Prima di creare un DdT, dovete:

1.      impostare una serie di numerazione (ovvero il contatore con cui vengono numerati i documenti emessi)

2.      definire i dati di accompagnamento

3.      impostare i parametri fatture (opzionale, se volete aggiungere in automatico, durante la trasformazione del DdT in fattura, una riga di commento con i riferimenti del DdT).

Per le altre configurazioni di base relative all'azienda, fate riferimento alla sezione specifica di questo manuale.

1. Impostare la serie di numerazione

1.      Accedete al menu delle Impostazioni.

2.      Scegliete la voce Numerazione DdT.

3.      Utilizzate il bottone <Aggiungi serie di numerazione> e compilate i dati della maschera come necessario. Se avete numerazioni separate (es.: perché emettete DDT da due magazzini) dovete creare più serie di numerazione, in questo caso potete scegliere quale serie di numerazioni proporre come default in fase di creazione. Le serie di numerazione sono identificate da un codice numerico di 3 caratteri (NNN).

Gestire più serie di numerazione

Se avete previsto più serie di numerazione dei DdT, avete due possibilità per distinguere i documenti.

Esempio - Vediamolo sull'esempio della videata precedente:

·         per la serie 001 abbiamo deciso di utilizzare la serie per distinguere i DdT: per fare ciò il flag <Nascondi serie> non è attivo → la numerazione dei DdT sarà 1/001, 2/001…

·         per la serie 002 abbiamo deciso di inserire un'appendice per distinguere i diversi documenti: per fare ciò è stato attivato il flag <Nascondi serie> e abbiamo digitato l'Appendice → la numerazione dei DdT sarà 1 BBB, 2 BBB.

2. Definire i dati di accompagnamento

Nel menu delle impostazioni sono presenti le tabelle già precompilate con i seguenti dati di accompagnamento:

·         Codici Porto

·         Codici Causale trasporto

·         Codici Aspetto beni

·         Codici Modalità di trasporto.

Questi codici sono necessari per compilare i dati di accompagnamento sul DdT.

Potete scegliere di utilizzare i codici precompilati e potete definire il codice da proporre come default in fase di creazione di un nuovo DdT.

Non è possibile eliminare un codice standard o cambiarne la descrizione.

Per creare un codice personalizzato utilizzate il bottone <Aggiungi>.

Le tabelle sono molto semplici, descriviamo a titolo di esempio la tabella delle Modalità di trasporto che è la più articolata:

·         sono sempre presenti le modalità di trasporto più utilizzate.

·         sui codici precompilati potete:

o   definire una modalità di trasporto da proporre come default in fase di creazione di un nuovo DdT

o   per la modalità Vettore e Altro, indicare i dati del Vettore da proporre come default sul DdT

·         non potete eliminare un codice standard o cambiare descrizione

·         potete creare un codice personalizzato utilizzando l'apposito bottone <Aggiungi modalità di trasporto>; in questo caso, il campo Vettore è sempre disponibile.

3. Impostare i parametri fatture

Nei Parametri fatture attivate l'opzione Riporta estremi DdT come riga di commento se desiderate che in fase di trasformazione del DdT in fattura venga automaticamente aggiunta una riga di commento con i riferimenti del DdT.

Per creare un DdT accedete alla funzione DdT presente nel menu dei Documenti.

Prima di creare il nostro primo documento, impariamo a conoscere la videata di elenco dei DdT: se non avete registrato alcun documento, la videata si presenta vuota; altrimenti, trovate l'elenco degli ultimi DdT che avete registrato.

Sono visibili le principali informazioni del documento:

·         i riferimenti data e numero

·         il cliente

·         il netto merce

·         lo stato di fatturazione (da fatturare, da non fatturare, fatturato)

·         nel caso di DdT fatturato, il riferimento della fattura.

Dalla griglia potete:

·         ricercare un particolare DdT utilizzando i filtri: potete ricercarlo per numero, data o cliente. Digitate gli elementi che vi interessano e fate clic su qualsiasi campo della griglia per applicare i filtri richiesti

·         ordinare i DdT in modo crescente  o decrescente , utilizzando le frecce  sulle intestazioni della griglia

·         creare un nuovo documento premendo il bottone Nuovo DdT

·         utilizzate il menu a panino per le altre operazioni disponibili per il documento:

Creare un nuovo DdT

Per creare un nuovo DdT cliccate sul bottone Nuovo DdT. La videata è composta da diverse sezioni: una testata con le informazioni di intestazione del documento, un corpo dove inserire le righe con i dettagli, e una sezione finale per definire i dati di pagamento.

La testata

Nell'intestazione dovete indicare:

·         Il cliente: nel campo digitate parte del nome e scegliete il cliente dall'elenco che vi viene presentato; se non è presente nessun cliente che corrisponde a quanto digitato, potete inserire direttamente l'anagrafica utilizzando la voce proposta

·         il numero e la data del documento: viene proposto il primo numero disponibile e la data del giorno; potete modificare come necessario; se gestite più serie di numerazione, viene proposta la serie di default, con possibilità di sceglierne un'altra

·         lo stato di fatturazione del DdT: viene proposto uno stato Da fatturare; potete impostarlo a Da non fatturare o anche Fatturato; ricordate che solo i DdT con stato Da fatturare potranno essere trasformati in fattura

·         l'indirizzo di consegna: viene proposto l'indirizzo del cliente, ma potete modificarlo; se dopo la modifica volete nuovamente riportare l'indirizzo del cliente, utilizzate il bottone <Riporta sede legale>.

