L'anagrafica permette agli utenti amministratori di PeoplelinkOnline.com di registrare nel sistema i dati identificativi di un soggetto/dipendente, cioè tutte le informazioni su:
· persona
· ruolo professionale all'interno dell'azienda
· autorizzazioni di accesso.
Ogni dato inserito viene storicizzato e ne viene definito il periodo di validità così da rendere disponibili informazioni precise e puntuali, applicabili nelle fasi elaborative e nell'estrazione di report statistici.
L'anagrafica suddivide tutte le informazioni necessarie nelle schede di sistema:
· Soggetto: contiene solo ed esclusivamente le informazioni che sono strettamente collegate alla persona e che la identificano come individuo, a prescindere dai gestionali presenti nel portale Peoplelink
· Dipendente: contiene tutte le informazioni che collocano la persona all'interno dell'azienda, permettendo all'amministratore di procedere con l'assunzione effettiva del dipendente, definendo le regole che devono essere applicate per il calcolo delle ore lavorate e degli eventuali straordinari
· Ruolo Collaboratore: consente di definire il ruolo che il dipendente ricopre all'interno dell'azienda, ovvero la sua unità organizzativa di appartenenza e le informazioni ad essa strettamente collegate
· Ruolo Responsabile: consente di definire l'eventuale ruolo da responsabile che il dipendente ricopre all'interno dell'azienda
· Badge: consente di indicare quali badge (fisici o virtuali) il dipendente utilizza per certificare la propria presenza
· Timeline: consente di visualizzare la sequenza temporale di eventi e legende quando previsto dalla configurazione
· Login: consente di stabilire tutte le informazioni e le regole di accesso al portale per il soggetto/dipendente e le funzionalità alle quali potrà accedere
· Documenti: consente di visualizzare e scaricare tutti i documenti associati al soggetto/dipendente
· Riepilogo: consente di visualizzare e stampare un fogli riepilogativo dei dati configurati per il dipendente
· Statistiche e BI: consente di visualizzare grafici e tabelle come da configurazione nella funzionalità BI: Grafici e tabelle (per singolo soggetto)
· Eventi: consente di gestire gli eventi per il singolo dipendente
· Asset: consente di gestire gli asset per il singolo dipendente
· Posizioni lavorative: consente di gestire le posizioni lavorative per il singolo dipendente
· Competenze: consente di gestire competenze per il singolo dipendente
· Valutazioni, sondaggi e quiz: consente di gestire valutazioni, sondaggi e quiz per il singolo dipendente.
La struttura diversificata in Soggetto e Dipendente permette, soprattutto nelle realtà multi-aziendali, di evitare l'inserimento di dati superflui nel caso in cui il dipendente abbia più rapporti di lavoro all'interno della stessa società. Peoplelink fornisce una serie di campi anagrafici di default, organizzati per schede e sezioni.
Tuttavia, è possibile ridisegnare l'anagrafica, personalizzandola in funzione delle reali esigenze dell'utente finale e degli eventuali sistemi collegati. Grazie alla creazione di nuovi campi (Legende) ed alla loro successiva organizzazione, l'utente amministratore può strutturare liberamente i dati anagrafici, agevolandone la consultazione.
La scheda soggetto
La compilazione della scheda Soggetto è il primo step, obbligatorio, per l'inserimento di una nuova anagrafica. Senza questa operazione non è possibile procedere alla compilazione della scheda Dipendente. Per procedere con l'inserimento di una nuova anagrafica è necessario cliccare sul pulsante <Crea>, posto in testata.
Quindi sarà necessario compilare i seguenti campi a seguire:
Cliccando sul pulsante <Continua>; il soggetto verrà anagrafato e inizierà la procedura per indicare la Data di validità dei dati storicizzabili del soggetto:
Cliccando sul pulsante <Continua> sarà possibile compilare la scheda Dati principali:
Le successive schede Altri dati, Nucleo familiare e MiniHR consentono all'utente amministratore di completare il caricamento dei dati della nuova anagrafica. Nella scheda Altri dati potete personalizzare l'interazione del soggetto con i dispositivi mobile (smartphone o tablet) in caso di utilizzo del modulo TIME.
Il campo Profilo Time Map, se compilato, abilita l'utilizzo dell'omonima app per effettuare le timbrature anche da smartphone, secondo la configurazione presente in Profilo di Utilizzo App.
