Ogni posizione raccoglie i controlli sui requisiti, la mappa retributiva, i percorsi di carriera e le competenze richieste. Un soggetto può ricoprire più posizioni contemporaneamente, anche senza un rapporto di lavoro attivo.
Creare la posizione lavorativa
Puoi creare una posizione/un ruolo tramite la funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali con il tab Gestisci-Crea e valorizza i campi di interesse.
Collega la classe e la categoria di appartenenza (vedi Configurare le categorie e le classi di posizioni e ruoli) e associa un eventuale job grade per fissarne il livello (vedi Configurare i job grade).
Nella maschera di creazione della posizione lavorativa potrai trovare:
· Una posizione è default configurata come di line, cioè direttamente coinvolta nel servizio principale dell'organizzazione.
Se vuoi identificarla come posizione di staff/supporto, cioè una posizione che non svolge un servizio principale, ma è di ausilio nello svolgimento devi usare il flag Staff/Funzione di supporto
Le posizioni di Staff non possono avere posizioni figlie.
· La Modalità di assegnazione: una posizione lavorativa può essere assegnata secondo tre diverse modalità, in base al livello a cui deve essere riferita:
o Generale: la posizione non è collegata a una specifica azienda o sede. È quindi applicabile in modo generale.
o Azienda: la posizione è collegata a una specifica azienda del gruppo. Il riferimento all'azienda indica quindi l'ambito organizzativo in cui la posizione è prevista, che non necessariamente coincide con l'azienda presso cui il soggetto è stato assunto.
o Sede aziendale: la posizione è collegata a una specifica sede. Anche in questo caso, la sede indicata non deve necessariamente coincidere con la sede di assunzione o di appartenenza del soggetto.
La posizione può inoltre essere assegnata a tutti i soggetti anche senza un rapporto di lavoro.
La modalità da utilizzare in via preferenziale è quella Generale, mentre si consiglia l'utilizzo di Azienda e Sede aziendale per la gestione delle figure legate alla sicurezza sul lavoro.
Non puoi modificare la modalità di assegnazione dopo aver creato la posizione.
· Posizioni lavorative singole/multiple: per abilitare in uno stesso periodo l'assegnazione della posizione a più soggetti usa il flag Permetti l'assegnazione a più soggetti contemporaneamente.
L'assegnazione contemporanea a più soggetti dipende dal campo Modalità di assegnazione.
Se, nello stesso periodo, per una posizione lavorativa il flag che consente l'assegnazione a più soggetti non è attivo, vale questa regola:
· con la modalità Generica, solo un dipendente dell'intera anagrafica può avere configurata quella posizione lavorativa
· con la modalità Azienda, solo un dipendente per ogni azienda può avere configurata quella posizione lavorativa
· con la modalità Sede aziendale, solo un dipendente per ogni sede aziendale può avere configurata quella posizione lavorativa.
· Assegnazione obbligatoria vincoli la posizione ad essere assegnata almeno una volta: il programma verifica su aziende e sedi che la posizione risulti coperta e segnala l'assenza con un alert.
Rendi contatti pubblici (con VISTA-Sicurezza): puoi rendere pubblici i contatti delle persone che ricoprono una specifica posizione, ad esempio gli addetti al primo soccorso o all'antincendio. I loro recapiti diventano visibili a tutti i dipendenti nella Rubrica, raggruppati per classe della posizione.
Descrivere i compiti del ruolo
Per descrivere in modo dettagliato compiti e attività previste per la posizione puoi usare la scheda Spiegazione estesa della funzionalità Posizioni lavorative o ruoli aziendali.
La spiegazione estesa coincide con la Job Description della posizione e deve contenere l'obiettivo del ruolo, le responsabilità e la visione strategica.
Definire i controlli di congruenza
Puoi inserire i controlli di congruenza direttamente all'interno della funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali facendo una selezione tra quelli disponibili.
Se non inserisci nessun elemento non ci saranno vincoli, se metterai anche solo un elemento questo costituisce elemento di controllo cioè andrà a controllare se l'elemento indicato è mancante o non più valido.
