Potete gestire i beni aziendali, inclusi i dispositivi di protezione individuale, che possono essere assegnati ai soggetti con gli specifici eventi anagrafici o a commesse per contribuire allo svolgimento di specifiche attività.
Creazione di un codice di Asset aziendale
Cliccate sul bottone <Gestisci> e selezionare la voce di menu Crea.
Appare la videata relativa alla creazione del codice con i seguenti tab:
· Dati dell'asset
· Dati avanzati
· Scadenze
· Documenti e allegati
· Storico rilevazioni
· Manutenzioni
· Commesse associate
Dati dell'asset
Potete scegliere quale tipologia di asset selezionare per la configurazione:
· Asset generico: si riferisce ad un asset astratto. Ad esempio, una uniforme o un cappello, senza avere un riferimento ad un oggetto specifico. In fase di assegnazione di questi asset ad un soggetto è possibile indicare la quantità o la taglia o altri campi.
· Asset specifico: si riferisce ad un asset univoco, solitamente con un seriale. Ad esempio, lo smartphone Samsung A7-B256 con seriale 000-000000-00-0000. In fase di assegnazione di questi asset ad un soggetto non sarà possibile indicare una quantità o altri campi.
Il codice degli asset specifici da usare come segnaposto per le Regole di profilazione eventi' deve iniziare con 2 underscore __
· Asset DPI: è gestito come un Asset generico ma si riferisce ad un Dispositivo di protezione individuale. La tipologia di asset DPI è utilizzabile solo in concomitanza con il modulo VISTA: Sicurezza sul lavoro.
La tipologia di asset non è modificabile dopo il salvataggio.
Sono presenti, oltre ai campi codice, descrizione e note, i seguenti campi:
CAMPO | DESCRIZIONE |
In forza | Quando selezionato serve a ricordare che l'asset è in uso |
Categoria di asset | Associare la categoria di asset selezionandola dalla elenco collegato alla funzionalità Categorie di asset aziendali |
Ambito | Indicare l'ambito di riferimento dell'asset selezionandolo dall'elenco collegato alla funzionalità Ambiti per asset aziendali |
Sede di appartenenza asset | Indicare la sede di appartenenza dell'asset dall'elenco collegato dalle sedi di lavoro configurate nella funzionalità Legende dipendente |
Permetti l'assegnazione con un evento anagrafico | Quando selezionato, potete associare l'asset negli Eventi anagrafici con la categoria di eventi di tipologia avanzata asset specifici in dotazione/asset generico in dotazione. |
Categorie di eventi su cui rendere visibile l'asset | Indicare una categoria di evento di tipologia avanzata specifica/generica dove visualizzare l'asset, altrimenti sarà sempre visibile. |
Validità dalla data di inizio assegnazione al dipendente | Campo riservato agli asset che hanno una gestione periodica. Quando utilizzato, in fase di assegnazione dell'asset, tramite un evento anagrafico, la data di fine si compilerà automaticamente in base alla data di inizio impostata, considerando i giorni o mesi o anni configurati e il parametro selezionato nella categoria dell'evento utilizzato denominato Calcola automaticamente la data di fine. |
Valore d'acquisto | Indicare il valore di acquisto dell'asset |
Costo giornaliero | Indicare i costo giornaliero dell'asset (da associare nella commessa) |
Costo mensile | Indicare il costo mensile dell'asset (da associare nella commessa) |
Marca, Modello, Numero seriale, Numero cespite, Date di acquisto /inizio noleggio, Data di Dismissione / Fine | Campi a disposizione in base all'asset che si sta configurando |
Dati avanzati
Sono presenti i campi relativi alla specificità dell'asset come: targa, telaio, matricola, le date di fabbricazione e immatricolazione, tipologia e deposito pneumatici, numero Telepass, tessera 1 e 2, posizione seconda chiave, classe ambientale, peso in Kg.
Avete a disposizione anche una sezione riservata all'inserimento di dati riferiti ad un eventuale leasing.
Un particolare approfondimento per campi relativi a:
CAMPO | DESCRIZIONE |
Categoria / marcatura CE | Classificare i DPI i tre distinte categorie secondo l'utilizzo e il contesto previsto: · Categoria I: per la protezione da rischi minimi · Categoria II: per la protezione da rischi medi · Categoria III: per la protezione da rischi massimi |
Normative (EN, ISO, etc.) | Indicare le normative riferite al DPI selezionandole dall'elenco collegato alla funzionalità Normative (EN, ISO, etc.) |
Rischi | Selezionare i rischi da associare all'asset, configurati nella funzionalità Matrici di rischio |
Prescrizioni associate al DPI | Selezionare le prescrizioni collegate all'utilizzo dell'asset.
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È inoltre disponibile la sezione per i controlli sulle manutenzioni degli asset, dove potete impostare la periodicità delle manutenzioni.