Lo sapevi che ... Se un dipendente scarica una delle app Peoplelink, è possibile verificarne l'avvenuta attivazione cliccando sul pulsante contrassegnato dal simbolo di uno smartphone nella sezione in testata con il riepilogo dei dati principali del soggetto.
Inoltre se cliccate sul pulsante Extra apparirà un QR Code che vi consente di importare sul proprio smartphone (tramite una qualsiasi app per la lettura del QR Code) i dati principali del dipendente appena inserito. Il QR Code viene generato automaticamente dal sistema quando l'anagrafica del dipendente viene compilata con le informazioni essenziali e soltanto nel caso in cui venga compilata anche la scheda Login.
Cliccando sul pulsante <Scarica come vCard> l'utente può inoltre importare in Outlook i dati principali del dipendente appena inserito.
Nella scheda Nucleo familiare possono essere indicati i dati relativi agli eventuali appartenenti del gruppo familiare del soggetto:
Infine, nella scheda MiniHR, è possibile indicare altre informazioni utili all'ufficio del personale:
Per effettuare il salvataggio dei dati è sufficiente cliccare sul pulsante <Salva>.
La scheda Dipendente
La compilazione della scheda Dipendente consente all'utente amministratore di procedere all'assunzione del soggetto in una delle aziende presenti nell'impianto di Time. Con questa operazione vengono definite le regole da applicare per il corretto calcolo delle ore lavorate e degli eventuali straordinari del dipendente. Inoltre è possibile indicare altre informazioni specifiche sul ruolo aziendale ricoperto dal soggetto. Per procedere con l'assunzione è necessario cliccare sul pulsante Gestisci dipendente e poi sul pulsante Assumi.
Verrà visualizzata una finestra nella quale sarà necessario indicare: data di assunzione, azienda di appartenenza e progressivo che coinciderà, di norma, con il numero di matricola:
Cliccando sul pulsante <Continua> viene visualizzata la scheda Parametri, nella quale vanno compilati i campi necessari al sistema per effettuare il calcolo delle ore lavorate e per ottenere la corretta applicazione delle regole contrattuali:
Il Calendario turni identifica, di norma, la "settimana lavorativa tipo” del dipendente, ovvero la turnazione prevista con orari giornalieri e riposi, da lunedì a domenica. Può anche corrispondere, nel caso di "turnisti”, ad un ciclo lavorativo plurisettimanale che si ripete periodicamente. Il campo Posizione nel calendario turni permette all'utente amministratore di indicare in quale giorno della settimana tipo (o del turno plurisettimanale) il dipendente inizierà a lavorare con il Calendario turni precedentemente selezionato. La Modalità timbratura permette di specificare l'eventuale obbligo di timbratura per il dipendente. Di seguito le opzioni disponibili:
· Timbratura Standard: il dipendente è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando le timbrature previste dal proprio orario di lavoro e giustificando le eventuali assenze effettuate durante la giornata.
· Timbratura Doppia: il dipendente è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando due timbrature all'interno della propria giornata lavorativa (una timbratura per frazione di giornata) e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.
· Timbratura Singola: il dipendente è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando almeno una timbratura all'interno della propria giornata lavorativa e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.
· Timbratura Gold: il dipendente viene sempre considerato presente dal sistema e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.
· Timbratura Esonerata+Standard: il dipendente, in assenza di timbrature, viene considerato sempre presente. Tuttavia nel caso in cui effettui timbrature, è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando tutte quelle previste dal proprio orario di lavoro e giustificando le eventuali assenze effettuate durante la giornata.
· Timbratura Esonerata+Doppia: il dipendente, in assenza di timbrature, viene considerato sempre presente. Tuttavia nel caso in cui effettui timbrature, è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuandone almeno due all'interno della propria giornata lavorativa (una timbratura per frazione di giornata) e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.
· Timbratura Esonerata+Singola: il dipendente, in assenza di timbrature, viene considerato sempre presente. Tuttavia nel caso in cui effettui timbrature, è tenuto a certificare la propria presenza in azienda effettuando almeno una all'interno della propria giornata lavorativa e non è tenuto a giustificare eventuali assenze effettuate nell'arco della giornata.
Il campo Autorizzazione extraorario consente all'utente amministratore di definire se il dipendente è autorizzato ad effettuare lo straordinario oppure se è soggetto ad approvazione da parte del proprio responsabile. Fa riferimento alle regole impostate nella funzionalità Profilo Autorizzazione Extraorario. Il Profilo contrattuale identifica l'insieme di regole elaborative che verranno applicate dal sistema durante le varie fasi di calcolo, in funzione delle impostazioni definite in fase di startup dell'impianto di Time. La scheda Inquadramento contiene altri campi obbligatori che devono essere compilati per consentire all'utente di effettuare il salvataggio dei dati:
Il campo Tipologia dipendente permette di definire quale sarà il comportamento del motore di calcolo sulle giornate festive:
· Standard: nelle giornate festive il dipendente è sempre in riposo ed ogni eventuale attività lavorativa verrà considerata come straordinario festivo.
· Turnista: nelle giornate festive il dipendente segue la normale turnazione ed è tenuto a certificare la propria presenza in azienda, sulla quale verrà applicata una maggiorazione festiva. Se la giornata festiva coincide con un riposo previsto nella normale turnazione, l'eventuale attività lavorativa verrà considerata come straordinario festivo.
La compilazione dei campi delle altre schede non è obbligatoria, pertanto è possibile procedere con il salvataggio dei dati cliccando sul pulsante <Salva>.
Il sistema richiederà la conferma dell'operazione:
Cliccando sul pulsante <OK> si conclude la procedura di assunzione del dipendente.
La scheda Ruolo collaboratore
La compilazione della scheda Ruolo Collaboratore consente all'utente amministratore di definire l'Unità Autorizzativa che dovrà approvare o rifiutare i giustificativi che verranno inseriti dal soggetto/dipendente appena anagrafato. Questa operazione è obbligatoria nel caso in cui sia previsto un workflow autorizzativo per l'impianto gestito in Time, altrimenti i campi di questa scheda non devono essere compilati. Per procedere con la definizione del ruolo collaboratore è necessario cliccare sul pulsante <Avvia procedura di assegnazione> ed indicare il periodo di validità dei dati che verranno inseriti:
Cliccando sul pulsante <Continua> è possibile indicare l'Unità Autorizzativa a cui fa riferimento il dipendente, il Profilo Richieste, cioè l'elenco dei giustificativi utilizzabili, ed infine l'opzione di auto-approvazione:
Per completare l'assegnazione del ruolo collaboratore è sufficiente cliccare sul pulsante <Salva> Il sistema richiederà successivamente la conferma dell'operazione:
Cliccando sul pulsante <OK> verrà concluso il salvataggio dei dati:
La scheda Ruolo responsabile
La compilazione della scheda Ruolo Responsabile consente all'utente amministratore di associare al soggetto/dipendente le Unità Autorizzative per le quali ricoprirà il ruolo di responsabile. Questa operazione è obbligatoria nel caso in cui sia previsto un workflow autorizzativo per l'impianto gestito in Time, altrimenti i campi di questa scheda non devono essere compilati. Per procedere con la definizione del Ruolo Responsabile è necessario cliccare sul pulsante Aggiungi Unità Organizzativa ed indicare il periodo di assegnazione del ruolo di responsabile, l'Unità Autorizzativa su cui si ricopre il ruolo di responsabile, l'abilitazione alla ricezione delle mail di notifica ed all'eventuale inserimento dei giustificativi per i propri collaboratori:
Lo sapevi che … È possibile specificare un profilo richieste "ad hoc" con l'elenco dei giustificativi inseribili per i propri collaboratori, compilando l'apposito campo Profilo richieste per l'inserimento per i propri collaboratori.[/ht_message] Cliccare sul pulsante <Continua> per procedere allo step successivo e definire il livello di approvazione all'interno dell'Unità Autorizzativa:
Cliccare infine sul pulsante <Continua> per confermare le caratteristiche del ruolo da responsabile appena configurato.
Per modificare i parametri relativi alle notifiche tramite mail ed alla possibilità di inserire i giustificativi per i collaboratori è sufficiente cliccare sul pulsante contrassegnato dall'icona con il simbolo della matita. Per indicare la data di fine assegnazione del ruolo da responsabile è necessario cliccare sul pulsante contrassegnato dall'icona con il simbolo X Per eliminare invece definitivamente l'assegnazione del ruolo da responsabile, deve essere utilizzato il pulsante contrassegnato dal simbolo del cestino.
