I soggetti che devono accedere alla piattaforma per espletare attività di gestione delle segnalazioni devono essere registrati a cura dell'amministratore della piattaforma, nell'ambito dell'attività di configurazione.

Per accedere alla piattaforma per espletare le attività di gestione delle segnalazioni l'operatore deve operare con un browser e digitare l'url del contenitore whistleblowing cui vuole accedere.

Es.: XXXXXXXX.whistleblowing.net, dove la notazione XXXXXXX identifica il contenitore specifico.

Viene presentata una finestra come quella qui riprodotta.

L'utente deve compilarla con il Nome Utente e la Password comunicatigli dall'amministratore di sistema che ha creato la configurazione.

 Il nome utente deve essere digitato rispettando la combinazione Minuscolo/maiuscolo definite dall'ammistratore.

Il nome utente non può essere variato, se non creando un nuovo utente in configurazione.

Circa la password:

·         in sede di configurazione è possibile prevedere che al 1° accesso l'utente debba cambiare la password

·         una volta entrato nel applicazione l'utente ha la possibilità di variare la password, agendo sull'opzione "Preferenze".

Un gestore, una volta autenticato nel sistema, è indirizzato nella propria Homepage, dalla quale può visualizzare la lista delle segnalazioni.

Tale vista ha sempre la stessa struttura, sotto descritta, ma avrà natura diversa a seconda che la configurazione del sistema preveda:

a)      che tutti gestori vedono tutte le segnalazioni:

In tal caso l'utente vedrà tutte le segnalazione e potrà operare in esse per assegnarle ad un utente, anche se stesso, e per cambiare lo stato.

b)      che alcuni gestori abbiano il ruolo di supervisori, mentre altri abbiano quello di istruttori.

In questo caso se l'utente è configurato con un ruolo "supervisore" accedendo vedrà tutte le segnalazioni, comprese le nuove arrivate non ancora prese in carico.
Se invece l'utente è configurato con un ruolo di "istruttore" vedrà le segnalazioni a lui assegnate dal supervisore.

La finestra presentata è la seguente.

Nelle lista esposta a video per ogni segnalazione sono riportate queste informazioni:

·         ID

·         data creazione

·         gruppo

·         stato

·         file allegati

·         identità:
Indica che la segnalazione è anonima,
indica che il segnalante ha fornito i suoi dati identificativi, cui sarà possibile accedere o con l'autorizzazione del custode o, se previsto, mediante autenicazione OTP.
indica che la segnalazione è stata caricata da un utente era loggato al sistema, e che quindi ha comunque fornito i suoi dati identificativi.
Per l'accesso ai dati vale comunque quanto detto al punto precedente.

·         oggetto della segnalazione

·         presenza di commenti

·         funzione di ricerca delle segnalazioni

Quando una segnalazione viene processata nel suo complesso ed inoltrata alle autorità competenti, viene evidenziata in verde e non è più possibile apportare modifiche.

 La funzione "Estrai report" non è ancora attiva. Essa è esposta se nella configurazione del ruolo è impostata l'opzione "Può esportare report".

Presa in carico una segnalazione

La presa in carico di una segnalazione acceder ad essa e procedere a due azioni:

·         assegnazione ad un gestore istruttore,

·         variazione dello stato per portarla allo stato "presa in carico".

Gli stati di una segnalazione definiscono il work flow lungo il quale si deve sviluppare il processo di gestione della segnalazione.

Gli stati sono definiti in sede di configurazione a cura dell'Amministratore della piattaforma.

Ogni stato è conseguenziale all'altro, partendo dalla Presa in carico per concludere la pratica con lo stato In Istruttoria oppure Archiviata. Dopo aver selezionato lo Stato, è necessario cliccare sul bottone "Aggiorna Stato" per rendere la selezione effettiva.

L'applicazione prevede la possibilità di attivare un "Flusso esterno" per coinvolgere nell'istruttoria altri soggetti che non hanno il ruolo di gestore delle segnalazioni al fine di censirli nel sistema a tracciare le comunicazioni intercorse internamente.

I soggetti chiamati ad operare come "Flusso esterno" devono essere configurati come utenti e qualificati con il ruolo "Flusso esterno".

Questi soggetti sono chiamati a rispondere alle richieste del gestore della segnalazione, ma non hanno accesso al dettaglio di essa.

Attivare una richiesta di flusso esterno.

Il coinvolgimento di un soggetto del flusso esterno avviene su iniziativa del gestore della segnalazione. Egli deve accedere alla segnalazione.

Se la configurazione prevede la possibilità di attivare richieste di flusso esterno compare l'area "Flussi esterni" (1).

Cliccando su <Richiedi flusso esterno> (2) viene aperta la finestra in cui inserire la richiesta.

Gli utenti che operano come flusso esterno sono aggregati in gruppi.

La richiesta di flusso esterno non viene indirizzata ad un utente specifico, ma ad un gruppo.

La creazione di una richiesta di flusso esterno prevede quindi che come prima cosa venga selezionato il gruppo destinatario.

Alla conferma viene aperta la finestra per la compilazione della richiesta.

Nella versione standard la richiesta si compone di:

·         un campo "descrizione" la cui compilazione è obbligatoria

·         un campo note, facoltativo

·         allegati: è possibile inserire uno o più allegati.

Gestione delle richieste da parte del soggetto coinvolto

L'utente qualificato come operatore del flusso esterno, quando viene coinvolto in una istruttoria, riceve una e-mail che lo informa che gli è stata indirizzata una richiesta.

Accedendo alla piattaforma gli viene presentato l'elenco delle richieste a lui indirizzate.

Nella colonna Oggetto (1) l'utente del flusso esterno può inserire un oggetto che sintetizza l'argomento della richiesta, premendo il bottone <Inserisci oggetto>.

Cliccando sull' elemento ">" della colonna Apri la richiesta (2) può accedere alla richiesta formulata dal gestore che lo ha coinvolto.

Cliccando sull'elemento ">" della colonna Compila il form (3) può rispondere alla richiesta.

All'interno della dashboard dell'istruttore è presente il pulsante “Esporta” che consente di esportare un elenco di segnalazioni.

 Si precisa che non viene esportato il contenuto delle stesse, ma solo l'elenco delle informazioni già disponibili nell'elenco a video.

Viene aperta la finestra che segue, nella quale è possibile inserire i seguenti parametri:

·         l'intervallo temporale in cui sono state create le segnalazioni da esportare: “Data di inizio” e “Data di fine”

·         il formato in cui esportare il file tra JSON (default) o CSV.

Nella toolbar presente nel dettaglio della segnalazione è presente il bottone “Mostra storico segnalazione.

Premendo sul bottone viene mostrato a video lo storico delle azioni eseguite sulla segnalazione: