa azienda potrà indicare sul dettaglio dell'attività del timesheet solo tipi attività abilitati sulla sua azienda o quelli senza azienda di riferimento.

Puoi gestire le informazioni sulle attività del timesheet per compilare i rapportini di intervento e fatturare le attività sfruttando software esterni.

Per farlo devi:

·         aggregare le attività del timesheet e generare la fattura

·         gestire le attività da fatturare.

Aggregare le attività del timesheet e generare la fattura

Menu: TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Validazione attività

Per aggregare le attività del timesheet da inviare a software esterni usa la funzionalità Statistiche e validazione timesheet.

Gestire le attività da fatturare

Menu: TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Fatture

Per la fattura generata, con stato in bozza, puoi modificare alcune informazioni ad esempio cambiare lo stato della fattura o inserire delle note.