L'inserimento di una nuova Nota spese o la sua gestione (modifica, cancellazione, cambio di stato, messa in pagamento) può essere effettuata, dal Cartellino di People@Time., cliccando sull'apposito pulsante contrassegnato con il simbolo "€", posto nella testata della maschera.

Inserimento spese da "Cartellino"

All'apertura della funzionalità Cartellino cliccare sul pulsante contrassegnato dal simbolo dell'Euro "€" e poi sul pulsante Aggiungi spesa, posizionato in basso a destra rispetto alla pop-up.

Cliccare nell'area Crea nuova Nota Spese

 Note Spese associate a Richieste - È inoltre possibile compilare una Nota Spese a seguito dell'inserimento di una Richiesta (es. Sevizio Esterno e/o Trasferta), se previsto dalla configurazione, indipendentemente dalla periodizzazione prevista nel Modello di nota spese assegnato. In questo caso la finestra per la selezione di una Nota Spese si presenta come segue

È sufficiente selezionare l'area della Nota spese generatasi con l'inserimento della richiesta.[/ht_message] Nella maschera per la rendicontazione della spesa vengono proposti i campi:

·         Giorno Indica il giorno in cui è stata effettuata la singola spesa.

·         Dipendente Indica il nominativo del dipendente a cui verrà assegnata la spesa.

·         Categoria di spesa Viene proposto l'elenco delle spese configurate nella funzionalità Categorie di spesa. In base alla categoria di spesa selezionata verranno attivati eventuali campi aggiuntivi come previsto nella configurazione della Categoria di Spesa.

·         Descrizione spesa Indica una breve descrizione della spesa effettuata.

·         Tipo pagamento Indica la tipologia di pagamento utilizzata al momento della spesa (carta di credito, contanti, etc...).

·         Tipo fattura Selezionare il tipo di documento contabile previsto dalla lista (scontrino, fattura, etc...).

·         Numero della ricevuta Facoltativamente è possibile indicare un eventuale numero fattura e/o ricevuta.

·         Da rimborsare al dipendente Selezionare il campo quando la spesa deve essere rimborsata. Deselezionarlo quando la spesa è puramente figurativa e non deve essere rimborsata.

·         Costo Indicare il costo effettivo della spesa sostenuta.

·         Allegato Permette di allegare un'immagine in formato jpg, png o gif, per giustificare la spesa.

Cliccare sul pulsante Salva per aggiungere la spesa alla Nota spese

La spesa inserita dall'amministratore del cartellino, una volta salvata, assumerà automaticamente lo stato Approvata/Rimborsabile.

 Informazioni utili - Ricordarsi che, per proseguire con l'inserimento di altre spese in una nota spese già creata, è sufficiente selezionare il riquadro della nota spese di destinazione

Inserimento Note spese o spese da transazioni esterne

Quando previsto dai Parametri generali e dalle Categorie di spesa, è possibile caricare le spese tramite transazioni esterne. La maschera di Spese e rendicontazione si presenta con i pulsanti:

·         Continua da zero Per poter inserire la spesa da zero (metodo tradizionale)

·         Recupera i dati da transazioni esterne Per caricare automaticamente la spesa direttamente dal file delle transazioni esterne

Selezionando il la modalità "Recupera i dati da una transazione esterna", appare l'elenco delle transazioni disponibili in base al periodo selezionato

Cliccando sulla transazione da rendicontare, si apre la maschera per la compilazione della spesa con:

• precompilato il campo Giorno
• il campo Categoria di spesa limitato alla sola visualizzazione di quelle categorie configurate per la rendicontazione tramite transazioni esterne.

Alla selezione della categoria vengono popolati i campi:

·         Descrizione spesa

·         Tipo di Pagamento

·         Costo

Cambio stato di una Nota spese

L'amministratore del Cartellino ha la possibilità di mettere in pagamento le Note spese approvate, selezionando una qualunque spesa della Nota spese. A quel punto nella maschera di dettaglio si attiverà il campo Mensilità per il pagamento da compilare con l'anno ed il mese in cui si vuole pagare l'intera Nota Spese. Cliccare su Salva per conferma.

 Informazioni utili - Le Note spese possono essere messe in pagamento dall'amministratore di People@Time, utilizzando la funzionalità Messa in pagamento spese massiva del modulo Expenses

Visualizzazione Spese e Rendicontazione

Dalla funzionalità Cartellino è possibile visualizzare l'elenco delle spese caricate nonché il valore corrispondente, con la distinzione di quelle:

• "In attesa di approvazione" (grigio)
• "Approvate/Rimborsabili" (blu)
• "Rifiutate/Annullate" (rosso)
• "Da rimborsare al dipendente" (verde)

Selezionando una spesa dall'elenco è inoltre possibile risalire alla persona che ha effettuato la richiesta.

Gestione Anticipi e rimborsi

Quando gestito, nella maschera di Spese e rendicontazione è possibile visualizzare il saldo degli anticipi erogati dall'azienda, subito sopra il campo relativo al Costo.

Spese da addebitare a Commessa di Task

È inoltre possibile, quando previsto nella Categoria di spesa, collegare la singola spesa alla Commessa di People@Task ed eventualmente addebitarla al Cliente.