L'inserimento delle note spese può essere effettuato cliccando sul pulsante contrassegnato con il simbolo "€" nella testata de' Il mio cartellino.

Inserimento spese da "Il mio Cartellino"

All'apertura della funzionalità Il mio Cartellino cliccare sul pulsante contrassegnato dal simbolo dell'Euro "€" e poi sul pulsante Aggiungi spesa

Cliccare nell'area Crea nuova Nota Spese

 Note Spese associate a Richieste - È inoltre possibile compilare una Nota Spese a seguito dell'inserimento di una Richiesta (es. Sevizio Esterno e/o Trasferta), se previsto nella configurazione della stessa, indipendentemente dalla periodizzazione prevista nel Modello di nota spese assegnato In questo caso la finestra per l'aggiunta di spese si presenta come segue

È sufficiente selezionare l'area della Nota spese generatasi con l'inserimento della richiesta.[/ht_message] Nella maschera per la rendicontazione della spesa vengono proposti i campi:

• Giorno Selezionare il giorno in cui è stata effettuata la spesa
• Dipendente Indica il nominativo del dipendente a cui verrà assegnata la spesa
• Categoria di spesa Viene proposto l'elenco delle spese configurate nella funzionalità Categorie di spesa. In base alla categoria di spesa selezionata verranno attivati eventuali campi in più come previsto nelle configurazione dei codici delle varie Categoria di Spesa.
• Descrizione spesa Indica una breve descrizione della spesa effettuata
• Tipo pagamento Indica la tipologia di pagamento utilizzata al momento della spesa
• Tipo fattura Selezionare il tipo di documento contabile previsto dalla lista
• Numero della ricevuta Scrivere eventuale numero fattura e/o ricevuta, ecc.
• Da rimborsare al dipendente Selezionare il campo se la spesa deve essere rimborsata. Deselezionarlo se la spesa è puramente figurativa e non deve essere rimborsata.
• Costo Indicare il costo delle spesa sostenuta
• Allegato E' inoltre possibile poter allegare un file in formato jpg, png o gif, per giustificare la spesa

Cliccare sul pulsante Salva per aggiungere la spesa alla nota spese.

Inserimento Note spese e Spese da transazioni esterne

Quando previsto dai Parametri generali e dalle Categorie di spesa, è possibile caricare le spese tramite transazioni esterne. La maschera di Spese e rendicontazione si presenta con i pulsanti:

·         Continua da zero Per poter inserire la spesa da zero (metodo tradizionale)

·         Recupera i dati da transazioni esterne Per caricare automaticamente la spesa direttamente dal file delle transazioni esterne

Selezionando il la modalità "Recupera i dati da una transazione esterna", appare l'elenco delle transazioni disponibili in base al periodo selezionato

Cliccando sulla transazione da rendicontare, si apre la maschera per la compilazione della spesa con:

·         precompilato il campo Giorno

·         il campo Categoria di spesa limitato alla sola visualizzazione di quelle categorie configurate per la rendicontazione tramite transazioni esterne.

Alla selezione della categoria vengono popolati i campi:

·         Descrizione spesa

·         Tipo di Pagamento

·         Costo

Cambio stato Note spese

La spesa inserita apparirà ancora in fase di compilazione (evidenziata in giallo) e senza movimentare il totale degli stati previsti quali:

·         In attesa di approvazione (grigio)

·         Non accettate (rosso)

·         Approvate/Rimborsabili (blu)

·         In pagamento (verde)

 Ricordarsi che per proseguire con l'inserimento di spese in una nota spese già creata, è sufficiente selezionare il riquadro della nota spese di destinazione

Per mettere in attesa di approvazione le spese in fase di compilazione, è necessario selezionare la testata della nota spese in corrispondenza della data

In questo modo verrà mostrata la finestra con la rendicontazione delle spese della singola Nota spese. Cliccare sul pulsante Metti in attesa di approvazione

La Nota spesa passa dalla Fase di compilazione allo stato In attesa di approvazione, movimentando il relativo totalizzatore.

 Utilità - È possibile creare più note spese sulla stessa periodizzazione.