Le righe del DdT

Potete inserire diverse tipologie di riga:

·         righe riferite a un articolo consegnato (con quantità e prezzo):

o   utilizzate il bottone <Inserisci Articolo>

o   scegliete l'articolo desiderato con la spunta e confermate

o   viene creata una riga con l'articolo scelto: completate la riga con la quantità consegnata e verificate/modificate gli altri dati proposti

·         righe senza indicazione di un articolo ma con quantità e/o importo

o   utilizzate il bottone <Inserisci riga>

o   compilate tutti i campi, in particolare Descrizione, quantità e prezzo

·         righe di solo commento

o   utilizzate il bottone <Inserisci riga>

o   compilate il campo Descrizione tralasciando quantità e prezzo

I dati di pagamento

Nella sezione vengono proposti i dati relativi al pagamento che avete memorizzato sull'anagrafica del cliente. Se desiderate, potete modificarli in modo che la fattura riporti poi questi dati.

I dati di accompagnamento

Premete sul bottone <Dati accompagnamento>: si presenta la seguente maschera in cui dovete definire i dati di accompagnamento.

I campi Porto, Causale trasporto, Aspetto beni, Modalità di trasporto e Vettore sono automaticamente compilati se avete scelto un dato di default nel menu delle Impostazioni. Altrimenti, scegliete le opzioni opportune.

Salvare il DdT

Quando avete concluso il caricamento, salvate il DdT con il bottone <Salva>. Alla successiva domanda rispondete:

·          <OK> se avete terminato di compilare il DdT e desiderate tornare all'elenco dei documenti

·         <Annulla> se desiderate rimanere sulla pagina del DdT per creare un nuovo documento.

Stampare il DdT

Potete stampare il DdT direttamente dalla pagina di caricamento utilizzando il bottone : viene visualizzato il PDF che potete stampare o salvare secondo le vostre abitudini.

Potete anche stampare il DdT dopo averlo salvato, utilizzando il menu a tendina presente sull'elenco dei documenti.

Visualizzare o modificare un DdT

Scegliete il DdT da visualizzare o modificare e utilizzate la voce  dal menu a tendina presente sull'elenco dei documenti.

Viene presentata la maschera del DdT già compilata: potete modificare il documento in ogni occasione, tranne quando il documento risulta già Fatturato, in questo caso potete solo visualizzarne i dettagli.

Trasformare in fattura uno o più DdT è un'operazione semplice.

Per trovare i DdT da fatturare utilizzate i filtri e gli ordinamenti.

Potete procedere in due modi, a seconda dell'operazione che volete fare:

1.      Trasformare in fattura un singolo DdT, scegliete la funzione Genera Fattura dal menu a panino:

2.      Trasformare in un'unica fattura diversi DdT:

·         selezionate i DdT dello stesso cliente da inserire nella stessa fattura

·         premete il bottone <Fattura DdT>

In entrambi i casi, vi ritrovare nella pagina della fattura già compilata:

·         viene riportato il cliente presente sui DdT fatturati

·         il numero, la data e il registro della fattura vengono proposti come nel caso di creazione manuale di una fattura

·         le righe sono automaticamente compilate con le righe presenti sui DdT, ordinati per data/numero del DdT

·         i dati di pagamento vengono derivati dai DdT: se fossero presenti dati diversi, sulla fattura vengono derivati quelli dell'ultimo DdT

·         eventuali altri dati o riferimenti a ordini digitati sui DdT vengono riportati in fattura.

Verificate i dati, modificate dove necessario e salvate la fattura con il bottone <Salva>.

Per tutte le informazioni utili alla gestione di una fattura, leggete i capitoli presenti in questo manuale.

Il DdT incluso in una fattura risulta sempre completamente fatturato, anche se in fattura eliminate o modificate alcune delle righe che sono state inserite automaticamente.

Riferimenti DdT in fattura

Notate anche che per ogni DdT fatturato:

·         viene inserita una riga di commento se lo avete impostato nei Parametri fatture delle Impostazioni:

·         nei riferimenti documento delle righe derivate dal DdT vengono compilati i dati dei riferimenti documenti utili per la fattura elettronica:

Caratteristiche di un DdT fatturato

Un DdT già fatturato presenta le seguenti caratteristiche:

·         il suo stato risulta Fatturato, sia nell'elenco dei DdT che entrando sul dettaglio

·         viene visualizzato il numero e la data del fattura in cui è stato incluso

·         non è più possibile variarlo né eliminarlo.

Se eliminate una fattura con cui erano stati fatturati dei DdT, questi riprenderanno lo stato Da fatturare.