La funzionalità "Compilazione e Approvazione dei Piani ferie" consente, all’amministratore di Time, di interagire con la pianificazione ferie di tutti i dipendenti, suddivisa per Unità Organizzativa.

Gestione della funzionalità Compilazione e Approvazione dei Piani ferie

L'amministratore ha la possibilità di:

·         selezionare il Piano Ferie e l'Unità Organizzativa su cui operare (1)

·         scegliere la modalità operativa da utilizzare (2):

o   Modalità approvativa

o   Modalità di compilazione.

·         usufruire della messaggistica singola e di gruppo, anche dedicata al Piano ferie selezionato (3) - quando previsto

·         visualizzare la percentuale di sovrapposizione assenze relative alla pianificazione (4)

·         visualizzare l'elenco di tutti i dipendenti o solo di quelli in forza (5)

·         selezionare le giornate pianificate e approvarle/rifiutarle (6)

• selezionare massivamente tutte le giornate ancora da approvare per il singolo dipendente (7)
• aprire in modalità "visualizzazione annuale" del dipendente selezionato (8)
• verificare il valore dei totalizzatori configurati previsti e quanto programmato o da programmare (9) - quando previsto.

Modalità di compilazione

L'amministratore ha sempre la facoltà di poter procedere alla modalità di compilazione dei Piani ferie dei dipendenti utilizzando l'apposito comando (1).

Per procedere alla compilazione è necessario cliccare sulla relativa giornata, selezionare il Giorno e procedere alla Conferma (2).

È possibile procedere all'inserimento della programmazione su più giorni tramite il drag and drop.

Terminato l'inserimento della pianificazione procedere al salvataggio (3).

Ultimata la compilazione, l'amministratore può anche procedere al consolidamento delle giornate (a) o alla loro eliminazione (b).

Modalità approvativa

L'amministratore può procedere alla modalità approvativa dei Piani ferie dei dipendenti utilizzando l'apposito comando.

Prima di procedere all'approvazione o rifiuto delle giornate pianificate, deve procedere alla loro selezione.

La selezione delle giornate può essere effettuata:

·         singolarmente

·         selezionando l'apposito pulsante per le giornate ancora da approvare relative al singolo dipendente (1): in questo caso vengono prese in considerazione tutte le giornate in attesa di approvazione del dipendente

·         selezionando l'intero mese (2): in questo caso vengono prese in considerazione tutte le pianificazioni relative al mese selezionato di tutti i dipendenti

·         selezionando un giorno a calendario (3): in questo caso vengono prese in considerazione tutte pianificazioni relative al giorno selezionato di tutti i dipendenti.

Una volta effettuata la selezione procedere all'approvazione o rifiuto (4). Prima della conferma viene proposto l'inserimento di una nota (sempre facoltativa).

Passando il cursore sulle giornate approvate/rifiutate è possibile visualizzare eventuali note inserite.

La funzionalità Il piano ferie dei miei collaboratori consente solo al Responsabile "A" di una Unità Organizzativa, di interagire con la pianificazione ferie di tutti i collaboratori.

Gestione della funzionalità Compilazione e Approvazione dei Piani ferie

Il responsabile può operare sui collaboratori dell'Unità Organizzativa solo quando è Responsabile "A".

Il Responsabile "A" ha la possibilità di:

·         selezionare il Piano Ferie e l'Unità Organizzativa su cui operare (1)

·         scegliere la modalità operativa da utilizzare (2):

o   Modalità approvativa

o   Modalità di compilazione - quando previsto.

·         usufruire della messaggistica singola e di gruppo, anche dedicata al Piano ferie selezionato (3) - quando previsto

·         visualizzare la percentuale di sovrapposizione assenze relative alla pianificazione (4)

·         visualizzare l'elenco di tutti i dipendenti o solo di quelli in forza (5)

·         selezionare le giornate pianificate e approvarle/rifiutarle (6)

• selezionare massivamente tutte le giornate ancora da approvare per il singolo dipendente (7)
• aprire in modalità "visualizzazione annuale" del dipendente selezionato (8)
• verificare il valore dei totalizzatori configurati previsti e quanto programmato o da programmare (9) - quando previsto.

Modalità di compilazione

Il Responsabile "A" ha sempre la facoltà di poter procedere alla modalità di compilazione dei Piani ferie dei dipendenti utilizzando l'apposito comando (1).

Per procedere alla compilazione è necessario cliccare sulla relativa giornata, selezionare il Giorno e procedere alla Conferma (2).

È possibile procedere all'inserimento della programmazione su più giorni tramite il drag and drop.

Terminato l'inserimento della pianificazione procedere al salvataggio (3).

Ultimata la compilazione, il Responsabile "A" può anche procedere al consolidamento delle giornate (a) o alla loro eliminazione (b).

Modalità approvativa

Il Responsabile "A" può procedere alla modalità approvativa dei Piani ferie dei dipendenti utilizzando l'apposito comando. Prima di procedere all'approvazione o rifiuto delle giornate pianificate, deve procedere alla loro selezione.

La selezione delle giornate può essere effettuata:

·         singolarmente

·         selezionando l'apposito pulsante per le giornate ancora da approvare relative al singolo dipendente (1): in questo caso vengono prese in considerazione tutte le giornate in attesa di approvazione del dipendente

·         selezionando l'intero mese (2): in questo caso vengono prese in considerazione tutte le pianificazioni relative al mese selezionato di tutti i dipendenti

·         selezionando un giorno a calendario (3): in questo caso vengono prese in considerazione tutte pianificazioni relative al giorno selezionato di tutti i dipendenti.

Una volta effettuata la selezione è possibile procedere all'approvazione o rifiuto (4).

Prima della conferma viene proposto l'inserimento di una nota (sempre facoltativa).

Passando il cursore sulle giornate approvate/rifiutate è possibile visualizzare eventuali note inserite.

La funzionalità Pianificazione ferie: Confronto reale/programmato consente di monitorare lo stato delle ferie pianificate e quelle effettivamente godute.

 Per un corretto conteggio le giornate devono essere elaborate.

Il confronto viene effettuato sulle Voci dei risultati del cartellino. Le Voci considerate sono quelle identificate dal tag "Piano Ferie" come configurato nel codice della relativa funzionalità.

 All'apertura della funzionalità è necessario compilare i campi relativi a:

·         Periodo:

o   Mese precedente

o   Questo mese

o   Questo trimestre

o   Trimestre precedente

o   Date personalizzate

·         Considera le giornate pianificate:

o   Solo approvate

o   Approvate ed in attesa di approvazione

o   Tutti gli stati, anche rifiutate.

Una volta applicato il filtro mediante l'apposito pulsante, appare l'elenco di tutti i dipendenti oggetto dei filtri impostati in precedenza.

A questo punto è possibile facilitare il monitoraggio utilizzando i seguenti ulteriori filtri proposti:

·         Mosta solo le opzioni disponibili sono:

o   Nessun filtro

o   Senza giorni pianificati

o   Con giorni pianificati

o   Con giorni pianificati non rispettati

o   Con totale ore sul periodo differenti

o   Con totale ore sul periodo rispettate

·         Unità organizzativa dove è possibile effettuare la selezione per Unità Organizzativa

·         Responsabile dove è possibile effettuare la selezione per Responsabile

·         Mansione/Ruolo dove è possibile effettuare la selezione per Mansione/Ruolo assegnato.

È possibile anche consultare il calendario, cliccando sull’apposita icona, per visualizzare le giornate oggetto del confronto.