La scheda Badge
La compilazione della scheda Badge consente all'utente amministratore di associare uno o più badge al dipendente, modificarne il periodo di validità ed eventualmente annullarne l'abbinamento. Questa operazione è obbligatoria nel caso in cui per il soggetto sia stato definito anche come dipendente e che sia prevista la certificazione delle ore di presenza attraverso l'utilizzo di un badge o un tag NFC o di uno Smartphone, altrimenti la scheda non deve essere compilata. Per procedere con l'assegnazione del badge è necessario cliccare sul pulsante Nuova assegnazione e stabilire se si intende utilizzare un badge già anagrafato oppure inserirne uno nuovo:
Nel caso in cui si intenda associare un badge non ancora anagrafato, è necessario selezionare l'opzione Crea nuovo badge e compilare i campi Badge, Tipologia badge, Descrizione ed opzionalmente il campo Nota del nuovo badge:
In alternativa, è possibile associare un badge già presente nell'Anagrafica Badge, utilizzando l'opzione Individua badge già anagrafato e selezionandolo dalla lista Badge.
Poi è necessario indicare le date di Inizio assegnazione e Fine assegnazione (da non compilare se non è prevista una fine validità). Opzionalmente è anche possibile utilizzare il campo Nota assegnazione per aggiungere informazioni relative all'abbinamento del badge:
Selezionate il pulsante <Continua> per completare la procedura di assegnazione. Per verificare che l'abbinamento del badge si sia concluso correttamente è sufficiente cliccare sul pulsante <Rileggi assegnazioni>:
Tutte le timbrature effettuate nel periodo di assegnazione indicato (anche quelle temporaneamente "parcheggiate” nella funzionalità Badge Inesistente) vengono assegnate automaticamente al dipendente. È possibile chiudere l'assegnazione del badge, definendone la data e l'ora di fine assegnazione attraverso l'utilizzo del pulsante contrassegnato dal simbolo della matita. Il pulsante contrassegnato dal simbolo del cestino permette invece di eliminare un'eventuale associazione errata del badge al dipendente.
Quest'ultima operazione non elimina fisicamente le timbrature ma le "sposta" semplicemente nella funzionalità Badge Inesistente, dove in seguito potranno essere abbinate al dipendente corretto.
Scheda Timeline
Nella scheda Timeline potete visualizzare la sequenza temporale relativa agli eventi e/o legende soggetto/dipendente. La visualizzazione è consentita previa autorizzazione, sulle singole legende/categorie di eventi.
La scheda Login
La compilazione della scheda Login permette all'utente amministratore di assegnare al soggetto un profilo di accesso al portale Peoplelinkonline.com, definendo i ruoli specifici di utilizzo delle funzionalità dei vari moduli disponibili. Questa operazione è obbligatoria nel caso in cui per il soggetto debba accedere al portale ed operare come Collaboratore, Responsabile e/o Amministratore del sistema. Se invece per il soggetto non è previsto l'accesso al portale, la scheda Login è facoltativa e non è necessaria la sua compilazione. Per procedere all'assegnazione di un profilo di Login è necessario cliccare sul pulsante <Assegna profilo Login> presente nella scheda Login:
Successivamente viene visualizzata una finestra contenente i dati principali del profilo di login che si intende assegnare al dipendente:
È possibile stabilire la tipologia di operatore con la quale il dipendente farà accesso (Amministratore oppure Dipendente/Responsabile) e quale provider di login proporre durante la procedura di registrazione al portale (Peoplelink, Google, Windows Live, Linkedin o Sistemi).
Quando si utilizza il provider Sistemi (per le aziende Sistemi integrate) bisogna accertarsi che l'account Master Sistemi sia attivo.
Nel caso in cui il soggetto/dipendente debba accedere come Amministratore, è possibile inoltre specificare dei filtri sulle aziende su cui potrà operare:
La selezione dei dipendenti su cui potrà operare è ulteriormente personalizzabile attraverso l'applicazione di filtri anagrafici opportunamente configurati:
L'ultimo passaggio prevede la selezione dei ruoli da associare al dipendente per ognuno dei moduli a disposizione:
Dopo aver selezionato i ruoli per i moduli attivi, cliccando sul pulsante <Continua> si conclude l'assegnazione del profilo di login al dipendente.
Nella scheda Login vengono riepilogate le caratteristiche del profilo di accesso al portale e contestualmente, viene inviata una mail al dipendente con le indicazioni per procedere alla registrazione al portale Peoplelinkonline.com
Lo sapevi che ... Il pulsante <Stato e-mail inviato> permette all'utente amministratore di controllare se le notifiche trasmesse tramite mail dal sistema sono state regolarmente inviate al dipendente selezionato.
La scheda Documenti
In questa scheda potete visualizzare i documenti legati espressamente a quel soggetto, a prescindere dalla categoria di DOCKS.
La scheda Riepilogo
Disponibile con modulo VISTA attivo.
