Nel seguito trovate una breve guida su come registrarsi e come utilizzare le funzionalità dell'App People@Mobile per il sistema operativo Android.

Registrazione utenza

Scaricare la App People@Mobile dal Play Store di Google ed avviarla.

Registrazione tramite creazione di un nuovo profilo con indirizzo e-mail

Registrazione tramite creazione di un nuovo profilo con QRcode

Registrazione utenza in presenza di app Peoplelink già registrata sul dispositivo

È possibile effettuare la registrazione “rapida” selezionando il pulsante ACCEDI e successivamente il profilo già registrato sulle altre app Peoplelink (Time Map, Task o Login).

Accesso a People@Mobile

Dopo aver confermato il codice di registrazione, appare il messaggio di “Benvenuto“, per continuare cliccare sul pulsante AVANTI:

Appare la Dashboard

Dove, in base alle impostazioni e abilitazioni, precedentemente configurate nella funzionalità Profilo di Mobile del modulo Badge & Co., è possibile visualizzare:

·         Il Controllo accessi (integrazione Sofia Locks)
Dove appaiono i varchi disponibili per effettuare gli accessi a determinate aree, ed eventualmente timbrare.

·         Le timbrature di oggi
Dove appaiono le timbrature effettuate alla data odierna.
 È possibile, anche, inserire eventuali richieste di timbratura cliccando sull'apposito pulsante “+“

o   I totali di questo mese relativi al:

o   Numero delle spese inserite

o   Numero delle Note spese

o   Totale delle spese richieste

o   Totale delle spese rimborsabili.

·         Note in compilazione
Dove è possibile visualizzare eventuali Note spese, ancora in stato di compilazione, per la loro gestione

Selezionando l'icona (hamburger) in alto a sinistra, appare l'elenco di tutte le funzionalità disponibili su People@Mobile.

 Le funzionalità prevedono l'abilitazione dei moduli a cui fanno riferimento.

Le funzionalità attualmente disponibili sono elencate nel seguito.

MyPeople@Mobile

Dashboard

Dalla funzionalità Dashboard di People@Mobile è possibile visualizzare, in base alle abilitazioni ed impostazioni configurate:

·         Il Controllo accessi (integrazione Sofia Locks)
Dove appaiono i varchi disponibili per effettuare gli accessi a determinate aree, ed eventualmente timbrare.

·         Le timbrature di oggi.
Dove appaiono le timbrature effettuate alla data odierna.
È possibile, anche, inserire eventuali richieste di timbratura cliccando sull'apposito pulsante “+“

·         I totali di questo mese relativi al:

o   Numero delle spese inserite

o   Numero delle Note spese

o   Totale delle spese richieste

o   Totale delle spese rimborsabili

·         Note in compilazione
Dove è possibile visualizzare eventuali Note spese, ancora in stato di compilazione, per la loro gestione.

Bacheca

Dalla funzionalità Bacheca di People@Mobile è possibile visualizzare tutte le notizie e gli avvisi posti nella bacheca aziendale, nonché visualizzare e scaricare eventuali allegati.

Notifiche

Dalla funzionalità Notifiche di People@Mobile è possibile visualizzare tutte le notifiche collegate alle funzionalità dei vari moduli di Peoplelink, dove è stato previsto che deve essere generato l'invio di una notifica al dipendente (esempio: approvazione richieste,  rifiuto richieste, approvazione spese, elaborazioni, ecc.).

Controllo accessi (integrazione Sofia Locks)

Dalla funzionalità Controllo accessi, utilizzando gli appositi comandi, è possibile:

·         effettuare l'accesso a determinate aree

·         effettuare l'accesso a determinate aree e nel contempo una timbratura

·         effettuare una timbratura.

MyPeople@Time

Le mie timbrature

Dalla funzionalità Le mie timbrature è possibile:

·         visualizzare le proprie timbrature

·         effettuare le richieste di timbratura.

Visualizzazione timbrature

All'apertura de' Le mie timbrature, è possibile visualizzare la settimana attuale con selezionata la giornata odierna e le eventuali timbrature effettuate.

Per visualizzare lo storico delle timbrature è necessario selezionare la settimana di riferimento ed il relativo giorno.

Richiesta di timbratura

Per effettuare una richiesta di timbratura bisogna cliccare il pulsante con il simbolo “+“, posto in basso a destra.

Si aprirà la videata per la richiesta di timbratura con i campi da compilare:

·         Data: da selezionare dal calendario

·         Richiesta: Timbratura (di default)

·         Modalità di caricamento: In base alla configurazione:

o   Timbratura singola

o   Timbrature teoriche

·         Orario: da inserire in formato HHMM

·         Verso: Entrata o Uscita

·         Note: campo riservato all'inserimento di eventuali note

Per salvare la richiesta selezionare l'icona posta in alto a destra.

Le mie richieste

La funzionalità Le mie richieste, consente di:

·         visualizzare le richieste effettuate ed il relativo stato

·         effettuare nuove richieste di tipo: assenza, certificate e ore, extra orario (forzato o preventivo), in base al profilo assegnato in anagrafica.

Visualizzazione richieste

Alla selezione Le mie richieste è possibile visualizzare l'elenco delle richieste effettuate ed il loro stato,  in base al filtro data impostato.

Per impostare/modificare il filtro data è necessario selezionare l'icona posta in alto a destra.

Inserimento richieste

Una volta aperta la funzionalità Le mie richieste, è necessario selezionare il pulsante “+”, posto il basso a destra, per l'inserimento di una nuova richiesta.

Apparirà la lista delle richieste disponibili, da dove selezionare la richiesta che si deve effettuare.

Una volta selezionata la richiesta, apparirà l'interfaccia con i seguenti campi previsti per l'inserimento:

·         Richiesta: dove appare la richiesta appena selezionata

·         Data: dove è possibile indicare il periodo della richiesta

·         Modalità di inserimento: per selezionare una delle modalità di inserimento disponibili

·         Note: per inserire eventuali note a riguardo

Una volta compilati tutti i campi, selezionare il pulsante posto in alto a destra per salvare la richiesta.

La richiesta appena inserita apparirà in stato di approvazione in corso (“in approvazione”)

Approvazione richieste

Selezionando la funzionalità Approvazione richieste si potranno visualizzare i collaboratori con richieste da approvare, delle varie unità organizzative delle quali si è responsabili.

All'apertura della lista delle richieste dei collaboratori è possibile:

·         poterle selezionare massivamente con il pulsante posto in alto a destra

·         selezionarle singolarmente.

Una volta selezionate si può procedere all'approvazione/rifiuto con i relativi pulsanti, posti in alto a destra:

Apparirà un messaggio di conferma operazione:

Presenti Assenti

La funzionalità Presenti Assenti, consente ai Responsabili di visualizzare la presenza o l'assenza dei collaboratori delle varie unita organizzative ad una determinata data e ora.

La visualizzazione dei Presenti Assenti è determinata dalla configurazione effettuata nel menù Impostazioni.

Le modalità di visualizzazione previste sono:

·         solo timbrature: in questo caso il sistema considera solo le timbrature di Entrata o Uscita

·         rapporto completo: In questo caso il sistema considera, oltre alle timbrature di Entrata o Uscita, per stabilire se una risorsa sia o meno presente, anche la modalità di timbratura assegnata in anagrafica al dipendente. Pertanto, risulterà presente, anche in assenza di timbrature, il dipendente che in anagrafica ha associato il metodo di timbratura GOLD.

MyPeople@Docks

I miei documenti

Nella funzionalità Documenti di People@Mobile è possibile consultare/scaricare tutti i documenti Pubblici (Aziende e Bacheca) e Condivisi con il dipendente per i moduli e le funzionalità che lo prevedono.

Documenti temporanei

Dalla funzionalità Documenti temporanei di People@Mobile, è possibile consultare e scaricare eventuali file generati da tutte quelle funzionalità che prevedono, per il dipendente, il download dei file.

Questi file restano a disposizione dell'utente per ventiquattro ore, poi vengono eliminati automaticamente.

MyPeople@Expenses

Le mie note spese

Dalla funzionalità Le mie note spese di People@Mobile, è possibile:

·         Creare nuove Note spese e modificare quelle esistenti (solo per le note con stato in fase di compilazione)

·         Inserire nuove Spese e modificare quelle esistenti (solo se relative a note con stato in fase di compilazione)

·         Cambiare stato alle Note spese da in fase di compilazione a in attesa di approvazione e viceversa

Selezionando la funzionalità Le mie note spese si apre la pagina relativa all'elenco delle Note spese esistenti, relative al periodo selezionato nell'apposito filtro.

Creazione di una nuova Nota spese

Per creare una nuova Nota spese è necessario selezionare il pulsante “+” posto in basso sulla destra:

Apparirà una pagina da compilare per la creazione della nuova Nota spese con i campi:

·         Allegato: è possibile inserire un allegato alla spesa che si sta creando, cliccando sull'icona a destra del campo, nei seguenti modi:

o   Selezionando un file

o   Scattando una foto

o   Scansionando lo scontrino direttamente dalla fotocamera o da un file:

·         Descrizione della nuova nota: per inserire la descrizione della Nota spese che si sta creando, quando non è impostata con un default nei Parametri generali del Modulo People@Expenses.

·         Data: Per selezionare la data della spesa

·         Categoria: Per selezionare la categoria di spesa sostenuta

·         Descrizione: Per descrivere il motivo della spesa

·         Pagamento: Per selezionare il tipo di pagamento dalla lista (potrebbe esserne stabilito un default nella configurazione della Categoria di spesa).

