La presente fase di lavoro è suddivisa per trimestri, al fine di documentare tutte le attività di vigilanza svolte con cadenza periodica.
Ogni trimestre risulta strutturato nel seguente modo:
· Intestazione
· Verbale:
o Vigilanza sull'osservanza della legge e dello statuto
o Vigilanza sull'osservanza dei principi di corretta amministrazione
o Vigilanza sull'adeguatezza e sul funzionamento del sistema organizzativo
o Vigilanza sull'adeguatezza e sul funzionamento del sistema amministrativo - contabile
o Vigilanza sull'adeguatezza e sul funzionamento del sistema amministrativo - contabile II
o Vigilanza sull'adeguatezza ed il funzionamento del sistema di controllo interno
o Verbale
Il collegio sindacale/sindaco unico, dopo aver effettuato le verifiche del periodo, procede con la redazione del verbale, che viene precompilato sulla base delle risposte fornite nelle checklist e risulta, inoltre, modificabile manualmente.
Le carte di lavoro sono articolate nel seguente modo:
· Vigilanza sull'osservanza della legge e dello statuto: questa attività di vigilanza consiste nella verifica di conformità degli atti sociali e delle deliberazioni degli organi societari alle leggi e alle disposizioni statutarie.
Il sindaco unico/collegio sindacale è tenuto ad accertare la correttezza nell'effettuazione degli adempimenti posti in essere dagli organi delegati (CdA e comitati esecutivi) in esecuzione delle delibere dell'assemblea.
Quando l'attività di vigilanza dovesse evidenziare significativi rischi di possibili violazioni di legge o di statuto, il sindaco unico/collegio sindacale richiede all'organo amministrativo societario l'adozione di opportune azioni correttive e, conseguentemente, ne monitora la realizzazione.
Le conclusioni di tale attività saranno riportate nella relazione finale.
· Vigilanza sull' osservanza dei principi di corretta amministrazione: il sindaco unico/collegio sindacale, anche prendendo parte alle riunioni del CdA e sulla base delle informazioni assunte, vigila che gli amministratori osservino l'obbligo di diligenza nell'espletamento del loro mandato. Non si tratta di un controllo di merito sulle scelte di gestione, ma riguarda gli aspetti di legittimità delle scelte, nonché la correttezza del procedimento decisionale adottato dagli amministratori.
È in capo al sindaco unico/collegio sindacale, nell'esercizio della propria attività di vigilanza, un continuo colloquio e riscontro con gli amministratori sull'operato della gestione.
· Vigilanza sull' adeguatezza e sul funzionamento del sistema organizzativo: per "sistema organizzativo" si intende il complesso delle direttive e delle procedure definite per garantire che il potere decisionale sia assegnato ed effettivamente esercitato a un appropriato livello di competenza e responsabilità.
Un sistema organizzativo risulta adeguato se ha una struttura compatibile alle dimensioni della società, alla natura e alle modalità di perseguimento dell'oggetto sociale.
Il sindaco unico/collegio sindacale ha quindi il compito di vigilare, ponendo particolare attenzione alla completezza delle funzioni aziendali, alla separazione e alla contrapposizione di responsabilità nei compiti e nelle funzioni e alla chiara definizione delle deleghe e dei poteri di ciascuna funzione.
· Vigilanza sull'adeguatezza e sul funzionamento del sistema amministrativo - contabile: il sistema amministrativo - contabile può essere definito come l'insieme delle direttive, delle procedure e delle concrete prassi operative dirette a garantire il corretto rilevamento dei fatti di gestione nel sistema contabile e amministrativo, un tempestivo e adeguato monitoraggio della gestione aziendale e, infine, la completezza, la correttezza e la tempestività di un'informazione societaria attendibile, in accordo con la legge e con i principi contabili adottati.
La valutazione di adeguatezza è un giudizio professionale emesso sulla base di un'analisi delle caratteristiche del sistema aziendale, come desumibile dai flussi informativi acquisiti dal sindaco unico/collegio sindacale medesimo, tenuto conto delle dimensioni e delle caratteristiche dell'azienda.
· Vigilanza sull' adeguatezza e sul funzionamento del sistema amministrativo - contabile II: in questa carta il sindaco unico/collegio sindacale verifica la tempestività delle registrazioni e del rilevamento dei fatti aziendali, nonché gli avvenuti versamenti di imposte e contributi.
· Vigilanza sull' adeguatezza ed il funzionamento del sistema di controllo interno: in questa carta il sindaco unico/collegio sindacale verifica gli aspetti inerenti le politiche del personale, le procedure interne di valutazione del rischio, la determinazione di eventuali azioni correttive e la presenza di un piano strategico aziendale.
Tutte le checklist sopradescritte prevedono le risposte "si", "no", "n/a" e consentono l'inserimento di un commento per ciascun punto.
· Verbale: nella presente carta sono riepilogati, sotto forma di verbale, i dati indicati nelle carte di lavoro precedenti.
È possibile modificare e integrare manualmente la carta di lavoro.