La registrazione ti dà accesso al portale PeoplelinkOnline.com e a tutte le funzioni che l'amministratore ha attivato per te. Dopo la registrazione accedi con le tue credenziali e usi i moduli abilitati per il tuo profilo.

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Se sei un utente Sistemi, diretto o gestito da un partner, sei anagrafato in PEOPLELINK con un Codice Utente e un Codice IDS. In questo caso l'unico provider di autenticazione consentito per accedere al portale è Sistemi. Attivare il profilo di accesso.

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1.      Ricevi Mail di conferma Completa la registrazione seguendo la e-mail ricevuta, poi accedi al portale.

2.      Apri la pagina di accesso Digita l'indirizzo sistemi.peoplelinkonline.com oppure www.peoplelinkonline.com.

3.      Scegli il provider Sistemi (1). Fai clic su Sistemi e accedi con le tue credenziali Sistemi.

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1.      Ricevi mail di creazione profilo (1). Ricevi l’e-mail di Creazione del profilo di login per l'accesso a PEOPLELINK.

2.      Apri la pagina di registrazione (2). Fai clic sul link nella e-mail: si apre la pagina di scelta del provider.

3.      Scegli l'account PEOPLELINK (3). Fai clic sul bottone Peoplelink per creare un nuovo account:

4.      Inserisci le tue credenziali. Indica l'indirizzo e-mail che hai fornito alla tua azienda e scegli una password di almeno 8 caratteri, con una lettera maiuscola, una minuscola, un numero e un carattere speciale.

5.      Conferma la creazione. Fai clic sul bottone <Conferma creazione account>. Una videata riepiloga l'esito e le istruzioni successive:

6.      Conferma la registrazione dell'account. Apri la e-mail di attivazione che ricevi e fai clic sul link (6): sei reindirizzato alla pagina di accesso:

7.      Accedi al portale. Fai clic sul bottone <Accedi (7)>, reinserisci e-mail e password ed entra nel portale con le funzioni abilitate per te e scegli le tue preferenze:

Aprire le funzionalità

Aprire dal Menu laterale

1.      Scegli l'icona del menu a hamburger:

2.      Seleziona il modulo e scegli la funzionalità che vuoi aprire.

3.      Nel caso in cui tu non la trovi, puoi avviare la ricerca della funzionalità direttamente dal Cerca un menu. In questo caso la ricerca della funzionalità è solo sullo specifico modulo aperto:

Ricercare su tutti i moduli una funzionalità

1. Clicca su Cerca (Shift + F) sul menu in testata oppure utilizza la scorciatoia da tastiera Shift+F per aprire l'Universal Search (1):

2. Puoi scegliere di ricercare una funzionalità, un’anagrafica specifica o un collega (2) e poi avviare la ricerca testuale (3).
   Sulla modalità di ricerca Funzionalità hai la cronologia delle 10 ricerche più recenti (4) che hai effettuato.

 Al contrario della ricerca sul menu laterale, l'Universal Search ti consente una ricerca della funzionalità trasversale a tutti i moduli

Leggere la documentazione legata a una funzionalità

Accedere alla documentazione dalla barra di menu

Se accedi a una funzionalità e vuoi leggere la documentazione a essa relativa, clicca sul pulsante presente nella barra in testata al software (1) e poi premi su Guide (2) per accedere alla documentazione:

Accedere alla documentazione senza accedere alla funzionalità

Se sei all’interno del menu laterale e non vuoi aprire la funzionalità, ma solo leggere la documentazione a essa relativa, puoi accedere con il pulsante vicino ad ogni funzionalità. Il pulsante compare passando il mouse sulla funzionalità.

Aprire un ticket

Se hai le autorizzazioni e vuoi aprire un ticket di assistenza, clicca sul pulsante presente nella barra in testata al software (1) e poi premi su Ticketing (2) per accedere:

Riconoscere le funzionalità tramite la colorazione dei moduli

Ogni modulo ha un suo colore di riferimento che si può vedere direttamente dal menu laterale:

Il colore viene riportato nell'Universal Search della funzionalità in modo da capire quale sia la funzionalità corretta, anche in caso di omonimie.

