Le indicazioni nel seguito riportate sono valide nel caso di FattureWeb collegato alla procedura contabile PROFIS.

FattureWeb prevede che le fatture elettroniche possono essere contabilizzate solo se risulta avviato il processo di firma o invio e quindi si trovano nello stato "Inviata - in attesa di risposta" o uno degli altri stati previsti, inoltre una fattura (cartacea o elettronica) per essere contabilizzata deve essere  portata allo stato di "confermata". L'indicazione della conferma consente all'operatore Azienda di dichiarare che la fattura, per quanto di sua competenza, è completa e quindi può essere presa in carico dal consulente che si occupa della contabilità.

L'operatore dell'Azienda può confermare la fattura  se dispone del permesso "Conferma fatture/chiusura periodo". Le fatture confermate sono qualificate dall'icona .

Tramite il filtro sulla colonna "Contab" potete  ottenere l'elenco delle sole fatture confermate o delle fatture da confermare (selezionando l'opzione "--" non viene eseguito alcun filtro). Le fatture da confermare presentano il relativo campo vuoto.

L'operazione di conferma può avvenire secondo queste modalità:

Per singola fattura

Cliccate sull'icona  posta sulla estrema destra della riga della fattura e sul menu che compare selezionate "Conferma fattura".

Su tutte le fatture di un mese

Cliccate sul bottone  si presenta la finestra:

che informa qual è l'ultimo periodo chiuso mediante conferma delle fatture.

Per confermare le fatture del mese successivo premete il bottone

Con il tasto  potrete indicare un periodo da chiudere diverso da quello proposto.

A fronte di questa operazione viene inviata una e-mail all'indirizzo definito in Impostazioni Azienda:

Implicazioni della conferma tramite "chiusura" del mese

La conferma operata in modo massivo mediante la chiusura del mese oltre a portare la fattura allo stato "confermata" blocca la possibilità di caricare altre fatture nel mese oggetto di chiusura.

 Le indicazioni nel seguito riportate sono valide solo per FattureWeb collegato con commercialista PROFIS.

Le azioni di conferma delle fatture o di chiusura del periodo possono essere revocate.

Revoca conferma singolo fattura

Agite sul bottone contestuale attivo sull'elenco fatture e premete "Revoca Conferma":

Riapertura Periodo

Se intendete non solo portare le fatture in stato "Da confermare" ma soprattutto rendere possibile caricare nuove fatture sul periodo dovete operare come segue.

Cliccate sul bottone  si presenta la finestra:

che informa qual è l'ultimo periodo chiuso mediante conferma delle fatture.

Per riaprire il periodo premete il bottone

L'azione di Revoca conferma o riapertura del periodo è attiva se l'operatore dispone dei permessi per "Conferma fatture o periodo".

Il bottone  consente di riportare allo stato "confermato" le fatture

comprese su periodi chiusi che risultino in stato "da confermare" a seguito dell'azione "Revoca conferma fatture".

 Le indicazioni nel seguito riportate sono valide solo per FattureWeb collegato con commercialista PROFIS.

Sbloccare le fatture contabilizzate significa renderle nuovamente modificabili.

L'azione può essere eseguita secondo modalità.

Sblocco per singola fattura

Agite sul bottone contestuale attivo sull'elenco fatture e premete <Sblocca contabilizzazione>.

Sblocco delle fatture di un periodo

Agite sull'elenco fatture e premete il bottone .

Viene aperta una finestra in cui definire l'intervallo di date le cui fatture devo essere sbloccate.

Implicazioni

Conferma fatture

Lo sblocco delle fatture comporta che le fatture tornano ad essere nello stato "Da confermare".

Possono essere modificate liberamente.

Devono essere sottoposte ad un nuovo processo di conferma per poter essere contabilizzate.

Ricontabilizzare le fatture

Le fatture sbloccate devono essere ricontabilizzate.

A tale fine si applica quanto detto nella scheda "Modificare una fattura già contabilizzata", in particolare nel paragrafo "Ricontabilizzare una fattura".

 Le indicazioni nel seguito riportate sono valide solo per FattureWeb collegato con commercialista PROFIS.

La validazione della fattura è l'operazione mediante la quale il commercialista o un contabile di sua fiducia controlla i conti imputati ed i codici IVA imputati sulle fatture in modo da prepararle per una corretta contabilizzazione.

L'operazione non è indispensabile, ma può essere un utile passaggio per organizzare le attività e distinguere le fatture già controllate da quelle che devono ancora esserlo.

Il filtro presente sulla finestra dell'elenco documento consente di selezionare le fatture confermate, cioè da validare, oppure quelle validate.

Per validare il documento cliccate sull'icona  posta sull'elenco fatture sul menù che compare selezionate "Valida Fattura".

I documenti validati sono qualificati dall'icona  nella colonna "Contab.".

Revocare la validazione

Potete revocare una validazione agendo sul menu contestuale e selezionando "Revoca Validazione":

 Le indicazioni nel seguito riportate sono valide solo per FattureWeb collegato con commercialista PROFIS.

I vari stati vengono assegnati eseguendo sulle fatture specifiche azioni.

Le azioni possibili sulle fatture dipendono dallo stato in cui essa si trova e dai permessi associati all'operatore.

La tabella che segue elenca i vari stati e per ognuno specifica:

·         quali azioni sono ammesse

·         quale stato assume la fattura a seguito di tale azione

·         quale abilitazione deve avere l'utente per eseguire tale operazione

·         l'implicazione operativa dell'azione.

Come è possibile vedere alcune azioni sono possibili solo se la fattura assume specifici stati.

 L'utente Amministratore ha a disposizione tutti i permessi.

(1) Le fatture elettroniche possono essere contabilizzate solo se risulta avviato il processo di firma o invio e quindi si trovano nello stato "In spedizione" o uno degli altri stati previsti.