L'inserimento delle note spese può essere effettuato cliccando sul pulsante contrassegnato con il simbolo "€" nella testata de' Il mio cartellino.

Inserimento spese da "Il mio Cartellino"

All'apertura della funzionalità Il mio Cartellino cliccare sul pulsante contrassegnato dal simbolo dell'Euro "€" e poi sul pulsante Aggiungi spesa

Cliccare nell'area Crea nuova Nota Spese

 Note Spese associate a Richieste - È inoltre possibile compilare una Nota Spese a seguito dell'inserimento di una Richiesta (es. Sevizio Esterno e/o Trasferta), se previsto nella configurazione della stessa, indipendentemente dalla periodizzazione prevista nel Modello di nota spese assegnato In questo caso la finestra per l'aggiunta di spese si presenta come segue

È sufficiente selezionare l'area della Nota spese generatasi con l'inserimento della richiesta.[/ht_message] Nella maschera per la rendicontazione della spesa vengono proposti i campi:

• Giorno Selezionare il giorno in cui è stata effettuata la spesa
• Dipendente Indica il nominativo del dipendente a cui verrà assegnata la spesa
• Categoria di spesa Viene proposto l'elenco delle spese configurate nella funzionalità Categorie di spesa. In base alla categoria di spesa selezionata verranno attivati eventuali campi in più come previsto nelle configurazione dei codici delle varie Categoria di Spesa.
• Descrizione spesa Indica una breve descrizione della spesa effettuata
• Tipo pagamento Indica la tipologia di pagamento utilizzata al momento della spesa
• Tipo fattura Selezionare il tipo di documento contabile previsto dalla lista
• Numero della ricevuta Scrivere eventuale numero fattura e/o ricevuta, ecc.
• Da rimborsare al dipendente Selezionare il campo se la spesa deve essere rimborsata. Deselezionarlo se la spesa è puramente figurativa e non deve essere rimborsata.
• Costo Indicare il costo delle spesa sostenuta
• Allegato E' inoltre possibile poter allegare un file in formato jpg, png o gif, per giustificare la spesa

Cliccare sul pulsante Salva per aggiungere la spesa alla nota spese.

Inserimento Note spese e Spese da transazioni esterne

Quando previsto dai Parametri generali e dalle Categorie di spesa, è possibile caricare le spese tramite transazioni esterne. La maschera di Spese e rendicontazione si presenta con i pulsanti:

·         Continua da zero Per poter inserire la spesa da zero (metodo tradizionale)

·         Recupera i dati da transazioni esterne Per caricare automaticamente la spesa direttamente dal file delle transazioni esterne

Selezionando il la modalità "Recupera i dati da una transazione esterna", appare l'elenco delle transazioni disponibili in base al periodo selezionato

Cliccando sulla transazione da rendicontare, si apre la maschera per la compilazione della spesa con:

·         precompilato il campo Giorno

·         il campo Categoria di spesa limitato alla sola visualizzazione di quelle categorie configurate per la rendicontazione tramite transazioni esterne.

Alla selezione della categoria vengono popolati i campi:

·         Descrizione spesa

·         Tipo di Pagamento

·         Costo

Cambio stato Note spese

La spesa inserita apparirà ancora in fase di compilazione (evidenziata in giallo) e senza movimentare il totale degli stati previsti quali:

·         In attesa di approvazione (grigio)

·         Non accettate (rosso)

·         Approvate/Rimborsabili (blu)

·         In pagamento (verde)

 Ricordarsi che per proseguire con l'inserimento di spese in una nota spese già creata, è sufficiente selezionare il riquadro della nota spese di destinazione

Per mettere in attesa di approvazione le spese in fase di compilazione, è necessario selezionare la testata della nota spese in corrispondenza della data

In questo modo verrà mostrata la finestra con la rendicontazione delle spese della singola Nota spese. Cliccare sul pulsante Metti in attesa di approvazione

La Nota spesa passa dalla Fase di compilazione allo stato In attesa di approvazione, movimentando il relativo totalizzatore.

 Utilità - È possibile creare più note spese sulla stessa periodizzazione.

Visualizzazione Spese e Rendicontazione

Dalla funzionalità Il mio Cartellino è possibile visualizzare l'elenco delle spese caricate nonché il valore corrispondente, con la distinzione di quelle:

·         "In attesa di approvazione" (grigio)

·         "Approvate",(blu)

·         "Rifiutate/Annullate", (rosso)

·         "Da rimborsare al dipendente" (verde)

Selezionando una spesa dall'elenco è inoltre possibile risalire alla persona che ha effettuato la richiesta.

 Informazioni utili - L'utente oltre a inserire le spese sostenute e, eventualmente, eliminarle solo se sono ancora in fase di compilazione, ha la possibilità di generare un report in formato excel relativamente alle propri spese approvate e messe in pagamento, cliccando sul pulsante Esporta spese (solo in caso di spese approvate).

Gestione Anticipi e rimborsi

Quando gestito, nella maschera di Spese e rendicontazione è possibile visualizzare il saldo degli anticipi erogati dall'azienda.

Spese da addebitare a Commessa di People@Task

È inoltre possibile, quando previsto nella Categoria di spesa, collegare la Spesa alla Commessa di People@Task ed eventualmente addebitarla al Cliente.