La funzionalità Anagrafica della pianificazione ferie, permette di configurare le regole relative alla compilazione del Piano Ferie.

 L'utilizzo di tutte le funzionalità relative alla Pianificazione Ferie è consentita solo in caso di modulo "Time VacationPlan" abilitato.

Creazione di un codice di Anagrafica pianificazione ferie

Per creare un nuovo codice di Anagrafica di pianificazione ferie, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della Anagrafica pianificazione ferie.

Con i campi:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note

·         Pianificazione ferie conclusa Quando selezionato, non è possibile interagire sul Piano Ferie corrispondente.

Le cinque schede previste, per la compilazione del codice, consentono di parametrizzare:

·         il periodo di validità della pianificazione ferie e il tipo di conteggio (Ore/Giorni), totalizzatori per i maturati e residui, giorni minimi e massimi da pianificare, percentuali giorni/ora da programmare, l'attivazione di messaggistica dedicata (scheda Dati di base)

·         eventuali sotto-periodi (scheda Sotto-periodi)

·         i periodi relativi a chiusure aziendali (scheda Chiusure aziendali)

·         Il periodo valido per la compilazione/approvazione del piano ferie (scheda Periodi per approvazione/compilazione)

·         l'assegnazione ai dipendenti (scheda Assegnazione ai dipendenti).

Scheda Dati di base

Dettaglio campi:

·         Data inizio complessiva: dove indicare la data di inizio validità del Piano Ferie

·         Data fine complessiva: dove indicare la data di fine validità del Piano Ferie

·         Gestione oraria: per indicare la gestione in:

o   giorni

o   giorni/mezze giornate

o   ore.

·         Totalizzatore per la gestione del maturato (facoltativo): dove è possibile selezionare il codice di un totalizzatore, necessario per avere indicazione, dipendente per dipendete, del numero di giornate di ferie residue, programmate e già richieste. Il formato del totalizzatore deve essere congruo con il parametro "Gestione oraria"; per cui se il piano ferie venisse gestito a ore, il totalizzatore deve essere a ore, se gestito a giorni il totalizzatore deve essere a giorni.

·         2° totalizzatore per la gestione del maturato (facoltativo): per indicare un eventuale 2° totalizzatore, che risulterà sommato al precedente nella funzionalità "Compilazione e approvazione dei piani ferie".

·         Calcola il residuo sull'anno precedente: quando selezionato, il residuo dei giorni/ore verrà calcolato prendendo in considerazione il valore iniziale (comprensivo di riporto) dei totalizzatori al 1 gennaio dell'anno di inizio della pianificazione ferie. Se deselezionato, il residuo farà riferimento al giorno precedente l'inizio della pianificazione ferie.

·         Percentuale da programmare rispetto al valore del totalizzatore (facoltativo): dove indicare la percentuale da programmare (minimo da programmare) riferita al totalizzatore maturato fino a fine piano ferie.

·         Percentuale da programmare rispetto al residuo del totalizzatore (facoltativo): dove indicare la percentuale da programmare (minimo da programmare) riferita al totalizzatore residuo del periodo precedente.

·         Numero minimo da programmare (facoltativo): dove indicare le giornate minime da pianificare.

·         Numero massimo da programmare (facoltativo): dove indicare il numero massimo di giornate da pianificare.

·         Abilita la visualizzazione del piano ferie di tutto il team al dipendente: quando abilitato ogni dipendente ha la possibilità di visualizzare anche le giornate pianificate da tutti i dipendenti facenti parte della sua stessa unità organizzativa.

·         Abilita i responsabili alla compilazione per i propri collaboratori: quando abilitato, i responsabili potranno compilare la pianificazione ferie per conto dei propri collaboratori.

·         Abilita l'integrazione con la messaggistica: quando selezionato attiva la messaggistica all'interno della compilazione del piano ferie.

·         La messaggistica del team non contempla la pianificazione ferie: quando deselezionato, la messaggistica tra il Team creerà una nuova conversazione per ogni Piano ferie. Altrimenti verrà utilizzata sempre la stessa conversazione di team.

Sotto-periodi

La scheda Sotto-periodi può essere utilizzata per suddividere la pianificazione in più range temporali (es.: ferie estive/ferie invernali oppure 1°semestre - 2° semestre). In questa scheda è anche possibile indicare il numero massimo e minimo delle giornate da programmare. La compilazione di questa scheda è facoltativa.

Chiusure aziendali

La scheda Chiusure aziendali può essere utilizzata per configurare i periodi di chiusura aziendale. È stato previsto il campo "Chiusura obbligatoria" per indicare che nel periodo selezionato l'azienda è chiusa a tutti gli effetti, pertanto le giornate di ferie saranno programmate di default sul Piano Ferie.

La compilazione di questa scheda è facoltativa.

