Per poter utilizzare la funzionalità di Programmazione turni è necessario configurare preventivamente la lista dei turni e delle voci che possono essere gestire. La maschera di configurazione è accessibile dal modulo Badge & Co., funzionalità Conversioni per Import. Per iniziare la configurazione è necessario selezionare, dalla testata della maschera, l'elemento Turni settimanale (standard, da file excel), quindi premere sul pulsante Gestisci e quindi Modifica.

Nella pagina verrà mostrata una tabella in cui si potranno aggiungere e modificare tutti gli elementi utilizzabili nella Programmazione turni. Cliccando sul pulsante Nuovo, verrà aperta una Dialog che permetterà di compilare i parametri necessari, ovvero:

·         Voce del tracciato di import Indica il codice che verrà visualizzato nella programmazione turni al momento del click nella cella del giorno. Il codice è testuale e non è legato a nessun'altra funzionalità di People@Time. In ogni caso si consiglia di usare solamente caratteri alfanumerici senza spazi e caratteri speciali di base, come - o _.

·         Turno Indica il Turno di People@Time, preventivamente configurato nel sistema, da collegare al codice che si sta configurando. E' possibile selezionare, alternativamente o un Turno, o un Multi-Turno o una Voce.

·         Multi-turno Indica il Multi-Turno di People@Time, preventivamente configurato nel sistema, da collegare al codice che si sta configurando. E' possibile selezionare, alternativamente o un Turno, o un Multi-Turno o una Voce.

·         Voce Indica la Voce di People@Time, preventivamente configurata nel sistema, da collegare al codice che si sta configurando. E' possibile selezionare, alternativamente o un Turno, o un Multi-Turno o una Voce.

·         Ore teoriche giornaliere Indica il teorico delle ore giornaliere (nel formato HHMM) relative al turno, al multi-turno o alla voce che si sta configurando. questo valore è necessario per calcolare correttamente la somma del totale delle ore settimanali nella funzionalità di Programmazione turni.

·         Elimina le richieste già presenti sulla giornata del cartellino Indica che l’inserimento del turno / voce che si sta configurando porterà all'eliminazione di eventuali richieste già caricate sul cartellino su quella specifica giornata.

Quando tutti i parametri saranno compilati secondo le proprie esigenze, è possibile salvare l'elemento cliccando sul pulsante Aggiungi. Una volta completata la configurazione, è possibile salvare tutti gli elementi cliccando sul pulsante Salva.

La funzionalità Programmazione turni consente al responsabile di una determinata unità organizzativa di gestire e pianificare la turnazione dei propri collaboratori.

Prima di procedere con la pianificazione è necessario configurare i turni e/o le voci che potranno essere gestite. Quest'operazione è fattibile tramite la funzionalità Conversioni per import. La maschera è strutturata in 3 distinte sezioni. Nel dettaglio:

Selezione del periodo

Di default, la programmazione turni propone la visualizzazione dei dati in modalità settimanale evidenziando la settimana corrente. Per cambiare settimana è necessario semplicemente scegliere un giorno appartenente alla settimana di interesse. Il giorno può essere selezionato attraverso la barra della periodizzazione o il calendario, entrambi posti nella testata della funzionalità.

È anche possibile visualizzare due settimane contemporaneamente. Per attivare la modalità bisettimanale è necessario cliccare sull'apposito pulsante posto in testata denominato Vai alla modalità bisettimanale.

Selezione dell'unità organizzativa

Sulla parte sinistra della maschera sono visualizzate tutte le unità organizzative dell’azienda. Il responsabile potrà selezionare solamente le unità di cui è responsabile visualizzando unicamente i collaboratori diretti che fanno parte di quella specifica sede. L'unità organizzativa correntemente selezionata viene evidenziata in verde, mentre quelle non selezionabili sono colorate di grigio.

Pianificazione dei turni e delle voci

Una volta selezionata l'unità organizzativa ed la settimana su cui si vuole effettuare la pianificazione turni, verranno mostrati i collaboratori associati al responsabile. Facendo click con il mouse nel riquadro riferito al giorno ed al lavoratore, comparirà la lista dei turni e delle voci configurate preventivamente nella conversione per import, come da indicazioni precedenti.

Una volta selezionato il turno o la voce, la cella riferita a quella giornata diventerà di colore giallo/arancio. Questo colore significa che la cella è stata modificata ma non ancora salvata. Per procedere al salvataggio è necessario cliccare sul pulsante Salva post nella testata della maschera.

 La procedura di salvataggio non è in tempo reale. Dopo aver premuto sul pulsante Salva, la turnazione verrà messa in coda di elaborazione e sarà disponibile nel giro di qualche secondo, per cui le informazioni potrebbero risultare, in un primo momento, come non salvate. Fare riferimento alle notifiche del portale (nella barra laterale destra) per sapere quando il salvataggio è stato portato a termine.[/ht_message] Le celle possono assumere diverse colorazioni in base al turno e/o alla voce contenuta. Gli elementi visualizzati su sfondo verde identificano quelli caricati dalla funzionalità programmazione turni e correttamente salvati; quelli su sfondo bianco rappresentano i turni caricati di default dal cartellino o dal calendario turni; quelli su sfondo grigio identificano le giornate di riposo.

Export su Excel

È possibile effettuare un’esportazione in Excel dei dati mostrati a video semplicemente premendo sul pulsante Export posto in testata. La creazione del file verrà messa in coda di elaborazione e sarà disponibile nel giro di qualche secondo. Il file di Excel avrà una struttura simile a quella dell'immagine seguente