·         Tipo documento: Per selezionare il documento di spesa dalla lista (potrebbe esserne stabilito un default nella configurazione della Categoria di spesa)

·         Costo: Per indicare il costo della spesa

·         Centro di Costo: Quando previsto è possibile selezionarlo

·         Commessa: Quando previsto è possibile selezionarlo

·         Accredita al dipendente: Quando è attivo significa che la spesa è da rimborsare al dipendente.

Una volta compilati tutti i campi, procedere al salvataggio della Spesa cliccando sull'icona di salvataggio posta in alto a destra.

La nuova Nota spese apparirà nell'elenco de Le mie note spese con lo stato In compilazione.

Creazione di una nuova Spesa di una Nota spese

Per creare una nuova Spesa è necessario selezionare il pulsante “+” posto in basso al centro.

Apparirà una pagina da compilare per la creazione della nuova Spesa con i campi:

·         Allegato. È possibile inserire un allegato alla spesa che si sta creando, cliccando sull'icona a destra del campo, nei seguenti modi:

o   Selezionando un file

o   Scattando una foto

o   Scansionando lo scontrino direttamente dalla fotocamera o da un file

·         Data. Per selezionare la data della spesa

·         Categoria. Per selezionare la categoria di spesa sostenuta

·         Descrizione. Per descrivere il motivo della spesa

·         Pagamento. Per selezionare il tipologia di pagamento dalla lista (potrebbe esserne stabilito un default nella configurazione della Categoria di spesa).

·         Tipo documento. Per selezionare la tipologia del documento di spesa dalla lista (potrebbe esserne stabilito un default nella configurazione della Categoria di spesa)

·         Costo. Per indicare il costo della spesa

·         Centro di Costo. Quando previsto è possibile selezionarlo

·         Accredita al dipendente. Quando è attivo significa che la spesa è da rimborsare al dipendente

Una volta compilati tutti i campi, procedere al salvataggio della Spesa cliccando sull'icona di salvataggio posta in alto a destra.

La nuova Spesa apparirà nell'elenco delle Spese della Nota con lo stato In compilazione.

Creazione di spese con gestione chilometri

Per le Categorie di spesa che prevedono il rimborso chilometrico, all'inserimento saranno attivi anche i campi:

·         Automobile. Disponibile solo in caso di assegnazione di autovettura privata o aziendale al dipendente.

·         Andata e ritorno. Quando selezionato il conteggio del chilometraggio tiene conto anche del viaggio di ritorno, per la tratta impostata.

·         Partenza. Quando previsto nella configurazione della Categoria di spesa, è necessario inserire il luogo di partenza, per il conteggio automatico del chilometraggio

·         Destinazione. Quando previsto nella configurazione della Categoria di spesa, è necessario inserire il luogo di destinazione, per il conteggio automatico del chilometraggio

·         Chilometri. Per l'inserimento dei chilometri effettuati. Quando previsto nella configurazione della Categoria di spesa, è possibile selezionando l'icona a destra del campo automatizzare il calcolo dei chilometri percorsi.

·         Durata minima. Tempo di percorrenza calcolato solo in presenza di conteggio chilometraggio automatico

·         Costo per Km. Dove indicare il costo/km. Il costo/km può essere modificabile oppure no, in base alle configurazione della Categoria di spesa.

Consultazione note spese esistenti

Per consultare una Nota spese esistente è necessario selezionarla.

Apparirà una pagina dove sarà possibile visualizzare l'elenco di tutte le Spese relative alla nota spese appena seleziona ed il Dettaglio della nota stessa.

Consultazione delle Spese di una Nota spese

Per consultare la Spesa di una Nota spese è necessario selezionare la spesa dalla lista:

Apparirà il dettaglio della Spesa appena selezionata:

Cambio stato di una nota spese

La Nota spese durante l'inserimento delle singole spese risulta essere in compilazione.

Per proseguire l'iter di approvazione della Nota spese, è necessario modificarne lo stato e metterla in attesa di approvazione, nel seguente modo:

Selezionare la Nota spese

Selezionare il Dettaglio (in basso a destra) e poi selezionare l'icona del cambio stato posta in alto a destra.

Apparirà un messaggio a conferma del cambio stato, selezionare “cambio stato”.

La nota spese ora apparirà In approvazione

 È possibile tornare allo stato In compilazione procedendo nel medesimo modo.

Approvazione spese

Dalla funzionalità Approvazione spese, il responsabile preposto, ha la possibilità di approvare le spese dei propri collaboratori.

Selezionando il menu, appare la lista delle Unita Organizzative di cui è a capo con i nominativi dei collaboratori che hanno compilato e messo in attesa di approvazione le proprie Note spese.

Selezionando il singolo nominativo, è possibile visualizzare il dettaglio delle note spese in stato di approvazione ed eventualmente verificarne il dettaglio.

Una volta presa visione della nota spese è sufficiente selezionarla e procedere, con i rispettivi pulsanti in basso a destra, all'approvazione o rifiuto.

In caso di più note spese è possibile utilizzare il pulsante “seleziona tutte” posto in alto a destra.

MyPeople@Vista

Riepiloghi e promemoria

La funzionalità Riepiloghi e promemoria, consente all'utente di ricevere, quando previste, notifiche relative a:

·         Workflow delle prenotazioni di People@Booking

·         Confronto ore su Timesheet con ore di Presenza

·         Invio anomalie del cartellino presenze

·         Compleanni

·         Scadenza del periodo di prova

·         Legende anagrafiche non compilate

·         Note spese in fase di compilazione

·         Eventi anagrafici in scadenza

·         Dipendenti con Giustificativi

·         Autorizzazione straordinari diretta su voce (pers.)

·         Eventi anagrafici con richieste di modifica

·         Dipendenti con rapporto di lavoro in scadenza

·         Bacheca

·         Lead inattivi

·         Schede di valutazione da completare

·         Richieste in attesa di approvazione

·         Log elebrazioni

·         Pianificazione ferie

Il tutto come previsto nella configurazione della funzionalità Regole per invio Riepilogo promemoria di People@Identities.

È' inoltre possibile selezionare un periodo da monitorare ed eventualmente eliminare le notifiche superate.

 L'utilizzo di questa funzionalità, preclude l'abilitazione del modulo People@Vista.

Altre funzionalità

People@TimeMap

La funzionalità People@TimeMap di People@Mobile permette all'utente di interagire con l'app People@Time Map, quando installata sullo stesso device.

Alla selezione della funzionalità People@Time Map si aprirà l'app di People@TimeMap, per consentirne l'utilizzo.

 Nel caso People@Time Map non dovesse essere installata è previsto il collegamento al Google Play Store per l'installazione.

People@Login

La funzionalità People@Login di People@Mobile permette all'utente di interagire con l'app People@Login, quando installata sullo stesso device.

Alla selezione della funzionalità People@Login si aprirà l'app di People@Login, per consentirne l'utilizzo.

 Nel caso People@Login non dovesse essere installata è previsto il collegamento al Google Play Store per l'installazione.

People@TimeTask

La funzionalità People@Task di People@Mobile permette all'utente di interagire con l'app People@Task, quando installata sullo stesso device.

Alla selezione della funzionalità People@Task si aprirà l'app di People@Task, per consentirne l'utilizzo.

 Nel caso People@Task non dovesse essere installata è previsto il collegamento al Google Play Store per l'installazione.

Impostazioni

Dalla funzionalità Impostazioni è possibile configurare il contenuto della Dashboard, selezionando le opzioni a disposizione, al momento, riferite a:

·         Dashboard

o   Totali di questo mese: per attivare un widget con i totalizzatori del mese corrente

o   Note in compilazione: per attivare un widget con le note spese in compilazione

o   Timbrature di oggi: per attivare un widget con le timbrature di oggi

o   Controllo accessi: per attivare un widget con i varchi preferiti per accedere ed effettuare timbrature

·         MyPeople@Time: Nella fuzionalità Presenti e assenti viene considerata la presenza in base alle timbrature

Infomazioni utili - Relativamente al Widget – Controllo accessi è inoltre possibile gestire:

o   la visualizzazione del livello di carica della batteria;

o   la staibilizzazione dell'ordinamento delle serrature, per ridurre la sovrapposizione del segnale per quelle troppon vicine.

Profilo e app

Dalla funzionalità Profilo e app di People@Mobile è possibile accedere alle sezioni:

o   App

o   Generale

o   Eventi

App

Nella sezione App è possibile visualizzare tutti i dati relativi alla versione dell'app, i moduli disponibili e quelli attivati, l'informativa sulla privacy.

Generale

Nella sezione Generale è possibile visualizzare le informazioni sul proprio account, quali:

·         Nome e cognome

·         Nome utente / Email

·         Codice impianto

·         Azienda.

Eventi

Nella sezione Eventi, l'utente ha la possibilità di visualizzare la lista dei propri eventi ed il relativo dettaglio comprendente:

·         La categoria dell'evento

·         La descrizione

·         La data di inizio e fine (quando prevista)

·         L'eventuale data di scadenza

·         Lo stato

·         La priorità.

Presa visione eventi

Dopo aver visualizzato il dettaglio di un evento, l'utente ha anche la possibilità, quando richiesto, di confermare la presa visione dell'evento stesso, selezionando l'apposito pulsante in basso a destra.

