Menu: IDENTITIES > Gestione > Unità Organizzativa
Per configurare l'organigramma, puoi accedere alla funzionalità Unità Organizzativa.
Le unità organizzative sono storicizzate per questo motivo: la data di riferimento identifica il giorno in cui è valida quella determinata alberatura.
Puoi variare la data di riferimento per visualizzare l'alberatura valida a quel giorno.
Per creare una nuova storicizzazione dell'alberatura e cambiarne quindi la struttura, puoi cambiare la data di riferimento a partire da cui vuoi rendere operativa la variazione con il tasto Modifica.
Hai 2 scelte:
A. Crea nuova storicizzazione dell'alberatura: con questa possibilità puoi creare nuove unità organizzative, modificare i dati storicizzati e spostare le unità organizzative.
B. Modifica dati statici e tabellari delle unità organizzative: con questa possibilità puoi modificare i dati statici o aumentare il numero di responsabili.
A. Creare una nuova storicizzazione dell'alberatura
La procedura di modifica dei dati storicizzati dell'alberatura tramite il tab Crea nuova storicizzazione dell'alberatura ti permette di apportare modifiche ad alcuni campi (descrizione, colore, disabilitazione, ecc.) e di spostare e riorganizzare le unità organizzative in modo storicizzato.
Le operazioni vengono salvate immediatamente e possono essere effettuate sia sul futuro sia sul passato.
I passaggi che devi fare per rendere operativa la modifica sono:
1. seleziona dalla voce Albero l'alberatura su cui vuoi operare
2. seleziona la data di riferimento che corrisponde alla data da cui far partire la modifica:
3. compila il motivo della variazione e clicca su Continua.
La data di inizio validità non è modificabile in questa maschera e coincide con la data di riferimento che hai inserito in testata (punto 1). Per modificarla, puoi annullare la procedura e cambiarla esternamente:
4. seleziona l'unità organizzativa padre dal menu di sinistra per iniziare la costruzione o effettuare le modifiche all'alberatura:
5. scegli l'azione che vuoi intraprendere:
a. Crea Unità Organizzativa figlio: se vuoi aggiungere un'unità organizzativa all'organigramma.
Valorizza i dati dell'unità organizzativa (UO): tutte le modifiche verranno tracciate e potrai vederle visualizzando l'elenco delle modifiche.
Non puoi modificare il codice una volta creato; il codice deve essere univoco considerando tutti gli storici creati su tutte le unità organizzative:
b. Modifica: puoi cambiare i dati storicizzati dell'UO, in particolare puoi cambiare la descrizione, disabilitare l'unità organizzativa e assegnare all'unità organizzativa una posizione di line/staff:
· disabilitare l'unità organizzativa significa che quell'UO non fa più parte dell'alberatura.
Tutte le UO disabilitate sono visibili come sbarrate selezionando il flag Mostra le disabilitazioni:
· un'unità organizzativa è di default configurata come di line, ovvero direttamente coinvolta nel servizio principale dell'organizzazione.
Se vuoi identificarla come unità di staff/supporto, ovvero che non svolge un servizio principale, ma è di ausilio nello svolgimento devi usare il flag Staff/Funzione di supporto .
Le Unità di Staff non possono avere unità figlie.
c. Sposta: puoi spostare l'unità organizzativa; per farlo:
· seleziona l'UO che vuoi spostare
· seleziona il pulsante Sposta
· si apre una finestra in cui appare l'alberatura e puoi scegliere la nuova posizione:
6. quando hai terminato tutte le azioni che vuoi attuare (Creare una nuova UO, modificare/Spostare UO) puoi concludere con Dichiara conclusa la procedura:
La chiusura con Dichiara conclusa la procedura è solo un pro-forma e permette di riattivare la scelta dei filtri principali (Data di riferimento, Albero) e delle Azioni possibili (Modifica, Organigramma): tutte le operazioni sono salvate quando vengono eseguite e non quando la procedura viene dichiarata conclusa.
