Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Opzioni di Vista

Con le opzioni Vista adatti il comportamento del modulo alle esigenze dell'organizzazione. Sono i parametri generali che valgono per tutti gli eventi anagrafici inclusi gli asset ei corsi formativi. Per modificarli fai clic sul bottone Modifica e salva con il bottone Salva.

Eventi anagrafici

Eventi anagrafici: scadenze e notifiche

I seguenti parametri si applicano a tutte le categorie di eventi.

·         Puoi definire quanti giorni prima della data prevista un evento anagrafico deve essere considerato in scadenza con Numero di giorni antecedenti che identificano un evento in scadenza. Serve per anticipare la segnalazione permettendo una gestione tempestiva e fornendo informazioni visive in interfaccia (l'evento risulta colorato in arancione).

·         Puoi definire per quanti giorni, dopo la scadenza, un evento continua a essere considerato scaduto (in interfaccia evidenziato in rosso) con Numero di giorni dopo cui un evento non risulta più scaduto o vicino al promemoria. Superato questo intervallo, l’evento non viene più considerato scaduto.

Eventi anagrafici

·         Puoi definire il formato con cui l’applicazione esporta le ore dei corsi formativi negli eventi anagrafici con Nell'export degli eventi anagrafici, usa il formato HH:mm per le ore dei corsi formativi. Se attivi il parametro, nell’export Excel le durate vengono riportate nel formato HH:mm. Questo formato rende il dato più uniforme e più facile da leggere o usare in elaborazioni successive.

·         Puoi stabilire quale data usare come riferimento durante l’export degli eventi anagrafici con Nell'export degli eventi anagrafici, usa la data di inizio dei singoli eventi come riferimento per recuperare i valori delle legende anagrafiche. Se attivi il parametro, l’applicazione usa la data di inizio del singolo evento. Se lo disattivi, la data di riferimento diventa la data odierna. Questo criterio incide sul contenuto esportato e sul modo in cui le legende vengono considerate rispetto alla data di elaborazione.

Asset

Moduli di consegna/restituzione asset

·         Puoi indicare se nel modulo di consegna degli asset devono comparire i campi per le firme attivando il parametro Modulo consegna asset: Prevedi i campi per le firme. Appare un campo firma che permette al dipendente, in seguito alla stampa del documento, di firmarlo sul documento cartaceo. Disattivalo se il documento ha solo finalità informative o se la conferma avviene con altre modalità.

·         Puoi indicare se nel modulo di restituzione degli asset devono comparire i campi per le firme attivando Modulo restituzione asset: Prevedi i campi per le firme. Appare un campo firma che permette al dipendente, in seguito alla stampa del documento, di firmarlo sul documento cartaceo. Serve quando vuoi formalizzare la riconsegna dell’asset con un modulo controfirmato.

·         Puoi definire il testo da mostrare nella parte iniziale del modulo di consegna asset compilando il campo Modulo consegna asset: Intestazione. Inserisci una descrizione introduttiva o un testo standard aziendale.

·         Puoi definire il testo da mostrare nella parte finale del modulo di consegna asset compilando il campo Modulo consegna asset: Piè di pagina. Puoi usarlo per note, clausole, riferimenti normativi o indicazioni operative.

·         Puoi definire il testo da mostrare nella parte iniziale del modulo di restituzione asset compilando il campo Modulo restituzione asset: Intestazione. Serve per personalizzare il documento una descrizione introduttiva o un testo standard aziendale.

·         Puoi definire il testo da mostrare nella parte finale del modulo di restituzione asset compilando il campo Modulo restituzione asset: Piè di pagina. Puoi usarlo per note finali, condizioni di verifica o riferimenti amministrativi.

Documento scheda anagrafica

·         Puoi definire come mostrare i corsi formativi nel documento della scheda anagrafica con il parametro Modalità di visualizzazione dei corsi formativi nel "Documento scheda anagrafica". Puoi regolare quali informazioni descrittive esporre: sempre quella di edizione e corso (1) oppure quella di entrambe solo se diverse tra loro (2), solo la descrizione del corso o solo quella dell’edizione (3). Serve a rendere il documento più chiaro ed evitare ripetizioni non utili con determinate configurazioni:

·         Puoi filtrare gli eventi anagrafici inclusi nel documento in base al loro stato inserendoli in Mostra solo gli eventi anagrafici con i seguenti stati. Se compili il parametro, nel documento compaiono solo gli eventi con gli stati selezionati e gli stati indicati sono applicati a tutti gli eventi anagrafici.

