Menu: IDENTITIES: Gestione > Anagrafica

Usi l’anagrafica quando hai bisogno di raccogliere e tenere aggiornate tutte le informazioni utili su una persona anagrafata sulla tua installazione.

L’anagrafica è organizzata in più schede così trovi subito ciò che ti serve in base alla tua esigenza:

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

L'anagrafica del Soggetto contiene solo le informazioni che sono strettamente collegate alla persona e che la identificano come individuo (es.: tipologia, nome, cognome, codice fiscale).

Quando hai creato i dati di base del soggetto, puoi procedere alla compilazione delle altre schede.

Per risorsa, puoi utilizzare la funzionalità Anagrafica.

Puoi registrare i dati identificativi di un soggetto: utilizza il tasto <Crea> in testata e compila i campi richiesti dalla maschera relativa al Soggetto:

Nella schermata trovi alcuni campi:

·         Progressivo: è un sequenziale che viene generato automaticamente sul soggetto ed è a livello di impianto, può essere modificato in fase di creazione e di modifica.

·         Guid di integrazione: corrisponde al campo progressivo aumentato a sinistra di un numero di zeri pari a raggiungere il numero di caratteri indicato nel campo Lungh. massima del codice soggetto della funzionalità Aziende (vedi Approfondimento per la configurazione).

Clicca sul pulsante Continua, poi posizionati sulla scheda Soggetto e scegli Modifica dati storicizzati:

Scegli la data da cui far decorrere la validità delle modifiche e vai su Continua:

Compila la scheda dei Dati Principali: puoi fare un doppio clic per ogni campo che vorrai valorizzare, questo diventerà compilabile e vedrai anche la data da cui sarà attiva la modifica.

Concludi la procedura con il pulsante <Salva>.

Se non vuoi modificare uno dei campi che hai selezionato puoi utilizzare la freccia a lato della data di validità e il campo tornerà non modificabile.

Per annullare interamente la modifica utilizza il tasto <Annulla> nella testata della funzionalità.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Per variare i dati anagrafici nella scheda di soggetto puoi usare Modifica dati storicizzati nella funzionalità Anagrafica della Scheda Soggetto: dopo aver indicato la data da cui partire a rendere operativa la modifica, varia i campi e procedi al salvataggio con il pulsante <Salva>.

Puoi variare i campi con un doppio clic sul singolo campo:

oppure avviare la modifica in blocco della singola sezione con Abilita Modifica in blocco:

e appare la possibilità di modificare i singoli campi:

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Per ricercare nominativi già presenti in anagrafica utilizza la funzionalità Anagrafica. Hai molti filtri in testata a disposizione.

Puoi usare la Tipologia per identificare il tipo di utente configurato:

·         Soggetto: è una qualunque persona interna/esterna all'azienda con un rapporto di lavoro continuativo con l'azienda.

·         Visitatore: è un utente esterno all'azienda che ha un accesso saltuario e non ha un rapporto di lavoro neanche come collaboratore.

Puoi usare Nominativo per ricercare direttamente il nome, il cognome o entrambi del soggetto anagrafato.

Se vuoi effettuare una ricerca avanzata puoi usare altre opzioni di ricerca e scegliere secondo quale parametro effettuare la ricerca, anche utilizzando più parametri contemporaneamente:

Puoi utilizzare il Cerca con il filtro dipendenti per effettuare una ricerca di dettaglio su tutti i dati di base tabellari e eventi anagrafici.

 Questo parametro è disponibile solo con VISTA attivo.

Puoi anche impostare quale valore dello storico vedere dei campi anagrafici: in particolare la validità può essere alla data odierna (Valido alla data odierna) o ad una data specifica (Valido al). Nel secondo caso dovrai valorizzare il campo data:

Dopo aver impostato i filtri desiderati, puoi utilizzare il pulsante <Cerca> per avviare la ricerca:

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Per assumere la risorsa e configurare il rapporto di lavoro utilizza la funzionalità Anagrafica sulla scheda Dipendente: in questo modo potrai assumere il soggetto in una delle aziende del tuo impianto che hai precedentemente configurato.

 Approfondisci sulla scheda Configurare un'anagrafica aziendale.

Per procedere con l'assunzione puoi cliccare sul pulsante <Gestisci dipendente> e poi sul pulsante <Assumi>.

Puoi valorizzare i campi della finestra nella quale sarà necessario indicare ad esempio data di assunzione e azienda di appartenenza.

All'interno della schermata troverai alcuni campi:

·         Progressivo: è un sequenziale che viene generato automaticamente sul dipendente ed è a livello di impianto, può essere modificato in fase di creazione e di modifica.

·         Matricola: corrisponde al campo progressivo aumentato a sinistra di un numero di zeri pari a raggiungere il numero di caratteri indicato nel campo Lungh. massima della matricola della funzionalità Aziende.
 Approfondisci sulla scheda Configurare la lunghezza dei caratteri del Guid di integrazione della matricola

·         Copia i valori delle legende dal precedente rapporto di lavoro: i valori vengono prepopolati da un rapporto di lavoro precedente dello stesso soggetto.

·         Copia i valori delle legende dall'ultimo rapporto di lavoro di: i valori vengono prepopolati da un rapporto di lavoro precedente di un altro soggetto (puoi sceglierlo dal menu a tendina).

·         Data fine periodo di prova: puoi popolarlo con la fine del rapporto di lavoro in essere.

·         Data prima assunzione: puoi indicare la data della prima assunzione in generale sull'impianto.

·         Data prima assunzione nel gruppo aziendale: puoi indicare la data della prima assunzione sull'azienda specifica.

Puoi cliccare sul pulsante Continua e valorizzare le schede relative al rapporto di lavoro.

I campi obbligatori sono dati dalle legende anagrafiche che hai indicato come obbligatorie in configurazione.

 Approfondisci sulla scheda Configurare i campi di base della persona e del rapporto di lavoro.

Queste risulteranno già compilabili e non potrai salvare senza averli valorizzati.

Concludi la procedura con il tasto <Salva>.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Per modificare i dati del rapporto di lavoro utilizza la funzionalità Anagrafica nella scheda Dipendente poi utilizza il pulsante <Gestisci dipendente>.

Hai disposizione delle modifiche/eliminazioni:

·         Modifica dati principali: si riapre la finestra che hai utilizzato per assumere la risorsa e puoi modificare alcuni dati che hai inserito in precedenza; in questo caso non è presente una storicizzazione.

·         Modifica i dati storicizzati: inserisci la data da cui far decorrere la modifica e compila i valori delle legende che vuoi variare, i dati saranno storicizzati.

·         Modifica data Assunzione/dimissioni: se vuoi variare le date di assunzione/dimissione del dipendente; avrai una finestra temporale entro cui devi effettuare la modifica.

·         Elimina dipendente: se vuoi eliminare in modo definitivo e non recuperabile il dipendente.

 Con TIME attivo puoi accedere al cartellino amministratore di quel rapporto di lavoro sulla data odierna con Vai al cartellino amministrativo.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Per cessare un rapporto di lavoro utilizza la funzionalità Anagrafica nella scheda Dipendente poi utilizza il pulsante <Gestisci dipendente-Dimetti>.

Il soggetto rimane sempre valido e non potrà essere eliminato.

Puoi configurare la lunghezza dei caratteri del Guid sul Soggetto e della matricola del Dipendente sulla funzionalità Aziende scegliendo l'azienda General e poi utilizzando il pulsante "Gestisci > Configura impostazioni inserimento anagrafica".

Il default per entrambi i campi è di 7 caratteri, ma puoi variarlo come preferisci. Otterrai che al campo Progressivo vengano anteposti tanti zeri fino al raggiungimento della lunghezza qui indicata.

Menu: IDENTITIES > Anagrafica

Nella funzionalità Anagrafica puoi tenere traccia delle ultime ricerche fatte con l'apposito bottone.

Valutare lo stato di avanzamento dell'onboarding

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Dopo aver inserito i dati di un'anagrafica, puoi valutare rapidamente lo stato di avanzamento dell'onboarding tramite la funzionalità Anagrafica.