Configurare e associare le categorie alle unità organizzative
La categoria permette di classificare trasversalmente le unità organizzative, mantenendo un rapporto 1:1 tra unità e categoria e non storicizzando la relazione.
Per poter configurare e associare le categorie alle unità organizzative ( con VISTA attivo) devi seguire due passaggi:
1. creare le categorie per unità organizzative
2. associare le categorie alle unità organizzative.
1. Creare le categorie per unità organizzative
Menu: VISTA: Configurazioni e parametri > VISTA: Gestione HR> Categorie per unità organizzative
Per creare le categorie usa la funzionalità Categorie per unità organizzative tramite i pulsanti Gestisci-Crea e concludi la procedura con il tasto Salva.
2. Associare le categorie alle unità organizzative
Menu: VISTA > Gestione > Unità organizzativa
Segui i passaggi relativi alle funzionalità inserite in Creare una nuova storicizzazione dell'alberatura.
Posizionati sulla scheda Unità organizzativa e scegli Modifica. Inserisci la Categoria nell'omonimo campo scegliendo tra quelle che hai configurato:
Premi Salva per confermare.
B. Modifica dati statici e tabellari delle unità organizzative
Modificare il numero di responsabili nelle unità organizzative
Ogni unità organizzativa ha a disposizione un numero variabile di responsabili che vengono indicati con lettere progressive dell'alfabeto.
Il Responsabile A è il principale, mentre dal Responsabile B in avanti sono tutti equivalenti
La parte di dettaglio dei Responsabili è utilizzata per applicare regole particolari al workflow di TIME
Per avviare la procedura:
1. seleziona l'unità organizzativa su cui vuoi aumentare il numero di responsabili.
Il numero di responsabili può aumentare, ma non può diminuire
2. scegli l'opzione Modifica dati statici e tabellari delle unità organizzative:
3. con il tasto Aumenta num. Responsabili puoi aumentare il numero di Responsabili (A, B, C, …):
4. se vuoi attuare l'aumento di responsabili su altre unità puoi selezionarle e ripetere l'operazione
5. quando hai terminato puoi salvare con Dichiara conclusa la procedura:
Modificare dati statici e tabellari delle unità organizzative
Per modificare i dati statici delle unità organizzative:
1. scegli l'opzione Modifica dati statici e tabellari delle unità organizzative:
2. con il tasto Modifica puoi cambiare i dati statici dell'Unità Organizzativa (come ad esempio le Aree per le unità organizzative e le posizioni lavorative):
3. quando hai terminato salva con Dichiara conclusa la procedura:
Configurare e associare le aree alle unità organizzative
Le aree permettono di classificare trasversalmente le unità organizzative, mantenendo un rapporto 1:n tra area e unità e storicizzando la relazione.
Per poter configurare e associare le aree alle unità organizzative ( con VISTA attivo) devi seguire due passaggi:
1. creare le aree per unità organizzative
2. associare le aree alle unità organizzative
1. Creare le aree per unità organizzative
Menu: VISTA: Configurazioni e parametri > VISTA: Gestione HR> Aree per unità organizzative
Per creare le aree usa la funzionalità Aree per unità organizzative tramite i pulsanti Gestisci-Crea e concludi la procedura con il tasto Salva.
2. Associare le aree alle unità organizzative
Menu: VISTA > Gestione > Unità organizzativa
Segui i passaggi relativi alle funzionalità inserite in Modificare dati statici e tabellari delle unità organizzative.
Con il pulsante Nuovo puoi associare le Aree precedentemente configurate specificando la validità (con la data inizio e fine) e scegliendo se far ereditare la stessa area anche a tutte le unità figlie di quella che si sta variando con il flag Applica a tutte le entità figlie.
Associare le posizioni lavorative alle unità organizzative
Associare le posizioni lavorative alle unità organizzative permette di effettuare un confronto tra le posizioni attese in una certa unità organizzativa e quelle effettivamente ricoperte sia come conteggio sulle posizioni che come budget preventivato.