Se lo lasci vuoto, l’applicazione applica il comportamento predefinito previsto per le diverse sezioni del documento:

o   nella sezione "Altri dati anagrafici" sono considerati tutti gli eventi tranne quelli Archiviati

o   nella lista delle formazioni, attestati, visite mediche, asset e DPI verranno considerati tutti, compresi gli archiviati.

·         Puoi indicare se nel documento della scheda anagrafica devono comparire i campi destinati alle firme con Documento scheda anagrafica: Prevedi i campi per le firme. Attiva il parametro se il documento deve essere stampato, firmato o validato manualmente. Disattivalo se vuoi un documento solo informativo, più compatto e senza aree dedicate alla firma.

·         Puoi definire il testo da mostrare nella parte iniziale del documento della scheda anagrafica compilando Documento scheda anagrafica: Intestazione. Puoi usarlo per inserire una descrizione introduttiva o un testo standard aziendale che aiuta a identificare il contenuto del documento.

·         Puoi definire il testo da riportare nella parte finale del documento della scheda anagrafica con Documento scheda anagrafica: Piè di pagina. Puoi usarlo per note, clausole, riferimenti interni, informazioni organizzative o altri testi standard di chiusura.

Alcune tipologie avanzate prevedono una o più tabelle collegate che ti permettono di classificare l'evento anagrafico che stai inserendo in modo da ritrovarlo con facilità, scegliere solo valori che hai deciso di anagrafare e non commettere errori nella digitazione del testo.

Per inserire gli elementi puoi utilizzare "Gestisci > Crea" e compilare i campi inserendo tutti gli elementi di cui necessiti:

 Per alcune tabelle collegate (es.: Tipologie di documenti personali, Colloqui, Titoli di studio, …) esistono dei valori a catalogo che costituiscono delle proposte standard del software.

In questo caso scegli Gestisci - Importa dati pre-analizzati per copiare i documenti direttamente dalla lista fornita.

Scegli con i flag gli elementi che vuoi importare dall'elenco e poi scegli Continua per importarli.

 Per l'elenco di tutte le tabelle collegate alle tipologie avanzate per cui puoi seguire questi passaggi configurativi fai riferimento alla colonna Tabelle collegate alla tipologia avanzata sulla scheda Descrivere il rapporto tra categorie di evento, tipologie avanzate, liste e tabelle collegate.

Menu: VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Gruppi di categorie di eventi

Con i gruppi raccogli le categorie di evento affini sotto un'unica etichetta, così negli Eventi anagrafici le categorie appaiono ordinate e più facili da individuare.

 La funzionalità è parte del modulo VISTA.

Creare un gruppo

Fai clic sul bottone <Gestisci>, poi su <Crea>.

Con ordine definisci l'ordine con cui il gruppo compare negli Eventi anagrafici. Al termine fai clic sul bottone <Salva>.

Collegare le categorie al gruppo

Il gruppo non associa direttamente le categorie: il collegamento si crea dalle singole categorie di evento, con il campo Raggruppamento in.

Configura prima il gruppo, poi richiamalo in ogni categoria che vuoi raccogliervi (vedi di seguito la configurazione della categoria di eventi).

Configurare i gruppi e le categorie di eventi anagrafici

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Categorie di eventi

La categoria di evento permette di rendere concreto l’evento anagrafico ovvero permette l'assegnazione dell'evento ai soggetti: stabilisce quali dati raccoglie, come si colloca nel tempo, se prevede un allegato e come gestisce scadenze e visibilità. Configuri una categoria per ogni ambito che vuoi tracciare (indirizzi, titoli di studio, asset in dotazione, corsi e altri), così popoli il fascicolo del dipendente.

Ogni categoria ha una tipologia avanzata che la specializza.