Aggiungere e gestire i preferiti

Aggiungi le funzionalità che usi di più al tuo menu PREFERITI utilizzando l'apposito pulsante. Il pulsante compare passando il mouse sulla funzionalità.

L'aggiunta al menu PREFERITI avviene subito dopo il clic. Puoi rinominare (1), categorizzare (2) o eliminare (3) le voci preferite usando i pulsanti:

Puoi categorizzare i tuoi preferiti in più categorie. Ricerca una categoria già esistente o creane una nuova per categorizzare le tue funzionalità digitando una stringa testuale.

Menu: MY PEOPLELINK> MY> Il mio profilo

Il mio Profilo raccoglie le informazioni che ti riguardano, sulla base delle autorizzazioni che hai puoi consultare e aggiornare le tue informazioni anagrafiche, professionali e di contatto, gestendo i dati che ti riguardano in modo semplice e centralizzato.

Accedi alla tua area personale tramite il tuo avatar e poi scegliendo Il mio Profilo oppure tramite la funzionalità Il mio profilo.

Tutte le informazioni sono organizzate in schede.

Visionare Eventi anagrafici, competenze e valutazioni, sondaggi e quiz

Gli eventi anagrafici ti permettono di vedere tutte le informazioni che ti riguardano e che non rientrano nell'anagrafica di base oppure che richiedono una gestione più strutturata ed estesa nel tempo.

Puoi vedere, per esempio, l'assegnazione di un titolo di studio, la RAL, la consegna di un DPI, una visita medica e qualsiasi altra informazione che l'azienda ritiene utile condividere con te.

Le Competenze ti permettono di vedere le capacità che l'azienda ti ha attribuito con la scala di valutazione collegata.

Con Valutazioni, sondaggi e quiz puoi vedere le tue schede di valutazione e i sondaggi e i quiz che hai svolto.

 Le schede Eventi anagrafici, Competenze e Valutazioni e sondaggi compaiono solo con il modulo VISTA attivo.

Aggiornare le informazioni generali

Nella scheda Informazioni generali consulti e imposti le impostazioni del tuo account sul portale.

Puoi variare la lingua, caricare l'avatar del tuo profilo, scegliere il fuso orario, inserire i profili social (come LinkedIn).

Trovi un QR code che puoi scansionare per registrare automaticamente le app PEOPLELINK.

Nella scheda Profilo anagrafico consulti (in sola visualizzazione) il profilo dell'azienda su cui sei assunto ed eventuali legende della tua anagrafica.

Consultare la Timeline

Nella scheda Timeline vedi la sequenza temporale dei dati anagrafici e relativi al rapporto di lavoro che ti riguardano. La visualizzazione è consentita previa autorizzazione dell'amministratore sui singoli eventi.

Per approfondire la timeline vedi Visualizzare graficamente i dati anagrafici relativi ad una risorsa in sequenza temporale.

Vedere il mio organigramma

Nella scheda Il mio organigramma vedi la tua collocazione nell'unità organizzativa aziendale.

Puoi visualizzare l'organigramma per unità organizzative (include nome unità organizzativa e responsabili) e per dipendenti (include nome unità organizzativa, responsabili e dipendenti dell'unità).

Gestire i consensi privacy

Nella scheda Privacy consulti e modifichi i consensi che hai dato o rifiutato.

Cambiare la password

Per cambiare la password di accesso (con provider PEOPLELINK) accedi alla scheda Modifica password del tuo profilo. Scegli una password di almeno 8 caratteri, con una lettera maiuscola, una minuscola, un numero e un carattere speciale.

L'interfaccia di un software HR è il punto di accesso attraverso cui utenti, responsabili e amministratori possono gestire le attività legate alle risorse umane. È progettata per offrire una navigazione intuitiva, consentendo di raggiungere rapidamente le informazioni e le funzionalità più utilizzate.