Visualizzazione Spese e Rendicontazione

Dalla funzionalità Il mio Cartellino è possibile visualizzare l'elenco delle spese caricate nonché il valore corrispondente, con la distinzione di quelle:

·         "In attesa di approvazione" (grigio)

·         "Approvate",(blu)

·         "Rifiutate/Annullate", (rosso)

·         "Da rimborsare al dipendente" (verde)

Selezionando una spesa dall'elenco è inoltre possibile risalire alla persona che ha effettuato la richiesta.

 Informazioni utili - L'utente oltre a inserire le spese sostenute e, eventualmente, eliminarle solo se sono ancora in fase di compilazione, ha la possibilità di generare un report in formato excel relativamente alle propri spese approvate e messe in pagamento, cliccando sul pulsante Esporta spese (solo in caso di spese approvate).

Gestione Anticipi e rimborsi

Quando gestito, nella maschera di Spese e rendicontazione è possibile visualizzare il saldo degli anticipi erogati dall'azienda.

Spese da addebitare a Commessa di People@Task

È inoltre possibile, quando previsto nella Categoria di spesa, collegare la Spesa alla Commessa di People@Task ed eventualmente addebitarla al Cliente.

La funzionalità Il mio Cartellino permette ai dipendenti/collaboratori di  visualizzare i risultati elaborati, le richieste ed eventuali totalizzatori, nonché gestire le proprie note spese ed i giustificativi (assenza, extra orario, timbrature, ecc.) All'apertura della funzionalità è necessario selezionare il periodo da visualizzare, quindi cliccare sul pulsante Applica Filtro. Sarà quindi possibile visualizzare:

• I dati del dipendente Relativi alla Matricola Presenze, Nominativo e Azienda, nonché un riepilogo del filtro del periodo impostato.
• I pulsanti
• Opzioni Per poter visualizzare il cartellino in modalità di Default o Riepilogativa

• Richiedi giustificativo Permette di aprire il Wizard per l’inserimento delle richieste (contrassegnato con il simbolo "+")
• Totalizzatori Permette di visualizzare, quando previsto, eventuali Totalizzatori relativi a ferie, permessi, straordinari, ecc.
• Spese e rendicontazione Per gestire le proprie note spese.
• Calcolatrice Per effettuare i calcoli in ore/minuti
• Stampa Per generare il report del cartellino
• Ricarica cartellino Per aggiornare la pagina del cartellino
• Applica filtro Per modificare il periodo di apertura del cartellino.

Il corpo del cartellino comprende, per ogni singola giornata, il giorno della settimana a cui si riferisce e l’eventuale segnalazione (evidenziata) di anomalia. Le 4 righe che appaiono per ogni singola giornata indicano:

• 1° Riga
• Il simbolo Seleziona necessario per l’inserimento di richieste nelle giornate selezionate
• Il simbolo del Codice orario attribuito al dipendente per quella giornata.
• Il simbolo Stato giornata, che potrebbe essere ‘Chiusa’ quindi elaborata correttamente, oppure ‘Anomala’ con motivo dell’anomalia , ecc. [ht_message mstyle="info" title="" show_icon="true" id="" class="" style="" ]Successivamente, a seguito delle fasi elaborative previste per la chiusura dei cartellini potranno apparire anche altri stati elaborativi come: “Autorizzazione Extraorario”, “Compensazione Voci Mensile o Settimanale”, “Trasformazione Voci”, ecc.[/ht_message]
• la motivazione dell'eventuale anomalia riscontrata
• L'indicazione di attività registrate o meno sul timesheet (quando attivo il modulo People@Task)
• Il link Apri timesheet per aprire la pagina della compilazione del Timesheet (quando attivo il Modulo People@Task)
• 2^ Riga
• Le timbrature effettuate
• 3^ Riga
• Il risultato delle varie elaborazioni presenze quali elaborazione giornaliera, compensazione voci, autorizzazione straordinari, trasformazione voci, etc...
• 4^ Riga
• Le richieste effettuate

Inserimento Richieste

Dalla pagina web Il mio Cartellino, è possibile poter inserire le richieste ti tipo:

• Extraorario forzato e/o preventivo
• Certificati a ore e/o giorni
• Turno
• Multi turno
• Timbratura
• Voce

Modalità di inserimento richiesta

• Evidenziare il campo Seleziona posto sulla prima riga della giornata
• Cliccare sul pulsante "+" Richiedi giustificativo 

Si apre il Wizard per inserimento richieste con la possibilità di selezionare, cliccando sul pulsante posto a destra della testata,  il tipo di richiesta da utilizzare ("Extra orario forzato", “Extra orario preventivo”, “Certificato a ore”, "Certificato a giorni", "Turni", "Multiturno",  “Timbratura”, “Voce”, “Tutte le richieste”)

Tipo di Richieste

• Extra-orario forzato Per richiedere quelle ore di extra orario che il motore di calcolo di People@Time non elaborerebbe automaticamente. Utilizzata quindi per richiedere l'autorizzazione di extra-orario in fasce non autorizzate, oppure effettuate da dipendenti con timbratura esonerata, doppia o singola, ma aventi comunque diritto a richiederle. Questo tipo di richiesta deve essere effettuata sempre con la Modalità di caricamento “Inizio-Fine”.
• Extra-orario preventivo Per richiedere ore di extra orario in via preventiva (ore di straordinario future) Deve essere effettuata con la Modalità di caricamento “Inizio-Fine”.
• Certificato a ore Per inserire le ore, previste per questo tipo di richiesta (permessi L.104, congedi parentali a ore, ecc.)
• Turno Per inserire i turni previsti per questi tipo di richiesta. Questo tipo di richiesta viene utilizzata per inserire un singolo turno dalla lista di turni appartenenti ad un Multi turno.
• Multi Turno Per inserire solo i codici di richiesta Multi Turno previsti. Questo tipo di richiesta viene utilizzata per caricare un Multi turno diverso da quello solitamente previsto.
• Timbratura Per inserire eventuali timbrature mancanti.
• Voce Per inserire le voci previste.
• Le modalità di inserimento di caricamento della richiesta di tipo voce possono essere:
• Giornata Intera Per caricare i giustificativi per l’intera giornata lavorativa
• Durata Per inserimento giustificativi per durata (in HHMM), specificando se il periodo da caricare si riferisce a:
• Inizio turno
• Durante il turno
• Fine turno
• Inizio-Fine Per inserimento giustificativo dall'ora di inizio all'ora di fine (sempre in HHMM)
• Prima frazione Per inserimento giustificativo dagli orari di inizio turno a inizio pausa previsti
• Seconda frazione Per inserimento giustificativo dagli orari di fine pausa a fine turno previsti.
• Tutte le richieste Appare l'elenco di tutti i tipi di richieste di cui sopra (Extra-orario forzato, Extra-orario preventivo, Certificato a ore, Certificato a giorni, Turno, Multi turno, Timbratura, Voce).

Una volta selezionata la richiesta si passa allo step successivo, cliccando sul pulsante Avanti, oppure con un doppio click sulla richiesta stessa. Viene proposta la maschera per la selezione:

• del periodo sul quale caricare la richiesta, con la possibilità di poter selezionare le singole giornate o un intero periodo utilizzando gli appositi campi Dal giorno - Al giorno
• della Modalità di caricamento della richiesta

Una volta selezionato il periodo e la modalità di caricamento della richiesta, passare allo step successivo, cliccando sul pulsante Avanti. Appare la pagina riepilogativa della richiesta appena effettuata con la possibilità di inserire eventuali note nell'apposito spazio.

  Con il modulo Expenses abilitato, quando configurato nella richiesta, appare il campo Crea ed associa una Nota Spese a questa richiesta, che, se selezionato, attiva i campi Descrizione e Luogo. Quando abilitato il modulo Task, se previsto nella configurazione della richiesta, appare il campo Associa un Cliente ed una Commessa a questa richiesta, che, se selezionato, attiva il campo Commessa. Inoltre con il modulo Docks Plus abilitato, quando previsto nella configurazione della richiesta, risultano attivi i campi:

• Allegato
• Scadenza dell'allegato

Salvare la richiesta cliccando sul pulsante Salva.

