Il cartellino è lo strumento con cui poter consultare l’insieme delle giornate, delle timbrature, dei giustificativi caricati e dei risultati ottenuti dall'elaborazione giornaliera, per il dipendente ed il periodo selezionato.

Filtro dipendenti

Selezionando la funzionalità Cartellino, viene aperta subito la maschera che consente di impostare un filtro sui dipendenti e le giornate da visualizzare. E' anche possibile applicare alcune impostazioni di visualizzazione ed operatività

Cliccando sul pulsante applica filtro su date e dipendenti si apre la seguente maschera:

Qui è possibile selezionare il periodo, l’azienda (o eventuali gruppi di aziende) e i dipendenti da filtrare; è possibile aggiungere ulteriori criteri di filtro facendo click su aggiungi criterio. Qualsiasi filtro può essere salvato, e riutilizzato in futuro, selezionando il flag Salvare come modello di filtro ed inserendo un codice ed una descrizione identificativa. Compilato il filtro secondo le proprie esigenze, fare click su applica per ritornare alla maschera precedente.

 L'ultimo filtro viene salvato in automatico e riproposto di default durante le aperture successive della funzionalità.

Le altre funzionalità operative e di filtro sono:

·         Schema di interrogazione da applicare: Consente di aprire e visualizzare solamente i dipendenti e/o le giornate che rispettano lo schema di interrogazione selezionato e precedentemente configurato. Lo schema di interrogazione può essere costruito nell'apposita funzionalità inserendo uno o più riferimenti che tale schema deve rispettare.

·         Apri direttamente il cartellino al ambio del dipendente: Selezionando questo flag, il sistema apre in automatico il cartellino ogni volta che si cambia dipendente.

·         Apri in sola lettura: Selezionando questo flag, il cartellino viene aperto in modalità di sola lettura.

Cliccando sul pulsante continua, i filtri verranno applicati e si potrà continuare ad operare sul Cartellino.

Funzionalità Cartellino

Di seguito una schermata di esempio del cartellino.

La funzionalità Cartellino è composta da:

• Dati dipendente: Sul lato sinistro della testata vengono visualizzate le informazioni inerenti il dipendente, come la matricola presenze e la matricola paghe, il nominativo e l'azienda di riferimento. Facendo doppio click su uno di questi campi è possibile attivare la ricerca diretta di un dipendente. Altrimenti è possibile scorrere gli stessi cliccando sulle frecce "destra" e "sinistra" (se il filtro ha riportato più dipendenti).
• Dati periodo e dipendenti selezionati: Sul lato destro della testata vengono visualizzate le informazioni del periodo e del numero di dipendenti selezionati in base al filtro precedentemente impostato.
• Operazioni: Il pulsante "Operazioni" consente di effettuare una serie di elaborazioni, tra cui l'avvio dell'elaborazione giornaliera e la riapertura delle giornate.

Particolare attenzione va rivolta alle seguenti funzionalità:

·         Ripristina uno stato elaborativo precedente: Una volta eseguite le varie elaborazioni sul cartellino, questa funzionalità serve a riportare le giornate ad un stato elaborativo precedente a quello in cui si trovano

• Mostra elaborazioni precedenti Mostra, giornata per giornata, tutti i vari passaggi elaborativi che hanno portato ad ottenere i risultati di calcolo presenti sul cartellino

• Richieste in attesa di approvazione Consente di visualizzare l'elenco delle richieste, presenti sul cartellino, che si trovano in stato di "attesa di approvazione"

• Opzioni di visualizzazione: Il pulsante "Opzioni di visualizzazione" è necessario per modificare la modalità di visualizzazione del cartellino. Mette a disposizione varie opzioni tra cui la possibilità di cambiare la modalità di visualizzazione dei dati, la possibilità di nascondere o mostrare determinate informazioni, o cambiare i colori della funzionalità.

• Report cartellino di controllo: L'icona della stampante permette di generare un report riepilogativo, in formato PDF, con tutti i dati del cartellino del dipendente e del periodo correntemente selezionato.

• Mostra precaricamenti: L'icona della lista (quella con 3 linee parallele orizzontali), consente di visualizzare la lista dei dati pre-caricati dal sistema

• Calcolatrice: L'icona della calcolatrice consente di effettuare delle rapide operazioni di calcolo in ore e minuti inserendo le timbrature da conteggiare

• Rapporto voci: L'icona con il grafico a torta visualizza un insieme di statistiche e grafici basati sulle voci e sulla tipologia di voce, presenti sul cartellino nel periodo selezionato

• Totali nel periodo: L'icona a forma di grafico a barre (quella con 4 linee verticali), consente di visualizzare i totalizzatori assegnati al dipendente con riferimento al periodo selezionato

Dettaglio risultati Cartellino

In base al periodo selezionato, i dati vengono presentati all'interno del cartellino con una suddivisione per singole giornate; i dati e le caratteristiche di ogni giornata vengono esposte su 4 differenti righe