I controlli seguono una logica booleana:
· AND: gli elementi devono essere validi tutti contemporaneamente (tutti i controlli)
· OR: è sufficiente che un solo elemento, tra quelli alternativi afferenti ad uno stesso gruppo, sia valido.
Tutti gli elementi che costituiscono controlli di congruenza (es. asset, corsi formativi ecc) sono legati da un'ottica AND sia interna agli elementi di uno stesso gruppo sia tra elementi di gruppi diversi.
Per i titoli di studio puoi decidere per un'ottica OR per cui è sufficiente che ci sia solo uno dei titoli indicati (o il Titolo di scuola superiore o il diploma professionalizzante) oppure AND che significa che tutti i titoli dovranno essere presenti in contemporanea.
Per un dettaglio sul funzionamento dei singoli controlli vedi Controlli di congruenza.
Assegnare la posizione ai soggetti
Dopo aver salvato la posizione avrai la possibilità di assegnarla ai dipendenti.
Puoi assegnare, modificare o eliminare la posizione delle risorse.
Hai 3 possibilità di assegnazione:
a. Assegnazione singola posizione a un soggetto dalla funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali
b. Assegnazione singola posizione a un soggetto da anagrafiche
c. Assegnazione di tutte le posizioni che appartengono a categoria/classe di posizioni a un soggetto da anagrafiche.
a. Assegnazione singola posizione a un soggetto dalla funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali
1. Seleziona la posizione che vuoi assegnare e utilizza Gestisci – Modifica.
2. Aggiungi un'assegnazione utilizzando il tab Assegnazioni ai soggetti tramite Nuovo.
3. Valorizza la maschera
4. Imposta le date di inizio e fine dell'assegnazione e il/i nominativo del dipendente.
5. Scegli il tipo di assegnazione sulla base del tipo di esigenza:
· Usa Effettiva se l'assegnazione è attiva e confermata, la persona occupa attualmente quella posizione lavorativa in modo valido ai fini operativi e organizzativi.
· Usa Temporanea se l'assegnazione valida per un periodo limitato, ad esempio per una delega. La persona ricopre la posizione solo fino a una certa data o fino al termine di una condizione prevista.
· Usa Proposta di cambio se la variazione di assegnazione non è ancora approvata o non ancora applicata. Indica che è stata formulata una proposta per spostare la persona a un'altra posizione lavorativa.
· Usa Prospettiva di cambio se l'ipotesi di futura variazione non è ancora formalizzata come proposta. Serve per segnalare un possibile cambio previsto o atteso, ma ancora in fase preliminare.
· Usa In prova se l'assegnazione è attiva ma soggetta a verifica. La persona ricopre la posizione in un periodo di prova, al termine del quale l'assegnazione può essere confermata o modificata.
· Usa Archiviata se l'assegnazione non è più attiva e conservata solo a fini di consultazione storica. Non produce effetti operativi correnti.
6. Indica la quota o il peso del ruolo, quando la persona ricopre più posizioni, per pesarne le attività principali.
La somma delle singole quote va a indicare la presenza della risorsa sul ruolo: non è obbligatorio che la somma sia il 100% e non esiste un controllo su base percentuale. La scelta implementativa segue le tue esigenze e la gestione percentuale è solo una delle possibilità.
7. Collega l'azienda e la sede, quando previste dalla configurazione della posizione.
b. Assegnazione singola posizione a un soggetto da anagrafiche
Per l'assegnazione sul singolo soggetto puoi usare la funzionalità Anagrafica con la voce di menu Posizioni lavorative e ruoli aziendali.
1. Per aggiungere una nuova posizione lavorativa o ruolo scegli Nuova posizione lavorativa o ruolo aziendale.
2. Imposta la posizione e le date di inizio e fine dell'assegnazione.
3. Scegli il tipo di assegnazione: effettiva, temporanea, proposta di cambio, prospettiva di cambio, in prova o archiviata (vedi Assegnazione singola posizione a un soggetto dalla funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali per dettagli sui tipi).