 L'utlizzo di questa funzionalità, preclude l'abilitazione del modulo People@Vista.

Esci

Dalla funzionalità Esci di People@Mobile è possibile effettuare il logout dall'app.

In caso di “Logout” è possibile registrarsi nuovamente, qualora l'app non sia stata disinstallata dal dispositivo, selezionando i pulsante ACCEDI.

 A questo punto sarà possibile selezionare l'utenza memorizzata sul dispositivo da precedente registrazione, quando presenti altre app di Peoplelink sul device, per poter utilizzare nuovamente l'app People@Mobile.

 Attenzione: I dati locali della precedente registrazione andranno comunque persi.

A seguire una breve guida su come registrarsi e come utilizzare le funzionalità dell' App People@Time Map per il sistema operativo Android.

Registrazione utenza

Scaricare la app People@Time Map dal Play Store di Google ed avviarla.

Registrazione tramite creazione di un nuovo profilo con indirizzo e-mail

Inserire l’indirizzo e-mail fornito dall’Ufficio del Personale della vostra azienda. Abilitare il campo "Autorizza Geolocalizzazione" Leggere e selezionare il campo Ho letto la informativa sulla privacy. Selezionare il pulsante CREA PROFILO CON EMAIL per avviare la procedura di registrazione. Un messaggio indicherà che all’indirizzo di posta elettronica è stato inviato il codice di attivazione.

Inserire il Codice di Attivazione ricevuto via e-mail e cliccare il pulsante VERIFICA.

Appare il messaggio della registrazione andata a buon fine. Selezioinare il pulsante OK per continuare

Registrazione tramite creazione di un nuovo profilo con QRcode

Leggere e selezionare il campo Ho letto la informativa sulla privacy. Selezionare il pulsante CREA PROFILO CON QRCODE.

Selezionare il QRcode dalla funzionalità Il mio Profilo del modulo My Peoplelink, sul portale Peoplelink:

Registrazione utenza in presenza di app Peoplelink già registrata sul dispositivo

È possibile effettuare la registrazione “rapida” selezionando il pulsante ACCEDI e successivamente il profilo già registrato sulle altre app Peoplelink (People@Mobile, People@Task o People@Login)

Accesso a People@Time Map

A registrazione conclusa, in base alla versione di Android del vostro dispositivo, vi verrà richiesto di consentire alla App di utilizzare la fotocamera e la posizione GPS. Confermare entrambe le richieste.

 Informazioni importanti - Per un corretto funzionamento dell'app, ricordarsi di verificare sul device utilizzato:

·         le impostazioni Data e Ora automatiche

·         le impostazioni del Fuso orario automatico

·         che non ci siano installate applicazioni per la falsificazione dell'acquisizione GPS

·         che in caso di impostazioni sviluppatore attive, non siano configurate applicazioni di posizione fittizia impostata.

Registrazione utenza in presenza di app Peoplelink già registrata sul dispositivo

È possibile effettuare la registrazione "rapida" selezionando il pulsante ACCEDI e successivamente il profilo già registrato sulle altre app Peoplelink (People@Mobile, People@Task o People@Login).

Schermata principale People@Time Map

La schermata principale della App è il punto di partenza per effettuare eventuali timbrature di Entrata e/o Uscita, che verranno inviate al cartellino del dipendente.

Su questa schermata vengono indicati:

·         Il nominativo del dipendente

·         Ora e data attuali

·         L'accuratezza del GPS

·         I pulsanti di ENTRATA e di USCITA per le timbrature

·         I simboli:

·         QRCODE Se abilitato consente di effettuare la timbratura tramite l'inquadratura di un QrCode

o    NFC Se abilitato consente di effettuare la timbratura attraverso il lettore NFC

o    NOTE Per inserire eventuali note alla timbratura

Per effettuare una timbratura è sufficiente cliccare il pulsante di Entrata o Uscita. Selezionare il pulsante per la conferma (verde in caso di timbratura di "entrata" e rosso in caso di timbratura di "uscita")

Comparirà il messaggio "Timbratura effettuata con successo"

 Per il corretto funzionamento della timbratura geolocalizzata, verificare che il GPS non si discosti di oltre 500 metri.

Le funzionalità People@Time Map

Selezionare il simbolo dell'hamburger menu, in alto a sinistra, per visualizzare le funzionalità disponibili

Sezione Utente

Il Mio Profilo

In questa maschera vengono indicate le informazioni del profilo dell'utente loggato ed eventuali abilitazioni all'utilizzo dell'App People@Time Map.

Sezione Utilità

Storico Timbrature

In questa maschera è possibile visualizzare le proprie timbrature in base ad un periodo specifico. E' possibile inoltre poter effettuare richieste, nella visualizzazione online, per eventuali timbrature mancanti, selezionando l'apposito pulsante in basso a destra ("+").

È necessario compilare obbligatoriamente tutti i campi proposti, salvare e confermare.

 Significato dei simboli delle timbrature Richiesta di mancata timbratura o di timbratura offline Timbratura con localizzazione Richiesta mancata timbratura in attesa di approvazione Timbratura originale o richiesta mancata timbratura approvata Richiesta mancata timbratura rifiutata Richiesta mancata timbratura annullata.

·         Notifiche Quando abilitate, l'utente riceve notifiche sulle richieste "Da approvare", "Approvate" e/o "Rifiutate".

·         Sezione Altro

·         Credits
Questa è una maschera informativa dove sono indicate le informazioni aziendali della Peoplelink e la versione dell'App.

·         Logout

 Se utilizzato vengono eliminati tutti i dati locali.[/ht_message] In caso di “Logout” è possibile registrarsi nuovamente, qualora l’app non sia stata disinstallata dal dispositivo, selezionando i pulsante ACCEDI.

A questo punto sarà possibile selezionare l’utenza memorizzata sul dispositivo dalla precedente registrazione, per poter utilizzare nuovamente l’app People@TimeMap.

A seguire una breve guida su come registrarsi e come utilizzare le funzionalità dell' App People@Time Map per il sistema operativo iOS.

Registrazione utenza

Scaricare la app People@Time Map dall'App Store di Apple ed avviarla. Inserire l'indirizzo e-mail fornito dall'Ufficio del Personale della vostra azienda. Abilitare il campo "Autorizza Geolocalizzazione" Selezionare il campo "Ho letto e accettato la Privacy Policy", dopo averne preso visione. Cliccare sul pulsante CREA PROFILO per avviare la procedura di registrazione.

Inserire il Codice di Attivazione ricevuto via e-mail e cliccare il pulsante VERIFICA

Viene visualizzato un messaggio indicante la richiesta di consenso ad utilizzare la posizione GPS. Confermare la richiesta.

 Informazioni importanti - Per un corretto funzionamento dell'app, ricordarsi di verificare sul device utilizzato:

·         le impostazioni Data e Ora automatiche

·         le impostazioni del Fuso orario automatico

·         che non ci siano installate applicazioni per la falsificazione dell'acquisizione GPS

·         che in caso di impostazioni sviluppatore attive, non siano configurate applicazioni di posizione fittizia impostata.

Registrazione utenza in presenza di app Peoplelink già registrata sul dispositivo

È possibile effettuare la registrazione "rapida" selezionando il pulsante ACCEDI e successivamente il profilo già registrato sulle altre app Peoplelink (People@Mobile, People@Task o People@Login).

Schermata principale People@Time Map

La schermata principale della App è il punto di partenza per effettuare eventuali timbrature di Entrata e/o Uscita, che verranno inviate al cartellino del dipendente.

Sulla schermata principale vengono indicati:

• Il nominativo del dipendente
• Ora e data attuali
• L'accuratezza del GPS
• Il pulsante TIMBRA
• I simboli:
• QRCODE Se abilitato consente di effettuare la timbratura tramite l'inquadratura di un QrCode
• NOTE Per inserire eventuali note alla timbratura

Per effettuare una timbratura è sufficiente cliccare il pulsante TIMBRA Selezionare "Entrata" o "Uscita" per confermare la timbratura (verde in caso di timbratura di "entrata" e rosso in caso di timbratura di "uscita").

Comparirà il messaggio "Timbratura effettuata con successo"

 Per il corretto funzionamento della timbratura geolocalizzata, verificare che il GPS non si discosti di oltre 500 metri.

Le funzionalità di People@Time Map

Selezionare il simbolo dell'hamburger menu, in alto a sinistra, per visualizzare le funzionalità disponibili

Sezione Utente

Il Mio Profilo

In questa maschera vengono indicate le informazioni del profilo dell'utente loggato ed eventuali abilitazioni all'utilizzo dell'App People@Time Map

Sezione Strumenti

·         Storico Timbrature

In questa maschera è possibile visualizzare le proprie timbrature in base ad un periodo specifico. E' possibile inoltre poter effettuare richieste, nella visualizzazione online, per eventuali timbrature mancanti, selezionando l'apposito pulsante in basso a destra ("+").

È necessario compilare obbligatoriamente tutti i campi proposti, salvare e confermare.

 Informazioni utili - Significato dei simboli delle timbrature Richiesta di mancata timbratura o di timbratura offline Timbratura con localizzazione Richiesta mancata timbratura in attesa di approvazione Timbratura originale o richiesta mancata timbratura approvata Richiesta mancata timbratura rifiutata Richiesta mancata timbratura annullata

·         Notifiche

Quando abilitate, l'utente riceve notifiche sulle richieste "Da approvare", "Approvate" e/o "Rifiutate".

Sezione Altro

·         Credits

Questa è una maschera informativa dove sono indicate le informazioni aziendali della Peoplelink e la versione dell'App.

• Logout

 Se utilizzato vengono eliminati tutti i dati locali relativi alla registrazione e all'utenza precedentemente loggata.

In caso di “Logout” è possibile registrarsi nuovamente, qualora l’app non sia stata disinstallata dal dispositivo, selezionando i pulsante ACCEDI.

A questo punto sarà possibile selezionare l’utenza memorizzata sul dispositivo dalla precedente registrazione, per poter utilizzare nuovamente l’app People@TimeMap.

A seguire una breve guida su come registrarsi e come utilizzare le funzionalità dell' App "People@Task" per il sistema operativo Android.

Registrazione utenza

Registrazione utenza in presenza di app Peoplelink già registrata sul dispositivo

È possibile effettuare la registrazione "rapida" selezionando il pulsante <Accedi> e successivamente il profilo già registrato sulle altre app Peoplelink (Time Map, Mobile o Login).

Schermata principale Task

La schermata principale della App è il punto di partenza per effettuare l'avvio delle attività che verranno poi registrate nel Timesheet del modulo di Task.

Su questa schermata appaiono due sezioni:

·         Odierne: dove è possibile visualizzare eventuali attività svolte alla data odierna e far partire nuove attività

·         Calendario: dove è possibile visualizzare su ogni giorno le attività svolte (in rosso) o programmate (in blu).

 È possibile visualizzare i dettagli delle attività concluse selezionando il giorno sul calendario.

Come avviare un'attività da Task

Dalla sezione Odierne

Dove è possibile ricercare il cliente da associare all'attività da eseguire tramite:

·         Geo-localizzazione

·         Device NFC

·         QR-Code

·         WIFI-SSDI associato al cliente stesso

·         Manuale.

Una volta selezionato il metodo con cui avviare le attività, si apre la maschera per la scelta del:

·         Cliente (solo per l'avvio delle attività in modalità Manuale)

·         Commessa

·         Attività.

Selezionando il pulsante <Aggiungi>, parte il timer e l'attività selezionata risulta avviata.

 È possibile poter avviare più di una attività contemporaneamente, mettendo in pausa quella attualmente in corso.

 Quando attivo è possibile effettuare anche le timbrature di presenza selezionando il pulsante rosso timbra (opzionale).

Dalla sezione Calendario

Oltre alla visualizzazione delle attività svolte, è possibile avviare le attività programmate direttamente da Calendario selezionando il giorno (che deve corrispondere alla data odierna) e successivamente l'attività evidenziata in blu.

Gestione attività in corso e chiuse

È possibile poter associare delle note o allegare immagini alle attività gestite dall'app "People@Task" nei seguenti modi.

In caso di attività già chiuse

Selezionare l'attività dall'elenco e successivamente il simbolo dei tre puntini a destra della durata dell'attività. In base all'esigenza procedere poi con la selezione di uno o tutti i campi proposti:

·         Aggiungi note

·         Allega foto da fotocamera

·         Allega foto da gallery.

In caso di attività in corso selezionare l'icona Info e successivamente il simbolo dei tre puntini a destra della durata dell'attività.

Procedere poi con la selezione dei campi:

·         Aggiungi note

·         Allega foto da fotocamera

·         Allega foto da gallery.

Varie

Selezionando l'icona del menu in alto a sinistra, è possibile verificare i dati di registrazione dell'app, il Profilo dell'utente, e quelli relativi alla versione dell'app installata.

Selezionare <Attività> per uscire da questa maschera.

Dalla funzionalità "Disconnetti" di "Task" è possibile effettuare il logout dall'app. In caso di "Logout” è possibile registrarsi nuovamente, qualora l’app non sia stata disinstallata dal dispositivo, selezionando i pulsante <Accedi>.

A questo punto sarà possibile selezionare l’utenza memorizzata sul dispositivo dalla precedente registrazione, per poter utilizzare nuovamente l’app "People@Task".

 N.B.: I dati locali della precedente registrazione andranno comunque persi.

In questa guida sono esposte tutte le informazioni su come registrarsi e come utilizzare le funzionalità dell'App "People@Login" per la timbratura.

Registrazione utenza

Registrazione utenza in presenza di app Peoplelink già registrata sul dispositivo

È possibile effettuare la registrazione "rapida" selezionando il pulsante <Accedi> e successivamente il profilo già registrato sulle altre app Peoplelink (Time Map, Task o Mobile).

Schermata principale di Login

La schermata principale dell'App è il punto di partenza per effettuare le timbrature con l'utilizzo del Qr-Code posto sul device con l'applicazione "Time Infotab" avviata.

Dove è possibile visualizzare:

·         Le icone relative alla connessione con il server cloud e con la rete dati /wifi utilizzata dallo smartphone (queste icone assumono una colorazione rossa in caso di assenza di connessione)

·         Il nominativo dell'utente

·         L'ora e la data

·         La fotografia dell'utente

·         La videocamera attiva per la lettura del Qr-Code

·         L'icona per la sincronizzazione del o dei badge di tipo smartphone, associati al dipendente in anagrafica

·         L'icona relativa alle transazioni effettuate (di colore rosso quando le timbrature non vengono trasmesse al server cloud per mancanza di connessione).

 Prima di procedere alla timbratura verificare la sincronizzazione dei badge.

Come effettuare una timbratura con Login

Timbratura con connessioni attive

Per effettuare la timbratura è sufficiente:

·         Inquadrare con la telecamera dello smartphone il Qr-Code posto sul device con Time Infotab attivo.

·         Selezionare il verso della timbratura che si sta effettuando sul device con Time Infotab.

Timbratura con una o tutte le connessione non attive

Per effettuare la timbratura è sufficiente:

·         Inquadrare con la telecamera dello smartphone il Qr-Code posto sul device con Time Infotab attivo.

·         Selezionare il verso della timbratura che si sta effettuando sul device con Login.

Le timbrature appena effettuate verranno trasmesse al server cloud al ripristino della connessione.

 L'icona dello Storico Transazioni è di colore rosso fino al trasferimento delle nuove timbrature sul server. Una nuova icona con il simbolo di una freccia verso l'alto indica la sincronizzazione delle timbrature con il server cloud in corso.

In questa guida sono esposte tutte le informazioni su come registrarsi e come utilizzare le funzionalità dell' App "People@Login" per la timbratura.

Registrazione utenza

Registrazione utenza in presenza di app Peoplelink già registrata sul dispositivo

È possibile effettuare la registrazione "rapida" selezionando il pulsante <Accedi> e successivamente il profilo già registrato sulle altre app Peoplelink (People@Time Map, People@Task o People@Mobile).

Schermata principale di People@Login

La schermata principale dell'App è il punto di partenza per effettuare le timbrature con l'utilizzo del Qr-Code posto sul device con l'applicazione People@Time Infotab avviata.

Dove è possibile visualizzare:

5.      Le icone relative alla connessione con il server cloud e con la rete dati /wifi utilizzata dallo smartphone (queste icone assumono una colorazione rossa in caso di assenza di connessione)

6.      Il nominativo dell'utente

7.      L'ora e la data

8.      La fotografia dell'utente

9.      La videocamera attiva per la lettura del Qr-Code

10. L'icona per la sincronizzazione del o dei badge di tipo smartphone, associati al dipendente in anagrafica

11. L'icona relativa alle transazioni effettuate (di colore rosso quando le timbrature non vengono trasmesse al server cloud per mancanza di connessione).

 Prima di procedere alla timbratura verificare la sincronizzazione dei badge.

Come effettuare una timbratura con People@Login

Timbratura con connessioni attive

Per effettuare la timbratura è sufficiente:

·         Inquadrare con la telecamera dello smartphone il Qr-Code posto sul device con People@Time Infotab attivo.

·         Selezionare il verso della timbratura che si sta effettuando sul device con People@Time Infotab.

Timbratura con una o tutte le connessione non attive

Per effettuare la timbratura è sufficiente:

·         Inquadrare con la telecamera dello smartphone il Qr-Code posto sul device con People@Time Infotab attivo.

·         Selezionare il verso della timbratura che si sta effettuando sul device con People@Login.

Le timbrature appena effettuate verranno trasmesse al server cloud al ripristino della connessione.

 L'icona dello Storico Transazioni è di colore rosso fino al trasferimento delle nuove timbrature sul server. Una nuova icona con il simbolo di una freccia verso l'alto indica la sincronizzazione delle timbrature con il server cloud in corso.

A seguire una breve guida su come registrarsi e come utilizzare le funzionalità dell' App "People@Mobile" per il sistema operativo Android.

Registrazione utenza

Scaricare la app "People@Mobile" dal Play Store di Google ed avviarla.

Registrazione tramite creazione di un nuovo profilo con indirizzo e-mail

Registrazione tramite creazione di un nuovo profilo con QRcode

Registrazione utenza in presenza di app Peoplelink già registrata sul dispositivo

È possibile effettuare la registrazione "rapida" selezionando il pulsante <Accedi> e successivamente il profilo già registrato sulle altre app Peoplelink (People@Time Map, People@Task o People@Login).

Accesso a People@Mobile

Dopo aver confermato il codice di registrazione, appare il messaggio di "Benvenuto", per continuare cliccare sul pulsante <Avanti>.