Puoi riconoscere subito le criticità e i dati su cui intervenire per completare l'anagrafica in modo coerente con quanto richiesto dalle configurazioni.

Concorrono a popolare lo stato di on-boarding:

·         Profilo di login

·         Legende anagrafiche

·         Idoneità, limitazioni e prescrizioni

·         Profilazione degli eventi anagrafici

·         Controlli di congruenza delle posizioni lavorative

·         Controlli di congruenza delle competenze

Lo Status (1) evidenzia il numero di problematiche presenti sull'anagrafica.

Clicca sul messaggio per visualizzare il riepilogo (2) dove trovi gli elementi corretti (in verde), in scadenza (in arancione) e gli elementi che presentano problemi (in rosso).

Eseguire la verifica dello stato di on-boarding

Menu: VISTA > VISTA: Gestione HR > Export stato di on-boarding e problematiche sui soggetti

Per eseguire la verifica dello stato di on-boarding e delle eventuali problematiche dei soggetti puoi usare Export stato di on-boarding e problematiche sui soggetti

La data di riferimento è sempre quella corrente.

La verifica viene eseguita:

• su tutti i soggetti presenti in anagrafica se non inserisci filtri;
• solo sui soggetti che hanno un rapporto di lavoro valido alla data corrente con i filtri sulle aziende popolando Filtra solo le aziende o sulle sedi popolando Filtra solo le sedi.

Puoi inoltre scegliere quali ambiti delle problematiche vuoi considerare tramite gli appositi flag:

·         Profilo di login

·         Legende anagrafiche

·         Idoneità, limitazioni e prescrizioni

·         Profilazione degli eventi anagrafici

·         Controlli di congruenza delle posizioni lavorative

·         Controlli di congruenza delle competenze

e se includere nell'export anche gli elementi validi o in scadenza.

Per eseguire l'export scegli un formato tra Excel e PDF e clicca sul pulsante Esegui.

 In fase di elaborazione, l'applicazione considera anche l'eventuale Profilo amministrativo associato all'utente che esegue l'esportazione.

Se il profilo è presente, il numero di elementi segnalati come problematici può risultare errato perché l'utente può non essere autorizzato a vedere tutti i dati selezionati.

In caso di impossibilità di accedere risulterà presente come non valido anche se l'evento è valido.

Menu: IDENTITIES: Gestione > Export e report: Export Anagrafico oppure Report anagrafiche in forza

Per esportare i dati anagrafici puoi usare la funzionalità Export Anagrafico

Puoi selezionare i campi da includere, definire l'ordine con cui esportarli, analizzare le variazioni in un periodo e salvare template riutilizzabili.

Configurare un nuovo report

Per configurare e esportare un nuovo report puoi seguire i seguenti passaggi.

Scaricare un report pre-configurato

Scegli un modello di template pre-configurato per popolare automaticamente i campi anagrafici del report.

Segui i passaggi A-C previsti per Configurare un nuovo report.

Generare e scaricare il report

Dopo aver seguito i passaggi precedenti, clicca su <Esegui> per esportare il file. Trovi il file disponibile all'interno delle Notifiche.

Il Report generato in Report Anagrafiche in forza prevede un export PDF con un periodo di riferimento ed include solo i dati di base contenuti nelle legende anagrafiche (e non quelli in relazione agli eventi anagrafici).

 Viene mantenuto come storico, ma è stato sostituito dall'export generato nella funzionalità Export Anagrafico.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafica

Per assegnare l'accesso al portale ai dipendenti utilizza la funzionalità Anagrafica nella scheda Login.

Utilizzare il pulsante <Assegna Profilo di Login>.

Valorizza i campi sottostanti avendo cura di inserire correttamente la mail e premi sul tasto <Continua>.

Nella maschera troverai:

·         Tipologia profilo:

o   Glass: può accedere solo alle app.

o   Diamond: può accedere alle app e al portale.

·         Tipo di operatore:

o   Dipendente/Responsabile: profilo base.

o   Amministratore: profilo amministrativo che permette di accedere a:

§  Aziende attive: puoi filtrare le aziende che l'amministratore può vedere oppure inserire tutte le aziende.