Comprendere la struttura dell'interfaccia permette di utilizzare il software con maggiore efficienza, riducendo i tempi di apprendimento e migliorando l'esperienza d'uso quotidiana.

Hai a disposizione tre tipi di funzionalità:

1.      Funzioni di configurazione

2.      Funzioni di elaborazione

3.      Funzione di gestione e consultazione

1. Le funzioni di configurazione

Le funzioni di configurazione permettono di definire impostazioni, regole e preferenze per adattare il comportamento dell'applicazione ai diversi contesti di utilizzo e alle proprie necessità.

Quando vuoi svolgere un’operazione su una funzionalità puoi utilizzare il comando <Gestisci> che trovi nella testata della funzionalità.

Le funzioni di configurazione si dividono in:

a.      Solo Codice

b.      Codice e storico

c.       Codice, azienda e storico

a. Funzioni Solo Codice

Puoi effettuare le diverse operazioni standard (1) sul Codice dal comando Gestisci:

·         Crea: puoi usarlo quando vuoi creare un nuovo elemento

·         Crea da modello: puoi usarlo quando crei un elemento da un modello già preconfigurato (presente nelle funzionalità predisposte)

·         Modifica: puoi utilizzarlo quando vuoi effettuare una modifica ad un elemento

·         Elimina: puoi usarlo quando vuoi cancellare in modo definitivo e non ripristinabile un elemento

·         Duplica: puoi creare un elemento uguale a quello che hai creato e poi modificarne solo una parte (presente nelle funzionalità che lo richiedono)

·         Export: puoi esportare gli elementi, le loro caratteristiche e le parametrizzazioni. L'export può essere o meno presente nelle funzionalità o possono essercene di tipi differenti in base al contesto.

 Alcune funzioni di configurazione hanno delle operazioni aggiuntive (2) che permettono visualizzazioni o estrazioni specifiche sulla base del contesto e variano a seconda della funzionalità. Si riporta l'esempio relativo alla funzione degli Asset aziendali che però non è esaustiva e non comprende tutte le possibili operazioni.

b. Funzioni con Codice e storico

Puoi effettuare le diverse operazioni standard (1) sul Codice dal comando Gestisci:

·         Crea Codice: puoi usarlo quando vuoi creare un nuovo elemento

·         Modifica Codice: puoi utilizzarlo quando vuoi effettuare una modifica ad un elemento

·         Elimina: puoi usarlo quando vuoi cancellare in modo definitivo e non ripristinabile un elemento

·         Duplica: puoi creare un elemento uguale a quello che hai creato e poi modificarne solo una parte (presente nelle funzionalità che lo richiedono)

·         Stand-by: puoi far diventare il codice operativo togliendolo dallo stand-by e assegnarlo così ai dipendenti

·         Export: puoi esportare gli elementi, le loro caratteristiche e le parametrizzazioni. L'export può essere o meno presente nelle funzionalità o possono essercene di tipi differenti in base al contesto.

 Alcune funzioni di configurazione hanno delle operazioni aggiuntive (2) che permettono visualizzazioni o estrazioni specifiche sulla base del contesto e variano a seconda della funzionalità. Si riporta l'esempio relativo alla funzione degli Terminali e aree geografiche che però non è esaustiva e non comprende tutte le possibili operazioni.

Puoi effettuare le diverse operazioni standard sullo storico (3) dal comando Gestisci:

·         Crea (relativo a Storico): puoi creare lo storico di un elemento, dandogli quindi una validità

·         Modifica (relativo a Storico): puoi modificare lo storico di un elemento. Non puoi modificarlo se è già stato tolto dallo stand-by.

·         Elimina (relativo a storico): quando vuoi eliminare uno storico collegato all'elemento. Non puoi eliminarlo se è già stato tolto dallo stand-by.