Richieste di autorizzazione "extra orario a consuntivo"

Procediamo ora con un esempio per vedere l’iter completo di inserimento di una richiesta per autorizzazione extra orario (a consuntivo), richiedibile direttamente da cartellino. Fare doppio click sulla voce di extra orario (EXTOAUT)

Si apre la scheda Dettaglio voce:

• Selezionare l’extra orario per il quale si vuole richiedere l'autorizzazione
• Cliccare sul pulsante Giustifica

Si aggiorna la maschera di Dettaglio voce ed appare la fascia di extra-orario da autorizzare

Si trascina il simbolo del quadrato, posto a inizio fascia straordinario, fino al raggiungimento dell’orario per il quale si vuole richiedere l’autorizzazione. Inserire eventuali note. Cliccare poi sul pulsante Richiedi autorizzazione per salvare.

Cliccare sul pulsante Applica Filtro per aggiornare la pagina e visualizzare la richiesta di straordinario appena effettuata. Il quadratino giallo a lato indica che deve essere ancora approvata.

Richieste di tipo "Extra orario forzato"

Procediamo ora con un esempio per vedere l’iter completo di inserimento di una Richiesta di tipo Extra-orario forzato (da richiedere in via eccezionale per tutti i casi non previsti in fase di configurazione). All'apertura del Wizard selezionare il tipo di richiesta Extraorario forzato (oppure Tutte le richieste) e la voce dell’extra-orario forzato, in questo caso, Extra-Orario (Forzato) - cod. EXTRAFZ. Passare allo step successivo cliccando sul pulsante Avanti

Viene proposto direttamente il periodo su quale bisogna procedere e la modalità di caricamento della richiesta che, in questo caso, è sempre “Inizio-Fine”. Passare allo step successivo cliccando sul pulsante Avanti

Appare la maschera riepilogativa dove è possibile controllare la richiesta effettuata ed inserire eventuali note nell'apposito spazio. Cliccare sul pulsante “Applica Filtro” per visualizzare la pagina aggiornata del Il mio Cartellino con la richiesta appena effettuata.

Richieste di tipo "Extra-orario preventivo"

Procediamo ora con un esempio per vedere l’iter completo di inserimento di una Richiesta di tipo Extra-orario preventivo (da utilizzare in via preventiva, quindi prima che eventuali ore di extra-orario vengano effettuate). All'apertura del Wizard selezionare il tipo di richiesta "Extra-orario preventivo" (oppure “Tutte”) ed il relativo codice, in questo caso, Extra-Orario (Preventivo) - cod. EXTRAPR. Passare allo step successivo cliccando sul pulsante Avanti.

Viene proposto direttamente il periodo su quale bisogna procedere e la modalità di caricamento della richiesta che, in questo caso, è sempre “Inizio-Fine”. Impostare gli orari e passare allo step successivo cliccando sul pulsante Avanti. Appare la pagina riepilogativa dove è possibile controllare la richiesta effettuata ed inserire eventuali note nell'apposito spazio. Salvare la richiesta.

Cliccare sul pulsante “Applica Filtro” per visualizzare la pagina aggiornata con la richiesta appena effettuata.

Richieste di tipo "Certificato a ore"

Procediamo ora con un esempio per vedere l’iter completo di inserimento di una Richiesta di tipo Certificato a ore (come le richieste di permessi Legge 104, allattamento, ecc.) All’apertura del Wizard selezionare il tipo di richiesta "Certificato a ore" (oppure “Tutte”) ed il relativo codice, in questo caso, L104HH-P. LEGGE 104 (HH). Passare allo step successivo cliccando sul pulsante Avanti.

Viene proposto direttamente il periodo su quale bisogna procedere con le modalità di caricamento disponibili. Selezionare la modalità ed inserire i periodo. Passare allo step successivo cliccando sul pulsante Avanti

Appare la pagina riepilogativa dove è possibile controllare la richiesta effettuata ed inserire eventuali note nell'apposito spazio. Salvare la richiesta.

Cliccare sul pulsante “Applica Filtro” per visualizzare la pagina aggiornata con la richiesta appena effettuata.

Richieste di tipo "Turno"

Procediamo ora con un esempio per vedere l’iter completo di inserimento di una Richiesta di tipo Turno. All'apertura del Wizard selezionare il tipo di richiesta Turno (oppure “Tutte”) ed il relativo codice, in questo caso, TURNO-T1 T2 T3 Passare allo step successivo cliccando sul pulsante Avanti.