I campi a disposizione sono:
· Diversifica i controlli delle manutenzioni in base alla categoria di manutenzione: quando selezionato, considera i parametri configurati nella funzionalità Categorie di manutenzione/allegati/scadenze.
· Controlla le date delle manutenzioni ogni: indicare numero di giorni/mesi/anni (viene considerata la data dell'ultima manutenzione o la data di acquisto/noleggio).
· Controlla la lettura dei Km ogni: indicare chilometri (viene considerato il dato dell'ultima manutenzione).
· Controlla la lettura delle ore ogni: indicare le ore di utilizzo (viene considerato il dato dell'ultima manutenzione).
Potete impostare quanto prima considerare una manutenzione in scadenza nella funzionalità Opzioni di VISTA.
I dati configurati nelle Opzioni di VISTA potete visualizzarli nella nota sotto la parametrizzazione dei dati riferiti alle manutenzioni periodiche.
Scadenze
Potete gestire e visualizzare le scadenze riferite all'asset.
I campi a disposizione sono:
CAMPO | DESCRIZIONE |
Validazione | Selezionare lo stato della scadenza validato o incompleto |
Scadenza | Inserire la data di scadenza |
Categoria | Selezionare la categoria della scadenza dall'elenco collegato alla funzionalità Categorie di manutenzioni, allegati, scadenze |
Nota | Scrivere una note libera |
Rendi fruibile su commesse | Quando selezionato, i documenti allegati sono disponibili anche nella commessa collegata all'asset utilizzando il bottone <Download allegati> |
Allegati | Caricare un file |
Le numerazioni evidenziate in corrispondenza del nome del tab indicano che ci sono degli elementi incompleti (rosso), scaduti (rosso) o in scadenza (arancione).
Documenti e allegati
Potete gestire e visualizzare le scadenze riferite all'asset.
I campi a disposizione sono:
CAMPO | DESCRIZIONE |
Validazione | Selezionare lo stato della scadenza validato o incompleto |
Categoria | Selezionare la categoria della scadenza dall'elenco collegato alla funzionalità Categorie di manutenzioni, allegati, scadenze |
Nome | Scrivere il nome del documento |
Nota | Scrivere una nota libera |
Mostra agli assegnatari dell'asset | Quando selezionato, i documenti allegati sono disponibili all'assegnatario dell'evento anagrafico riferito all'asset |
Rendi fruibile su commesse | Quando selezionato, i documenti allegati sono disponibili anche nella commessa collegata all'asset utilizzando il bottone <Download allegati> |
Allegati | Saricare un file |
Le numerazioni evidenziate in corrispondenza del nome del tab indicano che ci sono degli elementi incompleti (rosso), scaduti (rosso).
Storico rilevazioni
Potete registrare i chilometri percorsi e/o le ore di utilizzo riferite all'asset.
I campi a disposizione sono:
CAMPO | DESCRIZIONE |
Data e ora della rilevazione | Scrivere la data della rilevazione |
Lettura ore,min | Scrivere le ore di utilizzo rilevate dell'asset alla data |
Lettura km | Scrivere i chilometri rilevati dell'asset alla data |
Nota | Scrivere una nota libera |
Manutenzioni
Nel tab Storico rilevazioni potete registrare i chilometri percorsi e/o le ore di utilizzo riferite all'asset.
I campi a disposizione sono:
CAMPO | DESCRIZIONE |
Categoria | Selezionare la categoria della scadenza dall'elenco collegato alla funzionalità Categorie di manutenzioni, allegati, scadenze |
Data e ora della manutenzione | Indicare la data della manutenzione |
Chi ha portato l'asset in manutenzione | Scrivere chi ha consegnato l'asset in manutenzione |
Chi ha fatto manutenzione all'asset | Scrivere ha effettuato la manutenzione |
Nota | Scrivere una nota |
Costo | Indicare il costo sostenuto |
Lettura ore | Indicare le ore di utilizzo dell'asset al momento della consegna per la manutenzione |
Lettura km | Indicare le ore di utilizzo dell'asset al momento della consegna per la manutenzione |
Azzera alert | Quando selezionato, viene resettato il contatore che determina il conteggio delle ore/km previsti per la manutenzione periodica |
Allegato | Allegare un file |
Le numerazioni evidenziate in corrispondenza del nome del tab indicano che ci sono degli elementi scaduti (rosso) o in scadenza (arancione). È disponibile anche un contatore che vi segnala le manutenzioni in scadenza e scadute con un riepilogo, nonché il costo totale delle manutenzioni effettuate alla data odierna.
Commesse associate
Il tab è attivo solo con il modulo TASK abilitato.
Nel tab Commesse associate potete associare l'asset ad una commessa.
