La funzionalità Profilo Richieste permette di configurare l’elenco delle richieste (ad esempio Ferie, ROL, autorizzazione straordinario, malattia, infortunio, Legge 104, assemblea sindacale, ecc.) a disposizione dell’utente amministratore / dipendente / responsabile.

Creare un nuovo codice di Profilo Richieste

Per creare una nuovo codice di Profilo Richieste è necessario cliccare sul pulsante Gestisci, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di Crea codice. Nella maschera che si aprirà sarà possibile indicare tutti i parametri necessari al completamento dell’operazione.

La maschera è composta dai campi standard Codice, Descrizione e Nota; inoltre è necessario selezionare il Tipo di profilo richieste con uno dei seguenti valori:

·         Unità organizzativa - Questa tipologia di profilo viene collegata al campo “profilo richieste” dell’Unita Organizzativa nel modulo People&Me. Solitamente da questa tipologia di profilo vengono poi ereditati i profili richieste di tipo “Standard” che solitamente sono assegnati al dipendente nel Ruolo Collaboratore in anagrafica.

·         Standard - Questa tipologia di profilo viene collegata al campo “Profilo richieste” nell’anagrafica del dipendente.

Quando tutti i parametri saranno compilati, è possibile salvare il nuovo codice cliccando sul pulsante Crea.

Creare uno storico di Profilo Richieste di tipo Unità Autorizzativa

La creazione di uno storico di un codice di Profilo Richieste permette di gestire i dati storicizzabili, che possono variare nel tempo e che sono quindi soggetti a modifiche.

Cliccando sul pulsante Gestisci, selezionare Crea nella sezione del menù riservata alla gestione degli Storici. Verrà mostrata la pagina aggiornata con la sezione relativa alla storicizzazione del codice del Profilo Richieste con le varie schede configurative.

Richieste associate

Nella scheda Richieste Associate è possibile collegare tutte le richieste previste e configurate nella funzionalità Richieste. Cliccando sul pulsante Nuovo si potranno aggiungere, singolarmente, tutte le richieste necessarie:

·         Richiesta

·         Visibilità Richiesta: Richiedibile / Non Richiedibile

·         Modello di caricamento: Da indicare se diverso, per casistiche particolari, da quello configurato nella Voce collegata alla Richiesta.

Cliccando sul pulsante Aggiungi verrà salvato il record relativo alla richiesta appena inserita.

Profili standard associati

Questa scheda si compila in automatico nel momento in cui vengono configurati i vari Profili Richieste di tipo Standard.

Creare un Profilo Richieste di tipo Standard

Dalla funzionalità Profilo Richieste cliccate sul pulsante Gestisci e cliccare sulla voce di menù Crea codice.

La maschera è composta dai campi standard Codice, Descrizione e Nota; inoltre è necessario compilare i seguenti campi aggiuntivi:

·         Tipo profilo richieste - In questo caso è “standard” perché si sta creando il profilo da assegnare al dipendente

·         Profili Unità Organizzativa - È il profilo “master” di riferimento dal quale derivano tutte le richieste che si stanno configurando nel profilo standard.

Cliccate sul pulsante Crea.

Procedete con la creazione dello storico del codice cliccando sul pulsante Gestisci e selezionando Crea nella sezione del menù dedicata allo storico.

A questo punto il nuovo codice di Profilo Richieste viene associato automaticamente come discendente del Profilo unità organizzative indicato in precedenza (UO001).

Varie

Dal Profilo Richieste di tipo Standard è inoltre possibile gestire le richieste configurate nel Profilo Richieste ereditato (“padre”).

Esempio: ipotizziamo che gli impiegati, dall’elenco richieste configurato nel profilo richieste “padre” UO001, possano richiedere le ferie solo a “giornata intera” o “mezza giornata”.

Procedete nel seguente modo:

·         Selezionate il Profilo Richieste Standard (“figlio” di quello di tipo Unità Organizzativa UO001)

·         Cliccate sul pulsante Crea nella sezione Storici.

·         Cliccate sul pulsante Nuovo della scheda Richieste associate e configurare la maschera “Richieste: Aggiungi nuovo elemento”, poi cliccare su Aggiungi.

·         Alla fine cliccate sul pulsante Salva per completare il salvataggio.

La funzionalità Profilo autorizzazione extraorario permette di creare un set di regole, associabile successivamente in anagrafica, che determinerà la modalità di gestione dell’autorizzazione di straordinari e/o banca ore.