 Per capire quante categorie di eventi creare per ottimizzare la tua configurazione fai riferimento a Descrivere il rapporto tra categorie di evento, tipologie avanzate, liste e tabelle collegate.

Creare una categoria

Fai clic sul bottone <Gestisci>, poi su <Crea>. Al termine fai clic sul bottone <Salva>.

Puoi configurare la categoria valorizzando una serie di campi che trovi di seguito.

 Per approfondire i concetti di base che spiegano la logica di questi parametri vedi Eventi anagrafici - Concetti di base e processo

Definire i dati raccolti dall'evento

·         Puoi usare Tipologia avanzata per specializzare la categoria in un ambito preciso e attivare campi coerenti quando crei l'evento. Ti serve quando vuoi raccogliere dati che riflettono la struttura di specifiche tipologie, per esempio per la RAL è necessario il campo aggiuntivo importo, per l'indirizzo sono necessari i campi aggiuntivi via e CAP ecc. I campi aggiuntivi sono fissi e non personalizzabili.

 Dopo il salvataggio della categoria, non modificare Tipologia avanzata. Questa impostazione incide sulla struttura dei dati raccolti e cambiarla in un secondo momento crea incoerenze nella gestione degli eventi già presenti.

 In interfaccia, alla destra del campo di Tipologia avanzata trovi Anteprima, che ti mostra un elenco di tutte le tipologie disponibili con evidenza di quali campi aggiuntivi sono disponibili per la tipologia scelta. Ti aiuta a verificare prima del salvataggio se la configurazione è adatta al caso d'uso.

·         Puoi usare Tipologia di periodizzazione per definire il comportamento base e per decidere come l'evento si colloca nel tempo: data singola, data con ora, periodo con data di inizio e fine oppure periodo con orari.

 La valorizzazione della data di fine non implica in automatico l'attivazione della scadenza. Per programmare la scadenza devi attivare appositi parametri.

·         Puoi usare Modalità singolo giorno per fare in modo che l'evento valga solo per il giorno indicato (solo per la tipologia di periodizzazione: data singola/data con ora). Ti serve per eventi puntuali, come una multa o un bonus riferito a una data precisa. Se lo lasci disattivo, l'evento resta valido dalla data di inizio in avanti.

·         Puoi usare Calcola automaticamente la data di fine (solo per la tipologia di periodizzazione: periodo con data di inizio e fine oppure periodo con orari) per far determinare all'applicazione la data finale in automatico, partendo dalla data di inizio e dalla validità prevista. Si applica solo alle tipologie di tipo formazione e asset che hanno una scadenza predefinita diversa per ogni configurazione specifica delle tabelle collegate (es. singoli corsi o asset).

·         Puoi usare Testo dell'evento per decidere se l'evento deve raccogliere una descrizione testuale. Ti serve quando vuoi lasciare spazio a una motivazione, a un dettaglio operativo o a una nota descrittiva legata al singolo evento.

·         Puoi usare Nascondi e non gestire il testo dell'evento per non mostrare il campo di testo libero. Ti serve quando la categoria raccoglie già tutte le informazioni necessarie tramite campi strutturati e non vuoi aggiungere compilazione superflua.

·         Puoi usare Testo dell'evento obbligatorio per rendere necessaria la compilazione del testo. Ti serve quando vuoi che l'utente inserisca sempre una spiegazione, una motivazione o un dettaglio utile alla lettura dell'evento.

·         Puoi usare Business rule di validazione per associare una policy di controllo sui dati dell'evento anagrafico. Ti serve per verificare che i dati inseriti rispettino condizioni precise prima del salvataggio dell'evento.

Organizzare e riconoscere la categoria

·         Puoi usare Icona per assegnare un elemento grafico distintivo alla categoria che vedi all'interno della categoria stessa.

·         Puoi usare Colore per associare una codifica visiva alla categoria che vedi all'interno della categoria stessa.

·         Puoi usare Raggruppato in per collegare la categoria a un raggruppamento (Gruppo di eventi). Ti serve per raggruppare categorie di eventi nelle funzionalità in cui sono previsti gli Eventi anagrafici, così migliori consultazione e manutenzione.