Periodi per la compilazione/approvazione

La scheda per la compilazione/approvazione, deve essere obbligatoriamente configurata. Consente ai responsabili e dipendenti di accedere e interagire con il Piano Ferie nei periodi stabiliti.

 L'amministratore non è vincolato dai periodi configurati.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare il codice di Anagrafica pianificazione Ferie

Assegnazione ai dipendenti

La scheda Assegnazioni ai dipendenti permette di gestire le assegnazioni del Piano Ferie.

L'assegnazione può essere effettuata solo dopo il salvataggio del codice, anche massivamente, dal menu "Gestisci".

La funzionalità "Compilazione e Approvazione dei Piani ferie" consente, all’amministratore di Time, di interagire con la pianificazione ferie di tutti i dipendenti, suddivisa per Unità Organizzativa.

Gestione della funzionalità Compilazione e Approvazione dei Piani ferie

L'amministratore ha la possibilità di:

·         selezionare il Piano Ferie e l'Unità Organizzativa su cui operare (1)

·         scegliere la modalità operativa da utilizzare (2):

o   Modalità approvativa

o   Modalità di compilazione.

·         usufruire della messaggistica singola e di gruppo, anche dedicata al Piano ferie selezionato (3) - quando previsto

·         visualizzare la percentuale di sovrapposizione assenze relative alla pianificazione (4)

·         visualizzare l'elenco di tutti i dipendenti o solo di quelli in forza (5)

·         selezionare le giornate pianificate e approvarle/rifiutarle (6)

• selezionare massivamente tutte le giornate ancora da approvare per il singolo dipendente (7)
• aprire in modalità "visualizzazione annuale" del dipendente selezionato (8)
• verificare il valore dei totalizzatori configurati previsti e quanto programmato o da programmare (9) - quando previsto.

Modalità di compilazione

L'amministratore ha sempre la facoltà di poter procedere alla modalità di compilazione dei Piani ferie dei dipendenti utilizzando l'apposito comando (1).

Per procedere alla compilazione è necessario cliccare sulla relativa giornata, selezionare il Giorno e procedere alla Conferma (2).

È possibile procedere all'inserimento della programmazione su più giorni tramite il drag and drop.

Terminato l'inserimento della pianificazione procedere al salvataggio (3).

Ultimata la compilazione, l'amministratore può anche procedere al consolidamento delle giornate (a) o alla loro eliminazione (b).

Modalità approvativa

L'amministratore può procedere alla modalità approvativa dei Piani ferie dei dipendenti utilizzando l'apposito comando.

Prima di procedere all'approvazione o rifiuto delle giornate pianificate, deve procedere alla loro selezione.

La selezione delle giornate può essere effettuata:

·         singolarmente

·         selezionando l'apposito pulsante per le giornate ancora da approvare relative al singolo dipendente (1): in questo caso vengono prese in considerazione tutte le giornate in attesa di approvazione del dipendente

·         selezionando l'intero mese (2): in questo caso vengono prese in considerazione tutte le pianificazioni relative al mese selezionato di tutti i dipendenti

·         selezionando un giorno a calendario (3): in questo caso vengono prese in considerazione tutte pianificazioni relative al giorno selezionato di tutti i dipendenti.

Una volta effettuata la selezione procedere all'approvazione o rifiuto (4). Prima della conferma viene proposto l'inserimento di una nota (sempre facoltativa).

Passando il cursore sulle giornate approvate/rifiutate è possibile visualizzare eventuali note inserite.

La funzionalità Il piano ferie dei miei collaboratori consente solo al Responsabile "A" di una Unità Organizzativa, di interagire con la pianificazione ferie di tutti i collaboratori.

Gestione della funzionalità Compilazione e Approvazione dei Piani ferie

Il responsabile può operare sui collaboratori dell'Unità Organizzativa solo quando è Responsabile "A".

Il Responsabile "A" ha la possibilità di:

·         selezionare il Piano Ferie e l'Unità Organizzativa su cui operare (1)

·         scegliere la modalità operativa da utilizzare (2):

o   Modalità approvativa

o   Modalità di compilazione - quando previsto.

·         usufruire della messaggistica singola e di gruppo, anche dedicata al Piano ferie selezionato (3) - quando previsto

·         visualizzare la percentuale di sovrapposizione assenze relative alla pianificazione (4)

·         visualizzare l'elenco di tutti i dipendenti o solo di quelli in forza (5)

·         selezionare le giornate pianificate e approvarle/rifiutarle (6)

• selezionare massivamente tutte le giornate ancora da approvare per il singolo dipendente (7)
• aprire in modalità "visualizzazione annuale" del dipendente selezionato (8)
• verificare il valore dei totalizzatori configurati previsti e quanto programmato o da programmare (9) - quando previsto.

Modalità di compilazione

Il Responsabile "A" ha sempre la facoltà di poter procedere alla modalità di compilazione dei Piani ferie dei dipendenti utilizzando l'apposito comando (1).