Il Profilo autorizzazione extraorario prevede alcune configurazioni di sistema predefinite e non modificabili o eliminabili, ovvero:

·         Sempre autorizzato: con questa configurazione il motore di calcolo considera le eventuali ore di extra-orario sempre pre-autorizzate e quindi non necessita di workflow autorizzativo

·         Mai autorizzato: con questa configurazione il motore di calcolo considera le eventuali ore di extra-orario come non autorizzate; anche in questo caso non necessita di workflow autorizzativo

·         Sempre Autorizzato Banca Ore: con questa configurazione il motore di calcolo considera le eventuali ore di extra-orario sempre pre-autorizzate come Banca ore e quindi non necessita di workflow autorizzativo

 Prima di procedere con la creazione di un nuovo Profilo Autorizzazione Extraorario, è consigliabile aver definito le richieste di tipo extra-orario che verranno associate al profilo e che dovranno essere utilizzate dai dipendenti per richiedere l’approvazione dei propri extra-orari; il sistema prevede l’esistenza di 3 tipologie di richieste extra-orario di default:

·         EXTRAPR – EXTRA-ORARIO (Preventivo): con questo giustificativo è necessario richiedere l’autorizzazione preventivamente, ovvero prima di svolgere l’attività lavorativa che potrebbe generare l’extra-orario

·         EXTRA – EXTRA-ORARIO (Consuntivo): questo giustificativo permette di richiedere l’autorizzazione a consuntivo, ovvero dopo che il motore di calcolo ha generato l’eventuale extra-orario

·         EXTRAFZ – EXTRA-ORARIO (Forzato): questo giustificativo permette di richiedere l’autorizzazione di un extra-orario a prescindere dal risultato presente sul cartellino; di norma viene utilizzato nel caso in cui lo straordinario sia un evento non previsto dalla configurazione del turno giornaliero o che debba essere riconosciuto in via eccezionale.

Per creare un nuovo Profilo Autorizzazione Extraorario è necessario cliccare sul pulsante Gestisci e poi su Crea codice; nella finestra andranno compilati i campi Codice, Descrizione ed opzionalmente il campo Nota:

Dopo aver cliccato sul pulsante Crea, il codice sarà in standby ed incompleto; per procedere con la creazione dello storico, contenente i parametri, sarà necessario cliccare di nuovo sul pulsante Gestisci e poi sul pulsante Crea nella sezione storici:

Comparirà la classica videata di creazione dello storico, dove sarà possibile indicare la data di inizio e fine validità e si potranno eventualmente copiare i dati dello storico da altri codici esistenti:

Se invece si intende creare un codice ex-novo, sarà sufficiente selezionare il pulsante Continua; comparirà la scheda da compilare:

Vediamo ora il significato dei singoli campi:

·         Tipo di autorizzazione: campo che permette di definire la tipologia di extraorario di cui potrà essere richiesta l’autorizzazione. Ecco le possibili scelte:

o   Solo extraorario: la richiesta di autorizzazione si riferisce soltanto allo straordinario

o   Solo banca ore: la richiesta di autorizzazione si riferisce soltanto alla banca ore

o   Extraorario e/o banca ore a scelta dell’utente: la richiesta di autorizzazione può riferirsi a straordinario, banca ore o entrambe le opzioni

o   Percentuali di accantonamento: la richiesta di autorizzazione prevede la suddivisione tra straordinario e banca ore in funzione della percentuale di accantonamento indicata nel campo successivo

o   Percent. di accantonam. senza aut.: la richiesta di autorizzazione prevede che la parte relativa all’accantonamento non necessiti di autorizzazione

·         Percentuale di accantonamento: campo che consente di indicare la percentuale di extraorario che verrà accantonato in banca ore

·         Taglio massimo giornaliero: campo che consente di specificare il taglio massimo giornaliero dello straordinario richiedibile

·         Richieste di autorizzazione: campo che consente di definire l’elenco delle richieste di autorizzazione extraorario che potranno essere utilizzate dai dipendenti con questo profilo di autorizzazione extraorari

·         Voci autorizzabili: campo di sistema, predefinito e non modificabile.

Infine, per concludere la configurazione è necessario cliccare sul pulsante Salva.

Una volta effettuato il salvataggio, il Profilo Autorizzazione Extraorario dovrà poi essere messo in produzione, cliccando sul pulsante Stand-by. In questo modo sarà poi assegnabile nell’anagrafica dei dipendenti.