Procedi come da flusso di seguito riportato.

Configurare l'indennità di trasferta

1. Configurare le Regole per il calcolo delle indennità di trasferta

Menu TIME > Voci&Richieste > Richieste > Regole per il calcolo delle indennità di trasferta

Per configurare le regole di calcolo usa Regole per il calcolo delle indennità di trasferta

1)      Compila la maschera della regola indicando un importo di default per ogni indennità che è valido se:

a)      non sono presenti regole specifiche

b)      nessuna regola soddisfa i requisiti

2)      Imposta la modalità di calcolo come Ore totali della trasferta che significa che il calcolo dell'indennità è fatto sulle 24 ore giornaliere:

3)      Il totale delle indennità sulla trasferta è pari al Numero delle indennità moltiplicato per l'Importo della singola indennità. Devi quindi scegliere il modo in cui il totale viene diviso sui singoli giorni della trasferta. Per decidere la modalità utilizza il campo Modalità di suddivisione dell'importo sulle giornate della trasferta:

a)      Sul primo giorno della trasferta: l'importo totale viene salvato tutto sul primo giorno della trasferta.

·         come funziona: viene creata una sola riga di spesa, datata al giorno di partenza, con l'importo totale arrotondato a 2 decimali.

·         esempio: trasferta dal 10 al 12 gennaio, importo totale 100 € 10/01 → 100,00 €

b)      Sull'ultimo giorno della trasferta: l'importo totale viene salvato sull'ultimo giorno della trasferta:

·         come funziona: viene creata una sola riga di spesa, datata all'ultimo giorno (data partenza + numero giorni – 1), con l'importo totale arrotondato a 2 decimali

·         esempio: trasferta dal 10 al 12 gennaio, importo totale 100 € 12/01 → 100,00 €

c)       Dividi equamente su tutte le giornate della trasferta: l'importo totale viene diviso equamente su tutti i giorni di trasferta (a prescindere dalle ore di trasferta della singola giornata)

·         come funziona: si divide l'importo totale per il numero di giorni e si arrotonda a 2 decimali. Se l'arrotondamento crea uno scarto centesimale (es.: 100 € ÷ 3 giorni = 33,33 + 33,33 + 33,33 = 99,99 €), la differenza residua viene sommata all'ultimo giorno. Viene creata una riga di spesa per ogni giorno della trasferta

·         esempio: trasferta dal 10 al 12 gennaio, importo totale 100 €
10/01 → 33,33 €
11/01 → 33,33 €
12/01 → 33,34 € (33,33 + 0,01 di arrotondamento)

d)      Dividi in percentuale in base alle ore delle specifiche giornate della trasferta: l'importo totale viene diviso proporzionalmente sui giorni di trasferta (in proporzione alle ore di trasferta della singola giornata rispetto alle ore totali della trasferta)

·         come funziona: Primo giorno: si contano i minuti dall'ora di partenza fino a mezzanotte. Giorni intermedi: 1440 minuti (intera giornata). Ultimo giorno: si contano i minuti da mezzanotte all'ora di arrivo. Per ogni giorno: importo del giorno = importo totale × (minuti del giorno / minuti totali trasferta), arrotondato a 2 decimali. All'ultimo giorno viene assegnato il residuo esatto (importo totale - somma dei giorni precedenti), per assorbire eventuali scarti di arrotondamento cumulati. Viene creata una riga di spesa per ogni giorno

·         esempio: trasferta dal 10/01 ore 14:00 al 12/01 ore 10:00, importo totale 120 €, durata totale 1.200 min
10/01 → 600 min (14:00–24:00) → 120 × 600/1.200 = 60,00 €
11/01 → 480 min (0:00–8:00, ma l'intero giorno = 1.440 min... correggendo: 1.440 min) → nel caso sopra servirebbe ricalcolare i totali reali; l'importante è il principio
12/01 → residuo esatto per chiudere l'importo totale

e)      Dividi in modo incrementale in base alle ore cumulate giorno per giorno: il totale delle indennità viene calcolato sulle ore totali di trasferta, ripartite su ogni giorno con un controllo del delta tra l'importo dovuto dalla fascia raggiunta alla fine di quel giorno e l'importo già distribuito nei giorni precedenti. Questo metodo è l'unico che ricalcola la fascia di appartenenza giorno per giorno in base all'accumulo progressivo delle ore.