In questa scheda potete visualizzare un riepilogo delle configurazioni effettuate per il dipendente.
Inoltre nella sezione Dati principali ad oggi, nell'area Documento scheda anagrafica potrete visualizzare il riepilogo stampabile.
La scheda Statistiche e BI
La scheda Statistiche e BI, visibile con il modulo VISTA:BI attivo, vi consente di visualizzare tutti grafici e le relative tabelle come configurato nella funzionalità BI: Grafici e tabelle (per singolo soggetto).
In questa scheda, in base al periodo che andrete a selezionare, potete visualizzare i grafici e le tabelle come da configurazione della funzionalità BI: Grafici e tabelle (per singolo soggetto).
La scheda Eventi
Configurare e gestire l'anagrafica
Potete organizzare e monitorare vari aspetti della vita lavorativa del dipendente in modo strutturato e dettagliato.
Riservato agli amministratori abilitati e visibile con il modulo VISTA attivo.
Nella pagina Anagrafica selezionate il dipendente e cliccate su Eventi.
Dal bottone <Aggiungi un nuovo evento> potete creare e gestire nuovi eventi con <Archivia e duplica>, <Modifica> e <Elimina>.
Col bottone <Filtro> modificate la visualizzazione degli eventi esistenti per:
· Priorità (molto bassa, bassa, normale, alta, molto alta)
· Stato (tutti tranne gli archiviati, unitario, programmato, archiviato, incompleto)
· Scadenza (valido, in scadenza, scaduto, senza scadenza, scaduto o senza scadenza)
· Allegato (allegato obbligatorio mancante, con allegato, senza allegato).
Creare un Evento
Potete creare un nuovo evento anagrafico con <Aggiungi nuovo evento>.
Nella videata Aggiungi/modifica evento, trovate i seguenti campi:
CAMPO | DESCRIZIONE |
Categoria | Dove selezionare una delle categorie configurate nella funzionalità Categorie eventi |
Evento | Dove scrivere una descrizione |
Priorità | Dove indicare il grado di priorità dell'evento: · Molto bassa · Bassa · Normale · Alta · Molto alta. |
Stato | Dove indicare uno dei tre stati previsti: · Unitario · Programmato · Concluso. |
Visibile al dipendente | Se selezionato l'evento è visibile al dipendente |
Visibile al responsabile | Se selezionato l'evento è visibile al responsabile |
Nella sezione Allegato potete selezionare un allegato relativo all'evento dall'apposito campo.
CAMPO | DESCRIZIONE |
Allegato | Dove selezionare un file |
Nella sezione Scadenze e promemoria trovate i campi:
CAMPO | DESCRIZIONE |
Data di scadenza/promemoria | Dove indicare la data e l'orario di scadenza o di promemoria dell'evento |
Come da data di inizio evento | Quando selezionato la data della scadenza/promemoria corrisponde alla data e ora di inizio |
Come da data di fine evento | Quando selezionato la data della scadenza/promemoria corrisponde alla data e ora di fine |
Per il salvataggio dell'evento potete utilizzare i bottoni <Salva> o <Salva e continua>.
Con la modalità di salvataggio <Salva e continua> potete velocizzare l'inserimento di eventi dello stesso tipo per lo stesso periodo, come ad esempio, l'assegnazione di più dotazioni (come i DPI) senza dover reinserire ogni volta i campi:
· Categoria di evento
· Data/ora inizio
· Data/ora fine
· Stato
· Importanza
· Scadenza
· Mostra al dipendente
· Mostra al responsabile
· Allegato.
Per gli eventi che prevedono la consegna di una dotazione, non verranno azzerati automaticamente i seguenti campi:
· Asset > Chi ha consegnato l'asset
· Asset > Motivo della consegna.
Potete ricevere notifiche relative agli eventi configurando la funzionalità Regole per invio Riepilogo/Promemoria.
Modificare ed eliminare gli eventi anagrafici
Potete modificare o eliminare l'evento mediante gli appositi pulsanti Modifica o Elimina posti a destra dell'evento stesso.
Archiviare e duplicare gli eventi anagrafici
Potete contemporaneamente archiviare e duplicare un evento con il bottone <Archivia e duplica>.
Dalla videata Aggiungi/modifica evento potete creare un nuovo evento della stessa categoria di quello archiviato.