• Riga 1 - Timbrature: Tutte le timbrature della giornata vengono riepilogate in ordine cronologico, con il formato VERSO+ORE+MINUTI (es. E0800, ovvero ENTRATA alle ore 08:00). Ogni singola timbratura può essere accompagnata da un simbolo specifico che ne indica la provenienza (es. causale da terminale, timbratura da app, timbratura geolocalizzata o timbratura visualizzata in corsivo che identifica una timbratura inserita manualmente dal cartellino). Possono essere effettuate le seguenti operazioni manuali:
• Inserimento timbrature manuali (icona badge)

• Modifica verso timbrature Cliccando sulla singola timbratura è possibile rettificarne il verso della stessa (entrata/uscita).
• Eliminazione timbratura Cliccando sull'icona a forma di X alla destra di ogni singola timbratura è possibile eliminarla.
• Integrazione informazioni: Cliccando sulla singola timbratura è possibile inserire e/o modificare ulteriori informazioni come il terminale di riferimento, eventuali voci da terminale ed note.
• Riga 2 - Caratteristiche giornata elaborata: In questa riga vengono riepilogate le informazioni che determinano lo stato elaborativo del singolo giorno (Anomala, Chiusa, ecc.), la tipologia della giornata (Lavorativo, Riposo, eventuale Festivo), il turno previsto in tale giornata con la possibilità di visualizzare la caratteristiche dello stesso ed il calendario turni previsto. E' possibile, inoltre, cliccando sull'icona dell'omino, visualizzare il dettaglio avanzato dei dati anagrafici del dipendente. Cliccando sull'icona del riciclo, invece, è possibile riaprire la singola giornata eliminando i risultati ottenuti.
• Riga 3 - Risultati dell'elaborazione: In questa riga vengono riepilogate le informazioni derivanti dai vari processi elaborativi, consentendo all'utente di verificare il numero di ore lavorate, le eventuali assenze non giustificate e/o ritardi, eventuali extra-orari soggetti o meno ad autorizzazione ed altri dati significativi. E' possibile intervenire manualmente per variare il risultato presentato dal sistema attraverso l'icona con il simbolo + che consente di aggiungere forzatamente una nuova voce sulla giornata del cartellino

• Riga 4 - Richieste giornaliere: In questa riga vengono riepilogati i giustificativi inseriti dall'amministratore e/o dal dipendente e/o dal responsabile. Anche in questo caso, l’amministratore può intervenire in rettifica, andando ad aggiungere o rimuovere le richieste che sono state aggiunte. Cliccando sull'icona a forma di X alla destra di ogni singola richiesta è possibile annullarla o eliminarla. Attraverso l'icona del puzzle è possibile inserire una nuova richiesta sul cartellino, utilizzando la funzionalità di Inserimento richieste.

Gestione Anomalie

Le giornate anomale si presentano di colore viola (o comunque di colore differente, in base al tema utilizzato, rispetto alle giornate standard) e con lo stato elaborativo etichettato con Anomalia

Per visualizzare la tipologia dell’anomalia della giornata, è necessario fare click sull'etichetta Anomalie presente sotto le voci della giornata (tra parentesi è indicato il numero di anomalie riscontate per quella giornata). Cliccando sulla funzionalità dettaglio elaborazione giornaliera vengono visualizzate come sono stati ottenuti i risultati della giornata

Per giustificare l’assenza è possibile inserire una richiesta cliccando sull'icona del puzzle e selezionando il giustificativo da inserire oppure facendo direttamente doppio click sull'assenza da giustificare. In quest'ultimo caso verrà visualizzata la seguente maschera

Il passaggio successivo è quello di cliccare sul pulsante Giustifica assenza. Verrà mostrata la maschera che consente di selezionare il giustificativo da inserire

Selezionato il giustificativo, procedere con lo step successivo cliccando sulla freccia verso destra posta in basso a destra

Proseguire con gli step successivi fino al completamento dell'inserimento (in questo esempio un giustificativo di ROL); salvata la richiesta, la stessa verrà aggiunta alla riga del cartellino e visualizzata come richiesta "In attesa di workflow". Attende la conferma di elaborazione del workflow nella sezione Notifiche del portale, quindi selezionare la singola giornata (che viene evidenziata di colore giallo) e, dal pulsante operazioni, elaborare la giornata selezionata. Al termine dell'elaborazione si otterrà il seguente risultato

La giornata è passata dal colore viola, che identifica la presenza di un’anomalia nel tema di default, al colore verde e lo stato elaborativo è passato da Anomalia a Chiusa. Altra soluzione per correggere un'anomalia è quella di forzare manualmente lo stato elaborativo della giornata trasformandolo da Anomalia a Chiusa con conseguente cambiamento dello stato della giornata in forzato; è possibile proteggere la forzatura effettuata da eventuali rielaborazioni facendo click sul label forzato e selezionando locked

L'inserimento di una nuova Nota spese o la sua gestione (modifica, cancellazione, cambio di stato, messa in pagamento) può essere effettuata, dal Cartellino di People@Time., cliccando sull'apposito pulsante contrassegnato con il simbolo "€", posto nella testata della maschera.

Inserimento spese da "Cartellino"

All'apertura della funzionalità Cartellino cliccare sul pulsante contrassegnato dal simbolo dell'Euro "€" e poi sul pulsante Aggiungi spesa, posizionato in basso a destra rispetto alla pop-up.

Cliccare nell'area Crea nuova Nota Spese

 Note Spese associate a Richieste - È inoltre possibile compilare una Nota Spese a seguito dell'inserimento di una Richiesta (es. Sevizio Esterno e/o Trasferta), se previsto dalla configurazione, indipendentemente dalla periodizzazione prevista nel Modello di nota spese assegnato. In questo caso la finestra per la selezione di una Nota Spese si presenta come segue

È sufficiente selezionare l'area della Nota spese generatasi con l'inserimento della richiesta.[/ht_message] Nella maschera per la rendicontazione della spesa vengono proposti i campi:

·         Giorno Indica il giorno in cui è stata effettuata la singola spesa.

·         Dipendente Indica il nominativo del dipendente a cui verrà assegnata la spesa.

·         Categoria di spesa Viene proposto l'elenco delle spese configurate nella funzionalità Categorie di spesa. In base alla categoria di spesa selezionata verranno attivati eventuali campi aggiuntivi come previsto nella configurazione della Categoria di Spesa.

·         Descrizione spesa Indica una breve descrizione della spesa effettuata.

·         Tipo pagamento Indica la tipologia di pagamento utilizzata al momento della spesa (carta di credito, contanti, etc...).

·         Tipo fattura Selezionare il tipo di documento contabile previsto dalla lista (scontrino, fattura, etc...).

·         Numero della ricevuta Facoltativamente è possibile indicare un eventuale numero fattura e/o ricevuta.

·         Da rimborsare al dipendente Selezionare il campo quando la spesa deve essere rimborsata. Deselezionarlo quando la spesa è puramente figurativa e non deve essere rimborsata.

·         Costo Indicare il costo effettivo della spesa sostenuta.

·         Allegato Permette di allegare un'immagine in formato jpg, png o gif, per giustificare la spesa.

Cliccare sul pulsante Salva per aggiungere la spesa alla Nota spese

La spesa inserita dall'amministratore del cartellino, una volta salvata, assumerà automaticamente lo stato Approvata/Rimborsabile.

 Informazioni utili - Ricordarsi che, per proseguire con l'inserimento di altre spese in una nota spese già creata, è sufficiente selezionare il riquadro della nota spese di destinazione

Inserimento Note spese o spese da transazioni esterne

Quando previsto dai Parametri generali e dalle Categorie di spesa, è possibile caricare le spese tramite transazioni esterne. La maschera di Spese e rendicontazione si presenta con i pulsanti:

·         Continua da zero Per poter inserire la spesa da zero (metodo tradizionale)

·         Recupera i dati da transazioni esterne Per caricare automaticamente la spesa direttamente dal file delle transazioni esterne

Selezionando il la modalità "Recupera i dati da una transazione esterna", appare l'elenco delle transazioni disponibili in base al periodo selezionato

Cliccando sulla transazione da rendicontare, si apre la maschera per la compilazione della spesa con:

• precompilato il campo Giorno
• il campo Categoria di spesa limitato alla sola visualizzazione di quelle categorie configurate per la rendicontazione tramite transazioni esterne.

Alla selezione della categoria vengono popolati i campi:

·         Descrizione spesa

·         Tipo di Pagamento

·         Costo

Cambio stato di una Nota spese

L'amministratore del Cartellino ha la possibilità di mettere in pagamento le Note spese approvate, selezionando una qualunque spesa della Nota spese. A quel punto nella maschera di dettaglio si attiverà il campo Mensilità per il pagamento da compilare con l'anno ed il mese in cui si vuole pagare l'intera Nota Spese. Cliccare su Salva per conferma.

 Informazioni utili - Le Note spese possono essere messe in pagamento dall'amministratore di People@Time, utilizzando la funzionalità Messa in pagamento spese massiva del modulo Expenses

Visualizzazione Spese e Rendicontazione

Dalla funzionalità Cartellino è possibile visualizzare l'elenco delle spese caricate nonché il valore corrispondente, con la distinzione di quelle:

• "In attesa di approvazione" (grigio)
• "Approvate/Rimborsabili" (blu)
• "Rifiutate/Annullate" (rosso)
• "Da rimborsare al dipendente" (verde)

Selezionando una spesa dall'elenco è inoltre possibile risalire alla persona che ha effettuato la richiesta.

Gestione Anticipi e rimborsi

Quando gestito, nella maschera di Spese e rendicontazione è possibile visualizzare il saldo degli anticipi erogati dall'azienda, subito sopra il campo relativo al Costo.

Spese da addebitare a Commessa di Task

È inoltre possibile, quando previsto nella Categoria di spesa, collegare la singola spesa alla Commessa di People@Task ed eventualmente addebitarla al Cliente.