·         come funziona: per ogni giorno si calcola il totale di minuti trascorsi dalla partenza fino a fine giornata (o fine trasferta se è l'ultimo giorno).
Con questo totale cumulato si individua la fascia applicabile.
L'importo cumulato per quella fascia = importo unitario × quota della fascia trovata.
L'importo assegnato al giorno corrente = importo cumulato alla fine di oggi - importo cumulato alla fine di ieri.
Se il totale cumulato non rientra in nessuna fascia, il giorno riceve 0.
All'ultimo giorno viene assegnato il residuo esatto per chiudere qualsiasi scarto di arrotondamento.
Viene creata una riga di spesa per ogni giorno (anche per i giorni a importo zero, se presenti)

·         esempio: trasferta 13/11 ore 14:00 - 16/11 ore 02:01 Importo per indennità 30,00 € durata totale 3601 minuti
Le indennità maturano come segue:
0-12 h 0 indennità; 12:01-24:00 1 indennità; 24:01-48:00 2 indennità; 48:01-72:00 3 indennità da cui per la trasferta spettano 3 indennità per un totale di 90 €.
13/11 10 ore 0 indennità
14/11 10 ore del 13/11+ 24 ore del 14/11 = 34 ore - 2 indennità
15/11 24 ore 1 indennità
16/11 2 ore 0 indennità

4)      Usa Modalità di recupero del numero di indennità per durata della trasferta non prevista per indicare il comportamento che si applica se, sulla base della durata totale della trasferta, non esiste una fascia che identifichi il numero di ore:

a)      Ferma il calcolo e genera errore: non viene calcolata l'indennità e l'importo risulta in errore

b)      Usa il numero di indennità minimo (maggiore di zero): si usa la fascia minima di indennità prevista

c)       Usa il numero di indennità massimo: si usa la fascia massima di indennità prevista

2. Configurare le fasce delle indennità

Menu TIME > Voci&Richieste > Richieste > Regole per il calcolo delle indennità di trasferta

Valorizza il tab Fasce per definire gli scaglioni orari e il relativo numero di indennità per ogni intervallo:

·         deve essere sempre presente una fascia con numero di ore pari a 0 h come campo inizio

·         non ci devono essere buchi tra più fasce, gli intervalli devono essere consecutivi

·         non possono esserci due numeri uguali in due fasce diverse (non è possibile fare 0-10 h= 1 indennità; 10 h-24 h= 2 indennità, ma le ore devono differire di almeno 1 minuto

Esempio: da 0 a 6.00 ore = 0 indennità, da 6.01 a 10 = 1 indennità, da 10.01 a 14 = 1.5 indennità, da 14.01 a 24 = 2 indennità, ecc.

3. Configurare i filtri per la definizione degli importi delle indennità

Se non esiste solo un importo di default per il calcolo delle indennità, ma vuoi inserire delle regole specifiche andando ad integrare specifici parametri valorizza il tab Importi di Regole per il calcolo delle indennità di trasferta

Puoi stabilire il costo di ogni indennità calcolata e diversificare l'importo con i seguenti parametri:

·         Nazione di destinazione

·         Area di nazioni di destinazione

·         Tipologia luogo di destinazione

·         Azienda del dipendente

·         Livello del CCNL del dipendente

·         Posizione lavorativa del dipendente

 Se l'importo cambia nel tempo puoi storicizzare la regola andando a chiudere la regola in essere con la data fine e aggiungendone una nuova.

4. Configurare le richieste di trasferta con le regole di indennità collegate

Menu TIME > Voci&Richieste > Richieste > Richieste

Per associare le indennità di trasferta che hai configurato alle richieste, devi accedere alla funzionalità Richieste tab Voci e scegliere a quale delle opzioni collegare la richiesta:

·         con Regole di calcolo delle indennità di trasferta su singola giornata applichi la regola alle trasferte di una singola giornata

·         con Regole di calcolo delle indennità di trasferta su più giornate applichi la regola alle trasferte di più giornate.

Inoltre, per la gestione dell'indennità di trasferta:

·         devi obbligatoriamente creare una nota spese mentre crei la richiesta di trasferta. Puoi farlo valorizzando il campo (1) con Preselezionato e obbligatorio

·         le richieste possono essere solo di tipo Voce e Voce forzata

·         per ogni richiesta puoi abilitare solo una delle due configurazioni di regole (2) di cui sopra e non entrambe contemporaneamente

·         devi valorizzare il campo Destinazione del calcolo delle indennità di trasferta con Nota spese associata alla trasferta (3) per attivare il calcolo delle indennità

·         devi attivare il flag In caso di creazione di una Nota Spese, gestisci i dati di trasferta per far comparire i dati della trasferta e puoi renderli tutti obbligatori usando il flag I dati di trasferta sono sempre obbligatori (4) (Tipologia luogo, Nazione, Luogo di partenza/di ritorno, Data e Ora inizio/fine trasferta).