Appare la Dashboard

Dove, in base alle impostazioni e abilitazioni precedentemente configurate nella funzionalità "Profilo di People@Mobile" del modulo "Badge & Co"., è possibile visualizzare:

·         Il Controllo accessi (integrazione Sofia Locks): dove appaiono i varchi disponibili per effettuare gli accessi a determinate aree, ed eventualmente timbrare

·         Le timbrature di oggi: dove appaiono le timbrature effettuate alla data odierna

 È possibile inserire eventuali richieste di timbratura cliccando sull'apposito pulsante <+>

·         I totali di questo mese relativi al:

o   Numero delle spese inserite

o   Numero delle Note spese

o   Totale delle spese richieste

o   Totale delle spese rimborsabili.

·         Note in compilazione Dove è possibile visualizzare eventuali Note spese, ancora in stato di compilazione, per la loro gestione

Selezionando l'icona (hamburger) in alto a sinistra, appare l'elenco di tutte le funzionalità disponibili su People@Mobile.

Le funzionalità prevedono l'abilitazione dei moduli a cui fanno riferimento.

MyPeople@Mobile

Dashboard

Dalla funzionalità Dashboard di People@Mobile è possibile visualizzare, in base alle abilitazioni ed impostazioni configurate:

·         Il Controllo accessi (integrazione Sofia Locks) Dove appaiono i varchi disponibili per effettuare gli accessi a determinate aree, ed eventualmente timbrare.

·         Le timbrature di oggi: dove appaiono le timbrature effettuate alla data odierna

 È possibile, anche, inserire eventuali richieste di timbratura cliccando sull'apposito pulsante <+>

·         I totali di questo mese relativi al:

o   Numero delle spese inserite

o   Numero delle Note spese

o   Totale delle spese richieste

o   Totale delle spese rimborsabili.

·         Note in compilazione Dove è possibile visualizzare eventuali Note spese, ancora in stato di compilazione, per la loro gestione.

Bacheca

Dalla funzionalità "Bacheca" di People@Mobile è possibile visualizzare tutte le notizie e gli avvisi posti nella bacheca aziendale, nonché visualizzare e scaricare eventuali allegati.

Notifiche

Dalla funzionalità "Notifiche" di People@Mobile è possibile visualizzare tutte le notifiche collegate alle funzionalità dei vari moduli di Peoplelink, dove è stato previsto l'invio di una notifica al dipendente (es.: approvazione richieste, rifiuto richieste, approvazione spese, elaborazioni, ecc.)

Controllo accessi (integrazione Sofia Locks)

Dalla funzionalità "Controllo accessi", utilizzando gli appositi comandi, è possibile effettuare:

·         L'accesso a determinate aree

·         L'accesso a determinate aree e nel contempo una timbratura

·         Una timbratura.

MyPeople@Time

Le mie timbrature

Dalla funzionalità "Le mie timbrature" è possibile:

·         Visualizzare le proprie timbrature

·         Effettuare le richieste di timbratura.

Visualizzazione timbrature

All'apertura di "Le mie timbrature", è possibile visualizzare la settimana attuale con selezionata la giornata odierna e le eventuali timbrature effettuate.

 Per visualizzare lo storico delle timbrature è necessario selezionare la settimana di riferimento ed il relativo giorno.

Richiesta di timbratura

Per effettuare una richiesta di timbratura bisogna cliccare sul pulsante <+>, posto in basso a destra.

 Si aprirà la videata per la richiesta di timbratura con i campi da compilare:

·         Data: da selezionare dal calendario

·         Richiesta: timbratura (di default)

·         Modalità di caricamento: in base alla configurazione:

o   Timbratura singola

o   Timbrature teoriche.

·         Orario: da inserire in formato HHMM

·         Verso: entrata o uscita

·         Note: campo riservato all'inserimento di eventuali note.

Per salvare la richiesta selezionare l'icona posta in alto a destra.

Le mie richieste

La funzionalità "Le mie richieste", consente di:

·         Visualizzare le richieste effettuate ed il relativo stato

·         Effettuare nuove richieste di tipo: assenza, certificate e ore, extra orario (forzato o preventivo), in base al profilo assegnato in anagrafica.

Visualizzazione richieste

Alla selezione di "Le mie richieste" è possibile visualizzare l'elenco delle richieste effettuate ed il loro stato, in base al filtro data impostato.

Per impostare/modificare il filtro data è necessario selezionare l'icona posta in alto a destra.

Inserimento richieste

Una volta aperta la funzionalità "Le mie richieste", è necessario selezionare il pulsante <+>, posto il basso a destra, per l'inserimento di una nuova richiesta

Apparirà la lista delle richieste disponibili, da dove selezionare la richiesta che si deve effettuare.

Una volta selezionata la richiesta, apparirà l'interfaccia con i seguenti campi previsti per l'inserimento:

·         Richiesta: dove appare la richiesta appena selezionata

·         Data: dove è possibile indicare il periodo della richiesta

·         Modalità di inserimento: per selezionare una delle modalità di inserimento disponibili

·         Note: per inserire eventuali note a riguardo.

Una volta compilati tutti i campi, selezionare il pulsante posto in alto a destra per salvare la richiesta.

La richiesta appena inserita apparirà con stato "In approvazione".

Approvazione richieste

Selezionando la funzionalità "Approvazione richieste" si potranno visualizzare i collaboratori con richieste da approvare, delle varie unità organizzative delle quali si è responsabili.

All'apertura della lista delle richieste dei collaboratori è possibile:

·         Poterle selezionare massivamente con il pulsante posto in alto a destra

·         Selezionarle singolarmente.

Una volta selezionate si può procedere all'approvazione/rifiuto con i relativi pulsanti, posti in alto a destra

Apparirà un messaggio di conferma operazione.

Presenti Assenti

La funzionalità "Presenti Assenti", consente ai Responsabili di visualizzare la presenza o l'assenza dei collaboratori delle varie unita organizzative ad una determinata data e ora.

La visualizzazione dei Presenti Assenti è determinata dalla configurazione effettuata nel menu "Impostazioni".

Le modalità di visualizzazione previste sono:

·         Solo timbrature: in questo caso il sistema considera solo le timbrature di Entrata o Uscita

·         Rapporto completo: in questo caso il sistema considera, oltre alle timbrature di Entrata o Uscita, per stabilire se una risorsa sia o meno presente, anche la modalità di timbratura assegnata in anagrafica al dipendente. Pertanto, risulterà presente, anche in assenza di timbrature, il dipendente che in anagrafica ha associato il metodo di timbratura GOLD.

MyPeople@Docks

I miei documenti

Nella funzionalità "Documenti" di People@Mobile è possibile consultare/scaricare tutti i documenti Pubblici (Aziende e Bacheca) e Condivisi con il dipendente per i moduli e le funzionalità che lo prevedono.

Documenti temporanei

Dalla funzionalità "Documenti temporanei" di People@Mobile, è possibile consultare e scaricare eventuali file generati da tutte quelle funzionalità che prevedono, per il dipendente, il download dei file.

Questi file restano a disposizione dell'utente per ventiquattro ore, poi vengono eliminati automaticamente.

MyPeople@Expenses

Le mie note spese

Dalla funzionalità Le mie note spese di People@Mobile, è possibile:

·         Creare nuove Note spese e modificare quelle esistenti (solo per le note con stato in fase di compilazione)

·         Inserire nuove Spese e modificare quelle esistenti (solo se relative a note con stato in fase di compilazione)

·         Cambiare stato alle Note spese da "in fase di compilazione" a "in attesa di approvazione" e viceversa.

Selezionando la funzionalità "Le mie note spese" si apre la pagina relativa all'elenco delle Note spese esistenti, relative al periodo selezionato nell'apposito filtro.

Creazione di una nuova Nota spese

Per creare una nuova Nota spese è necessario selezionare il pulsante <+> posto in basso sulla destra.

Apparirà una pagina da compilare per la creazione della nuova Nota spese con i campi:

·         Allegato: è possibile inserire un allegato alla spesa che si sta creando, cliccando sull'icona a destra del campo, nei seguenti modi:

o   Selezionando un file

o   Scattando una foto

o   Scansionando lo scontrino direttamente dalla fotocamera o da un file.

·         Descrizione della nuova nota: per inserire la descrizione della Nota spese che si sta creando, quando non è impostata con un default nei Parametri generali del Modulo People@Expenses

·         Data: per selezionare la data della spesa

·         Categoria: per selezionare la categoria di spesa sostenuta

·         Descrizione: per descrivere il motivo della spesa

·         Pagamento: per selezionare il tipo di pagamento dalla lista (potrebbe esserne stabilito un default nella configurazione della Categoria di spesa).

·         Tipo documento: per selezionare il documento di spesa dalla lista (potrebbe esserne stabilito un default nella configurazione della Categoria di spesa)

·         Costo: per indicare il costo della spesa

·         Centro di Costo: quando previsto è possibile selezionarlo

·         Commessa: quando previsto è possibile selezionarlo

·         Accredita al dipendente: quando è attivo significa che la spesa è da rimborsare al dipendente.

Una volta compilati tutti i campi, salvare la Spesa cliccando sull'icona di salvataggio posta in alto a destra.

La nuova Nota spese apparirà nell'elenco "Le mie note spese" con lo stato "In compilazione".

Creazione di una nuova Spesa di una Nota spese

Per creare una nuova Spesa selezionare il pulsante <+>.