·         Puoi usare Nota pubblica per inserire un testo di supporto per chi configura o gestisce la categoria. Ti serve per annotare regole di utilizzo, eccezioni o riferimenti operativi utili alla gestione. Questo campo ti aiuta a tenere separate le istruzioni interne dai dati dell'evento.

Gestire allegati, scadenze e notifiche

·         Puoi usare Nascondi e non gestire l'upload allegato per non prevedere allegati per la categoria. Ti serve quando l'evento non richiede documenti a supporto.

·         Puoi usare Upload allegato per definire come gestire il documento associato all'evento. Ti serve per stabilire se l'allegato è facoltativo, necessario ma caricabile anche in un secondo momento oppure obbligatorio per il salvataggio. Questa impostazione determina il livello di controllo richiesto in compilazione.

·         Puoi usare Allegato di default per le regole di profilazione per indicare un documento predefinito da associare agli eventi generati in automatico dalle regole. Ti serve per automatizzare il popolamento documentale nei casi ricorrenti (rispetto alla funzionalità Regole di profilazione).

·         Puoi usare Nascondi e non gestire la data di scadenza per non usare la scadenza su questa categoria.

·         Puoi usare Imposta la scadenza in automatico dopo per definire la distanza temporale automatica della scadenza, per esempio un certo numero di giorni, mesi o anni. Ti serve quando la scadenza dell'evento segue una regola standard. Inoltre, puoi usare Rispetto alla per completare la regola di scadenza automatica indicando da quale data partire per il calcolo, di solito la data di inizio oppure la data di fine. Ti serve insieme al campo precedente per costruire la regola completa di scadenza.

·         Puoi usare Permetti la modifica della scadenza automatica per consentire all'amministratore di cambiare manualmente la scadenza proposta dall'applicazione. Ti serve quando esiste una regola standard, ma vuoi lasciare margine di intervento nei casi particolari.

·         Puoi usare Numero di giorni antecedenti che identificano un evento in scadenza per specificare con quanto anticipo l'evento deve risultare in scadenza. Ti serve per controllare quando l'evento entra nello stato che richiede attenzione. Se non compili il campo, l'applicazione usa il valore generale definito nelle opzioni Vista.

·         Puoi usare Numero di giorni dopo cui un evento non più scaduto per indicare dopo quanti giorni dalla scadenza l'evento smette di essere considerato secondo la logica prevista. Ti serve per regolare il periodo in cui l'evento resta tracciato come scaduto o da monitorare. Se lasci il campo vuoto, l'applicazione eredita il valore generale.

Regolare visibilità e gestione autonoma del dipendente

·         Puoi usare Preseleziona la visibilità per il responsabile per fare in modo che la visibilità verso il responsabile risulti già attiva quando crei un evento di questa categoria. Ti serve per uniformare il comportamento senza dover impostare il valore ogni volta. In fase di assegnazione il flag può comunque essere variato.

·         Puoi usare Preseleziona la visibilità per il dipendente per fare in modo che la visibilità verso il dipendente risulti già attiva alla creazione dell'evento. Ti serve quando vuoi rendere abituale la consultazione diretta da parte dell'interessato. In fase di assegnazione il flag può comunque essere variato.

·         Puoi usare La preselezione della visibilità non può essere modificata per bloccare la possibilità di cambiare i valori di visibilità proposti in automatico. Ti serve quando la regola di visibilità deve restare fissa per quella categoria.

·         Puoi usare Permetti al dipendente di richiedere una modifica per consentire al dipendente di inviare da Il Mio Profilo del portale o dall'app MOBILE una richiesta di modifica su un evento esistente. Ti serve quando vuoi aprire un canale di correzione controllata, mantenendo comunque la validazione finale in carico all'amministratore.

·         Puoi usare Permetti al dipendente di creare un nuovo evento anagrafico per consentire al dipendente di inserire in autonomia un nuovo evento della categoria da Il Mio Profilo. Ti serve quando vuoi decentralizzare l'inserimento di informazioni che il dipendente conosce direttamente.

Presa visione

·         Puoi usare Conferma di lettura per definire se l'evento richiede una presa visione da parte del destinatario. Ti serve quando l'evento deve essere letto formalmente. In base al valore scelto puoi richiedere una semplice conferma oppure una conferma con codice.

Impostare i comportamenti di integrazione con SISTEMI

·         Puoi usare Corrispondenza in Sistemi per collegare la categoria evento a una codifica applicativa, interna o esterna. Ti serve quando la categoria deve dialogare con altre funzioni, con mapping specifici o con logiche di integrazione.

 Attualmente puoi usarlo con l'integrazione con JOB/JOB4

Impostare i comportamenti alla cessazione

·         Puoi usare Operazioni da eseguire quando un dipendente... per definire il comportamento degli eventi della categoria in caso di cessazione. Ti serve per stabilire, in base alle regole aziendali, se archiviare l'evento, chiuderlo alla data di dimissioni oppure rimuovere scadenza e promemoria oppure tutte le precedenti condizioni contemporaneamente.

Integrazione verso l'export a paghe

·         Puoi usare Voce paga per TIME ti serve per far sì che gli eventi anagrafici di tipo importo possano essere presi in considerazione durante l'elaborazione paghe di TIME e quindi esportati nei tracciati paghe.

·         Puoi usare File paghe per TIME per completare la configurazione verso paghe indicando il file o il contenitore di destinazione previsto per TIME. Ti serve per indirizzare correttamente i dati esportati o trasferiti.

Scegliere dove mostrare gli eventi

·         Puoi usare Mostra nella timeline anagrafica per rendere visibile l'evento nella timeline del dipendente. Ti serve per eventi che hanno rilevanza temporale e che devono emergere nella storia anagrafica.

·         Puoi usare Mostra nell'anagrafica del cartellino amministratore per far comparire l'evento nel cartellino presenze lato amministratore. Ti serve quando l'informazione deve essere facilmente consultabile durante le attività gestionali quotidiane.

·         Puoi usare Mostra sul documento della scheda anagrafica per includere l'evento nel documento stampabile della scheda anagrafica. Ti serve per report, fascicoli o consegne documentali.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Profili amministrativi per gli eventi anagrafici

Con i profili amministrativi limiti gli eventi anagrafici su cui ogni amministratore può operare. Crei profili con le categorie, asset, formazione validi e li assegni ai soggetti amministratori, così ciascuno vede e gestisce solo gli eventi di sua competenza.

Configurare un profilo

Fai clic sul bottone <Gestisci>, poi su <Crea>. Compili i campi, indicando le categorie di evento che il profilo ti abilita a vedere, e concludi con il bottone <Salva>.

 Il profilo non si limita a nascondere gli eventi delle categorie escluse in tutte le funzionalità: nasconde anche gli asset di quelle categorie o ambiti e le edizioni dei corsi collegate, e li esclude durante l'assegnazione di un nuovo evento a un soggetto.

Di seguito i campi che devi compilare per configurare il profilo:

Categorie di eventi, Asset aziendali e Formazione

Puoi valorizzare alcuni campi per permettere o meno all'amministratore di accedere. I campi hanno due possibilità:

·         Su cui è consentito operare: se compili il parametro, il soggetto associato al profilo può visualizzare e gestire solo gli eventi che appartengono alle categorie selezionate. Tutte le categorie non selezionate diventano automaticamente non visibili.

·         Su cui è negato operare: Serve per escludere in modo esplicito alcune categorie, anche quando il profilo ha accesso ad altre aree operative. Tutte le categorie non selezionate diventano automaticamente visibili.

e si applicano a:

·         Categorie di eventi

·         Asset (ambiti e categorie)

·         Formazione (Corsi formativi e Fornitori e scuole)

Assegnare il profilo a un amministratore

Il profilo si assegna al soggetto tramite la legenda soggetto Profilo amministrativo per gli eventi anagrafici tipologia del campo Query specifica.

 Questa è una legenda di sistema: se non la visualizzi segui come creare una legenda anagrafica.

1.      Scegli Gestisci-Assegna valore ai soggetti:

2.      Scegli il profilo e vai su Continua:

3.      Imposta le date di validità del profilo e clicca su Continua:

4.      Scegli i soggetti a cui assegnarlo con il filtro dipendenti e scegli Applica:

5.      Concludi la procedura con Assegna:

6.      Vedi il campo valorizzato nell'Anagrafica:

 In alternativa puoi impostare un profilo direttamente sull'anagrafica del soggetto andando a valorizzare la singola legenda anagrafica tramite la variazione dei Dati storici.

