Menu: TASK > Configurazione > Parametri > Parametri Generali

Per agevolarti nelle attività sulle commesse puoi definire una serie di parametri preliminari.

Definire le regole per generare il codice della commessa

Puoi definire delle regole per la creazione del codice della commessa. Nel parametro Modalità di generazione del codice di una commessa puoi scegliere:

·         Libero per digitare manualmente il codice della commessa senza l'applicazione di una regola (ad esempio qualsiasi codice alfanumerico).

·         Solo progressivo per comporre il codice della commessa usando il valore proposto da un contatore numerico (es.: 001, 002, 003, ecc.).

·         Prefisso libero + progressivo per comporre il codice della commessa con una stringa di caratteri indicata manualmente, seguita da un numero progressivo proposto dal contatore.

Impostare il numero di caratteri del valore progressivo del codice commessa

Per definire la lunghezza del progressivo nel codice commessa, imposta il parametro Numero di caratteri del valore progressivo.

L'applicazione completerà il numero progressivo facendolo precedere da degli zeri in base alla lunghezza definita.

Esempio: se il campo è valorizzato a 4 e il progressivo è 27, il valore del progressivo è 0027:

Durata della commessa con ore e minuti separati

Per inserire la durata della commessa separando ore e minuti, attiva il parametro Compila la durata della commessa in due campi differenti (ore e minuti). Questa modalità rende più chiara la valorizzazione della durata.

Rendere obbligatorio il tipo attività sulla configurazione commessa-attività

Per rendere obbligatoria la definizione del tipo attività sulla configurazione commessa-attività attiva il parametro Rendi obbligatoria l'associazione di un tipo attività sulla configurazione commessa-attività.

Nascondere la gestione delle spese

Per nascondere la gestione delle spese anche quando il modulo EXPENSES è attivo, usa il parametro Nascondi la gestione delle Spese, anche se "Expenses" è attivo. La videata "Spese e rendicontazione” non sarà più visibile in "Commesse e Attività".

Generare un numero random per aggregare le attività da fatturare

Di default inserisci manualmente il numero da associare alle attività da fatturare nel campo Numero fattura.

Per velocizzare la compilazione, attiva il flag Generazione casuale del numero fattura. Con questa opzione la funzione Statistiche e validazione timesheet genera le fatture e inserisce automaticamente nel campo Numero fattura un GUID (Identificativo univoco globale) univoco e casuale.

Evidenziare una commessa in scadenza

Per evidenziare la scadenza di una commessa inserisci nel parametro Numero di giorni antecedenti che identificano una scadenza di una commessa in scadenza il numero di giorni a partire da cui evidenziare la commessa in scadenza.

Esempio: se la commessa ha data di scadenza il 31/12/2026 e nel parametro è stato indicato 31, verrà evidenziata la scadenza della commessa dal 1/12/2026.

TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Stato commesse e residui

Per visionare le commesse e i relativi residui puoi usare la funzionalità Stato residui e commesse.

Procedi come indicato nel seguito:

·         estrai i dati da analizzare con i filtri in testata

·         analizza i dati delle commesse estratte in tabella e controlla:

o   Inizio-Fine, si riferisce al periodo della commessa, con la barra in rosso puoi vedere la posizione rispetto alla data odierna

o   Valore iniziale, il valore della commessa indicato in configurazione

o   Spese approvate/spese da addebitare, i totali delle spese approvate e i totali delle spese da addebitare associate alla rispettiva commessa

o   Costi asset, il costo dell’asset associato alla commessa

o   Valore commessa/MOL:

§  Valore della commessa (presente/assente)

§  Ricavo aziendale:

·         Se hai dato un valore alla commessa

·         Ricavo Aziendale = (Valore commessa) - (Costi asset) - (Spese indicate come da addebitare al cliente e spese approvate) - (Costo azienda delle ore del timesheet caricate su quella commessa)

·         Se non hai dato un valore alla commessa

·         Ricavo Aziendale = (Costo al cliente delle ore del timesheet caricate su quella commessa) - (Costi asset) - (Spese indicate come da addebitare al cliente e spese approvate)

·         Validate/In attesa di validazione/Da consolidare, vedrai il numero di ore per ogni stato della commessa.

Menu: TASK > Configurazione > Utilità > Operazioni massive su commesse

Per assegnare, modificare, rimuovere massivamente eventuali Risorse, Capi Commessa o Commerciali da più commesse contemporaneamente, puoi usare Operazioni Massive su Commesse.

Hai a disposizione una serie di filtri con cui puoi limitare i risultati dei campi a video su cui eseguire le operazioni.

Per procedere:

·         seleziona/deseleziona singolarmente le commesse oppure massivamente con i bottoni <Seleziona tutte> e <Deseleziona tutte>.

·         scegli l'operazione che vuoi applicare sulla commessa con il bottone <Operazioni massive>.

Menu: TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Statistiche e validazione timesheet

Per eseguire operazioni massive sulle attività di una commessa (es.: validare e salvare i dati di fatturazione, spostare le attività su altro cliente/commessa, forzare le attività come da fatturare o da non fatturare, ecc.), puoi utilizzare la funzionalità Statistiche e validazione timesheet e procedere come segue:

·         imposta i filtri obbligatori della ricerca per cliente, commessa o risorsa (1) e, se ritieni, gli altri filtri

·         clicca su Filtra le attività per confermare (2)

·         seleziona le attività singolarmente o massivamente con il bottone <Seleziona (3)>

·         intervieni sulle attività che hai selezionato con il bottone Gestisci per:

o   Valida e Salva i dati di fatturazione, validare e salvare contemporaneamente i dati di fatturazione collegati alla/e attività che hai selezionato

o   Imposta come da valutare, impostare l'attributo da valutare per le attività che non sono ancora chiuse e su cui vuoi avere un promemoria futuro

o   Salva solo i dati di fatturazione, salvare i dati di fatturazione dell'attività, senza validarli

o   Sposta su un altro Cliente/Commessa, spostare le attività su un altro cliente e commessa

o   Aggiungi ad una fattura, aggiungere l'attività ad una fattura, rendendola non più modificabile.

La colonna Da Fatt. ti permette di forzare l'attività come da fatturare o da non fatturare, clicca sulla casella per variare lo stato in:

·         Si/No (default configurabile sull'attività)

·         Si Fz. (fatturabile forzato)

·         No Fz.(non fatturabile forzato).

Menu: TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Statistiche e validazione timesheet

Visualizzare la situazione complessiva trasversale a più clienti, commesse, attività e risorse

Puoi visualizzare la situazione dei clienti, commesse, attività e risorse in formato grafico con la funzione Statistiche e Validazione timesheet - Mostra grafici.

Puoi selezionare i due filtri, Conteggia (durata e ricavi) e Raggruppa per (cliente, commessa, attività e risorsa).

Puoi, infine, selezionare come vuoi visualizzare i dati graficamente, tramite un:

·         Heatmap giornaliera (1), una rappresentazione grafica dei dati in cui i valori sono visualizzati attraverso una scala cromatica: l'intensità del colore aumenta all'aumentare del valore (durata o costo). Ogni cella rappresenta un giorno del calendario)

·         Treemap (2) una visualizzazione che rappresenta dati organizzati in una struttura ad albero tramite una suddivisione dello spazio in rettangoli.

I dati che vedrai come grafico saranno gli stessi che avrai precedentemente filtrato.

 Approfondisci sulla scheda Eseguire operazioni massive sulle attività di un timesheet.

Visualizzare la situazione sulla specifica commessa

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Puoi vedere statistiche puntuali sulla singola commessa direttamente dal tab Statistiche di Commesse e attività.

Con un colpo d'occhio puoi consultare l'andamento della commessa sulla base della valorizzazione del timesheet per:

·         un confronto sulle attività svolte

·         le attività fatturate per risorsa

·         un confronto tra quanto è preventivato e la situazione attuale

·         una visione per risorsa e per attività.

Visualizzare lo stato di consolidamento e validazione

Menu:

TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Validazione attività

TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Statistiche e validazione timesheet

Dopo aver impostato gli opportuni filtri, puoi visionare lo stato di consolidamento delle attività per il dipendente.

La colonna indicata come Co. riassume lo stato di consolidamento ed in particolare:

• una D con sfondo bianco indica un'attività non consolidata
• una D con sfondo verde indica un'attività consolidata.

Puoi visionare anche lo stato di validazione delle attività da parte del capo commessa.

La colonna indicata come Va. riassume lo stato di validazione ed in particolare:

·         una R con sfondo bianco indica un'attività non validata

• una R con sfondo giallo indica un'attività da valutare, ovvero in cui viene posticipata la validazione
• una R con sfondo verde indica un'attività validata.

Menu:

TASK > Gestione > Statistiche e validazioni > Validazione attività

MY PEOPLELINK > TASK > Capo Commessa > Validazione attività

Per visualizzare e validare il tempo lavorato sulle attività con i relativi importi, usa la funzionalità Validazione attività e procedi come da flusso di seguito riportato.

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Per aggiungere nuove spese alla commessa prosegui come da flusso che segue.

 La spesa così caricata non viene assegnata al dipendente. Queste spese hanno gli stessi campi di quelle create tramite il modulo EXPENSES, ma non sono raccolte all'interno di una nota spese, prerogativa di EXPENSES.

Le spese che vedi inserite sulla commessa si suddividono tra quelle che derivano dalla nota spese e quelle caricate direttamente in commessa.

Le prime sono legate al dipendente, sono visibili sulla commessa, ma non modificabili, mentre le seconde sono svincolate dal dipendente, sono legate solo alla commessa e sono quindi modificabili.

Menu: TASK > Gestione > Export > Export spese su commesse

Per esportare i dati relativi alle singole commesse segui questo flusso:

·         va alla funzione Export spese su commesse

·         indica il periodo che vuoi considerare e le commesse che vuoi analizzare

·         estrai i dati con Esegui. Per ogni commessa selezionata viene generato un file excel dedicato.
Se vuoi esportare i dati nel formato PDF seleziona la specifica opzione. Il pdf include una tabella riepilogativa delle spese e le immagini degli allegati. Per ogni commessa selezionata viene generato un file pdf dedicato.

Puoi gestire cosa includere nell'export tramite le relative opzioni:

·         esportare i pdf con tabella riepilogativa ed allegato

·         escludere l'esportazione delle spese senza un allegato

·         escludere il riepilogo delle spese.

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Clienti e fornitori

Le risorse che compilano il timesheet, in base a come sono abilitate, possono vedere tutti i clienti e tutte le commesse.

Per limitare la visibilità puoi indicare su ogni cliente un'azienda di riferimento, per farlo utilizza la funzionalità Clienti e Fornitori e compila il campo Azienda di riferimento.

In questo modo la risorsa assunta da una certa azienda potrà operare solo sui clienti abilitati sulla sua azienda o su quelli senza azienda.

L'associazione tra cliente e azienda non è storicizzata.

Menu: MY PEOPLELINK > TASK > Dipendente > Le mie commesse

Per visualizzare i dettagli delle commesse in cui sei inserito puoi usare Le mie commesse.

Troverai alcune informazioni rese disponibili dalla tua organizzazione: i Dati generali della commessa, i Documenti e le Note operative caricati, gli Asset associati e le ore caricate sul Timesheet in relazione alla commessa.