Apparirà una pagina da compilare per la creazione della nuova Spesa con i campi:

·         Allegato: è possibile inserire un allegato alla spesa che si sta creando, cliccando sull'icona a destra del campo, nei seguenti modi:

o   Selezionando un file

o   Scattando una foto

o   Scansionando lo scontrino direttamente dalla fotocamera o da un file.

·         Data: per selezionare la data della spesa

·         Categoria: per selezionare la categoria di spesa sostenuta

·         Descrizione: per descrivere il motivo della spesa

·         Pagamento: per selezionare il tipologia di pagamento dalla lista (potrebbe esserne stabilito un default nella configurazione della Categoria di spesa).

·         Tipo documento: per selezionare la tipologia del documento di spesa dalla lista (potrebbe esserne stabilito un default nella configurazione della Categoria di spesa)

·         Costo: per indicare il costo della spesa

·         Centro di Costo: quando previsto è possibile selezionarlo

·         Accredita al dipendente: quando è attivo significa che la spesa è da rimborsare al dipendente.

Una volta compilati tutti i campi, procedere al salvataggio della Spesa cliccando sull'icona di salvataggio posta in alto a destra.

La nuova Spesa apparirà nell'elenco delle Spese della Nota con lo stato "In compilazione".

Creazione di spese con gestione chilometri

Per le Categorie di spesa che prevedono il rimborso chilometrico, all'inserimento saranno attivi anche i campi:

·         Automobili: disponibile solo in caso di assegnazione di autovettura privata o aziendale al dipendente

·         Andata e ritorno: quando selezionato il conteggio del chilometraggio tiene conto anche del viaggio di ritorno, per la tratta impostata

·         Partenza: quando previsto nella configurazione della Categoria di spesa, è necessario inserire il luogo di partenza, per il conteggio automatico del chilometraggio

·         Destinazione: quando previsto nella configurazione della Categoria di spesa, è necessario inserire il luogo di destinazione, per il conteggio automatico del chilometraggio

·         Chilometri: per l'inserimento dei chilometri effettuati. Quando previsto nella configurazione della Categoria di spesa, è possibile selezionando l'icona a destra del campo automatizzare il calcolo dei chilometri percorsi

·         Durata minima: tempo di percorrenza calcolato solo in presenza di conteggio chilometraggio automatico

·         Costo per Km: dove indicare il costo/km. Il costo/km può essere modificabile oppure no, in base alle configurazione della Categoria di spesa.

Consultazione note spese esistenti

Per consultare una Nota spese esistente è necessario selezionarla.

Apparirà una pagina dove sarà possibile visualizzare l'elenco di tutte le Spese relative alla nota spese appena seleziona ed il Dettaglio della nota stessa.

Consultazione delle Spese di una Nota spese

Per consultare la Spesa di una Nota spese è necessario selezionare la spesa dalla lista.

Apparirà il dettaglio della Spesa appena selezionata.

Cambio stato di una nota spese

La Nota spese durante l'inserimento delle singole spese risulta essere "in compilazione".

Per proseguire l'iter di approvazione della Nota spese, è necessario modificarne lo stato e metterla "in attesa di approvazione", nel seguente modo:

·         Selezionare la Nota spese

·         Selezionare il Dettaglio (in basso a destra) e poi selezionare l'icona del cambio stato posta in alto a destra.

·         Apparirà un messaggio a conferma del cambio stato, selezionare <Cambio stato>

·         La nota spese ora apparirà "In approvazione".

 È possibile tornare allo stato "In compilazione" procedendo nel medesimo modo.

Approvazione spese

Dalla funzionalità "Approvazione spese", il responsabile preposto, ha la possibilità di approvare le spese dei propri collaboratori.

Selezionando il menu, appare la lista delle Unita Organizzative di cui è a capo con i nominativi dei collaboratori che hanno compilato e messo in attesa di approvazione le proprie Note spese.

Selezionando il singolo nominativo, è possibile visualizzare il dettaglio delle note spese in stato di approvazione ed eventualmente verificarne il dettaglio.

Una volta presa visione della nota spese è sufficiente selezionarla e procedere, con i rispettivi pulsanti in basso a destra, all'approvazione o rifiuto.

In caso di più note spese è possibile utilizzare il pulsante <Seleziona tutte> posto in alto a destra.

MyPeople@Vista

Riepiloghi e promemoria

La funzionalità "Riepiloghi e promemoria", consente all'utente di ricevere, quando previste, notifiche relative a:

·         Workflow delle prenotazioni di People@Booking

·         Confronto ore su Timesheet con ore di Presenza

·         Invio anomalie del cartellino presenze

·         Compleanni

·         Scadenza del periodo di prova

·         Legende anagrafiche non compilate

·         Note spese in fase di compilazione

·         Eventi anagrafici in scadenza

·         Dipendenti con Giustificativi

·         Autorizzazione straordinari diretta su voce (pers.)

·         Eventi anagrafici con richieste di modifica

·         Dipendenti con rapporto di lavoro in scadenza

·         Bacheca

·         Lead inattivi

·         Schede di valutazione da completare

·         Richieste in attesa di approvazione

·         Log elaborazioni

·         Pianificazione ferie.

Il tutto come previsto nella configurazione della funzionalità "Regole per invio Riepilogo promemoria" di People@Identities.

È inoltre possibile selezionare un periodo da monitorare ed eventualmente eliminare le notifiche superate.

 L'utilizzo di questa funzionalità, preclude l'abilitazione del modulo People@Vista.

Altre funzionalità

People@TimeMap

La funzionalità People@TimeMap di People@Mobile permette all'utente di interagire con l'app People@Time Map, quando installata sullo stesso device. Alla selezione della funzionalità People@Time Map si aprirà l'app di People@TimeMap, per consentirne l'utilizzo.

 Nel caso People@Time Map non dovesse essere installata è previsto il collegamento al Google Play Store per l'installazione.

People@Login

La funzionalità People@Login di People@Mobile permette all'utente di interagire con l'app People@Login, quando installata sullo stesso device. Alla selezione della funzionalità People@Login si aprirà l'app di People@Login, per consentirne l'utilizzo.

 Nel caso People@Login non dovesse essere installata è previsto il collegamento al Google Play Store per l'installazione.

People@TimeTask

La funzionalità People@Task di People@Mobile permette all'utente di interagire con l'app People@Task, quando installata sullo stesso device. Alla selezione della funzionalità People@Task si aprirà l'app di People@Task, per consentirne l'utilizzo.

 Nel caso People@Task non dovesse essere installata è previsto il collegamento al Google Play Store per l'installazione.

Impostazioni

Dalla funzionalità Impostazioni è possibile configurare il contenuto della Dashboard, selezionando le opzioni a disposizione, al momento, riferite a:

• Dashboard
• Totali di questo mese: per attivare un widget con i totalizzatori del mese corrente
• Note in compilazione: per attivare un widget con le note spese in compilazione
• Timbrature di oggi per attivare un widget con le timbrature di oggi
• Controllo accessi per attivare un widget con i varchi preferiti per accedere ed effettuare timbrature.
• MyPeople@Time
• Nella fuzionalità "Presenti e assenti" viene considerata la presenza in base alle timbrature.

 Relativamente al "Widget - Controllo accessi" è inoltre possibile gestire:

·         La visualizzazione del livello di carica della batteria

·         La stabilizzazione dell'ordinamento delle serrature, per ridurre la sovrapposizione del segnale per quelle troppo vicine.

Profilo e app

Dalla funzionalità "Profilo e app" di People@Mobile è possibile accedere alle sezioni:

·         App

·         Generale

·         Eventi.

App

Nella sezione App è possibile visualizzare tutti i dati relativi alla versione dell'app, i moduli disponibili e quelli attivati, l'informativa sulla privacy.

Generale

Nella sezione "Generale" è possibile visualizzare le informazioni sul proprio account, quali:

·         Nome e cognome

·         Nome utente / Email

·         Codice impianto

·         Azienda.

Eventi

Nella sezione "Eventi", l'utente ha la possibilità di visualizzare la lista dei propri eventi ed il relativo dettaglio comprendente:

·         La categoria dell'evento

·         La descrizione

·         La data di inizio e fine (quando prevista)

·         L'eventuale data di scadenza

·         Lo stato

·         La priorità.

Presa visione eventi

Dopo aver visualizzato il dettaglio di un evento, l'utente ha anche la possibilità, quando richiesto, di confermare la presa visione dell'evento stesso, selezionando l'apposito pulsante in basso a destra

 L'utlizzo di questa funzionalità, preclude l'abilitazione del modulo "People@Vista".

Esci

Dalla funzionalità "Esci" di People@Mobile è possibile effettuare il logout dall'app.

In caso di "Logout" è possibile registrarsi nuovamente, qualora l'app non sia stata disinstallata dal dispositivo, selezionando i pulsante <Accedi>.

A questo punto sarà possibile selezionare l'utenza memorizzata sul dispositivo da precedente registrazione, quando presenti altre app di Peoplelink sul device, per poter utilizzare nuovamente l'app "People@Mobile".

 N.B.: I dati locali della precedente registrazione andranno comunque persi.

A seguire una breve guida su come registrarsi e come utilizzare le funzionalità dell' App "People@Mobile" per il sistema operativo iOS.

Registrazione utenza

Scaricare l'app "People@Mobile" dall'App Store ed avviarla.

Registrazione tramite creazione di un nuovo profilo con indirizzo e-mail

Registrazione tramite creazione di un nuovo profilo con QRcode

Registrazione utenza in presenza di app Peoplelink già registrata sul dispositivo.

