Nel seguito trovate una breve guida su come registrarsi e come utilizzare le funzionalità dell'App People@Mobile per il sistema operativo Android.
Registrazione utenza
Scaricare la App People@Mobile dal Play Store di Google ed avviarla.
Registrazione tramite creazione di un nuovo profilo con indirizzo e-mail
Flusso operativo 1. Selezionate il pulsante CREA PROFILO CON EMAIL 2. Inserite l'indirizzo e-mail fornito dall'Ufficio del Personale della vostra azienda 3. Leggete e selezionate il campo "Ho letto la informativa sulla privacy" 4. Cliccate sul pulsante AVANTI per avviare la procedura di registrazione. Un messaggio indicherà che all'indirizzo di posta elettronica è stato inviato il codice di attivazione:
5. Inserite il Codice di Attivazione ricevuto via e-mail e selezionate il pulsante AVANTI:
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Registrazione tramite creazione di un nuovo profilo con QRcode
Flusso operativo 1. Leggete e selezionate il campo "Ho letto la informativa sulla privacy" 2. Selezionate il pulsante CREA PROFILO CON QRCODE 3. Selezionare il QRcode dalla funzionalità Il mio Profilo del modulo My Peoplelink, sul portale Peoplelink.
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Registrazione utenza in presenza di app Peoplelink già registrata sul dispositivo
È possibile effettuare la registrazione “rapida” selezionando il pulsante ACCEDI e successivamente il profilo già registrato sulle altre app Peoplelink (Time Map, Task o Login).
Accesso a People@Mobile
Dopo aver confermato il codice di registrazione, appare il messaggio di “Benvenuto“, per continuare cliccare sul pulsante AVANTI:
Appare la Dashboard
Dove, in base alle impostazioni e abilitazioni, precedentemente configurate nella funzionalità Profilo di Mobile del modulo Badge & Co., è possibile visualizzare:
· Il Controllo accessi (integrazione Sofia Locks)
Dove appaiono i varchi disponibili per effettuare gli accessi a determinate aree, ed eventualmente timbrare.
· Le timbrature di oggi
Dove appaiono le timbrature effettuate alla data odierna.
È possibile, anche, inserire eventuali richieste di timbratura cliccando sull'apposito pulsante “+“
o I totali di questo mese relativi al:
o Numero delle spese inserite
o Numero delle Note spese
o Totale delle spese richieste
o Totale delle spese rimborsabili.
· Note in compilazione
Dove è possibile visualizzare eventuali Note spese, ancora in stato di compilazione, per la loro gestione
Selezionando l'icona (hamburger) in alto a sinistra, appare l'elenco di tutte le funzionalità disponibili su People@Mobile.
Le funzionalità prevedono l'abilitazione dei moduli a cui fanno riferimento.
Le funzionalità attualmente disponibili sono elencate nel seguito.
MyPeople@Mobile
Dashboard
Dalla funzionalità Dashboard di People@Mobile è possibile visualizzare, in base alle abilitazioni ed impostazioni configurate:
· Il Controllo accessi (integrazione Sofia Locks)
Dove appaiono i varchi disponibili per effettuare gli accessi a determinate aree, ed eventualmente timbrare.
· Le timbrature di oggi.
Dove appaiono le timbrature effettuate alla data odierna.
È possibile, anche, inserire eventuali richieste di timbratura cliccando sull'apposito pulsante “+“
· I totali di questo mese relativi al:
o Numero delle spese inserite
o Numero delle Note spese
o Totale delle spese richieste
o Totale delle spese rimborsabili
· Note in compilazione
Dove è possibile visualizzare eventuali Note spese, ancora in stato di compilazione, per la loro gestione.
Bacheca
Dalla funzionalità Bacheca di People@Mobile è possibile visualizzare tutte le notizie e gli avvisi posti nella bacheca aziendale, nonché visualizzare e scaricare eventuali allegati.
Notifiche
Dalla funzionalità Notifiche di People@Mobile è possibile visualizzare tutte le notifiche collegate alle funzionalità dei vari moduli di Peoplelink, dove è stato previsto che deve essere generato l'invio di una notifica al dipendente (esempio: approvazione richieste, rifiuto richieste, approvazione spese, elaborazioni, ecc.).