Viene proposto direttamente il periodo su quale bisogna procedere e la lista dei turni selezionabili. Selezionare il Turno e passare allo step successivo cliccando sul pulsante Avanti.

Appare la pagina riepilogativa dove è possibile controllare la richiesta apena effettuata ed inserire eventuali note nell'apposito spazio. Salvare la richiesta.

Cliccare sul pulsante “Applica Filtro” per visualizzare la pagina aggiornata de' Il mio Cartellino con la richiesta appena effettuata.

Richieste di tipo "Multi Turno"

Procediamo ora con un esempio per vedere l’iter completo di inserimento di una Richiesta di tipo Multi turno. All’apertura del Wizard selezionare il tipo di richiesta Multi turno (oppure “Tutte”) ed il relativo codice, in questo caso, MULTITU-MULTITURNO T123 Passare allo step successivo cliccando sul pulsante Avanti.

Viene proposto direttamente il periodo su quale bisogna procedere, si passa quindi allo step successivo.

Appare la pagina riepilogativa dove è possibile controllare la richiesta appena effettuata ed inserire eventuali note nell'apposito spazio. Salvare la richiesta.

Cliccare sul pulsante “Applica Filtro” per poter visualizzare la pagina aggiornata con la richiesta appena effettuata.

Richieste di tipo "Timbratura"

Procediamo ora con un esempio per vedere l’iter completo di inserimento di una Richiesta di tipo Timbratura. All'apertura del Wizard selezionare dal tipo di richiesta “Timbratura” e la richiesta Timbratura TIMBRA - TIMBRATURA. Passare allo step successivo cliccando sul pulsante Avanti.

Viene proposto direttamente il periodo su quale bisogna procedere con le modalità di caricamento della richiesta:

• Timbrature teoriche (per inserire e timbrature teoriche di entrata ed uscita impostate nel Turno previsto per quella giornata)
• Timbrature singole (per poter inserire le eventuali timbrature mancanti)

Impostare le timbrature Passare allo step successivo cliccando sul pulsante Avanti

Per il nostro esempio si inseriscono timbrature con modalità di caricamento “Timbrature singole”, specificando:

• Orario
• Verso
• Terminale

Passare allo step successivo cliccando sul pulsante Avanti. Appare la pagina riepilogativa dove è possibile visualizzare la richiesta appena effettuata ed inserire eventuali note. Salvare la richiesta.

Cliccare sul pulsante “Applica Filtro” per aggiornare la pagina con la richiesta appena effettuata.

Richieste di tipo "Voce"

Procediamo ora con un esempio per vedere l’iter completo di inserimento di una Richiesta tipo Voce. All’apertura del Wizard selezionare il tipo di richiesta Voce (oppure “Tutte”) ed il relativo codice, in questo caso, FERIE. Passare allo step successivo cliccando sul pulsante Avanti.

Viene proposto direttamente il periodo su quale bisogna procedere con le modalità di caricamento della richiesta. Compilare gli appositi campi e passare allo step successivo cliccando sul pulsante Avanti.

Appare la pagina riepilogativa dove è possibile controllare la richiesta effettuata ed inserire eventuali note nell'apposito spazio. Salvare la richiesta.

Cliccare sul pulsante “Applica Filtro” per visualizzare la pagina aggiornata con la richiesta appena effettuata.

Annullamento richieste

Da Il mio Cartellino è possibile anche procedere all'annullamento di eventuali richieste inserite e già approvate. Dopo aver fatto doppio click sulla richiesta FERIE (da eliminare) verrà mostrata una maschera con i dettagli delle richiesta; per procedere con la richiesta di annullamento (che dovrà essere approvata dal proprio responsabile) selezionare il campo Richiedi l'annullamento dell'intera richiesta e cliccare sul pulsante Applica azione per conferma.

Eliminazione richieste

Da Il mio Cartellino è anche possibile effettuare l'eliminazione di eventuali richieste non ancora approvate. Procedere facendo doppio click sulla richiesta da eliminare.

All'apertura della maschera Dettagli richiesta cliccare sul pulsante Richiedi annullamento Quindi selezionare il campo Elimina l'intera richiesta e cliccare sul pulsante Applica azione per confermare.

Cliccare sul pulsante Applica Filtro per  aggiornare la pagina del cartellino.