Potete gestire gli eventi anagrafici anche dalle funzionalità:
· Eventi anagrafici del Modulo IDENTITIES+VISTA è stata creata per gli amministratori che possono gestire gli eventi di tutti i soggetti, ma non sono autorizzati ad accedere alla funzionalità Anagrafica
· Eventi anagrafici dei miei collaboratori del modulo MY PEOPLELINK nella sezione IDENTITIES (funzionalità riservata ai responsabili delle unità organizzative).
La scheda Asset
Disponibile con modulo VISTA: Asset aziendali attivo.
Configurare e gestire l'anagrafica
Potete gestire gli eventi anagrafici di tipologia avanzata relativa a dotazioni specifiche e generiche in modo ancora più dettagliato e generare i relativi moduli di consegna e restituzione.
Nella funzionalità Anagrafica abbiamo introdotto la nuova scheda chiamata Asset, che riprende i contenuti della scheda Eventi, con l'aggiunta di una sezione dedicata alla modulistica per la consegna e restituzione. La scheda è suddivisa in due tab:
· Asset: potete:
o aggiungere e gestire eventi anagrafici di tipologia avanzata per dotazioni generiche e specifiche. Nella maschera di aggiunta/modifica evento sono stati introdotti nuovi campi:
§ Chi ha consegnato l'asset
§ Motivo della consegna (con lista multipla)
§ Chi ha preso in carico l'asset durante la restituzione
§ Motivo della restituzione (con lista multipla)
§ Stato al momento della restituzione (con lista multipla)
§ Suddividi su più eventi anagrafici: disponibile solo per la tipologia Dotazione generica, consente la creazione automatica di più eventi suddivisi in base alla quantità indicata, permettendo la generazione separata dei moduli di consegna e restituzione
· utilizzare filtri avanzati per la ricerca in base a:
o Moduli e raggruppamenti (senza modulo di consegna, senza modulo, di restituzione, senza modulo di consegna e restituzione, Modulo di consegna / restituzione del gg/mm/aaa)
o Categoria degli asset
o Stato dell'evento
o Scadenza
o Presenza di allegati (facoltativo, obbligatorio, nessun allegato)
· generare i moduli di consegna e restituzione per ciascun asset:
· Moduli: potete:
o Visualizzare e gestire i moduli di consegna/restituzione creati
o stampare i moduli di consegna/restituzione (con campi per le firme quando previsto nella funzionalità Opzioni di VISTA)
o caricare i documenti controfirmati in formato PDF per ogni modulo creato
o consultare le seguenti informazioni:
§ i moduli di consegna/restituzione
§ la data di riferimento
§ eventuali note e asset associati al modulo (con collegamento diretto all'evento)
Tutti i nuovi campi relativi alla consegna e restituzione degli asset sono inclusi anche negli eventi anagrafici di base, oltre che nel report Excel generato dalla funzionalità Eventi anagrafici.
La scheda Posizioni lavorative
Disponibile con modulo VISTA attivo.
Gestire le Posizioni lavorative e ruoli aziendali dall'Anagrafica
Potete gestire le posizioni lavorative e i ruoli dei soggetti anagrafati, dalla scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali. Da questa scheda potete:
· Assegnare posizioni o ruoli datati
· Eliminare posizioni o ruoli
· Modificare le proprietà delle posizioni o ruoli.
Durante l'assegnazione, potete anche specificare:
· la tipologia di assegnazione:
o Effettiva
o Temporanea
o Proposta di cambio
o Prospettiva di cambio
o In prova
o Archiviata
· la quota o il peso in base alle principali attività previste per ciascun ruolo. Esempio: il dipendente Mario Rossi ha le seguenti posizioni lavorative:
o Responsabile Amministrativo (quota/peso 60): è il ruolo principale, con la responsabilità della gestione economico-finanziaria.
o Referente Privacy (quota/peso 25): ruolo trasversale ma importante, soprattutto in aziende soggette a normative stringenti.
o Supporto IT (quota/peso 15): attività secondaria ma utile per il supporto quotidiano ai colleghi.
· l'azienda quando prevista nella configurazione della posizione lavorativa
· la sede quando prevista nella configurazione della posizione lavorativa
· se aggiungere le competenze previste dalla posizione lavorativa come da configurazione
Terminata la procedura di assegnazione delle posizioni lavorative potete visualizzare nella scheda per ciascuna posizione lavorativa anche eventuali, alert e/o rischi associati e le posizioni di carriera collegate a ciascuna posizione lavorativa.
Cliccando sul numero, si apre una dialog potete visualizzare la sequenza del percorso di carriera, evidenziando la posizione selezionata, quelle precedenti e le possibili successive.