Per procedere alla compilazione è necessario cliccare sulla relativa giornata, selezionare il Giorno e procedere alla Conferma (2).

È possibile procedere all'inserimento della programmazione su più giorni tramite il drag and drop.

Terminato l'inserimento della pianificazione procedere al salvataggio (3).

Ultimata la compilazione, il Responsabile "A" può anche procedere al consolidamento delle giornate (a) o alla loro eliminazione (b).

Modalità approvativa

Il Responsabile "A" può procedere alla modalità approvativa dei Piani ferie dei dipendenti utilizzando l'apposito comando. Prima di procedere all'approvazione o rifiuto delle giornate pianificate, deve procedere alla loro selezione.

La selezione delle giornate può essere effettuata:

·         singolarmente

·         selezionando l'apposito pulsante per le giornate ancora da approvare relative al singolo dipendente (1): in questo caso vengono prese in considerazione tutte le giornate in attesa di approvazione del dipendente

·         selezionando l'intero mese (2): in questo caso vengono prese in considerazione tutte le pianificazioni relative al mese selezionato di tutti i dipendenti

·         selezionando un giorno a calendario (3): in questo caso vengono prese in considerazione tutte pianificazioni relative al giorno selezionato di tutti i dipendenti.

Una volta effettuata la selezione è possibile procedere all'approvazione o rifiuto (4).

Prima della conferma viene proposto l'inserimento di una nota (sempre facoltativa).

Passando il cursore sulle giornate approvate/rifiutate è possibile visualizzare eventuali note inserite.

La funzionalità Pianificazione ferie: Confronto reale/programmato consente di monitorare lo stato delle ferie pianificate e quelle effettivamente godute.

 Per un corretto conteggio le giornate devono essere elaborate.

Il confronto viene effettuato sulle Voci dei risultati del cartellino. Le Voci considerate sono quelle identificate dal tag "Piano Ferie" come configurato nel codice della relativa funzionalità.

 All'apertura della funzionalità è necessario compilare i campi relativi a:

·         Periodo:

o   Mese precedente

o   Questo mese

o   Questo trimestre

o   Trimestre precedente

o   Date personalizzate

·         Considera le giornate pianificate:

o   Solo approvate

o   Approvate ed in attesa di approvazione

o   Tutti gli stati, anche rifiutate.

Una volta applicato il filtro mediante l'apposito pulsante, appare l'elenco di tutti i dipendenti oggetto dei filtri impostati in precedenza.

A questo punto è possibile facilitare il monitoraggio utilizzando i seguenti ulteriori filtri proposti:

·         Mosta solo le opzioni disponibili sono:

o   Nessun filtro

o   Senza giorni pianificati

o   Con giorni pianificati

o   Con giorni pianificati non rispettati

o   Con totale ore sul periodo differenti

o   Con totale ore sul periodo rispettate

·         Unità organizzativa dove è possibile effettuare la selezione per Unità Organizzativa

·         Responsabile dove è possibile effettuare la selezione per Responsabile

·         Mansione/Ruolo dove è possibile effettuare la selezione per Mansione/Ruolo assegnato.

È possibile anche consultare il calendario, cliccando sull’apposita icona, per visualizzare le giornate oggetto del confronto.

Il mio piano ferie è la funzionalità a disposizione del dipendente per la gestione della programmazione delle proprie ferie.

L'utente dopo aver selezionato il piano ferie sul quale operare ha la possibilità di:

·         verificare lo stato della giornate pianificate, cliccando sulla sezione relativa al periodo del piano ferie (1), tramite una tabella statistica suddivisa per i periodi previsti dall'Anagrafica piano ferie, e con le colonne riferite alle giornate/ore:

o   Pianificate

o   Da consolidare (il consolidamento di una giornata pianificata è un'opzione facoltativa, messa a disposizione del dipendente, per indicare al proprio responsabile/amministratore la conferma definitiva del dato indicato)

o   In attesa di approvazione

o   Approvate

o   Rifiutate

·         visualizzare o meno il Piano Ferie dei colleghi appartenenti alla sua stessa Unità Organizzativa, nonché poter usufruire della messaggistica (quando prevista) singola e di gruppo, anche dedicata al Piano ferie selezionato, cliccando sui relativi pulsanti nella sezione I miei colleghi (2) .

·         individuare il record del proprio Piano ferie (3)

·         constatare l'esistenza di eventuali giornate non approvate o rifiutate (4)

·         aprire in modalità "visualizzazione annuale" il proprio piano ferie (5).

·         verificare il valore dei totalizzatori configurati previsti e quanto programmato o da programmare (6) - quando previsto

·         aggiungere periodi di ferie, modificare e/o eliminarli quando non ancora approvati (7)

·         Consolidare le giornate programmate (8), ovvero segnalare la conferma della programmazione su quella determinata giornata.

 Il consolidamento di una giornata programmata è facoltativo.