 L'obbligatorietà dei dati di trasferta si applica sia in fase di creazione della richiesta di trasferta sia in fase di modifica della testata di una nota spesa. Il salvataggio è impedito anche se i dati mancano solo in parte.

Quando la nota spese è creata, le modifiche alla richiesta non intaccano più la nota spese e i dati di trasferta collegati.

 Se quindi le trasferte possono essere sia giornaliere che multi-giorno è necessario creare due differenti richieste di trasferta, denominandole ad esempio trasferta singolo giorno e trasferta più giorni.

5. Configurare la categoria di spesa da utilizzare per il calcolo delle indennità di trasferta

Menu: EXPENSES > Configurazioni > Categorie di spesa

Puoi gestire l'indennità di trasferta come una spesa:

1.      con la funzionalità Categorie di spesa crea una nuova spesa e chiamala genericamente ad esempio Indennità di trasferta

2.      seleziona Categoria da utilizzare per il calcolo delle indennità di trasferta e non compilare nessuno degli altri campi nelle impostazioni di base e nei massimali.

 Tra tutte le categoria di spesa create, solamente una può avere questo flag.

Questa categoria non puoi inserirla manualmente su una nota spese o non può far parte delle categorie di un modello di note spese. Viene inserita in automatico sulle note spese su cui vuoi gestire le indennità di trasferta.

Inserire le richieste di trasferta con le note spese collegate

6. Caricare la richiesta di trasferta

Richiesta caricata dal dipendente

Menu: MYPEOPLELINK>TIME>Dipendente>Le mie Richieste

Menu: MYPEOPLELINK>TIME>Dipendente>Il Mio cartellino

Puoi procedere a caricare la richiesta di trasferta tramite la funzionalità Le mie richieste o il Mio cartellino.

Seleziona Crea ed associa una Nota spesa a questa richiesta e valorizza i campi obbligatori relativi della trasferta.

Richiesta caricata conto terzi

Menu: MY PEOPLELINK > TIME > Dipendente > Cartellino dipendenti per conto terzi

Puoi utilizzare la funzionalità Cartellino dipendenti per conto terzi, che ti permette di operare sul cartellino di altri dipendenti (non come Amministratore), anche senza alcun legame organizzativo diretto con loro, attraverso gruppi di dipendenti configurati ad hoc (vedi Configurare i gruppi di dipendenti).

Puoi caricare la richiesta tramite il tasto Giustifica e seguire i passaggi indicati in Richiesta caricata dal dipendente.

Richiesta caricata dall'amministratore

Menu: TIME > Gestione > Cartellino

Puoi utilizzare la funzionalità Cartellino, che ti permette di operare sul cartellino dei dipendenti.

Puoi caricare la richiesta (1) e seguire i passaggi indicati in Richiesta caricata dal dipendente.

7. Visualizzare le indennità di trasferta sulle note spese

Note spese del dipendente

Menu: MYPEOPLELINK>TIME>Dipendente>Le mie Note spese

Visualizza le indennità sulle tue note spese tramite la funzionalità Le mie note spese

Puoi modificare la testata di una nota spese per adeguare l'orario del periodo della trasferta (1). Puoi anche aggiungere nuovi voci (es.: rimborso pranzo, rimborso km…) per completare la nota spese della tua trasferta (2).

 La categoria di spesa che sulla nota spesa indica le Indennità di trasferta calcolate non può essere né modificata né eliminata da nessuno.

Puoi visualizzare un totale (3) su ogni nota spese che somma il valore delle indennità di trasferta.

Note spese conto terzi

Menu: EXPENSES>Gestione>Note spese conto terzi

Puoi utilizzare la funzionalità Note spese conto terzi per caricare le note spese per conto di altri dipendenti (non da Amministratore), anche senza alcun legame organizzativo diretto con loro, attraverso gruppi di dipendenti configurati ad hoc (vedi Configurare i gruppi di dipendenti).

Segui le indicazioni fornite in Note spese del dipendente.