Le società di capitali devono istituire al proprio interno un organo di controllo, denominato “collegio sindacale”, i cui membri, denominati "sindaci", hanno il compito di supervisionare e vigilare sull'operato degli amministratori, affinché svolgano le loro funzioni nel rispetto della legge e dello statuto della società.
L'art.2477 c.c. prevede la possibilità, per le SRL, di nominare, in alternativa al collegio sindacale, un sindaco unico, a patto che questo sia iscritto all'albo dei revisori legali.
L'organo di controllo della società (collegio sindacale/sindaco unico) deve condurre l'attività di vigilanza sulla base della diligenza professionale, nel rispetto dell'art. 2403 del codice civile.
L'art. 2403 cc prevede quanto segue: "Il collegio sindacale vigila sull'osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ed in particolare sull'adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento."
Il collegio sindacale, per vigilare sull'osservanza della legge e dello statuto societario, attua specifici controlli destinati in particolar modo a:
· verificare il rispetto dei principi di corretta amministrazione osservando l'operato degli amministratori (es.: la correttezza del processo decisionale in coerenza con la legittimità delle scelte prese)
· verificare l'adeguatezza dell'assetto organizzativo analizzando la struttura societaria (es.: che le funzioni aziendali siano adeguatamente ricoperte in relazione alla competenza e alle responsabilità di ciascun soggetto aziendale)
· verificare l'adeguatezza dell'assetto contabile analizzando i dati contabili ed extracontabili resi disponibili dall'azienda
· verificare il concreto funzionamento aziendale (es.: verifica del piano strategico aziendale).
Nello svolgimento dei doveri di vigilanza, l'organo di controllo, oltre a raccogliere le informazioni e i dati aziendali mediante l'esecuzione di specifiche verifiche, dovrà analizzare e valutare i flussi informativi generati dai diversi organi e dalle differenti funzioni aziendali esistenti in società.
Nella propria attività di vigilanza, l'organo di controllo applica una modalità di individuazione dei controlli basata sull'identificazione e valutazione dei rischi (c.d. risk approach), con modalità adeguata alle dimensioni e caratteristiche, anche organizzative, della società soggetta a controllo.
Al termine della sua attività di vigilanza il collegio sindacale deve predisporre una relazione, dettagliando le attività di vigilanza che ha svolto, che sarà oggetto di lettura dall'assemblea dei soci in sede di approvazione del bilancio di esercizio.
Il modulo Attività di vigilanza non consente al professionista incaricato di affiancare la società nella predisposizione del modello 231, che identifica nell'Organismo di Vigilanza l'organo preposto alla sua compilazione.