I campi a disposizione sono:
CAMPO | DESCRIZIONE |
In corso | È un indicatore che si attiva dopo l'inserimento della commessa associata che indica lo stato della commessa (in corso, conclusa, ecc.) |
Inizio assegnazione | Indicare la data di inizio assegnazione dell'asset alla commessa |
Fine assegnazione | Indicare la data di fine assegnazione dell'asset alla commessa |
Cliente | Indicare il cliente della commessa selezionandolo dall'elenco collegato alla funzionalità Clienti e Fornitori. |
Commessa | Indicare la commessa di riferimento selezionandola dall'elenco collegato alla funzionalità Commesse. |
Tipo di calcolo costo | Indicare il tipo di costo dell'asset per la commessa: · costo specifico, quando selezionato dovete scrivere anche il relativo costo · calcola da costo giornaliero (preso dalla configurazione dell'asset) · calcola da costo mensile (preso dalla configurazione dell'asset) |
Costo | Indicare le ore di utilizzo dell'asset al momento della consegna per la manutenzione |
Costo ad oggi | Indicare le ore di utilizzo dell'asset al momento della consegna per la manutenzione |
Nell'immagine che segue, potete vedere come si presenta l'asset nella Commmessa associata:
Dopo il salvataggio dell'asset si attivano due nuove tab in sola lettura:
· Assegnazioni ai soggetti
· Corsi formativi
Assegnazioni ai soggetti
Potete visualizzare l'elenco dei nominativi ai quali è stato associato l'asset. Sono a diposizione i campi:
· Stato
· Inizio validità
· Fine validità
· Nominativo
· Quantità
· Taglia
Corsi formativi
Il tab Corsi formativi è attivo solo con il modulo VISTA: Formazione abilitato.
Potete visualizzare i corsi ai quali è stato associato l'asset. I campi disponibili sono: Codice e descrizione.
Utilità negli Asset aziendali
Dal menu Gestisci oltre a creare, modificare, duplicare e eliminare un codice potete:
· creare da modello un asset aziendale
· consultare lo scadenziario degli asset configurati
· visualizzare lo stato delle validazioni e download dei Documenti, Scadenze e Manutenzioni degli asset configurati
· consultare il diagramma delle dipendenze
· generare un QR Code per visualizzare tutti i dati dell'asset dall'app PEOPLELINK MOBILE
· esportare i codici degli asset configurati
· procedere al download di un template per importare lo storico delle rilevazioni orarie / chilometriche
Creare un asset da modello
Per creare un Asset da modello con la voce a menu Crea da modello, procedete come da flusso di seguito riportato.
Flusso operativo 1. Selezionate il bottone <Gestisci>. 2. Selezionate la voce a menu Crea da modello. 3. Selezionate il Modello dall'elenco collegato alla funzionalità Categorie di asset aziendali.
4. Salvate con il bottone <Continua>. |
La creazione di un asset da modello consente di creare automaticamente gli elementi utili associati alle schede Scadenze, Documenti e allegati come configurato nella funzionalità Categorie di asset aziendali.
Scadenziario
Potete consultare lo Scadenziario, selezionando la relativa voce a menu, riferito a tutti gli asset aziendali configurati utilizzando i filtri a disposizione.
Validazioni e download
Potete consultare le Validazioni e download, selezionando la relativa voce a menu, per verificare lo stato o la validazione di manutenzioni, documenti e scadenze di tutti gli asset aziendali configurati, utilizzando i filtri a disposizione.
Diagramma dipendenze
Potete consultare il Diagramma dipendenze, selezionando la relativa voce a menu, per visualizzare i rischi associati all'asset selezionato.
Genera Qrcode
Potete generare il QRCode, selezionando la voce a menu Genera QRCode, di un asset per poterlo scansionare con l'app PEOPLELINK MOBILE per consultarne i dati e registrare le rilevazioni orarie o chilometriche.
Export codici
Potete esportare tutti i codici configurati selezionando la voce a menu Export codici. Verranno esportati i alcuni dati estrapolati dalle tab Dati dell'asset e Dati avanzati.
Download template per import storico rilevazioni
Potete generare un template per inserire ed importare lo storico delle rilevazioni chilometriche e orarie riferite a uno o più asset.
Dovete compilare il template generato con le date e le relative rilevazioni in ore e/o chilometri.
Potete importare i dati utilizzando lo schema di import denominato Import rilevazioni Asset dalla funzionalità Gestione documenti del Modulo DOCKS PLUS.
Configurare l'invio di Notifiche relative agli asset aziendali
Potete configurare l'invio di notifiche relative agli asset aziendali, nella funzionalità Riepiloghi e Promemoria, utilizzando le seguenti tipologie di regole:
· Scadenze: Asset aziendali
· Asset con manutenzioni scadute o in scadenza
· Asset con scadenze o documenti incompleti
Collegamenti degli asset aziendali
Gli asset aziendali concorro ai controlli di congruità e possono essere collegati alle funzionalità: Corso formativi (gruppi edizioni), Competenze, Posizioni lavorative e ruoli aziendali.