Controllo accessi (integrazione Sofia Locks)
Dalla funzionalità Controllo accessi, utilizzando gli appositi comandi, è possibile:
· effettuare l'accesso a determinate aree
· effettuare l'accesso a determinate aree e nel contempo una timbratura
· effettuare una timbratura.
MyPeople@Time
Le mie timbrature
Dalla funzionalità Le mie timbrature è possibile:
· visualizzare le proprie timbrature
· effettuare le richieste di timbratura.
Visualizzazione timbrature
All'apertura de' Le mie timbrature, è possibile visualizzare la settimana attuale con selezionata la giornata odierna e le eventuali timbrature effettuate.
Per visualizzare lo storico delle timbrature è necessario selezionare la settimana di riferimento ed il relativo giorno.
Richiesta di timbratura
Per effettuare una richiesta di timbratura bisogna cliccare il pulsante con il simbolo “+“, posto in basso a destra.
Si aprirà la videata per la richiesta di timbratura con i campi da compilare:
· Data: da selezionare dal calendario
· Richiesta: Timbratura (di default)
· Modalità di caricamento: In base alla configurazione:
o Timbratura singola
o Timbrature teoriche
· Orario: da inserire in formato HHMM
· Verso: Entrata o Uscita
· Note: campo riservato all'inserimento di eventuali note
Per salvare la richiesta selezionare l'icona posta in alto a destra.
Le mie richieste
La funzionalità Le mie richieste, consente di:
· visualizzare le richieste effettuate ed il relativo stato
· effettuare nuove richieste di tipo: assenza, certificate e ore, extra orario (forzato o preventivo), in base al profilo assegnato in anagrafica.
Visualizzazione richieste
Alla selezione Le mie richieste è possibile visualizzare l'elenco delle richieste effettuate ed il loro stato, in base al filtro data impostato.
Per impostare/modificare il filtro data è necessario selezionare l'icona posta in alto a destra.
Inserimento richieste
Una volta aperta la funzionalità Le mie richieste, è necessario selezionare il pulsante “+”, posto il basso a destra, per l'inserimento di una nuova richiesta.
Apparirà la lista delle richieste disponibili, da dove selezionare la richiesta che si deve effettuare.
Una volta selezionata la richiesta, apparirà l'interfaccia con i seguenti campi previsti per l'inserimento:
· Richiesta: dove appare la richiesta appena selezionata
· Data: dove è possibile indicare il periodo della richiesta
· Modalità di inserimento: per selezionare una delle modalità di inserimento disponibili
· Note: per inserire eventuali note a riguardo
Una volta compilati tutti i campi, selezionare il pulsante posto in alto a destra per salvare la richiesta.
La richiesta appena inserita apparirà in stato di approvazione in corso (“in approvazione”)
Approvazione richieste
Selezionando la funzionalità Approvazione richieste si potranno visualizzare i collaboratori con richieste da approvare, delle varie unità organizzative delle quali si è responsabili.
All'apertura della lista delle richieste dei collaboratori è possibile:
· poterle selezionare massivamente con il pulsante posto in alto a destra
· selezionarle singolarmente.
Una volta selezionate si può procedere all'approvazione/rifiuto con i relativi pulsanti, posti in alto a destra:
Apparirà un messaggio di conferma operazione:
Presenti Assenti
La funzionalità Presenti Assenti, consente ai Responsabili di visualizzare la presenza o l'assenza dei collaboratori delle varie unita organizzative ad una determinata data e ora.
La visualizzazione dei Presenti Assenti è determinata dalla configurazione effettuata nel menù Impostazioni.
Le modalità di visualizzazione previste sono:
· solo timbrature: in questo caso il sistema considera solo le timbrature di Entrata o Uscita
· rapporto completo: In questo caso il sistema considera, oltre alle timbrature di Entrata o Uscita, per stabilire se una risorsa sia o meno presente, anche la modalità di timbratura assegnata in anagrafica al dipendente. Pertanto, risulterà presente, anche in assenza di timbrature, il dipendente che in anagrafica ha associato il metodo di timbratura GOLD.