Per ogni percorso di carriera, potete visualizzare anche gli alert che identificano eventuali mancanze rispetto ai controlli di congruità di ogni posizione lavorativa. Inoltre è gestito anche l'alert relativo al tempo di permanenza previsto per ogni singola posizione.
Per ciascuna posizione inclusa in un percorso di carriera oltre agli alert potete visualizzare:
· la descrizione della posizione lavorativa
· la descrizione del job grade associato
· la mappa retributiva, con i valori di riferimento per posizione e/o job grade
· l'elenco di altri dipendenti che ricoprono lo stessa posizione.
La scheda Competenze
Disponibile con modulo VISTA attivo.
Potete gestire le competenze utilizzando i pulsanti <Aggiungi una competenza> <Modifica proprietà> <Elimina>.
Nella scheda potete visualizzare i campi relativi:
· alla Data di riferimento
· alla Classe e Categoria di appartenenza della competenza
· alla Competenza assegnata
· all'Importanza e alla valutazione desiderata per quella posizione lavorativo o ruolo del dipendente
· il risultato delle ultime tre valutazioni e delle ultime tre autovalutazioni, nonché eventuali alert e rischi associati quando previsto dalle configurazione della funzionalità Opzioni di VISTA.
Con i pulsanti <Grafici personali> e <Grafici di confronto>, per ogni specifica competenza potete visualizzare la valutazione desiderata e le valutazioni effettive; inoltre è disponibile un grafico che evidenzia il GAP tra la valutazione desiderata ed effettiva, nonché il confronto con gli altri dipendenti facenti parte della stessa Mansione o U.O. Inoltre con è possibile esportare in formato Excel tutte le competenze configurate.
La scheda Valutazioni e sondaggi
Potete creare, assegnare, visualizzare e compilare, le schede di valutazione e sondaggi del dipendente.
La scheda prevede l'abilitazione del modulo VISTA: Valutazioni (solo per competenze) e modulo VISTA: Sondaggi (per sondaggi, sondaggio anonimo, quiz).
Creare e assegnare una Scheda di valutazione, sondaggi e quiz
Potete:
· creare una scheda da zero (opzione valida solo per le schede di valutazione di tipo competenze): create una scheda nuova Schemi per sondaggi, quiz e valutazioni.
· partire da uno schema (opzione obbligatoria per le schede di tipo "sondaggi" o "misto"): partite da un modello di scheda di valutazione/sondaggi/quiz già configurato Schemi per sondaggi, quiz e valutazioni
Creare una scheda di valutazione da zero (valida solo per le competenze)
Create una nuova scheda di valutazione di tipo "competenze" da Creazione di nuova scheda di valutazione:
· Tipologia: vedete la tipologia della scheda
· Inizio: indicate l'inizio validità della scheda
· Fine prevista: inserite la data di fine validità della scheda (facoltativa)
· Abilita auto-valutazione: per abilitare o meno l'autovalutazione della scheda di valutazione al dipendente
· Mostra al dipendente la valutazione del responsabile: il dipendete può vedere la valutazione effettuata dal responsabile/amministratore
· Abilita e mostra al responsabile: se selezionato il responsabile può compilare e visualizzare la scheda di valutazione. Il responsabile/amministratore può sempre visualizzare i dati dell'auto-valutazione, se presente.
· Titolo: campo riservato al titolo della scheda
· Descrizione: campo riservato alla descrizione della scheda.
Nella sezione Composizione della scheda, vedete le opzioni per la creazione del nuovo modello:
· Competenza: per aggiungere una specifica competenza. Sono presenti anche delle competenze speciali (Tutte le competenze assegnate al soggetto e Tutte le competenze assegnate al soggetto + Categorie come intestazione) che, in creazione della scheda di valutazione saranno l'elenco completo delle singole competenze del soggetto.
· Categorie di competenze: per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa categoria.
· Classe di competenze: per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa classe.
· Separatore: per aggiungere un'intestazione testuale.
· Testo libero: per inserire una domanda con risposta aperta.
In corrispondenza di ogni dettaglio di tipo separatore o testo libero, potete scegliere se il dettaglio è visibile al dipendente interessato. Questa opzione non vale per le competenze, dove la selezione è sempre attiva e bloccata.
Creare una scheda di valutazione, sondaggi e quiz partendo da uno schema (valida per tutte le tipologie previste)
Potete creare una scheda di valutazione, sondaggi e quiz selezionando un elemento nel campo Schema collegato alla funzionalità Schema per valutazioni, sondaggi e quiz.