È possibile effettuare la registrazione "rapida" selezionando il pulsante <Accedi> e successivamente il profilo già registrato sulle altre app Peoplelink (People@Time Map, People@Task o People@Login).

Accesso a People@Mobile

Dashboard

Accedendo all'app appare la Dashboard.

Dove è possibile visualizzare:

·         I Controlli accessi (integrazione Sofia Locks): dove appaiono i varchi disponibili per effettuare gli accessi a determinate aree, ed eventualmente timbrare.

·         Le mie timbrature di oggi: dove appaiono le timbrature effettuate alla data odierna

 È possibile, anche, inserire eventuali richieste di timbratura cliccando su <+>.

·         I totali recenti delle Note spese relativi al:

o    Numero delle spese inserite

o    Numero delle Note spese

o    Totale delle spese richieste

o    Totale delle spese rimborsabili.

·         Note Spese Recenti: dove è possibile visualizzare le Note spese, relative agli ultimi mesi.

Selezionando l'icona relativa alle Notifiche, posta in alto a destra, è possibile visualizzare tutte le notifiche collegate alle funzionalità dei vari moduli di Peoplelink, dove è stato prevista una notifica al dipendente (es.:: approvazione richieste, rifiuto richieste, approvazione spese, elaborazioni, ecc.)

Selezionando l'icona (hamburger) in alto a sinistra, appare l'elenco di tutte le funzionalità disponibili su People@Mobile.

 Le funzionalità prevedono l'abilitazione dei moduli a cui fanno riferimento.

Impostazioni

Selezionando l'icona posta in alto a destra del menu principale, si accede alla funzionalità Impostazioni dove è possibile configurare il contenuto della Dashboard, selezionando le opzioni a disposizione, al momento, riferite a:

·         I Controlli accessi (integrazione Sofia Locks): per visualizzare i varchi disponibili per effettuare gli accessi a determinate aree, ed eventualmente timbrare.

·         Le mie timbrature: per visualizzare o effettuare richieste di timbrature riferite alla data odierna

·         Totale recenti: per visualizzare i totali riferiti alle ultime note spese

·         Note recenti: per visualizzare l'elenco delle ultime note spese.

Profilo

Selezionando "Profilo", si potranno visualizzare dati relativi A:

·         Anagrafica del dipendente

·         Impianto

·         Moduli e/o funzionalità di Peoplelink accessibili.

MyPeople@Mobile

Le funzionalità attualmente disponibili dell'app People@Mobile sono:

Dashboard

Dalla funzionalità Dashboard di People@Mobile è possibile visualizzare:

·         I Controlli accessi (integrazione Sofia Locks) Dove appaiono i varchi disponibili per effettuare gli accessi a determinate aree, ed eventualmente timbrare.

·         Le mie timbrature di oggi Dove appaiono le timbrature effettuate alla data odierna

 È possibile inserire eventuali richieste di timbratura cliccando sull'apposito pulsante <+>

·         I totali Note spese recenti relativi al:

o    Numero delle spese inserite

o    Numero delle Note spese

o    Totale delle spese richieste

o    Totale delle spese rimborsabili.

·         Le Note Spese Recenti Dove è possibile visualizzare eventuali Note spese, relative agli ultimi mesi.

Selezionando l'icona relativa alle Notifiche, in alto a destra, è possibile visualizzare tutte le notifiche collegate alle funzionalità dei vari moduli di Peoplelink, dove è stato previsto che deve essere generato l'invio di una notifica al dipendente (esempio: approvazione richieste, rifiuto richieste, approvazione spese, elaborazioni, ecc.)

Bacheca

Dalla funzionalità "Bacheca" di People@Mobile è possibile visualizzare tutte le notizie e gli avvisi posti nella bacheca aziendale, nonché visualizzare e scaricare eventuali allegati (selezionando l'icona in alto a destra).

Controllo accessi

Dalla funzionalità Controllo accessi, utilizzando gli appositi comandi, è possibile:

·         Effettuare l'accesso a determinate aree

·         Effettuare l'accesso a determinate aree e nel contempo una timbratura

·         Efettuare una timbratura

·         Aggiungere/rimuovere il varco dal widget sulla dashboard.

MyPeople@Time

Le mie timbrature

Dalla funzionalità Le mie timbrature è possibile:

·         Visualizzare le proprie timbrature

·         Effettuare le richieste di timbratura.

Visualizzazione timbrature

All’apertura di "Le mie timbrature", è possibile visualizzare la settimana attuale con selezionata la giornata odierna e le eventuali timbrature effettuate.

Per visualizzare lo storico delle timbrature è necessario selezionare la settimana di riferimento e il relativo giorno.

Richiesta di timbratura

Per effettuare una richiesta di timbratura bisogna cliccare il pulsante con il simbolo “+” posto in basso a destra. Si aprirà la videata per la richiesta di timbratura con i campi da compilare:

·         Data: da selezionare dal calendario

·         Richiesta: timbratura (di default)

·         Modalità di caricamento: in base alla configurazione:

o    Timbratura singola

o    Timbrature teoriche.

·         Orario: da inserire in formato HHMM

·         Verso: Entrata o Uscita

·         Note: campo riservato all’inserimento di eventuali note.

Per salvare la richiesta selezionare l'icona posta in alto a destra.

Approvazione richieste

Selezionando la funzionalità "Approvazione richieste" si possono visualizzare i collaboratori con richieste da approvare, delle varie unità organizzative delle quali si è responsabili.

Selezionando una o più richieste si può procedere all'approvazione/rifiuto, selezionando il pulsante "rosso" o "verde" a lato del nominativo del dipendente.

 È possibile inoltre selezionare massivamente tutte le richieste selezionando l'icona posta in alto a destra.

Le mie richieste

La funzionalità "Le mie richieste", consente di:

·         Visualizzare le richieste effettuate ed il relativo stato

·         Effettuare nuove richieste di tipo assenza, certificate e ore, extra orario (forzato o preventivo), in base al profilo assegnato in anagrafica.

Visualizzazione richieste

Alla selezione di "Le mie richieste" è possibile visualizzare l'elenco delle richieste effettuate ed il loro stato, in base al filtro data impostato.

 Per impostare/modificare il filtro data è necessario selezionare l'icona posta in alto a destra.

Inserimento richieste

Una volta aperta la funzionalità "Le mie richieste", è necessario selezionare il pulsante <+>.

I campi previsti per l'inserimento di una richiesta sono:

·         Richiesta dove bisogna selezionare la richiesta dalla lista

·         Data dove è possibile indicare il periodo della richiesta

·         Modalità di inserimento per selezionare una delle modalità di inserimento disponibili

·         Note per inserire eventuali note a riguardo.

Una volta compilati tutti i campi, selezionare il pulsante posto in alto a destra per salvare la richiesta.

Presenti Assenti

La funzionalità "Presenti Assenti", consente ai Responsabili di visualizzare la presenza o l'assenza dei collaboratori delle varie unita organizzative ad una determinata data e ora. Le modalità di visualizzazione possono essere:

• metodo completo: in questo caso il sistema considera, oltre alle timbrature di Entrata o Uscita, per stabilire se una risorsa sia o meno presente, anche la modalità di timbratura assegnata in anagrafica al dipendente. Pertanto, risulterà presente, anche in assenza di timbrature, il dipendente che in anagrafica ha associato il metodo di timbratura GOLD.

• solo timbrature: (quando il metodo completo è disattivato) in questo caso il sistema considera solo le timbrature di Entrata o Uscita

MyPeople@Docks

I miei documenti

Nella funzionalità "I miei documenti" di People@Mobile è possibile consultare/scaricare tutti i documenti Pubblici (Aziende e Bacheca) e Condivisi con il dipendente, per i moduli e le funzionalità che lo prevedono.

Documenti temporanei

Dalla funzionalità "Documenti temporanei" di People@Mobile, è possibile consultare e scaricare eventuali file generati da tutte quelle funzionalità che prevedono, per il dipendente, il download dei file. Questi file restano a disposizione dell'utente per ventiquattro ore, poi vengono eliminati automaticamente.

MyPeople@Expenses

Note spese

Dalla funzionalità "Note spese" di People@Mobile, è possibile:

·         Creare nuove Note spese e modificare quelle esistenti (solo per le note con stato "in fase di compilazione")

·         Eliminare Note spese esistenti previa eliminazione delle relative Spese (solo per le note con stato "in fase di compilazione")

·         Inserire nuove Spese e modificare quelle esistenti (solo se relative a note con stato "in fase di compilazione")

·         Cambiare stato alle Note spese da "in compilazione" a "in approvazione" e viceversa.

Selezionando la funzionalità Note spese si apre la pagina relativa all'elenco delle Note spese esistenti.

Creazione di una nuova Nota spese

Per creare una nuova Nota spese è necessario selezionare il pulsante "+" posto in basso al centro.

Appare un menu che propone la creazione di un nuova Nota spesa mediante una delle seguenti modalità:

·         Compilazione normale

·         Scansione con la fotocamera

·         Scansione dalla galleria.

 Le modalità "scansione fotocamera e galleria", di cui sopra, vengono proposte nel caso si voglia procedere alla compilazione della nota con la scansione di un documento di pagamento (scontrino, ricevuta, ecc) che ne diventerà poi l'allegato.

• Allegato È possibile, quindi, inserire un allegato alla spesa che si sta creando, cliccando sull'icona a destra del campo, nei seguenti modi:
• Selezionando un file
• Scansionando una foto
• Scansionando lo scontrino o altro dalla galleria
• 
•  
• Descrizione Nota Per inserire la descrizione della Nota spese che si sta creando, quando non è impostata con un default nei Parametri generali del Modulo People@Expenses.
• Data Per selezionare la data della spesa
• Categoria Per selezionare la Categoria di spesa
• Descrizione spesa Per descrivere il motivo della spesa
• Pagamento Per selezionare il tipo di pagamento dalla lista prevista dalla Categpria di spesa (potrebbe essere stabilito un default).
• Tipo documento Per selezionare il documento di spesa dalla lista prevista dalla Categoria di spesa (potrebbe essere stabilito un default)
• Costo Per indicare il costo della spesa
• Centro di Costo Quando previsto è possibile selezionarlo
• Commessa Quando previsto dalla Categoria di spesa è possibile selezionarla
•  Accredita al dipendente Quando è attivo significa che la spesa è da rimborsare al dipendente.
• Allegati.

Una volta compilati tutti i campi, procedere al salvataggio della Spesa cliccando sull'icona di salvataggio posta in alto a destra.

La nuova Nota spese apparirà nell'elenco delle Note spese con lo stato In compilazione.

Creazione di una nuova Spesa di una Nota spese

Per creare una nuova Spesa è necessario selezionare il pulsante "+" posto in basso a destra

Appare un menu che propone la creazione di un nuova Spesa mediante le seguenti modalità:

• Compilazione normale
• Scansione con la fotocamera
• Scansione dalla galleria

[ht_message mstyle="info" title="Informazione" show_icon="true" id="" class="" style="" ]Le modalità di cui sopra vengono proposte nel caso sia necessario allegare un documento (scontrino, ricevuta, ecc) alla spesa che si sta registrando[/ht_message]

• Allegato È possibile, quindi, inserire un allegato alla spesa che si sta creando, cliccando sull'icona a destra del campo, nei seguenti modi:
• Selezionando un file La selezione e manuale dalla galleria alla fine dell'inserimento
• Scansionando una foto La scansione consente di precompilare la spesa con i dati scansionati (data, numero documento, importo)
• Scansionando lo scontrino o altro dalla galleria La scansione di un documento di pagamento dalla galleria consente di precompilare la spesa con i dati scansionati (data, numero documento, importo)
•  

Dopo aver scelto l'opzione per l'inserimento della nuova spesa, appariranno i campi da compilare/verificare, relativi a:

• Descrizione Nota In questo caso già implementato perché la Nota spese è già stata creata.
• Data Per selezionare la data della spesa
• Categoria Per selezionare la Categoria di spesa sostenuta
• Descrizione spesa Per descrivere il motivo della spesa
• Pagamento Per selezionare il tipo di pagamento dalla lista previsto nella Categoria di spesa (potrebbe essere stabilito un default nella configurazione).
• Tipo documento Per selezionare il documento di spesa dalla lista previsto nella Categoria di spesa (potrebbe esserne stabilito un default nella configurazione).
• Costo Per indicare il costo della spesa
• Centro di Costo Quando previsto è possibile selezionarlo
• Commessa Quando previsto dalla Categoria di spesa è possibile selezionarla
•  Accredita al dipendente Quando è attivo significa che la spesa è da rimborsare al dipendente.
• Allegati Campo riservato alla gestione degli allegati (quando previsti)

Una volta compilati tutti i campi, procedere al salvataggio della Spesa cliccando sull'icona di salvataggio posta in alto a destra. La nuova Spesa apparirà nell'elenco delle Spese della Nota Spese con lo stato In compilazione.

Creazione di spese con gestione chilometri

Per le Categorie di spesa che prevedono il rimborso chilometrico, all'inserimento saranno attivi anche i campi:

·         Automobile Disponibile solo in caso di assegnazione di autovettura privata o aziendale al dipendente.

·         Andata e ritorno Quando selezionato il conteggio del chilometraggio tiene conto anche del viaggio di ritorno, per la tratta impostata.

·         Partenza Quando previsto nella configurazione della Categoria di spesa, è necessario inserire il luogo di partenza, per il conteggio automatico dei chilometri.

·         Destinazione Quando previsto nella configurazione della Categoria di spesa, è necessario inserire il luogo di destinazione, per il conteggio automatico dei chilometri.

·         Chilometri Per l'inserimento dei chilometri effettuati. Quando previsto nella configurazione della Categoria di spesa, è possibile, selezionando l'icona a destra del campo, automatizzare il calcolo dei chilometri percorsi.

·         Durata minima Tempo di percorrenza calcolato solo in presenza di conteggio chilometraggio automatico

·         Costo per Km Dove indicare il costo/km. Il costo/km può essere modificabile oppure no, in base alle configurazione della Categoria di spesa.

Consultazione note spese esistenti

Per consultare una Nota spese esistente è necessario selezionarla.

Apparirà una pagina dove sarà possibile visualizzare l'elenco di tutte le Spese relative alla nota spese appena seleziona ed il Dettaglio della nota stessa.

Consultazione delle Spese di una Nota spese

Per consultare la Spesa di una Nota spese è necessario selezionare la spesa dalla lista.

Apparirà il dettaglio della Spesa appena selezionata.

Cambio stato di una nota spese

Lo stato di una Nota spese durante l'inserimento delle singole spese risulta essere in compilazione. Per proseguire l'iter di approvazione della Nota spese, è necessario modificarne lo stato e metterla in attesa di approvazione, nel seguente modo: Selezionare la Nota spese

Selezionare l'icona del cambio stato posta in alto a destra. Apparirà un messaggio a conferma del cambio stato.

La nota spese ora apparirà "In approvazione".

 È possibile tornare allo stato In compilazione procedendo nel medesimo modo. [/ht_message]

Approvazione spese

Dalla funzionalità Approvazione spese, il responsabile preposto, ha la possibilità di approvare le spese dei propri collaboratori. Selezionando il menu, appare la lista delle Unita Organizzative di cui è a capo con i nominativi dei collaboratori che hanno compilato e messo in attesa di approvazione le proprie Note spese.

Selezionando il singolo nominativo, è possibile visualizzare il dettaglio delle note spese in stato di approvazione ed eventualmente verificarne il dettaglio.

Una volta presa visione della nota spese è sufficiente selezionarla e procedere, con i rispettivi pulsanti (verde o rosso) all'approvazione o rifiuto.

In caso di più note spese è possibile utilizzare il pulsante "seleziona tutte" posto in alto a destra.

MyPeople@Vista

Riepiloghi e promemoria

La funzionalità Riepiloghi e promemoria, consente all'utente di ricevere, quando previste, notifiche relative a:

• Workflow delle prenotazioni di People@Booking
• Confronto ore su Timesheet con ore di Presenza
• Invio anomalie del cartellino presenze
• Compleanni
• Scadenza del periodo di prova
• Legende anagrafiche non compilate
• Note spese in fase di compilazione
• Eventi anagrafici in scadenza
• Dipendenti con Giustificativi
• Autorizzazione straordinari diretta su voce (pers.)
• Eventi anagrafici con richieste di modifica
• Dipendenti con rapporto di lavoro in scadenza
• Bacheca
• Lead inattivi
• Schede di valutazione da completare
• Richieste in attesa di approvazione
• Log elebrazioni
• Pianificazione ferie
•  

Il tutto come previsto nella configurazione della funzionalità Regole per invio Riepilogo promemoria di People@Identities

.

È inoltre possibile selezionare un periodo da monitorare ed eventualmente eliminare le notifiche superate. [ht_message mstyle="alert" title="" show_icon="true" id="" class="" style="" ]L'utlizzo di questa funzionalità, richiede l'abilitazione del modulo People@Vista.[/ht_message]

Altre funzionalità

People@TimeMap

La funzionalità People@TimeMap di People@Mobile mette all'utente nella possibilità di interagire con l'app People@Time Map, quando installata sullo stesso device. Alla selezione della funzionalità People@Time Map si aprirà l'app di People@TimeMap, per consentirne l'utilizzo. [ht_message mstyle="info" title="" show_icon="true" id="" class="" style="" ]Nel caso People@Time Map non dovesse essere installata è previsto il collegamento all'App Store per l'installazione.[/ht_message]

People@Login

La funzionalità People@Login di People@Mobile permette all'utente di interagire con l'app People@Login, quando installata sullo stesso device. Alla selezione della funzionalità People@Login si aprirà l'app di People@Login, per consentirne l'utilizzo. [ht_message mstyle="info" title="" show_icon="true" id="" class="" style="" ]Nel caso People@Login non dovesse essere installata è previsto il collegamento al Google Play Store per l'installazione.[/ht_message]

Logout

Selezionando Logout è possibile uscire dall'app deregistrandosi. In caso di “Logout” è possibile registrarsi nuovamente, qualora l’app non sia stata disinstallata dal dispositivo, selezionando i pulsante ACCEDI.

A questo punto sarà possibile selezionare l’utenza memorizzata sul dispositivo dalla precedente registrazione, per poter utilizzare nuovamente l’app People@Mobile.

[ht_message mstyle="danger" title="Attenzione" show_icon="true" id="" class="" style="" ]N.B.: I dati locali della precedente registrazione andranno comunque persi.[/ht_message]

Varie

In basso è possibile visualizzare la versione attuale dell'app People@Mobile, installata sul device, e consultare le informazioni sulla Privacy per l'utilizzo dell'app.