·         Chiudi storico: puoi chiudere lo storico di quell'elemento ad una certa data e crearne uno nuovo, associandolo allo stesso codice. In questo modo, alla data di chiusura, cambia lo storico di riferimento.

·         Obsoleto: lo storico non è più usato e inserisci una data di chiusura.

c. Funzioni con Codice, azienda e storico

Le funzioni di configurazione che prevedono anche l'azienda funzionano come quelle con codice e storico.

Qualora non venga selezionata una specifica azienda, lo storico dello specifico elemento è uguale per tutte le aziende.

Se invece, prima di creare lo storico dello specifico elemento, si seleziona un'azienda specifica, lo storico viene creato sull'azienda:

In questo modo puoi usare lo stesso codice e assegnarlo ad aziende diverse senza duplicare il codice, ma creando storici diversi sulla base dell'azienda.

2. Le funzioni di elaborazione

Con le funzioni di elaborazione puoi avviare calcoli ed estrazioni che elaborano i dati presenti nel sistema per produrre risultati, analisi, file o aggiornamenti necessari ai processi HR.

Due sono le caratteristiche principali:

·         Filtrare i dipendenti (1): usa Filtro dipendenti per scegliere quali risorse includere nell'elaborazione (vedi Filtrare i dipendenti per approfondire come usare il filtro).

Dopo aver impostato il filtro, tramite Anteprima puoi vedere quali dipendenti sono inclusi nella tua elaborazione senza dover riaprire il Filtro dipendenti. Vedi infine un riepilogo numerico di Dipendenti, aziende e giorni considerati nell'elaborazione

·         Identificare il periodo dell'elaborazione (2): puoi scegliere rapidamente un periodo selezionando uno dei riquadri blu delle scelte rapide oppure inserire direttamente le date.

 Le periodizzazioni possono essere giornaliere, settimanali o mensili a seconda della funzionalità. Le scelte rapide e le date che puoi inserire variano a seconda della funzionalità.

 Al di sotto dei filtri principali di testata trovi sezioni diverse a seconda delle specifiche funzioni.

Quando hai concluso, usa il tasto Esegui per avviare la procedura.

3. Le funzioni di gestione e consultazione

Le funzioni di gestione e consultazione permettono di interrogare, gestire, monitorare i dati e accedere alle informazioni archiviate nel sistema attraverso strumenti di ricerca, filtro e visualizzazione.

In testata trovi sempre i campi per avviare la procedura; variano a seconda della funzione specifica.

Solitamente trovi: una periodizzazione (1), filtri (2), pulsanti operativi (3) (es.: Continua, Annulla ecc).

Dopo aver avviato la procedura la testata si disabilita ed è necessario cliccare su Annulla per poter variare i filtri.

In alcuni contesti, dopo aver avviato la procedura, puoi avere a disposizione ulteriori filtri che specializzano i filtri della testata.

Il filtro dipendenti ti consente di ricercare, selezionare e visualizzare uno o più dipendenti all'interno del sistema, applicando criteri specifici come nome, matricola, sede, reparto, posizione lavorativa o altre informazioni anagrafiche e organizzative.

Definire e usare il Filtro dipendenti

Puoi definire in maniera preliminare i filtri:

• Periodo (1): seleziona il periodo che vuoi considerare

 sono considerati solo i dipendenti che sono in forza almeno un giorno di quel periodo

• Ordinamento (2): decidi se ordinare per Matricola paghe, matricola o nominativo i risultati del filtro (se previsto dalla funzionalità)
• Aziende: il dipendente ha sempre un rapporto di lavoro su un'azienda.
• Puoi lasciare General (3) per includere tutte le aziende.
• Puoi operare su specifiche aziende, in questo caso devi togliere General con la X e selezionare l'azienda o le aziende specifiche (4)
• Successivamente scegli Aggiungi criterio (5):
• General: i criteri vengono applicati a tutte le aziende dell'installazione che hanno almeno un dipendente con un rapporto di lavoro valido nel periodo.
• Aziende specifiche: devi impostare i criteri singolarmente su ogni specifica azienda.