 Un amministratore a cui è assegnato un profilo non può modificare il proprio: non può rimuoverlo né sostituirlo con un altro sulla propria anagrafica. La restrizione evita che chi gestisce gli eventi estenda da solo le categorie su cui può operare, e vale anche quando il profilo viene assegnato in blocco dalla funzionalità Legenda soggetto.

Ogni tipologia avanzata abilita dei campi specifici oltre a quelli standard comuni a tutti gli eventi anagrafici.

Approfondisci tutti i campi visibili su ogni tipologia avanzata e poi assegna l'evento anagrafico alle risorse.

Puoi assegnare nuovi eventi anagrafici ai singoli soggetti o massivamente a più soggetti.

1.      Assegna massivamente l'evento:

a.      tramite la funzionalità eventi anagrafici

b.      tramite un import (Excel o API)

2.      Assegna singolarmente l'evento:

a.      tramite la funzionalità anagrafica

b.      tramite la funzionalità eventi anagrafici

1.     Assegnare gli eventi a più soggetti

Assegna tramite la funzionalità eventi anagrafici

Menu: IDENTITIES+VISTA > VISTA: Gestione > Vista: Gestione HR > Eventi anagrafici oppure Eventi anagrafici dei miei collaboratori

Con la funzionalità Eventi anagrafici gestisci gli eventi di tutti i soggetti partendo dall'elenco degli eventi, non dalla scheda del singolo dipendente.

 La funzionalità è disponibile con il modulo Vista attivo.

1.      Utilizza i filtri in testata per definire il periodo (Periodo), il riferimento al periodo o alla scadenza(In riferimento a), la categoria di eventi (Categoria) e i dipendenti per cui vuoi creare l'evento (Filtro dipendenti).

2.      Clicca su <Continua>

3.      Scegli se vuoi filtrare i dipendenti: per unità organizzativa (1), cercando il nominativo del soggetto (2) o selezionando/deselezionando tutti i dipendenti della lista sottostante (3). Seleziona i singoli dipendenti su cui vuoi operare (cliccando singolarmente sui nominati) oppure tramite una selezione massiva (3).

 Di default trovi flaggata la visibilità Solo soggetti ad oggi assunti; per vedere tutti i soggetti è sufficiente che tu tolga il flag.

4.      Scegli Operazioni massive e seleziona Nuovo evento massivo:

5.      Si apre la videata Aggiungi/modifica evento e viene indicato per quanti soggetti viene caricato l'evento:

6.      Scegli la categoria: determina i dati da compilare e il comportamento dell'evento. Descrivi l'evento, indicane la priorità e lo stato e decidi se renderlo visibile al dipendente e al responsabile.

7.      Nella sezione Allegato aggiungi un file a corredo dell'evento.

8.      Nella sezione Scadenze e promemoria imposti data e ora della scadenza o del promemoria; in alternativa la fai coincidere con la data di inizio o di fine dell'evento.

9.      Per concludere fai clic sul bottone <Salva>. In alternativa usa Salva e continua per inserire subito un altro evento simile.

 Salva e continua velocizza l'inserimento di più eventi dello stesso tipo per lo stesso periodo, ad esempio l'assegnazione di più DPI. Categoria, date e orari, stato, importanza, scadenza, visibilità e allegato restano compilati; per gli eventi di consegna di una dotazione restano valorizzati anche chi ha consegnato l'asset e il motivo della consegna.

Assegna massivamente tramite import (Excel)

Menu: DOCKS > Documenti > Gestione documenti

1.      Apri la funzionalità Gestione documenti di DOCKS.

2.      Usa la funzione Import da file:

3.      Scarica il template con download template per import e scegli lo schema di import VISTA: Assegnazioni eventi anagrafici (avanzato):

Il formato Excel ha tanti fogli quante sono le categorie di eventi e un elenco di tutti i soggetti già presenti nel tuo impianto.

Puoi scegliere quale/i foglio/i vuoi importare sulla base degli eventi anagrafici che devi caricare.

4.      Valorizza tutte le colonne richieste poi scegli Carica file:

5.      Dopo aver validato l'import (Valida import) e aver confermato i campi con Valida e Salva, puoi procedere con l'importazione (Importa tutto):

La procedura completa di caricamento è disponibile nella pagina Eseguire l'import avanzato e interattivo

Assegna massivamente tramite import (API)

Per l'assegnazione massiva degli eventi tramite API puoi fare riferimento a Approfondire le API di import avanzato (scrittura)

Puoi approfondire l'integrazione tramite API su Integrazioni e importazioni (PEOPLELINK) - Integrazioni tramite API

2.     Assegnare gli eventi a una singola risorsa

Menu: IDENTITIES+VISTA > IDENTITIES > Gestione > Anagrafica > Eventi anagrafici

Assegna tramite la funzionalità anagrafica

Menu: VISTA > IDENTITIES: Gestione > Anagrafica

Dalla funzionalità Anagrafica scheda Eventi anagrafici gestisci gli eventi di un singolo soggetto.

1.      Fai clic sul bottone <Aggiungi un nuovo evento>:

2.      Si apre la videata Aggiungi/modifica evento.

3.      Procedi alla compilazione e al salvataggio seguendo la procedura indicata nel paragrafo Assegna tramite la funzionalità eventi anagrafici.

Assegna tramite la funzionalità eventi anagrafici

Menu: IDENTITIES+VISTA > VISTA: Gestione > Vista: Gestione HR > Eventi anagrafici oppure Eventi anagrafici dei miei collaboratori

Se devi caricare l'evento solo su una risorsa scegli il Crea un nuovo evento in corrispondenza del nominativo della risorsa (in sostituzione del punto 4 del flusso riportato nel paragrafo Assegna massivamente l'evento tramite la funzionalità eventi anagrafici) e segui le stesse indicazioni riportate per la creazione dell'evento massivo su più risorse.

Menu: VISTA > IDENTITIES: Gestione > Anagrafica

Menu: VISTA > VISTA: Gestione > Vista: Gestione HR > Eventi anagrafici oppure Eventi anagrafici dei miei collaboratori

Nelle funzionalità Anagrafica scheda Eventi anagrafici, Eventi Anagrafici e Eventi Anagrafici dei miei collaboratori puoi effettuare una serie di azioni in relazione agli eventi anagrafici.

Vedi tutti gli eventi già registrati per quel soggetto e i comandi per crearne di nuovi o intervenire su quelli esistenti.

Filtrare e visualizzare gli eventi

Su Anagrafica

Menu: VISTA > IDENTITIES: Gestione > Anagrafica

Filtri

Quando gli eventi sono molti, riduci l'elenco a quelli che ti servono. Fai clic sul bottone Filtro e combina i criteri disponibili.

·         Priorità: dalla molto bassa alla molto alta.

·         Stato: unitario, programmato, archiviato, incompleto oppure tutti tranne gli archiviati.

·         Scadenza: valido, in scadenza, scaduto, senza scadenza.

·         Allegato: con allegato, senza allegato oppure con allegato obbligatorio mancante.

Clicca su <Applica Filtro> per concludere la procedura:

Puoi utilizzare inoltre i filtri laterali per vedere solo gli eventi appartenenti a un certo gruppo di eventi (1) e a una certa categoria di eventi (2). Cliccando su tutti gli eventi vedi tutto:

Tags

Nell'elenco, il tag posizionato in testata a ogni riga della colonna Evento segnala gli eventi che meritano attenzione come ad esempio allegato assente o evento incompleto (1), Conferma di lettura (2), Nuovo evento (3) ecc:

Su Eventi Anagrafici e Eventi Anagrafici dei miei collaboratori

Menu: IDENTITIES+VISTA > VISTA: Gestione > Vista: Gestione HR > Eventi anagrafici oppure Eventi anagrafici dei miei collaboratori

Filtri

Scegli il Periodo, il riferimento (data dell'evento o data di scadenza), la categoria e i dipendenti. Compaiono i dipendenti selezionati con gli eventi associati. Conferma con il bottone Continua:

Puoi poi decidere di filtrare ulteriormente con il filtro Soggetti in cui puoi indicare se vuoi vedere tutti i soggetti (Tutti), solo i soggetti con Eventi (Solo con Eventi) o solo i soggetti senza eventi (Solo senza eventi):

Filtri avanzati

Usa il filtro avanzato che agisce su tutti i campi delle categorie:

·         con <Aggiungi (1)> selezioni i campi di dettaglio su cui vuoi filtrare; aggiungi tanti campi quante sono le condizioni che vuoi gestire in AND

·         hai a disposizione una serie di operatori di confronto diversi (2) a seconda del campo su cui operi (es. Uguale a, Diverso da, Contiene ecc)

·         con <Copia/Duplica (3)> puoi aggiungere una condizione a quella che hai già inserito in OR

·         premi <X (4)> per cancellare una condizione

Combini filtri trasversali a tutte le categorie o a categorie specifiche con operatori di confronto adatti al tipo di campo:

Con <Applica filtro (1)> rendi operative le condizioni che hai inserito che vengono applicate all'elenco degli eventi

Con <Pulisci (2)> togli tutti i filtri e con <Annulla (3)> vieni riportato alla schermata con l'elenco degli eventi anagrafici e viene mantenuta la situazione precedente.

Tags

Il tag posizionato è un'etichetta in ogni riga della colonna Evento segnala gli eventi che meritano attenzione come ad esempio allegato assente o evento incompleto, Conferma di lettura, Nuovo evento ecc:

Modificare o eliminare, archiviare e duplicare un evento

In comune a Anagrafica, Eventi Anagrafici e Eventi Anagrafici dei miei collaboratori

Menu: VISTA > IDENTITIES: Gestione > Anagrafica

Menu: VISTA > VISTA: Gestione > Vista: Gestione HR > Eventi anagrafici oppure Eventi anagrafici dei miei collaboratori

Con il bottone <Archivia e duplica (1)> archivi un evento e ne apri subito uno nuovo della stessa categoria. È utile quando un evento si ripete nel tempo: mantieni lo storico dell'evento archiviato e riparti dai dati già impostati.

 Con Archivia non stai impostando la data di fine sull'evento anagrafico. Per chiudere l'evento utilizza la funzione "Modifica".

Individua l'evento nell'elenco e usa i comandi <Modifica> o <Elimina> posti alla sua destra. Con <Modifica (2)> riapri la videata dell'evento e aggiorni i dati; con <Elimina (3)> lo rimuovi definitivamente.

Operare in blocco su più eventi

Su Eventi Anagrafici e Eventi Anagrafici dei miei collaboratori

Menu: VISTA > VISTA: Gestione > Vista: Gestione HR > Eventi anagrafici oppure Eventi anagrafici dei miei collaboratori

Con il bottone <Operazioni massive> agisci su più eventi in una sola azione.

Puoi cancellare (1), archiviare (2), cambiare stato (3 e 4), cambiare date di inizio e/o fine (5) e cambiare scadenza (6) massivamente a tutti gli eventi che hai selezionato in precedenza.

Trovi anche i comandi per selezionare (7) e deselezionare (8) massivamente gli eventi.

Quando avvii l'operazione si apre una maschera con i nuovi dati che vuoi inserire per completare l'operazione. Concludi la procedura con <Salva>:

Puoi vedere quanti soggetti sono filtrati e quanti eventi selezionati con gli appositi indicatori in testata:

Menu: IDENTITIES+VISTA > VISTA: Gestione > Vista: Gestione HR > Eventi anagrafici oppure Eventi anagrafici dei miei collaboratori

Con il bottone <Export> generi un file Excel o scarichi i file allegati. Hai a disposizione tre comandi:

·         Export eventi selezionati: esporta gli eventi che hai selezionato.

·         Export soggetti a video: genera un report con i valori delle legende del soggetto.

·         Scarica allegati: scarica tutti gli allegati degli eventi selezionati.

 Perché una legenda sia esportata, abilita nella scheda Impostazioni avanzate della legenda soggetto o dipendente il campo Mostra negli eventi anagrafici e nell'export delle competenze.