La Creazione di nuova scheda si apre con i campi pre configurati come da modello.
Per gli schemi preconfigurati di tipo sondaggi o misto, non è possibile modificare la configurazione dello schema tranne che per i campi "Inizio" e "Fine periodo".
Una volta compilati i campi, assegnate la scheda cliccando sul bottone <Salva>.
La scheda viene assegnata a tutti i dipendenti selezionati
In evidenza, per ciascuna scheda i campi:
· Periodo: periodo di riferimento della Scheda
· Titolo/Supervisore: nominativo dell'Amministratore o Responsabile che ha preso in carico la scheda
· Stato di supervisore e Stato dipendente:
o Da iniziare: non ancora presa in carico
o Iniziata: presa in carico. Vengono mostrate le percentuali di compilazione della scheda, la data e l'ora UTC
o Conclusa: l'amministratore, il responsabile o il dipendente la chiudono. Anche in questo caso vengono mostrate data e ora UTC.
Le prime due icone all'inizio di ciascun record di scheda, permettono di:
· aprire/compilare la scheda: la scheda può essere aperta in visualizzazione da chiunque (amministratore o responsabile, quest'ultimo quando abilitato) e compilata solo se presa in carico dall'amministratore o responsabile.
· prendere in carico/completare la scheda: solo chi prende in carico la scheda (amministratore o responsabile, quest'ultimo quando abilitato) può compilarla.
Eliminare una scheda
Le ultime due icone alla fine di ciascun record di scheda, permettono rispettivamente di:
· Eliminare l'intero gruppo di schede, assegnate in precedenza massivamente. Quando questa icona non è attiva, vuol dire che la scheda è stata assegnata singolarmente.
· Eliminare la singola scheda.
Compilare una scheda
Una volta presa in carico la scheda potete compilarla.
L'icona spuntata indica che la scheda è stata presa in carico e lo stato della scheda è cambiato da Da iniziare a Iniziata.
La prima icona a sinistra Apri/Compila la scheda apre la scheda da compilare.
Sulla testata della scheda vedete:
· nome e cognome
· periodo della valutazione
· il nominativo di chi l'ha presa in carico
· l'elenco delle competenze (come da schema di scheda precedentemente configurati).
Per ciascuna competenza visualizzate:
· una stella blu. Indica la valutazione desiderata per quella competenza e l'importanza attribuita alla stessa
· i valori, da selezionare, della scala di valutazione associata
· un campo dove scrivere eventuali note aggiuntive.
Per i sondaggi/quiz appariranno selezionate le risposte.
Una scheda può essere compilata anche solo in parte.
Al salvataggio, in corrispondenza dello stato, appare la percentuale compilata.
Chiudere una scheda
L'amministratore (sempre) o il responsabile che ha preso in carico la Scheda, può dichiararla conclusa cliccando sull'icona Dichiara conclusa a destra di quella di compilazione.
Una scheda di valutazione può essere Conclusa anche se non compilata in parte o in toto.
Lo stato Conclusa non pregiudica l'auto-valutazione del diretto interessato, che può essere effettuata in qualsiasi momento.
Visualizzare una scheda
Potete visualizzare le valutazioni e sondaggi di una scheda cliccando sull'apposita icona Apri/compila la scheda posta a sinistra della scheda.
Oltre alle valutazioni evidenziate dall'amministratore o dal responsabile, se previsto, potete visualizzare anche le autovalutazioni (contrassegnate da un puntino rosso) e le eventuali note associate effettuate dal dipendente oggetto di valutazione.
I dipendenti possono visualizzare e compilare le proprie schede di valutazione, sondaggi e quiz dalla funzionalità Il mio Profilo > Valutazioni, sondaggi, quiz.
La funzionalità deve essere l'alternativa alla Mansione.
Gli organigrammi sono solo figurativi e non sono inclusi nel work flow approvativo.
I percorsi di carriera possono essere:
I dati dell'indirizzo possono essere generati automaticamente utilizzando il pulsante <Cerca>, attivo solo con il modulo GEOPATH abilitato. In ogni caso si consiglia di inserire la sigla relativa alla Nazione con i codici a tre lettere ISO 3.
La cancellazione e l'inserimento di un nuovo valore delle legenda da qui non è mai consentito, va fatto sempre dalla Legenda, come già ora, quindi si viene solo per aggiungere le info in più.
Novità! A breve sarà disponibile una nuova tipologia di badge...stay tuned!