4. Indica la quota o il peso del ruolo, quando la persona ne ricopre più di uno, per pesarne le attività principali.
5. Collega l'azienda e la sede, quando previste dalla configurazione della posizione.
6. Con il flag su Aggiungi Competenze potrai aggiungere automaticamente le competenze alla risorsa assegnate alla posizione
Rimuovere in seguito la posizione non rimuove le competenze già collegate che restano sul soggetto.
7. Salva l'assegnazione.
Solo per questa tipologia di assegnazione puoi visualizzare i controlli di congruenza in fase di assegnazione di una nuova posizione.
Il controllo si attiva valorizzando i campi posizione e data di inizio e ti fornisce l'elenco in anteprima dei requisiti già rispettati (in verde), quelli non presenti (in rosso), quelli in scadenza (in arancione).
c. Assegnazione di tutte le posizioni che appartengono a categoria/classe di posizioni a un soggetto da anagrafiche
Per l'assegnazione sul singolo soggetto puoi usare la funzionalità Anagrafica con la voce di menu Posizioni lavorative e ruoli aziendali
Per assegnare massivamente al soggetto tutte le posizioni lavorative che appartengono alla categoria/classe selezionata scegli Nuova posizione lavorativa o ruolo aziendale.
e valorizza la categoria o la classe di posizioni lavorative:
I dati che inserirai saranno riportati su ogni singola posizione lavorativa appartenente alla classe/categoria.
Segui poi i passaggi previsti per Assegnazione singola posizione a un soggetto da anagrafiche
Consultare alert e rischi sulle posizioni di lavoro
Nella scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali della funzionalità Anagrafica vedi, per ogni posizione, gli eventuali alert.
Fai clic sul numero evidenziato delle posizioni per identificare l'alert delle problematiche.
Esportare le assegnazioni ai soggetti
Puoi esportare le assegnazioni in formato Excel. Per farlo dal menu della funzionalità Posizioni lavorative e ruoli aziendali scegli Gestisci e seleziona:
· Export soggetti per avere l'elenco dei soggetti a cui è assegnata la posizione selezionata
· Export per tutti i soggetti per un'esportazione complessiva che genera in un'unica operazione un file con tutti i soggetti assegnatari di tutte le posizioni lavorative configurate sul tuo impianto.
Presidiare le posizioni e assegnare un budget
Puoi controllare le posizioni previste per una struttura e assegnare un budget per RAL (Reddito Annuo Lordo), RAG (Reddito Annuo Globale) o CLA (Costo Lordo Aziendale).
Puoi utilizzare tre funzionalità: Aziende, Unità organizzativa e Legenda Sede: Documenti, scadenze e altri dati, nella scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali.
La testata riepiloga posizioni richieste e vacanti, posizioni obbligatorie mancanti e budget allocato suddiviso per RAL, RAG e CLA.
Gli stati possono essere:
· In difetto: il numero di posizioni coperte è minore di quello previsto.
· In eccesso: il numero di posizioni coperte è maggiore di quello previsto.
· Coerente: il numero di posizioni coperte è in linea con il previsto.
· Scoperta: nessun soggetto ha quella posizione assegnata.
· Storico non valido: lo storico della posizione non è valido a oggi.
Un'icona vicino alla singola posizione segnala se la copertura è coerente (icona verde), in difetto (freccia arancione verso il basso), in eccesso (freccia arancione verso l'alto), completamente scoperta (icona rossa) o posizione non più valida (3 puntini) rispetto al previsto.
Con il tasto Approfondisci vedi un riepilogo delle posizioni obbligatorie mancanti, vacanti e presenti.
Puoi effettuare un controllo massivo anche dalla funzionalità Problematiche e raccomandazioni.
L'associazione a Sede e Azienda è fondamentale per la sicurezza, ma puoi utilizzarla anche in altri contesti secondo le tue esigenze.
La mansione è una legenda anagrafica che viene mantenuta come storico, ma è stata sostituita dalla posizione lavorativa.
Gli organigrammi sono solo figurativi e non rientrano nella configurazione del workflow.
Le posizioni aggiunte devono essere precedentemente configurate (vedi 