 In base ai moduli che hai attivi vedi più o meno criteri.

I criteri includono solo elementi che hanno opzioni di valorizzazione tabellare e quindi dei valori definiti tra cui scegliere.

Es.: Il titolo di studio, il CCNL, il profilo di turnazione, competenze, posizioni lavorative ecc

• Per selezionare e confermare il criterio (6) anche ricercandolo con l'apposita ricerca (7) puoi:
• cliccare singolarmente sul criterio e poi su conferma (8) per validare la scelta
• fare doppio clic sul criterio e in questo modo la selezione e la conferma avvengono contemporaneamente.

Successivamente, per selezionare i valori che vuoi includere nel filtro puoi:

• selezionare/deselezionare massivamente i valori (1)
• selezionarli singolarmente cliccandoci sopra (2)
• selezionarli massivamente con una selezione multipla sequenziale: clicca su un valore, poi tieni premuto Shift e clicca su un altro valore, diventano evidenziati tutti i valori compresi tra il primo e il secondo clic

Puoi effettuare delle ricerche:

• con la barra di ricerca (3)
• con la ricerca multipla (4) scrivendo una stringa di testo: puoi ricercare più elementi contemporaneamente inserendo, nel campo sottostante, i valori separati da virgola (,) o punto-e-virgola (;) oppure effettuare una ricerca esatta, scrivendo == e poi la stringa di ricerca.

Puoi vedere i valori che hai selezionato con Mostra selezionati (5)

Concludi l'operazione con il tasto Conferma (6)

 Se ti serve un solo valore puoi fare doppio clic sul criterio e in questo modo la selezione e la conferma avvengono contemporaneamente

Puoi poi applicare i filtri con l'apposito pulsante (7).

Con Anteprima (8) puoi vedere tutti i dipendenti inclusi nella selezione e, nel caso in cui tu voglia resettare i filtri, puoi usare l'apposito pulsante (9).

Salvare un modello personale

Puoi salvare questo filtro come tuo modello personale per richiamarlo in seguito.

Flagga Salva come modello e valorizza i campi codice e descrizione, poi scegli Applica e salva il modello.

Puoi accedere ai modelli in un secondo momento dal tab Modelli e puoi selezionare quello che può esserti utile tra quelli salvati.

Tramite un doppio clic puoi applicare il modello, mentre se vuoi eliminarlo puoi utilizzare l'icona laterale (1):

Filtrare i dipendenti con i gruppi di criteri

I criteri del filtro dipendenti possono essere:

·         AND: questo è l'operatore di default dei criteri, i dipendenti inclusi in questi criteri sono valutati nel risultato finale.
Esempio 1 Criterio 1: Sesso Valore Maschio Criterio 2: CCNL Valore: Commercio e Metalmeccanico => vengono considerati tutti i dipendenti che hanno contemporaneamente il sesso con valore maschio e il contratto collettivo con valore Commercio o Metalmeccanico

·         OR: i dipendenti inclusi in questi criteri sono valutati nel risultato finale anche se non fanno parte del gruppo AND.
Esempio Dipendente 1 incluso anche se non ha CCNL Commercio e Metalmeccanico e non è di sesso maschile.

·         NOT: tutti i dipendenti inclusi in questi gruppi criteri vengono esclusi dal risultato finale del filtro.
Esempio Se Dipendente 1 è maschio e ha contratto collettivo commercio, ma è in questo filtro, allora viene escluso dal filtro.

Menu: ADVANCED> Gestione> Problematiche e raccomandazioni

La funzionalità consente di identificare eventuali criticità presenti nei dati o nei processi HR e fornisce suggerimenti operativi per risolverle o migliorarle, supportando gli utenti nell'identificare il problema e risolverlo più velocemente.

Puoi effettuare una selezione multipla, mentre se lasci vuoto il filtro puoi vedere i problemi e le raccomandazioni su tutti gli elementi.