MyPeople@Docks
I miei documenti
Nella funzionalità Documenti di People@Mobile è possibile consultare/scaricare tutti i documenti Pubblici (Aziende e Bacheca) e Condivisi con il dipendente per i moduli e le funzionalità che lo prevedono.
Documenti temporanei
Dalla funzionalità Documenti temporanei di People@Mobile, è possibile consultare e scaricare eventuali file generati da tutte quelle funzionalità che prevedono, per il dipendente, il download dei file.
Questi file restano a disposizione dell'utente per ventiquattro ore, poi vengono eliminati automaticamente.
MyPeople@Expenses
Le mie note spese
Dalla funzionalità Le mie note spese di People@Mobile, è possibile:
· Creare nuove Note spese e modificare quelle esistenti (solo per le note con stato in fase di compilazione)
· Inserire nuove Spese e modificare quelle esistenti (solo se relative a note con stato in fase di compilazione)
· Cambiare stato alle Note spese da in fase di compilazione a in attesa di approvazione e viceversa
Selezionando la funzionalità Le mie note spese si apre la pagina relativa all'elenco delle Note spese esistenti, relative al periodo selezionato nell'apposito filtro.
Creazione di una nuova Nota spese
Per creare una nuova Nota spese è necessario selezionare il pulsante “+” posto in basso sulla destra:
Apparirà una pagina da compilare per la creazione della nuova Nota spese con i campi:
· Allegato: è possibile inserire un allegato alla spesa che si sta creando, cliccando sull'icona a destra del campo, nei seguenti modi:
o Selezionando un file
o Scattando una foto
o Scansionando lo scontrino direttamente dalla fotocamera o da un file:
· Descrizione della nuova nota: per inserire la descrizione della Nota spese che si sta creando, quando non è impostata con un default nei Parametri generali del Modulo People@Expenses.
· Data: Per selezionare la data della spesa
· Categoria: Per selezionare la categoria di spesa sostenuta
· Descrizione: Per descrivere il motivo della spesa
· Pagamento: Per selezionare il tipo di pagamento dalla lista (potrebbe esserne stabilito un default nella configurazione della Categoria di spesa).
· Tipo documento: Per selezionare il documento di spesa dalla lista (potrebbe esserne stabilito un default nella configurazione della Categoria di spesa)
· Costo: Per indicare il costo della spesa
· Centro di Costo: Quando previsto è possibile selezionarlo
· Commessa: Quando previsto è possibile selezionarlo
· Accredita al dipendente: Quando è attivo significa che la spesa è da rimborsare al dipendente.
Una volta compilati tutti i campi, procedere al salvataggio della Spesa cliccando sull'icona di salvataggio posta in alto a destra.
La nuova Nota spese apparirà nell'elenco de Le mie note spese con lo stato In compilazione.
Creazione di una nuova Spesa di una Nota spese
Per creare una nuova Spesa è necessario selezionare il pulsante “+” posto in basso al centro.
Apparirà una pagina da compilare per la creazione della nuova Spesa con i campi:
· Allegato. È possibile inserire un allegato alla spesa che si sta creando, cliccando sull'icona a destra del campo, nei seguenti modi:
o Selezionando un file
o Scattando una foto
o Scansionando lo scontrino direttamente dalla fotocamera o da un file
· Data. Per selezionare la data della spesa
· Categoria. Per selezionare la categoria di spesa sostenuta
· Descrizione. Per descrivere il motivo della spesa
· Pagamento. Per selezionare il tipologia di pagamento dalla lista (potrebbe esserne stabilito un default nella configurazione della Categoria di spesa).
· Tipo documento. Per selezionare la tipologia del documento di spesa dalla lista (potrebbe esserne stabilito un default nella configurazione della Categoria di spesa)
· Costo. Per indicare il costo della spesa
· Centro di Costo. Quando previsto è possibile selezionarlo
· Accredita al dipendente. Quando è attivo significa che la spesa è da rimborsare al dipendente
Una volta compilati tutti i campi, procedere al salvataggio della Spesa cliccando sull'icona di salvataggio posta in alto a destra.