§  Sezione Filtro dipendenti: in cui puoi inserire delle legende che possono essere attivate con logica booleana (AND/OR).

Valorizza i profili che hai precedentemente configurato (vedi Configurare i profili per le autorizzazioni di accesso) e concludi la procedura con il tasto <Continua>, procedi poi al salvataggio con il tasto <Salva>.

Il dipendente riceverà una mail e dovrà seguire la procedura per autenticarsi.

Puoi modificare il profilo di login su Login tramite l'omonimo tab.

 In fase di assegnazione del profilo di login i campi Nome, Cognome e Codice Fiscale vengono copiati dal Soggetto, mentre al termine della procedura non saranno più modificabili.

Menu: MY PEOPLELINK > IDENTITIES > Anagrafica dei miei collaboratori

Consulta l'anagrafica dei tuoi collaboratori quando hai bisogno di vedere in modo rapido le informazioni utili per gestire il team.

Puoi accedere ai dati dei collaboratori delle unità autorizzative di cui hai la responsabilità.

Se cerchi una persona specifica, usa i filtri di ricerca per unità organizzativa (1), per nome (2) oppure la selezioni dall'elenco (3).

Nella scheda dei dati anagrafici della risorsa puoi consultare le informazioni anagrafiche del collaboratore e dell'azienda a cui appartiene. Visualizzi il profilo anagrafico aziendale e le informazioni soggetto/dipendente del collaboratore.

Con la timeline puoi ricostruire nel tempo eventi e informazioni che riguardano il collaboratore. Visualizzi la sequenza temporale degli eventi e delle informazioni soggetto/dipendente associate ai tuoi collaboratori.

Se vuoi vedere delle analisi di business intelligence relative ai tuoi collaboratori puoi fare riferimento alla scheda Statistiche e BI.

Per conoscere le competenze assegnate al tuo collaboratore per assegnare attività o valutarne il profilo puoi consultare la scheda competenze. Qui visualizzi le competenze associate ai tuoi collaboratori, insieme alle eventuali valutazioni, alert e rischi.

Per conoscere le posizioni lavorative assegnate al tuo collaboratore puoi consultare la scheda Posizioni lavorative. Qui visualizzi le competenze associate ai tuoi collaboratori, insieme alle eventuali valutazioni, alert e rischi.

 La visualizzazione che vedi è configurata da parte dell'amministratore sulle singole legende/categorie di eventi.

Menu: IDENTITIES > Gestione > Anagrafiche

Menu: IDENTITIES > MY PEOPLELINK > Il mio profilo oppure Anagrafica dei miei collaboratori

Per visualizzare la sequenza temporale relativa ai dati anagrafici di una risorsa potete utilizzare la Timeline.

Quello che viene visualizzato dipende dalle tue autorizzazioni e potrai visualizzare le informazioni relative ai rapporti di lavoro, le legende anagrafiche con IDENTITIES o gli eventi anagrafici con VISTA, a seconda dei moduli di PEOPLELINK e dei parametri che avrai attivato.

Esempio - con il modulo TIME attivo potrai vedere il calendario turni o la modalità di timbratura, con VISTA attivo potrai configurare le posizioni di lavoro ricoperte o i corsi svolti.

Potrai esportare la Timeline con il pulsante <Export della timeline con Excel>.

 La visualizzazione della Timeline è la stessa in tutti i contesti previsti, questo vuol dire che è visibile a amministratore, dipendente e responsabile e non può essere filtrata per utilizzatore.

Menu: IDENTITIES>IDENTITIES: Gestione > Anagrafica

Per visualizzare un riepilogo dei dati configurati su una risorsa accedi alla funzionalità Anagrafica scheda Riepilogo

In questa scheda puoi visualizzare un riepilogo delle configurazioni effettuate per il dipendente.

Inoltre nella sezione Dati principali ad oggi, nell'area Documento scheda anagrafica puoi visualizzare il riepilogo stampabile.

 Disponibile con modulo VISTA attivo.