Gli elementi sono raggruppati in 4 macro-argomenti: dati aziendali, profili di login, codici configurativi, posizioni lavorative e ruoli aziendali.

Dopo aver completato la selezione premi su "Continua".

Il risultato è composto da tante box quanti sono gli elementi che hai selezionato:

Ogni box riporta:

·         il nome dell'elemento (1)

·         del numero di problematiche e aprendo vedi nel dettaglio di cosa si tratta (2)

·         del numero di informazioni che non hanno problemi (3)

·         puoi avere accesso diretto alla funzionalità cui fa riferimento la tab (4)

Cliccando sulla singola box (2) vedi il dettaglio delle problematiche (in rosso) e delle raccomandazioni (in arancione):

Puoi ricercare nelle tabelle collegate e nelle funzioni di configurazione con la ricerca booleana e con la ricerca con caratteri speciali.

La ricerca booleana funziona così:

• AND tra colonne: una riga è visibile solo se rispetta il filtro in ogni colonna in cui hai inserito un valore. Esempio: nella colonna "Cliente" inserisci Rossi e nella colonna "Città" inserisci Milano. L'applicazione mostra solo le righe che contengono Rossi e Milano.
• OR tra termini nella stessa colonna: la riga è visibile se contiene almeno uno dei termini indicati. Separa i termini con ; oppure con ,. Esempio: nella colonna "Cliente" inserisci Rossi;Bianchi. L'applicazione mostra le righe che contengono Rossi oppure Bianchi.

La ricerca con caratteri speciali offre queste soluzioni rapide:

Esempio di ricerca sugli elementi della funzione "Richieste":

Esempio di ricerca multi-colonna sulla funzione "Operazioni massive":

 Se non ti ricordi le strategie di ricerca sulle funzioni di configurazione clicca sul bottone Guida:

All'avvio di un'operazione asincrona, ad esempio un export o un'elaborazione, sull'icona delle notifiche (1) compare un numero progressivo che segnala le attività attualmente in esecuzione o completate che non hai ancora visionato.

Le notifiche sono gestite con in sistema di real-time che ti permette di rimanere sempre aggiornato senza dover ricaricare la pagina.

·         Con il Filtro (2) puoi decidere di nascondere le notifiche più vecchie di un certo numero di giorni o mostrare solo notifiche di un certo tipo (es. tutte, elaborazione o workflow). Puoi salvare i filtri con Salva o azzerarli con valori di default.

·         Tramite (3) puoi ricaricare le notifiche: è utile in caso di disconnessione del sistema di real-time.

·         Con (4) puoi vedere l'elenco di tutte le notifiche nella funzionalità Notifiche come elenco, includendo anche quelle nascoste in precedenza.

·         Con (5) vedi lo stato di real-time: se è verde la connessione è valida, se è rosso non è valida. Quando è rosso, le notifiche non si aggiornano in automatico e devi premere su (3) per aggiornarle.

·         Per le elaborazioni che prevedono un export trovi il pulsante Scarica il file (6), mentre se non è previsto l'export cliccando sulla notifica vedi il relativo log (7)

·         Le notifiche eseguite correttamente sono evidenziate in verde, mentre quelle con errori e quindi non completate sono evidenziate in rosso (8) e aprendo la notifica puoi vedere l'errore (9)

Le notifiche hanno uno stato che può essere:

• in coda e in attesa di essere presa in carico
• in corso con la percentuale di avanzamento
• completata con il relativo risultato
• in errore

Gestire le notifiche su Windows

Puoi attivare le notifiche del software in modo che ti arrivino le notifiche anche del pc.

Clicca su banner (1) per avviare la procedura di attivazione:

Clicca su Consenti (2) per abilitare la ricezione delle notifiche del browser. In base al browser che utilizzi la grafica a video potrebbe essere differente (di seguito la grafica di Microsoft Edge).

Quando le notifiche risultano attive vedrai l'icona (3) e ogni notifica generata dal software è presente sia sul software sia su Windows (4).