La nuova Spesa apparirà nell'elenco delle Spese della Nota con lo stato In compilazione.
Creazione di spese con gestione chilometri
Per le Categorie di spesa che prevedono il rimborso chilometrico, all'inserimento saranno attivi anche i campi:
· Automobile. Disponibile solo in caso di assegnazione di autovettura privata o aziendale al dipendente.
· Andata e ritorno. Quando selezionato il conteggio del chilometraggio tiene conto anche del viaggio di ritorno, per la tratta impostata.
· Partenza. Quando previsto nella configurazione della Categoria di spesa, è necessario inserire il luogo di partenza, per il conteggio automatico del chilometraggio
· Destinazione. Quando previsto nella configurazione della Categoria di spesa, è necessario inserire il luogo di destinazione, per il conteggio automatico del chilometraggio
· Chilometri. Per l'inserimento dei chilometri effettuati. Quando previsto nella configurazione della Categoria di spesa, è possibile selezionando l'icona a destra del campo automatizzare il calcolo dei chilometri percorsi.
· Durata minima. Tempo di percorrenza calcolato solo in presenza di conteggio chilometraggio automatico
· Costo per Km. Dove indicare il costo/km. Il costo/km può essere modificabile oppure no, in base alle configurazione della Categoria di spesa.
Consultazione note spese esistenti
Per consultare una Nota spese esistente è necessario selezionarla.
Apparirà una pagina dove sarà possibile visualizzare l'elenco di tutte le Spese relative alla nota spese appena seleziona ed il Dettaglio della nota stessa.
Consultazione delle Spese di una Nota spese
Per consultare la Spesa di una Nota spese è necessario selezionare la spesa dalla lista:
Apparirà il dettaglio della Spesa appena selezionata:
Cambio stato di una nota spese
La Nota spese durante l'inserimento delle singole spese risulta essere in compilazione.
Per proseguire l'iter di approvazione della Nota spese, è necessario modificarne lo stato e metterla in attesa di approvazione, nel seguente modo:
Selezionare la Nota spese
Selezionare il Dettaglio (in basso a destra) e poi selezionare l'icona del cambio stato posta in alto a destra.
Apparirà un messaggio a conferma del cambio stato, selezionare “cambio stato”.
La nota spese ora apparirà In approvazione
È possibile tornare allo stato In compilazione procedendo nel medesimo modo.
Approvazione spese
Dalla funzionalità Approvazione spese, il responsabile preposto, ha la possibilità di approvare le spese dei propri collaboratori.
Selezionando il menu, appare la lista delle Unita Organizzative di cui è a capo con i nominativi dei collaboratori che hanno compilato e messo in attesa di approvazione le proprie Note spese.
Selezionando il singolo nominativo, è possibile visualizzare il dettaglio delle note spese in stato di approvazione ed eventualmente verificarne il dettaglio.
Una volta presa visione della nota spese è sufficiente selezionarla e procedere, con i rispettivi pulsanti in basso a destra, all'approvazione o rifiuto.
In caso di più note spese è possibile utilizzare il pulsante “seleziona tutte” posto in alto a destra.
MyPeople@Vista
Riepiloghi e promemoria
La funzionalità Riepiloghi e promemoria, consente all'utente di ricevere, quando previste, notifiche relative a:
· Workflow delle prenotazioni di People@Booking
· Confronto ore su Timesheet con ore di Presenza
· Invio anomalie del cartellino presenze
· Compleanni
· Scadenza del periodo di prova
· Legende anagrafiche non compilate
· Note spese in fase di compilazione
· Eventi anagrafici in scadenza
· Dipendenti con Giustificativi
· Autorizzazione straordinari diretta su voce (pers.)
· Eventi anagrafici con richieste di modifica
· Dipendenti con rapporto di lavoro in scadenza
· Bacheca
· Lead inattivi
· Schede di valutazione da completare
· Richieste in attesa di approvazione
· Log elebrazioni
· Pianificazione ferie
Il tutto come previsto nella configurazione della funzionalità Regole per invio Riepilogo promemoria di People@Identities.
È' inoltre possibile selezionare un periodo da monitorare ed eventualmente eliminare le notifiche superate.
L'utilizzo di questa funzionalità, preclude l'abilitazione del modulo People@Vista.
Altre funzionalità
People@TimeMap
La funzionalità People@TimeMap di People@Mobile permette all'utente di interagire con l'app People@Time Map, quando installata sullo stesso device.
Alla selezione della funzionalità People@Time Map si aprirà l'app di People@TimeMap, per consentirne l'utilizzo.
Nel caso People@Time Map non dovesse essere installata è previsto il collegamento al Google Play Store per l'installazione.
People@Login
La funzionalità People@Login di People@Mobile permette all'utente di interagire con l'app People@Login, quando installata sullo stesso device.
Alla selezione della funzionalità People@Login si aprirà l'app di People@Login, per consentirne l'utilizzo.
Nel caso People@Login non dovesse essere installata è previsto il collegamento al Google Play Store per l'installazione.
People@TimeTask
La funzionalità People@Task di People@Mobile permette all'utente di interagire con l'app People@Task, quando installata sullo stesso device.
Alla selezione della funzionalità People@Task si aprirà l'app di People@Task, per consentirne l'utilizzo.
Nel caso People@Task non dovesse essere installata è previsto il collegamento al Google Play Store per l'installazione.
Impostazioni
Dalla funzionalità Impostazioni è possibile configurare il contenuto della Dashboard, selezionando le opzioni a disposizione, al momento, riferite a:
· Dashboard
o Totali di questo mese: per attivare un widget con i totalizzatori del mese corrente
o Note in compilazione: per attivare un widget con le note spese in compilazione
o Timbrature di oggi: per attivare un widget con le timbrature di oggi
o Controllo accessi: per attivare un widget con i varchi preferiti per accedere ed effettuare timbrature
· MyPeople@Time: Nella fuzionalità Presenti e assenti viene considerata la presenza in base alle timbrature
Infomazioni utili - Relativamente al Widget – Controllo accessi è inoltre possibile gestire:
o la visualizzazione del livello di carica della batteria;
o la staibilizzazione dell'ordinamento delle serrature, per ridurre la sovrapposizione del segnale per quelle troppon vicine.
Profilo e app
Dalla funzionalità Profilo e app di People@Mobile è possibile accedere alle sezioni:
o App
o Generale
o Eventi
App
Nella sezione App è possibile visualizzare tutti i dati relativi alla versione dell'app, i moduli disponibili e quelli attivati, l'informativa sulla privacy.
Generale
Nella sezione Generale è possibile visualizzare le informazioni sul proprio account, quali:
· Nome e cognome
· Nome utente / Email
· Codice impianto
· Azienda.
Eventi
Nella sezione Eventi, l'utente ha la possibilità di visualizzare la lista dei propri eventi ed il relativo dettaglio comprendente:
· La categoria dell'evento
· La descrizione
· La data di inizio e fine (quando prevista)
· L'eventuale data di scadenza
· Lo stato
· La priorità.
Presa visione eventi
Dopo aver visualizzato il dettaglio di un evento, l'utente ha anche la possibilità, quando richiesto, di confermare la presa visione dell'evento stesso, selezionando l'apposito pulsante in basso a destra.
L'utlizzo di questa funzionalità, preclude l'abilitazione del modulo People@Vista.
Esci
Dalla funzionalità Esci di People@Mobile è possibile effettuare il logout dall'app.
In caso di “Logout” è possibile registrarsi nuovamente, qualora l'app non sia stata disinstallata dal dispositivo, selezionando i pulsante ACCEDI.
A questo punto sarà possibile selezionare l'utenza memorizzata sul dispositivo da precedente registrazione, quando presenti altre app di Peoplelink sul device, per poter utilizzare nuovamente l'app People@Mobile.
Attenzione: I dati locali della precedente registrazione andranno comunque persi.