Per fare questo puoi seguire i passaggi relativi alle funzionalità inserite in Modificare dati statici e tabellari delle unità organizzative.
Nella scheda Posizioni lavorative e ruoli aziendali ( con VISTA attivo) puoi aggiungere nuove posizioni precedentemente configurate (vedi Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali) con il tasto Nuovo assegnando date di validità, numeri minimi e massimi di posizioni richieste, il budget singolo o complessivo sulle posizioni, la valuta e il tipo di costo (RAL, RAG e CLA)
Per presidiare la situazione dell'organico e assegnare un budget alle posizioni puoi fare riferimento a vedi Configurare e assegnare le posizioni lavorative e i ruoli aziendali al paragrafo Presidiare le posizioni e assegnare un budget.
Creare una nuova alberatura di unità organizzativa
Puoi configurare l'alberatura delle unità con la funzionalità Legende soggetto con Gestisci - Crea compila i campi della scheda Dati di base avendo cura di indicare:
· Tipologia di campo: Query Specifica
· Query: Unità Organizzative (diverse da quella principale)
· nella scheda Impostazioni Avanzate inserisci il flag su Mostra nella scheda del ruolo Collaboratore:
· seleziona l'opzione Albero Organizzativo nell'omonimo tab:
· clicca su Salva per concludere la procedura.
Creare una fotografia della situazione corrente dell'organigramma
Lo snapshot ti permette di creare una fotografia non modificabile dell'organigramma includendo la struttura delle unità organizzative, i collaboratori, i responsabili e le aree al momento in cui viene eseguita la procedura.
Lo snapshot riguarda solamente l'alberatura selezionata, nella giornata in corso (non viene quindi considerata la data in interfaccia) ed è giornaliero, per cui non può esistere più di uno snapshot per giorno; eventuali snapshot già presenti sulla giornata odierna verranno sovrascritti e sostituiti con quello aggiornato.
Per creare un'istantanea della situazione dell'organigramma aziendale usa la funzionalità Unità Organizzativa - Modifica - Crea Snapshot.
Puoi eseguire lo snapshot solo con VISTA attivo.
Confrontare la situazione delle unità organizzative
1. Per avviare un confronto sulla situazione delle unità organizzative puoi utilizzare la funzionalità Unità Organizzative scegliendo Organigramma - Confronta unità organizzative.
Puoi svolgere la procedura con VISTA attivo.
2. Imposta i filtri nella testata della maschera:
· la Modalità ti permette di vedere le modifiche sotto il profilo dell'Unità Organizzativa (creazioni, modifiche, disabilitazioni UO ecc) o del Responsabile A (Inserimento, modifica di responsabile principale, ecc.) ed è comune alle due alberature prese in considerazione nel confronto
· nelle due Alberature di confronto (Alberatura 1 e 2) hai la possibilità di scegliere tra l'alberatura corrente e valida in quel momento (Corrente), l'alberatura da Snapshot (Da Snapshot; per la creazione dello snapshot vedi il paragrafo Creare una fotografia della situazione corrente dell'organigramma) e l'alberatura da Storico (Da Storico) ovvero quella storicizzata
· se in uno dei due campi dell'alberatura hai indicato Da Storico o Da Snapshot puoi valorizzare con la data a cui vuoi riferirti (Storico 1 o 2 da confrontare)
· puoi anche decidere se vuoi vedere le modifiche con il filtri Visualizza frecce tra le due alberature come frecce (Al passaggio del mouse) che collegano le due unità organizzative oppure se non vedere le frecce (Mai)
3. Clicca su Avvia Confronto:
4. Puoi vedere le modifiche sulle unità organizzative al passaggio del mouse sull'alberatura.
Le unità o i responsabili che non hanno corrispondenza tra le due unità riportano un'evidenziazione rossa:
· Modalità: Unità Organizzativa:
· Modalità: Responsabile A:
